Organisasi dan Pengendalian Logistik

1. Struktur Organisasi Logistik

Secara tradisional tanggung jawab manajemen logistik terpecahpecah diseluruh bagian dalam organisasi perusahaan sehingga garis wewenang dan tanggung jawab menjadi terpecah serta arus komunikasi kadang terdistorsi. Wewenang dan tanggung jawab yang terpecah tersebut menimbulkan kerawanan , hambatan dan pemborosan dalam proses kegiatan logistik . Setelah penerapan sistim manajemen logistik terpadu maka wewenang dan tanggung jawab lebih diperjelas dengan membuat struktur organisasi yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi .Ada empat unsur yang terkandung dalam pembuatan struktur organisasi perusahaan antara lain : - Pembagian kerja - Pendelegasian wewenang - Departementalisasi ( pembagian dalam departemen-departemen ) - Rentang kendali ( proses pengendalian ) .

Dalam struktur organisasi logistik ada dua jenis organisasi yang biasa diterapkan antara lain : a. Organisasi Logistik Sentralistik b. Organisasi logistik Desentralistik Pemilihan jenis organisasi logistik tersebut baik yang sentralistik maupun yang desentralistik dilakukan dengan mempertimbangkan beberapa faktor antara lain : Strategi perusahaan Jangkauan pasar ( luas atau sempitnya pasar yang dimiliki ) Tersedianya sumber daya yang dibutuhkan . a. Organisasi Logistik Sentralistik Merupakan struktur organisasi logistik yang menggambarkan kewenangan pengambilan keputusan berada pada pucuk pimpinan , artinya untuk memenuhi kebutuhan logistik seluruh departemen atau bagian dalam organisasi menjadi wewenang dan tanggung jawab pimpinan puncak . Contoh struktur organisasi Sentralistik

General Manager
Staff

Finance

Divisi A

Logistic

Divisi B

Analisis

Sales/ Marketing Operations

Order entry & Processing Inventory Management

Sales / Marketing Operations

Accounting

Engineering

Transportation
Procurement Warehousing

Engineering

b. Organisasi Logistik Desentralistik Merupakan struktur organisasi logistik yang wewenang dalam pengambilan keputusan dilakukan pendelegasian kepada departemen atau bagian yang ada dalam organisasi , artinya untuk memenuhi kebutuhan logistik maka masing-masing departemen atau divisi bertanggung jawab untuk memenuhi sendiri kebutuhan logistiknya . Contoh struktur organisasi desentralistik :

General Manager
Staff

Finance

Divisi A

Divisi B

Riset & Engineering

Operations

Purchasing

Analisis

Sales & Marketing

Logistik

Transportation Accounting Order entry & Processing Inventory Management Warehousing


a.

Bentuk Bentuk Organisasi

Dalam struktur organisasi logistik baik yang sentralistik maupun yang desentralistik dapat memilih bentuk organisasi antara lain : Bentuk Organisasi Garis ( Line Organization ) , merupakan organisasi yang wewenangnya berasal dari pucuk pimpinan yang didelegasikan kepada satuan organisasi atau bagian bagian dibawahnya dalam semua bidang pekerjaan . Bentuk Organisasi Fungsional Merupakan organisasi yang pelimpahan wewenang dari pucuk pimpinan ke satuan organisasi dibawahnya disesuaikan dengan bidang pekerjaan atau sesuai fungsi masing masing . Bentuk Organisasi Garis dan Staff , merupakan organisasi yang wewenangnya berasal dari pucuk pimpinan yang dilimpahkan kepada satuan organisasi dibawahnya dimana dibawah pucuk pimpinan diangkat staff ahli untuk membantu pimpinan . Bentuk Organisasi Fungsional dan Garis , merupakan organisasi yang wewenang dari pucuk pimpinan yang diberikan kepada satuan organisasi dibawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu . Pimpinan bidang pekerjaan tertentu tersebut memiliki wewenang untuk memberi perintah kepada semua pekerjaan yang ada sepanjang menyangkut bidang kerjanya . Bentuk Organisasi Fungsional Garis dan Staff , merupakan organisasi yang wewenangnya berasal dari pucuk pimpinan yang dilimpahkan kepada satuan organisasi dibawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu . Pimpinan dalam tiap bidang pekerjaan tertentu tersebut memiliki kewenangan memberi perintah terhadap semua pelaksana dibawah yang menjadi tanggung jawabnya dan dibawah pucuk pimpinan diangkat staf ahli untuk membantu pimpinan .

b.

c.

d.

e.


a.

Pilihan Organisasi ( Organizational Choice )

Ada beberapa klasifikasi organisasi yang dapat dipilih untuk digunakan antara lain : Organisasi informal ( informal Organization ) Merupakan bentuk organisasi dimana kegiatan logistik tidak mendasarkan pada struktur organisasi secara formal tetapi membentuk suatu komite yng mengkoordinasikan tugas-tugas logistik . Komite inilah yang bertanggung jawab melaksanakan tugas-tugas logistik . Organisasi Semi Formal ( Semiformal Organization ) Merupakan organisasi dimana kegiatan logistik dalam pelaksanaannya dilakukan pembagian wewenang disesuaikan dengan wewenang dan tanggung jawab dalam organisasi . Contoh : Pembelian dan manajemen material ditangani bagian produksi Manajemen persediaan ditangani bagian keuangan Pergudangan ditangani bagian marketing . Dan sebagainya . Masing masing bagian tidak bisa saling intervensi karena wewenang dan tanggung jawab sudah dilimpahkan ke masing-masing bagian tersebut . Organisasi Formal ( Formal Organization ) Merupakan organisasi dimana kegiatan logistik dilaksanakan oleh bagian logistik yang secara formal dibentuk untuk menangani kegiatan logistik yang dibutuhkan . Jadi kegiatan logistik ditangani oleh bagian tersendiri yang secara formal diberi tugas menangani kebutuhan logistik perushaan .

b.

c.

2. Pengendalian Logistik
Pengendalian sistim logistik selalu berhubungan dengan rencana operasional yang ditetapkan . Pengendalian logistik diperlukan agar supaya dalam kegiatan operasional logistik tidak terjadi penyimpangan dari yang direncanakan . Disamping itu pengendalian logistik digunakan juga untuk mengukur efisiensi dan efektifitas dalam kegiatan operasi logistik . Efisiensi dapat diukur dengan membandingkan antara hasil yang diperoleh dengan apa yang direncanakan , bila hasilnya lebih besar dapat dikatakan efisien dan sebaliknya , sedang efektif merupakan ukuran yang digunakan untuk mengetahui sampai sejauh mana sistim logistik berprestasi dilihat dari sudut sasaran yang ingin dicapai . Bentuk pengendalian logistik yang langsung dilakukan adalah pengendalian anggaran dengan melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan kegiatan logistik dengan melihat antara rencana dengan realisasinya, efektif dapat dilihat dari rencana yang ditetapkan sudah terlaksana semuanya apa belum , sedang efisien dapat dilihat dari pengeluaran sesungguhnya dibandingkan dengan rencana pengeluaran yang dianggarkan . Langkah langkah Pengendalian Logistik : Ada 4 langkah pengendalian logistik yang perlu dilaksanakan antara lain : a. Penetapan standar pengendalian Dalam proses perencanaan sebaiknya ditetapkan rencana dengan istilah yang mudah dimengerti , jelas , dapat diukur , waktu pelaksanaan dan dana yang dibutuhkan . Hal tersebut dimaksudkan untuk mempermudah evaluasi dalam pelaksanaan pengendalian perusahaan .

Contoh Penetapan Standar Penerimaan karyawan : - Pendidikan : S1 - Jenis Kelamin : Laki laki - Status : belum menikah - Domisili : jakarta - Indeks prestasi : minimal 2,5 - Disiplin ilmu : sesuai bagiannya . b. Pengukuran Kinerja Pengukuran kinerja harus berdasarkan pada standar kerja yang menjadi acuan sehingga prestasi kerja yang baik dan kurang baik dapat diukur secara akurat . c. Pengambilan Tindakan Perbaikan Tindakan perbaikan dilakukan bila kinerja karyawan dibawah standar yang ditetapkan dan setelah dilakukan analisis diperlukan tindakan perbaikan baik yang menyangkut kebijakannya maupun yang menyangkut karyawannya . d. Pendelegasian wewenang dalam Kelompok Manajemen partisipatif meningkatkan kecenderungan akan kebutuhan untuk mendelegasikan wewenang dan mendorong karyawan bekerja dalam suatu kelompok ( teamwork ) , misalnya perusahaan memberikan wewenang yang lebih besar pada karyawan yang tergabung dalam kelompok gugus kendali mutu ( Quality Control circle ) .

Metoda Pengendalian Logistik

Model pengendalian logistik yang digunakan biasanya disesuaikan dengan kebutuhan dalam sistim logistik , misalnya :
- Proses pembelian dengan menerapkan economic order quantity ( EOQ ) , material requirement planning ( MRP ) atau Just In Time ( JIT ).

- Proses distribusi dengan menggunakan transportation model dan sebagainya .