Meningkatkan Pelayanan MTF ke Rekanan Dealer

melalui Kemudahan Cara Pengiriman Tagihan Dealer

Presentasi Supervisor Development

Program
Batch 15

Mardhatillah – 00008185
 MARDHATILLAH
2
CREDIT DOCUMENT REVIEWER
00008185

Manado, 19 Februari 1993

. 2017 – Now :
PT. Mandiri Tunas Finance Cab. Kotamobagu

2019 :
Peringkat ke 2 “Innovation Awards MTF”

2016 :
S1 – Sastra Inggris , Univ. Sam Ratulangi Manado

“We cannot buy time back but we can use time wisely”
KPI INDIVIDU
3

2022 Semester 1
160 150 144.23
140
120 100 100 100 100 100 103.06
100 90 91.16
80
60
40
20
0

Target Actual
Goal Score : 110.13
Competencies Score : 6.54
Perwira Miles Score : 3.28
Score : AB (Exceed Target)
Final Balancing Score : A (Outstanding)
Profile Unit Kerja
4

Branch Manager
Fauzi Ismail

SH / SHD AR Head Remedial & Operation

Credit Head
SAM Head Head
Listia N. Golo Sintia Lumawir Ryan Fardiansyah Khetrin M Bessouw
Alfa S. Tumiwan

Custodian & Cashier &

Sales Account Finance
CDR ARMO Admin Coll Insurance
Officer Officer Officer Officer
2 Orang 3 Orang 1 Orang 3 Orang 1 Orang 1 Orang 1 Orang

SO
Multiproduct
3 Orang
Analisis SWOT
Faktor Internal 5

S -
Strength
Sistem MTF Memiliki Share Folder
NAS-Kotamobagu.
Weakness
W
-
- Pengiriman Tagihan dan
Pimpinan sangat mendukung setiap
ide-ide perbaikan yang menunjang Revisi Tagihan dealer
pekerjaan terkendala jarak dan waktu.
- Adanya kerjasama dan hubungan - Dibutuhkan tagihan dealer
yang baik antar Divisi di MTF Cab. (hard file) dalam proses DO
Kotamobagu

O Threats T
Opportunities - Pengiriman tagihan dan revisi
tagihan dealer yg lama
- Meningkatkan pelayanan menyebabkan tertundanya
ke rekanan dealer dengan Proses DO & Pelunasan.
fast & eazy. - Pengiriman secara manual dapat
- Mempercepat Proses DO terhambat oleh adanya
dan Pelunasan Tagihan penutupan akses jalan dan
Dealer gangguan lainnya dalam
perjalanan.

Faktor
DEFINE
6
A. Latar Belakang Project

Tagihan Dealer merupakan salah satu berkas yang harus dilampirkan pada map aplikasi untuk proses DO, Golive,
dan Pelunasan. Kendala yang terjadi yaitu pengiriman tagihan dan revisi tagihan dealer yang terkendala jarak
(sekitar 300km) dan waktu sehingga memperlambat proses DO dan Pelunasan di MTF Cabang Kotamobagu.

PROBLEM STATEMENT GOAL STATEMENT

Proses pengiriman tagihan dan revisi tagihan

dealer di MTF Cab. Kotamobagu pada bulan Mei-
Oktober 2022 membutuhkan waktu rata rata 6
sampai 13 hari dari tanggal tagihan dibuat
sehingga terjadi penundaan DO dan Pelunasan
Tagihan Dealer.
Mempercepat proses pengiriman tagihan dan revisi
tagihan dealer di MTF Cab. Kotamobagu menjadi 1
hari sehingga dapat mempercepat proses DO dan
Pelunasan Tagihan Dealer.
DEFINE (SIPOC DIAGRAM)

B. Proses Delivery Order / Request Golive

Memeriksa
Kelengkapan
Berkas
Golive
Confirmation
TAGIHAN MTF CAB.
GOLIVE
DEALER KOTAMOBAG
Delivery Order &
CDR DAN U
PELUNASAN
KELENGKAP &
TAGIHAN
AN BERKAS DEALER
Invoice
DEFINE
8

C. IDENTIFIKASI CTQ
Output Customer Customer Requirement Sering Data Tersedia? Tindak Lanjut
Bermasalah

Voice of Critical to
Customer Quality (CTQ)
(VOC)

Proses DO MTF Cab. Proses Proses Ya Ya Data dianalisa

Dan Kotamobagu pengiriman pengiriman
Pelunasan tagihan dan tagihan dan
Tagihan Dealer revisi tagihan revisi tagihan
dealer rata- dealer menjadi
rata 6 sampai 1 hari
13 hari dari
tanggal
tagihan dibuat
Data & Data Aplikasi Golive MTF Cab. Kotamobagu
Measurement Mei – Oktober 2022
9
Total Aplikasi Golive (Retail)
50 Aplikasi yg direvisi tagihan dealer Aplikasi yg tidak direvisi Tagihan dealer Rata-Rata Revisi Tagihan (hari)
45
45 40
40 37 38 38
34 33 33
35 30
29
30
25 21
20
13 14
15 11 11
8 8 7 9
10 6 6 5
3 4
5
0
Mei Juni Juli Agustus September Oktober

No Bulan Revisi Tgl Tagihan Revisi Tgl BSTK Jedah Hari dari Tanggal Tagihan awal dibuat ke tgl berkas
masuk ke CDR

Tertinggi Rata-rata Tertinggi Rata-Rata Tertinggi Rata-Rata

1. Mei 27 hari 6 hari 35 hari 6 hari 27 hari 8 hari
2. Juni 23 hari 6 hari 30 hari 8 hari 23 hari 6 hari
3. Juli 29 hari 8 hari 26 hari 8 hari 29 hari 13 hari
4. Agustus 49 hari 13 hari 56 hari 13 hari 49 hari 12 hari
5. September 29 hari 11 hari 29 hari 8 hari 29 hari 7 hari
6. Oktober 32 hari 9 hari 32 hari 9 hari 32 hari 8 hari
Data & Presentase Aplikasi Golive MTF Cab. Kotamobagu
Yang mengalami revisi tagihan dealer
Measurement Mei – Oktober 2022 10
Total Golive Dealer Dalam Kota Dealer Luar Kota
50
45 99 78
40 45
35 40 38 38
30 33 44%
31 56%
25 27
20 23 22 21 21 21
15 17
10 12
9 11 10 11
5
0
Mei Juni Juli Agustus September Oktober
Dealer Dalam Kota
Dealer Luar Kota
Berdasarkan data diatas, dapat disimpulkan bahwa presentase tertinggi
tagihan yang direvisi berasal dari Dealer yang beralamat di luar kota
(Jarak 300km) dari MTF Cab. Kotamobagu dengan bobot 56% atau 99
aplikasi dari Total 177 aplikasi golive.
FISHBONE MAN METHOD

ANALYSIS
Lamanya proses revisi tagihan
oleh dealer

Dibutuhkan pengiriman kembali tagihan yg Pengiriman tagihan dan revisi tagihan

akan direvisi ke dealer oleh CMO dealer masih manual

Tagihan yang disiapkan

Terkendala jarak dan waktu Berbentuk hard file
PENGIRIMA
PIC terkait revisi dealer sibuk / tdk N TAGIHAN
Metode pengiriman manual 2 arah
Di kantor DAN REVISI
Jarak antara dealer dan kantor TAGIHAN
Dibutuhkan pencetakan kembali Cabang MTF jauh (300km)
tagihan yg sesuai
DEALER
LAMA
(RATA-RATA
6 SAMPAI 13
Pengiriman menggunakan
HARI)
jasa kurir (jalur darat)
Sebagian besar dealer
(75%) berlokasi di Luar Kota Jarak dan Biaya pengiriman
tagihan dealer
Sering terjadi penutupan
akses jalan Kendala dalam
perjalanan
Sering terjadi bencana alam
Berpotensi tagihan
tercecer dalam perjalanan
Jarak antara dealer dan kantor
Cabang MTF jauh (300km)

ENVIRONMENT TOOLS
ANALYSIS
12
Nominal Group Technique (NGT)

No Akar Masalah Billy Uge Eji Marvel Total Rangking Prioritas

1. Tagihan yang disiapkan 4 5 6 1 16 3

Berbentuk hard file
2. Jarak dan Biaya 5 6 5 2 18 2
Pengiriman tagihan dealer
3. Pengiriman tagihan dan 6 4 4 6 20 1
revisi tagihan dealer masih
manual

4. Dibutuhkan pencetakan 3 2 2 4 11 5
kembali tagihan yg sesuai
5. Berpotensi tagihan 1 3 3 5 12 4
tercecer dalam perjalanan
ANALYSIS DIAGRAM PARETO
13

Penyebab lamanya pengiriman tagihan dan pengiriman revisi tagihan dealer

25
20
20 18
16
15 12
11
10

Kesimpulan :
Dari hasil NGT, dipilih 3 sebab dominan yaitu :
1. Pengiriman tagihan dan revisi tagihan dealer masih manual
2. Jarak dan Biaya Pengiriman Tagihan Dealer
3. Tagihan yang disiapkan berbentuk hard file
IMPROVE
A. Improvement Plan

NO WHAT WHY HOW WHO WHERE WHEN COST

MASALAH TUJUAN PERBAIKAN PIC DIMANA KAPAN BIAYA

1. Pengiriman tagihan dan Mempercepat proses CMO

pengiriman revisi tagihan pengiriman tagihan dan &
oleh dealer masih pengiriman revisi tagihan Pengiriman tagihan dan SH
manual oleh dealer ke MTF pengiriman revisi tagihan
dilakukan melalui email atau
media elektronik lainnya ke CMO MTF
2. Jarak dan biaya Menghemat waktu & CMO
ybs / SH CAB. Januari
pengiriman tagihan biaya pengiriman tagihan & -
dealer dan revisi tagihan dealer SH KOTAMOB 2023
AGU
3. Tagihan yang disiapkan Mempercepat proses Tagihan yg disiapkan berbentuk CMO
berbentuk hard file persiapan berkas tagihan soft file (format JPG / PDF) &
dan menunjang efisiensi SH
waktu pengiriman
tagihan
IMPROVE
B. Improvement Project
PROJECT

HIGH IMPACT EASY TO FIX

Internal / SCORE
NO AKAR MASALAH IDE IMPROVEMENT Improve PRIORITY
Financial
External
Efficienc
Probabil Project Cost for TOTAL
Customer ity of Simplicity Impleme
Benefit y
Satisficati Success (9: project ntation
(9:high) (9: more
on (9:high) simple) (9: low)
efficient)
(9:high)

1. Pengiriman tagihan Pengiriman tagihan dan 9 9 9 9 9 9 54 1

dan pengiriman pengiriman revisi tagihan oleh
revisi tagihan oleh dealer dilakukan melalui
dealer masih email atau media elektronik
manual lainnya

2. Jarak dan Biaya Pengiriman tagihan dan revisi 9 9 9 9 9 9 54 1

Pengiriman Tagihan tagihan dealer dilakukan
dan revisi tagihan melalui email atau media
dealer elektronik lainnya sehingga
menghemat waktu dan biaya
pengiriman.

3. Tagihan yang Tagihan yg disiapkan 9 9 9 9 8 9 53 2

disiapkan berbentuk berbentuk soft file (format
hard file JPG / PDF)
IMPROVE
16
Flow Process Improvement Project

PEMBUATAN SAVE DI SHARE

PENGIRIMAN PO PENGIRIMAN TAGIHAN
PENYERAHAN SOFT FILE
CETAK PO DAN LAMPIRAN DEALER KE MTF FOLDER NAS-
UNIT KE TAGIHAN DEALER
(PIC CDR) PO KE DEALER MELALUI EMAIL KOTAMOBAGU
CUSTOMER (FORMAT JPG /
(PIC CMO) (PIC CMO) (PIC CMO)
PDF)

Golive
Pembayaran
Confirmation, JIKA SUDAH
Sisa Pelunasan Golive
Delivery Order, LENGKAP / SESUAI CMO MELENGKAPI
& Refund (PIC OH)
Invoice. PERIKSA BERKAS PENDINGAN
(PIC Finance)
(PIC CDR) (PIC CDR) KELENGKAPAN
Jika belum Lengkap / BERKAS
Revisi Tagihan
Upload Tagihan
ke Doc Digital
(CDR) CMO Melengkapi
Periksa Kembali
Kekurangan berkas dan
(CDR)
Menginfokan kembali
Jika sudah sesuai
ke dealer terkait tagihan
yg perlu direvisi

Pengiriman
Save di Share
kembali tagihan
Folder NAS –
(soft file) yg sudah
Kotamobagu
direvisi dealer ke
(CMO)
CMO

TANGIBLE BENEFIT
1. Mempercepat proses pengiriman
tagihan dan revisi tagihan dealer
dari rata-rata 6 sampai 13 hari menjadi
1 hari
2. Menghemat biaya pengiriman tagihan
dealer dan revisi tagihan dealer (100%)
17
INTANGIBLE BENEFIT
1. Meningkatkan pelayanan dan hubungan
kerjasama antara MTF & Rekanan Dealer
2. Meningkatkan support ke tim Marketing
Cabang
3. Mempercepat proses DO dan Pelunasan
tagihan dealer di kantor cabang.
4. Mencegah penundaan DO pada akhir
bulan dikarenakan lamanya pengiriman
tagihan dealer.
LAMPIRAN FOTO

18
 “
YOUR MIND IS A MAGNET
If you think of blessings, you attract blessings; and if you
think of problems, you attract problems. Always cultivate
good thoughts and always remain positive and be optimistic.

Thank You