Manajemen Konstruksi

Modul ke:

05 Fakultas Manajemen Komunikasi Proyek

Teknik

Program Studi
Teknik Sipil
Novika Candra Fertilia, S.T., M.T.
Pembuka Daftar Pustaka Akhiri Presentasi
Manajemen Komunikasi
Proyek

Komunikasi?
Sebuah proses yang melibatkan penggunaan kata- kata,
bunyi, tanda, atau tingkah laku untuk mengekspresikan
atau menukar informasi atau untuk menyampaikan ide,
pemikiran, atau perasaan, kepada orang lain. (source:
Merriam-Webster’s Learner’s Dictionary)

<
← MENU AKHIRI >
→
 Manajemen Komunikasi
Proyek
Mengapa Komunikasi Penting??

• Banyak proyek yang gagal karena komunikasi tidak berjalan dengan baik
• Komunikasi lisan maupun tertulis merupakan hal yang penting untuk
keberlangsungan sebuah proyek
• Maksud dan tujuan dari sebuah proyek dapat di sampaikan dengan baik
• Proses perekaman dokumen sangat penting

Komunikasi Adalah kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek dengan tujuan utama
adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat
pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan
tepat pula.

<
← MENU AKHIRI >
→
Manajemen Komunikasi
Proyek

Tahapan
1. Perencanaanmanajemen
Komunikasi
2. Distribusi Komunikasi
komunikasi
3. Pelaporan Kinerja
4. Pengelolaan Stakeholder

<
← MENU AKHIRI >
→
Manajemen Komunikasi
Proyek

Perencanaan Komunikasi :
Menentukan informasi dan komunikasi
kebutuhan para pemangku kepentingan
Distribusi Komunikasi :
Membuat informasi yang diperlukan tersedia
untuk para pemangku kepentingan proyek
tepat pada waktunya
<
← MENU AKHIRI >
→
Manajemen Komunikasi
Proyek
Pelaporan Kinerja :
Pengumpulan dan penyebaran informasi
kinerja, termasuk laporan, proses
pengukuran, dan perencanaan
Pengelolaan Stakeholder :
Mengelola komunikasi untuk memenuhi
kebutuhan dan harapan dari stakeholder
proyek dan untuk menyelesaikanmasalah

<
← MENU AKHIRI >
→
 Manajemen Komunikasi
Proyek
1.Input
Area Perencanaan Komunikasi
terdiri dari 4 aspek yaitu :
1. Stakeholder register : merupakah daftar stakeholder dan identifikasi
kebutuhan serta harapannya ada proyek.
2. Stakeholder management strategy : merupakan strategi yang akan
diterapkan oleh tim proyek dalam mengelola kebutuhan komunikasi bagi
stakeholder.
3. Enterprise Environmental Factor : merupakan faktor-faktor
lingkungan yang dapat mempengaruhi proses pelaksanaan proyek
4. Organizational Professional Assets : merupakan sejumlah data,
informasi dan dokumen yang telah dimiliki oleh Perusahaan sebagai
bahan untuk menganalisa perencanaan komunikasi.

<
← MENU AKHIRI >
→
 Manajemen Komunikasi
Proyek
Tools / Technique terdiri dari 4 aspek
1. Communication requirement analysis: Analisa kebutuhan komunikasi
dari seluruh stakeholders. Analisa dapat menggunakan tabel yang dapat
memudahkan pengendalian.
2. Communication technology: Teknologi yang digunakan untuk
mendukung komunikasi antara lain email, fax, surat dlsb.
3. Communication models: Model komunikasi yang akan diterapkan
kepada masing-masing stakeholders. Setiap stakeholder mempunyai
kekhususan dalam berkomunikasi.
4. Communication methods: Metoda yang digunakan dalam
berkomunikasi seperti periode komunikasi dan media yang digunakan.
Periode komunikasi bisa setiap hari, setiap minggu atau setiap bulan dan
komunikasi berdasarkan kebutuhan mendesak.

<
← MENU AKHIRI >
→
Manajemen Komunikasi
Proyek
Output:

1. Communication Management Plan : Berupa dokumen rencana

pengelolaan komunikasi.
2. Project Document Update: Laporan terbaru sesuai dengan hasil
kesepakatan atau usulan baru atas dokumen terkait proyek.

<
← MENU AKHIRI >
→
 Manajemen Komunikasi
Proyek
Berbagai peran yang dimainkan oleh para pemangku kepentingan dalam
berbagai aspek proyek :

 Tanggung jawab
Siapa yang akan melakukan pekerjaan proyek
 Akuntabel
Siapa yang akan membuat keputusan proyek
 Berkonsultasilah seandainya keputusan perlu dibuat,
 Informasikan
dalam kasus keputusan dibuat, siapa yang akan diinformasikan

<
← MENU AKHIRI >
→
Manajemen Komunikasi
Proyek
Jumlah total saluran komunikasi potensial adalah :

N (n – 1) / 2
di mana n mewakili jumlah pemangku kepentingan

Misalnya, sebuah proyek dengan 10 pemangku kepentingan

memiliki 10 (10 - 1) / 2 = 45 saluran komunikasi potensial

<
← MENU AKHIRI >
→
Manajemen Komunikasi
Proyek
Pengelolaaan Manajemen Komunikasi
5Proyek yang
kemampuan Aktif
komunikasi yang harus Manajer proyek kuasai agar proyek
sukses :

1. Menjadi pendengar yang aktif

2. Pahami Komunikasi Non Verbal
3. Bersikap ramah, dapat dipercaya dan respek
4. Bersikap Terbuka/Open Mindedness
5. Umpan balik dan Kolaborasi

<
← MENU AKHIRI >
→
 Manajemen Komunikasi
Proyek

BAGAIMANA MENGELOLA KOMUNIKASI

YANG
Untuk dapatAKTIF??
menjadi manajer proyek yang efektif, perlu menaruh banyak pemikiran
ke dalam perencanaan komunikasi yaitu :
1. Pertimbangkan tujuannya
• Apakah sudah melibatkan orang lain dalam diskusi atau keputusan, atau
meneruskan informasi tentang keputusan atau tindakan yang telah diambil.
• Apakah informasi ditargetkan hanya kepada satu orang atau banyak orang-
dan apa yang akan mereka lakukan dengan informasi itu.
• Apa sasaran jangka panjangnya? Anda tidak boleh menyingkirkan
seseorang dari sebuah rapat, yang seharusnya terlibat dalam pengambilan
keputusan penting

<
← MENU AKHIRI >
→
 Manajemen Komunikasi
Proyek
2. Jadilah efisien
Kita telah banyak menerima telepon, E-mail, dan
presentasi yang bertele-tele. Aturlah komunikasi untuk
cepat sampai pada tujuan. Ikuti pedoman komunikasi lisan
atau tulisan yang baik sehingga orang tidak terganggu
dengan segala detail yang tidak penting.
3. Tindak lanjuti
Terlepas dari usaha terbaik kita untuk menjadi
komunikator yang efektif, kita tidak bisa mengendalikan
apa yang didengar orang lain. Biasakan melakukan tindak
lanjut terhadap orang-orang. Dengan begitu, Anda dapat
melihat pemahaman mereka dan menjawab kebingungan
apa pun. <
← MENU AKHIRI >
→
 Terima Kasih
Novika Candra Fertilia, S.T., M.T.