Presentasi Assessment

Senior Community Support

(SCS)
Data Pribadi

Nama : Julianty Hutagalung

Posisi saat ini : Community Support
Lama bekerja di posisi saat ini : 6 Tahun 9 Bulan
Lokasi bekerja saat ini : KFO Lima Puluh
Posisi yang pernah ditempati selama di BTPN Syariah:
1. Pembina Sentra di MMS Perbaungan (Nov 2013 – Sept 2015)
2. Wakil Manager Sentra di MMS Medang Deras (Sept 2015 – Nov 2015)
3. Teller di KFO Lima Puluh (Nov 2015 – Des 2020)
4. BO Otorisasi di KFO Lima puluh (Des 2020 – Jan 2022)
5. Community Support di KFO Lima Puluh (Feb 2022 - Sekarang)
Apa yang Anda ketahui mengenai tugas SCS/BOS?

Tugas seorang SCS/BOS adalah : SCS/BOS ideal menurut saya adalah:

1. Komunikatif 5. Peduli
1. Memastikan Disiplin Proses berjalan 2. Disiplin 6. Penentu Arah
sesuai SOP 3. Tegas 7. Flexibel
2. Memastikan Staff mengerti tugas dan 4. Adil 8. Tidak Pelit Ilmu
tanggung jawab
3. Mampu membina dan memotivasi staff
4. Melakukan pengawasan terhadap Tantangan terbesar dalam menjadi SCS
pekerjaan Staff /BOS bagi saya :
5. Memastikan hasil Audit Rating 1. Perspektif Staff yang berbeda-beda
Satisfactory serta menyelesaikan dokumen 2. Inspirasi/ Perubahan
temuan sesuai COT 3. Pemimpin Baru
 Apa yang Anda ketahui tentang proses
operasional KFO/Kantor Cabang?
A.Proses Pagi/Awal Hari

Memeriksa kondisi kantor * Check Teller apakah ada Permintaan UT

Disarm Alarm, Update Logbook & Absensi * Aktivitas Khasanah & Lemari Besi

Check peralatan kerja berfungsi dengan baik * Otorisasi (Teller / CS)

Check CCTV dan Update Logbook * Check Laporan Jurnal PP Prospera

Test Login Prospera & Sistem T24 (Open Branch) * Daily Report

Check seluruh kehadiran karyawan * Awal Hari KFO & Non-Aktifkan Stop Auto Posting

B. Proses Sore/ Akhir Hari


Proses Cover Dana MMS * Transaksi Autorize

Transaksi Manual MMS < COT * Check CCTV dan Update Logbook

Cashcount Kas Kecil * Menonaktifkan Perangkat Kerja

Aktivitas Khasanah & Lemari Besi * Aktifkan Alarm & Penutupan Gedung

C. Usulan Perbaikan Proses


Simplifikasi Logbook / absensi berbasis digital
 KPI Saat ini

Posisi saat ini:

Bagaimana cara Kendala yg
Pencapaian saat ini mencapainya dihadapi

Memahami dan
melaksanakan pekerjaan
Terkadang adanya Memo
Disiplin Proses yang kurang Detail dan
sesuai dgn ketentuan
yang berlaku
sulit dipahami

Membangun Adanya MMS yg

Komunikatif belum memahami
Community komunikasi aktif dan
Positif dengan MMS ketentuan yang
Support sudah di
informasikan
Input sesuai
Rekon Transaksi / COT/Melakukan
Laporan sesuai Crosscheck
SLA Transaksi dengan CS
lain

Menjalankan proses
Minimalisasi sesuai dengan SOP
Temuan Audit dan ketentuan
Strength & Weakness Pribadi

Strength Weakness

1. Komunikatif 1. Perfeksionis
2. Cepat Beradaptasi
3. Responsif
4. Berintegritas
5. Periang
6. Rasa Keingintahuan yang tinggi
7. Disiplin
Analisa Kasus- SWOT KFO/Kantor Cabang

Strengths Weaknesses

1. Kooperatif / kekompakan 1. Kekurangan CS diwaktu

2. Disiplin proses bersamaan
3. Kemampuan bidang SDM 2. Error Sistem

SWOT
Opportunities ANALYSIS Threats
1. Best service 1. Complain nasabah
2. Menjadi KFO Terbaik 2. Persaingan dengan Bank lain
3. Pemilihan Rekan kerja yg kurang
Tepat
4. Risiko Temuan Audit
 Analisa Kasus

Berikut merupakan kasus-kasus yang sering terjadi di KFO/Kantor Cabang. Dengan menggunakan analisa
SWOT serta strength & weakness pribadi, sebutkan strategi yang Anda lakukan dalam mengatasi
permasalahan – permasalahan yang ada :

1.Ketika terjadi masalah dalam sistem atau tidak terdapat back up data yang menyebabkan proses
pencairan pembiayaan harus dilakukan secara manual. Hal ini menimbulkan keluhan dari pihak Wisma dan
menyebabkan pencairan tidak dapat segera dilakukan.

Tanggapan :

Menjelaskan kepada pihak Wisma penyebab masalah yang terjadi (jaringan down/maintenance)

Memberikan solusi bahwa Pencairan tetap dapat dilakukan (dokumen manual)

Melakukan Validasi Nasabah di Prospera KFO (FRP/cek Appid)

Mengingatkan pihak Wisma untuk melakukan Pencairan (dengan pendamping) dan mengisi dokumen
manual sesuai dengan ketentuan

Open Tiket
 Analisa Kasus

2.Ketika terdapat nasabah yang mengajukan complain karena ingin mengajukan pelunasan di KFO namun
tidak dapat dilayani. Nasabah tersebut bahkan menyatakan akan melakukan pengaduan ke OJK karena BTPN
Syariah dianggap memiliki proses yang menyulitkan .

Tanggapan :


Berusaha Tenang

Validasi data nasabah

Menanyakan permasalahan

Mendengarkan dengan baik ,menampung dan berusaha empati

Meminta maaf dan menenangkan nasabah

Validasi kepada Petugas Wisma

Memberikan pengertian tentang Peraturan Perusahaan (Ketentuan/ Pelatihan sebelumnya)

Memberikan solusi tercepat (waktu penyelesaian)

Permohonan maaf dan Terimakasih

Melakukan Follow Up penyelesaiannya
 Analisa Kasus

3.Ketika terdapat aturan dalam memo yang kurang jelas sehingga menimbulkan perbedaan persepsi dengan
divisi lain terkait. Misalnya dalam proses untuk pengajuan perpanjangan tenure deposito atau pengajuan
pembiayaan, terdapat perbedaan persepsi dari memo yang dikeluarkan oleh divisi Bisnis ( Funding ataupun
Financing Business) mengenai kewenangan persetujuan sehingga menimbulkan perbedaan pendapat di
lapangan.

Tanggapan :

Bersedia mendengarkan dan memahami perbedaan

Analisis Risiko

Mengutamakan untuk kepentingan nasabah dan perusahaan

Menghubungkan perbedaan apakah ada kesamaan sebagai jalan tengah sementara

Eskalasi kepada atasan / PUK

Melakukan Koordinasi dengan Tim KFO lain

Open Tiket
Analisa Kasus

4. Ketika berulang kali terdapat persyaratan yang tidak lengkap untuk dokumen pembiayaan dari pihak
Wisma atau persyaratan yang tidak lengkap dari CR untuk pengajuan deposito nasabah. Hal ini
menyebabkan proses pengajuan menjadi terhambat, sementara di sisi lain pihak Bisnis ingin agar
pengajuan dapat segera dilakukan.

Tanggapan :

Menanyakan kendala

Klasifikasi dokumen mandatory/ tidak mandatory

Memberikan pengertian tentang ketentuan (Risiko/dampak negatif/impact)

Memberikan toleransi untuk melengkapi dokumen (tidak Mandatory), sesuai aturan TBO
Analisa Kasus

5. Ketika terdapat teller yang beberapa hari belakangan ini terlihat sangat lesu dan kelelahan.
Akibat kelelahan tersebut berimbas pada pekerjaanya. Dia mulai sering melakukan
kesalahan seperti salah input, salah hitung uang sehingga sering terjadi selisih.

Tanggapan :

Menanyakan Kondisi Teller

Berusaha empati, memberikan motivasi dan memberikan gambaran tentang impactnya

Memberikan waktu untuk istirahat / cuti

Jika masih terjadi lagi, melakukan teguran lisan (Coaching dan Komitmen)

Jika dalam 30 hari masih terjadi lagi , melakukan teguran tertulis (SP1)
Penyusunan Strategi

Berdasarkan analisa yang saya lakukan, berikut merupakan strategi yang saya
lakukan untuk mengatasi permasalahan-permasalahan yang ada:
1. Berusaha Tenang
2. Berusaha memahami kondisi yang ada
3. Berusaha komunikatif
4. Refreshment Memo/ ketentuan tentang kondisi yang sering terjadi
5. Membuat Skala Prioritas
Terima kasih