MINGGU 7

Sistem akuntansi pembelian

INFORMASI YANG DIBUTUHKAN MANAJEMEN
Jenispersediaan yang telah mencapai titik pesan kembali
Order pembelian yang telah dipenuhi pemasok

Saldo hutang dagang pada pemasok tertentu pada tanggal tertentu

Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian
 FUNGSI TERKAIT
Fungsi gudang : mengajukan permintaan pembelian persediaan,
serta untuk menyimpan barang yang diterima oleh fungsi penerimaan
Fungsi pembelian : memperoleh informasi mengenai harga barang,
menentukan pemasok, dan mengeluarkan order pembelian
Fungsi penerimaan : melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu,
dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok
Fungsi akuntansi : melakukan fungsi pencatatan hutang dan
pencatatan persediaan
 DOKUMEN YANG DIGUNAKAN
Surat permintaan pembelian : diisi oleh fungsi gudang atau fungsi
pemakai barang
Surat permintaan penawaran harga : digunakan untuk meminta
penawaran harga barang
Surat order pembelian : digunakan untuk memesan barang kepada
pemasok
Laporan penerimaan barang : dibuat oleh fungsi penerimaan
Surat perubahan order
Bukti kas keluar : dibuat oleh fungsi akuntansi sebagai dasar
pencatatan transaksi pembelian
 CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN
Register bukti kas keluar : digunakan untuk mencatat transaksi
pembelian, jika hutang dagang dicatat penggunakan voucher payable
prosedur
Jurnal pembelian : digunakan untuk mencatat transaksi pembelian,
jika hutang dagang dicatat penggunakan account payable prosedur
Kartu hutang : digunakan untuk mencatat hutang kepada pemasok
(account payable prosedur)
Kartu persediaan : digunakan untuk mencatat harga pokok barang
yang dibeli
 JARINGAN PROSEDUR MEMBENTUK SISTEM

1) Prosedur permintaan pembelian

Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam
formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian
2) Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran
harga kepada pemasok
3) Prosedur order pembelian
Fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada
pemasok terpilih dan memberitahukan kepada unit organisasi lain
dalam perusahaan
 JARINGAN PROSEDUR MEMBENTUK SISTEM
(CONT...)
4) Prosedur penerimaan barang
Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis,
kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok
5) Prosedur pencatatan hutang
Fungsi akuntansi memeriksa dokumen yang berhubungan dengan
pembelian dan menyelenggarakan pencatatan hutang
6) Prosedur distribusi pembelian
Distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelianuntuk
kepentingan pembuatan laporan manajemen
 UNSUR PENGENDALIAN INTEREN
Struktur organisasi
Fungsi pembelian terpisah dengan fungsi penerimaan

Fungsi pembelian terpisah dengan fungsi akuntansi

Fungsi penerimaan terpisah dengan fungsi akuntansi

Tidak ada transaksi pembelian dilakukan oleh 1 fungsi saja

Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang atau fungsi
lain yang meminta
Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian

Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang

Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi

Pencatatan ke dalam kartu hutang dan register bukti kas keluar diotorisasi
oleh fungsi akuntansi
 UNSUR PENGENDALIAN INTEREN (CONT...)
Praktik yang sehat
Surat permintaan pembelian mesti bernomor urut tercetak

Surat order pembelian bernomor urut tercetak

Laporan penerimaan barang mesti bernomor urut tercetak

Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan

Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan
ketelitian perkalian
Bukti kas keluar beserta dokumennya dicap lunas oleh fungsi
pengeluaran kas
Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu hutang secara
periodik direkonsiliasi
 BAGAN ALIR DOKUMEN
Lihat Gambar 9.10