PEMANTAUAN

PENGURUSAN ASRAMA (PPA) BANTUAN MAKANAN ASRAMA (BMA)

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA (Panduan, Instrumen & Lampiran)

201 3

Unit Pengurusan -{srama Harian Sektor Pengurusan Kesihatan. Intervensi & Asrama (SPKL{) Bahagian Pengurusan Sekolah Harian
Kementerian Pelaj aran liaia1'sia Aras 3 &-1. Blok E 2. Iiomplt'k-. E Pusat Pc,ntadbir:rn I{r,rajaan Per sekutuan 62604, Putlaja-va Tel : 03 - 8884 9il9.l Fax : 03 - 8884 9342 Portal I rvn,w'.asramahariankpm.net

wp*tlt

PANDUAN PEMANTAUAN PENGURUSAN ASRAMA (PPA)

&
PEMANTAUAN BANTUAN MAKANAN ASRAMA (BMA) KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

1.

PENGENALAN

Pemantauan Pengurusan Asrama (PPA) ke semua asrama di seluruh negara bertujuan melaksanakan pengesanan dan penilaian bagi membantu meningkatkan keupayaan samping menyeragamkan bidang tugas pengurusan asrama. Pemantauan ini mencakupi pengurusan asrama berdasarkan perjawatan iaitu GPK Pentadbiran, GPK HEM, GPK Kokurikulum, Kaunselor, Warden dan Penyelia Asrama.

di

Manakala, Pemantauan bantuan Makanan Asrama (BMA) bertujuan untuk meningkatkan kualiti pengurusan makanan di asrama terutama berkaitan kebersihan dan keselamatan makanan serta pematuhan kontrak. Pemantauan ini mencakupi
bidang pengurusan dokumen dan pematuhan perjanjian kontrak.

2.

MATLAMAT

*Mengupaya dan menyelaraskan pengurusan asrama ke arah kecemerlangan bagi menghasilkan modal insan yang berkualiti dan berketrampilan.

3.

OBJEKTIF

3.1 3.2

Menilai dan memantau keberkesanan pengurusan di asrama.

Menilai keberkesanan perkhidmatan membekal makanan bermasak di

asrama

IBPSH}

4.

KAEDAH PEMANTAUAN

4.1

Pemantauan akan dilaksanakan menggunakan penilaian skema berskala seperti jadual berikut :
0
1

Tiada Ada Tetapi Tidak Sempurna

Skala / Skor
2

Ada dan Diuruskan Dengan Sempurna Tidak Berkaitan

TB

4.2

Jumlah peratusan pencapaian akan menentukan piawai yang dinilai seperti berikut:
Peratus Pencapaian
80

Piawai Pengurusan Asrama

Mencapai Piawai Yang Ditetapkan Memerlukan Peningkatan dan Penambahbaikan Tidak Mencapai Piawai

- 100

50-79 0-49
4.3

Pemantauan oleh JPN/PPD akan dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun bagi setiap asrama.

4.4

Pemantauan hendaklah menggunakan Instrumen

Pemantauan Pengurusan Asrama yang disediakan oleh Bahagian Pengurusan Sekolah Harian (BPSH), Kementerian Pelajaran Malaysia.

4.5

Rumusan Pemantauan hendaklah dihantar mengikut jadual yang ditetapkan menggunakan format LAMPIRAN PPAI dan LAMPIRAN PBMA 1 seperti di lampirkan. Jadual Penghantaran Laporan Analisa
Pemantauan ke BPSH, KPM adalah seperti di bawah
:

4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.5.4

Analisa Analisa Analisa Analisa

1 2 3 4

Penghantaran Penghantaran Penghantaran Penghantaran

pada/sebelum pada/sebelum pada/sebelum pada/sebelum

30 Mac 30 Jun 30 September 30 November

5.

PROSEDUR PEMANTAUAN DAN TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN

2013 1 Panduan PPA & PBMA

rc

c.

Pelaksanaan pemantauan ini hendaklah dilaksanakan mengikut prosedur yang telah ditetapkan melalui SIRIM MS:lSO 9001:2008 metalui PK03 (Pengurusan Pemantauan)

5.2

JPN diminta untuk membuat analisa pemantauan dan melaksanakan tindakan-tindakan penambahbaikan berdasarkan hasil analisa yang
dibuat.

5.3

Penghantaran rumusan hendaklah dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan dan menggunakan format yang dilampirkan.

2013

Panduan PPA & PBMA

re

LNSJIBUMEIIIPE\4AMAUAN
PENGURUSAN ASRAMA HARIAN KEMENTERIAN PEI.\IARAN MALAYSIA

A.

PROFIL SEKOLAH

1. Jabatan Pelajaran Negeri

2. Nama Sekolah
3. 4. 5.
Pejabat Pelajaran Daerah Tarikh Masa

6. No. Telefon
7. Alamat E-mail

* Skala Skor

0
1

Tiada
Ada tetapi tidak sempuma

TB

Ada dan diuruskan dergan sempuma Tidak Berkaitan

B. ITEM PEMANTAUAN

JAWATAH..
1. PE}IGURUSAN PERSOT{EL DAi{ XEWAI}GAT

;0
Dengunsan lGkiEEan Asrarna Pengurusan Personel dan Kewangan (dibantu oleh KPTIPM/ P enyeli a Asr a m a
N22)

!,'

,2"

rB

>

Ivlesparat Jamtankuea Keuangan Asrama

Mengikut Tatacara Karengan

luku Tunai Lengkap Dan Dikemaskini

-aporan Audit

)enggunaan Komputer Dalam Pengurusan Asrama

Jumlah Kecil
PENOLONG

KANAN PENTADBIRAN

Perancangan dan Takwim Program Akademik

>

Kelas Bimbingan Beriadual

Akadmik ( dibantu oleh Ketua

BidanglGKMP)

)rogram Kasih ( Head Count) )rogram Lestari llmu Murid Asrama

>rogram inlervensi MuriJ Asrama

)rogram Mentor-lvlentee Murid Asrama

Analisis Akademik Murid Asrama ( Peperiksaan Awam )

Jumlah Kecil

WARDEN

Jawatankuasa

iarta organisasl leflffii dan urpameftan

Mesyuarat Setiap 2 bulan - Dokumen Lengkap

Birolkmar

)irekod dan Dikemaskini

Laporan Harian Warden

)isemak dan Ditandatangani oleh Pengetua/G.Besar

'Penolong Kanan Setiap Minggu nformasi Lengkap Disemua BiliUbilik Khas (Bilik sumber,

lnformasi

:ilik rehat, stor sukan, bilik rawatan, kamar, bilik menggosok, lantry, bilik gimnasium, dll) )okurnentasi Lengkap Disemua BiliUbilik khas ( Bilik sumber,

ilik
Dokumentasi

rehat, stor sukan, bilik rawatan, kamar, bilik menggosok,

lanty, bilik gimnasium, dll)

)okumentasi Setiap Aktiviti @ Program Asrama Yang )ijalankan Lengkap

>
WARDEN Kebajikan dan Keselamatan

Senarai Nama Penghuni Asrama

lekod Penerima Bantuan Murid Asrama ( cth: biasiswa )

Sambutan Hari Lahir Murid Asrama

)elan Kawad Kebakaran

:tihan
Lawatan Keceriaan

Kawad Kecemasan Setiap Penggal lnteraksi Antara Asrama dan Lain{ain

iwatan

Gmar, Bilik-bilik Khas, Bangunan dan Persekitaran Asrama

{ari Terbuka Asrama

Soshl
{dn ili KhiJnEt tlhsyarakat
Gotong Royong Projek-Projek Angket )ilaksanakan Dengan Sistematik Setiap lrfttggu )ilaksanakan Dengan Sistenutik

-hrmhh Keci
PEI{GURUSAil PE}TTADERAT{ DAI{ FUKALASRATA

'.
lnformasi

)arta Organisasi Asrama Terkini dan Dipamerkan ienarai Tugas Dipamerkan :ail trleja Pegawai Yang Terkini
Buku Panduan Pengurusan Asrann

Bahan-Bahan Rujukan

Buku Peraturan Asrama Buku Rekod / Pas Keluar Masuk Penqhuni Pekelilino-pekelilino Berkaitan Denqan Asrama

PENYEUA

>
Pengurusan Fail

Tempat Simpanan Fail

ASRA'IA laftar Fail

Sistem Fail

)irekod dan Dikemaskini Laporan Harian )isemak & Ditandatangani oleh Pengetua/G.Besar/PK HEM
Setiap Minggu

Sistem Maklumat Asrama

(sMA)

Setiap Data Pelajar Direkod dan Dikemaskini

ffi
(ad Kew PA
alan diae{nak

sdkuian$*urangffi Zkafi

PengurusanAset (Harta
Modal, lnventori & Bekalan

;etahun dan disahkan/ditandatangani dan cop rasmi )engetua/Guru Besar tlombor Siri Ruiukan Aset

Pelabat)

rerndronan, Kelulusan dan Pelaksanaan Pelupusan Aset

lddatAsrarna (arw/Donn
Prasarana Asrama (Kelengkapan & perabot PENYELIA ASRAMA informasi,doku mentasi)

iandas8iilk lvlardi/Bilk Basuh

Be+iEk Kha cfr: Setor, bilik rawatan, surau, bilik kauselirE,

pafii
lGnJd$ar geErggang
dan padang permainan di asrama

emdot PengaEI (cfi: buku laporan, wisel, c&r, hmpu

s**'d)
Keselamatan
Sistern Pencegahafl Kebakaran ( cth: loceng penggera, alat

penedam api df )

)aaAsrama
l'enpat-tarpat Babiko

Jumlah Kecil

Disediakan oleh,

Disahkan oleh.

( Pemantau

( Sekolah )

Nama: Jawatan:

Nama:
Jawatan
:

% Pencapaian
80

Piawai Pengunrsan Asrama Mencapai Piawai Yang Ditetapkan Uemerlukan Peningkatan dan Penambahbaikan

- 100

50 -79

0-49

[idak Mencapai Piawai

BANTUAN MAKANAN ASIIAMA (BI\,TA) KEMENTERIAN PEI,AIARAN I\,IAI,AYSIA

A. PROFIL SEKOLAH
1. Jabatan Pelajaran Negeri

2. Nama Sekolah
3. Pejabat Pelajaran Daerah 4. Tarikh 5. Masa

6. No. Telefon
7. Alamat E-mail

8. Nama Pembekal/Kontraktor

B. PENGURUSAN DOKUMEN
* Skala / Skor Tiada Ada tetaoi tidak sempuma 2 Ada dan diuruskan denqan semPuma TB Tidak Berkaitan
0
1

Tandakan (
: . a:.,

"l I oada ruana skorvanq

d'tsediakan

BIT
1

?"
Surat Setuju Terima Dokurnen Perjanjian Kontrak Jawatankuasa Makanan Asrama Buku Laporan Harian - Format Buku Pesanan - Format 8 Buku / Fail Laporan Bulanan - Format 2 Daftar Pemeriksaan Bahan Mentah / Kering Borang Maklumat Pekerja dan Sijil Kesihatan Pekerja Rekod / Fail Kebenaran Pertukaran Menu / Bahan
1

gB=

2 3

4
5

6
7

I
o

10 Rekod
11

/ Fail Amaran / Dendaan / Pembelian Darurat

Salinan Dokumen Jaminan Bank Pembekal Makanan Panduan Pelaksanaan Kontrak Bekalan Makanan Bermasak di Sekolah-sekolah Berasrama Kemenlerian Pelajaran Malaysia Laporarr Kendiri Dewan Makan 0 0
0

12 Surat Rasmi Penyerahan Peralatan Dapur Kepada Pembekal 13

'14

JUMLAH ( %

0.00

C. PERJANJIAN KONTRAK

ffi
1

Menu Dipamerkan

)ematuhan Prosedur Borang Pesanan

3.1

Mengikut norma yang ditetaPkan tika Pemakaian Pemeriksaan Kesihatan Pekerja telah menghadiri kursus

3.2

Pengurusan Pekerja

3.3 3.4

Bahan Mentah Kering

. Mengikut Jenama - Senarai item dipamerkan
4.1

,Kebersihan
, Penyimpanan dan susun atur bahan

. Stok mencukuPi tiga hari

4

Penyimpanan Bahan Mentah

. Memenuhi spesifikasi
Bahan Mentah Basah

4_2

. Bekalan harian . Penyimpanan bahan mentah . Mengikut menu seperti sayur, daging
dan ikan

ayam

. Mergikut spesffikasi kualiti dan kuantiti bahan

5.1

(ebersihan, keselamatan, peralatan dan

erkakae,an Penyediaan bahan nentah Sajian

52 Kebersihan ruang daPur

5.3

Ruang Dapur

5.4

. Knaliti dan kuantiti sajian (rasa I

hidanoan / timbanoan)

rupa I cara

. Ketepatan masa
5.5

-ebihan makanan disimpan / dibuang (bertutup) Pembuangan sampah (bertutuP)

5.6 5.7
6.1

Iiada serangga perosak / lalat / tikuV lipas

Perabot Premis keseluruhan
0 0

Kebersihan Dewan Makan

6.2

JUMLAH ( % )
Disediakan oleh, Disahkan oleh,

0.00

( Pemantau )

( Sekolah )

Nama:
Jawatan
:

Nama:
Jawatan % Pencapaian
80 - 100 50 -79
:

Piawai Pengurusan Asrama Mencapai Piawai Yang DitetaPkan Memerlukan Peningkatan dan Penambahbaikan
Tidak Mencapai Piawai

0-49