PENGELOLAAN DOKUMEN

MELALUI
APLIKASI EARSIP

Senin , 19 Desember 2022

Umum
PERAN KEARSIPAN UNTUK PERUSAHAAN

PLN
MANAJEMEN KEARSIPAN TEKNOLOGI INFORMASI

Peran Arsip

✓ Menjadi Sentral Informasi Perusahaan

✓ Menjaga dan Merawat Dokumen Perusahaan
✓ Mengelola lalu lintas dokumen Perusahaan
✓ Penyediaan Dokumen Perusahaan untuk Ranah Hukum
✓ Pengamanan Aset Perusahaan

www.pln.co.id |
 SENTRAL KEARSIPAN PLN

GD ARSIP UNIT-UNIT GD ARSIP UNIT-UNITL

SUM SUL

GD ARSIP CENTRAL

PUSAT INFORMASI DOKUMEN PT PLN

GD ARSIP UNIT-UNITL (PERSERO) GD ARSIP UNIT-UNIT
KAL MP

www.pln.co.id |
Alamat Aplikasi E-Arsip

earsip.pln.co.id

www.pln.co.id | 4
www.pln.co.id | 5
Overview Aplikasi

e-ARSIP merupakan suatu system digital pemberkasan

dokumen inaktif PT PLN yang sudah selesai digunakan
pertanggung jawabanya secara administrative, aplikasi
pengarsipan dokumen mulai dari input pengarsipan,
peminjaman, pengembalian serta pencarian dokumen yang
saling berkaitan antar divisi fungsi, divisi umum , unit-unit
dan pusat pengarsipan yang ada di PT PLN (Persero).

www.pln.co.id |
Fungction and Gols

Terciptanya system pengelolaan dokumen dan

kearsipan secara elektronik (e-arsip).

Output dalam format PDF dan tervalidasi datanya

dalam rangka membentuk system pengelolaan
dokumen dan data yang berkualitas.

Tersedianya system pengelolaan kearsipan dan

dokumen sehingga memudahkan dalam proses
pencarian data/dokumen secara cepat dan akurat
yang diperlukan untuk berbagai kebutuhan

www.pln.co.id |
Pengelolaan Dokumen Inaktif

✓ Unit Fungsi (Divisi/Bidang masing-masing)

✓ Unit Umum (Bidang Umum)
✓ Unit Kearsipan

www.pln.co.id | 11
Tugas dan tanggung jawab Unit Fungsi

✓ Meregistrasi/menginput dokumen
✓ Scanning
✓ Meminjam/mengembalikan dokumen

www.pln.co.id | 12
Tugas dan tanggung jawab Unit Umum

✓ Memeriksa dan menerima/validasi dokumen,

yang sudah diregistrasi (e-arsip) dari Fungsi
(Divisi/Bidang).
✓ Menyerahkan dokumen ke Unit Kearsipan
✓ Memverifikasi/validasi peminjaman

www.pln.co.id | 13
Tugas dan tanggung jawab Unit Kearsipan

✓ Menerima dokumen
✓ Memberi label dokumen (untuk menentukan
lokasi simpan)
✓ Melakukan scanning (bila diperlukan)
✓ Penataan dokumen/menyimpan dokumen
✓ Menyiapkan dokumen fisik apabila ada
peminjaman
✓ Memelihara/merawat
✓ Penyusutan

www.pln.co.id | 14
Bidang Umum tidak menerima PLN
dokumen yang belum diregistrasi

www.pln.co.id | 15
Matrix User
Unit Fungsi Unit Umum Unit Arsip Pegawai

Cari Dokumen V V V V
Permohonan Registrasi V - - -
Peminjaman Dokumen Arsip V - - -

Persetujuan Peminjaman (Rahasia) V - - -

Validasi Permohonan Registrasi - V - -

Validasi Peminjaman - V -
Tindak Lanjut Registrasi arsip - - V -

Tindak Lanjut Peminjaman - - V -

Validasi Pengembalian - V - -
Tindak Lanjut Pengembalian - V - -

www.pln.co.id | 16
Flow Registrasi Dokumen
Langkah Unit Fungsi : Langkah Unit Arsip :
1. Melakukan Registrasi Dokumen 1. Validasi Box dokumen yang diterima
2. Memasukkan Dokumen Ke Box 2. Menentukan Lokasi Penyimpanan

Kurir Validasi Dokumen Unit Umum persetujuan

sesuai box yang diterima pengiriman ke gedung arsip
Flow Peminjaman Dokumen (Fisik)
Langkah Unit Fungsi : Tanda Tangan BA serah terima Dokumen
Permohonan Peminjaman Dokumen

Langkah Unit Arsip :

Validasi & Menyiapkan Dokumen yang di pinjam

Langkah Unit Umum:

Menyetujui Peminjaman Dokumen*
Flow Peminjaman Dokumen (Non Fisik)

Langkah Unit Fungsi : User Peminjam mendapat email Password untuk

Permohonan Peminjaman Dokumen membuka dokumen yang telah di download dari
aplikasi

Langkah Unit Arsip :

Validasi Dokumen yang di pinjam
Langkah Unit Umum:
Menyetujui Peminjaman Dokumen *
Terima Kasih