10 Communication

Project Communications Management
PMP Prep Course – PMBOK 4th Edition – Version 4
PMP Study Group
Communications Management
(Manajemen Komunikasi)
©2011 Long Island Chapter of the Project Management Institute ALL RIGHTS RESERVED
Definisi Manajemen Komunikasi Proyek
Manajemen Komunikasi Proyek mencakup

proses yang diperlukan untuk memastikan
perencanaan, pengumpulan, pembuatan, distribusi,
penyimpanan, pengambilan, manajemen, kontrol,
pemantauan, dan disposisi informasi proyek yang
tepat waktu dan tepat waktu.
PMBok®, Edisi ke-5, Glosarium
©2011 Long Island Chapter of the Project Management Institute ALL RIGHTS RESERVED 2
General Key Notes
Peran Manajer Proyek: Manajemen Komunikasi

Menggunakan pendekatan proaktif dan terstruktur untuk
memastikan kebutuhan komunikasi pemangku
kepentingan yang tepat ditangani.
• Pendekatan harus mendukung tujuan keseluruhan
untuk memaksimalkan probabilitas keberhasilan
proyek (yaitu menjaga momentum proyek terus
maju.)
Catatan: PM menghabiskan lebih dari 90 persen waktu
mereka berkomunikasi.
Proses Manajemen Komunikasi Proyek
10.1 Plan Communications

10.2 Manage Communications
10.3 Control Communications
10.1 Plan Communications Management
Project Management Process Groups

Knowledge Area
Initiating Planning Executing Monitoring & Controlling Closing
10.1 10.2 10.3

10. Project Plan Manage Control
Communications Communications Communications Communications
Management Management
10.1 Plan Communications Management

Definisi: "Proses pengembangan pendekatan dan rencana yang tepat
untuk komunikasi proyek berdasarkan kebutuhan dan persyaratan
informasi pemangku kepentingan dan aset organisasi yang tersedia."
PMBok® Edisi ke-5, Glosarium
PMBoK® Guide,5th Edition, p. 289
10.1.1 Plan Communications Management Inputs
Project Menyediakan informasi utama tentang bagaimana proyek akan

10.1.1.1 Management dijalankan, dipantau dikontrol dan ditutup.
Plan See section 4.2.3.1
Identifikasi dan kategorisasi pemangku kepentingan, berdasarkan

pengaruh, kepentingan, dan dampak
10.1.1.2
Stakeholder Memberikan informasi yang diperlukan untuk pengembangan
Register Rencana Manajemen Komunikasi
See section 13.1.3.1
Enterprise Dinamika organisasi yang harus diperhitungkan berdasarkan

10.1.1.3 Environmental lingkungan proyek (misalnya, struktur organisasi, tingkat toleransi
Factors risiko perusahaan peraturan pemerintah)
Kebijakan, prosedur, dan dokumen yang melekat pada organisasi

(misalnya pelajaran yang dipelajari, catatan sejarah). Memberikan
10.1.1.4
Organizational wawasan tentang poin keputusan sebelumnya untuk memanfaatkan
Process Assets pendekatan praktik terbaik
10.1.2 Plan Communications Management Tools and

Techniques
Communication
Pemeriksaan kebutuhan informasi pemangku kepentingan proyek
10.1.2.1 Requirements
(sumber termasuk bagan organisasi, organisasi proyek, dll.)
Analysis
10.1.2.2
Communication Alat, sistem, program komputer tertentu, dll digunakan untuk
Technology mentransfer informasi di antara pemangku kepentingan proyek
10.1.2.3
Communication Konsep Pengirim/Penerima- bagaimana informasi diteruskan
Models antar pihak
10.1.2 Plan Communications Management Tools and

Techniques
3 Jenis –
Communication Interaktif (multi-arah)
10.1.2.4
Methods Push (dikirim ke langsung ke penerima- misalnya email)
Pull (misalnya disimpan di repositori untuk akses)
Perencanaan proses manajemen komunikasi membutuhkan
pembahasan dan pertukaran informasi dengan berbagai
10.1.2.5 Meetings
pemangku kepentingan. Rapat adalah salah satu format untuk
mengumpulkan dan bertukar informasi.
10.1.3 Plan Communications Outputs

Bagian dari Rencana Proyek menyediakan kegiatan komunikasi
proyek
Format - Bisa formal / informal
Sample Attributes
WHAT - informasi sedang dikomunikasikan?
Communications WHO - bertanggung jawab untuk menciptakan dan
10.1.3.1 Management menyebarluaskan?
Plan WHY - apakah itu disebarluaskan (yaitu tujuan.)?
WHEN - apakah itu disebarluaskan (yaitu seberapa sering
/ frekuensi)?
HOW - akan disebarluaskan (comm. metode)?
HOW LONG - akan disebarluaskan (yaitu tanggal
mulai/akhir)?
Project
Pembaruan output untuk dokumentasi proyek terkait termasuk
10.1.3.2 Document
register pemangku kepentingan dan strategi manajemen
Updates
10.2 Manage Communications

Knowledge Area
10.1 10.2 10.3

10.2 Mengelola Komunikasi
Definition: “Proses pembuatan pengumpulan, pendistribusan,

penyimpanan, pengambilan, dan disposisi utama
informasi proyek sesuai dengan rencana manajemen
komunikasi.”
PMBoK® Guide,5th Edition, Glossary

10.2.1 Manage Communications Inputs

Communications
Menjelaskan bagaimana, kapan, dan oleh siapa informasi tentang
10.2.1.1 Management
proyek akan direncanakan, dipantau, terstruktur dan dikendalikan.
Plan
Work Dokumentasi kinerja proyek dan informasi status yang dapat

10.2.1.2 Performance digunakan untuk memfasilitasi diskusi dan membuat komunikasi.
Reports See Section 4.4.3.2
Environmental Dinamika organisasi yang harus diperhitungkan berdasarkan

10.2.1.3 Enterprise lingkungan proyek (misalnya struktur organisasi, peraturan
Factors pemerintah, tingkat toleransi risiko perusahaan)

10.2.1.4
Organizational (misalnya pelajaran yang dipelajari, catatan sejarah). Memberikan
Process Assets wawasan tentang poin keputusan sebelumnya untuk
memanfaatkan pendekatan praktik terbaik
10.2.2 Manage Communications Tools and Techniques
10.2.2.1
Communication Alat, sistem, program komputer khusus yang digunakan untuk
Technology mentransfer informasi di antara pemangku kepentingan proyek
Konsep Pengirim/ Penerima- bagaimana informasi diteruskan antar

10.2.2.2
Communication pihak
Models
3 Jenis –
Communication Interaktif (multi-arah)
10.2.2.3
Methods Push (dikirim ke langsung ke penerima- misalnya email)
Pull (misalnya disimpan di repositori untuk akses)
10.2.2 Mengelola Alat dan Teknik Komunikasi
Fasilitas, proses, dan prosedur yang digunakan untuk

Information
mengumpulkan, menyimpan, dan mendistribusikan informasi
10.2.2.4 Management
antara produsen dan konsumen informasi dalam format fisik atau
Systems
elektronik.
10.2.2.5
Performance Dokumentasi termasuk tetapi tidak terbatas pada laporan status,
Reporting perkiraan, status risiko dan masalah
10.2.3 Manage Communications Outputs
Kegiatan yang diperlukan agar informasi dapat didistribusikan,

diterima, diakui, dan dipahami
Komunikasi dapat mencakup tetapi tidak terbatas pada:
10.2.3.1
Project Laporan kinerja
Communications
Status hasil pengiriman
Progres jadwal
 Laporan biaya
Pembaruan dapat terjadi pada:

Project Log masalah
10.2.3.2 Management
Plan Updates Jadwal proyek
 Persyaratan pendanaan proyek
10.2.3 Manage Communications Outputs
Project Pembaruan output untuk dokumentasi proyek terkait termasuk

10.2.3.3 Document tetapi tidak terbatas pada log masalah, jadwal proyek, dan
Updates laporan pendanaan proyek
Pembaruan proses organisasi dapat mencakup:

Pemberitahuan pemangku kepentingan
Organizational Laporan proyek
10.2.3.4 Process Assets
Updates Presentasi proyek
 Catatan proyek
Key Terms on Communications

Sender Sumber komunikasi; mengkodekan pesan
Encode Menerjemahkan pemikiran ke dalam pesan
Message Keluaran pengkodean; dikirim ke Receiver
Medium Metode transmisi pesan (suara, penulisan, dll.)
Receiver Penerima Pesan; mendekode pesan
Decode Untuk menerjemahkan pesan kembali ke ide-ide yang bermakna
Feedback Message Memberikan konfirmasi bahwa pesan telah berhasil diterima
Teknik yang memberikan kesadaran dan respons reseptif oleh Penerima

Active Listening kepada Pengirim.
Noise Gangguan dengan transmisi dan pemahaman pesan
Paralingual Pitch dan nada digunakan untuk menyampaikan pesan
Non Verbal Isyarat fisik (Catatan: 55% dari semua komunikasi non-verbal)
Rumus Saluran Komunikasi
Digunakan untuk menunjukkan kompleksitas komunikasi melalui penentuan

jalur komunikasi potensial di antara pemangku kepentingan proyek
Bukan hubungan korelasi langsung (misalnya 4 pemangku kepentingan ≠ 4
saluran komunikasi)
Kiat belajar - pastikan Anda membaca pertanyaan dengan hati-hati. Mencari:
1) Total vs. saluran tambahan
2) "Apakah PM termasuk?"
Potential number of communications

channels
N(N-1)
2 N= the number of stakeholders

Knowledge Area
10.1 10.2 10.3


Definition: “Proses pemantauan dan pengendalian komunikasi di
seluruh siklus hidup proyek untuk memastikan bahwa
kebutuhan informasi para pemangku kepentingan
proyek terpenuhi.”
PMBoK® Guide,5th Edition, Glossary

10.3.1 Control Communications Inputs

Project Menjelaskan bagaimana proyek akan dikelola dan dikendalikan
10.3.1.1 Management Rencana Manajemen Komunikasi adalah sub rencana rencana
Plan terintegrasi ini. See section 4.2.3.1
Informasi yang berasal dari berbagai sumber dan bervariasi dalam

format, tingkat tingkat formalitas dan kerahasiaan detail.
Project Dapat mencakup:
10.3.1.2
Communications Status hasil pengiriman
Progres jadwal
 Laporan biaya
Digunakan untuk menganalogikan dan memantau masalah dan

resolusinya. Dokumen yang bertanggung jawab untuk
10.3.1.3 Issue Log mendapatkan penyelesaian masalah dan pada tanggal berapa.
See section 13.3.3.1
10.3.1 Control Communications Inputs

Work
Informasi mengenai bagaimana kemajuan proyek saat diukur
10.3.1.4 Performance
terhadap garis dasar kinerja
Data
10.3.1.5
Organizational (misalnya pelajaran yang dipelajari, catatan sejarah). Memberikan
Process Assets wawasan tentang poin keputusan sebelumnya untuk
memanfaatkan pendekatan praktik terbaik
10.3.2 Control Communications Tools and Techniques
Fasilitas, proses, dan prosedur yang digunakan untuk

Information
mengumpulkan, menyimpan, dan mendistribusikan informasi
10.3.2.2 Management
antara produsen dan konsumen informasi dalam format fisik atau
Systems
elektronik.
Penilaian berdasarkan keahlian dalam area aplikasi, area
pengetahuan, disiplin atau industri.
10.3.2.2 Expert Judgment Sering digunakan untuk mengidentifikasi apakah komunikasi
mengeluarkan tindakan atau intervensi surat perintah, langkah
apa yang harus diambil, oleh siapa dan jangka waktu untuk
mengambil tindakan.
10.3.3 Control Communications Outputs
Komunikasi sering menghasilkan pembaruan informasi kinerja

Work kerja mengenai bagaimana kemajuan proyek ketika diukur
10.3.3.1 Performance terhadap garis dasar kinerja.
Information
See section 4.4.1.5.
Proses komunikasi kontrol dapat mengakibatkan perubahan

Change pada proyek. Permintaan perubahan dihasilkan sebagai
10.3.3.2
Requests output untuk proses ini.
See section 4.3.3.3.
10.3.3 Control Communications Outputs
Project
Komunikasi kontrol dapat menghasilkan pembaruan pada
10.3.3.3 Management
rencana Manajemen Proyek
Plan Updates
Project Pembaruan output untuk dokumentasi proyek terkait termasuk

10.3.3.4 Document register pemangku kepentingan dan rencana manajemen
Updates proyek
Pembaruan proses organisasi dapat mencakup:

Organizational Prakiraan
10.3.3.5 Process Assets
Updates Laporan proyek
• Log masalah
Final Success Tips

 Konsep manajemen komunikasi terjalin di banyak
pertanyaan area pengetahuan. Temukan pilihan
respons yang proaktif dan metodis untuk menjawab
pertanyaan situasional.
 Hafalkan rumus saluran (N), tetapi baca juga
pertanyaan dengan hati-hati untuk mencari dua item:
 meminta "total vs. saluran tambahan", &
1) "adalah manajer proyek yang termasuk sebagai bagian dari
tim".
Good Luck!!
©2011 Long Island Chapter of the Project Management Institute ALL RIGHTS RESERVED

10 Communication

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

10 Communication

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Project Communications Management

PMP Prep Course – PMBOK 4th Edition – Version 4

PMP Study Group

Definisi Manajemen Komunikasi Proyek

Manajemen Komunikasi Proyek mencakup

General Key Notes

Peran Manajer Proyek: Manajemen Komunikasi

Proses Manajemen Komunikasi Proyek

10.1 Plan Communications

10.1 Plan Communications Management

Project Management Process Groups

10.1 10.2 10.3

10.1 Plan Communications Management

PMBoK® Guide,5th Edition, p. 289

10.1.1 Plan Communications Management Inputs

Project Menyediakan informasi utama tentang bagaimana proyek akan

Identifikasi dan kategorisasi pemangku kepentingan, berdasarkan

Enterprise Dinamika organisasi yang harus diperhitungkan berdasarkan

Kebijakan, prosedur, dan dokumen yang melekat pada organisasi

10.1.2 Plan Communications Management Tools and

10.1.2 Plan Communications Management Tools and

10.1.3 Plan Communications Outputs

10.2 Manage Communications

Project Management Process Groups

10.1 10.2 10.3

10.2 Mengelola Komunikasi

Definition: “Proses pembuatan pengumpulan, pendistribusan,

PMBoK® Guide,4th Edition, p. 252

10.2.1 Manage Communications Inputs

Work Dokumentasi kinerja proyek dan informasi status yang dapat

Environmental Dinamika organisasi yang harus diperhitungkan berdasarkan

Kebijakan, prosedur, dan dokumen yang melekat pada organisasi

10.2.2 Manage Communications Tools and Techniques

Konsep Pengirim/ Penerima- bagaimana informasi diteruskan antar

10.2.2 Mengelola Alat dan Teknik Komunikasi

Fasilitas, proses, dan prosedur yang digunakan untuk

10.2.3 Manage Communications Outputs

Kegiatan yang diperlukan agar informasi dapat didistribusikan,

Pembaruan dapat terjadi pada:

10.2.3 Manage Communications Outputs

Project Pembaruan output untuk dokumentasi proyek terkait termasuk

Pembaruan proses organisasi dapat mencakup:

Key Terms on Communications

Encode Menerjemahkan pemikiran ke dalam pesan

Message Keluaran pengkodean; dikirim ke Receiver

Medium Metode transmisi pesan (suara, penulisan, dll.)

Receiver Penerima Pesan; mendekode pesan

Decode Untuk menerjemahkan pesan kembali ke ide-ide yang bermakna

Feedback Message Memberikan konfirmasi bahwa pesan telah berhasil diterima

Teknik yang memberikan kesadaran dan respons reseptif oleh Penerima

Noise Gangguan dengan transmisi dan pemahaman pesan

Paralingual Pitch dan nada digunakan untuk menyampaikan pesan

Rumus Saluran Komunikasi

Digunakan untuk menunjukkan kompleksitas komunikasi melalui penentuan

Potential number of communications

10.3 Control Communications

Project Management Process Groups

10.1 10.2 10.3

10.3 Control Communications

PMBoK® Guide,4th Edition, p. 252

10.3.1 Control Communications Inputs

Informasi yang berasal dari berbagai sumber dan bervariasi dalam

Digunakan untuk menganalogikan dan memantau masalah dan