Rencana Anggaran Biaya dan Program Kerja- Setelah diidentifikasi dan rumusan lingkup kerja disara cukup, langkah

selanjutnya adalah menjabarkannya dalam suatu pogram kerja dan anggaran biaya. Anggaran biaya ini dikenal sebagai HPS (harga perhitungna sendiri), yang dipakai sebagai patokan dalam menilai proposal. Mereka yang bertugas menyiapkan program kerja dan anggaran biaya hendaknya memiliki pengetahuan yang menyeluruh perihal skala dan jangkauan jasa konsultasi yang akan diadakan. Dalam hal ini disadari bahwa besarnya biaya dan rentang jadwal pada mulanya sulit diperkirakan, sampai pada suatu waktu diperoleh data dan informasi yang dianggap cukup untuk memberikan batasan yang direalistis. Untuk memperoleh data dan informasi, sering memakan waktu lama serta mengalami berbagai perubahan. Adakalanya biaya dan jadwal yang diperkirakansemula lebih besar dari seharusnya, atau sebaliknya. Disini terlihat betapa pentingnya membuat program kerja, menyusun perkiraan biaya dan jadwal, karena pada akhirnya yang dipertaruhkan adalah kegunaan jasa konsultasi itu sendiri, dalam arti bila program kerja, anggaran dan jadwal jauh berbeda dari yang seharusnya, maka tidak banyak manfaat yang akan dipetik dari jasa konsultasi yang diadakan, bahkan merupakan pemborosan. A. Program Kerja

Pembuatan program kerja akan mempermudah penyusunan keprluan sumber dayayang kemudian dikomversikan menjadi anggaran biaya. Sehingga ilustrasi, dibawah ini adalah contoh program kerja site survey dari proyek system radio telekomunikasi Dalam membut anggarn biaya yang dibuthkan, kegiatan site survey diuraikan menjadi komponen komponen pekrjaan dan disusun dalam suatu bagan balok. Biaya tersebut berupa pengeluran untuk tenaga keja / ahli dan peralatan. Setelah biaya pengadaan peralatan dihitung, selanjutnya diadakan perkiraan tenaga kerja / ahli meliputi jenis keahlian dan lama penugasan. B. Biaya Tenaga Ahli

Jasa konsultasi mempunyai macam macam kategori biaya. Umumnya untuk penugasan tenaga ahli merupakan komponen utama. Pengeluaran ini dinyatakan sebagai jam orang atau bulan-orang (manmonth). Dalam merencanaka penugasan tenaga ahli hendaknya mengacu kepada kegiatan spesifik yang akan dikerjakan dan bukan klasifikasi secara umum. Acapkali harus dilakukan penyusuaian berulang ulang sebelum sampai pada keadaan yang dianggap paling tepat dalam berbagai parameter, seperti jumlah tenaga ahli, macam keahlian, serta jadwal penyelesaian yang diharapkan.

Dengan telah diselesaikannya perenanaan tenaga ahli (jenis keahlian, jumlah, dan waktu penugasan), maka selanjutnya dapat dibuat perkiraan jumlah total biaya manmonth rate yang terdiri dari unsure unsure sebagai berikut. Upah dasar tenaga ahli. Jaminan dan Kompensasi. Overhead dan biaya administrasi. Fee

Upah Dasar Tenaga Ahli Upah dasar tenaga ahli adalah upah bulanan yang diberikan kepada tenaga ahli dari perusahaan konsultan di mana mereka bergabung. Upah ini tidak termaksud penyediaan fasilitas, seperti uang sewa rumah, biaya transportasi, dan lain lain. Tenaga ahli pada perusahaan konsultan sering kali bukan merupakan karyawan tetap,tetapi dipekerjaan hanya pada waktu terentu Jaminan dan Kompensasi Jaminan dan kompensasi tambahan adalah tambahan pendapatan diatas upah dasar, dapaet berupa jaminan kesehatan, uang cuti, pensiun, gaji bulan ke-13, dan lain sebagainya. Biaya Administrasi dan Overhead Unsur biaya ini adalah biaya yang digunakan oleh perusahaan konsultan untuk memutar roda usahanya. Antara lain terdiri dari biayabiaya pemasaran, sewa kantor, telkomunikasi, utility, administrasi, dan staf pendukung kantor pusat. Staf pendukung umumnya mempunyai tugas pengembangan, pengkajian, dan pemantauan usaha. Fee fee adalah unsure biaya yang dibedakan kepada pemakai jasa sebagai laba konsultan. Besar masing-masing unsure man-month rate tersebut di atas terhadap total jumlahnya amat bervariasi, terutama tergantung dari komposisi tenaga ahli yang digunakan. Misalnya, untuk jasa konsultasi penyelia atau inspeksi akan berlainan komposisi tenaga ahlinya bila dibandingkan dengan jasa konsultasi membuat studi kelayakan proyek yang berteknologi canggih dan berwawasan global. Pada Gambar 17-5 diperlihatkan angka yang tipikal menurut Asian Development Bank (ADB). Perlu dicatat di sini bahwa man-month rate ADB menggunakan standar internasional (international mant-month rate) sesuai dengan jangkauan operasi dari badan tersebut. jadi, mungkin sekali terdapat perbedaan unsur maupun jumlah biaya dibanding upah yang diberlakukan untuk tenaga ahli dari dalam negeri.

C.Biaya Ditagih Kembali, Kontinjensi dan Eskalasi

Acapkali sulit untuk membuat perkiraan besarnya biaya suatu kegiatan tertentu, sedangkan biaya tersebut diketahui akan ada dalam konsultasi. Oleh karena itu, lebih baik dikategorikan sebagai unsur biaya yang ditagih kembali (reimbursable) dan tidak dimasukan kedalam mant-month rate. Termasuk dalam kategori ini adalah biaya untuk perjalanan dinas, pembelian peralatan, dan lain-lain. Biaya perjalanan dinas dapat mencapai jumlah yang cukup besar (tiket pesawat, sewa motor boat, transportasi udara, akomodasi, dan lain-lain). Selain itu, mencantumkannya sebagai butir reimbursable akan memberikan keluwesan ruang gerak bagi konsultan dan pengendalian biaya bagi pemilik proyek. Dalam menghitung total biaya konsultasi perlu diperhatikan alokasi untuk kontinjensi dan eskalasi.kontinjensi adalah biaya cadangan yang dimaksudkan untuk menutup pengeluaran yang belum diidentifikasi sebelumnya tetapi kemudian tidak dapat dihindarkan. Sedangkan eskalasi adalah untuk menutupi tambahan biaya yang disebabkan oleh kenaikan harga barang dan jasa. Eskalasi umumnya disediakan untuk suatu kontrak jangka panjang, yaitu bilah lebih dari 1 tahun.