Pemenuhan Kebutuhan Informasi Di Perpustakaan Sekolah

Oleh : M. Harfano A, S. Sos

Pada masa sekarang ini telah diketahui secara umum bahwa kebutuhan informasi telah menjadi satu kebutuhan yang mendasar. Adapun kebutuhan informasi dari tiap orang tidaklah sama. Baik disadari ataupun tidak, setiap orang yang hidup ataupun pernah hidup di dunia ini selalu membawa informasi di dalam dirinya, hal ini dapat dipahami dengan keberadaan rantai DNA pada tiap makhluk hidup. Begitu banyaknya jumlah orang dan variasi informasi yang tersedia cara telah untuk menyebabkan sebagian menjadi bingung bagaimana

mendapatkan informasi yang sesuai dengan kebutuhannya. Dikarenakan hal ini juga maka telah tercipta satu lapangan pekerjaan yang baru untuk orang-orang yang tanggap dengan ketidaktahuan orang lain. Satu lapangan pekerjaan yang menuntut kemampuan untuk mendapatkan atau mengumpulkan informasi yang kemudian dikelompokkan untuk disusun berdasarkan sistem penyusunan tertentu sehingga informasi tersebut dapat dengan mudah ditemukan kembali. Kemampuan untuk mendapatkan dan menata informasi tidaklah semudah seperti yang diperkirakan orang secara umum. Kesulitan baru akan dirasakan pada saat seseorang yang membutuhkan informasi ternyata tidak dapat melakukan tindakan agar dapat memenuhi kebutuhannya tersebut. Ada beberapa hal yang menjadi hambatan, yaitu : 1. Terbatasnya waktu. 2. Terbatasnya dana. 3. Terbatasnya fasilitas. 4. Ketidaktahuan si pencari informasi. Empat hal di atas dapat dikategorikan sebagai penghambat yang umum terjadi dalam pemenuhan kebutuhan informasi. Dan diketahui bahwa ada hubungan antara tiap-tiap hambatan tersebut. Berikut ini penulis mencoba untuk mendeskripsikan pemahaman terhadap hambatan-hambatan tersebut. 1. Terbatasnya Waktu Adapun yang dimaksud dengan terbatasnya waktu adalah suatu keadaan di mana seseorang ataupun sekelompok orang yang tidak memiliki banyak kesempatan memenuhi untuk dapat menyelesaikan Terbatasnya suatu pekerjaan agar oleh dapat tingkat kebutuhannya. waktu disebabkan

kesibukan yang dimiliki oleh orang-orang tertentu yang telah menghambat orang tersebut untuk dapat memenuhi kebutuhan informasinya. Sebagai

contoh dapat kita gambarkan kehidupan seorang guru swasta yang mengajar di sekolah menengah tingkat atas. Untuk dapat memenuhi kebutuhan hidupnya sehari-hari maka guru tersebut harus dapat memanfaatkan waktu yang dimilikinya sebaik mungkin dengan memberikan jam pelajaran sebanyaknya, yang mungkin tidak hanya dilakukannya pada satu sekolah saja. Dan akan meningkat kesibukan tersebut jika guru harus menyiapkan soal, memeriksa hasil ujian siswanya, dan menduduki suatu jabatan di sekolah tempat dia mengajar. Selain memberikan pelajaran pada pendidikan formal, maka kemungkinan guru tersebut akan memberikan pendidikan tambahan yang bersifat pribadi (less private) atau mengajar di bimbingan belajar. Jika guru yang bersangkutan telah memiliki isteri dan anak, maka dia juga harus bertanggung jawab untuk menafkahi lahir dan batin isteri dan anaknya. Nafkah lahir yang diberikan berupa pemenuhan kebutuhan sandang, pangan, dan papannya, sedangkan kebutuhan batin hanya dapat diberikannya dengan meluangkan waktu agar dapat berkomunikasi dengan isteri dan anaknya. Selain lingkungan dalam keluarga, guru tersebut juga harus melakukan sosialisasi dengan kerabat dan sahabatnya. Setelah melihat gambaran tersebut di atas maka dapat kita lihat betapa sibuknya seorang guru menghadapi pekerjaannya. Kesibukan yang dijalani telah memungkinkan seorang guru menjadi tertutup dengan perkembangan yang terjadi di luar dunianya, yang menyebabkan guru tersebut akan mengalami pengembangan diri yang terhenti. Informasi yang diperlukannya tidak hanya terbatas pada pengembangan dirinya yang dapat mempengaruhi pola fikir dan cara mengajarnya, tetapi juga guru tersebut memerlukan informasi yang bermanfaat sebagai bahan tambahan mengajarnya. Dalam gambaran di atas maka guru tersebut memerlukan sumber-sumber informasi yang dapat dipercayainya. Dengan banyak mengikuti berita harian dari televisi, koran maka guru tersebut dapat menghindari kemungkinan atau radio, dari tertutup

pengembangan diri tetapi jika guru tersebut ingin dapat meningkatkan dan mengembangkan bahan mutu pengajarannya maka ia memerlukan sumber informasi yang cukup luas. Hal ini dapat diatasinya dengan melakukan kontak dengan pusat informasi terdekat, seperti perpustakaan sekolah. 2. Terbatasnya Dana Adapun yang dimaksud dengan terbatasnya dana adalah suatu keadaan dimana seseorang atau sekelompok orang tidak memiliki kecukupan anggaran

yang berupa uang agar dapat memenuhi kebutuhannya. Keterbatasan dana yang dimiliki merupakan hal yang paling umum dijumpai dan keterbatasan ini mempengaruhi fasilitas yang didapat. Keterbatasan dana dapat disebabkan karena penghasilan yang kurang memadai, tingkat pengeluaran yang tinggi atau tidak menyediakan anggaran khusus untuk mendapatkan informasi. Sebagai contoh dapat kita gambarkan pada seorang guru yang memiliki penghasilan hanya cukup untuk memnuhi kebutuhan pokok sehari-harinya. Dengan penghasilan yang pas-pasan maka pemenuhan informasi hanya menjadi kebutuhan tambahan baginya. Untuk dapat mengatasinya maka guru tersebut memerlukan sumber informasi yang dapat memberikan informasi dengan murah atau bahkan gratis. Sumber informasi yang dibutuhkannya jika mungkin jangan membuat guru itu harus mengeluarkan dana ekstra berupa biaya tranportasi ataupun dana terimakasih kepada yang dapat menyediakan informasi. Untuk dapat memenuhinya maka sumber informasi yang paling murah atau gratis dan tanpa biaya ekstra adalah tersedianya perpustakaan sekolah yang memadai. 3. Terbatasnya Fasilitas Adapun yang dimaksud dengan terbatasnya fasilitas adalah suatu keadaan yang dihadapi seseorang atau sekelompok orang dengan perangkat kerja yang minim ataupun tidak memiliki perangkat kerja sama sekali, baik itu berupa perangkat keras (seperti televisi, radio, atau satu set komputer) maupun perangkat lunak (seperti sistem operasi yang digunakan untuk menjalankan perangkat keras), dan jaringan yang menghubungkan semua perangkat lunak dan perangkat keras dengan jaringan komunikasi. Keterbatasan fasilitas biasanya disebabkan karena kurangnya dana yang dimiliki atau tidak adanya anggaran yang khusus disediakan untuk menyediakan fasilitas agar dapat memenuhi kebutuhan informasi. Pada contoh gambaran yang dijabarkan pada poin 2 untuk mengatasi permasalahan hanyalah adalah ruangan tata dengan yang usaha memanfaatkan berguna dari untuk sekolah perpustakaan sekolah. Tetapi pada kenyataannya secara umum diketahui bahwa perpustakaan untuk sekolah menyimpan buku paket ajar sedangkan pegawainya adalah pegawai yang diperbantukan mengurusi pekerjaan bersangkutan atau yang lebih menyedihkan mungkin merangkap sebagai pesuruh sekolah. Untuk dapat mengatasi permasalahan ini adalah dengan bersedianya sekolah mengalokasikan dana untuk mendukung unit yang bersifat pengajaran seumur hidup ini.

4. Ketidaktahuan si pencari informasi Adapun yang dimaksud dengan ketidaktahuan si pencari informasi adalah suatu keadaan di mana seseorang atau sekelompok orang tidak memahami atau bahkan tidak mengetahui sama sekali apa, di mana, siapa, dan bagaimana cara agar dapat memenuhi kebutuhannya yang berhubungan dengan informasi. Maksud apa adalah terkadang si pencari informasi tidak mengetahui dengan jelas apa yang sebenarnya dibutuhkan sehingga dalam mencari informasi sering si pencari informasi mengumpulkan semua bahan tanpa menyadari bahwa dengan melakukan hal tersebut dia telah melakukan pemborosan waktu dan bahkan uang. Untuk dapat mengatasinya bahwa sebelum melakukan pencaharian si pencari informasi sebaiknya merumuskan ke dalam satu catatan informasi apa sebenarnya yang dibutuhkannya. Pengertian di mana adalah masalah kedua dari ketidak tahuan si pencari informasi yang muncul setelah si pencari informasi dapat mengetahui informasi apa yang dibutuhkannya. Setelah mengetahui informasi apa yang dibutuhkannya, maka sering si pencari informasi menjadi bingung kemana dia akan melakukan pencarian informasi. Andaikata si pencari informasi memiliki fasilitas yang mendukung seperti komputer yang dilengkapi dengan jaringan internet dan ia ingin melakukan pencarian tentang suatu subjek maka ia akan mulai melakukan penelusuran di internet, tetapi meskipun punya fasilitas yang memadai jika ia tidak mengetahui situs apa yang akan dibukanya agar dapat memenuhi kebutuhan informasinya maka yang terjadi hanyalah pemborosan waktu dan uang (untuk membayar listrik dan sambungan internet selama melakukan penelusuran). Setelah mengalami permasalahan apa dan di mana, maka ketidaktahuan yang sering datang adalah ketidaktahuan akan siapa yang harus dihubungi agar dapat mengatasi dan memenuhi kebutuhan yang dicari. Untuk mengatasi semua permasalahan ini adalah tersedianya sumber-sumber informasi. Dalam ukuran kecil setidaknya tersedia perpustakaan sekolah yang didukung dengan fasilitas yang memadai sehingga ketidaktahuan akan siapa dan bagaimana dapat terjawab dan setelah dua hal ini terjawab maka ketidaktahuan akan apa dan di mana juga dapat diatasi. Jika si pencari informasi menyampaikan kebutuhannya akan informasi ke perpustakaan yang terdekat dengannya berdomisili maka menjadi kewajiban untuk perpustakaan tersebut melakukan pelayanan pendidikan pemakai kepadanya.

Setelah melihat penjabaran di atas yang telah dilakukan penulis, maka dapat diketahui bahwa dalam melakukan pemenuhan kebutuhan akan informasi tidaklah selamanya semudah yang dibayangkan. Hambatan-hambatan selalu membayangi orang-orang yang memerlukan informasi. Untuk dapat mengatasi permasalahan yang sering muncul tersebut maka saat ini telah banyak hadir sumber-sumber informasi yang bersedia melayani untuk memenuhi kebutuhan informasi. Secara komersialisasi maka sumber-sumber informasi tersebut dapat dikategorikan dua, yaitu sumber informasi yang bertujuan mencari keuntungan dan sumber informasi yang tidak mencari keuntungan (nirlaba). Sumber informasi yang mencari keuntungan dalam melakukan pekerjaan harus secara efektif dan efisien, hal ini dikarenakan untuk mendapatkan informasi dari mereka maka si pencari informasi harus membayar. Sedangkan sumber informasi yang nirlaba dalam melakukan pencarian informasi sama sekali tidak melakukan pungutan kepada si pencari informasi, adapun pungutan yang diberikan yaitu berupa pengganti biaya cetak informasi yang disediakan. Sedangkan secara kepemilikan diketahui bahwa sumber informasi terbagi atas sumber informasi yamg menjadi milik pemerintah dan sumber informasi milik swasta. Sumber informasi milik pemerintah adalah sumber informasi yang berada di bawah naungan lembaga-lembaga milik pemerintah, seperti Perpustakaan Daerah dan Badan Pusat Statistik. Sedangkan sumber informasi milik swasta adalah sumber informasi yang berada di bawah naungan lembaga swasta. Meskipun sumber-sumber informasi ada yang bertujuan mencari keuntungan ataupun tidak, milik pemerintah atau swasta, tetapi secara intinya adalah bergantung bagaimana cara melaksanakan pemenuhan kebutuhan informasi agar menghasilkan kinerja yang baik. Agar dapat melakukan fungsinya dengan baik maka sumber-sumber informasi harus memberikan pelayanan yang prima, yang bergantung dari cara kerja dan mental kerja orang yang melaksanakannya. Sebagai gambaran yang dapat diambil adalah sebuah perpustakaan sekolah yang berfungsi sebagai sumber informasi dengan ruang lingkup terbatas. Pada dasarnya perpustakaan sekolah meskipun milik swasta tidak seharusnya melakukan pemungutan biaya kepada pengguna yang mencari informasi. Perpustakaan sekolah harus dapat dijalankan sesuai dengan tujuan dan fungsinya. Untuk dapat menjalankan perpustakaan sekolah maka diperlukan sumber daya manusia yang memahami akan pentingnya perpustakaan sekolah sebagai sumber informasi. Sumber daya manusia yang dapat melaksanakan kegiatan ini adalah yang memiliki kemampuan untuk mendapatkan atau mengumpulkan informasi yang kemudian dikelompokkan untuk disusun berdasarkan sistem penyusunan tertentu

sehingga informasi tersebut dapat dengan mudah ditemukan kembali. Untuk dapat melaksanakan kegiatannya ini maka perlu mendapat dukungan dari sekolah yang menjadi lembaga induknya. Sumber daya manusia yang dapat digunakan adalah pustakawan yang minimal telah mendapat pelatihan untuk mengelola perpustakaan sekolah. Dalam mencari informasi maka pustakawan harus bersifat aktif dengan terus memantau perkembangan dunia pendidikan dan menyesuaikan layanan yang diberikan dengan keadaan sekolah. Suatu kewajiban untuk terus menyediakan sumber informasi baik cetak ataupun tidak. Kemampuan mencari informasi ini harus terus diasah karena perkembangan pendidikan akan terus mengalami peningkatan. Sistem pengajaran dan tingkat kemampuan siswa harus menjadi acuan dalam menyediakan dan menyebarkan informasi. Hal ini dikarenakan secara umum diketahui bahwa informasi tidak semuanya tersedia dalam keadaan siap pakai tetapi banyak yang tersedia dalam keadaan mentah ataupun setengah jadi. Informasi dalam keadaan jadi yaitu informasi yang tinggal digunakan oleh pencari informasi sehingga tidak lagi perlu diolah. Informasi setengah jadi yaitu informasi yang masih harus diolah sebagiannya agar dapat sesuai dengan kebutuhan si pencari informasi. Sedangkan informasi mentah adalah informasi yang masih harus diolah dari awal agar dapat digunakan oleh si pencari informasi. Sebagai gambaran yang menunjukkan peranan perpustakaan sekolah dalam menyediakan informasi dapat dilihat pada diagram berikut,

Informasi mentah

Informasi setengah jadi

Informasi jadi Masukan (in put)

Pengadaan

Pengelompokkan Perpustakaan Sekolah Temu balik

Klassifikasi

Mediator (processing)

Penyimpanan

Hasil (out put) Informasi siap pakai Pengguna informasi (end user) Pengguna informasi

Ada banyak cara untuk mendapatkan informasi. Cara yang paling umum diketahui adalah dengan melakukan penyediaan dalam media cetak seperti buku, majalah, dan koran yang dapat diadakan melalui pembelian, pertukaran ataupun melalui penerimaan sumbangan. Selain penyediaan bahan dalam media cetak sebagai sumber informasi maka perlu juga disediakan bahan dalam media rekam sebagai tambahan ataupun menjadi sumber utama seperti kaset, CD, VCD, atau DVD. Sedangkan sumber lain adalah menyediakan sumber informasi dalam bentuk media elektronik seperti jurnal elektronik dan media-media elektronik lainnya. Penyediaan informasi melalui media cetak dapat berupa penyediaan buku ajar yang berfungsi sebagai koleksi inti lalu ditambahakan dengan buku lainnya sebagai penunjang. Untuk dapat lebih mencukupi kebutuhan informasi pengguna maka lebih baik jika koleksi penunjang lebih banyak disediakan, hal ini disebabkan biasanya murid telah memiliki buku pegangan sendiri sehingga jika perpustakaan sekolah menyediakan buku yang sama dalam jumlah yang berlebihan akan menyebabkan pemborosan uang dan tempat. Penyediaan sumber informasi dalam bentuk media rekam pada saat ini sudah umum dijumpai. Hal ini dikarenakan media rekam lebih banyak menyebabkan penghematan. Penghematan yang paling utama adalah penghematan uang. Dibandingkan membeli sumber informasi dalam bentuk buku maka akan jauh lebih hemat membeli sumber informasi dalam bentuk rekam. Penghematan lainnya adalah penghematan tempat. Sebagai contoh, jika satu buku memiliki 1.000 halaman dengan ukuran yang umum dijumpai maka diperkirakan ruang yang harus disediakan untuk penyimpanannya adalah sekitar 17 x 25 x 21 cm yang perinciannya 17 cm adalah lebar buku, 25 cm adalah tinggi, dan 21 cm adalah tebal buku, maka dapat diperkirakan berapa banyak rak yang harus disediakan untuk 100 buku dengan ukuran yang sama. Sedangkan jika buku tersebut telah diubah ke dalam media rekam DVD maka ruang yang perlu disediakan adalah 0,5 x 12 cm, yang perinciannya 0,5 cm adalah tebal DVD dan 12 cm adalah diameter DVD. Dan yang perlu diperhatikan lagi adalah daya tampung DVD tersebut, diperkirakan satu keping DVD dapat menampung 5 buku dengan gambaran seperti contoh di atas. Maka dari perkiraan kasar di atas dapat kita hitung penghematan yang telah dilakukan.

Contoh gambar koleksi perpustakaan dalam bentuk cakram padat (VCD) yang satu kepingnya dapat menampung sekitar 7 buka dengan besar file 100 mb. Sehingga pada gambar sebelah yang memperlihatkan deretan rak koleksi buku akan dapat dilakukan penghematan tempat. Sedangkan pengadaan sumber informasi dalam bentuk media elektronik pada saat ini juga sudah umum dijumpai dan digunakan. Penyediaan sumber informasi dalam bentuk media elektronik lebih menghemat tempat yang harus disediakan. Tetapi meskipun media rekam dan elektronik menjanjikan banyak penghematan, perlu untuk dipertimbangkan media pendukung agar informasi dalam media rekam dan elektronik dapat digunakan. Sebagai contoh, untuk dapat membaca informasi dalam media rekam berupa DVD diperlukan seperangkat alat pemutar DVD dan untuk dapat memasuki sumber informasi dalam bentuk elektronik maka diperlukan komunikasi. Setelah melakukan pengadaan dan mampu meyediakan sumber informasi maka langkah selanjutnya yang diperlukan adalah kemampuan untuk menyusun informasi yang telah dikumpulkan tersebut. Penyusunan informasi ini dapat dilakukan dengan berbagai cara, sesuai dengan kemampuan dan kebutuhan perpustakaan sekolah yang bersangkutan. Untuk sumber informasi dalam bentuk cetak dan rekam telah banyak sistem penyusunan yang dibuat. Secara umum diketahui sistem penyusunan menurut DDC, LC, atau UDC. Sistem penyusunan ini haruslah konsisten dan mudah untuk digunakan (baik untuk pustakawan yang melakukan penyusunan maupun untuk si pencari informasi). Sebagai contoh adalah sistem penyusunan yang telah digunakan oleh penulis dalam menata sumber informasi di perpustakaan sekolah tempat penulis berkerja. Sistem yang digunakan penulis adalah DDC (Dewey Decimal Classification). Dengan menggunakan sistem ini maka penulis dapat mengelompokkan sumber informasi yang dimiliki berdasarkan subjek ilmu pengetahuan, sesuai dengan pembagian yang telah ditetapkan dalam buku pedoman DDC (sebanyak 4 volume). Selain itu penulis juga dapat melakukan susunan sesuai dengan media penyimpanannya. Dalam sistem ini setiap subjek diwakili beberapa angka yang akan disematkan pada sumber informasi yang dimiliki sehingga pada saat diperlukan telah mudah untuk ditemukan kembali. Untuk mendukung penemuan kembali maka penulis juga telah melakukan pendataan terhadap sumber seperangkat komputer yang telah disambungkan ke jaringan

informasi yang dimiliki sehingga dalam melakukan pencarian informasi dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien. Sedangkan penyusunan untuk sumber informasi dalam media elektronik maka sebagai contoh penulis harus menyimpannya terlebih dahulu ke dalam media rekam. Hal ini disebabkan tempat penyimpanan sumber informasi dalam media elektronik tidak dimiliki secara nyata oleh penulis atau pencari informasi lainnya. Tetapi penulis juga dengan dukungan sekolah yang menjadi lembaga induk telah menyediakan perangkat untuk pencari informasi agar dapat secara langsung memasuki sumber-sumber informasi elektronik. Dalam keadaan seperti ini maka penulis berfungsi sebagai mediator untuk pencari informasi dan sesuai dengan tujuan dan fungsi perpustakaan sekolah yang tidak mencari keuntungan maka penulis tidak pernah menerima imbalan untuk setiap informasi yang diminta oleh si pencari informasi. Dan penulis juga harus bersedia memberikan pendidikan kepada si pencari informasi agar ia tidak mengalami kesulitan dalam memenuhi kebutuhannya akan informasi.

Dengan adanya komitmen dari pihak sekolah sebagai lembaga induk tempat perpustakaan sekolah bernaung, maka hambatan-hambatan dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan akan dapat dengan mudah dan murah untuk ditemukan. Seperti terlihat pada gambar contoh di atas yang diambil dari salah satu perpustakaan sekolah yang ada di kota Medan, jika perpustakaan mendapatkan perhatian yang laik maka pengguna yang merupakan sivitas akademika sekolah akan dengan senang hati memanfaatkan fasilitas perpustakaan.
Inspirasi Penulisan : Berbagai sumber

Herring, J. E. Teaching Information Skill in School. London. Library Association

Publishing : 1996

Information Literacy Competency Standards for Higher Education. Illinois : ACRL.

2000

Sulistyo-Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia. 1994