Analisa SWOT

Unit Logistik Umum

RS Mustika Medika
 Kekuatan (Strength) dan Kelemahan (Weakness)

• Kekuatan (Strength) • Kelemahan (Weakness)

NO KEKUATAN / STRENGTH BOBOT RATING SCORE NO KELEMAHAN / WEAKNESS BOBOT RATING SCORE
1 Kebutuhan barang rutin yang belum terlalu banyak 8 4 32 1 Belum mempunyai sistem pengadaan barang logistik umum yang 7 3 -21
2 Interval waktu permintaan pengadaan barang rutin yang masih jarang 6 4 24 terkomputerisasi
3 Sudah ada kartu stock untuk mencatat distribusi/ keluarnya barang logistik 10 5 50 2 Belum mempunyai supplier tetap dalam pengadaan ATK rutin 8 3 -24
umum kepada unit yang meminta 3 Masih memerlukan waktu yang lama dalam hal pencetakan formulir yang 10 5 -50
4 Bantuan dari unit umum/ penggunaan mobil operasional ambulance 8 4 32 digunakan untuk pasien maupun unit terkait oleh supplier percetakan
dalam hal pembelanjaan barang yang besar dan banyak
5 Prosedur permintaan pengadaan barang rutin/logistik umum sudah 10 5 50 4 Stock ATK dan cetakan masih manual/ belum tersistem 7 3 -21
berjalan melalui form permintaan barang dengan sepengetahuan kepala 5 Belum mempunyai gudang penyimpanan tersendiri untuk stock logistik 10 5 -50
unit terkait umum
6 Pengecekan stock secara berkala guna mengetahui barang yang sudah 8 4 32 6 Koordinator khusus urusan logistik belum ada/ masih rangkap tugas 8 4 -32
harus dibelanjakan kembali   TOTAL 50 23 -198
  TOTAL 50 26 220

Score SWOT Internal 22

 Peluang (Opportunity) dan Ancaman (Threat)

• Peluang (Opportunity) • Ancaman (Threat)

NO PELUANG / OPPORTUNITY BOBOT RATING SCORE NO ANCAMAN / THREATS BOBOT RATING SCORE
1 Sistem permintaan pengadaan barang yang terkomputerisasi sedang 15 5 75 1 Apabila BPJS sudah berjalan, siklus kebutuhan barang akan semakin cepat 12 4 -48
dibuat
2 Penawaran dari supplier ATK rutin untuk mendapatkan harga yang 12 4 48 2 Permintaan pengadaan barang yang membutuhkan waktu ketersediaan 10 3 -30
ekonomis yang cepat
3 Lokasi rumah sakit bisa menjangkau toko ATK dan barang umum lainnya 12 4 48 3 Komplain dari customer terhadap kekosongan barang umum di fasilitas 10 3 -30
sehingga memudahkan pengadaan yang membutuhkan ketersediaan rumah sakit
barang yang cepat
4 Ketidaksesuaian barang yang diminta dengan barang yang dibelanjakan 8 3 -24
4 Toko shopping online membantu mempermudah pencarian barang umum 11 5 55 karena tidak adanya contoh atau spesifikasi barang di form permintaan
yang agak sulit dicari dengan harga yang terjangkau
  TOTAL 50 18 171 5 Komplain atas kesalahan cetak formulir yang digunakan untuk pasien 10 3 -30
  TOTAL 50 16 -162

Score SWOT Eksternal 9

                                    

Grafik
                  Peluang              
                                   
                                   
                       
                       
                  171               
        Strategi:                        

Memanfaatkan Peluang dengan

𝑹𝑺 𝑴𝑼𝑺𝑻𝑰𝑲𝑨 𝑴𝑬𝑫𝑰𝑲𝑨           meminimalkan Kelemahan                  
                                   
                                   
                                   
                                   
                                   
                9                 
  Kelemahan                       Kekuatan  
        -162      0    22        220 
                                   
                                   
                                   
                                   
                                   
                  -162               
                  Ancaman              
                                   
 STRATEGI ANALISA SWOT LOGISTIK
 
UMUM RS MUSTIKA MEDIKA KEKUATAN (S)
1 Kebutuhan barang rutin yang belum terlalu banyak 1
KELEMAHAN (W)
Belum mempunyai sistem pengadaan barang logistik umum yang terkomputerisasi
Faktor 2 Interval waktu permintaan pengadaan barang rutin yang masih 2 Belum mempunyai supplier tetap dalam pengadaan ATK rutin
Internal jarang
3 Sudah ada kartu stock untuk mencatat distribusi/ keluarnya 3 Masih memerlukan waktu yang lama dalam hal pencetakan formulir yang digunakan untuk pasien maupun unit terkait
barang logistik umum kepada unit yang meminta oleh supplier percetakan

4 Bantuan dari unit umum/ penggunaan mobil operasional 4 Stock ATK dan cetakan masih manual/ belum tersistem
ambulance dalam hal pembelanjaan barang yang besar dan
banyak
5 Prosedur permintaan pengadaan barang rutin/logistik umum 5 Belum mempunyai gudang penyimpanan tersendiri untuk stock logistik umum
Faktor sudah berjalan melalui form permintaan barang dengan
sepengetahuan kepala unit terkait
Eksternal 6 Pengecekan stock secara berkala guna mengetahui barang yang 6 Koordinator khusus urusan logistik belum ada/ masih rangkap tugas
sudah harus dibelanjakan kembali
PELUANG (O) STRATEGI S-O STRATEGI W-O
1 Sistem permintaan pengadaan barang yang terkomputerisasi sedang 1 Kartu stock yang sudah berjalan sangat membantu dalam proses 1 Dengan sistem komputerisasi pengadaan barang yang sedang dibuat, pengadaan barang logistik umum yang rutin
dibuat sistem komputerisasi pengadaan barang yang sedang dibuat akan semakin terpantau

2 Penawaran dari supplier ATK rutin untuk mendapatkan harga yang   2 Mencari dan memilah supplier barang rutin umum dengan harga yang ekonomis agar biaya logistik umum dapat lebih
ekonomis efisien
3 Lokasi rumah sakit bisa menjangkau toko ATK dan barang umum 2 Bantuan dari unit umum/penggunaan mobil ambulance sangat 3 Apabila sudah memiliki gudang penyimpanan barang logistik tersendiri, akan lebih mudah untuk melakukan penataan
lainnya sehingga memudahkan pengadaan yang membutuhkan membantu apabila ada permintaan barang yang banyak dalam barang untuk mencegah kerusakan barang akibat penumpukan pada saat penyimpanan
ketersediaan barang yang cepat waktu yang cepat sehingga pengadaan barang dapat langsung
terpenuhi
4 Toko shopping online membantu mempermudah pencarian barang  
 
umum yang agak sulit dicari dengan harga yang terjangkau
ANCAMAN (T) STRATEGI S-T STRATEGI W-T
1 Apabila BPJS sudah berjalan, siklus kebutuhan barang akan 1 Dengan adanya kartu stock dan prosedur permintaan barang yang 1 Memiliki supplier barang rutin seperti ATK agar kebutuhan barang rutin selalu aman apabila siklus permintaan barang
semakin cepat sudah berjalan, serta pengecekan stock secara berkala, maka semakin cepat
apabila bpjs sudah berjalan, akan lebih mudah untuk
memperkirakan stock logistik umum rutin yang harus dipersiapkan
setiap bulannya
2 Permintaan pengadaan barang yang membutuhkan waktu 2 Memperbaiki lagi prosedur permintaan pengadaan barang yang 2 Menyiapkan ketersediaan formulir untuk pasien sebelum formulir tersebut habis agar tidak terlalu lama proses di
ketersediaan yang cepat telah berjalan untuk mengurangi kesalahan dalam pembelanjaan supplier percetakan
barang yang diminta agar sesuai dengan spesifikasi barang yang
diminta oleh unit terkait dan memperkecil kesalahan cetak atas
3 Komplain dari customer terhadap kekosongan barang umum di   formulir dengan lebih aktif follow up ke supplier percetakan agar 3 Mengecek kebutuhan barang umum seperti di toilet ranap atau tempat yang berhubungan dengan pasien melalui
fasilitas rumah sakit sudah sesuai dengan permintaan unit terkait koordinasi dengan petugas kebersihan agar terasa kenyamanan ketika berada di area rumah sakit
4 Ketidaksesuaian barang yang diminta dengan barang yang    
dibelanjakan karena tidak adanya contoh atau spesifikasi barang
di form permintaan
5 Komplain atas kesalahan cetak formulir yang digunakan untuk    
pasien
 PROGRAM KERJA DAN RAB LOGISTIK UMUM RS MUSTIKA MEDIKA
DUE DATE
EXIST TARGET
No PERSPEKTIF PROGRAM RINCIAN KEGIATAN TARGET RUPIAH BUDGET
2019 2020 JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGUST SEP OKT NOV DES
1 Internal business process Meningkatkan kecepatan penyediaan Apabila ada permintaan     √                      
permintaan barang barang yang tidak ada
stocknya, langsung
dibelanjakan pada hari yang    
sama

    Menjaga agar stock barang rutin Melakukan pengecekan secara     √                      

selalu aman dan tersedia ketika ada berkala untuk stock fisik
unit yang mengajukan permintaan barang dengan stock opname    
rutin

2 Learning and Growth Penambahan tempat penyimpanan/ Mengajukan permintaan             √              

gudang tersendiri untuk stock logistik penambahan
umum ruang/pemakaian ruangan lain
yang masih tersedia untuk    
penyimpanan stock logistik
umum

    Membuat stock logistik yang ada Melakukan pencatatan stock     √                      

terkomputerisasi agar memudahkan logistik dan distribusi barang
dalam pengontrolan stock rutin di file komputer    

3 Customer Permintaan pengadaan barang non Untuk permintaan pengadaan     √                      

rutin mencantumkan spesifikasi barang non rutin oleh unit
barang dengan jelas tertentu harus dijelaskan
spesifikasi barang yang
diminta, disertai dengan
contoh/ foto barang agar    
barang yang disediakan benar

    Permintaan pengadaan barang non Untuk permintaan barang non     √                        

rutin diberikan range waktu
rutin oleh unit tertentu
diberikan jarak waktu dari
permintaan sampai
penyediaan barang tersebut/  
tidak tergesa-gesa

4 Financial Harga barang rutin yang ekonomis Mencari supplier barang       √                    

logistik umum yang
menawarkan harga ekonomis