HoRenSo

Ho koku ほこく Lapor

Ren raku れんらく Komunikasi
So udan そうだん Konsultasi
Terminology
HO
HOKOKU Report
Laporan
RENRAKU Communicate
REN
Berbagi
SODAN Consultation
SO
Konsultasi
Review Our Condition
# Good or Bad
Communication?
# Teamwork or
Teambuilding?
S U RE ..
o r N OT t o t ry
IF BA D o r the d
o ar e w
Ren S
Ho
Why HORENSO?
Houkoku
Adalah pelaporan kemajuan suatu aktifitas
atau tugas yang diberikan.
Fakta, Metode dan Tujuan adalah tiga poin
utama yang perlu dilakukan dalam
pelaporan
Fakta menekankan pada :
what-who-when-where-why +
how-how much/many.
Jap’s Culture : Progress First than Result
Why HORENSO?
Houkoku
Mengapa melapor itu penting ?
• Perusahaan adalah sebuah Organisasi
• Pekerjaan dimulai dari sebuah laporan
• Penjelasan mengenai perkembangan dan
kesimpulan kerja Anda kepada Atasan
Why HORENSO?
Houkoku
Know The
Purpose

r ter t Re
1 e po wha e und ceive
Laporkan R w
o rit wh ersta r
w a t w nd
kn she ritt
Pokok, he
/ en
Hasil,
Kesimpulan
2
Houkoku
Penyebab & Latar
Belakang
3
Tambahkan :
Pendapat
Anda
Houkoku
Art of Report based on Leveling

BOD

Director

Manager

Supervisor

Staff
Houkoku
Houkoku adalah Pekerjaan yang
“melaporkan ditugaskan
perkembangan &
hasil dari
pekerjaan yang
ditugaskan, secara
terperinci kepada
pihak terkait “
Houkoku
7 LANGKAH PENTING DALAM MELAPOR

• Melapor harus dilakukan sebelum mulai kerja rutin

• Melaporlah apabila anda kurang pasti akan
tindakan Anda
• Laporkan lebih dahulu dari hal yang paling buruk
• Laporkan sesuai urutan
• Sebelum melapor masalah yang rumit, ringkaslah
masalahnya
• Pisahkan fakta objektif & subjectif
• Biasakan melapor setiap hari
Renraku
Adalah kontak/komunikasi/updating terkait
pekerjaan yang sedang kita tangani dan
biasanya melibatkan hingga lingkup lintas /
antar department.
Hal tersebut dilakukan, karena dengan
Renraku,kita bisa mendapat banyak
masukan serta mampu memandang suatu
persoalan lebih holistik.
Renraku
Renraku adalah
menginformasikan
kepada pihak yang Pekerjaan
terkait, antar yang
Departemen ditugaskan
mengenai
pekerjaan yang
sedang ditangani
Renraku
1
Beritahu hasil
yang diinginkan
2 Uraikan
Sebab,
Latar Belakang & 3
Situasinya Pastikan pesan
Anda telah
sampai
 Renraku
“The Renraku Story Sample”

Di sebuah industri pengecoran logam, akan dimulai project model baru pada dua bulan yang akan datang, di mana proyek
tersebut membutuhkan seorang staff purchasing yang faham secara detail ilmu logam dan transfer panas. Sementara itu,
manager purchasing masih harus menunggu approval penambahan staff dari direktur yang saat itu sedang berada di luar negeri
untuk urusan bisnis dan baru akan kembali bulan depan.

Sebagai inisiatif awal, manajer purchasing menceritakan rencana ini dengan HR/GA manajer, kerena ia sadari bahwa untuk
merekrut staff dengan spesifikasi khusus tidaklah mudah, selain itu standard yang ditetapkan HR/GA bahwa informasi
penambahan karyawan selambat-lambatnya 6 minggu di muka. Namun, sayangnya manajer HR/GA menanggapi hal ini dengan
bisa-bisa saja dan tidak menganggapnya sebagi sesuatu yang khusus dengan mengatakan “OK pak, saya tunggu form
requestnya saja…” sekembalinya dari luar negeri, direktur purchasing segera menyetujui permohonan penambahan staff dan
proses berikutnya-pun segera dilakukan dengan mengirimkan form tersebut ke departemen HR/GA agar rekrutmen segera
dilakukan, sementara itu waktu pelaksanaan model baru tinggal sebulan lagi.
 Renraku
Pada saat proyek model baru benar-benar dilaksanakan, ternyata staff purchasing yang diminta belum bisa
dihadirkan. Karena hal tersebut terjadi kemacetan proses pembelian dan verifikasinya yang berdampak pada
terlambatnya proses produksi dan pengiriman sampel produk pertama kepada pelanggan.

Dalam konteks di atas, penyebab utama terlambatnya proses produksi model baru dan pengiriman sampel produk
pertama kepada pelanggan bukan disebabkan karena kelalaian produksi atau qualiti, tetapi karena keterlambatan
pembelian dan verifikasi produk yang dibeli. Jika ditelusuri lebih dalam, ternyata akar masalah adalah karena
KETIDAKPEDULIAN manajer HR/GA pada saat renraku dengan manager Purchasing. Andai saja manager HR/GA
segera mencari informasi atau membuat iklan untuk penerimaan calon staff purchasing sejak pertama kali ia
renraku dengan manajer Purchasing, tanpa harus menunggu “form request” yang saat itu belum ditanda-tangani
oleh direktur, mungkin kejadian di atas tidak perlu terjadi.
 Renraku

Dari sini bisa kita fahami bahwa renraku menjadi sangat penting artinya manakala sesuatu masalah sudah benar-
benar nyata terjadi di hadapan kita. Namun, sungguhpun demikian, kadang masih terlalu banyak kawan-kawan
kita yang kurang begitu peduli atas masalah atau potensi masalah yang akan terjadi di bagian lain. jika masalah
terjadi didalam perusahaan, walaupun terjadi dibagian lain tetapi kita tetap harus bertanggung jawab untuk
menanggung akibatnya.

Jap’s Culture :
jika masalah terjadi didalam perusahaan, walaupun terjadi dibagian lain
tetapi kita tetap harus bertanggung jawab untuk menanggung akibatnya…
Renraku
PAKAILAH PRINSIP 5W3H DALAM
MEMBERIKAN / MENERIMA INFORMASI

• WHO ( PIC )
• WHAT ( apa masalahnya )
• WHERE ( dimana tempatnya )
• WHEN ( kapan kejadiannya )
• WHY ( kenapa terjadi )
• HOW ( bagaimana terjadi )
• HOW MANY ( berapa jumlahnya )
• HOW MUCH ( berapa rupiah )
Renraku
DALAM KEADAAN DARURAT DAN HARUS
MENGHUBUNGI SECEPAT MUNGKIN, SEMENTARA
ATASAN TIDAK ADA DITEMPAT

• Hubungi Atasan yang lebih tinggi lagi yang berhubungan

dengan urusan tsb dan meminta arahannya
• Sampaikan juga informasi ini kepada bagian terkait
• Hubungi pelanggan dan informasikan keputusannya
• Laporkan kepada Atasan langsung pada kesempatan
berikutnya
Renraku
PROSEDUR DASAR BAGI PENERIMA
PESAN ( MELAUI TELPON )

• Tulislah isi pokok pesan ( 5W3H )

• Ulangi pesan untuk konfirmasi
• Beritahukan nama Anda
Renraku
7 LANGKAH PENTING DALAM
MENGHUBUNGI
1. Selesaikan dahulu masalah yang penting sebelum memulai
kerja rutinitas
2. Jika pesan kurang jelas, ringkaslah dan atur dari yang
paling bermasalah
3. Ikutilah langkah – langkah sesuai contoh terdahulu
4. Bila pesan melalui orang lain, pastikan sudah sampai
kepada orang yang tepat
5. Bila sebagai penerima pesan, ikuti prosedur
6. Jika pesan itu sangat penting, beritahu orang yang
berkaitan
7. Waktu yang baik untuk menghubungi adalah ketika setiap
tahap pekerjaan selesai dilakukan
Soudan
Adalah konsultasi antara kita dengan atasan,
terutama bila kita menemui masalah dalam
pekerjaan kita. Bukan hanya masalah besar,
namun baru potensi untuk salah pun layak
disampaikan dan konsultasikan.
Jap’s Culture :
Atasan Jepang biasanya ingin tahu semua yang kita
lakukan , bahkan terkadang sampai hal sepele…
Soudan
Soudan adalah
berkonsultasi
dengan Atasan,
ketika Anda ragu
mengenai sesuatu
hal, atau
terbentur dengan
ide
Soudan
1
Selidiki situasi dan
Jelaskan
apa masalahnya 2
Selesaikan dulu
masalah ini menurut
Anda 3
sendiri
Mintalah nasehat
dari Atasan atau rekan
 SOUDAN ( KONSULTASI )
Konsultasi yang baik berarti bekerja
dengan baik
• Sediakan data
• Hormati pendapat yang kritis
• Jangan hanya berpegang teguh pada pendapat
sendiri
• Terimalah pendapat orang lain dengan hati
terbuka
• Konsultasi secara positif tanpa mengabaikan
pendapat sendiri akan mengembangkan
kemampuan diri dalam mengatasi masalah
 SOUDAN ( KONSULTASI )
Konsultasi yang baik
• Fahami sebab – sebab kenapa Atasan
berkata tidak
• Mintalah nasihat dari kolega Anda atau
mereka yang lebih berpengalaman
• Meminta nasihat akan menolong Anda dan
meluaskan hubungan pergaulan
( Net work )
 SOUDAN ( KONSULTASI )
7 langkah penting dalam konsultasi
• Mintalah nasihat kepada orang lain jika Anda tidak dapat
menyelesaikan masalah
• Mintalah nasihat kepada orang lain jika Anda kurang
pasti dengan tindakan Anda
• Coba pikirkan sebelum Anda meminta nasihat
• Sediakan fakta – fakta yang diperlukan
• Jangan berpegang hanya pada ide sendiri, mintalah
nasihat pada orang lain juga
• Mintalah nasihat kepada kolega Anda atau mereka yang
lebih berpengalaman
• Meminta nasihat akan menolong Anda meluaskan
pergaulan ( Net work )
HORENSO
INTI – NYA

KOMUNIKASI
Penyebab Horenso
Tidak Berjalan Mulus?
# Difference of understanding
# Difficult of timing
# “I don’t want to be
scolded.”