Analisa Sistem Menggunakan Pendekatan

Pemodelan dan Data

Yuliadi, M.Kom

KSI - Program Studi Sistem Informasi Kampus Peradaban Bangsa 1

 Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi
yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan
maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan,
hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan
yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-
perbaikannya.

KSI - Program Studi Sistem Informasi 2

  Identify, yaitu mengidentifikasi masalah
 Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.

 Analyze, yaitu menganalisis sistem.

 Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

KSI - Program Studi Sistem Informasi 3

  Mengidentifikasi penyebab masalah
 Mengidentifikasi titik keputusan
 Mengidentifikasi personil-personil kunci

KSI - Program Studi Sistem Informasi 4

  Menentukan jenis penelitian
 Merencanakan jadwal penelitian :
 Mengatur jadwal wawancara
 Mengatur jadwal observasi
 Mengatur jadwal pengambilan sampel
 Membuat penugasan penelitian
 Membuat agenda wawancara
 Mengumpulkan hasil penelitian

KSI - Program Studi Sistem Informasi 5

  Alasan melakukan analisis sistem
 Permasalahan-permasalahan
 Identifikasi penyebab masalah
 Identifikasi titik keputusan
 Penelitian yang dilakukan
 Hasil analisis
 Kesimpulan analisis
 Rekomendasi umum
 Lampiran-lampiran

KSI - Program Studi Sistem Informasi 6

  Menganalisis kelemahan sistem, meliputi :
 Analisis distribusi pekerjaan
 Analisis pengukuran pekerjaan
 Analisis keandalan
 Analisis dokumen
 Analisis laporan
 Analisis teknologi

 Menganalisis kebutuhan informasi pemakai/

manajemen

KSI - Program Studi Sistem Informasi 7

 Proses:
Proses sebuah rangkaian logis transaksi terkait yang mengubah input
menjadi hasil atau output
 Proses bisnis adalah:
– Sebuah rantai aktivitas berulang yang berhubungan secara logis yang
– Menggunakan sumber daya perusahaan untuk
– Mengolah sebuah obyek (fisik atau mental)
– Dengan tujuan untuk mencapai produk atau hasil yang terukur dan
telah ditentukan untuk
– Pelanggan internal atau eksternal

KSI - Program Studi Sistem Informasi 8

 Pembuatan Dokumentasi Proses Bisnis
• Proses baru didokumentasikan jika sebuah proyek atau aktivitas lain dimulai
untuk meningkatkan proses tersebut
• Dokumentasi proses menjadi langkah pertama yang berfungsi sebagai:
• Pemahaman bersama dalam tim peningkatan tentang isi dari proses:
aktivitas, hasil dan siapa yang melakukan setiap langkah
• Cakupan proses didefinisikan termasuk batasan terhadap proses yang
berdampingan
• Pendefinisian problem yang lebih spesifik di dalam proses tersebut
• Dilakukan dengan melihat keseluruhan perusahaan dan dokumentasi seluruh
atau sebagian besar proses bisnis
• Dokumen Proses Bisnis dikenal dengan Flowchart Fungsi/Desain Sistem
• Flowchart Fungsi/Desain Sistem digunakan penggambaran informasi
tambahan siapa yang melakukan aktivitas dan di departemen apa.
• Dibuat berupa Desain Sistem Lama dan Desain Sistem Baru/Alternatif

KSI - Program Studi Sistem Informasi 9

 Notasi Flowchart Fungsi proses supply

KSI - Program Studi Sistem Informasi 10

 Contoh Gambar Flowchar Fungsi proses supply

Planning Procurement Manufacturing Distribution

Customer Department Department Department Department

Customer
demand

Ordering
Production
Planning

Procurement

Manufacturing

Satisfied Delivery
customer

KSI - Program Studi Sistem Informasi 11

 Informasi Dalam Flowchart Fungsi
• Flowchart Fungsi dapat digunakan untuk menampilkan informasi lebih
lanjut.
• Sepanjang garis vertikal (horizontal jika flowchart digambarkan dalam
format landscape), dapat ditambahkan informasi berikut:
• Waktu yang dihabiskan dalam proses
• Biaya yang dikeluarkan
• Value added
• Tingkat penyelesaian
• Tapi menambahkan semakin banyak informasi apalagi untuk proses yang
kompleks  sulit dipahami.

KSI - Program Studi Sistem Informasi 12

DFD/DAD (Data Flow Diagram/Diagram Arus Data)
•Proses penggambaran tentang sistem yang dikembangkan untuk
mengetahui dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari
sistem,
•Data disimpan dan proses apa yang menghasilkan data tersebut
•Interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data
tersebut.
•Sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah di
rancang atau sistem baru yang di dikembangkan.
•Merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem
yang terstruktur

KSI - Program Studi Sistem Informasi 13

 1. Memahami lebih jauh mengenai keterkaitan satu sama lain dalam sistem
dan subsistem.

2. Mengkomunikasikan pengetahuan sistem yang ada dengan pengguna

melalui diagram aliran data.

3. Menganalisis sistem yang diajukan untuk menentukan apakah data-data

dan proses yang diperlukan sudah ditetapkan.

KSI - Program Studi Sistem Informasi 14

KSI - Program Studi Sistem Informasi 15
 Contoh DFD
Simbol Arti Contoh

Entity Student

Informasi
Data flow mahasiswa baru

Create
Proses Student
record

Student
Data store
master

KSI - Program Studi Sistem Informasi 16

 External Entity
• Kesatuan luar (external entity) merupakan (entity) di lingkungan luar
sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lain yang
berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau
menerima output dari sistem.
• Kesatuan luar dapat berupa :
• Suatu kantor, departemen atau divisi dalam perusahaan tapi diluar
sistem yang dikembangkan.
• Orang atau sekelompok orang di organisasi tapi diluar sistem yang
dikembangkan.
• Sistem informasi lain diluar sistem yang sedang dikembangkan.
• Penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh sistem.

KSI - Program Studi Sistem Informasi 17

1. Context diagram
Context Diagram berfungsi menggambarkan hubungan antara entitas
luar, masukan dan keluaran sistem), yang direpresentasikan dengan
lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.

2. Diagram rinci (DFD Levelled).

DFD levelled menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antara
fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan
penyimpanan data, model ini hanya memodelkan sistem dari sudut
pandang fungsi

KSI - Program Studi Sistem Informasi 18

1. Antar entitas tidak diijinkan terjadi hubungan atau relasi.
2. Tidak boleh ada aliran data antara entitas eksternal dengan data store.
3. Untuk alasan kerapian (menghindari aliran data yang bersilangan),
entitas eksternal atau data store boleh digambar beberapa kali dengan
tanda khusus, misalnya diberi nomor
4. Satu aliran data boleh mengalirkan beberapa paket data.
5. Bentuk anak panah aliran data boleh bervariasi

KSI - Program Studi Sistem Informasi 19

6. Semua objek harus mempunyai nama.
7. Aliran data selalu diawali atau diakhir dengan proses.
8. Semua aliran data harus mempunyai tanda arah.
9. Jumlah proses tidak lebih dari sembilan proses dalam sistem,
jika melebihi maka sebaiknya dikelompokkan beberapa proses
yang bekerja bersama-sama didalam suatu subsistem.

KSI - Program Studi Sistem Informasi 20

 1. Penamaan yang jelas
 Setiap entitas diberi nama yang sesuai dengan suatu kata benda.
 Nama aliran data dalam kata benda karena menunjukkan seseorang,
tempat atau sesuatu.
 Proses diberi nama menggunakan format kata kerja - kata sifat - kata
benda untuk proses-proses yang rinci.
 Penyimpanan data diberi nama dengan suatu kata benda.

KSI - Program Studi Sistem Informasi 21

 2. Memberi nomor pada proses
 Nomor yang diberikan pada proses tidak harus menjadi nomor urut.
 Penomoran dimaksudkan sebagai identifikasi proses dan memudahkan
penurunan (level yang lebih rendah) ke proses berikutnya.
 Untuk proses primitif selain diberi nomor juga diberi tanda khusus
(biasanya tanda *) untuk menyatakan bahwa proses tersebut tidak dirinci
lagi.
3. Penggambaran kembali
 Ukuran dan bentuk lingkaran tetap sama
 Panah yang melengkung dan lurus tidak jadi masalah.
4. Hindari proses yang mempunyai masukan tetapi tidak mempunyai
keluaran begitu juga sebaliknya hindari proses yang mempunyai
keluaran tetapi tidak mempunyai masukan.
KSI - Program Studi Sistem Informasi 22
KSI - Program Studi Sistem Informasi 23
KSI - Program Studi Sistem Informasi 24
KSI - Program Studi Sistem Informasi 25
KSI - Program Studi Sistem Informasi 26
 KAMUS DATA
• Merupakan metode utama untuk menganalisis aliran data dan menyimpan Data
Oriented System
• Katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu
sistem informasi.
• Data Dictionary / Kamus Data mendefinisikan elemen data dengan fungsi sebagai
berikut:
• Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan data dalam DFD
• Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran (misalnya
alamat diuraikan menjadi kota, negara dan kode pos)
• Mendeskripsikan komposisi penyimpanan data
• Menspesifikasikan nilai dan satuan yang relevan bagi penyimpanan dan aliran
• Mendeskripsikan hubungan detil antar penyimpanan (yang akan menjadi titik
perhatian dalam entity-relationship diagram)

KSI - Program Studi Sistem Informasi 27

 Alasan penggunaan Kamus Data
Kamus data dapat digunakan untuk alasan berikut:
• Menyediakan dokumentasi
• Menghilangkan redundansi
• Validasi diagram aliran data
• Menyediakan titik awal untuk pembuatan
laporan
• Untuk mengembangkan logika dalam proses
DFD
• Kamu Data berisi
• Data flow
• Data structures
• Elements
• Data stores

KSI - Program Studi Sistem Informasi 28

Alat untuk membuat kamus data
Untuk membuat spesifikasi elemen data, digunakan Notasi struktur data, yaitu :

Notasi Keterangan

= Terdiri dari, sama saja dengan, diuraikan menjadi

+ Dan

() Pilihan, boleh ada boleh tidak

n{ }m Iterasi / pengulangan mulai n kali sampai maksimum m kali

[ ] Pilih salah satu pilihan

| Pemisah pilihan di dalam tanda [ ]

* Keterangan komentar / catatan

@ Key field

KSI - Program Studi Sistem Informasi

Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD -> data flow
diagram sifatnya global, hanya ditunjukkan nama arus datanya saja.

1.4
Membuat
Gudang Faktur
Tembusan permintaan penjualan
persediaan

KSI - Program Studi Sistem Informasi 30

 Format Kamus Data
• Nama arus data
• Sumber
• Tujuan
• Bentuk
• Periode
• Volume
• Penjelasan / keterangan
• Struktur Data

KSI - Program Studi Sistem Informasi 31

 ISI KAMUS DATA
1. Nama arus data
Kamus Data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DFD, maka
nama dari arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga mereka yang
membaca DFD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentan suatu arus data
tertentu di dad dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.

2. Alias
Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu
ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau
departemen satu dengan yang lainnya.
Misal, bagian pembuat faktur dan langganan menyebut bukti penjulan sebagai
faktur, sedang bagian gudang menyebutnya sebagai tembusan permintaan
persediaan. baik faktur dan tembusan permintaan mempunyai struktur data
yang sama tetapi mempunyai struktur yang berbeda.
KSI - Program Studi Sistem Informasi 32
3. Bentuk data
Bentuk data yang mengalir dapat Berupa:
-Dokumen dasar atau formulir
-Dokumen hasil cetakan komputer
-Laporan tercetak
-Tampilan di layar monitor
-Variabel (berubah-ubah)
-Parameter (tetap)
-Field
Bentuk data ini perlu dicatat di kd, karena dapat digunakan untuk
mengelompokkan kd ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem

KSI - Program Studi Sistem Informasi 33

4. Arus data
Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan
menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kd supaya memudahkan
mencari arus data di DFD.
5. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna arus data yang dicatat di kamus
data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan
tentang arus data tersebut. misalnya nama arus data adalah tembusan
permintaan persediaan, maka dapat lebih dijelaskan sebagai tembusan dari
faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang.
6. Periode
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di
kd karena dapat digunakan untuk mengidentifikasi:
-kapan input data harus dimasukkan ke sistem.
-Kapan proses dari program harus dilakukan.
-Kapan Laporan-laporan Harus Dihasilkan.

KSI - Program Studi Sistem Informasi 34

7. Volume
volume yang perlu dicatat di kamus data adalah tentang volume rata-rata
dan volume puncak dari arus data. volume rata-rata menunjukkan
banyaknya rata-rata arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu
dan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak. volume ini
digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan
digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat
output.
8. Struktur data
Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di kd terdiri dari item-item
data apa saja.

KSI - Program Studi Sistem Informasi 35

CONTOH:

KAMUS DATA UNTUK ARUS DATA TEMBUSAN PERMINTAAN PERSEDIAAN

DAPAT DIBUAT DARI DFD BERIKUT:
1.4
Membuat
Pengir Faktur Faktur
iman penjualan

Gudang Tembusan permintaan

persediaan

KSI - Program Studi Sistem Informasi 36

 KAMUS DATA
Nama arus data: TEMBUSAN PERMINTAAN PERSEDIAAN
Alias : Faktur
Bentuk data : Dokumen cetakan komputer
Arus data : Proses 1.4P - Gudang
Proses 1.4P – Bagian Pengiriman
Penjelasan : Tembusan dari faktur penjualan utk meminta brg
dr gudang
Periode : Setiap kali terjadi penjulan (harian)
Volume : Volume rata-rata tiap hari 100 dan vol puncak 150.
Struktur data : Tembusan permintaan persediaan dari item
data:
Kode Langganan Satu sampai dgn maksimum 10X
Nama langganan Kode Brg
Tanggal Penjualan Nama Brg
Nomor Faktur Unit jual
KSI - Program Studi Sistem Informasi 37
 Struktur Data
No Level Nama Item data Tipe Lebar Jangkauan Keterangan
Nilai
1 01 Tanggal Order D 8 Tanggal dari order (HH/BB/TT)

2 01 Kode Langganan C 5 Kode Langganan

3 01 Nama Langganan C 40 Nama dari langganan

4 01 Alamat Langganan C 40 Jalan dari alamat langganan

5 01 Kota langganan C 40 Kota dari alamat langganan

6 01 Kode Barang C 7 Maksimum 10 barang

7 01 Nama Barang C 30 Maksimum 10 barang

8 01 Unit Barang N 9,2 Maksimum 10 barang

9 01 Termin C 7 Termin pembayaran, 2 karakter pertama

adalah potongan penjualan (%), 2 karakter
berikutnya batas waktu mendapat potongan
(hari) dan 3 karakter terakhir adalah batas
maksimum pelunasan (hari). Jika penjualan
tunai, field ini bernilai “Tunai”

KSI - Program Studi Sistem Informasi 38

 Contoh-contoh
1. Data penjualan = @No_Faktur + NamaPelanggan + alamat + sistempembayaran + keterangan +
{NamaStok + UnitJual + HargaJual }
keterangan :
Alamat = jalan + kota + kodePos + (telepon)
Sistempembayaran = [ tunai | kredit ]
2. Daftar_absen = periode_absen + {pegawai + {tanggal + kd_absen}}
Keterangan :
Periode_absen = kd_bulan _th + nama_bulan + th_absen
Kd_bulan_th = [00-99] + [01-12]
Nama_bulan =[Jan – Des]
Pegawai = NIP + nama_peg
Tanggal = [01 – 31]
Kd_absen = [ H | S | M * mangkir * ]
3. Faktur = * tembusan permintaan persediaan *
= Kd_langganan + Nama_langganan + Tgl_jual + No_Faktur + 1 {Kd_barang + Nama_barang + Unit
+ harga } 10 + Total _jual + diskon + Pajak + Total_bayar + jenis_jual

KSI - Program Studi Sistem Informasi 39

Lanjutan contoh 3
• Kd_langganan = 1{karakter}5
• Nama_langganan = 1{karakter}25
• Tgl_jual = * format date*
• No_Faktur = 1{karakter}10
• Kd_barang = 8{karakter}8
• Nama_barang = 1{karakter}20
• Unit = 1{numerik}4
• Harga = 1{numerik}10
• Total_jual = 1{numerik}10
• diskon = 1{numerik}10
• Pajak = 1{numerik}10
• Jenis_jual = [tunai | kredit ]
• Total_bayar = 1{numerik}10
• Karakter = [A-Z | a-z | 0-9| / | | ]
• Numerik = [ 0 – 9 | . | , ]
KSI - Program Studi Sistem Informasi 40
 SEKIAN
TERIMA KASIH

KSI - Program Studi Sistem Informasi 41