SISTEM PENGENDALIAN

MANAJEMEN

Decentralizatin, Control And

Incentives
TIM DOSEN SPM IBI KESATUAN
 Agenda Pertemuan ke-5
Setelah Mengikuti pertemuan ini, Anda diharapkan :
1. Mampu menjelaskan pentingnya desentralisasi bagi organisasi dan
pertukaran yang terlibat dalam hal biaya dan manfaat organisasi.
2. Menjelaskan mengapa kebutuhan organisasi untuk kontrol manajemen
berasal dari desentralisasi.
3. Menjelaskan hubungan antara arsitektur organisasi dan pengendalian
manajemen.
4. Menjelaskan perbedaan antara sistem pengendalian manajemen formal
dan bentuk pengendalian manajemen informal.
5. Menjelaskan peran Controller dalam mengoperasikan dan memelihara
sistem pengendalian manajemen dalam organisasi yang terdesentralisasi.
 Desentralisasi dan Kontrol
Istilah 'desentralisasi' sangat penting bagi setiap teori dan praktik manajemen.
Desentralisasi dapat didefinisikan dengan berbagai cara, tetapi definisi paling
mendasar dari desentralisasi mencakup tiga elemen penting:
• pendelegasian wewenang pengambilan keputusan ke tingkat yang lebih rendah
dalam organisasi
• penyediaan sumber daya material dan formal yang cukup untuk melaksanakan
wewenang itu, dan
• penugasan akuntabilitas dan tanggung jawab untuk kualitas pengambilan
keputusan.
Pendelegasian wewenang pengambilan keputusan ke tingkat yang lebih
rendah dalam organisasi memiliki beberapa keuntungan.
Keuntungan ini umumnya berasal dari fakta bahwa ketika organisasi tumbuh,
desentralisasi mengurangi kompleksitas manajemen dan membantu organisasi
Keuntungan tersebut meliputi:
1. Desentralisasi meningkatkan kualitas pengambilan keputusan di tingkat
manajemen senior (lebih tinggi). Karena desentralisasi mengurangi rentang
kendali manajemen senior, mereka mungkin mengalihkan perhatian mereka dari
masalah operasional sehari-hari ke masalah taktis dan strategis jangka panjang.
2. Desentralisasi meningkatkan kualitas pengambilan keputusan di tingkat
manajemen junior (bawah). Desentralisasi memberdayakan manajer tingkat yang
lebih rendah untuk membuat keputusan yang terinformasi dengan baik dengan
cepat.
3. Desentralisasi memfasilitasi peningkatan skala ekonomi dan spesialisasi. Unit
yang terdesentralisasi dapat didedikasikan untuk produksi barang dan jasa
tertentu, yang dapat meningkatkan pengetahuan dan inovasi lokal mereka, dan
mengarah pada penggunaan sumber daya produksi yang optimal.
4. Desentralisasi mendukung pengembangan manajemen. Karena organisasi yang
terdesentralisasi menyebarkan kekuasaan dan wewenang atas sejumlah besar
manajer, para manajer ini akan terlibat dalam pengambilan keputusan di awal
karir mereka.
Namun, desentralisasi juga membawa beberapa tantangan bagi
organisasi.
Dalam organisasi, memberikan manajer tingkat yang lebih rendah
dengan otoritas pengambilan keputusan menciptakan kebutuhan
untuk kontrol manajemen.

Seperti yang kami jelaskan di Bab 1, ada tiga alasan utama mengapa organisasi yang
terdesentralisasi memerlukan sistem pengendalian manajemen yang tepat.

1. Manajer yang terdesentralisasi tidak secara otomatis memahami tujuan dan

strategi yang dikembangkan oleh manajer tingkat yang lebih tinggi, atau
bagaimana mereka dapat berkontribusi pada tujuan dan strategi ini.
2. Manajer yang terdesentralisasi tidak secara otomatis setuju dengan tujuan dan
strategi organisasi yang dikembangkan oleh manajer tingkat yang lebih tinggi.
3. Manajer yang terdesentralisasi tidak secara otomatis memiliki sumber daya yang
diperlukan untuk bertindak dengan tujuan dan strategi organisasi yang
dikembangkan oleh manajer tingkat yang lebih tinggi.
Kontrol formal atas manajemen yang terdesentralisasi

Struktur organisasi
Salah satu cara penting untuk mengontrol perilaku peserta organisasi adalah dengan
memilih dan mengoperasikan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan
organisasi.
Meskipun organisasi memiliki berbagai ukuran dan bentuk, strukturnya dapat
dikelompokkan ke dalam tiga kategori umum:
1. Struktur fungsional di mana setiap manajer bertanggung jawab atas fungsi
tertentu seperti produksi atau pemasaran.
2. Struktur unit bisnis di mana manajer unit bisnis bertanggung jawab atas sebagian
besar aktivitas unit khusus mereka, dan unit bisnis berfungsi sebagai bagian semi-
independen dari perusahaan.
3. Struktur matriks di mana unit fungsional memiliki tanggung jawab ganda. Struktur
matrik dilihat sebagai campuran antara struktur fungsional dan bisnis.
bentuk fungsional organisasi melibatkan gagasan tentang seorang manajer yang
membawa pengetahuan khusus untuk menanggung keputusan yang terkait
dengan fungsi tertentu. keuntungan penting dari struktur fungsional adalah
efisiensi.
Bentuk organisasi unit bisnis dirancang untuk memecahkan masalah yang melekat
pada struktur fungsional. Unit bisnis, juga disebut divisi, bertanggung jawab atas
semua fungsi yang terlibat dalam produksi dan pemasaran lini produk tertentu.
Keuntungan dari bentuk organisasi unit bisnis adalah menyediakan tempat
pelatihan dalam manajemen umum dan unit bisnis lebih dekat ke pasar untuk
produknya daripada kantor pusat, manajernya dapat membuat keputusan
produksi dan pemasaran yang lebih baik daripada kantor pusat dan unit secara
keseluruhan dapat bereaksi terhadap ancaman atau peluang baru lebih cepat.
Struktur matriks di mana unit fungsional memiliki tanggung jawab ganda. Struktur
matriks, oleh karena itu, dapat dilihat sebagai campuran antara struktur fungsional dan
bisnis. Matriks-organisasi dapat dianggap sebagai bentuk hybrid, dan sering ditemukan
di organisasi berbasis proyek
 Perangkat aturan organisasi
Beberapa aturan merupakan persyaratan positif bahwa
tindakan tertentu harus diambil (misalnya latihan kebakaran
pada interval yang ditentukan). Lainnya adalah larangan terhadap tindakan yang
tidak etis, ilegal atau tidak diinginkan lainnya. Terakhir, ada aturan yang tidak boleh
dilanggar dalam keadaan apa pun: aturan yang melarang pembayaran suap,
misalnya, atau aturan bahwa pilot maskapai tidak boleh lepas landas tanpa izin dari
pengontrol lalu lintas udara. Beberapa jenis aturan tertentu tercantum di bawah ini.

1. Physical controls
2. Manuals
3. System safeguards
4. Task control systems
Siklus perencanaan dan pengendalian formal organisasi

Salah satu nilai budaya yang dianggap

penting untuk berfungsinya
organisasi adalah jumlah kepercayaan
antarpribadi antara karyawan dan
manajemen organisasi. Dalam studi
akademis, tingkat kepercayaan yang
tinggi antara anggota organisasi
merupakan faktor penting dalam
semua tingkat analisis organisasi.
Kepercayaan biasanya didefinisikan sebagai keyakinan bahwa bawahan memegang
tentang kepercayaan dari atasan mereka. Keterpercayaan seseorang adalah preferensi
orang tersebut untuk menegakkan norma-norma sosial dan perilaku, seperti kejujuran
dan keadilan, dalam situasi di mana pihak yang percaya akan mendapat manfaat dari
kepatuhan terhadap norma-norma tersebut.
Haruskah kontrol ketat atau longgar?
Label 'kontrol ketat' dan 'kontrol longgar' sering digunakan untuk menggambarkan
tingkat desentralisasi dalam organisasi dalam hal sistem kontrol manajemen yang
diterapkan.
Kontrol ketat didasarkan pada filosofi manajemen bahwa manajer bawahan bekerja
paling efektif ketika mereka diminta untuk memenuhi tujuan jangka pendek tertentu,
biasanya tujuan satu tahun, dan bahwa manajemen senior dapat membantu bawahan
dalam memecahkan banyak masalah sehari-hari.
Kontrol longgar didasarkan pada filosofi manajemen yang diilustrasikan oleh
pernyataan: 'Saya mempekerjakan orang-orang baik, dan saya membiarkan mereka
melakukan pekerjaan mereka.' Di bawah kontrol longgar, anggaran pada dasarnya
digunakan sebagai alat komunikasi dan perencanaan.
Controllership
Kontroler biasanya melakukan
fungsi-fungsi berikut:
• Merancang dan
mengoperasikan sistem
informasi dan kontrol.
• Menyiapkan laporan
keuangan dan laporan
keuangan (termasuk SPT)
untuk pemegang saham
dan pihak eksternal lainnya.
• Mempersiapkan dan menganalisis laporan kinerja, menafsirkan laporan ini untuk
manajer dan menganalisis proposal program dan anggaran dari berbagai segmen
perusahaan dan menggabungkannya ke dalam anggaran tahunan keseluruhan.
• Mengawasi audit internal dan prosedur pengendalian akuntansi
untuk memastikan validitas informasi, menetapkan perlindungan
yang memadai terhadap pencurian dan penipuan, dan melakukan audit
operasional.
• Mengembangkan personel dalam organisasi pengontrol dan berpartisipasi dalam
pendidikan personel manajemen dalam hal-hal yang berkaitan dengan fungsi
pengontrol.

Fungsi pengawasan adalah fungsi staf. Meskipun pengontrol biasanya bertanggung

jawab atas desain dan pengoperasian sistem yang mengumpulkan dan melaporkan
informasi, penggunaan informasi ini merupakan tanggung jawab manajemen lini.
Pengendali mungkin bertanggung jawab untuk mengembangkan dan menganalisis
pengukuran pengendalian dan untuk merekomendasikan tindakan kepada
manajemen. Tanggung jawab lain yang mungkin dapat mencakup pemantauan
kepatuhan terhadap batasan pengeluaran yang ditetapkan oleh kepala eksekutif,
mengendalikan integritas sistem akuntansi dan menjaga aset perusahaan dari
pencurian dan penipuan.
The business unit controller
Di beberapa perusahaan,
pengontrol unit bisnis melapor
kepada manajer unit bisnis, dan
memiliki apa yang disebut
hubungan garis putus-putus
(Dotted Line) dengan pengontrol
perusahaan. Manajer umum unit
bisnis adalah atasan langsung
pengontrol, dan memiliki
wewenang tertinggi dalam perekrutan, pelatihan, pemindahan, kompensasi, promosi,
dan pemecatan pengontrol dalam unit bisnis tersebut.
Di perusahaan lain, pengendali unit bisnis melapor langsung ke pengendali korporat;
yaitu, pengontrol perusahaan adalah bos mereka, seperti yang ditunjukkan oleh garis
padat (Solid Line) pada bagan organisasi.
Ada masalah dengan masing-masing hubungan ini. Jika
pengontrol unit bisnis bekerja terutama untuk manajer unit
bisnis, ada kemungkinan bahwa dia tidak akan memberikan laporan yang
sepenuhnya objektif tentang anggaran unit bisnis dan kinerja unit bisnis kepada
manajemen senior. Di sisi lain, jika pengontrol unit bisnis bekerja terutama untuk
pengontrol korporat, manajer unit bisnis dapat memperlakukannya sebagai 'mata-
mata dari kantor depan', bukan sebagai rekan kerja yang dapat dipercaya.