L ANGK AH-

L ANGK AH
PENYUSUNAN SOP
OLEH : ALFIAN
PENDAHULUAN

• Penyusunan SOP penanganan pengaduan masyarakat di desa sangat penting untuk memastikan
bahwa setiap pengaduan ditangani dengan efektif dan efisien.
• SOP ini bertujuan untuk memberikan panduan bagi seluruh pihak yang terkait dalam
pengelolaan pengaduan.
• Langkah-langkah ini penting untuk memastikan penanganan pengaduan berjalan secara efisien
dan transparan.
MENGAPA PERLU SOP UNTUK
PENANGANAN PENGADUAN MASYARAKAT?
• Memberikan pedoman yang jelas bagi petugas penanganan pengaduan.
• Mengatur proses penanganan pengaduan masyarakat untuk menjaga konsistensi.
• Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas.
• Mempercepat respon terhadap pengaduan.
• Menjamin hak-hak masyarakat untuk mendapatkan layanan yang adil.
• Gampong sebagai pusat pelayanan publik perlu memiliki prosedur yang jelas.
LANGKAH 1 - IDENTIFIKASI
KEBUTUHAN
• Lakukan analisis kebutuhan terhadap penanganan pengaduan di desa.
• Identifikasi jenis pengaduan yang sering muncul.
• Tinjau kapasitas dan sumber daya yang tersedia.
LANGKAH 2 - TIM PENYUSUNAN SOP

• Bentuk tim khusus untuk menyusun SOP penanganan pengaduan.

• Tentukan peran dan tanggung jawab masing-masing anggota tim.
• Melibatkan berbagai stakeholder seperti petugas pelayanan publik, tokoh masyarakat, dan
perwakilan masyarakat.
LANGKAH 3 - INVENTARISASI
PROSEDUR YANG ADA
• Mengumpulkan Prosedur yang Sudah Ada:
– Identifikasi prosedur-prosedur terkait penanganan pengaduan yang sudah ada di lingkungan pemerintah desa.
– Menganalisis keberhasilan dan kendala dari prosedur-prosedur tersebut.
• Evaluasi Prosedur yang Sudah Ada:
– Evaluasi keefektifan dan efisiensi setiap langkah dalam prosedur yang sudah ada.
– Tentukan apakah prosedur tersebut masih relevan atau perlu penyesuaian.
• Penentuan Poin Peningkatan:
– Tentukan elemen-elemen dalam prosedur yang dapat ditingkatkan atau disesuaikan dengan kebutuhan dan
perkembangan masyarakat.
• Harmonisasi Prosedur:
– Pastikan keselarasan antara prosedur-prosedur yang sudah ada dengan prinsip-prinsip baru yang akan
diimplementasikan melalui SOP yang baru.
LANGKAH 4 - PENGUMPULAN DATA
DAN MASUKAN MASYARAKAT
• Melakukan survei atau pertemuan dengan masyarakat untuk mendapatkan masukan terkait
pengalaman mereka dalam penanganan pengaduan.
• Menggunakan media sosial, brosur, atau saluran komunikasi lainnya untuk menyampaikan
informasi tentang proses pengumpulan data.
• Menganalisis data yang terkumpul untuk mengidentifikasi pola umum dan kebutuhan khusus
masyarakat.
• Memasukkan masukan masyarakat secara cermat dalam penyusunan SOP.
• Memastikan bahwa semua kelompok masyarakat termasuk dalam pengumpulan data, termasuk
kelompok yang mungkin kurang terwakili.
LANGKAH 5 - PENYUSUNAN DRAFT
SOP
• Membuat draft SOP berdasarkan informasi yang terkumpul.
• Menyertakan langkah-langkah penerimaan, analisis, tindak lanjut, dan pelaporan.
• Menyusun teks SOP dengan bahasa yang jelas dan mudah dipahami oleh semua pihak terkait.
• Menghindari istilah teknis yang mungkin sulit dipahami oleh masyarakat umum.
• Membuat penggunaan grafis atau diagram jika diperlukan untuk menjelaskan proses dengan
lebih visual untuk mempermudah pemahaman.
• Melakukan konsultasi internal pertama dengan tim penyusunan dan pihak terkait untuk
mendapatkan masukan awal.
• Menyempurnakan draft SOP berdasarkan saran dan rekomendasi.
LANGKAH 6 - VALIDASI DAN
KONSULTASI PUBLIK
• Memvalidasi draft SOP melalui validasi tim internal ataupun konsultasi publik.
• Menerima masukan dan saran dari masyarakat untuk meningkatkan akseptabilitas.
LANGKAH 7 - REVISI DAN
FINALISASI SOP
• Merevisi SOP berdasarkan masukan yang diterima.
• Finalisasi dokumen SOP yang telah disepakati oleh semua pihak terkait.
LANGKAH 8 - PELATIHAN
DAN IMPLEMENTASI
• Melakukan pelatihan kepada petugas terkait tentang penerapan SOP.
• Mengimplementasikan SOP secara bertahap untuk memastikan pemahaman dan kesiapan
semua pihak.
MONITORING DAN
EVALUASI
• Menetapkan mekanisme monitoring dan evaluasi kinerja SOP.
• Melakukan evaluasi periodik untuk menjamin keefektifan dan keberlanjutan SOP.
KESIMPULAN

• SOP penanganan pengaduan adalah landasan bagi pelayanan publik desa yang transparan dan
responsif.
• Dengan mengikuti langkah-langkah tersebut, kita dapat memastikan pemerintah desa
memberikan pelayanan yang berkualitas dan sesuai dengan harapan masyarakat.
TERIMA KASIH