PERENCANAAN & PENGADAAN OBAT

(PEMESANAN OBAT)

FAKULTAS FARMASI DAN SAINS

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PROF. DR. HAMKA
PROFESI APOTEKER
PENGELOLAAN OBAT
Sistem pengelolaan obat mempunyai 4 kegiatan dasar :
1. Perumusan kebutuhan atau perencanaan
2. Pengadaan
3. Distribusi
4. Penggunaan
Perencanaan pengadaan harus secara rasional agar jumlah
dan jenis sesuai dengan harga terjangkau /ekonomis
( fungsi manajemen P,O,A,C)
PERUMUSAN /SELEKSI OBAT
Kriteria seleksi menurut DOEN :
1. Menguntungkan dalam hal kepatuhan dan penerimaan
pasien
2. Memiliki rasio resiko manfaat yang paling
menguntungkan
3. Praktis dalam penyimpanan dan pengangkutan
4. Obat mudah diperoleh
 PERENCANAAN
• Suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun daftar
kebutuhan obat yang berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar
konsep kegiatan yang sistematis dengan urutan yang logis dalam
mencapai sasaran atau tujuan yang ditetapkan
PENGADAAN
• Proses penyediaan obat yang dibutuhkan di apotek dan untuk unit
pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok melalui
pembelian
Dalam membuat perencanaan pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan, bahan medis
habis pakai perlu diperhatikan pola penyakit, pola konsumsi, budaya dan
kemampuan masyarakat.

Untuk menjamin kualitas pelayanan kefarmasiaan maka pengadaan sediaan farmasi, alat
kesehatan, bahan medis habis pakai harus melalui jalur resmi sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang – undangan

PERENCANA
PENGADAAN PEMESANAN
AN
TUJUAN PERENCANAAN DAN PENGADAAN
OBAT
1. Prakiraan jenis dan jumlah obat dan perbekalan kesehatan yang mendekati kebutuhan.
2. Menghindari terjadinya kekosongan obat
3. Meningkatkan penggunaan obat secara rasional
4. Meningkatkan efisiensi kebutuhan obat
Pedoman Pengadaan :
5. DOEN
6. Formularium RS, Standar Terapi RS, ketentuan setempat yang berlaku
7. Catatan medik
8. Anggaran yang tersedia dan penetapan prioritas, siklus penyakit
9. Sisa persediaan
10.Data pemakaian periode lalu
11.Rencana pengembangan
METODE PERENCANAAN PERBEKALAN
FARMASI
1. Metode Konsumsi
Langkah-langkah metode konsumsi yaitu :
 Langkah Evaluasi
 Evaluasi rasionalitas pola pengobatan periode lalu
 Evaluasi suplai obat periode lalu
 Evaluasi data stock, distribusi, dan penggunaan obat periode lalu
 Pengamatan kecelakaan dan kehilangan obat
Estimasi jumlah kebutuhan obat periode mendatang dengan memperhatikan :
- Perubahan populasi cakupan pelayanan
- Perubahan pola morbiditas
- Perubahan fasilitas pelayanan
TAHAP TAHAP METODE KONSUMSI
1. Asumsikan pola pengobatan periode yang lalu baik atau rasional
2. Suplai obat periode itu cukup dan lancar
3. Data stok, distribusi dan penggunaan obat lengkap dan akurat
4. Apakah banyak terjadi kecelakaan dan kehilangan obat
5. Apakah jenis obat yang akan digunakan sama
CONT….
Kelebihan metode konsumsi:
 Data konsumsi akurat (metode paling mudah).
 Tidak membutuhkan data epidemiologi maupun standar pengobatan.
 Jika data konsumsi dicatat dengan baik, pola preskripsi tidak berubah dan kebutuhan relatif
konstan.
Kekurangan metode konsumsi:
 Data konsumsi, data obat dan data jumlah kontak pasien kemungkinan sulit untuk didapat.
 Tidak dapat dijadikan dasar dalam mengkaji penggunaan obat dan perbaikan pola preskripsi.
 Tidak dapat diandalkan jika terjadi kekurangan stok obat lebih dari 3 bulan, obat yang
berlebih atau adanya kehilangan.
 Kebiasaan pengobatan yang tidak rasional seolah olah ditolerir
CONT……
2. Metode epidemiologi
Metode epidemiologi didasarkan pada pola penyakit, data jumlah kunjungan, frekuensi penyakit dan standar
pengobatan yang ada.
Langkah langkah :
 Susun daftar masalah kesehatan atau penyakit utama yang terjadi
 Lakukan pengelompokkan pasien
 Prinsip penggolongan umur harus sesederhana mungkin
 Tentukan frekuensi tiap penyakit per periode
 Sususn standar terapi rata-rata atau terapi ideal
 Dengan mengetahui data epidemiologi, estimasikan tipe dan frekuensi pengobatan yang diperlukan
 Susun daftar obat yang dikuantifikasikan
 Hitung jumlah episode pengobatan untuk setiap penyakit
 Hitung safety stock atau jumlah obat diperkirakan hilang
 
 
TAHAP EPIDEMIOLOGI
A. Menentukan beban penyakit
• Tentukan beban penyakit periode yang lalu prediksi penyakit mendatang
• Lakukan pengelompokkan
• Tentukan prevalensi tiap penyakit
B. Menentukan pedoman pengobatan
• Tentukan pengobatan tiap tiap penyakit
• Hitung jumlah kebutuhan tiap obat per episode sakit/kelompok penyakit
C. Menentukan obat dan jumlahnya
• Hitung jumlah kebutuhan tiap obat untuk tiap penyakit
• Jumlahkan obat sejenis menurut nama obat, dosis, bentuk sediaan.
Kelebihan metode epidemiologi:
 Perkiraan kebutuhan mendekati kebenaran.
 Program-program yang baru dapat digunakan.
 Usaha memperbaiki pola penggunaan obat dapat didukung oleh standar pengobatan.
Kekurangan metode epidemiologi:
 Memerlukan waktu yang banyak dan tenaga yang terampil.
 Data penyakit sulit diperoleh secara pasti dan kemungkinan terdapat
penyakit yang tidak termasuk dalam daftar/tidak melapor.
 Memerlukan sistem pencatatan dan pelaporan.
 Pola penyakit dan pola preskripsi tidak selalu sama.
 Dapat terjadi kekurangan obat karena ada wabah atau kebutuhan insidentil
tidak terpenuhi.
 Variasi obat terlalu luas
Metode Kombinasi
Metode kombinasi merupakan kombinasi metode konsumsi dan metode epidemiologi.
Metode kombinasi berupa perhitungan kebutuhan obat atau alat kesehatan yang mana
telah mempunyai data konsumsi yang jelas namun kasus penyakit cenderung berubah
(naik atau turun).
Gabungan perhitungan metode konsumsi dengan koreksi epidemiologi yang sudah
dihitung dengan suatu prediksi (boleh prosentase kenaikan kasus atau analisa trend).
Metode kombinasi digunakan untuk obat & alkes yng terkadang fluktuatif, maka
dapat menggunakan metode konsumsi dengan koreksi-koreksi pola penyakit,
perubahan, jenis/ jumlah tindakan, perubahan pola peresepan, perubahan kebijakan
pelayanan kesehatan
PEMESANAN OBAT
Obat Keras, Bebas,
Bebas Terbatas dan
OAI

Obat Psikotropika OOT

Obat
Obat Narkotika
Prekursor
 Surat Pesanan Obat

Obat
Obat keras,Obat
keras,Obat
bebas
obat bebas terbatas, Obat OOT
Obat
Obat Prekursor
Prekursor Obat
Obat Psikotropika
Psikotropika Obat
Obat narkotika
narkotika
Suplement
Suplement
makanan/OAI
makanan/OAI
 ALUR PEMESANAN
Obat keras,Obat bebas, obat bebas terbatas, food suplement/OAI
Menggunakan SP Reguler

Pengecekan stok obat

Buku defecta atau data komputer

Penulisan surat pesanan dan ditandatangani oleh

Obat datang sesuai surat APA (SP min rangkap 2 dan diperbolehkan
pesanan menuliskan lebih dari 1 item obat)

Surat pesanan dikirim ke Pedagang Besar Farmasi (sales)

atau melalui telepon
CONTOH SURAT PESANAN REGULER
CONTOH SURAT PESANAN
 Prekursor Farmasi
zat atau bahan pemula atau bahan kimia yang dapat digunakan sebagai bahan baku
atau penolong untuk keperluan proses produksi industri farmasi atau produk antara,
produk ruahan dan produk jadi yang mengandung ephedrine, pseudoephedrine,
norephedrine/phenylpropanolamine, ergotamin, ergometrine, atau Potasium
Permanganat
(PERMENKES RI NO 3 tahun 2015)
 Pengecekan stok obat
Buku defecta atau data
komputer

Penulisan surat pesanan

prekursor dan ditandatangani
oleh APA
Obat datang sesuai dengan
surat pesanan prekursor (SP min rangkap 2 dan
tuliskan nama
prekursornya,boleh
menuliskan lebih dari 1
Alur pemesanan obat item obat)
prekursor

Menghubungi Pedagang
Memberikan surat pesanan Besar Farmasi (PBF) atau
prekursor kepada sales sales untuk mengambil surat
pesanan prekursor
CONTOH SURAT PESANAN OBAT PREKURSOR
CONTOH SURAT PESANAN OBAT PREKURSOR
 Psikotropika
‘Zat atau bahan baku atau obat, baik alamiah maupun sintesis bukan narkotika, yang berkhasiat
psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas
pada aktivitas mental dan perilaku’
(PERMENKES RI NO 3 tahun 2015)
 Pengecekan stok obat
Buku defecta atau data komputer

Penulisan surat pesanan psikotropika dan ditandatangani oleh APA

(SP min rangkap 2 dan diperbolehkan menuliskan lebih dari 1 item obat)

Menghubungi Pedagang Besar Farmasi (PBF) atau sales untuk

mengambil surat pesanan psikotropika

Memberikan surat pesanan psikotropika kepada sales

Obat datang sesuai dengan surat pesanan psikotropika

Alur Pemesanan
Obat Psikotropika
(Diazepam, Alprazolam)
CONTOH SURAT PESANAN OBAT PSIKOTROPIKA
CONTOH SURAT PESANAN OBAT PSIKOTROPIKA
 Narkotika
Zat atau obat yang berasal dari tanaman atau bukan tanaman, baik sintesis maupun semi
sintesis, yang dapat menyebabkan penurunan atau perubahan kesadaran, hilangnya rasa
mengurangi sampai menghilangkan rasa nyeri dan dapat menimbulkan ketergantungan,
yang dibedakan ke dalam golongan-golongan sebagainya terlampir dalam undang-undang
tentang narkotika
(PERMENKES RI NO 3 tahun 2015)
 Pengecekan stok obat
(kodein tablet, codipront syrp dan Morfin)
Buku defecta atau data komputer
Alur pemesanan obat narkotika

Menulis surat pesanan narkotika dan ditandatangani oleh apoteker

pengelolaa apotek

Menghubungi sales PBF untuk mengambil surat pesanan narkotika

Memberikan surat pesanan narkotika kepada sales PBF

Obat datang sesuai surat pesanan narkotika

 Surat pesanan narkotika hanya dapat digunakan untuk satu jenis narkotika
 Industri farmasi yang memperoduksi narkotika PBF yang menyalurkan
narkotika wajib memiliki izin khusus dari mentri sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
 Pemesanan dilakukan ke PT KIMIA FARMA TRADE and DISTRIBUTION
(satu-satunya PBF narokita yang legal di Indonesia).
 Surat pesanan narkotika terdapat 4 rangkap
 Satu lembar surat pesanan asli dan 2 lembar salinan surat pesanan
diserahkan kepada PBF terkait, sedangkan 1 lembar salinan surat pesanan
sebagai arsip apotek.
CONTOH SURAT PESANAN OBAT NARKOTIKA
 aa n obat
Penerim mum
u
secara

Menuliskan
Surat di kartu stok
pesanan
Pengecekan ditandatangi
ED, jumlah, dan di cap
jenis dan stempel
Dilakukan kondisi fisik apotek
pengecekan obat yang
antara pesanan datang
dengan obat
Obat
yang datang
diterima
dari PBF
beserta
fakturnya
 e r i m a an
Pen u r sor
r ek
Obat p ropika
ps i k ot
&

Penerimaan obat prekursor & psikotropika dari PBF harus diterima oleh
APA atau dilakukan dengan sepengetahaun APA

Apoteker yang menandatangani faktur tersebut, sebelumnya telah

melakukan pencocokan dengan surat pesanan
 Pene
r i ma
Obat a
nark n
otika

Penerimaan Narkotika dari PBF harus diterima oleh APA atau

dilakukan dengan sepengetahuan APA

Apoteker yang menandatangani faktur tersebut, sebelumnya telah

melakukan pencocokan dengan surat pesanan
TERIMA KASIH