108 I Manajemen Proyek-Konsep dan lmplementasi

8.2 Estimasi Biaya

Pada saat proyek berada pada tahap konsepsi sudah harus

dilakukan perkiraan biaya sehingga didapatkan perkiraan biaya
proyek yang cukup layak untuk ikut dalam tender. Jika perkiraan
terlalu tinggi kemungkinan besar akan kalah dalam tender. Perkiraan
yang terlalu rendah pun sangat riskan, walaupun bisa menang dalam
tender. Terkadang dilakukan perkiraan biaya yang cukup rendah untuk
sekedar memenangkan tender. Setelah itu dilakukan negosiasi dengan
klien untuk memperbesar nilai proyek. Hal ini dikenal dengan buy in.
Walaupun cukup banyak dilakukan, praktek ini cukup berisiko dan
kurang etis. Perkiraan biaya digunakan untuk menyusun anggaran,
dan dijadikan dasar untuk mengevaluasi performansi proyek. Tingkat
pengeluaran aktual yang dibandingkan dengan tingkat pengeluaran
yang dianggarkan akan menjadi ukuran penting dalam mengukur
performansi proyek. Tanpa estimasi yang baik sulit diharapkan evaluasi
yang efisien untuk menentukan ongkos proyek yang akurat.

Proses Perkiraan Biaya

Perkiraan biaya untuk pekerjaan proyek sudah tentu lebih sulit

dibandingkan perkiraan biaya untuk kegiatan rutin. Kegiatan yang
rutin perkiraan biayanya bisa dibuat dengan sekedar menambahkan
x% dari anggaran tahun lalu. Sebaliknya pekerjaan proyek tidak bisa
dengan mudah menambahkan x%, karena belum tentu ada dasarnya.
Estimasi biaya untuk pekerjaan proyek terutama dilakukan terhadap
biaya tenaga kerja dan bahan baku. Untuk pekerjaan proyek yang
bersifat pengembangan sesuatu yang baru akan lebih sulit dilakukan
karena belum pernah ada pekerjaan serupa sebelumnya. Sedangkan
untuk pekerjaan yang bersifat adaptasi dari pekerjaan lain yang sudah
ada, estimasi biaya lebih mudah dilakukan. Karena estimasi bisa
didasarkan pada pekerjaan serupa yang pernah dilakukan. Setidaknya
ada tiga pendekatan pokok dalam perkiraan biaya dilihat dari cara
pengumpulan informasi.
 Estimasi Biaya dan Penganggaran I 109

1. Perkiraan biaya secara Top-Down

Dalam pendekatan ini pertimbangan dan pengelaman diperoleh dari
manajer tingkat atas, manajer menengah dan data masa lampau yang
berhubungan dengan aktivitas yang serupa. Para manajer tersebut akan
memperkirakan biaya seluruh proyek. Selanjutnya hasilnya diberikan
kepada manajer di bawahnya. Para manajer di tingkat lebih bawah
diharapkan akan melakukan estimasi biaya untuk paket kerja lebih k2cil
yang merupakan bagian dari proyek. Hal ini diteruskan sampJi tingkat
paling bawah. Dengan demikian ketika manajer di tingkat tertentu
melakukan estimasi biaya untuk beberapa kegiatan dia harus berpikir
bahwa biaya maksimal yang bi?a dia usulkan haruslah lebih kecil atau
sama dengan apa yang sudah diperkirakan oleh manajer di atasnya.
2. Perkiraan biaya secara Bottom-up
Dengan pendekatan ini hal yang harus dilakukan pertama
adalah merinci pekerjaan menjadi paket kerja yang detail. Orang­
orang yang akan terlibat dalam pengerjaan paket kerja tersebut
diminta pendapatnya mengenai biaya yang dibutuhkan dan waktu
penyelesaiannya. Untuk lebih mudahnya, perkiraan awal dimulai dari
sumberdaya baik itu material dan jam-pekerja yang diperlukan untuk
suatu paket kerja. Kemudian hasilnya bisa dikonversikan ke nilai
rupiah. Pendekatan top-down secara luas banyak digunakan dalam
proses perkiraan biaya ini. Sedangkan pendekatan bottom-up murni
jarang digunakan. Para manajer senior akan merasa sangat riskan jika
harus menerapkan pendekatan ini. Karena para manajer cenderung
untuk tidak percaya sepenuhnya kepada bawahannya yang mungkin
akan melebih-lebihkan perkiraan biaya yang diperlukan di bagiannya
untuk menjamin keberhasilan di bagiannya serta membangun semacam
kerajaan kecil. Disamping itu, karena perkiraan biaya selanjutnya akan
digunakan sebagai alat kontrol maka para manajer tersebut enggan
untuk memberikan kekuasaan pengendalian ini kepada bawahannya.
3. Koni.binasi Top-down dan Bottom-up
Banyak digunakan dalam praktik adalah gabungan pendekatan
top-down dan bottom-up. Dalam pendekatan ini manajer tingkat atas
mengundang bawahannya untuk memberikan usulannya mengenai
110 I Manajemen Proyek-Konsep dan lmplementasi

perkiraan biaya untuk pekerjaan yang akan datang. Kepala divisi

akan menyampaikan permintaan ini melalui departemen, departemen,
seksi, subseksi. Kemudian akan mengumpulkan hasil yang diberikan
para bawahan ini. Yang perlu ditegaskan di sini adalah bahwa dalam
pendekatan ini ada catatan yang dilampirkan oleh manajer tingkat
atas dalam permintaan yang dikirim ke bawahatmya itu. Catatan itu
bisa berupa informasi mengenai tenaga kerja maksimal yang boleh
ditambahkan, tambahan upah yang dijinkan, proyek mana yang menjadi
prioritas utama dan sebagainya. Dengan demikian ketika para bawahan
mengirimkan usulan batasan-batasan yang diberikan atasan tadi sudah
menjadi pertimbangan.

8.3 Pembengkakan Biaya

Jika biaya yang dikeluarkan sebenarnya melebihi jumlah yang

diperkirakan maka dikatakan terjadi pembengkakan (escalation). Semakin
besar ukuran proyek semakin besar potensi terjadi pembengkakan biaya.
Ada beberapa sebab mengapa biaya proyek bisa membengkak.
1. Informasi yang kurang akurat dan tidak pasti
Sangat penting untuk kepentingan estimasi adalah informasi
harga material maupun tenaga kerja yang berlaku pada saat proyek
dilaksanakan. Jika informasi yang tersedia tidak lengkap dan kurang
akurat bisa jadi nilai estimasi kita kurang tepat. Selain itu informasi
mengenai lingkup pekerjaan yang akan dilaksanakan juga harus
jelas. Lingkup pekerjaan akan sangat menentukan biaya yang harus
dikeluarkan. Jika memang informasi mengenai lingkup pekerjaan
tidak lengkap maka perlu dibuat fase-fase penyelesaian pekerjaan.
Estimasi dibuat berdasarkan fase-fase ini selanjutnya di tiap fase dibuat
anggarannya. Selain itu, perlu adanya dana kemungkinan (contingency
fund) w1tuk memberikan kelonggaran terhadap ketidakpastian biaya
yang harus dikeluarkan. Semakin tinggi ketidakpastiannya semakin
tinggi pula dami kemungkinan yang harus disediakan.
 Estimasi Biaya dan Penganggaran I 111

2. Perubahan Desain
Bila ternyata ada perubahan desain yang diinginkan oleh user maka
akan mengakibatkan perlunya pembuatan desain ulang pekerjaan,
sumberdaya maupun material yang dipunyai. Hal ini tentu saja akan
meningkatkan biaya.
3. Faktor Sosial Ekonomi
Faktor sosial ekonomi yang berpengaruh terhadap peningkatan
biaya adalah pemogokan buruh, tindakan konsumen, embargo dagang,
pengurangan nilai mata uang dan kelangkaan sumberdaya. Akibat dari
faktor-faktor ini adalah tertundanya pekerjaan, meningkatnya biaya
administrasi dan overhead. Ada baiknya dalam penyusunan kontrak
antisipasi terhadap faktor sosial ekonomi ini bisa dimasukkan. Sehingga
hila dalam pelaksanaan ada perubahan-perubahan harga atau adanya
kelangkaan sumberdaya masih bisa diatasi oleh pihak kontraktor.
4. J enis Kontrak Proyek
Kontrak dengan harga tetap akan menyebabkan kontraktor lebih
berhati-hati dalam mengendalikan biaya proyek. Ini bisa terjadi karena
berapapun biaya yang dikeluarkan pihak user akan membayar dengan
harga tetap. Sedangkan untuk jenis reimbursement kontraktor akan lebih
longgar dalam mengendalikan biaya.

8.4 Penganggaran
Sebuah anggaran sebenarnya adalah suatu rencana pengalokasian
sumberdaya. Sehingga penganggaran adalah tindakan bagaimana
mengalokasikan sumberdaya yang terbatas untuk berbagai kegiatan
dalam suatu organisasi selama jangka waktu tertentu. Seringkali para
manajer harus bekerja dengan anggaran yang terbatas. Suatu anggaran
tidak hanya merupakan suatu rencana tetapi ia juga berfungsi sebagai
alat kontrol. Tepatnya untuk melihat sejauh mana penyimpangan yang
akan terjadi pada biaya aktual terhadap yang direncanakan. Pada
dasarnya anggaran dan hasil estimasi biaya adalah dua hal yang mirip.
Keduanya menyatakan biaya untuk melakukan sesuatu pekerjaan.
Bedanya, anggaran merupakan hasil akhir dari perkiraan biaya yang