2023

SEMINAR “LIMPAKIS”
RANCANGAN AKSI PERUBAHAN
OPTIMALISASI PENGELOLAAN INFORMASI DAN 03
KOMUNIKASI KEIMIGRASIAN
PADA KANTOR IMIGRASI KELAS II TPI SANGGAU
MELALUI INOVASI “LIMPAKIS”
(Layar Interaktif dan Media Publikasi Kantor
Imigrasi Sanggau)

Depok, 7 September 2023

Project Leader : Yusuf, Amd.Im.,SH.,M.H
Mentor : I Gede Semarajaya, SH.,M.H
Coach : Suhanda, S.Pd, M.AP
 PENDAHULUAN
LATAR SOLUSI
BELAKANG DAMPAK JIKA MASALAH INOVATIF
DIPERLUKAN TIDAK DISELESAIKAN
• Kanim Sanggau sebagai Unit
Layanan Publik Keimigrasian
melaksanakan Pelayanan
AP “LIMPAKIS”
Penerbitan Paspor RI Masyarakat akan terjerumus
menggunakan SIMKIM V2 & “Optimalisasi Layar Interaktif dan
M-Paspor. kedalam informasi yang
• Peningkatan Permohonan Pengelolaan
mayoritas kunjungan keluarga
Informasi dan
Keliru dan akan muncul Media Publikasi
(januari s/d juni 2023 sebanyak masalah
8.077) Komunikasi Kantor Imigrasi
• Instruksi Ditjenim Pencegahan baru seperti penipuan yang
TPPO & TPPM dengan cara
pemberian informasi,
Keimigrasian
Mengatas namakan kantor Sanggau
Komunikasi, sosialisai & Pada Kantor
penyuluhan hukum imigrasi sanggau, serta celah
Imigrasi Kelas
keimigrasian (Januari sd Juni bagi oknum TPPO dan calo
Penolakan sebanyak 22 orang)
• Kondisi geografis, jarak dan
II TPI
waktu jangkauan pelayanan ( 4 Sanggau
Kabupaten)
• Informasi belum menjangkau
ke semua kalangan
masyarakat dengan kendala
fasilitas dan tingkat
Pendidikan.. (penyebaran
informasi dilakukan melalui IG,
Fb, Tweeter
 TUJUAN & RUANG LINGKUP

JANGKA PENDEK MENENGAH PANJANG

1) Tersedianya Aplikasi LIMPAKIS 1) Pengembangan sistem dan/atau 1) Pemeliharaan/maintenance secara

(Layar Interaktif dan Media penambahan menu/template sesuai berkala aplikasi LIMPAKIS;
Publikasi Kantor Imigrasi kebutuhan dan perkembangan 2) Terwujudnya predikat Wilayah
Sanggau); informasi keimigrasian; Bebas dari Korupsi (WBK) di
2) Tersedianya buku panduan (manual 2) Terselenggaranya Sosialisasi dan Kantor Imigrasi Kelas II TPI
book) dari aplikasi LIMPAKIS; Implementasi aplikasi LIMPAKIS Sanggau.
3) Terselenggaranya sosialiasi aplikasi pada Kantor Camat atau Kantor
LIMPAKIS kepada Pegawai dan Desa lainnya;
masyarakat; 3) Terlaksananya monitoring dan
4) Mengimplementasikan aplikasi evaluasi terhadap pelaksanaan
LIMPAKIS pada Kantor Camat atau inovasi LIMPAKIS.
Kantor Desa.

RUANG LINGKUP

Aksi Perubahan ini berfokus pada peningkatan kualitas pelayanan publik berupa
Optimalisasi Pengelolaan Informasi dan Komunikasi Keimigrasian Pada Seksi
Teknologi Informasi dan Komunikasi Keimigrasian Kantor Imigrasi Kelas II TPI
Sanggau melalui Layar Interaktif dan Media Publikasi Kantor Imigrasi Sanggau,
seperti pemberian informasi M-Paspor, persyaratan paspor, biaya paspor, Informasi
Pekerja Migran Indonesia, proses layanan, hingga komunikasi dengan petugas pada
Kantor Imigrasi Kelas II TPI Sanggau.
MANFAAT AKSI PERUBAHAN
Bagi Kantor Imigrasi Kelas II TPI
Sanggau
● Memberi kemudahan dalam
pemberian informasi dan
komunikasi keimigrasian
● Meningkatkan kinerja organisasi
dalam hal pemanfaatan teknologi
informasi melalui informasi digital;
● Meningkatkan kinerja organisasi
dalam hal pelayanan publik
terhadap masyarakat yang
berdampak pada meningkatnya
Indeks Kepuasan Masyarakat
(IKM) terhadap pelayanan yang
dilaksanakan di Kantor Imigrasi
Kelas II TPI Sanggau
Bagi Project Leader Bagi Masyarakat
● Melatih aktualisasi kepemimpinan ● Akses masyarakat terhadap
Pejabat Pengawas dalam informasi keimigrasian menjadi
pengendalian pelaksanaan kegiatan lebih mudah,
pelayanan publik yang lebih
berkualitas;
● Masyarakat mendapatkan informasi
yang benar terkait permohonan
● Melatih dan meningkatkan
paspor RI dari Pegawai Kecamatan
kemampuan Pejabat Pengawas
atau perangkat Desa;
untuk melakukan adaptasi dan
transformasi dalam pelaksanaan ● Masyarakat memiliki pengetahuan
tugas dan pemahaman terkait prosedur
kemigirasian
● Memahami bahwa perlu ada
perubahan yang tidak biasa dan ● Mempersempit celah oknum /sindikat
dinamis dalam organisasi, sehingga TPPO dan TPPM yang mengakibatkan
dapat meningkatkan kemampuan kerugian bagi masyarakat.
manajerial dan melatih membangun
kerjasama dengan Tim Efektif.
Hasil Identifikasi Masalah

“Belum optimalnya
pengelolaan informasi
dan komunikasi publik
keimigrasian”

Isu Prioritas Utama

Analisis Akar Masalah (Fishbone)
 RANCANGAN AKSI INOVASI

Aplikasi ini akan menggunakan dua model:

1. Menggunakan Online Data (Terhubung langsung dengan website
(https://kanimsanggau.kemenkumham.go.id/)
2. Menggunakan Offline Data (Local) yang di download dari
website
RANCANGAN AKSI INOVASI

• Aplikasi ini akan dihubungkan langsung dengan website

utama kanimsanggau, kemudian dibuatkan satu halaman
khusus yang terpisah dari website utama. contoh
(kanimsanggau.kemenkumham.go.id/layarinteraktifsangga
u)
• Didalam halaman tersebut memiliki menu menu yang
dibutuhkan untuk menampilkan berbagai informasi terkait
kantor imgrasi sanggau dan pekerja migran.
• Kemudian dibuka menggunakan browser yang telah diatur
melalui auto startup windows yang membuat aplikasi
browser akan membuka alamat halaman tersebut ketika
komputer/layarinteraktif dinyalakan.
• Dengan menggabungkan Website dan Halaman Informasi
tersebut, memudahkan untuk melakukan update
informasi/gambar terbaru dari operator di kantor kanim
tanpa harus datang ke lokasi
JANGKA PENDEK

September Oktober November

No Kegiatan Jangka Pendek Output Pihak Terlibat
M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4
1 Konsultasi dengan Mentor: Catatan hasil konsultasi dan • Mentor
Foto • Project Leader
v
11-13 September

2 Pembentukan Tim Efektif • Undangan • Mentor

• Absen • Project Leader
• Notulen • Tim Efektif
v • Foto
11-13 September
• Surat Keputusan (SK)

3 a. Identifikasi Kebutuhan • Undangan • Project Leader

b. Menyiapkan administrasi rapat • Absen • Tim Efektif
v • Notulen • Kaur Keuangan
• Foto
11-13 September

4 Merancang LIMPAKIS • Undangan • Project Leader

• Absen • Tim Efektif
- Menyusun isi materi • Notulen • Tim IT
- Mendesain tampilan v v • Foto
- Menentukan Operator 14 – 20 September
• Rancangan LIMPAKIS

5 Pembuatan Aplikasi • Tersedianya Aplikasi LIMPAKIS • Project Leader

• Dokumentasi • Tim Efektif
- Membuat Aplikasi sesuai • Link aplikasi • Tim IT
Rancangan v v v v
- Monitoring Progres Pembuatan
21 September – 13 Oktober
 September Oktober November

No Kegiatan Jangka Pendek Output Pihak Terlibat

M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4

6 Uji Coba Aplikasi • Aplikasi LIMPAKIS • Project Leader

• Undangan • Tim IT
- Membuat Undangan • Absen • Tim Efektif
- Uji coba Aplikasi • Laporan hasil uji coba dan
- Monev Aplikasi v v v v Monev
• Foto
13 Okotber – 6 November

7 Pembuatan Manual Book • Undangan • Project Leader

• Absen • Tim Efektif
- Membuat undangan • Notulen • Tim IT
- Menyusun draft modul panduan • Foto
penggunaan aplikasi v v v v • Manual Book
13 Okotber – 6 November

8 Launching Aplikasi/Sosialisasi Internal • Undangan • Mentor

dan Eksternal • Absen • Project Leader
• Notulen • Tim Efektif
• Foto • Tim IT
- Membuat udangan • Aplikasi LIMPAKIS • Pejabat Struktural
- Sosialisasi dan implementasi • Terselenggaranya Sosialisasi • Admin
v v v v
13 Okotber – 6 November
 Tahapan Jangka Menengah
No Tahapan dan Kegiatan Keluaran/Output Waktu
November - Desember JANGKA
- Laporan Monitoring
MENENGAH
1. Monitoring Kesesuaian 3 Minggu
dengan Regulasi
2. Evaluasi Impelementasi - Laporan Evaluasi 30 Nov & 31 Des
2023

Tahapan Jangka Panjang

No Tahapan dan Kegiatan Keluaran/Output Waktu
Januari – Desember 2024

JANGKA 1. Penambahan Fitur

Sesuai Kebutuhan
Aplikasi Lebih Lengkap
sesuai Kebutuhan

PANJANG 2. Monitoring dan Laporan Monev

Evaluasi secara
berkala
Tim Efektif
Peta Stackholder Strategi komunikasi yang diterapkan Project Leader
dalam menghadapi setiap jenis stakeholder dalam 4
kuadran tersebut adalah :
• Promoters, strategi komunikasi yang dilakukan
adalah melakukan konsultasi, dilibatkan dalam rapat
dan brainstorming dan selalu melaporkan
perkembangannya;
• Defenders, strategi komunikasi yang dilakukan
adalah dengan terus memberikan informasi
perkembangan pelaksanaan aksi perubahan secara
terus-menerus melalui pelibatan langsung, diskusi,
dialog langsu;
• Latens, strategi komunikasi yang digunakan adalah
dengan selalu berkoordinasi untuk mendapatkan
informasi terbaru mengenai objek layanan atau
laporan yang diperlukan serta menunjukkan output
dan outcome dari aksi perubahan ini.
• Apathetics, strategi komunikasi yang digunakan
adalah dengan memberikan sosialisasi akan
peningkatan kinerja dan harapan kedepan untuk
mewujudkan Peningkatan Indeks Kepuasan
Masyarakat.
Strategi Pengembangan Kompetensi
STRATEGI PENGEMBANGAN
HASIL POTENSI DIRI KOMPETENSI

Komponen : Integritas
Mengingatkan rekan kerja atau bawahan untuk bertindak Saya akan meningkatkan peran sebagai pengawas dan role
sesuai dengan nilai, norma dan etika organisasi dalam model dalam Sub Bagian saya dan lebih sering melakukan
segala situasi dan kondisi pendekatan ke tim kerja

Komponen : Kerjasama
Melakukan koordinasi yang efektif dengan pihak-pihak
relevan di lingkup satuan kerja/organisasi dalam rangka
menjamin kinerja di lingkup unitnya Saya akan lebih aktif dan terbuka lagi dengan lingkup
internal agar meningkatkan kapasitas dan kualitas kerja
dalam satu tim

Komponan : Mengelola Perubahan

Mencari metode kerja alternatif yang lebih efektif untuK Saya akan lebih sering berdiskusi dengan anggota untuk
menyesaikan pekerjaan terutama ketika menghadapi menemukan strategi yang tepat untuk menyelesaikan
hambatan masalah
 “Jika ada jarum yang patah
Jangan disimpan dalam peti
Jika ada kata maupun sikap yang salah
Saya mohon maaf kepada mentor, coach dan penguji

Terima Kasih!