4
Planning
1 Funsi perencanaan (PLANNING)
5
Planning
Hal yang terpenting dari Planning adalah menentukan tujuan,
menentukan prioritas, pengambilan keputusan, dan prinsip
planning. ada empat karakteristik yang harus diperhatikan dalam
menentukan tujuan, yaitu :
6
Metode analisis SWOT
Strategi dan taktik dalam fungsi perencanaan dapat ditentukan
dengan menggunakan metode analisis SWOT (Strength,
Weakness, Opportunity and Threat)
7
SWOT …..
Analisis SWOT dilakukan untuk mengidentifikasi kondisi internal dan
eksternal yang terlibat sebagai input untuk perancangan proses
sehingga proses yang dirancang dapat berjalan optimal, efektif, dan
efisien.
Mengembangka Merumuskan
n Rencana
Dasar Pikiran Turunan
Menentukan Menghitung
Tindakan Anggaran
Alternatif Rencana
9
ORGANIZING
2. Fungsi Perngorganisasian ( ORGANIZING )
Pentingnya Pengorganisasian
Tugas pengorganisasian adalah mengharmonisasikan
kelompok orang yang berbeda, mempertemukan macam-
macam kepentingan dan memanfaatkan kemampuan-
kemampuan kesemua kesuatu dalam arah tertentu.
(Terry, 1979)
10
Organizing…..
Adalah proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah
dirumuskan dalam lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat
memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif
dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi.
11
Organizing….
3. Kegiatan pelatihan dan pengembangan sumber daya
manusia/tenaga kerja, hal ini sangatlah penting agar
dapat menyegarkan dan menambah wawasan pekerja.
4. Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada
posisi yang paling tepat atau dengan kata lain strategi
yang telah ditetapkan harus dilaksanakan oleh pekerja
yang dinilai mampu dan layak dan memiliki
pengetahuan yang cukup di bidangnya.
12
ORGANIZING….
Inti dari Organizing adalah pengelompokan sumber daya
seperti, SDM dan peralatan.
Prinsip-prinsip :
a. Spesialisasi
b. Definisi Fungsional
c. Rentang Pengendalian / Pengawasan
d. Rantai Skalar
e. Kesatuan Perintah
13
Actuating
3. Fungsi pengarahan dan implementasi ( ACTUATING )
Adalah proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak
dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat
menjalankan tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas
yang tinggi.
14
Actuating….
• Prinsip – prinsip dalam Actuating:
15
Actuating…
• Implementasi
1.Merasa yakin dan mampu melakukan suatu pekerjaan,
2. Percaya bahwa pekerjaan telah menambahkan nilai untuk diri
mereka sendiri,
3. Tidak terbebani oleh masalah pribadi atau tugas lain yang lebih
penting atau mendesak,
4. Tugas yang diberikan cukup relevan,
5. Hubungan harmonis antar rekan kerja.
16
Controlling
4. Fungsi Pengawasan dan Pengendalian (CONTROLING )
Adalah proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian
kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan
diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang
diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan
dunia bisnis yang dihadapi.
Kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian antara lain :
1. Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis
sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan. Hal ini harus secara
rutin dilakukan supaya terlihat pada point mana target yang telah
tercapai dan target yang belum tercapai sehingga dapat diambil
langkah penyelesaian.
17
Controlling….
2. Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas
penyimpangan yang mungkin ditemukan.
Langkah ini harus selalu dilakukan agar setiap
kesalahan yang ada dapat segera diperbaiki.
3. Melakukan berbagai alternatif solusi atas
berbagai masalah yang terkait dengan
pencapaian tujuan dan target bisnis.
18
Controlling….
• Controlling adalah proses penentuan pelaksanaan agar sesuai dengan
rencana.
• Proses :
1. Menentukan standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian.
2. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang sudah dicapai.
3. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan
penyimpangan jika ada.
4. Melakukan tindakan perbaikan.
5. Meninjau dan menganalisis ulang rencana.
19
Controlling….
1. Implementasi cara pengendalian dibagi menjadi tiga :
a. Pengawasan Langsung
b. Pengawasan Tidak Langsung
c. Pengawasan Berdasarkan Pengecualian
20
Controlling….
• Proses kontrol dasar melibatkan tiga langkah :
1. Standar pembentukan dasar pengawasan
2. Pembentukan standar kinerja
3. Koreksi penyimpangan
21
Proses
PERENCANAAN
22
Pengertian Perencanaan
perencanaan sebagai awal kita melakukan proses
manajemen sebelum kita melakukan pengorganisasian,
pengarahan, dan pengontrolan.
Menurut George R. Terry perencanaan adalah:
“perencanaan adalah memilih terkait fakta dan
pembuatan penggunaan asumsi mengenai masa depan
dalam visualisasi dan merumuskan kegiatan yang
diusulkan yang diyakini diperlukan untuk mencapai hasil
yang diinginkan”.
Perencanaan merupakan kegiatan yang harus didasarkan
pada fakta, data dan keterangan kongkret.
Perencanaan merupakan suatu pekerjaan mental yang
memerlukan pemikiran, imajinasi dan kesanggupan melihat
ke masa yang akan datang.
Perencanaan mengenai masa yang akan datang dan
menyangkut tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan
terhadap hambatan yang mengganggu kelancaran usaha.
UNSUR-UNSUR PERENCANAAN
1. Rasional (dibuat dengan pemikiran yang rasional; tidak secara
khayalan/angan-angan; harus dapat dilaksanakan);
2. Estimasi (dibuat berdasarkan analisa fakta dan perkiraan yang
mendekati/estimate; untuk pelaksanaan yang akan segera
dikerjakan);
3. Preparasi (dibuat sebagai persiapan/pre-parasi;
pedoman/patokan tindakan yang akan dilakukan/bukan untuk yang
telah lalu);
4. Operasional (dibuat untuk dilaksanakan; untuk keperluan
tindakan-tindakan kemudian dan seterusnya; bukan yang telah
lalu).
Fungsi Perencanaan
Menurut Robbins dan Coulter:
Perencanaan sebagai Pengarah
Perencanaan sebagai Minimalisasi
Ketidakpastian
Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan
Sumber Daya
Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam
Pengawasan Kualitas.
Persyaratan Perencanaan
1. Faktual atau realistis.
2. Logis dan rasional.
3. Fleksibel.
4. Komitmen.
5. Komprehensif.
Jenis Perencanaan
1. Misi atau Maksud (Mission atau Purpose)
menggambarkan peranan atau maksud keberadaan suatu organisasi
pada masyarakat tertentu.
2. Tujuan
merupakan titik akhir dimana aktivitas organisasi diarahkan. Strategi
merupakan rencana umum/pokok untuk mencapai tujuan organisasi.
3. Kebijakan
merupakan pernyataan atau pemahaman umum yang membantu
mengarahkan pengambilan keputusan (khususnya cara berpikirnya).
4. Prosedur
merupakan serangkaian aktivitas atau tindakan, yang lebih
mengarahkan tindakan (bukan cara berpikir).
5. Aturan
merupakan rencana yang dipilih dari beberapa alternatif, untuk
dilakukan atau tidak dilakukan.
6. Program
merupakan jaringan kompleks yang terdiri dari tujuan, kebijakan,
prosedur, aturan, penugasan, langkah yang harus dilakukan, alokasi
sumber daya, dan elemen lainnya, berdasarkan alternatif tindakan
yang dipilih.
7. Anggaran
merupakan rencana yang dinyatakan dalam angka.
Proses Perencanaan
Lingkungan Eksternal Organisasi
Misi Organisasi
1. Perencanaan Strategis
2. Perencanaan Taktis
3. Perencanaan Operasional
a. Rencana Tunggal (sekali pakai)
b. Rencana Standing
Proses Perencanaan
Perencanaan Strategis
Dari misi organisasi diturunkan tujuan strategis. Rencana
strategis ditujukan untuk mencapai tujuan strategis.
Biasanya rencana strategis ditetapkan oleh manajemen
puncak.
Perencanaan Taktis
Rencana taktis diturunkan dari misi dan rencana
strategis. Rencana taktis ditujukan untuk mencapai
tujuan taktis yang merupakan bagian tertentu dari
rencana strategis. Fokus pada hubungan manusia dan
aksi, dan biasanya ditetapkan oleh menajemen
menengah.
Rencana Operasional
Tujuan operasinal diturunkan dari tujuan dan rencana taktis.
Rencana operasional lebih sempit dengan jangka waktu yang
lebih pendek dan banyak melibatkan manajemen tingkat
bawah.
a. Rencana Tunggal untuk aktivitas tidak berulang, contoh:
program, proyek, dan anggaran.
b. Rencana Standing untuk aktivitas yang berulang, contoh:
kebijakan, prosedur standar, dan aturan.
MACAM PERENCANAAN
1. Penggunaan
single use plans (sekali pakai)
repeats plan/standing plan (berulang/tetap).
2. Proses
policy planning
program planning
operasional planning
3. Jangka Waktu
long range planning (5 - 25 th),
intermediate planning (1 – 5 th),
short range planning (≼ 1 th)
Perencanaan Situasional
Perencanaan situasional merupakan perencanaan
yang memasukkan alternatif perencanaan yang
berbeda. Dapat dikatakan perencanaan situasional
adalah perencanaan cadangan, apabila rencana A
tidak berhasil karena adanya sebab-sebab tertentu
maka rencana B dapat dilaksanakan.
Beberapa Alat Bantu Bagi
Perencanaan
1. Perencanaan dengan Flow Chart
2. Penjadwalan Melalui Gantt Chart
3. Perencanaan dengan PERT
Perencanaan dengan Flow
Chart Mulai
Perlu buku
Tidak Berhenti
bacaan
Ya
Beli buku
Tidak Pinjam
bacaan?
Ya
Mendorong partisipasi
Fokus
Strategi Fungsional
Ditujukan untuk fungsi organisasi seperti pemasaran,
keuangan, produksi, sumberdaya manusia, serta riset dan
penembangan.
Implementasi Strategi
Strategi dan Struktur
Menurut Chandler, struktur mengikuti strategi. Organisasi
biasanya melewati tiga tahap yaitu struktur unit, fungsional,
kemudian multi divisi.
Peranan Manajer Puncak (CEO atau Chief
Executive Officers)
Manajer puncak mempunyai peranan penting dalam
perencanaan dan pelaksanaan strategi. Manajer puncak
melembagakan strategi. Organisasi dapat mendatangkan
manajer puncak dari luar atau dari dalam.
Memahami Hambatan Pelaksanaan Strategi
Manajer perlu memahami perencanaan dan pelaksanaan
strategi.
Tindakan / Langkah-langkah Pokok
Perencanaan
Menentukan masalah, tugas, tujuan dan kebutuhan
secara jelas;
Mencari informasi secara lengkap yang berhubungan
dengan berbagai kegiatan;
Mengorbservasi, meneliti, menganalisis dan
mengklasifikasi informasi yang sudah terkumpul;
Melaksanakan metode perencanaan yang telah dibuat
dengan menetapkan pelaksanaan rencana (memilih
rencana yang diajukan/memantapkan perencanaan
dan mempertimbangkan hambatan-hambatan
dengan berbagai kegiatan;
Menetapkan planning alternatif;
Memilih dan memeriksa rencana yang diajukan;
Membuat sintesis (metode/alternatif penyelesaian);
Mengatur urutan dan waktu rencana secara
terperinci;
Mengadakan evaluasi (penilaian).
PERENCANAAN YANG BAIK
1. Mengetahui sifat/ciri/prinsip rencana
yang baik, sebagai berikut :
1. Mempermudah tercapainya tujuan,
2. Dibuat oleh orang yang memahami tujuan organisasi,
3. Dibuat oleh orang yang mendalami teknik perencanaan,
4. Disertai perincian yang teliti,
5. Tidak boleh lepas dari pemikiran pelaksanaan,
6. Bersifat sederhana,
7. Luwes,
8. Dalam perencanaan terdapat tempat pengambilan resiko,
9. Bersifat praktis/pragmatis,
10. Merupakan forcasting.
2. Memandang proses perencanaan sebagai suatu rangkaian
pertanyaan yang harus dijawab, sbb: