Modul 18 Pencatatan Dan Pelaporan

PENCATATAN
&
PELAPORAN
PENCEGAHAN & PENGENDALIAN HIV AIDS DAN IMS
Kementerian Kesehatan RI
Direktorat Jenderal Pencegahan & Pengendalian Penyakit
TUJUAN PEMBELAJARAN
Tujuan Pembelajaran Umum
Setelah mengikuti pelatihan, Peserta mampu melakukan pencatatan

dan pelaporan terkait program Pencegahan dan pengendalian HIV
AIDS dan IMS
Tujuan Pembelajaran Khusus
Peserta mampu:
1. Menjelaskan pengertian, tujuan dan manfaat pencatatan
dan pelaporan
2. Menjelaskan tugas pokok setiap jenjang administrasi
dalam pencatatan dan pelaporan
3. Mengisi formulir-formulir standar yang digunakan dalam
pencatatan dan pelaporan
POKOK BAHASAN
1. Pengertian, tujuan dan manfaat pencatatan dan pelaporan
2. Tugas pokok setiap jenjang administrasi dalam pencatatan
dan pelaporan
3. Formulir-Formulir Standar pencatatan dan pelaporan
PB 1. PENGERTIAN, TUJUAN DAN
MANFAAT PENCATATAN DAN
PELAPORAN
Pengertian
Pencatatan: kegiatan atau proses pendokumentasian
suatu aktivitas dalam bentuk tulisan; dilakukan diatas
kertas, file komputer dan lain-lain. Bentuk catatan dapat
berupa tulisan, grafik, gambar dan suara (syahlan)
Laporan: catatan yang memberikan informasi tentang

kegiatan tertentu dan hasilnya disampaikan ke pihak
yang berwenang atau berkaitan dengan kegiatan
tersebut (syahlan)
Tujuan
Tujuan Umum
Agar semua hasil kegiatan pelayanan HIV AIDS & PIMS

dapat dicatat, serta dilaporkan ke jenjang selanjutnya
secara benar, berkala dan teratur guna menunjang upaya
program pengendalian HIV AIDS & PIMS
Tujuan
Tujuan Khusus
1) Tersedianya data kegiatan pelayanan HIV AIDS &
PIMS yang akurat, tepat waktu dan mutakhir secara
teratur
2) Terlaksananya pelaporan secara teratur diberbagai
jenjang administrasi sesuai dengan prosedur yang
berlaku.
3) Digunakannya data tersebut sebagai alat pengambilan
keputusan dalam upaya program pengendalian HIV
AIDS & PIMS di berbagai tingkat administrasi.
Manfaat
1. Memberi informasi tentang keadaan masalah/kegiatan

terdokumentasi
2. Sebagai bukti dari suatu kegiatan (bukti hukum)
3. Bahan pelayanan
4. Bahan untuk penelitian
5. Sebagai pertanggung jawaban otentik
6. Bahan pembuatan laporan
7. Bahan penyusunan perencanaan dan evaluasi
8. Alat komunikasi dalam penyampaian pesan serta
mengingatkan kegiatan peristiwa khusus.
 Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan
suatu kegiatan.
Tanpa ada pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau

program apapun yang dilaksanakan tidak akan terlihat
wujudnya.
Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah

data dan informasi yang berharga dan bernilai bila
menggunakan metode yang tepat dan benar.
PENCATATAN DAN PELAPORAN
- Akurat PENGOLAHAN :
- Lengkap
PENCATATAN - Pelaporan
- Tepat Waktu
- Analisis
- Interpretasi
INFORMASI :
PENGAMBILAN - Akurat
KEPUTUSAN - Lengkap
- Tepat Waktu
Pencatatan & pelaporan
HIV AIDS & P.IMS
• Mulai tahun 2012  peralihan dari sistim manual ke

elektronik
• Berbasis web dengan menggunakan software aplikasi sistim
informasi HIV-AIDS & IMS (SIHA)
BAHAN RUJUKAN
MEKANISME ALUR PELAPORAN
Elektronik Manual
Kemenkes
Terima data manual Maks Tgl 10
Terima data setelah bulan pelaporan
real time
Dinkes Propinsi
Terima Data Manual Maks Tgl 5
setelah bulan pelaporan
Tarik
Laporan
Online Rekap
Manual
DinKes Kabupaten
Upload Terima Data Manual Maks Tgl 30
Laporan
Online
Rekap
Manual
Unit Pelayanan Kesehatan

PENGERTIAN SIHA
SIHA (Sistem Informasi HIV AIDS dan IMS) adalah :
 Aplikasi Sistem Informasi berbasis web yang
dikembangkan untuk mendukung pencatatan dan
pelaporan pada layanan HIV AIDS dan PIMS.
 Dikembangkan secara offline dan online
 Alamat :www.siha.depkes.go.id
TUJUAN APLIKASI SIHA
• Mendukung manajemen data layanan program
pengendalian HIV-AIDS dan IMS baik pada tingkat
layanan, kabupaten/kota, provinsi dan tingkat nasional.
• Meningkatkan kualitas data yang valid, akurat, dan tepat
waktu.
• Meningkatkan efisiensi pengelolaan data program dalam
jumlah besar.
MANFAAT SIHA
Tingkat Unit Pelayanan
 Manajemen basis data secara elektronik
 Efisiensi waktu, tenaga dan biaya dalam pengiriman laporan
Tingkat kabupaten, provinsi dan nasional

 Pelaporan dapat diterima dengan cepat (online).
PERKEMBANGAN APLIKASI SIHA
VERSI 1.4 KE VERSI 1.7
1.5 1.4
1.6
1.6.5
1.7
SIHA 1.4 (2011 – 2012)
A. Modul yang dibangun meliputi :
1. Sistim Informasi Konseling dan Testing
2. Sistem Informasi PITC
3. Sistem Informasi Menular Seksual ( IMS )
4. Sistem Informasi Pencegahan HIV dari Ibu dan Anak ( PMTCT )
5. Sistem Informasi Perawatan HIV dan ART ( Lembar 8A )
6. Sistem Informasi Perawatan HIV dan ART ( Lembar 8B )
7. Sistem Informasi Penjangkauan
8. Sistem Informasi Layanan Jarum Suntik Steril
9. Sistem informasi ODHA yang diberi dukungan
10. Sistem Informasi Metadon
11. Sistem Informasi Kasus AIDS
12. Sistem Informasi Bahan dan Alat
B. Perancangan Ulang Form Cetak: VCT,IMS, LJSS,Metadon,Dukungan
ODHA,Surveilans Kasus
SIHA 1.5 (2012 – Jan 2013)
A. Perubahan Indikator Laporan dan Penambahan Laporan

TB Report Triwulanan
B. Perancangan Ulang Form Cetak Sesuai dengan Perubahan Indikator
C. Penambahan Menu untuk bisa Export data Individu

SIHA 1.6 (Feb 2013 – Jun 2013)
A. Perubahan pada form aplikasi SIHA karena adanya penambahan

indikator yang berkaitan dengan petugas Pendukung / LSM
B. Perubahan pada form cetak untuk mendukung indikator yang berkaitan dengan
petugas pendukung/LSM
C. Penambahan Laporan Kohort 6 bulanan pada laporan LASS

SIHA 1.6.5 (Juni 2013 – Juni 2015)
A. Perubahan pada form aplikasi SIHA karena adanya

penambahan/perubahan indikator.
B. Perubahan pada form cetak untuk mendukung perubahan indikator
C. Penambahan Fitur Import Excel Bantu Pra ART dan ART
D. Penambahan Fitur Approval Laporan Online
E. Penambahan Menu Analisis pada SIHA Online

F. Penambahan Modul SDM
G. Perubahan Modul Alat Bahan yang tadinya diisi oleh UPK ke Dinas Kab/Kota dan
diisi secara online
H. Disediakannya instalasi SIHA1.6.5 Oneclick
I. Ditambahkannya Dashboard Integrasi 4 PR
J. Ditambahkannya Fitur SMS Gateway
SIHA 1.7 (Jun 2015 – Saat ini)
A. Perubahan pada form aplikasi SIHA karena adanya penambahan / Perubahan
pada indikator – indikator laporan
B. Perubahan pada form cetak untuk mendukung perubahan – perubahan pada indikator
laporan
C. Data Individu KT, IMS, TIPK, Metadon,PPIA, PDP akan ditarik ke server pusat
( siap released )
D. Integrasi Data Individu KT dan PDP dengan Aplikasi SITT dari subdit TB ( dalam
proses pengembangan )
H. Integrasi Aplikasi SIHA dengan SITT dan SIKDA ( dalam proses
pembahasan )
APLIKASI SIHA
SIHA Online SIHA Offline

• Diinstall di komputer fasyankes.
• Berada di server Pusdatin
Kemenkes RI. • Beralamat di localhost/sim_aids.
• Beralamat di • Database individu ada pada
www.siha.depkes.go.id. komputer layanan.
• Berisi laporan terkait program • Tidak memerlukan adanya koneksi
HIV AIDS & PIMS. internet
• Database laporan semua • Digunakan untuk input data
pemangku kepentingan (fasyankes, individu layanan.
Dinkes Kab/Kota, Dinkes Provinsi, • Digunakan untuk membuat
dan Nasional). laporan bulanan layanan
TAMPILAN SIHA
BAHAN RUJUKAN
PB 2. TUGAS POKOK SETIAP JENJANG
ADMINISTRASI DALAM
PENCATATAN DAN
PELAPORAN
ALUR PENCATATAN DAN PELAPORAN
Data Pasien
Pasien
dicatat pada Pasien
diperiksa
form
Pembuatan laporan Laporan dikirim ke

Data Pasien diinput
bulanan / triwulanan dinas kesehatan
kedalam sistem
kabupaten
Laporan dikirim
secara online
Laporan dikirim ke
kedalam sistem
dinas kesehatan
Propinsi
Internet
Laporan dikirim ke
Pusat
Pusat Data dan Informasi

TUGAS SETIAP JENJANG ADMINISTRASI
Fasyankes :
 Mengisi data individu layanan : KTHIV, IMS, ART,
LASS, PTRM, PPIA, Surveilans Kasus AIDS, Alat dan
Bahan, Dukungan ODHA di SIHA Offline.
 Membuat laporan bulanan
 Mengirimkan laporan bulanan ke server SIHA Online.
 Memanfaatkan data layanan sesuai dengan
kepentingan.
Kabupaten/Kota :
 Melakukan rekap laporan bulanan setiap layanan yang dikirim

oleh fasyankes.
 Mengisi data individu Sero Surveilans , alat & bahan, dan SDM di
SIHA online.
Mengisi laporan bulanan layanan yang laporannya tidak ada di
SIHA online.
Melakukan proses approval/validasi laporan yang dikirimkan oleh
layanan.
Melakukan pelaporan bulanan data hasil sero surveilans.
Melakukan analisis data sesuai dengan wilayah dan indikator yang
diperlukan.
Provinsi :
 Mengisi data SDM di SIHA online.
 Melakukan rekap laporan bulanan setiap layanan yang
dikirim oleh fasyankes.
 Mengisi laporan bulanan layanan yang data laporannya
tidak ada di SIHA online.
 Melakukan proses approval/validasi laporan yang
dikirimkan oleh layanan.
 Melakukan analisa data sesuai dengan wilayah dan
indikator yang diperlukan.
Nasional :
 Melakukan rekap laporan bulanan seluruh laporan
setiap layanan yang dikirim oleh fasyankes.
 Melakukan analisa data sesuai dengan wilayah dan
indikator yang diperlukan.
 Sebagai call center permasalahan dalam
penggunaan SIHA.
ALUR SIHA ONLINE
PUSAT
Rekap, Absen
s i, Validasi
SIHA
ONLINE
PROVINSI Rekap, Absensi, Validasi
i, Validasi
s
, Absen
Rekap
KAB/KOTA l idasi nan
Va l a
ns i, n Bu
, Ab se apora
ap L
Rek ploa
d
U OFFLINE
Laporan Bulanan
SIHA
LAYANAN OFFLINE
input data individu
PB 3. FORMULIR-FORMULIR
STANDAR PENCATATAN DAN
PELAPORAN
JENIS FORMULIR PENCATATAN
1. Formulir Layanan Konseling dan Tes HIV

2. Formulir Layanan IMS
3. Formulir Layanan PPIA
4. Formulir LJSS
5. Formulir Methadon
6. Formulir Layanan PDP ( Kartu pasien, ikhtisar pasien,
register pra ART, register ART, register pemberian
ARV, register stock obat ARV)
7. Formulir Dukungan ODHA
8. Formulir Sentinel Surveilans HIV
9. Formulir Kasus AIDS
JENIS FORMULIR PELAPORAN
1. Formulir Pelaporan Layanan Konseling dan Tes HIV

2. Formulir Pelaporan Layanan IMS
3. Formulir Pelaporan Layanan PPIA
4. Formulir Pelaporan LJSS
5. Formulir Pelaporan Methadon
6. Formulir Pelaporan PDP ( Laporan Bulanan Perawatan
HIV AIDS/LBPHA lembar 1 dan 2, Laporan kohort )
7. Formulir Perlaporan Dukungan ODHA
8. Formulir Pelaporan Kasus AIDS
9. Formulir Pelaporan Alat dan Bahan
10. Formulir Pelaporan SDM
(SIHA) Versi 1.7
FORMULIR
LAYANAN KONSELING DAN TES HIV (KT)

HA-UPK-1
Pada versi SIHA 1.6.5 untuk Status kunjungan pilihannya adalah :
Datang sendiri, dirujuk LSM, Tempat kerja, Kelompok dukungan,
Pasangan, Kader dan Mobile IMS , dan untuk Versi SIHA 1.7 Status
Kunjungan hanya menjadi Datang Sendiri dan Dirujuk
Pada SIHA Versi 1.6.5 , klien
WBP masuk kedalam SIHA versi 1.6.5 adalah SIHA versi 1.6.5 variabelnya
KELOMPOK RESIKO , dan pada Status Pasien dan Pada Doketer dan Pada SIHA 1.7
SIHA 1.7 menjadi “POPULASI SIHA 1.7 diganti “STATUS diganti menjadi Petugas
KHUSUS” KLIEN “ Kesehatan
Variabel “Pernah Tes HIV

Sebelumnya” pada SIHA Versi
1.6.5 berada sebelum kajian
Tingkat Risiko
Lembar ke 2 Fomulir KT Pada SIHA Versi 1.6.5 , Form TIPK terpisah dengan
KT S, dan pada SIHA Versi 1.7 formulir TIPK dan
KTS menjadi KT (Konseling dan Tes HIV)
Pada SIHA Versi 1.6.5, Status Layanan
adalah : Klinik Utama dan Klinik
Pada SIHA Versi 1.6.5 “STATUS Satelit,
KLINIK” dan di SIHA Versi 1.7 Di SIHA Versi 1.7 menjadi Rumah
menjadi “STATUS LAYANAN” Sakit, Puskesmas dan Klinik
LAPORAN KTS
Pada SIHA Versi 1.7 ditambah
dengan “Menerima hasil”
Lanjuran Form TIPK
(SIHA) Versi 1.7
FORMULIR
INFEKSI MENULAR SEKSUAL

(IMS)
HA-UPK-2
Form IMS hal 2
(SIHA) Versi 1.7
FORMULIR
PENCEGAHAN HIV DARI IBU KE ANAK

(PPIA)
HA-UPK-4
Pada SIHA versi 1.7 ini, ada penambahan variabel yaitu : NIK (nomor induk kependudukan),
Nama Ibu Kandung dan Propinsi
Perubahan kebijakan
program pemberian
ARV pada ibu hamil
dari pemberian
profilaksis ARV
menjadi pengobatan
ARV
Variabel ini merupakan

pindahan dari blok data
layanan bayi dari ibu yang
positif HIV pada versi SIHA
1.6.5 bagi an paling bawah.
Pada SIHA 1.7 ini

dipindahkan pada blok Data
layanan ibu hamil
Tambahan variabel baru,

untuk kepentingan
penarikan variabel pada
laporan bulanan, karena
yang dilaporkan adalah
ibu dengan kehamilan
baru, sehingga ibu hamil
tidak dilaporkan secara
berulang-ulang pada
setiap bulannya
Tambahan variabel baru,
untuk kepentingan
penarikan variabel
pemberian kotrimoksasol
pada bayi di laporan
bulanan
Tambahan pada variabel ini adalah
penekanan pada ibu HIV pos dengan
kehamilan baru, karena ibu hamil cukup
terlaporkan 1 kali saja selama periode
kehamilannya
Ada perubahan
redaksi pd var
no.5 , pada SIHA
1.6.5 redaksinya
jumlah kondom
yg diberikan ke
klient
Pada SIHA versi 1.7 ini, variabel dalam laporan bulanan menjadi 14 varibel, dari 15 variabel
pada SIHA 1.6.5, adapun 1 variabel yang dihilangkan pada SIHA 1.6.5 adalah varibel no.14
yaitu Jumlah balita yang lahir dari ibu HIV positip diperiksa HIV
(SIHA) Versi 1.7
FORMULIR
LAYANAN ART
(ANTIRETROVIRAL THERAPY)
PERLENGKAPAN PENCATATAN & PELAPORAN
Pencatatan Pelaporan
• Ikhtisar perawatan pasien
HIV dan ART • LBPHA (Laporan
• Kartu pasien Bulanan Perawatan
• Register Pra-ART HIV/AIDS)
• Register ART • Laporan analisis kohort
• Register pemberian Obat
• Register Stok Obat
• Formulir Rujukan
Ikhtisar Perawatan
Pasien HIV dan ART
Kartu Pasien
KARTU PASIEN Tanggal Perjanjian
Mengambil Obat, Konsultasi Dokter, Pemeriksaan lain
No. Rekam Medis
No. Register Nasional Tanggal Rejimen dan Jumlah INH Jumlah INH Efek Rencana
Kunjungan jumlah obat ARV yang sisa yang samping tgl.
NIK yang sisa diberikan ARV/IO/ Kunjunga
untuk bulan profilaksis IO n y.a.d
Nama :................................................................................................................... berikutnya
Alamat Lengkap :.................................................................................................
No. Telepon : .......................................................................................................
Jenis kelamin : □L □P Umur: ......... Tgl lahir : ..../....../.......
Nama Ibu Kandung : .................................................................................
Nama PMO : ………………………………………………………….......
Alamat PMO : ……………………………………………………….........
No. telepon : ………………………………………………………..
Pemeriksaan Klinis dan Laboratorium

Tanggal Stad Status Jumlah Lain-
hh/bb/tt Klinis BB fungsional CD4 lain
(K,Amb,B)
Kunjungan pertama
Memenuhi syarat
medis ART
Saat mulai ART
Setelah 6 bulan ART
Saat 12 bulan ART
Saat 24 bulan ART
Saat 36 bulan ART
Saat 48 bulan ART Bila kartu ini sudah penuh

dapat diganti dengan kartu baru
Saat 60 bulan ART Catatan Penting: oleh Dokter atau Perawat
...............................................................................................................................................................
CATATAN: ...............................................................................................................................................................
1. Simpanlah kartu ini di rumah dan bawalah bila datang ke Unit Pengobatan ...............................................................................................................................................................
2. Anda dapat membantu mengurangi penyebaran penyakit bila mengikuti aturan pengobatan ...............................................................................................................................................................
dengan menelan obat secara teratur
Register Pra-ART
Register ART
Laporan Bulanan
Perawatan HIV/AIDS
(LBPHA)
Laporan Kohort
TERIMA KASIH

Modul 18 Pencatatan Dan Pelaporan

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul 18 Pencatatan Dan Pelaporan

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PENCATATAN

PENCEGAHAN & PENGENDALIAN HIV AIDS DAN IMS

Tujuan Pembelajaran Umum

Setelah mengikuti pelatihan, Peserta mampu melakukan pencatatan

Laporan: catatan yang memberikan informasi tentang

Agar semua hasil kegiatan pelayanan HIV AIDS & PIMS

1. Memberi informasi tentang keadaan masalah/kegiatan

Tanpa ada pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau

Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah

• Mulai tahun 2012  peralihan dari sistim manual ke

Unit Pelayanan Kesehatan

Tingkat kabupaten, provinsi dan nasional

A. Perubahan Indikator Laporan dan Penambahan Laporan

B. Perancangan Ulang Form Cetak Sesuai dengan Perubahan Indikator

C. Penambahan Menu untuk bisa Export data Individu

A. Perubahan pada form aplikasi SIHA karena adanya penambahan

C. Penambahan Laporan Kohort 6 bulanan pada laporan LASS

A. Perubahan pada form aplikasi SIHA karena adanya

E. Penambahan Menu Analisis pada SIHA Online

SIHA Online SIHA Offline

Pembuatan laporan Laporan dikirim ke

Pusat Data dan Informasi

 Melakukan rekap laporan bulanan setiap layanan yang dikirim

1. Formulir Layanan Konseling dan Tes HIV

1. Formulir Pelaporan Layanan Konseling dan Tes HIV

LAYANAN KONSELING DAN TES HIV (KT)

Variabel “Pernah Tes HIV

INFEKSI MENULAR SEKSUAL

PENCEGAHAN HIV DARI IBU KE ANAK

Variabel ini merupakan

Pada SIHA 1.7 ini

Tambahan variabel baru,

Pemeriksaan Klinis dan Laboratorium

Saat mulai ART

Setelah 6 bulan ART

Saat 12 bulan ART

Saat 24 bulan ART

Saat 36 bulan ART

Saat 48 bulan ART Bila kartu ini sudah penuh

Anda mungkin juga menyukai