RESUME PROSES BISNIS

MANAJEMEN DATA
DAN INFORMASI
EoI-DPK-DQM-DMS

Versi 1.00 tanggal 25 Januari 2023*

*Materi dalam dokumen ini belum bersifat final dan masih dalam tahapan pengembangan
 Proses Bisnis Exchange of Information (EoI)

Disclaimer : keseluruhan materi dalam dokumen ini disusun berdasarkan proses pembaruan proses bisnis sebagai bagian dari Proyek Pembaruan Sistem Inti Administrasi Perpajakan
(PSIAP). Setiap hal yang tercantum di dalamnya dapat mengalami perubahan sejalan dengan perkembangan proyek.

Hanya untuk kalangan internal DJP.

 Dalam kondisi berjalan selayaknya saat ini (as-is),
kegiatan EOI mendapat tantangan dalam
Rancang Ulang pelaksanaannya, seperti:
Proses Bisnis 1. Informasi hasil EOI semakin meningkat jumlahnya
namun masih belum dapat ditampung pada suatu
sarana penyimpanan yang terpusat.
M e n g a pa P ro se s
Bisnis EoI Harus 2. Dokumen belum dilakukan pengolahan dokumen
ke dalam sistem informasi DJP;
B e r u ba h ?
3. Perlunya integrasi dengan proses bisnis lain dalam
satu sistem informasi yang terintegrasi;
4. Perlu peningkatan infrastruktur dan perbaikan
proses bisnis demi mengakomodir kebutuhan
digitalisasi EOI di dunia internasional;
GAMBARAN UMUM PROSES BISNIS PERTUKARAN INFORMASI (EoI)

Pertukaran Informasi berdasarkan perjanjian internasional (Exchange of lnformation/EOI)

merupakan proses bisnis yang menjalankan perjanjian Pertukaran Informasi sesuai perjanjian
internasional dan peraturan perundang-undangan domestik dengan Negara Mitra atau
Yurisdiksi Mitra. Proses bisnis Pertukaran Informasi meliputi pertukaran informasi bilateral dan
multilateral yang dilakukan oleh Subdirektorat Pertukaran Informasi Perpajakan Internasional
(PIPI) Direktorat Perpajakan Internasional dan Direktur Perpajakan Internasional
selaku Pejabat yang Berwenang (Competent Authority/CA).
Pertukaran informasi dibagi menjadi tiga jenis yaitu:
1. permintaan pertukaran informasi (EOI Request),
2. pertukaran informasi secara otomatis (Automatic EOI)
3. pertukaran informasi secara spontan (Spontaneous EOI)
RUANG LINGKUP PROSES BISNIS PERTUKARAN INFORMASI (EoI)

Pengumpulan
Permintaan Informasi

Informasi
Pertukaran

Pengumpulan Informasi
Informasi

Klarifikasi Informasi
Perekaman
Informasi
Transfer

Transfer Informasi
Retensi Dokumen
PENGUMPULAN INFORMASI

Permintaan Informasi
Permintaan informasi yang berasal dari Negara/Yurisdiksi Mitra dan Unit Kerja di DJP meliputi:
• inbound/outbound on request;
• Tax Examination Abroad (TEA) di luar negeri (negara mitra atau yurisdiksi mitra) atau di dalam negeri (Indonesia) ;
• Simultaneous Tax Examination (STE) usulan Pejabat yang Berwenang di Indonesia atau Simultaneous Tax Examination
(STE) usulan Pejabat yang Berwenang Negara Mitra atau Yurisdiksi Mitra.
Permintaan informasi merupakan proses saat pihak-pihak yang memerlukan informasi akan mengkomunikasikan kebutuhan
informasi melalui Pejabat yang Berwenang untuk kepentingan pertukaran informasi berdasarkan perjanjian internasional,
baik bilateral maupun multilateral. Direktur Perpajakan Internasional sebagai Pejabat yang Berwenang akan menerima
permintaan pertukaran informasi dari unit/proses bisnis terkait di internal DJP untuk dikirimkan dan mendapatkan tanggapan
dari Negara/Yurisdiksi Mitra, atau sebaliknya, menerima permintaan informasi dari Negara/Yurisdiksi Mitra untuk dikirimkan
dan mendapatkan tanggapan dari Unit kerja di lingkungan DJP, Wajib Pajak, Lembaga Keuangan, dan/atau instansi, lembaga,
asosiasi, dan pihak lain . Subdirektorat Pertukaran Informasi Perpajakan Internasional (PIPI) Direktorat Perpajakan
Internasional (EoI unit) akan melakukan penelitian atas pemenuhan persyaratan dan ketersediaan informasi atas permintaan
pertukaran informasi dari unit/proses bisnis terkait di internal DJP dan Negara/Yurisdiksi Mitra.
Permintaan Informasi Inbound-Outbound EoI on Request

Aktivitas Outbound Inbound

Pengajuan/ Unit kerja di DJP/probis terkait mengirimkan Permintaan informasi dari negara/yurisdiksi mitra
Penerimaan permintaan informasi dengan mengisi formulir secara tertulis diterima melalui pos, email, atau melalui
Permintaan permintaan yang tersedia dalam sistem dan mengisi saluran lain yang disepakati antar Pejabat yang
Informasi data-data terkait yang dibutuhkan dalam permintaan Berwenang.
informasi seperti: dasar perjanjian internasional, Permintaan informasi dari Negara/Yurisdiksi Mitra
cakupan jenis dan tahun pajak, latar belakang dapat berupa dokumen fisik atau dokumen elektronik,
permintaan, informasi yang diminta, dan hal-hal yang maka petugas (EoI User) akan melakukan pemindaian
dicurigai sebagai dasar dari permintaan informasi atas cover surat beserta dokumen kelengkapannya dan
tersebut. menyimpannya ke dalam sistem melalui modul Document
Management System (DMS).
Penelitian Penelitian persyaratan permintaan informasi meliputi, syarat legal dan material. Syarat legal mencakup
Persyaratan perjanjian internasional yang menjadi dasar permintaan informasi, cakupan jenis dan tahun/masa pajak, serta
Permintaan hal-hal lain sebagaimana diatur dalam perjanjian internasional. Syarat material terdiri dari, antara lain: latar
belakang, kegiatan pemicu, dugaan praktik penghindaran/pengelakan pajak, treaty abuse, dan/atau Base
Erosion and Profit Shifting (BEPS), informasi yang diminta, dan keterangan/dokumen pendukung. Selain itu, EOI
Unit harus memastikan bahwa unit kerja di DJP yang melakukan permintaan informasi telah melakukan segala
upaya untuk memperoleh informasi (exhausted) namun masih belum berhasil mendapatkan informasi yang
dibutuhkan.

Sistem akan menyediakan formulir validasi persyaratan permintaan untuk dipergunakan oleh user EoI unit.
Formulir validasi akan dimintakan persetujuan kepada atasan langsung dari EOI user untuk menentukan tindak
lanjut atas permintaan informasi. Apabila permintaan pertukaran tidak memenuhi persyaratan permintaan
informasi maka akan dilakukan Proses Klarifikasi Informasi.
Penelitian Permintaan yang telah direkam masuk ke dalam sistem dan memenuhi persyaratan akan ditindaklanjuti dengan
Ketersediaan pengecekan ketersediaan informasi. Dalam proses ini, petugas/pegawai EOI akan melakukan pengecekan ke
Informasi database perpajakan DJP yang terintegrasi (sebagai Single Source of Truth) untuk memastikan ketersediaan dan
kelengkapan informasi yang diminta.

Dalam hal pegawai EOI Unit dapat mengakses informasi yang dibutuhkan, informasi dimaksud akan segera
dikirimkan kepada unit kerja di DJP atau Pejabat yang Berwenang di negara/yurisdiksi mitra, baik sebagian
(partially responded) maupun seluruh informasi yang diminta (fully responded).
Persiapan Administrasi DMS menyiapkan dokumen berisi informasi yang akan dikeluarkan dan mengirimkannya kepada
Dokumen Negara/Yurisdiksi Mitra terkait dan/atau unit kerja/proses bisnis terkait.
Sistem akan mencetak surat permintaan informasi Administrasi DMS mencatat batas waktu tanggapan atas
untuk ditandatangani manual melalui proses permintaan EoI yang masuk.
persetujuan berjenjang, kemudian diunggah
Pengiriman permintaan informasi melalui:
kembali ke sistem dan dikirimkan melalui kanal
• ILAP: melalui portal pertukaran data
yang tersedia.
• Unit/proses bisnis internal DJP: CTAS case management
• Wajib Pajak: Portal
• Lembaga Keuangan: Portal dan/atau dokumen dengan
tanda tangan digital
Pengajuan TEA di dalam negeri atau Usulan STE dari Pejabat yang
Berwenang di Negara/Yurisdiksi Mitra
Aktivitas Keterangan
Penelitian Persyaratan Pengajuan permintaan dari Negara/Yurisdiksi Mitra diinput dalam sistem,
Permintaan kemudian dilakukan pengecekan aspek legal dan administrasi atas permintaan
tersebut berdasarkan formulir validasi yang disediakan oleh sistem. Formulir
validasi akan dimintakan persetujuan kepada atasan langsung dari pegawai EOI
Unit untuk menentukan tindak lanjut atas pengajuan usulan. Apabila permintaan
tidak memenuhi persyaratan maka dilakukan:
1) Persiapan permintaan klarifikasi informasi apabila masih diperlukan penjelasan
tambahan atas permintaan TEA/STE.
2) Pengiriman surat penolakan apabila permintaan tidak sesuai dengan
persyaratan atau penolakan berdasarkan pertimbangan dari Direktur
Perpajakan Internasional, selaku Pejabat yang Berwenang di Indonesia, atau
permintaan klarifikasi tidak dapat direspon oleh negara/yurisdiksi mitra.
Proses berjenjang dimulai Apabila permintaan sesuai dengan persyaratan maka permintaan TEA/STE
dengan konfirmasi ke dimintakan persetujuan berjenjang dimulai dengan konfirmasi kepada Direktur
Direktur Pemeriksaan dan Pemeriksaan dan Penagihan atau Direktur Penegakan Hukum atau Direktur
Penagihan atau Direktur Intelijen Perpajakan, dan dilanjutkan dengan Persetujuan Direktur Jenderal Pajak.
Penegakan Hukum atau
Direktur Jenderal Pajak dan Direktur Pemeriksaan dan Penagihan atau Direktur
Direktur Intelijen
Penegakan Hukum Direktur Intelijen Perpajakan; dan/atau Direktur Jenderal Pajak dapat
Perpajakan, dan
memberikan persetujuan atau penolakan atas usulan dimaksud. Terhadap keputusan
dilanjutkan dengan
untuk menolak usulan, Direktur Perpajakan Internasional menindaklanjuti dengan
persetujuan Direktur
mengirimkan surat penolakan kepada Pejabat yang Berwenang di negara/yurisdiksi mitra.
Jenderal Pajak
Penelitian Ketersedian Permintaan yang telah direkam masuk ke dalam sistem, memenuhi persyaratan,
Informasi dan telah mendapatkan persetujuan dari Direktur Pemeriksaan dan Penagihan;
Direktur Penegakan Hukum; Direktur Intelijen Perpajakan; dan Direktur Jenderal Pajak
akan ditindaklanjuti dengan pengecekan ketersediaan informasi pada database
perpajakam DJP. Dalam proses ini, petugas/pegawai EOI akan melakukan
pengecekan ke database perpajakan DJP yang terintegrasi (sebagai Single Source
of Truth ) untuk memastikan ketersediaan dan kelengkapan informasi yang
diminta . Dalam hal informasi yang dibutuhkan tersedia pada database, Pejabat
yang Berwenang di Indonesia akan mengirimkan informasi dimaksud kepada
Pejabat yang Berwenang Negara Mitra/Yurisdiksi Mitra.
Persiapan Dokumen EoI Unit akan mempersiapkan dokumen TEA/STE dalam hal permintaan usulan
TEA/STE TEA/STE telah disetujui oleh Direktur Jenderal Pajak, misal: Keputusan Direktur
Jenderal Pajak mengenai tim pelaksana TEA/STE, dan hal-hal lain yang terkait
pelaksanaan TEA/STE kepada Relevan Bisnis Proses dan konfirmasi penerimaan
permintaan kepada Negara/Yurisdiksi Mitra.
Pengajuan TEA ke luar negeri atau Usulan STE dari Pejabat yang Berwenang
di Indonesia

Aktivitas Keterangan
Penelitian Persyaratan Pengajuan permintaan dari Unit Internal DJP (Kantor Pusat, Kanwil dan KPP)
Permintaan melalui formulir permintaan yang tersedia di dalam sistem, dilakukan
pengecekan aspek legal dan administrasi atas permintaan tersebut
berdasarkan formulir validasi yang disediakan oleh sistem. Formulir validasi
akan dimintakan persetujuan kepada atasan langsung dari pegawai EOI Unit
untuk menentukan tindak lanjut atas pengajuan usulan.
Apabila permintaan tidak memenuhi persyaratan maka dilakukan prosedur
berikut:
1. Persiapan permintaan klarifikasi informasi apabila masih diperlukan
penjelasan tambahan atas permintaan TEA/STE.
2. Notifikasi atau pengingat atas permintaan klarifikasi informasi tambahan
dalam hal permintaan klarifikasi belum ditanggapi oleh unit kerja di DJP
sampai dengan batas waktu tertentu.
3. Pengiriman surat penolakan apabila permintaan tidak sesuai dengan
persyaratan atau penolakan berdasarkan pertimbangan Direktur
Perpajakan Internasional, selaku Pejabat yang Berwenang di Indonesia,
atau permintaan klarifikasi tidak dapat direspon oleh unit kerja di DJP.
Proses berjenjang Apabila permintaan sesuai dengan persyaratan maka permintaan TEA/STE
dimulai dengan dimintakan persetujuan berjenjang dimulai dengan konfirmasi kepada
konfirmasi kepada Direktur Pemeriksaan dan Penagihan atau Direktur Penegakan Hukum, dan
Direktur Pemeriksaan dilanjutkan dengan Persetujuan Direktur Jenderal Pajak.
dan Penagihan atau
Direktur Jenderal Pajak dan Direktur Pemeriksaan dan Penagihan, Direktur
Direktur Penegakan
Penegakan Hukum atau Direktur Jenderal Pajak dapat memberikan persetujuan
Hukum dan dilanjutkan
atau penolakan atas usulan dimaksud. Terhadap keputusan untuk menolak usulan,
dengan Persetujuan
Direktur Perpajakan Internasional menindaklanjuti dengan mengirimkan
Direktur Jenderal Pajak
pemberitahuan penolakan kepada pimpinan unit kerja di DJP melalui sistem.
Pengajuan usulan ke Pengajuan TEA ke luar negeri atau Usulan STE dari Pejabat yang Berwenang
Negara/ Yurisdiksi Mitra di Indonesia yang telah disetujui oleh Direktur Jenderal Pajak diajukan
usulan kepada Negara/Yurisdiksi Mitra.
Persiapan Dokumen Setelah mendapat konfirmasi persetujuan dari Negara/Yurisdiksi Mitra, EoI
TEA/STE Unit akan mempersiapkan dokumen TEA/STE yang akan dikirimkan kepada
Negara/Yurisdiksi Mitra dan Unit Internal DJP (Kantor Pusat, Kanwil dan KPP)
PENGUMPULAN INFORMASI

Pengumpulan Informasi
Subproses pengumpulan informasi merupakan proses untuk menerima informasi dan memasukkannya ke dalam sistem untuk diproses di tahapan-tahapan berikutnya,
termasuk menyimpan ke dalam back-up. Sebelum dilakukan back-up , EOI User akan memilah informasi berdasarkan format/tipenya sesuai dengan kebutuhan probis
yang terintegrasi/terhubung. Dokumen berbentuk fisik akan dipindai dan disimpan sesuai tata cara pengelolaan dokumen dalam modul Document Management
System (DMS).
Proses pengumpulan informasi dimulai ketika terdapat informasi dari:
• negara/yurisdiksi mitra
• unit kerja/proses bisnis internal DJP (KPP/Kanwil/Direktorat Terkait)
• lembaga keuangan (baik secara periodik maupun berdasarkan permintaan)
• wajib pajak (baik secara periodik maupun berdasarkan permintaan)
• klarifikasi informasi (apabila terdapat tambahan/perubahan atas informasi yang disampaikan atau jawaban atas permintaan klarifikasi)

Dalam konteks informasi yang diterima dari proses pertukaran informasi berdasarkan permintaan, informasi direkam ke dalam sistem, baik itu berupa data/digital
ataupun dokumen fisik dan/atau dokumen elektronik. Informasi tersebut kemudian dilakukan validasi sebelum dapat ditentukan tindak lanjut atas data/informasi
tersebut, dilakukan klarifikasi atau direkam ke dalam data warehouse DJP. Hal serupa juga berlaku pada data/informasi yang diterima dalam pelaksanaan spontaneous
EOI. Terdapat beberapa bentuk data yang dipertukarkan secara otomatis, periodik dan terstruktur, antara lain adalah informasi keuangan dari lembaga keuangan.
Lembaga keuangan memiliki kewajiban untuk menyampaikan informasi keuangan untuk kepentingan pelaksanaan peraturan perundang-undangan domestik dan
pertukaran informasi secara otomatis sesuai perjanjian internasional, dengan rincian sebagai berikut:
a. Domestik: semua Lembaga Keuangan melaporkan langsung ke DJP
b. Internasional
• Lembaga Keuangan dibawah pengawasan Otoritas Jasa Keuangan melaporkan informasi melalui SiPINA, untuk kemudian disampaikan kepada DJP
• Lembaga Keuangan lain melaporkan langsung ke DJP
Untuk informasi berupa Country by Country Report /Laporan per Negara (CbCR) dari WP dan informasi keuangan dari Lembaga Keuangan yang diterima melalui portal dan interface dengan SiPINA
akan dilakukan validasi saat diterima oleh sistem. Jenis informasi lain yang masuk ke dalam sistem diklasifikasikan sebagai hardcopy, softcopy, atau digital , dan diperlakukan sebagai berikut:

a) informasi digital masuk secara langsung ke database eksternal untuk disimpan sementara (back-up).
b) dokumen hardcopy dipindai dan diunggah ke dalam sistem.
c) dokumen softcopy , termasuk hasil pemindaian dokumen hardcopy , diunggah ke dalam sistem dan disimpan ke database eksternal, dan akan diberikan metadata.
 Aktivitas Pengumpulan Informasi

Pengumpulan Informasi
Dalam proses pengumpulan informasi yang berbentuk digital, informasi diterima
melalui:
• interface dengan sistem lain (seperti SiPINA dan Common Transmission
System); dan
• melalui portal (seperti informasi keuangan domestic).
Informasi tersebut divalidasi kemudian di back-up di database eksternal. Untuk
informasi keuangan dan CbCR, lembaga keuangan dan Wajib Pajak harus
mengenkripsi informasi tersebut sebelum mengunggahnya ke portal atau SiPINA.
Selain itu, untuk informasi keuangan yang disampaikan langsung ke DJP, sistem
akan memberikan notifikasi untuk menampilkan ringkasan yang menunjukkan
jumlah saldo, mata uang, dan informasi lainnya. Hal ini bertujuan agar lembaga
keuangan mengetahui apa yang mereka unggah dan sebagai tanda persetujuan
atas informasi yang diunggah.
Informasi selain informasi digital, EoI user akan melakukan klasifikasi atas
informasi yang diterima sebagai berikut:
1. Hardcopy; EoI user akan melakukan input meta data atas data hardcopy ke
dalam sistem dan mengirimkan dokumen fisik ke DMS. Penerima dokumen
fisik melakukan pemindaian secara manual ke database eksternal untuk di-
back-up dan meneruskan fisik dokumen ke proses retensi dokumen yang
terintegrasi dalam proses bisnis DMS. Memasukan Data Eksternal ke Database
2. Softcopy; EoI user akan melakukan input meta data atas data softcopy ke Informasi yang diterima dari proses pengumpulan informasi harus disimpan,
dalam sistem dan database eksternal untuk di-back-up. seperti apa adanya saat diterima dan tidak diubah sedikitpun, ke dalam database
eksternal.
PENGUMPULAN INFORMASI

Klarifikasi Informasi
Kegiatan klarifikasi terdiri dari beberapa jenis kegiatan, yaitu:
a) klarifikasi atas permintaan informasi, baik inbound maupun outbound, serta pengajuan usulan pelaksanaan TEA dan/atau STE, apabila belum
memenuhi persyaratan;
b) validasi atas informasi yang diterima;
c) klarifikasi atas informasi yang diterima;
d) pengawasan kepatuhan penyampaian informasi, baik secara periodik maupun berdasarkan permintaan; dan
e) pengawasan penyampaian tanggapan atas klarifikasi.
Proses klarifikasi informasi bertujuan untuk memeriksa validasi dari permintaan informasi baik dari DJP ke negara/yurisdiksi mitra atau sebaliknya. Proses
klarifikasi akan dilakukan di dalam sistem yang disertai dengan fitur notifikasi atau pengingat, sebagai bentuk pengawasan atas tanggapan klarifikasi
yang belum disampaikan, contohnya terkait dengan batas waktu pemberian klarifikasi. Berkaitan dengan EoI berdasarkan permintaan, terdapat dua jenis
tanggapan, yaitu:
• tanggapan sebagian (partially responded), dalam hal Informasi yang dapat disediakan pada saat itu hanya mencakup sebagian dari kebutuhan
informasi;
• tanggapan penuh (fully responded), apabila seluruh informasi yang dibutuhkan telah berhasil dikumpulkan dan disampaikan.
Selain bertujuan untuk melakukan validasi dan klarifikasi atas informasi yang masuk ke dalam sistem dan permintaan informasi yang belum memenuhi
persyaratan, subproses ini juga berfungsi sebagai sarana untuk melakukan pengawasan kepatuhan penyampaian informasi, baik secara periodik maupun
berdasarkan permintaan. Surat teguran atau himbauan atas ketidakpatuhan dapat diterbitkan dalam proses ini.
Pengawasan penyampaian tanggapan atas klarifikasi juga dilakukan dalam proses ini. Sebagai pelengkap, terdapat fitur pengingat dalam hal permintaan
klarifikasi belum ditanggapi dalam jangka waktu tertentu. Setelah pengingat dikirimkan namun tidak ditanggapi sampai dengan periode yang
ditetapkan, tindak lanjut atas hal ini dapat berupa pengembalian permintaan informasi (kepada Pejabat yang Berwenang atau pimpinan Unit Kerja).
 Aktivitas Klarifikasi Informasi

Memeriksa Validitas Permintaan Informasi/ Informasi yang Diterima

Petugas akan memeriksa 6 dimensi kualitas informasi (Akurasi, Kelengkapan, Konsistensi, Ketepatan Waktu, Validitas, dan Keunikan) dengan bantuan sistem yang berlaku.
Sistem akan membantu memvalidasi data baik untuk inbound maupun outbound sesuai dengan standar yang ditetapkan, baik standar yang berlaku secara internasional,
maupun standar yang ditetapkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku. Jika informasi valid maka akan dikirimkan notifikasi pemberitahuan melalui DMS, untuk
penerbitan surat pemberitahuan (acknowledgement letter) kepada Pejabat yang Berwenang di negara/yurisdiksi mitra bahwa informasi yang dikirimkan telah diterima dan
memenuhi persyaratan yang berlaku, dan diproses lebih lanjut dalam Transfer Informasi dan Perekaman. Jika informasi tidak valid maka dilakukan permintaan Klarifikasi
Informasi melalui DMS.
Monitor/Supervisi
Dalam proses monitoring/supervisi terdapat Dasbor Pengawasan yang akan berperan besar
dengan adanya fitur-fitur serta notifikasi yang akan disampaikan, meliputi:
• Untuk ILAP, Lembaga Keuangan, dan Wajib Pajak;
a) Jika tidak ada informasi yang diterima maka surat peringatan akan dikirimkan
b) Jika permintaan informasi tidak dipenuhi hingga batas waktu 30 hari maka sistem akan
memberi perpanjangan waktu 14 hari dan setelahnya dikirimkan surat peringatan.
c) Batas waktu dan tambahan perpanjangan waktu bervariasi untuk beberapa kasus bahkan
terdapat kasus yang tidak diperlukan perpanjangan waktu apabila tidak ada tanggapan
sebelum dikirimkan surat peringatan.
• Untuk negara/yurisdiksi mitra
Bentuk respon atas tidak dipenuhi atau tidak ada informasi yang diterima bergantung pada
kasus/kondisi yang meliputi:
a) notifikasi permintaan
b) notifikasi atas kegagalan menyediakan informasi
c) notifikasi penarikan permintaan informasi
d) pengiriman update status permintaan informasi
• Untuk pembuatan surat pemberitahuan kepada negara/yurisdiksi mitra akan di terbitkan
langsung oleh DMS dari mulai persiapan hingga pengiriman. Namun untuk Unit
Kerja/Proses Bisnis Internal DJP, notifikasi pemberitahuan akan dibuat dan dikirimkan
melalui sistem.
PENGUMPULAN INFORMASI

Perekaman
Proses perekaman merupakan upaya dalam pendokumentasian pertukaran informasi yang terjadi secara
terstruktur dan terintegrasi. Subproses perekaman berisi proses memasukan informasi ke dalam sistem untuk
pemanfaatan kedepannya setelah melalui proses validasi dan klarifikasi.

Memasukan Informasi ke Dalam

Sistem
Petugas mengambil informasi yang
sudah diterima dan valid dan
memasukkannya ke dalam sistem
melalui pengisian formulir. Apabila
informasi yang diterima dalam
bentuk hardcopy atau softcopy,
petugas memasukkan informasi
hasil pemindaian ke dalam sistem
dan data digital akan tersimpan di
data warehouse.
TRANSFER INFORMASI

Transfer informasi merupakan tahap penyampaian seluruh informasi yang

sudah diterima dan telah melewati tahap validasi serta klarifikasi dan/atau
informasi valid yang sudah dimiliki oleh DJP meliputi namun tidak terbatas
pada informasi valid yang didapatkan hasil dari pengecekan database
Transfer Informasi dalam rangka Permintaan Informasi dan Klarifikasi Informasi. Proses
transfer informasi mencakup permintaan masuk (inbound), di mana
informasi akan ditransfer ke Negara/Yurisdiksi Mitra dan permintaan ke luar
(outbound) di mana informasi ditransfer ke proses bisnis yang relevan di
DJP. Hal ini juga termasuk untuk informasi yang diterima dari pelaksanaan
EOI secara otomatis dan spontan.
Aktivitas Transfer Informasi

Menyiapkan dan Mentransfer Informasi

Dalam tahapan ini akan terjadi proses transfer atas informasi yang telah
dikumpulkan, diklarifikasi, dan divalidasi kepada negara/yurisdiksi mitra dan/atau
unit kerja/proses bisnis terkait di DJP. File yang akan dikirimkan dipastikan sudah
terenkripsi dan memenuhi persyaratan formal sebelum terjadinya pengiriman file
sesuai dengan standar prosedur yang berlaku. Proses pengiriman informasi berada
dibawah tanggung jawab Direktorat Perpajakan Internasional, selaku Pejabat yang
Berwenang di Indonesia, untuk informasi yang bersangkutan dengan
negara/yurisdiksi mitra. Salah satu bentuk persiapan data dalam pengiriman
informasi meliputi:
• Informasi Digital SIAP dalam bentuk enkripsi XML file.
• Informasi Digital Sistem Lainnya dikirimkan dengan protocol kata kunci
(password).
• Informasi Dokumen dipersiapkan secara manual sesuai SOP dan dikirimkan
melalui DMS.
Menerima dan Mengirim Laporan Pemanfaatan
Proses menerima dan mengirim laporan pemanfaatan dilakukan untuk
mendokumentasikan pemanfaatan data dan informasi yang telah tersampaikan
melalui mekanisme EOI on request dan/atau spontaneous EOI. Dalam hal ini, proses
bisnis yang bersangkutan wajib membuat dan mengunggah laporan pemanfaatan
informasi dan laporan tersebut akan disimpan pada data warehouse sebagai arsip.
Dalam hal negara/yurisdiksi mitra memberikan laporan pemanfaatan informasi
kepada DJP, laporan tersebut akan disimpan ke dalam data warehouse.
Untuk informasi yang diperoleh oleh DJP, dalam hal dipandang perlu DJP dapat
mengirimkan laporan pemanfaatan informasi. DJP mengirimkan Laporan Pelaksanaan
TEA di luar negeri dan STE yang dikirimkan melalui proses bisnis DMS kepada
negara/yurisdiksi mitra.
TRANSFER INFORMASI
Tujuan dari proses retensi dokumen adalah untuk memastikan dokumen hardcopy atau dokumen fisik yang
diterima setelah dikumpulkan, diklarifikasi, direkam dan ditransfer adalah benar sebagai dokumen yang
diterima sebagai isi dari informasi yang masuk dan keluar. Setelah registrasi dan pengunggahan dokumen telah
berhasil, dokumen akan terintegrasi dalam DMS dan versi fisik dokumen diarsipkan secara manual sesuai
instruksi sesuai dengan standar yang ditetapkan, baik standar yang berlaku secara internasional, maupun
standar yang ditetapkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku dan struktur pengamanan
dokumen internal DJP.

Retensi Dokumen

Registrasi Dokumen
Dalam registrasi dokumen, seperti yang sudah tersampaikan sebelumnya, dokumen fisik akan di pindai dan di
unggah ke dalam sistem. Setelah registrasi dan pengunggahan dokumen telah berhasil, dokumen akan
terintegrasi dalam DMS. Yang bertugas dalam mengunggah dokumen juga harus mengisi formulir yang
terdapat dalam sistem mengenai informasi-informasi relevan yang ada di dalam dokumen tersebut untuk
memudahkan pemanfaatan kedepannya.

Pengarsipan Dokumen
Dokumen yang sudah berhasil di registrasi dan di unggah ke dalam sistem, dokumen fisik yang diterima wajib
disimpan dalam pengarsipan dokumen sesuai dengan standar aturan yang berlaku secara internasional
dan/atau sesuai ketentuan domestik dan struktur pengamanan dokumen internal DJP untuk menjaga
keamanan dan kerahasiaan dokumen serta informasi yang terdapat didalamnya.
 Rangkuman Perbedaan Perbandingan Probis As-Is dengan To-be
Karakteristik
Database perpajakan
Pemindaian dokumen EOI ke dalam sistem
Integrasi dengan proses bisnis lain
Dasbor pengawasan
Permintaan informasi kepada Wajib Pajak (atas inbound
EOI on request)
Perekaman informasi dan data
Pemantauan pemanfaatan informasi
• Disposisi,
• Permintaan Informasi atau usulan pertukaran
informasi (secara spontan atau otomatis) dari
Probis/Unit Kerja terkait kepada Competent Authority
Indonesia
• Klarifikasi kepada Probis terkait
• Penyampaian informasi kepada probis/unit kerja
• Laporan pemanfataan data/informasi
Form Validasi (pemenuhan persyaratan formal dan
material)
Notifikasi/Pengingat:
• proses kerja selanjutnya (tindak lanjut)
• Jatuh tempo suatu proses
Pembuatan Status Message atas inbound AEOI CRS/FI
dan CbCR (via CTS)
Dokumentasi berkas masuk (inbound documents)
Penerbitan/pencetakan korespondensi (outbound
documents)
Proses bisnis as-is Proses bisnis to-be
Terdapat beberapa database dan aplikasi Integrated database (single source of truth)
Belum dilakukan perekaman/pemindaian dokumen ke dalam sistem informasi DJP Pengolahan dokumen terintegrasi dengan Document
Management System (DMS)
Dilakukan menggunakan komunikasi/korespondensi/nadine Melalui Case Management
Terdapat pada beberapa jenis kegiatan dalam proses bisnis EOI, yaitu: Ditambahkan Dasbor pengawasan untuk:
- AEOI on Financial Information (pendaftaran Lembaga Jasa Keuangan); dan • memantau kinerja proses bisnis EOI; dan
- AEOI on CbCR • memantau kepatuhan Wajib Pajak/Lembaga Jasa
Keuangan/ILAP
Dilakukan melalui KPP tempat WP terdaftar, sehingga membutuhkan birokrasi dan Permintaan langsung kepada Wajib Pajak melalui TAM/e-TPA
alokasi sumber daya yang lebih banyak. atau electronic channel lainnya
Perekaman database EOI dilakukan menggunakan excel dan aplikasi eoi-dgt Terintegrasi dalam sistem
Bergantung pada laporan pemanfaatan data yang disampaikan oleh Unit DJP/bisnis • Sistem memunculkan reminder/notifikasi pengingat untuk
proses terkait melaporkan pemanfaatan data
• Terdapat Data Utilization Dashboard
Menggunakan Nadine atau korespondensi manual Menggunakan Case Management
Pengisian form validasi secara manual dan Persetujuan Kepala Seksi secara manual Pengisian validasi dan Persetujuan Kepala Seksi/atasan
dilakukan di dalam sistem
Dilakukan secara manual (tanpa alat bantu tersistem) Sistem menyediakan Notifikasi/Pengingat, baik melalui case
management, maupun secara otomatis.
Semi manual Menggunakan full system
Tidak dilakukan pemindaian Beberapa jenis dokumen dilakukan pemindaian, tetapi tidak
direkam ke dalam sistem, sehingga disimpan di tempat
terpisah.
Menggunakan Nadine atau manual di luar sistem Dilakukan secara terintegrasi dalam Probis Document
Management System (DMS)
 Proses Bisnis Data Pihak Ketiga (DPK)
(Third Party Data)

Disclaimer : keseluruhan materi dalam dokumen ini disusun berdasarkan proses pembaruan proses bisnis sebagai bagian dari Proyek Pembaruan Sistem
Inti Administrasi Perpajakan (PSIAP). Setiap hal yang tercantum di dalamnya dapat mengalami perubahan sejalan dengan perkembangan proyek.

Hanya untuk kalangan internal DJP.

 Pada kondisi yang masih berjalan saat ini (as is), proses bisnis DPK mendapat tantangan dalam
pelaksanaannya, seperti:
1. Kanal elektronik (e-Channel) tidak dimanfaatkan secara maksimal dalam pengumpulan data dari
ILAP;
2. Tidak terdapat kamus data yang komprehensif;
Rancang Ulang 3. Tidak terdapat prosedur data outbound dengan system interfaces engine (mesin tampilan antar
muka);
4. Tidak terdapat dasbor pemrosesan data yang terintegrasi;
Proses Bisnis 5. Tidak terdapat dasbor kinerja ILAP dan Pemanfaatan Data yang terintegrasi; dan
6. Integrasi dengan proses bisnis lain masih dilakukan secara manual (melalui Nadine).

Pengembangan pada sistem inti administrasi perpajakan (SIAP) akan menciptakan proses bisnis yang

M e n g a pa P ro se s lebih sederhana, terintegrasi di dalam maupun di luar DJP. Kegiatan sentralisasi data serta
penyempurnaan dan pengembangan proses bisnis DPK dilakukan sebagai berikut:
1) Penambahan kanal elektronik (e-Channel) dalam proses pengumpulan data dari ILAP berupa
Bisnis DPK Harus 2)
interface dan portal Data Pihak Ketiga;
Pembuatan kamus data yang kompherensif dan mendorong pemenuhannya kepada ILAP;
B e r u ba h ? 3)
4)
Saluran dan prosedur data outbound dengan system interface engine (Megaware);
Terdapat dasbor pemrosesan data yang terintegrasi dengan proses bisnis BI;
5) Terdapat dasbor kinerja ILAP dan Pemanfaatan Data yang terintegrasi; dan
6) Pengelolaan atas dokumen ILAP yang terintegrasi dengan proses bisnis DMS.

Dengan adanya implementasi dan pemutakhiran sistem maka diharapkan akan terjadi aktualisasi
proses bisnis yang lebih efisien dan terstruktur. Proses bisnis DPK hanya akan berfokus kepada proses
pengumpulan data dan transfer data dikarenakan adanya integrasi sistem dan penyederhanaan alur
proses.
Gambaran Umum Proses Bisnis Data Pihak Ketiga
 Alur Proses Bisnis Data Pihak Ketiga (1)

1. Permintaan Data (Data Request)

a) Permintaan Data berdasarkan Kebijakan Kebutuhan Data (Data Discovery Policy) yang
dilakukan secara berkala. Kegiatan diawali dengan proses Usulan Kebutuhan atas Data Pihak
Ketiga yang akan diputuskan pada rapat Board of Directors (BoD). Hasil rapat tersebut kemudian
menghasilkan Kebijakan Kebutuhan Data dan akan ditindaklanjuti dengan pencarian data ke ILAP
atau pembelian data. Keseluruhan proses yang dahulunya dilakukan secara manual akan dibantu
dan diintegrasikan dengan Case Management.
b) Permintaan berdasarkan Inisiatif Sendiri (Based on Own Inisiative) dilakukan oleh proses bisnis
yang relevan akan menggunakan Case Management.
2. Pengumpulan Data (Data Gathering)
Data yang dikumpulkan akan diterima melalui kanal Penerimaan DPK yang berasal dari dua sumber
yaitu e-Channel (kanal elektronik) melalui interface dan portal DPK dan non-e-Channel (kanal manual)
adalah manual (fisik maupun flashdisk/email dsb). Aktivitas dalam proses ini dapat dijabarkan menjadi
dua tahapan yaitu:
a. Reviu Data (Pemeriksaan/Pengecekan Data)
b. Pemindaian dan Pemrosesan Ke DMS
 Alur Proses Bisnis Data Pihak Ketiga (2)

3. Klarifikasi Data (Data Clarification)

Klarifikasi Data secara umum meliputi proses:
• Proses pengecekan kesesuaian data dengan persyaratan atau ketentuan
• Administrasi Surat Pemberitahuan Kelengkapan Data dan Informasi serta Surat Klarifikasi ke ILAP
• Pemantauan kinerja ILAP dan pembuatan laporan kinerja ILAP
Secara umum aktivitas inti dalam proses klarifikasi data dapat dijabarkan sebagai berikut:
a. Pengecekan Kesesuaian Data (Kamus Data dan Aturan)
b. Kategorisasi Data Eksternal
c. Pemberian Flag pada Data ICALEP
d. Penerbitan Surat Pemberitahuan Kelengkapan Data dan Informasi (PKDI)
e. Penerbitan Surat Klarifikasi
f. Pengecekan Performa ILAP dalam Dasbor
g. Penerbitan Surat Teguran
h. Pengeskalasian Ke Pimpinan
i. Penyusunan Laporan ILAP Nonresponsif
j. Pemrosesan Pengusulan IDLP/Audit Tujuan Lain
 Alur Proses Bisnis Data Pihak Ketiga (3)

4. Perekaman Data (Data Recording)

Proses perekaman dilakukan melalui pemberian ID terlebih dahulu oleh sistem (otomatis), setelah
divalidasi (transactional vs non-transactional data). Pemberian ID tersebut lalu dapat direviu oleh
pengguna sebelum disetujui.

5. Identifikasi Data (Data Identification)

Setelah proses perekaman ID data dilakukan, sistem akan melakukan pengecekan terhadap NPWP.
Apabila NPWP valid, maka akan langung menuju menu proses transfer data. Apabila NPWP tidak valid,
maka akan dilakukan pengecekan dengan bantuan DQM sebagai tindak lanjut dari proses matching
data tersebut.

Aktivitas pencocokan data dilakukan oleh sistem (otomatis). Data Row (Baris data) yang dapat
diidentifikasi akan dikirim ke aktivitas persiapan dan reviu data (pada proses Data Transfer) dan akan
ditandai sebagai data yang teridentifikasi. Baris data yang tidak dapat diidentifikasi akan ditandai
sebagai data yang tidak teridentifikasi. Sementara itu, terdapat juga baris data yang ditandai sebagai
need manual identification untuk data yang perlu diidentifikasi secara manual oleh user.
 Alur Proses Bisnis Data Pihak Ketiga (4)

6. Transfer Data (Data Transfer)

a. Persiapan Pemeriksaan Data (Prepare and Review)
Dalam Persiapan Pemeriksaan Data akan dilakukan :
• Reviu Kinerja Data (Data Performance Review), yaitu Pembuatan pelaporan yang berisi performa tiap batch
data (terstruktur maupun tidak terstruktur). Penelitian data tidak terstruktur akan dilakukan dengan bantuan
DMS. Laporan hasil evaluasi pengendalian mutu akan dibuat tiap bulan, dan data yang telah lolos
penjaminan kualitas akan dikirim ke Data Warehouse (DWH)
• Penyesuaian Data (Data Normalization), yaitu proses penyesuaian terhadap masing-masing baris data yang
perlu penyesuaian (termasuk dalam penataan struktur data), apabila perlu dilakukan penyesuaian.
b. Pengiriman Data
Data yang telah direviu dan disesuaikan akan disimpan di DWH. Sementara itu, pengetahuan baru yang didapat
dari data akan dikirim ke Knowledge Management. Dasbor pengolahan (Data Processing Dashboard) sudah
terintegrasi secara menyeluruh. Dasbor sendiri berisi performa tiap ID batch data.
c. Pengecekan Utilisasi Data Pada Dasbor
Utilisasi data dapat dilihat pada Dashboard utilisasi DPK yang terhubung ke BI; staf unit pengolah data
(berdasarkan penugasan dari Supervisor) dapat membuat laporan utilisasi data, yang kemudian dikirim ke ILAP
maupun proses bisnis relevan yang memerlukan.
d. Penyusunan Laporan Utilisasi Data Kepada ILAP
Penyusunan Laporan Utilisasi Data yang akan diberikan kepada ILAP. Jumlah data yang ditampilkan adalah
dalam per ILAP dan per jenis data serta terdapat informasi jumlah data yang dimanfaatkan, dan juga RBP yang
menggunakannya serta bagaimana RBP tersebut menggunakannya.
 Alur Proses Bisnis Data Pihak Ketiga (5)

7. Retensi Dokumen (Retention of Document)

a. Dokumen fisik yang dikumpulkan dari subproses pengumpulan data diarsipkan dalam
penyimpanan dan akan dimusnahkan setelah jangka waktu tertentu.
b. Tujuan utama dari proses Retensi Dokumen adalah menyediakan cadangan apabila hasil
pemindaian tidak dapat terbaca oleh sistem atau ditemukan kesalahan.
c. Data yang diarsipkan akan dikatalogkan untuk mengakomodasi proses pencarian di masa depan.
Perubahan Proses
Bisnis Data Pihak
Ketiga (1)
Perubahan Proses
Bisnis Data Pihak
Ketiga (2)
Perubahan Proses
Bisnis Data Pihak
Ketiga (3)
 Rangkuman Perubahan Proses Bisnis Data Pihak Ketiga

1. Proses bisnis terintegrasi dengan SIAP melalui Case Management, serta terkoneksi dengan
DMS termasuk pengolahan dokumen cetak (hardcopy).
2. Penambahan kanal elektronik berupa Portal Data Pihak Ketiga pada proses penerimaan
data dengan fitur notifikasi, penerbitan tanda terima secara otomatis serta validasi atas
data yang diterima dari pihak ketiga.
3. Validasi data yang diterima dari ILAP dilakukan sejak awal data disampaikan pada saat
pemrosesan, dan penjagaan kualitas data melalui proses bisnis DQM.
4. Terdapat dasbor Kinerja ILAP, Dasbor Pengolahan Data Pihak Ketiga, dan Dasbor
Utilitas/Pemanfaatan Data Pihak Ketiga yang terintegrasi dengan SIAP.
 Manfaat Perubahan Proses Bisnis Data Pihak Ketiga

1. Proses Permintaan kebutuhan data dan komunikasi lebih mudah dan optimal dengan
Case Management yang terintegrasi dalam sistem SIAP.
2. Tersedianya Portal Data Pihak Ketiga yang meningkatkan produktivitas dengan fitur-fitur
yang memberikan kemudahan bagi ILAP dalam memenuhi kewajibannya.
3. Format penyamapaian data lebih terstruktur, sesuai dengan kamus data dan kebutuhan
DJP.
4. Evaluasi atas kinerja pengolahan data, pemanfaatan data, dan performa ILAP dapat
dipantau secara real time dalam dasbor.
5. Proses reviu (Quality Control) dan proses cleansing data yang berkelanjutan dalam satu
sistem yang terintegrasi.
Proses Bisnis Data Quality Management (DQM)

Disclaimer : keseluruhan materi dalam dokumen ini disusun

berdasarkan proses pembaruan proses bisnis sebagai bagian dari
Proyek Pembaruan Sistem Inti Administrasi Perpajakan (PSIAP).
Setiap hal yang tercantum di dalamnya dapat mengalami
perubahan sejalan dengan perkembangan proyek.

Hanya untuk kalangan internal DJP.

 1. Manajemen kualitas data DJP belum terintegrasi,
sehingga proses penjaminan kualitasnya pun masih
Rancang Ulang dilakukan secara terpisah-pisah dengan standar
yang berbeda
Proses Bisnis
2. Data yang akan diterima DJP di masa mendatang
akan semakin banyak dan bervariasi
M e n g a pa P ro se s
3. Terintegrasinya data DJP ke dalam satu database di
Bisnis DQM Harus SIAP yang akan datang sehingga diperlukan DQM
B e r u ba h ? yang terintegrasi dan terotomatisasi
4. Monitoring dan evaluasi kualitas data belum
terintegrasu seehingga Business owner pun
kesulitan untuk berperan aktif melakukan
pemantuan dan evaluasi atas kualitas data DJP
GAMBARAN UMUM PROSES BISNIS DATA QUALITY MANAGEMENT (DQM)

Data Quality Management (DQM) merupakan proses bisnis yang tujuan utamanya adalah untuk
menjaga data yang ada di Direktorat Jenderal Pajak (DJP) telah memenuhi standar kualitas data yang
telah ditetapkan. Data yang diperoleh DJP dari berbagai sumber dan saluran akan melalui serangkaian
proses manajemen kualitas data untuk memastikan agar data tersebut dapat dimanfaatkan dengan
baik. Pada akhirnya, proses bisnis DQM menjadi salah satu pendukung terwujudnya single source of
truth (SSOT) di Direktorat Jenderal Pajak.

Ruang Lingkup Proses Bisnis Data Quality Management ini terdiri

dari empat bagian secara garis besar.
RUANG LINGKUP PROSES BISNIS DATA QUALITY MANAGEMENT (DQM) 35

DATA QUALITY MANAGEMENT

DATA QUALITY
MONITORING AND
DATA PROFILING DATA CLEANSING DATA ENRICHMENT EVALUATION

Data Quality in Data Source and

Technical Data Cleansing Monitoring
Repository Layer Indicator Acquisition

Data Quality in Data Data Matching Execution

Manual Data Cleansing Evaluation
Integration Layer

Attribute Enrichment
 36

• Library of
• Technical & Manual Data Cleansing
Validation & Data Data Quality SME & Business • Dashboard of Data Cleansing
Quality Rules Framework Owner • Kemudahan dalam trace sumber error
• 6 DQ Dimensions : Bersama DQ Analyst
Completeness menentukan DQ
Validity
Framework
Accuracy Konfirmasi
Consistency
Timeliness
Uniqueness Data Penentuan
Cleansing Atribut Data
Rejected Data
Mendukung
SSOT
V
Integrasi
A
L
ke DWH
WP/
I
Pegawai D
Proses Bisnis
DJP A terkait Operational
T Database Dilakukan ETL Data Data
(Transaksional) Dilakukan Warehouse
I Assessment Enrichment
Assessment
O
Sumber N
(Repository Layer) (Integration Layer)
eksternal
Input/Send Data Profiling
Data

Validation at the point of entry

Monitoring dengan Data
Quality Overview Dashboard Report Dashboard
& Report

SME & Business

Melakukan Owner
enhancement Direview
Input/Masukan/Saran
pada Data Monitoring & Evaluasi
Quality Data Quality Analyst Sebagai Pertimbangan dalam
Framework melakukan perubahan Tata
Kelola Data
 Data Quality in Repository Layer

Tier 3
A
S Valid Data
Officer Data
- Extract Invalid
Data
I Tier 1
OLTP Database Cleansing
s Validasi
Assessment in
Exception
Repository Layer
• Level GUI & API Belum sepenuhnya
• Assessment 6 Data Quality Dimension
• Belum terintegrasi otomatis
Taxpayer • Beberapa aplikasi
• Data Quality Rules belum terintegrasi

Valid Data

T
O Pegawai DJP
Data Extract Invalid
- Data
B CTAS Data Quality Exception Handler
Database
E Validasi Database
Automatic Assessment in Repository Layer Exception
Wajib Pajak
Instansi • Level GUI & API
Lembaga • Assessment 6 Data Quality Dimension Menangkap exception
• Terintegrasi
Asosiasi • Satu aplikasi data secara otomatis
Pihak lain • Berdasar pada Data Quality Framework yang
Terintegrasi 37
DATA QUALITY IN REPOSITORY LAYER

Pegawai DJP, Wajib Pajak, Instansi, Lembaga, Asosiasi, dan pihak-pihak lain (ILAP) pada proses bisnis
pemrosesan data pihak ketiga menginput data terkait melalui Application Programming Interface (API)
dan Graphical User Interface (GUI). Dalam aktivitas ini, data yang diinput akan divalidasi untuk menjaga
kualitas data yang masuk ke dalam sistem, misalnya terkait format NPWP, NIK, tanggal, nilai uang, dan
sebagainya. Setelah melewati validasi tersebut, selanjutnya data akan disimpan di database CTAS. Untuk
kondisi sekarang, sudah terdapat validasi pada tingkat entri data, namun validasi tersebut belum
dilakukan secara terintegrasi. Dengan sistem yang baru, validasi in the point of entry, akan dilakukan
secara terintegrasi terhadap semua data yang diproduksi oleh setiap proses bisnis DJP.

Profiling pada repository layer menggambarkan aktivitas manajemen kualitas data setelah data melalui
validasi pada point of entry. Identifikasi kualitas data yang dilakukan pada repository layer ini dapat
meliputi analisis atas domain, assessment dari segi kelengkapan, validitas, dan integritas struktural atas
data tersebut.
DATA QUALITY IN REPOSITORY LAYER

Kegiatan tersebut dimulai dengan penelaahan atas kualitas data yang ada dengan menggunakan rules-
rules yang telah ditetapkan pada data quality framework (kerangka kualitas data) yang telah dibuat
bersama dengan tiap tiap business owner. Data yang tidak memenuhi standar kualitas data yang
ditetapkan akan masuk secara otomatis ke dalam exception handler, untuk selanjutnya dilakukan proses
data cleansing.

Adapun untuk kondisi saat ini, sudah terdapat assessment dengan menggunakan enam dimensi kualitas
data pada repository layer, namun masih terpisah dalam beberapa aplikasi dan belum ada data quality
rules yang terintegrasi. Dengan sistem CTAS yang baru, asessement kualitas data dan data quality rules
akan terintegrasi dalam data quality framework.
Data Quality in Integration Layer
Limited Optional Data Cleansing
Data Quality Rules Invalid Data
Koreksi data secara otomatis berupa
standarisasi data
Data Quality Analyst
DB Cleansing A
Transform
s
Data Valid Data

Extract Load -
Database Tier 1c DWH
Tier 3 DWH
I
Assessment in s
Integration Layer
• Assessment 6 Data Quality Dimension
• Data Quality rules belum terintegrasi

Optional Data Cleansing

Data Quality Rules Invalid Data
Koreksi data secara otomatis berupa
Standarisasi data dan Deduplikasi
Data Quality
Exception
T
Analyst
Transform Handler
O
Data Valid Data

Extract Load
-
CTAS
Database
Staging
Data Warehouse
B
Database
Automatic Assessment in E
Integration Layer
• Assessment 6 Data Quality Dimension
• Berdasar pada Data Quality Framework yang
Terintegrasi
7
DATA QUALITY IN INTEGRATION LAYER

Integration Layer adalah titik dimana data akan diintegrasikan dari OLTP database ke data warehouse.
DQM menyiapkan aturan kualitas data yang digunakan dalam proses ETL (Extract, Transform, Load) yang
dilakukan oleh proses bisnis BI (Business Intelligence). DQM melakukan identifikasi Data Quality Check
Points (titik pemeriksaan kualitas data) pada staging database dalam rangka proses ETL. Setelah itu, DQM
melakukan pemeriksaan terkait absolute data quality (kualitas data absolut) dan optional data quality
(kualitas data opsional). Bersama dengan pemilik bisnis, dan/atau SME, Data Quality Analyst akan
mengidentifikasi sumber dan target data dalam proses ETL ini untuk memastikan data hasil ETL
memenuhi standar kualitas data yang ditetapkan.
Data-data yang valid akan diteruskan ke data warehouse CTAS, dan data yang invalid (tidak memenuhi
standar kualitas data) akan masuk ke exception handler secara otomatis untuk kemudian dilanjutkan ke
proses data cleansing. Dengan sistem CTAS yang baru, data quality rules akan terintegrasi dalam Data
Quality Framework
 Data Cleansing (Technical & Manual)

Error Valid Data

A Data
•
Analyst
Proses deteksi eror masih belum
Hasil Cleansing

S Exception •
sepenuhnya otomatis
Standarisasi Data & Deduplikasi Database
belum sepenuhnya otomatis
- Handler
• Keterlibatan Business Owner
Update the result
Pemutakhiran belum
belum tergambar jelas
I sepenuhnya otomatis

Standardize Data No Valid Data Hasil Cleansing

• Sistem melakukan
Standarisasi Data
secara otomatis CTAS
T Error
Data
Detect Data Quality
Database
Alert Update the result
O • Deteksi secara
otomatis •
Data Quality Analyst
Menyarankan solusi
Pemutakhiran
otomatis
Exception Need Manual
- Handler
• Analisis eror secara
otomatis Remove Duplication Data Cleansing?
• Case Management

• Sistem menganalisis
B duplikasi data secara
otomatis
Data Quality Data Quality
Analyst
E Further Analysis Yes
Analyst

• Analisis mendalam Finalizing

oleh Analis
Business Owner • Validasi
• Case
• Konfirmasi dan/atau Management
koreksi data
• Case Management
8
DATA CLEANSING

Data Cleansing adalah proses mendeteksi dan memperbaiki/menghapus data yang error atau tidak akurat
dari kumpulan data, tabel, atau basis data. Tujuan proses data cleansing adalah untuk mengoreksi data secara
sistematis, sehingga bisa lebih menghemat biaya dan waktu. Pembersihan data ini dilakukan secara otomatis
melalui sistem (subproses Technical Data Cleansing), dan dapat juga dilakukan lebih lanjut dengan proses
manual (subproses Manual Data Cleansing).

Untuk kondisi yang ada saat ini, proses data cleansing belum sepenuhnya dilakukan secara otomatis baik dari
sisi pendeteksian data error, standardisasi, dan pemutakhiran. Di samping itu, belum ada skema keterlibatan
pemilik proses bisnis secara jelas. Dengan sistem SIAP yang baru, proses data cleansing akan dapat berjalan
otomatis, dan bila diperlukan lebih lanjut dapat dilakukan secara manual. Pemilik proses bisnis dapat
berperan dalam mengkonfirmasi dan atau mengoreksi hasil data cleansing, serta skema keterlibatannya
teradministrasikan dalam case management.
 Technical Data Cleansing

Subproses ini dijalankan oleh sistem untuk mendeteksi dan membersihkan data-data yang tidak sesuai
dengan parameter kualitas yang ditentukan dalam Data Profiling. Dalam subproses ini, ada beberapa
aktivitas yang tercakup, yaitu antara lain:
i. Data Standardization
Dalam aktivitas ini, sistem akan melakukan standardisasi data secara otomatis sehingga data yang berasal
dari berbagai macam sumber akan memiliki level standard yang sama.
ii. Remove Duplication
Aktivitas ini akan menghilangkan data duplikat secara komprehensif dan otomatis. Keuntungan dari
menghilangkan data duplikat adalah agar DJP mudah mengembangkan satu versi lengkap basis data
Wajib Pajak yang terpercaya.
Hasil dari technical data cleansing ini dapat dipantau melalui dashboard oleh Data Quality Analyst. Pemantauan
ini akan membantu untuk menentukan apakah diperlukan manual data cleansing lebih lanjut atau tidak.
Apabila tidak diperlukan, maka data tersebut dapat dinyatakan valid dan disimpan dalam database SIAP
Manual Data Cleansing

Subproses ini mengatur pembersihan data manual yang dilakukan terhadap data yang masih tidak akurat
sebagai hasil dari analisis kualitas data setelah dilakukan data profiling dan technical data cleansing. Data
Quality Analyst bekerja sama dengan pemilik proses bisnis akan mengidentifikasi sumber kesalahan data
dan melakukan koreksi jika diperlukan. Dalam konteks kualitas data, pihak yang bertanggung jawab untuk
menjaga kualitas data adalah pemilik data.

Sebagaimana technical data cleansing, hasil dari manual data cleansing ini juga dapat dipantau melalui
Dashboard oleh Data Quality Analyst. Data yang telah dinyatakan valid akan dilakukan update ke dalam
database SIAP
 Data Enrichment
Enrichment Process
Determining List of Attribute
to be Enriched
A
Error Data
DB Masterfile Database Cleansing DB SIDJP as
s
Analyst & Business Owner Reference Data
• Perumusan list of attribute untuk
enrichment belum terintegrasi
-
I
Deploy hasil enrichment
Enrich Data s
• Analis memperkaya data Profil Data Quality
WP menggunakan sumber lain Analyst
(DJPonline)

Determining List of Attribute Matching & Enrichment Process

to be Enriched
T
Match Data With
Enriched Attributes
O
Data Quality Analyst & Business CTAS Matching Process Match Data Enrichment Process
Owner Database Internal &
External Data • Proses otomatis • Proses otomatis -
• Protokol dalam merumuskan list • Konfigurasi Metode dan Threshold • Enrichment lebih fleksibel dan
of attribute untuk enrichment
sudah ditentukan
• Dashboard proses & hasil
matching •
configurable
Dashboard proses & hasil
Datamart for
Enriched Data B
• Terintegrasi dan Disimpan dalam enrichment

•
Data Quality Framework
Dapat dikonfigurasi
Data Quality
Framework
E
Data
Warehouse

9
Data Enrichment

Data enrichment adalah proses melengkapi data yang kosong dan/atau memperkaya data internal dengan
data eksternal dan atau data internal lainnya yang telah diyakini kebenarannya, sehingga diperoleh data
yang lengkap dan semakin kaya, yang pada akhirnya akan meningkatkan kualitas dari data tersebut.
a. Determining List Of Attribute to be Enriched
Pada tahap ini, Data Quality Analyst bekerja sama dengan Business Owner dan Subject Matter Expert
untuk mengidentifikasi atribut data yang perlu dicocokkan dalam rangka memperkaya data.
b. Matching & Enrichment Process
Setelah atribut data ditetapkan, pelaksanaan matching (pencocokan) data akan dilakukan. Proses ini
mencocokkan dua data dengan pengidentifikasi yang sama tetapi memiliki atribut yang berbeda.
Misalnya data Wajib Pajak dari data masterfile WP dan data Wajib Pajak dari data pihak ketiga dengan
nama dan tanggal lahir yang sama, tetapi memiliki alamat yang berbeda akan dicocokkan dengan
mengidentifikasi data dengan akurasi yang lebih tinggi. Selanjutnya, adalah proses enrichment
(pengayaan) data, yang dilakukan secara otomatis oleh sistem
 Monitoring & Evaluation
Monitoring Evaluation

Database
A
Business Owner Analyst Update the result
S Monitoring • Belum ada sarana • Sarana penerimaan • Pemutakhiran
•
Business Owner komunikasi terintegrasi masukan/saran dari
- Pengumpulan data belum
sepenuhnya otomatis • Business Owner sulit
memonitor kualitas data
dalam sistem BO belum tersistem
belum sepenuhnya
otomatis
Database • Belum ada Dashboard
I
s

Monitoring Evaluation

Data Quality
T Database
Monitoring Business Owner
O • Pengumpulan data otomatis
• Masukan/saran/feedback
Data Quality Analyst
•
Update the result
Pemutakhiran
Data Quality • Dashboard dan Report secara • Penerimaan
- Database otomatis diberikan periodik melalui
system melalui Case
masukan/saran dari
BO melalui •
otomatis.
Perubahan
Management
B Business Owner
• Pengguna data memberi
sistem/Case
Management
Framework semua
Probis
feedback melalui Case terdokumentasi dan
E • Kemudahan memonitor,
Review & Analisis kualitas data
Management terintegrasi pada
• Identifikasi perubahan tata satu tempat.
Kelola data
Data Quality Analyst
• Analis memberi saran
Improvement
• Case Management
10
Data Monitoring

Dalam subproses monitoring data, sistem akan secara otomatis mengumpulkan hasil penilaian atas tingkat
kualitas data dan melaporkannya ke dalam dashboard secara otomatis, untuk dapat dilakukan pemantauan
baik oleh Data Quality Analyst maupun Business Owner. Analis dapat memberikan saran untuk peningkatan
kualitas data. Business Owner dapat memonitor dan mengidentifikasi perubahan tingkat kualitas data pada
dashboard tersebut.
Pada saat ini proses pengumpulan hasil penilaian atas tingkat kualitas data dalam rangka monitoring data
belum dilakukan secara otomatis, dan belum terdapat dashboard monitoring, sehingga pemilik proses bisnis
akan sulit memonitor kualitas data DJP. Dengan sistem CTAS yang baru, proses pengumpulan untuk
peningkatan kualitas data sudah terintegrasi dan dilakukan secara otomatis. Selain itu juga terdapat
dashboard untuk memonitor kualitas data secara menyeluruh, berdasarkan masing-masing dimensi kualitas
data, maupun berdasarkan masing-masing proses bisnis. Data Quality Analyst dapat memberikan saran
peningkatan kepada pemilik proses bisnis berdasarkan nilai kualitas data. Pemilik proses bisnis juga akan
lebih mudah memonitor kulaitas data dan menerima masukan melalui case management.
Data Evaluation

Subproses ini merupakan tindak lanjut atas pemantauan kualitas data oleh Business Owner. Data Quality
Analyst pada unit DQM di Kantor Pusat Direktorat Jenderal Pajak menerima compiled feedback yang
diperoleh dari KPP dan Kanwil tersebut melalui case management. Feedback tersebut digunakan oleh Data
Quality Analyst untuk merancang pemutakhiran/perubahan aturan-aturan bisnis yang diperlukan dalam
rangka meningkatkan kualitas data. Perubahan aturan bisnis yang dapat diimplementasikan tersebut akan
didokumentasikan secara terintegrasi pada Data Quality Framework.
Pada saat ini, masukan/saran peningkatan kualitas data masih sulit dikomunikasikan karena belum ada
sarana komunikasi yang terintegrasi dengan sistem, sehingga pemutakhiran yang dilakukan atas evaluasi
pun belum otomatis. Dengan sistem SIAP yang baru, masukan/saran peningkatan kualitas data akan
terintegrasi dan disampaikan secara periodik melalui case management. Pemutakhiran yang dilakukan atas
evaluasi akan bisa diterapkan secara otomatis ke dalam sistem. Selain itu, dimungkinkan juga perubahan
framework di masing-masing proses bisnis, dan akan terdokumentasi dan terintegrasi di satu tempat.
Proses Bisnis Document Management System (DMS)

Disclaimer : keseluruhan materi dalam dokumen ini disusun

berdasarkan proses pembaruan proses bisnis sebagai bagian dari
Proyek Pembaruan Sistem Inti Administrasi Perpajakan (PSIAP).
Setiap hal yang tercantum di dalamnya dapat mengalami
perubahan sejalan dengan perkembangan proyek.

Hanya untuk kalangan internal DJP.

 Secara garis besar Document Management System
menjadi lebih optimal melalui digitalisasi core tax
Rancang Ulang system yang diharapkan dapat menciptakan proses
Proses Bisnis bisnis yang lebih efisien. Peningkatan-peningkatan
yang diharapkan terutama antara lain
1. DMS yang tersentralisasi dan terintegrasi untuk
M e n g a pa P ro se s semua unit di DJP,
Bisnis DMS Harus
2. Optimalisasi pemanfaatan dokumen
B e r u ba h ?
3. Optimalisasi Fasilitas Pencadangan (Backup) file
dokumen, dan
4. Penggunaan Tanda Tangan Elektronik dan Segel
Elektronik.
GAMBARAN UMUM PROSES BISNIS DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DMS)

Document Management System (DMS) secara umum adalah sebuah

sistem yang terintegrasi dalam hal pengelolaan dokumen, mulai dari
penerimaan/pembuatan dokumen, pengaturan hak akses maupun
migrasi/pemindahan dokumen, hingga pengarsipan dan pemusnahan
dokumen.

Document Management System juga digunakan untuk mengelola

aliran dokumen yang memungkinkan pemantauan lokasi fisik
dokumen, migrasi/perpindahan dokumen yang tepat antar unit dan
pemberian tautan dokumen-dokumen yang terkait terhadap suatu
kasus atau pekerjaan yang sedang ditangani.

Ruang Lingkup Proses Bisnis Document Management System ini terdiri

dari empat bagian secara garis besar.
RUANG LINGKUP PROSES BISNIS DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DMS)

DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

Peminjaman
Manajemen Dokumen Dokumen Outbound Monitoring dan
dokumen yang Pemusnahan Dokumen
Kasus dan Inbound
tersentralisasi

Permintaan Tautan dokumen- Administrasi Dokumen

Akses/Peminjaman Tracking Dokumen
dokumen terkait kasus Keluar
Dokumen

Persetujuan, Transfer dan Administrasi Dokumen Migrasi Dokumen Fisik

Pengembalian Dokumen Masuk

Pemusnahan Dokumen
Pencadangan Dokumen
 Permintaan Akses/Peminjaman Dokumen

Tracking Dokumen

Nomor Unik, NPWP,

Status
NIK, Judul, kata kunci
dokumen
lainnya

Melakukan pemeriksaan Nomor Unik, NPWP, NIK,

Nomor Unik, NPWP, NIK, ketersediaan dokumen Judul, kata kunci lainnya
Judul, kata kunci lainnya
Permintaan
Sistem
akses/ Persetujuan
• Cek keberadaan dokumen peminjaman Akses/Peminjaman Dokumen
Pegawai DJP • Cek status dokumen dokumen

Document Management System

1) Pencarian dokumen
Pegawai DJP yang membutuhkan dokumen dapat mencari dokumen yang dibutuhkan
berdasakan parameter tertentu seperti NPWP, NIK, konten, tipe dokumen, judul, masa
pajak, tahun pajak, nama kasus, nama Wajib Pajak, nomor dokumen, tanggal, dan
sebagainya. Kemudian, sistem mencari dokumen-dokumen terkait yang disediakan oleh
subproses Tracking Dokumen yang akan mencari dokumen sesuai parameter yang telah
dimasukkan dan menampilkan hasil dokumen tersebut beserta status ketersediaannya. Atas
dokumen yang bersifat rahasia, dokumen tersebut tidak ditampilkan ke dalam hasil
pencarian.
2) Proses permintaan dokumen
Jika dokumen yang dicari tersedia, maka pegawai tersebut dapat melanjutkan aktivitas
untuk dapat mengakses dokumen tersebut melalui subproses Persetujuan, Transfer dan
Pengembalian Dokumen. Namun jika dokumen yang dicari tidak tersedia/tidak ditemukan
pegawai tersebut dapat kembali mencari dokumen dengan parameter pencarian yang
berbeda.
 Persetujuan, Transfer dan Pengembalian Dokumen

Pemberitahuan
Mengajukan Dokumen
Tidak Waktu Fisik?
perpanjanga?
Peminjaman
Dokumen dengan
Disetujui? 2 Ya
watermark* 3 4 Tidak
Tidak

Ya Ya
Pegawai DJP

Tanda Terima
Masa Akses
Proses Pemberian dan Dokumen
Fisik Dokumen
Persetujuan watermark*
Elektronik berakhir
Pejabat yang berwenang

Tidak Tidak

Nomor Unik, NPWP, NIK,

Judul, kata kunci lainnya Mengambil Proses Proses
Ya Ya
1 informasi 2 Peminjaman Pengembalian
dokumen Dokumen Fisik Dokumen Fisik
Memiliki hak Dokumen
akses? fisik? Tanda terima
Status Dokumen

Administrasi
Dokumen Keluar Status
Dokumen Tracking Dokumen
Permintaan
Akses/Peminjaman
Dokumen

Document Management System

Terhadap dokumen hasil pencarian pegawai dari subproses Permintaan Akses/Peminjaman Dokumen, jika
pegawai yang melakukan pencarian dokumen memiliki hak akses, maka sistem akan melanjutkan aktivitas
ke Mengambil Informasi Dokumen tergantung tipe dokumen tersebut. Untuk dokumen fisik, prosedur
pengambilannya akan dilanjutkan ke aktivitas Administrasi Dokumen Keluar dan Tracking Dokumen.
Sedangakan untuk dokumen digital, dapat juga diberi watermark oleh sistem jika dokumen dibutuhkan
agar dapat diakses oleh pihak selain yang mempunyai hak akses.

Namun jika pegawai yang melakukan pencarian dokumen tidak memiliki hak akses, pegawai tersebut
dapat mengajukan hak akses atas dokumen tersebut. Jika disetujui dalam oleh pejabat berwenang
sebagai pemilik dokumen, maka akan dilanjutkan ke tahap Mengambil Informasi Dokumen dan seterusnya
sebagaimana dijelaskan di atas.

Hak akses terhadap dokumen-dokumen tersebut memiliki batas waktu peminjaman. Jika batas waktu
habis, maka untuk dokumen digital akan terhapus dari akun pegawai (tidak lagi dapat mengakses
dokumen tersebut) dan untuk dokumen fisik harus dikembalikan (melalui proses pengembalian dokumen
fisik). Namun sebelum batas waktu berakhir, pegawai dapat mengajukan perpanjangan hak
akses/peminjaman, dan alur pun kembali ke Proses Persetujuan oleh pejabat yang berwenang.
 Manajemen Dokumen Kasus

Tautan ke dokumen

Dokumen terkait
kasus/pekerjaan
System
Nomor Unik, NPWP, NIK,
Judul, kata kunci lainnya
• Mencari dokumen yang Proses Pembuatan
terkait kasus/pekerjaan Persetujuan Watermark*
• Menyiapkan dokumen
terkait kasus/pekerjaan
Pegawai DJP Case Management
System • Membuat tautan
dokumen

Pejabat yang
Akses Dokumen via
berwenang
QR Code

Pihak Lain

Document Management System

 Pencarian Dokumen
Pegawai DJP melalui masing-masing proses bisnis terkait dapat memanfaatkan Case Management System untuk mencari
dokumen-dokumen terkait pekerjaan/kasus yang ditanganinya. Sistem akan mencari dan mengidentifikasi lokasi
dokumen-dukumen tersebut.

Penyiapan Dokumen
Sistem kemudian mempersiapkan dokumen-dokumen tersebut untuk disajikan kepada pegawai yang membutuhkan,
ataupun juga pihak lain (publik) jika diperlukan.

Proses Persetujuan Dokumen

Kemudian, untuk dokumen-dokumen yang membutuhkan persetujuan hak akses/peminjaman akan melalui proses
persetujuan sebagaimana dalam proses peminjaman dokumen yang tersentralisasi.

Pembuatan Watermark
Berdasarkan karakteristik dokumen atau pegawai/pihak yang akan memanfaatkan, sistem akan menentukan apakah
diperlukan bagi dokumen tersebut diberi watermark, dan memberikan watermark sesuai kebutuhan.
Dokumen-dokumen yang tidak perlu diberi watermark antara lain jika:
i. Dokumen diakses oleh pejabat yang menandatangani.
ii. Dokumen diakses oleh pegawai yang menjadi tujuan surat/dokumen tersebut.
iii. Dokumen diakses oleh pihak-pihak yang terlibat dalam penandatanganan dokumen tersebut.
 Administrasi Dokumen Keluar

as-is

• Sebagian Besar Dok Fisik • Penyimpanan Dok Fisik tidak

• Tanda tangan basah• Dokumen dicetak dan • Pengiriman dokumen pos, fax
• Dokumen Elektronik via terintegrasi
(Sebagian besar) disimpan • Pengiriman elektronik → Nadine
Nadine • Penyimpanan dok elektronik di Nadine
• TTE → Nadine • Dok elektronik di Nadine

to-be tracking
pengiriman pos Interoperabi
litas
Autosend to TAM

Pembuatan Dok di CTAS Generate doc Nadine, PSrE,

Memungkinkan Penyimpanan
(Sebagian besar dok <e-doc/manual> Sertel DJP,
multi signator dg sertel doc elektronik
elektronik) Sisuka
(WP & pegawai) & ttd manual
Fax, email, print, ekspedisi

Paperless Borderless Administrasi Dokumen Terintegrasi Integrasi dlm Case Management

 Administrasi Dokumen Keluar

Ya
Doc ID, Status
Tanda Tangan
Doc Metadata Pemilihan Tidak Simpan Dokumen Tracking
Elektronik/ Segel
Dokumen Dokumen Dokumen
Elektronik
Pegawai DJP Butuh
persetujuan
Wajib Pajak? Terkait
Pembuatan TTE/ Wajib Status
Segel Elektronik Pajak? Dokumen

Dihasilkan
Ya Pembuatan TT Biasa
Unduh, cetak, TT Tidak X
oleh DMS? Konsep
Biasa Ya Selesai
Dokumen TT/Segel
Tidak Elektronik atau
TT Biasa?
Dapatkan TT
Ya Wajib Pajak
Unggah Ya Tidak
Ambil Nomor Reviu Konsep
Dokumen yang
Dokumen Dokumen Approved ? sudah di-TT
Tidak Dikirim
melalui TAM
No_Doc

Cetak,Kirim/Fax/
NADINE TT secara manual TAM
Email
Pejabat yang berwenang
1) Pemilihan dokumen
Dokumen yang dibuat oleh pegawai DJP akan diidentifikasi apakah berasal dari DMS atau tidak, jika
bukan berasal dari DMS akan dilanjutkan proses penyusunan dan penandatanganan dokumennya melalui
Nadine. Jika berasal dari proses bisnis terkait perpajakan, proses penyusunan dokumen menggunakan
DMS.
2) Reviu Konsep Dokumen
Sebelum ditandatangani, konsep dokumen akan direviu terlebih dahulu oleh pejabat berwenang yaitu
atasan dari pegawai yang mengajukan penandatanganan dokumen. Jika disetujui maka dokumen akan
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang melalui Nadine atau melalui DMS sesuai karakteristik
dokumennya.
3) Pembubuhan Sertifikat Eletronik
Dokumen dapat dilakukan pembubuhan sertifikat elektronik menggunakan Tanda Tangan Elektronik (TTE)
maupun segel elektronik. Selain itu, dokumen juga dapat diterbitkan secara otomatis tanpa sertifikat
elektronik maupun menggunakan tanda tangan biasa.
4) Penandatanganan dokumen secara biasa
Dokumen dapat diunduh dan dicetak untuk kemudian ditandatangani secara biasa (tanda tangan
manual/basah) jika diperlukan. Untuk dokumen yang ditandatangani secara biasa, perlu diunggah kembali
ke DMS setelah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
5) Penyimpanan dokumen
Dokumen yang telah ditandatangani kemudian disimpan dalam sistem untuk digunakan/diteruskan sesuai
dengan keperluan, dan aktivitas ini juga tercatat dalam Tracking Dokumen yang akan dijelaskan kemudian.
6) Pengiriman/pemanfaatan dokumen
Untuk dokumen yang tidak terkait Wajib Pajak akan dikirimkan melalui DMS/Nadine sesuai jenis
dokumennya dan akan dapat diakses oleh penerima yang dituju melalui sistem secara elektronik.
Sedangkan untuk dokumen yang ditujukan bagi Wajib Pajak, akan dikirimkan melalui Taxpayer Portal di
proses bisnis Taxpayer Account Management (TAM), dan dapat diakses oleh Wajib Pajak melalui akun
elektronik masing-masing Wajib Pajak. Dokumen untuk Wajib Pajak dapat juga dikirimkan melalui e-mail,
faksimile, maupun dokumen fisik tercetak bila diperlukan.
 Administrasi Dokumen Masuk

as-is

• Dok Fisik dari pos & counter Disposisi:

• Manual • Penyimpanan Dok Fisik tidak terintegrasi
• Dok elektronik → Nadine • Penyimpanan dok elektronik di Nadine
• Elektronik→ Nadine

to-be

• Dok diterima melalui counter & Penyimpanan dok

Disposisi tersistem Penyimpanan Dok Fisik
pos. wajib scan dan upload ke elektronik di CTAS
terintegrasi
CTAS
• Dok elektronik → CTAS

Paperless Borderless Administrasi Dokumen Terintegrasi Integrasi dlm Case Management

 Administrasi Dokumen Masuk

Doc ID, Doc ID,

Doc Metadata Penerimaan
Doc Metadata
Dokumen
Masuk
Pegawai DJP Sistem/Pihak Lain

Perlu
didistribusikan?
Tidak Mengisi Distribusi
Apakah
berbentuk Metadata Ya Dokumen
fisik?
Ya Tidak

Update Central Document

Registry
Pindai dan System
Status
Unggah • Simpan Dokumen Dokumen
Dokumen fisik Dokumen Elektronik Tracking
disimpan Dokumen • Ekstrak OCR dan simpan
teks
Dokumen
• Index teks hasil OCR
untuk pencarian
1) Penerimaan Dokumen Masuk
Dokumen yang diterima oleh pegawai DJP baik dari proses internal DJP atau sistem lain/pihak eksternal akan
diidentifikasi apakah berbentuk fisik ataukah digital.
2) Pindai dan Unggah Dokumen
Jika dokumen berbentuk fisik maka harus dipindai dan diunggah terlebih dahulu sebelum dapat dilakukan
pengisian metadata terkait dokumen. Setelah dipindai, dokumen fisik akan disimpan sebagai arsip fisik oleh
masing-masing unit kerja pegawai DJP yang menerima sesuai dengan informasi detail lokasi fisik dokumen
yang telah diinput ke dalam sistem DMS, yakni berupa informasi lokasi ruang, rak, blok, dan nomor urut
penyimpanan dokumen fisik.
3) Pengisian metadata terkait dokumen
Aktivitas selanjutnya adalah pengisian metadata terkait dokumen oleh pengguna pada dokumen masuk
berbentuk elektronik atau hasil pemindaian dari dokumen fisik, diantaranya nomor dokumen, tanggal
dokumen, lokasi fisik dokumen, dan sebagainya.
4) Penyimpanan Dokumen
Penyimpanan dokumen fisik akan dilakukan pada unit yang menerima dokumen atau pada Unit Pengelola
Data dan Dokumen Perpajakan (UPDDP) untuk dokumen tertentu. Lokasi penyimpanan dokumen
diadministrasikan di dalam sistem, utamanya terkait informasi lokasi ruang, rak, blok, dan nomor urut
penyimpanan dokumen fisik. Penyimpanan dokumen elektronik terpusat pada CTAS, sehingga dapat
dilakukan akses oleh seluruh pegawai DJP sesuai dengan hak akses dan kewenangan yang dimiliki. Konten
dokumen elektronik yang disimpan akan diekstrak menggunakan fitur OCR (Optical Character Recognition)
dan teks hasil ekstraksi akan disimpan untuk memudahkan pencarian konten dokumen pada fitur pencarian
dokumen pada CTAS
5) Distribusi Dokumen
Dokumen yang diterima dapat didistribusikan/disposisi ke pihak terkait menggunakan CTAS. Distribusi
dokumen diperlukan agar dokumen yang diterima dapat ditindaklanjuti oleh pegawai terkait pada suatu
kasus di Case Management. Segala aktivitas terkait dokumen akan tercatat dalam aktivitas Tracking Dokumen
di Proses Document Monitoring yang akan dijelaskan kemudian.
 Backup/Pencadangan File Dokumen

Document Backup
System

• Daftar dokumen yang

akan di-backup
• Tentukan lokasi dan
DMS Server volume tempat backup Backup Server
• Backup dokumen ke
backup server

Subproses ini dilakukan secara otomatis mengikuti kebijakan backup SIAP secara keseluruhan.
Proses backup dokumen dilakukan oleh administrator sistem pada KPDJP.

Document Management System

 Monitoring dan Pemusnahan Dokumen
as-is

Pemilihan dok
yang Pengajuan Persetujuan Membentuk panitia Melakukan Membuat laporan
dimusnahkan usulan pemusnahan pemusnahan arsip pemusnahan arsip pemusnahan arsip pemusnahan arsip
dilakukan manual arsip
Sebagian besar proses belum tersistem

to-be

Daftar dokumen untuk

dimusnahkan Pengajuan Approval Membentuk panitia Melakukan Membuat laporan
disediakan oleh sistem usulan pemusnahan pemusnahan arsip pemusnahan arsip pemusnahan arsip pemusnahan arsip
arsip paperless

Seluruh proses dilakukan di sistem

Monitoring dokumen Proses Bisnis dalam Case Management Dokumen elektronik tetap disimpan
habis masa retensi
 Tracking Dokumen

Persetujuan Permintaan
Akses/Peminjaman Dokumen Akses/Peminjaman Dokumen

Nomor Unik, NPWP, Status

NIK, Judul, kata kunci dokumen
lainnya
Administrasi Dokumen Keluar

Tracking Dokumen
Metadata Retensi
Status System Penyusunan Daftar Dokumen
dokumen
Administrasi Dokumen Masuk yang Diusulkan untuk
• Cek Status Dokumen
• Update Status Dokumen Status Dihapuskan
• Pemantauan Dokumen dokumen

Document Management System

1) Cek Status Dokumen
Sistem secara otomatis akan melakukan pemantauan atas status dari dokumen, antara lain: status akses, status
peminjaman, status pemindahan, status penerbitan, status penyimpanan, dan status retensi.
2) Update Status Dokumen
Setiap perubahan status terkait dokumen, akan dilakukan proses pemutakhiran status secara otomatis. Hal ini
termasuk pemutakhiran status lokasi wajib pajak terdaftar yang berdampak pada kebutuhan
migrasi/pemindahan dokumen fisik antar KPP.
3) Pemantauan Dokumen
Pegawai DJP dapat melakukan aktivitas monitoring/pemantauan terhadap dokumen-dokumen yang terdapat
dalam DMS. Dokumen yang dimonitor adalah dokumen dimana pegawai tersebut memiliki otorisasi atas
dokumen terkait. Pegawai terkait dapat secara real-time memantau setiap perubahan status yang terjadi pada
dokumen yang bersangkutan melalui DMS. Perubahan tersebut termasuk perekaman, perubahan isi dokumen,
migrasi, utilisasi pada case, maupun status masa retensi.

Migrasi Dokumen Fisik

Dokumen fisik dapat dipindahkan dari unit satu ke unit lain dalam hal:
1. Wajib Pajak pindah lokasi terdaftar, atau
2. dokumen yang berada di luar unit pemilik dokumen akan dimusnahkan.
Administrasi pemindahan lokasi dokumen fisik dilakukan menggunakan Case Management sehingga proses
 Pemusnahan Dokumen

Penilaian atas dokumen

Kewenangan Pihak
Authorized external yang diusulkan untuk
dimusnahkan
Eksternal (Kemenkeu,
party (Ministry of System
ANRI)
Finance, ANRI)
Status dokumen Pengajuan • Menghapus/menonaktifkan
persetujuan retensi dokumen yang disetujui
dokumen
untuk dihapus

Verifikasi pengajuan
Daftar retensi
persetujuan retensi
dokumen disetujui
dokumen
Pejabat yang berwenang

Pemusnahan dokumen

Pegawai DJP
System

System • Membuat daftar dokumen

Metadata retensi • Identifikasi dokumenyang
Tracking masuk/mendekati masa
Dokumen retensi
• Menyusun pengajuan
persetujuan retensi
dokumen ke pejabat
berwenang
retensi yang sudah disetujui
• Memberikan notifikasi
kepada user terkait (baik
secara fisik maupun
elektronik) tentang
persetujuan retensi

Document Management System

1) Identifikasi dokumen yang masuk/mendekati berakhirnya masa retensi
Aktivitas ini dilakukan oleh sistem dengan mengidentifikasi dokumen yang umurnya mendekati atau
sudah habis masa retensi, dan membuat daftar yang nanti disampaikan kepada pejabat yang
berwenang.
2) Menyusun pengajuan persetujuan pemusnahan dokumen ke pejabat berwenang
Aktivitas ini dilakukan oleh Pegawai DJP yang bertanggung jawab terhadap pemusnahan arsip dengan
membuat pengajuan permohonan persetujuan dari daftar dokumen yang umurnya mendekati atau
sudah habis masa retensi yang dihasilkan oleh sistem ke pejabat yang berwenang. Selain itu, unit kerja
yang mengajukan pemusnahan juga membentuk komite pemusnahan dokumen, yang beranggotakan 5
orang.
3) Persetujuan pengajuan pemusnahan dokumen
Pejabat yang berwenang melakukan persetujuan permohonan daftar pemusnahan dokumen. Kemudian
diteruskan kepada pihak-pihak yang berwenang menyetujui permohonan daftar pemusnahan
dokumen. Berdasarkan karakteristik dokumen, ada beberapa level pihak yang menyetujui dokumen
untuk dihapuskan, yaitu:
i. Pejabat Internal DJP
ii. Setjen Kemenkeu
iii.ANRI
4) Penilaian atas dokumen yang diusulkan untuk dimusnahkan
Setjen Kemenkeu (panitia penilaian dokumen yang akan dimusnahkan) akan melakukan penilaian
di setiap unit DJP yang mengajukan usul pemusnahan dokumen. Pegawai di unit kerja dan
Setditjen akan melakukan pendampingan ke panitia penilaian dokumen.
5) Persetujuan daftar pemusnahan dokumen
Pihak-pihak terkait yang berwenang memberikan keputusan/persetujuan terkait daftar
pemusnahan dokumen yang diajukan, dan setelah mendapatkan persetujuan, pejabat yang
berwenang melakukan verifikasi kembali terhadap daftar dokumen yang sudah disetujui oleh
otoritas terkait.
6) Membuat daftar pemusnahan dokumen yang sudah disetujui
Aktivitas ini dilakukan oleh pegawai di Setditjen dengan menginput ke dalam sistem atas daftar
dokumen yang mendapatkan persetujuan untuk dimusnahkan.
7) Memberikan notifikasi kepada pejabat terkait
Aktivitas ini dilakukan oleh sistem dengan membuat notifikasi ke pejabat terkait (kepala
kantor/pejabat pemilik dokumen) sebagai konfirmasi terkait dokumen yang sudah mendapatkan
persetujuan untuk dimusnahkan.
8) Penugasan pemusnahan dokumen yang disetujui
Kepala kantor menugaskan kepada panitia pemusnahan arsip untuk melaksanakan pemusnahan
dokumen yang mendapatkan persetujuan pemusnahan.
9) Kegiatan pemusnahan dokumen
Panitia pemusnahan arsip melakukan pemusnahan dokumen terkait dokumen yang disetujui
untuk dimusnahkan, melakukan dokumentasi, dan membuat berita acara pemusnahan dokumen.