BAB 9

Penulisan Permintaan Pesan-pesan Rutin

dan Positif

Ir. Mala Ganatri, MM

 A. Strategi Penulisan Untuk Permintaan Pesan-
pesan Rutin dan Pesan-pesan Positif

Pemesanan produk baru kepada suatu perusahaan,

pengiriman produk kepada pelanggan, pemberitahuan
kebijakan insentif bagi semua karyawan, pemberian
penghargaan bagi karyawan yang loyal bagi perusahaan,
atau pemberian uacapan selamat kepada
karyawan/pegawai yang berprestasi baik, merupakan
kegiatan-kegiatan rutin dalam dunia bisnis.
 Pengorganisasian Permintaan Pesan-pesan Rutin dan
Good News Dalam Dunia Bisnis Pada Dasarnya
Memiliki Pola Yang Hampir Sama Dan Menggunakan
Pendekatan Langsung atau Deduktif, Sebagaimana
Nampak Dalam Table Berikut :

Routine messages (pesan-rutin)

Pembuka : pernyataan ide pokok (main).
Pertengahan/isi : penjelasan rinci.
Penutup : mengingatkan kembali ide pokok
atau mencakup pemikiran penutup yang
berorientasi ke depan.

Good news (berita/kabar baik)

Pembuka : pernyataan good news.
Pertengahan : penjelasan rinci.
Penutup : mengingatkan kembali good
news atau mencakup pemikiran penutup
yang berorientasi ke depan.
Pendekatan langsung memiliki beberapa keunggulan dan
kelemahan sebagai berikut:
• Keunggulan
1. Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh)
ketika pertama kali membaca suatu pesan.
2. Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan.
3. Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera
mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat
memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh
perhatian dan yang tidak perlu perhatian seksama.
• Kelemahan
1. Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara
berpikirnya.
2. Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung «to the
point» , hal ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya
yang telah diajarkan sebelumnya.
Strategi Permintaan Pesan-pesan Rutin

Pendekatan lain untuk bagian pertengahan dari

permintaan rutin adalah dengan pendekatan
tanya-jawab “ask-questions approach”, seperti
meminta informasi tentang spesifikasi produk,
harga produk, sistem pengiriman produk, cara
pembayaran produk, pemberian garansi, ukuran
produk, warna produk, dan apa manfaat dan
kegunaan produk.
 Strategi Penulisan Pesan-pesan Positif
• Penyampaian pesan-pesan positif
baik rutin, good news, dan goodwill dapat
dilakukan dengan pendekatan langsung.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan
tambahan yang berkaitan dengan komponen
penting dalam penulisan pesan-pesan positif.
1. Ide-ide pokok yang jelas
2. Penjelasan rinci
3. Penutup surat
 B. Pesan-pesan Good News dan
Goodwill
Pesan-pesan Good News dan Goodwill adalah pesan-pesan bisnis yang
memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain. Melalui pesan-
pesan Good News dan Goodwill, para pelaku bisnis dapat melakukan berbagai
upaya untuk mengembangkan dan
menjaga hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien, karyawan/pegawai, 
dan masyarakat public pada umumnya.

1. Good News tentang pekerjaan dalam dunia bisnis.

terdapat beberapa contoh good news yang berkaitan dengan masalah pekerjaan,
baik yang berbentuk financial maupun nonfinansial.
2. Good News tentang produk.
Good News yang berkaitan dengan produk dapat dilakukan dengan pemberian
diskon harga, pemberian kupon diskon, dan pemberian produk suplemen.
3. Pesan-pesan Goodwill.
Goodwill adalah perasaan positif yang mendorong orang untuk tetap menjaga
hubungan bisnis lebih baik.
 C. Menulis Jawaban Positif
Banyak memo dan surat-surat bisnis ditulis untuk memberikan tanggapan
atas suatu pesan maupun adanya permintaan tertentu. Untuk memberikan
jawaban atas berbagai permintaan informasi yg positif tersebut dapat
digunakan pendekatan langsung yg dimulai dgn penyataan yg positif dan
menyenangkan, dan diakhiri dgn pernyataan hormat/penghargaan pada org
lain.
1. Surat konfirmasi pesanan
Salah satu surat bisnis yg paling sederhana adalah membuat surat konfirmasi
(confirmation letter), yg menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan
produknya telah diterima.
2. Menjawab permintaan pesanan
Bagaimana anda menjawab permintaan informasi yg baik berisi penjualan
potensial maupun yg tidak ?
 Menjawab permintaan dengan penjualan potensial
 Menjawab permintaan tanpa penjualan
D. Menangani Permintaan Kredit Rutin
Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yg
diberikan oleh suatu lembaga keuangan bank maupun
nonbank kepada nasabah untuk berbagai kepentingan.
Oleh karena kredit merupakan sesuatu hal yg sudah
biasa dalam suatu masyarakat, kebanyakan permintaan
kredit bersifat rutin, seperti surat persetujuan kredit
(credit approval letter) dan referensi kredit (credit
reference)
 Persetujuan kredit
 Memberikan referensi kredit
E. Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan

Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi

positif yang berkaitan erat dengan orang. Surat
rekomendasi memiliki beberapa karakteristik, antara lain :
 Nama lengkap pemohon (untuk keperluan melanjutkan
studi atau mencari kerja )
 Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon
 Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas
inisiatifnya sendiri
 Hakikat hubungan antara penulis dan pemohon
 Fakta-fakta yang revelan dengan posisi atau kedudukan
yang dicari
TERIMA KASIH