PRINSIP - PRINSIP 5R ;

PENYUSUNAN DAN PENYIMPANAN

DOKUMEN YANG EFISIEN
Ir. Mia Sumiarsih,M.M.
 TUJUAN
1. Menerapkan prinsip-prinsip Ringkas, Rapi,
Resik, Rawat dan Rajin (5R) di tempat kerja.

2. Mengimplementasikan keterampilan
karyawan dalam menyusun dan menyimpan
dokumen secara efisien baik dalam bentuk
fisik atau digital.
 A AGENDA
AKTIVITAS COMMIT
● Melakukan diskusi sederhana terkait pentingnya penerapan prinsip-prinsip Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin (5R) di tempat kerja .
● Meminta peserta untuk berbagi pengalaman mengenai tantangan yang dihadapi di tempat kerja karena kurangnya 5R.
● Meminta peserta untuk menetapkan tujuan pribadi dalam penerapan 5R selama mengikuti pelatihan.

AKTIVITAS PROCESS
● Meminta peserta menonton video yang berkaitan dengan Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin (5R).
● Menjelaskan pengalaman terkait Penyusunan dan Penyimpanan Dokumen yang Efisien .
● Menjelaskan pentingnya penyusunan dan penyimpanan dokumen yang efisien dan memberikan gambaran umum tentang prinsip-prinsip
5R.
● Menjelaskan Langkah-langkah tentang cara Menyusun dokumen fisik dengan efisien.
● Menjelaskan pengelolaan dokumen digital dan cara mengaplikasikan prinsip 5R dalam penyimpanan dan pencarian dokumen elektronik
● Melakukan diskusi di kelas webinar.

AKTIVITAS PRACTICE
● Analisis kasus.

PRAKTIK MANDIRI
● Meminta peserta melakukan analisis kasus studi implementasi 5R dalam penyusunan dan penyimpanan dokumen baik dalam bentuk
fisik maupun digital.
● Formative Test.
 DISKUSI
1. Share pengalaman mengenai tantangan yang dihadapi di tempat
kerja karena kurangnya 5R.

2. Menetapkan tujuan pribadi dalam penerapan 5R selama

mengikuti pelatihan.

AKTIVITAS COMMIT
VIDEO BUDAYA 5R
DI TEMPAT KERJA

AKTIVITAS COMMIT
AKTIVITAS COMMIT
B Penyusunan dan Penyimpanan Dokumen
yang Efisien
Tantangan Pengelolaan Dokumen :

Semakin banyaknya dokumen tanpa sistem pengelolaan yang jelas.

Keterbatasan waktu dan sumber daya untuk mencari informasi.
Risiko kehilangan atau kerusakan dokumen yang tidak terorganisir.

Mengapa Pentingnya Pengaturan Dokumen?

Meningkatkan produktivitas :
Dokumen yang terorganisir mempercepat proses pencarian informasi.

Mencegah kehilangan data :

Penyimpanan yang baik mengurangi risiko kehilangan dokumen.

Mendukung keputusan :
Dokumen yang tersusun membantu pengambilan keputusan yang lebih baik.

AKTIVITAS PROCESS
C DEFINISI
Ringkas :
Kurangi informasi tidak perlu.

Rawat :
1
Lindungi dari kerusakan atau
kehilangan. 5 Rapi :
Susun dengan teratur dan sistematis.

Rajin : 2
Perbarui secara berkala. 4
3 Resik :
Manfaatkan kembali saat mungkin.

AKTIVITAS PROCESS
D LANGKAH RINGKAS
Identifikasi Informasi Penting :

1 Fokus pada informasi yang krusial dan mendukung tujuan.

Tentukan kriteria penentuan prioritas informasi.
Jangan ragu untuk menanyakan, "Apakah informasi ini benar-benar diperlukan?"

Hapus Materi yang Tidak Relevan :

2 Lakukan evaluasi rutin terhadap dokumen.

Hapus informasi yang sudah tidak relevan atau sudah usang.
Hindari penumpukan data yang tidak diperlukan untuk mengurangi kebingungan

Gunakan Bahasa yang Jelas dan Singkat :

3 Hindari penggunaan kalimat yang rumit atau berlebihan.

Pilih kata-kata yang tepat dan langsung ke tujuan.
Gunakan poin-poin kunci untuk menyampaikan informasi secara ringkas.

AKTIVITAS PROCESS
 E TATA LETAK RAPI
Beri Nama File dengan Jelas :
Gunakan nama file yang mencerminkan isinya dengan singkat.
Gunakan Folder dan Subfolder : Hindari nama file yang terlalu panjang atau ambigu.
Buat struktur folder yang mencerminkan kategori utama. Contoh: "Laporan_Bulanan_Januari_2023.pdf".
Gunakan subfolder untuk memisahkan informasi lebih lanjut.
Contoh: Folder Proyek > Subfolder Proyek A > Subfolder Dokumen.

Atur Berdasarkan Kategori atau Tanggal :

Kategorikan dokumen berdasarkan topik atau jenis.
Gunakan tanggal untuk pengurutan dokumen yang dinamis.
Contoh: Folder Keuangan > Subfolder Laporan > Laporan_Tahunan_2022.pdf

AKTIVITAS PROCESS
F MANFAAT RESIK
Pilih Informasi yang Bisa Digunakan Kembali:

Identifikasi informasi yang memiliki potensi penggunaan ulang.

Pisahkan informasi umum yang dapat digunakan dalam konteks berbeda.
Contoh: Penyimpanan data pelanggan yang mungkin digunakan dalam berbagai proyek.

Simpan Templat dan Referensi Umum:

Buat templat untuk dokumen umum seperti surat atau laporan.

Simpan referensi umum seperti panduan atau kebijakan organisasi.
Contoh: Templat email untuk komunikasi rutin atau panduan format laporan.

Hindari Duplikasi, Gunakan Sumber yang Sama:

Periksa ketersediaan informasi sebelum membuat yang baru.

Hindari duplikasi data untuk mengurangi kebingungan.
Contoh: Jika info sudah ada dalam database, gunakan data yang ada tanpa buat yang baru.

AKTIVITAS PROCESS
G RAWAT DAN LINDUNGI
Simpan dalam Wadah yang Sesuai:

Gunakan wadah atau tempat penyimpanan yang sesuai dengan jenis dokumen.
Pertimbangkan penggunaan folder khusus, laci, atau sistem penyimpanan terkunci.
Contoh: Dokumen rahasia disimpan dalam folder terkunci.

Backup Secara Teratur:

Lakukan backup rutin untuk mencegah kehilangan data.

Gunakan solusi penyimpanan eksternal atau cloud untuk keamanan tambahan.
Contoh: Backup mingguan atau bulanan ke hard drive eksternal atau cloud storage.

Lindungi dari Cuaca dan Kerusakan Fisik:

Hindari tempat penyimpanan yang rentan terhadap kelembaban atau suhu ekstrem.
Gunakan pelindung dokumen seperti plastik atau lapisan anti-air jika diperlukan.
Contoh: Simpan dokumen penting dalam lemari penyimpanan anti-air.

AKTIVITAS PROCESS
 H BIASAKAN RAJIN
Tentukan Jadwal Penyusutan Dokumen:

Atur jadwal rutin untuk mengevaluasi dan menghapus

dokumen yang sudah tidak relevan. Evaluasi dan Perbaiki Sistem Penyimpanan:

Pemisahan dokumen yang sudah usang membantu
menjaga keteraturan dan keefisienan.
01
Contoh: Setiap kuartal, tinjau dan hapus dokumen
yang sudah tidak aktif.
Evaluasi efektivitas sistem penyimpanan secara
berkala.
Perbaiki atau tingkatkan sistem yang mungkin sudah
tidak efisien atau tidak memadai.

Contoh: Apakah struktur folder masih sesuai? Apakah

perlu penyesuaian?
Perbarui Informasi yang Sudah Tidak Relevan:
03
Tinjau dokumen secara berkala dan pastikan informasi 02
tetap relevan.

Perbarui data, tanggal, dan informasi lain yang

mungkin sudah berubah.

Contoh: Di akhir setiap bulan, perbarui laporan

keuangan dengan data terbaru
AKTIVITAS PROCESS
I RINGKASAN
Pentingnya Prinsip 5R dalam Efisiensi Dokumen:

Optimalkan Penggunaan Informasi: Prinsip 5R membantu mengidentifikasi, menyusun, dan

memelihara dokumen dengan cara yang memaksimalkan penggunaannya.
Mengurangi Kebingungan: Dokumen yang dirinci dengan prinsip 5R mengurangi
kebingungan dan waktu yang terbuang saat mencari informasi.

Dukungan Terus-menerus untuk Keteraturan:

Proses Berkelanjutan: Prinsip 5R bukan hanya tentang penyusunan awal, tetapi juga
tentang keberlanjutan.
Pengaruh Positif: Dengan dukungan terus-menerus, prinsip 5R menjadi kebiasaan yang
memberikan dampak positif terhadap efisiensi dan keteraturan.

AKTIVITAS PROCESS
DISKUSI
AKTIVITAS PRACTICE
 PRACTICE
Perusahaan XYZ, sebuah perusahaan manufaktur berskala menengah, telah mengalami tantangan dalam
manajemen dokumen

Dokumen-dokumen, baik dalam bentuk fisik maupun digital, seringkali sulit diakses, tidak teratur, dan kurang
responsif terhadap perubahan.

Perusahaan meminta sekretarisnya untuk Menyusun dan merapihkan dokumen tersebut

Bagaimana mengindentifikasi masalah 5R dalam kasus tersebut ?

Masalah :
a. Deskripsi : *cari 4 masalah dengan deskripsi dan dampaknya
b. Dampak :
AKTIVITAS PRACTICE
 PRAKTIK MANDIRI
1. Buat ilustrasi penerapan 5R dokumen
fisik & digital.

2. Pengumpulan hasil format .pdf via LMS

maks 30 menit setelah kegiatan.
PRAKTIK MANDIRI
TERIMa KASIH
Sumber : dinkesjatengprov.go.id
arahenvironmental.com
prosyd.co.id
pa-purwodadi.go.id
indonesiabaik.id