SOP (Standar Operasional Prosedur) untuk pembuatan Kepanitiaan

1.Procedure Pembentukan SC
Definisi SC (Steering Committee/ panitia Pengarah) adalah orang / tim / badan yang di pilih oleh musyawarah penggurus yang di fungsikan sebagai penanggung jawab kegiatan kepada penggurus, sekaligus sebagai penanggung jawab atas kinerja OC yang dibuatnya Tujuan Terbentuknya SC yang tanggung jawabnya meliputi pemberian arahan selama persiapan(pembentukan panitia, jobdesc, penerjemahan konsep),pengawasan selama pelaksanaan,evaluasi (kesusuaian konsep, perencanaan, pelaksanaan, kendala, saran) dan pembuatan LPJ Pelaksana Penggurus Inti sebagai penanggung jawab, dan pihak lain yang terkait adalah semua Penggurus Input 1 Rekomendasi Penggurus 2 Rekomendasi Bidang Output 1 SC terpilih 2 Koordinator SC (bertanggung jawab terhadap kinerja SC) 3 Surat Tugas SC Prosedur 1 Penyerahan dan penjabaran Konsep yang diterima dari Bidang ke penggurus 2 Musyawarah mufakat untuk penentuan SC 3 Jika tidak terjadi mufakat, maka akan dilakukan mekanisme selanjutnya sesuai kesepakatan forum 4 Terpilihnya tim SC dan 1 koordinator SC (koordinator dipilih oleh intern SC) 5 Pembuatan surat Tugas dari Penggurus kepada SC

2.Procedure Pembuatan Konsep Kegiatan

Definisi Konsep kegiatan adalah hal yang dipakai oleh pelaksana kegiatan yang di fungsikan sebagai Pedoman dalam menjalankan kegiatan Tujuan Terbentuknya konsep kegiatan yang di pakai sebagai acuan OC (Operational Committe) untuk menjalankan kegiatan Pelaksana Bidang yang bersangkuatan sebagai penanggung jawab dan pihak lain yang terkait adalah orang yang berkompeten untuk menjadi SC Input 1 Program kerja 2 Gambaran Global acara 3 Proposal & hasil Evaluasi keg serupa (Bila ada) Output 1 Konsep kegiatan FIX (Nama Kegiatan, Latar belakang, Tujuan & Manfaat, Tema,Landasan,Rekomendasi Bentuk, Waktu (didiskusikan dengan SC), Jobdisk, parameter keberhasilan) Prosedur 1 Pengumpulan informasi kegiatan (misal : Proker,Proposal dan hasil evaluasi keg. tahun lalu) Oleh bidang yang bersangkutan 2 Pengumpulan semua hal yang berhubungn dengan pembuatan Konsep (termasuk orang yang dimungkinkan untuk menjadi SC) 3 Penggodokan Informasi sampai terbentuknya Draft Proposal (Nama Kegiatan, Latar belakang, Tujuan & Manfaat, Tema,Landasan,Rekomendasi Bentuk, Waktu (didiskusikan dengan SC), Jobdisk, parameter keberhasilan )

3.Procedure Pembentukan OC
Definisi OC (dalam hal ini kapel) adalah yang bertanggung jawab untuk menyelenggaran kegiatan (yang menyentuh hal tehnis) Tujuan Terbentuknya OC (Ketua pelaksana) yang bertugas untuk menjalankan kegiatan secara teknis dan bertanggung jawab kepada SC tentang jalannya kegiatan Pelaksana SC sebagai penanggung jawab, dan pihak lain yang terkait adalah semua Anggota Input 1 Draft proposal 2 Rekomendasi SC Output 1 Ketua Pelaksana Kegiatan terpilih 2 Surat Tugas untuk OC 3 Susunan Kepanitiian (OC lengkap) Prosedur 1 SC menunjuk beberapa calon ketua pelaksana (Maks 3 orang) 2 Nama calon ketue pelaksana disampaikan ke penggurus 3 SC menyampaikan konsep acara kegiatan dan nama-nama calon kapel ke forum 4 Musyawarah (menghasilkan kapel kegiatan). Jika tidak terjadi mufakat maka akan dilakukan mekanisme selanjutnya sesuai dengan kesepakatan forum. 5 Kapel membentuk panitia/ OC (SC berhak memberikan rekomendasi) 6 Penggurus membuat SK kepanitiaan