BIRO UMUM, SEKRETARIAT JENDERAL

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN

RAKYAT

Penyelenggaraan
Kearsipan di Kementerian
Pekerjaan Umum dan
Perumahan Rakyat
SLIDESMANI

Disampaikan dalam rangka Kegiatan Penguatan Tata Kelola Kearsipan Dalam

Penerapan SMAP Ditjen Bina
Rangka 1

Konstruksi
 Perkenalk
an,
Suci Ramadhona
198107212008012013
Arsiparis Muda

Biro Umum – Kementerian

PUPR
LI
D
ES
MA
N
08128518377
IA.C
O
suciramadhona@pu.go.id
M
2
 AGENDA
PEMBELAJARAN
■ Definisi dan dasar hukum tentang kearsipan.
■ Penyelenggaraan kearsipan di Kementerian
PUPR.

■ Pemberkasan arsip aktif.

■ Penataan arsip inaktif.
■ Penyusutan arsip.
SLIDESMANI

3
 4
ARS
IP

SLIDESMANIA.
 5
ARS
IP

SLIDESMANIA.
 definisi
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemda, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, ormas, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
SLIDESMANI

6
 dasar
hukum
 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang
Kearsipan.
 Peraturan Menteri PUPR Nomor 23/PRT/M/2016 tentang
Penyelenggaraan
Arsip Dinamis Kementerian PUPR.
SLIDESMANI

 Peraturan Menteri PU Nomor 16/PRT/M/2018 tentang Klasifikasi

Arsip Kementerian PUPR.
7
 4 Pilar
Kearsipan

TATA NASKAH KLASIFIKASI ARSIP JADWAL RETENSI SISTEM

DINAS I
ARSIP KLASIFIKASI
KEAMANAN
I I
I I I
I
Peraturan Menteri
I
DAN AKSES
I
PUPR NomorI Peraturan Menteri
I PUPR Nomor 26 ARSIP DINAMIS
16/PRT/M/2018 I
Peraturan Menteri Tahun 2021 tentang PeraturanIII Menteri
tentang Klasifikasi
PUPR Nomor 28 Jadwal Retensi Arsip PUPR Nomor 27
Arsip Kementerian
Tahun 2020 tentang Kementerian PUPR
SLIDESMANI

PUPR Tahun 2021 tentang

Tata Naskah Dinas Sistem Klasifikasi
Kementerian PUPR Keamanan dan
Akses Arsip Dinamis
Kementerian PUPR
8
 kategori
arsip
● ARSIP DINAMIS
Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

● ARSIP STATIS
Adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki
nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan
SLIDESMANI

dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung

maupun tidak langsung oleh ANRI.
9
 10

SLIDESMANIA.
 PENGELOLAAN ARSIP
( UU 43/2009 Tentang Kearsipan)

Pengelolaan arsip dinamis Pengelolaan arsip statis

Tanggung jawab pencipta Tanggung jawab lembaga

arsip (K/L) kearsipan (ANRI)

Arsip Vital Arsip Aktif Arsip Inaktif

Arsip yang keberadaannya merupakan Arsip yang frekuensi Arsip yang frekuensi
persyaratan dasar bagi kelangsungan penggunaannya tinggi penggunaannya telah menurun
operasional pencipta arsip, tidak dan/atau terus menerus
SLIDESMANI

dapat diperbaharui, dan tidak

tergantikan apabila rusak atau hilang.

11
 PENGORGANISASIAN UKK / UKO / UKP / USKP KEMENTERIAN PUPR
(Peraturan Menteri PUPR Nomor 23/PRT/M/2016 tentang Penyelenggaraan Arsip Dinamis Kementerian PUPR)

MENTERI PUPR
PENGARAH UKK
U
N
I
T
-IRJEN
SEKRETARISK
-
JENDERALE
DIRJEN A
- SESITJEN -KABA R
PEMBINA PEMBINA S
- SESDITJE - KARO
UKO UKK & I UMUM
N UKO P
- PELAKSANA
SESBA A PELAKSANA
N
PEMBINA UKO & PEMBINA UKK
UNIT KERJA
UKP K & UKP
ESL. II
PIMPINAN E
UKP M
KABAG TU / E
N KABAG
UMUM USK ADMINISTRASI
PELAKSANA T
UKO&UKP P E PERKANTORA
R N
I PELAKSANA
KASUBBA A UKK
G N
SLIDESMANI

TUTU / &
UKO P KASUBB
UMUM
UKP U AG
P KEARSIPA
R TU
UKK (Unit Kearsipan Kementerian) N
UKK
UKO (Unit Kearsipan Organisasi Eselon I)
UKP (Unit Kerja Pengolah) 12
USKP (Unit Satuan Kerja Pengolah)
 STRUKTUR ORGANISASI PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
KEMENTERIAN PUPR
(Peraturan Menteri PUPR Nomor 23/PRT/M/2016 tentang Penyelenggaraan Arsip Dinamis Kementerian PUPR)

MENTERI PUPR
PENGARAH UKK

DIRJEN DIRJEN DIRJEN SEKRETARI DIRJEN

DIRJEN
SUMBER BINA CIPTA S BINA
PERUMAHAN
DAYA
PEMBINA MARGA
PEMBINA KARYA JENDERAL KONSTRUKS
PEMBINA PEMBINA PEMBINA PEMBINA
UKO UKO UKO UKK&UKO UKO I
UKO
UNIT KERJA UNIT KERJA UNIT KERJA UNIT KERJA UNIT KERJA UNIT KERJA
ESL. II ESL. II ESL. II ESL. II ESL. II ESL. II
PIMPINAN UKP PIMPINAN UKP PIMPINAN UKP PIMPINAN UKP PIMPINAN UKP PIMPINAN
UKP

USKP USKP
USK USK USK USK
P P P P

DIRJEN INSPEKTU KABA. KABA.

PEMBIAYAAN R PENGEMBANGAN PENGEMBANGAN
INFRASTRUKTUR INFRASTRUKTUR SDM
PEMBINA JENDERAL
PEMBINA PEMBINA
WILAPEMBINA
YAH
UKO UKO UKO UKO
SLIDESMANI

UNIT KERJA UNIT KERJA UNIT KERJA UNIT KERJA

ESL. II ESL. II ESL. II ESL. II
PIMPINAN PIMPINAN PIMPINAN PIMPINAN
UKP UKP UKP UKP

USK USK USK USKP 13

P P P
 LINGKUP PENGATURAN PERMEN
23/PRT/M/2016 TENTANG PENYELENGGARAAN ARSIP
DINAMIS KEMENTERIAN PUPR (pasal 3)

• Penyelenggaraan Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis

1
Kementerian
2 • Pengelolaan Arsip
Dinamis
3 • Penyusutan
Arsip
4 • Prasarana dan Sarana Pengelolaan
Arsip
5 • Sumber Daya Manusia
Kearsipan
• Pendanaan Penyelenggaraan dan Pengelolaan Arsip;
SLIDESMANI

6
dan
• Pembinaan Pengelolaan Arsip
7
Dinamis 14
 Pengelolaan arsip
dinamis
PEMELIHARAAN PENYUSUTAN
ARSIP ARSIP

PENGGUNAAN
ARSIP

PENCIPTAAN
ARSIP
SLIDESMANI

15
 pemberka
san arsip

SLIDESMANIA.
16
aktif
 alu
r
pemberka
san arsip
aktif

SLIDESMANIA.
17
 PENGELOMPOKKAN BERKAS ARSIP

SLIDESMANIA.
18
 19
DOSIER

SLIDESMANIA.
 20
RUBRIK

SLIDESMANIA.
 21
SERIES

SLIDESMANIA.
 penataan
arsip inaktif

SLIDESMANIA.
22
 Tahapan
penataan
arsip inaktif

SLIDESMANIA.
23
 penyusutan

SLIDESMANIA.
arsip 24
 definis
i
Penyusutan arsip
merupakan kegiatan
pengurangan jumlah arsip,
meliputi:
Pemindahan arsip inaktif.
Pemusnahan arsip inaktif.
Penyerahan arsip statis.
SLIDESMANI
 Penyusutan arsip melibatkan:
 Unit Satuan Kerja Pengolah (USKP)
 Unit Kerja Pengolah (setingkat Eselon III)
UKO
 Unit Kearsipan Organisasi (Sekretariat
Ditjen/Badan/Itjen Biro/Pusat)
BIRO  Unit Kearsipan Kementerian (Biro Umum)
UMUM
SLIDESMANI
 teknis penyusutan
arsip

PEMINDAHA PEMUSNAHA PENYERAHA

N N N
SLIDESMANI

27
 foto penyerahan
arsip statis 28
DESEMBER 2021
SLIDESMANI

Penyerahan secara simbolis dari Bapak Sekjen kepada Bapak Plt.Kepala

ANRI
 Pembinaan
SDM
Kearsipa
n

SLIDESMANIA.
29
 JAFUNG
ARSIPARIS

TOTAL
Kategori Keterampilan
36

154
Kategori Keahlian
118
SLIDESMANI

30
 pembinaan
kearsipan
Sebaran Arsiparis
KEAHLIAN KETERAMPILAN

118 orang 36 orang

29 Keahlian 5 Keahlian 37 Keahlian 16 Keahlian 9 Keahlian 3 Keahlian 7 Keahlian 4 Keahlian 0 8 Keahlian

12 3 Keterampilan 5 Keterampilan 8 Keterampilan 1 1 Keterampilan 6 Keterampilan
Keterampilan Keterampilan

Setjen Itjen SDA BM CK Perumaha BK PI BPIW BPSDM

n
41 8 42 24 10 13 4 0 8
orang orang orang orang 4 orang orang orang orang
orang
orang
SLIDESMANI

31
 sarana
kearsipan
Gedung Pusat Penyimpanan Arsip Gedung Arsip Direktorat Bina OP,
Kementerian PUPR, Citeureup- Gedung Arsip Direktorat Bina
SDA
Bogor Program, SDA Sawangan-Depok
Kalimalang-Jakarta Timur
SLIDESMANI

Gedung Arsip Vital

Gedung Arsip Ditjen Cipta Karya, Gedung/Rumah Negara Gedung Arsip Ditjen Bina Marga,
Cikiwul, Bekasi Jl. Kramat Raya Citeureup-Bogor
32
 sarana
kearsipan

Pos Keamanan Pintu Masuk Gedung Pusimpar Ruang Kerja Gedung

Pusimpar

Fasilitas Penyimpanan Arsip Vital (Roll O Pack)

SLIDESMANI

Ruang Penataan Arsip Gedung Pusimpar a Ruang Pertemuan Gedung Pusimpar

sarana
kearsipan

SLIDESMANIA.
 Aplikasi e-
Arsip
Kementerian
Menyimpan data arsip

PUPR vital terkait

pembangunan
infrastruktur
https://bit.ly/PermohonanUsernameEarsip
SLIDESMANI

35
 Aplikasi Tata
Naskah Dinas
Elektronis

Menyimpan data arsip surat masuk

dan surat keluar, termasuk agenda
kerja pimpinan.
SLIDESMANI

36
 Terima

SLIDESMANIA.
kasih 37