PROPOSAL SISTEM PENGARSIPAN DIGITAL UNTUK BANK DENGAN SISTEM OUTSOURCING Pendahuluan Pengelolaan arsip di suatu bank merupakan

suatu kegiatan yang amat penting. Pada umumnya arsip bank harus disimpan antara sepuluh tahun sampai dengan tiga puluh tahun. Hal ini dipersyaratkan oleh peraturan-peraturan tentang pengarsipan oleh lembaga-lembaga pengatur perbankan. Penyimpanan arsip fisik memang tetap harus dilakukan. Namun karena: - makin mahalnya biaya penyediaan ruang arsip - makin mahalnya biaya pengelolaan arsip - tuntutan kecepatan dan ketepatan pelayanan arsip secara lokal - tuntutan kecepatan dan ketepatan pelayanan arsip secara remote maka perlu dipikirkan suatu cara pengelolaan arsip yang meminimalkan akses ke arsip fisik. Hal ini dapat dilakukan dengan menyediakan suatu Program Komputer Sistem Pengarsipan Digital. Sistem Pengarsipan Digital merupakan suatu sistem untuk : - Menyimpan data ke dalam media digital (Data Entry Save) - Menyimpan hasil scan dari arsip fisik ke dalam media digital (Scan Save) - Memanggil data dan gambar hasil scan (Retrieve) - Akumulasi data dan gambar dari masa-ke masa (Historical/Tracking) - Menunjukkan letak bukti fisik (Pointing) - Mencetak data dan gambar hasil scan yang diperlukan (Print) - Duplikasi data dan gambar yang disimpan sebagai cadangan di tempat lain (Dispersal - Backup) - Pengembalian data dan gambar apabila terjadi bencana (Recovery) Sistem ini dapat disediakan tersendiri atau ditambahkan dan diintegrasikan pada Sistem Komputerisasi yang telah ada pada Bank dengan mengedepankan aspek confidentiality, integrity dan authenticity1

Hadiwardoyo, Sauki, Alih Media Kearsipan Dalam Perspektif Hukum di Indonesia. Suara Badar I/2001, Hal. 21.

Maksud dan Tujuan Maksud disediakannya Sistem Pengarsipan Digital ini adalah agar: 1. Biaya pengelolaan arsip menjadi lebih efisien. 2. Kecepatan dan ketepatan pelayanan arsip baik untuk kebutuhan lokal, antar cabang, kantor pusat, dan lembaga terkait lainnya menjadi lebih meningkat. Sedang tujuan yang ingin dicapai dengan adanya kegiatan penyediaaan Sistem Pengarsipan Digital adalah: 1. Tersedianya suatu program komputer aplikasi Database Manajemen Sistem untuk pengelolaan arsip dengan Platform Web-Based. Dengan Platform Web Based ini pemakai cukup menggunakan Browser yang telah ada seperti Internet Explorer, Mozila FireFox, dan lain-lain. Dengan demikian user akan mudah menggunakannya. Program komputer ini juga harus memperhatikan aspek confidentiality, integrity dan authenticity. 2. Masuknya berkas-berkas lama ke dalam Program Komputer ini dengan urutan scanning mulai dari yang terbaru. 3. Tersedianya prosedur operasional pengarsipan yang lebih baik meliputi: - Dibuatnya dokumen - Pengklasifikasian arsip - Pemasukan dokumen baik fisik maupun digital - Penetapan Jadwal Retensi arsip fisik - Penetapan Jadwal Masuk History untuk arsip digital - Pengaksesan dokumen - Copy arsip - Peminjaman arsip - Pemindahan arsip - Penyerahan arsip ke Pihak Penyimpan Arsip di luar organisasi seperti: - Penyerahan arsip digital ke Data Center - Penyerahan arsip ke Pengelola Arsip di Bank Indonesia - Penyerahan arsip ke Badan Arsip Daerah/Nasional - Pemusnahan arsip Hasil yang diharapkan: 1. Efisiensi penggunaan ruangan arsip (sepadat mungkin) yang juga akan mengefisienkan penggunaan tenaga kerja di bagian ini. 2. Pengurangan penggunaan copy arsip yang biasanya tersebar di beberapa tempat. 3. Akses arsip secara ON-LINE 4. Manajemen arsip yang mampu melacak setiap kegiatan yang berhubungan dengan arsip (Traceable) 5. Manajemen arsip yang sesuai dengan MDBI (Manajemen Dokumen di Bank Indonesia sesuai Surat Edaran Bank Indonesia No. 6/38/INTERN, tanggal 12 Juli 2004)

Ruang Lingkup Pekerjaan 1. Kegiatan pengarsipan secara digital rutin/harian, dengan fiturnya sebagai berikut: a. Proses Klasifikasi Arsip b. Proses Penyimpanan Data Arsip fisik dengan penentuan Lokasi seperti Gudang, Ruang, Rak, Kolom, Row, dan Nomor Kotak. c. Proses Penyimpanan data digital termasuk penyimpanan gambar hasil scan arsip fisik d. Proses otentifikasi arsip digital dengan date stamp, size stamp, device stamp, dan digital signature dari pejabat yang berwenang. e. Proses Peminjaman Arsip fisik f. Proses Pemindahan Arsip fisik g. Proses Penyerahan Arsip fisik ke lembaga berwenang h. Proses Pemusnahan Arsip fisik i. Proses memasukkan Arsip digital ke History Database/Off-Line j. Proses Pelaporan Penggunaan Arsip Digital k. Proses Pelaporan Perkembangan Jumlah Arsip sesuai klasifikasi dan lokasi l. Proses Pelaporan Kegiatan Peminjaman Arsip fisik, termasuk: Reminder Arsip yang dipinjam sudah melewati batas waktu Surat Peringatan apabila Arsip yang dipinjam sudah melewati batas waktu Proses Perpanjangan Peminjaman Arsip fisik m. Proses Pelaporan Kegiatan Pemindahan Arsip fisik n. Proses Pelaporan Penyerahan Arsip fisik ke lembaga berwenang o. Proses Pelaporan Pemusnahan Arsip fisik p. Sistem Pengaturan Hak Pengguna Sistem ini akan digunakan pada kegiatan Bank sehari-hari. Berkas-berkas yang akan diarsip langsung dapat discan dan disimpan beserta data-data yang berkaitan lainnya. 2. Kegiatan scanning arsip-arsip fisik yang telah ada, dimulai dari yang terbaru (Cut Off mulai tanggal tertentu,, bukan tambahan arsip setiap hari. Tambahan arsip setiap hari dikelola dengan Program seperti pada Kegiatan No. 1 tersebut di atas). Kegiatan pekerjaan ini akan meliputi: a. Pembongkaran arsip dari bendel-bendel dan kotak-kotak yang ada, bendeldemi bendel dan kotak demi kotak b. Scanning lembar demi lembar arsip dengan menggunakan program scanning yang langsung memasukkan image hasil scanning tersebut ke dalam database c. Mengembalikan ke bendel/kotak, sekaligus menata dengan lebih sistematis. d. Mentransfer image arsip ke sistem seperti pada Kegiatan No. 1.) 3. Sedangkan penambahan fitur-fitur pada program yang telah ada pada bank saat ini tidak termasuk dalam ruang lingkup kegiatan ini.

Biaya untuk di kota Surabaya: 1. Biaya untuk Outsourcing Kegiatan Pengarsipan Digital Rutin adalah Rp. 500,(Lima Ratus Rupiah) per lembar Folio (F4) dengan dengan persyaratan sebagai berikut: a. Peralatan dan tenaga kerja disediakan oleh kontraktor outsourcing b. Komputer server, jaringannya dan software database server disediakan oleh Pihak Bank c. Pekerjaan dapat dilakukan tidak tiap hari. Misalnya satu minggu hanya satu atau dua hari. d. Apabila tidak bekerja peralatan dapat dibawa oleh operator outsourcing. e. Minimum nilai pekerjaan Rp. 2.500.000,- (Dua Juta Lima Ratus Ribu Rupiah) per sekali kerja (setara dengan 5.000 lembar folio). f. Untuk ukuran kertas lebih kecil dari Folio akan dihitung secara proporsional dengan minimum Rp. 200,- (Dua Ratus Rupiah) per lembar. g. Pekerjaan dilakukan di satu lokasi. h. Untuk mendapatkan jumlah Yang memadai untuk sekali kerja (5.000 lembar folio) maka lembar-lembar dapat dikumpulkan terlebih dahulu oleh staff bank yang ditunjuk untuk itu, baik dari satu cabang atau berbagai cabang. i. Pihak Bank menyediakan ruangan khusus untuk kegiatan ini beserta meja, kursi dan saluran listrik PLN. j. Harga tersebut di atas tidak termasuk: Biaya-biaya rapat dengan pihak klien atau pihak ketiga yang mewakili klien Koneksi/Porting/Connectivity ke sistem lain. 4. Untuk Pekerjaan Scanning arsip lama adalah Rp. 500,- (Lima Ratus Rupiah) Per lembar ukuran Folio dengan minimum pekerjaan sebanyak 1.000.000 (Satu Juta) lembar dengan ketentuan sebagai berikut: a. Peralatan dan tenaga kerja disediakan oleh kontraktor outsourcing b. Komputer server dan jaringannya disediakan oleh Pihak Bank c. Pekerjaan dilakukan di satu lokasi. d. Pihak Bank menyediakan ruangan khusus untuk kegiatan ini beserta meja, kursi dan saluran listrik PLN. e. Harga tersebut di atas tidak termasuk: Biaya-biaya rapat dengan pihak klien atau pihak ketiga yang mewakili klien Koneksi/Porting/Connectivity ke sistem lain. Referensi: Dinas Pendapatan Daerah (Kantor Bersama Samsat) Provinsi JawaTimur.

Jangka Waktu Pelaksanaan: 1. Untuk Persiapan Penyediaan Sistem Pengarsipan Digital Rutin akan memerlukan waktu selama 1 (satu) bulan. 2. Untuk pekerjaan Scanning dengan jumlah 1.000.000 (Satu Juta Lembar) diperlukan waktu 2 (dua) bulan. Penutup Demikian proposal ini. Semoga masukan ini dapat dijadikan pertimbangan dalam meningkatkan efisiensi kerja karyawan kita dan pelayanan kepada para nasabah kita yang pada akhirnya dapat meningkatkan profit bank kita. Terima kasih. Diusulkan oleh Scomptec Jalan Kayun 24 Surabaya