Draft Mke 2013-2014 Sudah Fix Siap Share

MEKANISME KERJA EKSEKUTIF LEMBAGA KEMAHASISWAAN UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA PERIODE 2013-2014
Universitas Kristen Satya Wacana Lembaga Kemahasiswaan 2013
Lembaga Kemahasiswaan UKSW 2013-2014
Page 1
DAFTAR ISI
Daftar Isi ...................................................................................................................................... 2 1. Pengantar ......................................................................................................................... 5 2. Program Kerja...................................................................................................................... 6 2.1 Bentuk Program Kerja ............................................................................................. 6 2.1.1 Program Kerja Terstruktur ........................................................................6 2.1.2 Program Kerja Non Terstruktur ............................................................. 6 2.2 Program Kerja Senat Mahasiswa Universitas ......................................................... 6 2.3 Pelaporan Pertanggungjawaban Senat Mahasiwa Universitas ............................... 7 2.4 Program Kerja Senat Mahasiswa Fakultas .............................................................. 8 2.5 Pelaporan Pertanggungjawaban Senat Mahasiswa Fakultas ....................................9 2.6 Program KerjaNon-Terstruktur Lembaga Kemahasiswaan .....................................9 2.7 Ketentuan Mengenai Proposal Masuk Senat Mahasiwa Universitas ...................... 10 2.8 Ketentuan Mengenai Laporan Pertanggungjawaban Masuk Senat Mahasiswa Universitas ...............................................................................................................10 2.9 Format Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban ...............................................11 2.9.1 Format Cover Proposal Senat Mahasiswa Universitas ............................. 11 2.9.2 Format Cover Proposal Senat Mahasiswa Fakultas ................................ 12 2.9.3 Format Kop Proposal Senat Mahasiswa Universitas .................................................................12 2.9.4 Format Kop Proposal Senat Mahasiswa Universitas ................................ 13 2.9.5 Format Proposal ........................................................................................ 13 2.9.6 Format Cover Laporan Pertanggungjawaban Senat Mahasiswa Universitas .................................................................................................16 2.9.7 Format Cover Laporan Pertanggungjawaban Senat Mahasiswa Fakultas......................................................................................................16 2.9.8 Format Kop Laporan Pertanggungjawaban Senat Mahasiswa Universitas .................................................................................................17 2.9.9 Format Kop Laporan Pertanggungjawaban Senat Mahasiswa Fakultas .....................................................................................................17 2.9.10 Format Laporan Petanggungjawaban ....................................................... 17 2.9.11 Format Pengesahan Proposaldan Pertanggungjawaban Senat Mahasiswa Universitas .............................................................................................. 19 2.9.12 Format Pengesahan Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban Senat Mahasiswa Fakultas ................................................................................20 2.9.13 Format Pengesahan Proposaldan Laporan Pertanggungjawaban Senat Mahasiswa Fakultas menggunakan dana SDM ......................................21 2.9.14 Format Pengesahan Program Kerjadan Anggaran Proposal Senat Mahasiswa Fakultas oleh Badan Perwakilan Mahasiswa Fakultas .........22
Lembaga Kemahasiswaan UKSW 2013-2014 Page 2
2.9.15 Format Memo Pembubaran Panitia PelaksanaSMU ................................ 23 2.9.16 Format Memo Pembubaran Panitia PelaksanaSMF ................................ 24 3. Pengajuan Kelompok Bakat Minat ....................................................................................25 3.1 Proposal Pengajuan Kelompok Bakat Minat ........................................................... 25 3.2 Pertanggungjawaban Kelompok Bakat Minat ......................................................... 25 3.3 Format Proposal Pengajuan Kelompok Bakat Minat ..............................................25 4.Keuangan .............................................................................................................................. 29 4.1 Sumber .....................................................................................................................29 4.2 Pencairan Dana ........................................................................................................30 4.3 Format Proposal Anggaran ...................................................................................... 31 4.4 Format Laporan Pertanggungjawaban Anggaran ....................................................36 4.5 Format Pengesahan Anggaran ................................................................................................ 46 4.5.1 Format Pengesahan Anggaran Kegiatan Senat Mahasiswa Universitas ...46 4.5.2 Format Pengesahan Anggaran Kegiatan Senat Mahasiswa Fakultas .......47 4.5.3 Format Pengesahan Anggaran Kegiatan Senat Mahasiswa Fakultas menggunakan danaSDM ............................................................................47 4.6 Format Laporan Keuangan Bulanan Kelompok Bakat Minat .................................50 5. Rapat ....................................................................................................................................................................................... 52 5.1 Pra Rapat Kerja Lembaga Kemahasiswaan ............................................................. 52 5.2 Rapat Kerja Lembaga Kemahasiwaan ......................................................................... 52 5.3 Pra Rapat Koordinasi ................................................................................................ 53 5.4 Rapat Koordinasi ......................................................................................................53 5.5 Rapat Bidang dan Rapat Komisi...............................................................................53 5.6 Rapat Pimpinan. .......................................................................................................54 5.7 Rapat Pleno ...................................................................................... 54 5.8 Rapat Pimpinan Eksekutif ........................................................................................ 54 5.9 Rapat Koordinasi Bidang .......................................................................................... 55 5.10Rapat Pimpinan Eksekutif Diperluas ......................................................................55 5.11Rapat Evaluasi Akhir Periode ..................................................................................56 6.Surat-Menyurat .....................................................................................................................57 6.1PeraturanSurat Menyurat ........................................................................................... 57 6.2 Format Surat .............................................................................................................57 6.2.1 Kode Tujuan Surat Internal Dalam ........................................................... 58 6.2.2 Kode Tujuan Surat Internal Luar .............................................................. 58 6.2.3 Kode Tujuan Surat Eksternal Dalam ........................................................ 58 6.2.4 Kode Tujuan Surat Eksternal Luar ........................................................... 59 6.3 Stempel ....................................................................................................................59 7. Undangan dan Pengutusan ..................................................................................................................................60 8. Format Proposal Pendelegasian ........................................................................................... 61 8.1 Format Proposal Penndelegasian Senat Mahasiwa Universitas ............................... 61 8.2 Format Pengesahan Proposal Pendelegasian Senat Mahasiwa Universitas........... 62
8.3 Format Proposal Pendelegasian Senat Mahasiswa Fakultas ....................................63 8.4 Format Pengesahan Proposal Pendelegasian Senat MahasiswaFakultas .................64 9. Pendelegasian Wewenang .................................................................................................. 65 9.1 Pendelegasian Wewenang Senat Mahasiswa Universitas ........................................65 9.2 Pendelegasian Wewenang Badan Perwakilan Mahasiswa Fakultas......................... 65 9.3 Pendelegasian Wewenang Senat Mahasiswa Fakultas .............................................66 10. Laporan Pertanggungjawaban Akhir Periode ...................................................................67 10.1 Laporan Pertanggungjawaban Akhir Periode Senat Mahasiswa Universitas .........67 10.2 Laporan Pertanggungjawaban Akhir Periode Senat MahasiswaFakultas ..............70 10.3 Laporan Pertanggungjawaban Anggaran Akhir Periode ........................................70 11. Penutup .............................................................................................................................. 72
Page 4
MEKANISME KERJAEKSEKUTIF LEMBAGAKEMAHASISWAAN UNIVERSITAS KRISTENSATYAWACANA PERIODE 2013-2014

1. Pengantar Lembaga Kemahasiswaan merupakan salah satu wadah bagi mahasiswa dalam berperan serta mewujudkan Visi dan Misi Universitas. Sebagai pembelajaran tiap organisasi didalamnya, dari waktu kewaktu Lembaga Kemahasiswaan (LK) dituntut untuk senantiasa membenahi diri sesuai dengan perkembangan zaman maupun tantangan generasi yang dinamis. Hal itu dilakukantan pameninggalkan identitas yang sesuai dengan Visi dan Misi Universitas Kristen Satya Wacana (UKSW) serta tanpa meninggalkan idealism dari LK itu sendiri. Sebagai bagian yang integral dengan bangsa Indonesia, fungsionaris LK serta mahasiswa UKSW turut ambil bagian didalam maju-mundurnya bangsa dan negara Indonesia. Termasuk dalam kontek sini, mahasiswa harus berani menyatakan ketidak setujuan dengan keadaan atau peristiwa yang dianggap tidak sesuai dengan kebenarannya. Demi mencapai serta menjawab peran dan tujuan tersebut, LK sebagai sebuah organisasi bergerak dalam sistem tata kerja organisasi yang terdiri dari beberapa elemen harus diuraikan dengan jelas. Harapannya adalah kesatuan gerak dari seluruh unit di dalamnya perlu diatur dalam suatu mekanis mekerja, sehingga melalui tata kelola organisasi yang baik tujuan (ideal-ideal Satya Wacana) dapat dicapai. Selain itu, mekanisme kerja akan sangat berguna bagi pengembangan kapasitas organisasitoris dari anggota-anggotanya. Untuk itu perlu pedoman agar hubungan kerja antar subelemen yang satu dengan yang lainnya dapat terintegrasi serta selaras guna menunjang pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Secara mendasar terdapat 7 bagian utama dalam Mekanisme Kerja Eksekutif ini : 1. 2. 3. 4. Program Kerja Pengajuan Kelompok Bakat Minat Keuangan Rapat 5. Surat Menyurat. 6. Undangan dan Pengutusan 7. Pendelegasian Wewenang
Ini aku, utuslah aku
Page 5
1. Program Kerja 1.1 Bentuk Program Kerja Bentuk Program Kerja Lembaga Kemahasiswaan meliputi : 1.1.1 Program Kerja Terstruktur Program Kerja Terstruktur merupakan kegiatan yang dilaksanakan oleh Lembaga Kemahasiswaan(LK) aras Fakultas dan / atau aras Universitas yang disahkan dalam Rapat Koordinasi (Rakoor) LK. 1.1.2 Program Kerja Non-Terstruktur Program Kerja Non-Terstruktur merupakan kegiatan yang dilaksanakan oleh LK aras Fakultas dan / atau aras Universitas yang bukan disahkan dalam Rapat Koordinasi (Rakoor) LK. 2.2 Program Kerja Senat Mahasiswa Universitas 2.2.1 Program Kerja Senat Mahasiswa Universitas (SMU) melalui proses perencanaan, pengesahan, pelaksanaan, dan evaluasi. 2.2.2 Perencanaan Program Kerja (SMU) diadakan melalui Pra-Rapat Kerja, Rapat Kerja, dengan berpedoman pada Garis-Garis Besar Haluan Program Lembaga Kemahasiswaan Universitas (GBHPLKU). 2.2.3 Program Kerja SMU disepakati dalam Rapat Kerja LK aras Universitas dan Rakoor LK. 2.2.4 Penanggungjawab tertinggi Program Kerja SMU secara keseluruhan adalah Ketua Umum SMU. 2.2.5 Setiap fungsionaris SMU bertanggung jawab pada bidangnya serta pokok Program Kerja dalam pelaksanaannya (sesuai uraian tugas). 2.2.6 Penanggung jawab teknis adalah setiap fungsionaris (C.q Departemen) danpanitia pelaksana / satuan tugas (satgas) yang dibentuk SMU untuk melaksanakan Program Kerja. 2.2.7 Usulan pelaksanaan Program Kerja SMU dilakukan dengan mengajukan proposal kegiatan oleh panitia pelaksana/satgas yang bersangkutan, melalui Departemen kepada Ketua Bidang dan Ketua Umum SMU (C.q Pengurus Harian) untuk memperoleh persetujuan. 2.2.8 Proposal kegiatan dapat diajukan selambat-lambatnya 1 (satu) bulan sebelum pelaksanaan kegiatan sesuai hasil Rakoor LK ( 2 minggu di SMU, selanjutnya di Universitas). 2.2.9 Waktu pemeriksaan untuk proposal awal masuk maupun revisi, masingmasing maksimal 3 (tiga) hari kerja oleh SMU (C.q Pengurus Harian). 2.2.10 Pengesahan proposal kegiatan SMU disetujui oleh Ketua Bidang dan Ketua Umum SMU serta diketahui oleh Pembantu Rektor III ( C.q Biro Kemahasiswaan ).
Page 6
2.2.11 Pengesahan proposal diajukan kepada SMU dan Pembantu Rektor III ( C.q Biro Kemahasiswaan ), dibuktikan dengan tandatangan serta stempel lembaga yang bersangkutan. 2.2.12 Proposal kegiatan SMU disetujui oleh Badan Perwakilan Mahasiswa Universitas (BPMU), dibuktikan dengan Memo BPMU. 2.2.13 Apabila dalam waktu 3 (tiga) hari setelah hari pelaksanaan yang telah ditentukan (dalam Rakoor LK) belum terealisasi, maka Program Kerja tersebut dinyatakan batal. 2.2.14 Jika dalam waktu 2 (dua) hari setelah Program Kerja dinyatakan batal, maka seluruh pendanaan dikembalikan kepadaSMU (C.q Bendahara Umum SMU). 2.2.15 Alokasi pendanaan untuk Program Kerja yang dinyatakan batal dapat dialokasikan pada kegiatan lain dengan persetujuan SMU (C.q Pengurus Harian) dengan sepengetahuan BPMU melalui berita acara. 2.2.16 Pencairan dana untuk setiap kegiatan dilakukan oleh BendaharaUmum SMU. 2.3 PelaporanPertanggungjawaban Senat Mahasiswa Universitas 2.3.1 Laporan pertanggungjawaban keuangan diserahkan oleh bendahara panitia pelaksana/satgas kepada Bendahara Umum SMU selambat-lambatnya 3 (tiga) hari setelah kegiatan berakhir dengan menyertakan bukti-bukti asli anggaran yang keluar. Selanjutnya bukti-bukti tersebut diserahkan kepada Biro Akuntansi dan Keuangan (C.q Bagian Keuangan) melalui Biro Kemahasiswaan. 2.3.2 Laporan pertanggungjawaban kegiatan secara keseluruhan diserahkan kepada Departemen yang bersangkutan untuk dipertanggungjawabkan kepada SMU (C.q Ketua Bidang dan Ketua Umum SMU) dan BPMU (C.q Komisi Program, Komisi Anggaran, dan Ketua Umum BPMU) serta ditembuskan kepada Pembantu Rektor III (C.q Biro Kemahasiswaan) selambat-lambatnya 2 minggu (14 hari) setelah kegiatan berakhir. 2.3.3 Pengesahan laporan pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan diajukan kepada SMU dan Pembantu Rektor III (C.q Biro Kemahasiswaan) dibuktikan dengan tanda tangan dan stempel dari lembaga yang bersangkutan. 2.3.4 Laporan pertanggungjawaban kegiatan melampirkan hasil fotokopi bukti-bukti asli anggaran yang keluar serta dokumentasi kegiatan. 2.3.5 Laporan pertanggungjawaban akhir periode kepengurusan disampaikan secara lisan dalam Rapat Evaluasi Akhir Periode. 2.3.6 Laporan pertanggungjawaban akhir periode kepengurusan dilaporkan secara tertulis kepada Rektor melalui BPMU.
Page 7
2.4
Program Kerja Senat Mahasiswa Fakultas 2.4.1 Program Kerja Senat Mahasiswa Fakultas (SMF) melalui proses perencanaan, pengesahan, pelaksanaan, dan evaluasi. 2.4.2 Perencanaan Program Kerja SMF diadakan melalui Pra-Rapat Kerja dan Rapat Kerja, dengan berpedoman pada Garis-Garis Besar Haluan Program Lembaga Kemahasiswaan Fakultas (GBHPLKF). 2.4.3 Program Kerja SMF disepakati dalam Rapat Kerja LK aras Fakultas dan Rakoor LK. 2.4.4 Penanggungjawab tertinggi Program Kerja SMF secara keseluruhan adalah Ketua SMF. 2.4.5 Setiap fungsionaris SMF bertanggungjawab pada bidangnya serta pokok Program Kerja dalam pelaksanaannya (sesuai uraian tugas). 2.4.6 Penanggungjawab teknis adalah setiap fungsionaris (C.q Departemen) dan panitia pelaksana/satuan tugas (satgas) yang dibentuk SMF untuk melaksanakan Program Kerja. 2.4.7 Usulan pelaksanaanProgram Kerja SMF dilakukan dengan mengajukan proposal kegiatan oleh panitia pelaksana/satgas yang bersangkutan, melalui Departemen kepada Ketua Bidang, Ketua SMF (C.q Pengurus Harian SMF), dan Ketua Umum SMU (C.q Pengurus Harian SMU) untuk memperoleh persetujuan. 2.4.8 Proposal kegiatan dapat diajukan selambat-lambatnya 1 (satu) bulan sebelum pelaksanaan kegiatan sesuai hasil Rakoor LK. (2 minggu di SMU, selanjutnya di Universitas). 2.4.9 Waktu pemeriksaan untuk proposal awal masuk maupun revisi, masing-masing maksimal 3 (tiga) hari kerja oleh SMU (C.q Pengurus Harian). 2.4.10 Pengesahan proposal kegiatan SMF disetujui oleh Ketua Bidang dan Ketua SMF dengan sepengetahuan Koordinator Bidang Kemahasiswaan (Koor.Bid.Kem.).Selanjutnya diajukan kepada SMU untuk disetujui oleh ketua umum SMU (C.q Pengurus Harian) serta diketahui oleh Pembantu Rektor III (C.q Biro Kemahasiswaan). 2.4.11 Pengesahan proposal diajukan kepada SMF, Koor.Bid.Kem., SMU, dan Pembantu Rektor III (C.q Biro Kemahasiswaan) dibuktikan dengan tanda tangan dan stempel dari lembaga yang bersangkutan. 2.4.12 Proposal kegiatan SMF disetujui oleh Badan Perwakilan Mahasiswa Fakultas (BPMF), dibuktikan dengan Memo BPMF. 2.4.13 Apabila dalam waktu 3 (tiga) hari setelah hari pelaksanaan yang telah ditentukan (dalam Rakoor LK) belum terealisasi, maka Program Kerja tersebut dinyatakan batal. 2.4.14 Jika dalam waktu 2 (dua) hari setelah Program Kerja dinyatakan batal, maka seluruh pendanaan dikembalikan kepadaSMF (C.q BendaharaSMF). 2.4.15 Alokasi pendanaan untuk Program Kerja yang dinyatakan batal dapat
Page 8
dialokasikan pada kegiatan lain dengan persetujuan SMF (C.q Pengurus Harian) dengan sepengetahuan BPMFdan SMU melalui berita acara. 2.4.16 Pencairan dana untuk setiap kegiatan dilakukan oleh Bendahara SMF. 2.5 Pelaporan Pertanggungjawaban Senat Mahasiswa Fakultas 2.5.1 Laporan pertanggungjawaban keuangan diserahkan oleh bendahara panitia pelaksana / satgas kepada Bendahara SMF untuk dipertanggungjawabkan kepada Bendahara Umum SMU dengan menyertakan bukti-bukti asli anggaran yang keluar disertai stempel SMF. Selanjutnya bukti-bukti tersebut diserahkan kepada Biro Akuntansi dan Keuangan (C.q Bagian Keuangan) melalui Sekretaris / Tata Usaha (TU) Fakultas selambat-lambatnya 3 (tiga) hari setelah kegiatan berakhir. 2.5.2 Laporan pertanggungjawaban kegiatan secara keseluruhan diserahkan kepada Departemen yang bersangkutan untuk dipertanggungjawabkan kepada SMF (C.q Ketua Bidang dan pengurus harian SMF), BPMF (C.q Komisi Program, Komisi Anggaran, dan Ketua BPMF), dan SMU (C.q P e n g u r u s h a r i a n ), diketahui oleh Koor.Bid.Kem. serta ditembuskan kepada Pembantu Rektor III (C.q Biro Kemahasiswaan) selambat-lambatnya 2 minggu (14 hari) setelah kegiatan berakhir. 2.5.3 Pengesahan laporan pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan diajukan kepada SMF, Koor.Bid.Kem., SMU, dan Pembantu Rektor III (C.q Biro Kemahasiswaan) dibuktikan dengan tanda tangan dan stempel dari lembaga yang bersangkutan. 2.5.4 Laporan pertanggungjawaban kegiatan melampirkan hasil fotokopi bukti-bukti asli anggaran yang keluar serta dokumentasi kegiatan. 2.5.5 Laporan pertanggungjawaban akhir periode kepengurusan SMF disampaikan secaralisan dalam Rapat EvaluasiAkhir Periode. 2.5.6 Laporan pertanggungjawaban akhir periode kepengurusan S M F dilaporkan secara tertulis kepadaSMU melalui BPMF. Program Kerja Non-Terstruktur Lembaga Kemahasiswaan 2.6.1 Program Kerja Non-Terstruktur disepakati didalam Rapat Pimpinan LK pada aras yang bersangkutan dengan tetap mengacu kepada Visi dan Misi UKSW, Skenario Pola Pengembangan Mahasiswa (SPPM), Ketentuan Umum Keluarga Mahasiswa (KUKM), GBHPLKU/F dana turan-aturan lain yang berlakudi LK UKSW. 2.6.2 Proposal Program Kerja Non-Terstruktur yang telah disetujui di LK aras Fakultas, diajukan ke SMU untuk disetujui. 2.6.3 Proposal tersebut diajukan dan disetujui dengan bukti memo: BPMF untuk kegiatan Non-Terstruktur aras Fakultas. BPMU untuk kegiatan Non-Terstruktur aras Universitas.
Page 9
2.6
2.6.4 Proposal Program Kerja Non-Terstruktur non-pendelegasian diajukan kepada SMU selambat-lambatnya 2 (dua) minggu setelah hasil keputusan Rapat Pimpinan LKF atau 1 (satu) bulan sebelum acara berlangsung. 2.6.5 Pelaporan Program Kerja Non-Terstruktur mengikuti pelaporan Program Kerja Terstruktur. 2.7 Ketentuan Mengenai Proposal Masuk SMU 2.7.1 Proposal harus dimasukkan dalam map plastik bertali atau berkancing. 2.7.2 Proposal yang masuk harus disertai memo dari BPMF untuk program di aras fakultas. 2.7.3 Proposal yang masuk ke SMU harus menggunakan format sesuai dengan mekanisme, dan surat peringatan akan diberikan kepada LKF yang meloloskan proposal dengan format yang tidak sesuai dengan format dalam mekanisme kerja eksekutif. 2.7.4 Proposal hanya akan diperiksa 2 (dua) kali oleh SMU dan akan ada surat peringatan bagi panitia maupun satgas yang tidak mengindahkan koreksi dari SMU. 2.7.5 Koreksi proposal mengacu pada hasil koreksi pertama dan jika terdapat kesalahan pada pengoreksian yang kedua, SMF, BPMF maupun SMU, panitia maupun satgas berhak tidak melakukan revisi. 2.7.6 Dibagian cover proposal dan kop proposal yang menggunakan bahasa asing tidak perlu dicetak miring karena menggunakan huruf kapital. 2.7.7 Untuk singkatan-singkatan dalam bahasa asing tidak perlu dicetak miring. Contoh: MC, MOU. 2.7.8 Satu proposal harap dimasukkan kedalam satu map, tidak boleh satu map berisi lebih dari satu proposal. 2.7.9 Jika ada 2 (dua) atau lebih fakultas yang akan membuat 1 (satu) program bersama untuk administrasi lebih lanjut harap menghubungi BPH SMU di Kantor SMU. Ketentuan Mengenai Laporan Pertanggungjawaban SMU 2.8.1 Laporan Pertanggungjawaban harus dimasukkan dalam satu map plastik bertali atau berkancing. 2.8.2 Laporan Pertanggungjawaban harus disertai memo dari BPMF untuk program di aras fakultas. 2.8.3 Laporan pertanggungjawaban yang masuk ke SMU harus menggunakan format sesuai dengan mekanisme, dan surat peringatan akan diberikan kepada LKF yang meloloskan laporan pertanggungjawaban dengan format yang tidak sesuai dengan format dalam mekanisme kerja eksekutif. 2.8.4 Laporan Pertanggungjawaban hanya akan diperiksa dua kali oleh SMU dan akan ada surat peringatan bagi panitia maupun satgas yang tidak mengindahkan
Page 10
2.8
2.8.5
2.8.6 2.8.7 2.8.8 2.8.9
koreksi dari SMU. Koreksi Laporan Pertanggungjawaban mengacu pada hasil koreksi pertama dan jika terdapat kesalahan yang berbeda pada pengoreksian yang kedua, SMF, BPMF maupun SMU, panitia maupun satgas berhak tidak melakukan revisi. Dibagian cover LPJ dan kop LPJ yang menggunakan bahasa asing tidak perlu dicetak miring karena menggunakan huruf kapital. Untuk singkatan-singkatan dalam bahasa asing tidak perlu dicetak miring. Contoh: MC, MOU. Satu LPJ harap dimasukkan kedalam satu map, tidak boleh satu map berisi lebih dari satu LPJ. Jika ada 2 (dua) atau lebih fakultas yang akan membuat 1 (satu) program bersama untuk administrasi lebih lanjut harap menghubungi BPH SMU di Kantor SMU.
2.9
Format Proposal dan Laporan Pertanggung jawaban 2.9.1 Format Cover Proposal Senat Mahasiswa Universitas
PROPOSAL KEGIATAN ..
UNIVERSITASKRISTEN SATYA WACANA SENAT MAHASISWAUNIVERSITAS BIDANG DEPARTEMEN SALATIGA 2013
Page 11
2.9.2 Format Cover Proposal Senat Mahasiswa Fakultas
PROPOSAL KEGIATAN
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA FAKULTAS SENAT MAHASISWA FAKULTAS BIDANG DEPARTEMEN SALATIGA 2013
2.9.3 Format Kop Proposal Senat Mahasiswa Universitas
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SENAT MAHASISWA UNIVERSITAS PROPOSAL {Nama Kegiatan} Jln. Diponegoro 52 60, Salatiga Jawa Tengah Indonesia Telepon : (0298) 326 421212; Fax : (0298) 321433 E-Mail :smu.ukswsalatiga@gmail.com
Page 12
2.9.4 Format Kop Proposal Senat Mahasiswa Fakultas
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA FAKULTAS.. SENAT MAHASISWA FAKULTAS PROPOSAL {Nama Kegiatan} Jln. Diponegoro 52 60, Salatiga Jawa Tengah Indonesia Telepon : (0298) 326 421212; Fax : (0298) 321433 E-Mail :bagi fakultas yang memiliki alamat e - mail harap dicantumkan
2.9.5 Format Proposal I. Pendahuluan Berisikan latar belakang serta apa yang menjadi bagian penting dari kegiatan tersebut sehingga harus dilaksanakan dan diberikan gambaran yang berkaitan dengan UKSW, lebih khususnya LK. II. Nama Kegiatan Berisikan nama dan tema (diberi tanda petik) kegiatan yang dimaksud. III. Dasar Pelaksanaan Kegiatan Terstruktur SK Rektor U KSW No.204/Kep./Rek./5/2011 tentang Pemberlakuan Ketentuan Umum Keluarga Mahasiswa Universitas Kristen Satya Wacana. SK Rektor tentang hasil Rakoor LK. SK Rapat Koordinasi LK No.........................................tentang Mekanisme Kerja Eksekutif Lembaga Kemahasiswaan Universitas Kristen Satya WacanaPeriode2013-2014. SK Rapat Koordinasi LK No..................................................... tentang Mekanisme Sponsorship Lembaga Kemahasiswaan Universitas Kristen Satya Wacana Periode 2012-2013. SK Rapat Koordinasi LK No.23/Rakoor/LKUKSW/Salatiga/IX/2011 tentang Hasil Rapat Koordinasi Lembaga Kemahasiswaan Universitas Kristen Satya Wacana Periode 20122013. SK Rapat Koordinasi LK tentang Program Kerja LKU/LKF (fakultas yang terkait). SK Pengangkatan panitia pelaksana / satgas / nama-nama delegasi dari lembaga yang terkait.
Page 13
IV.
V.
VI.
Dasar Pelaksanaan Kegiatan Non-Terstruktur SK Rektor UKSW No.204/Kep./Rek./5/2011 tentang Pemberlakuan Ketentuan Umum Keluarga Mahasiswa Universitas Kristen Satya Wacana. Hasil Rapat Pimpinan LKU / LKF. SK Pengangkatan panitia pelaksana/satgas/nama-nama delegasi dari lembaga yang terkait. Hasil forum yang menjadi landasan/dasar sehubungan dengan kegiatan yang dimaksud. Notulensi rapat pimpinan LKU/LKF mengenai keputusan kegiatan yang dimaksud. Perumusan Masalah Berisikan poin-poin inti permasalahan/kebutuhan riil temuan di masyarakat yang menjadi sasaran untuk diatasi/dijawab melalui program ini. Khusus program pengabdian masyarakat disertai dengan penjelasan gambaran umum sasaran masyarakat terkait masalah yang disoroti. Tujuan Kegiatan Tujuan Umum Berisikan tujuan kegiatan secara umum atau keseluruhan. (disesuaikan dengan hasil RakoorLK) Tujuan Khusus Berisikan tujuan yang lebih bersifat operasional, dapat dilihat dan diukur secara langsung dalam kegiatan. (disesuaikan dengan hasil Rakoor LK) Strategi Pelaksanaan Gambaran Kegiatan Berisikan gambaran kegiatan secara umum (termasuk hari, tanggal, waktu, tempat pelaksanaan, dan susunan acara). Untuk kegiatan pelatihan juga dilampirkan nama pembicara/pemateri. Susunan acara Terlampir (Lampiran III) Sasaran Kegiatan Berisikan sasaran peserta. Target (standar minimal yang ingin dicapai) 1.Kuantitas Berisikan target capaian minimal dari keseluruhan 2.Kualitas Berisikan indikator perbandingan antara input dengan output, sehingga dapat diukur tingkat keberhasilan dari kegiatan yang dimaksud.
Page 14
VII. Penganggaran Terlampir (Lampiran I) Dilampirkan pada proposal, termasuk persetujuan dari pihak yang terkait. VIII. Pengorganisasian Terlampir (Lampiran II) Berisikan struktur organisasi panitia pelaksana/satgas/nama-nama delegasi, berdasarkan hirarki yang ada. IX. Kesanggupan Pertanggungjawaban Pertanggungjawaban keuangan diserahkan selambat-lambatnya 3 (tiga) hari setelah kegiatan berlangsung (dicantumkan hari dan tanggalbatas pelaporan pertanggungjawaban keuangannya). Pertanggungjawaban kegiatan diserahkan selambat-lambatnya 2 (dua) minggu setelah kegiatan berlangsung (dicantumkan hari dan tanggal batas pelaporan pertanggungjawaban kegiatannya). X. Penutup (Lembar ini harap dijadikan satu bersama lembar pengesahan proposal yang berisi tanda tangan-tanda tangan) Berisikan beberapa kalimat penutup,yang di dalamnya juga terdapat rekomendasi/harapan atas proposal yang dimaksud.
Page 15
2.9.6 Format Cover Laporan Pertanggungjawaban Senat Mahasiswa Universitas
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SENAT MAHASISWA UNIVERSITAS BIDANG DEPARTEMEN SALATIGA 2013
2.9.7 Format Cover Laporan Pertanggungjawaban Senat Mahasiswa Fakultas

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN .......
UNIVERSITASKRISTEN SATYA WACANA FAKULTAS SENAT MAHASISWA FAKULTAS BIDANG DEPARTEMEN SALATIGA 2013
Page 16
2.9.8 Format Kop Laporan Pertanggungjawaban Senat Mahasiswa Universitas
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SENAT MAHASISWA UNIVERSITAS LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN {Nama Kegiatan} Jl. Diponegoro 52 60, Salatiga Jawa Tengah Indonesia Telepon : (0298) 326 421212; Fax : (0298) 321433 E-Mail :smu.ukswsalatiga@gmail.com
2.9.9 Format Kop Laporan Pertanggungjawaban Senat Mahasiswa Fakultas
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA FAKULTAS SENAT MAHASISWA FAKULTAS LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN {Nama Kegiatan} Jl. Diponegoro 52 60, Salatiga Jawa Tengah Indonesia Telepon : (0298) 326 421212; Fax : (0298) 321433 E-Mail :bagi fakultas yang memiliki alamat e - mail harap dicantumkan
2.9.10 Format Laporan Pertanggungjawaban I. Pendahuluan Berisikan pengantar dari pertanggungjawaban sehubungan kegiatan yang telah selesai dilaksanakan. II. Nama Kegiatan Berisikan nama dan tema (diberi tanda petik) kegiatan yang dimaksud. III. Deskripsi Kegiatan Deskriptif riil dari pelaksanaan kegiatan yang berkaitan dengan capaian dari segi kuantitas maupun kualitas sesuai dengan target yang ditetapkan pada proposal. Ketercapaian tujuan umum maupun tujuan khusus yang ditetapkan pada proposal (ketepatan waktu dan respon peserta dengan mengacu pada alat evaluasi keberhasilan program). IV. Permasalahan yang dialami Berisikan masalah/hambatan yang dihadapi serta bagaimana penanganannya dari tiap bidang atau seksi dalam panitia pelaksana/satuan tugas (khusus untuk pendelegasian disampaikan dari masing- masing personal).
Page 17
Contoh: Masalah/Hambatan yang dialami Sie Acara Pembicara terlambat datang karena macet dijalan. V.
Strategi Penangangan Diadakan icebreaking terlebih dulu dari pembawaacara.
Rekomendasi untuk masa mendatang Kegiatan (seminar, workshop-nya) Substansi kegiatan berisikan tentang hal-hal pokok dari kegiatan. (misalnya: pembicara dalam membawakan materi, ice breaking-nya dll.) Metode berisikan tentang jenis/cara penyajian kegiatan (diskusi, panel, workshop, loka karya, seminar, dll) Manajemen kegiatanberisikan penjelasan mengenai bagaimana panitia mengatur kegiatan. Contoh: Kegiatan Substansi Kegiatan Metode Manajemen Kegiatan
VI.
Penganggaran Terlampir (Lampiran I) VII. Pengorganisasian Terlampir (LampiranII) VIII. Penutup Berisikan beberapa kalimat penutup, yang didalamnya juga terdapat rekomendasi/harapan dari pihak panitia pelaksana/satgas yang dimaksud sehubungan dengan laporan pertanggungjawaban.
Page 18
2.9.11
Format Pengesahan Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban Senat Mahasiswa Universitas 2.9.11.1 Penggunaan dana IKAMA maupun PLK Hormatkami,
KetuaPanitia/Koordinator Satuan Tugas Menyetujui,
KetuaUmum Senat Mahasiswa Universitas UKSW
Ketua Bidang Senat Mahasiswa Universitas UKSW
Mengetahui,
Pembantu Rektor III UKSW
Catatan
- Penulisan bidang menggunakan angka romawi (Bidang I, Bidang II, dan seterusnya).
Page 19
2.9.12
Format Pengesahan Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban Senat Mahasiswa Fakultas 2.9.12.1 Format Pengesahan Proposaldan Laporan Pertanggungjawaban Senat Mahasiswa Fakultas dengan Dana IKAMA maupun PLK
tgl,bln,thn Hormat kami,
Ketua Panitia/Koordinator Satuan Tugas Menyetujui,
Ketua Senat Mahasiswa Fakultas F UKSW
Ketua Bidang Senat Mahasiswa Fakultas F UKSW
Ketua Umum Senat Mahasiswa Universitas UKSW Mengetahui,
Koordinator Bidang Kemahasiswaan F UKSW
Catatan : Pembantu Rektor III UKSW Penulisan bidang menggunakan angka romawi (Bidang I, Bidang II , dan seterusnya). Penulisannama Fakultas cukup disingkat saja.(FB, FBS, FEB, FH, FIK, FISKOM, FKIP, FPB, F.Psi. , FSM, FSP, FTEK, F.Teol., FTI).
Page 20
2.9.13 Format Pengesahan Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban Senat Mahasiswa Fakultas Menggunakan Dana SDM
Tanggal-Bulan-Tahun Hormat Kami,
Ketua HMP F. UKSW Menyetujui,
Ketua Panitia/Koordinator Satuan Tugas
Ketua Senat Mahasiswa Fakultas F. UKSW
Ketua Bidang Senat Mahasiswa Fakultas F UKSW
Ketua Program Studi. F. UKSW Mengetahui, Ketua Umum Senat Mahasiswa Universitas UKSW
Koordinator Bidang Kemahasiswaan F. UKSW
Catatan : Penulisan bidang menggunakan angka romawi (BidangI, Bidang II, danseterusnya). Penulisan nama Fakultas cukup disingkat saja. (FB,FBS,FEB,FH,FIK,FISKOM,FKIP,FPB,F.Psi.,FSM,FSP, FTEK, F.Teol., FTI).
Page 21
2.9.14 Format Pengesahan Program Kerja dan Anggaran Proposal Senat Mahasiswa Fakultas oleh Badan Perwakilan Mahasiswa Fakultas
UNIVERSITAS KRISTEN SATYAWACANA FAKULTAS .. BADANPERWAKILAN MAHASISWA FAKULTAS Jln. Diponegoro 52-60, Salatiga Jawatengah-Indonesia Telepon : (0298) 326 421212; Fax : (0298) 321433 E-Mail :bagi fakultas yang memiliki alamat e - mail harap dicantumkan
MEMO Kepada Tanggal Hal : : :
Badan Perwakilan Mahasiswa FakultasFakultas (BPMF F) telah memeriksadan menyetujui anggaran besertakegiatan seperti yang adapadaproposal Demikian kiranyaproposal tersebut dapat diproseslebih lanjut.Atas perhatiannyakamiucapkan terimakasih. Total Pemasukan Total Pengeluaran Saldo/Defisit : : : Hormat kami,
Ketua BPMF F UKSW
Ketua Komisi Program BPMF F UKSW
Ketua Komisi Anggaran BPMF F UKSW
Page 22
Catatan: Penulisan nama Fakultas cukup disingkat saja.(FB,FBS,FEB,FH,FIK,FISKOM,FKIP,FPB,F.Psi.,FSM,FSP, FTEK, F.Teol., FTI).
Page 23
2.9.15 Format Memo Pembubaran Panitia Pelaksana Senat Mahasiswa Universitas
UNIVERSITAS KRISTEN SATYAWACANA SENAT MAHASISWAUNIVERSITAS Jln. Diponegoro 52-60, SalatigaJawatengah-Indonesia Telepon : (0298) 326 421212; Fax : (0298) 321433 E-Mail :smu.ukswsalatiga@gmail.com
MEMO Kepada Tanggal Hal : : : Pembubaran Panitia : .. : .. : .. : ..dari surplus sebesar: ..
Nama Kegiatan Tanggal Kegiatan Jumlah Panitia BiayaPembubaran
Demikian memo ini dibuat, harap dipergunakan sebaikbaiknya.Terima kasih, Tuhan memberkati. Menyetujui,
Bendahara Umum Senat Mahasiswa UniversitasUKSW Mengetahui,
Ketua Umum Senat Mahasiswa UniversitasUKSW
Page 24
2.9.16 Format Memo Pembubaran Panitia Pelaksana Senat Mahasiswa Fakultas
UNIVERSITAS KRISTEN SATYAWACANA FAKULTAS .. SENAT MAHASISWA FAKULTAS Jln. Diponegoro 52-60, Salatiga Jawa tengah-Indonesia Telepon : (0298) 326 421212; Fax : (0298) 321433 E-Mail :bagi fakultas yang memiliki e- mail harap dicantumkan
MEMO Kepada Tanggal Hal : : : Pembubaran Panitia : .. : .. : .. : ..dari surplus sebesar: ..
Nama Kegiatan Tanggal Kegiatan Jumlah Panitia BiayaPembubaran
Demikian memo ini dibuat, harap dipergunakan sebaikbaiknya.Terima kasih, Tuhan memberkati. Menyetujui,
Bendahara Senat MahasiswaFakultas F UKSW Mengetahui,
Ketua Senat MahasiswaFakultas F UKSW
Catatan: Penulisan nama Fakultas cukup disingkat saja. (FB,FBS,FEB,FH,FIK,FISKOM,FKIP,FPB,F.Psi.,FSM,FSP, FTEK, F.Teol., FTI).
3. Pengajuan Kelompok Bakat Minat (KBM) 3.1 Proposal Pengajuan KBM 3.1.1 Pengajuan KBM dilakukan pada setiap awal periode 3.1.2 Proposal pengajuan KBM untuk KBM di arasuniversitasdiserahkan kepada SMU beserta surat pernyataan tidak merangkap jabatan bagi BPH dan arsipnya diserahkan pada Komisi Organisasi BPMU. 3.1.3 Proposal pengajuan KBM untuk KBM di arasfakultas diserahkan kepada SMF beserta surat pernyataan tidak merangkap jabatan bagi BPH dan arsipnya diserahkan pada Komisi Organisasi BPMF dan SMU. 3.1.4 Setelah Proposal dianggap memenuhi syarat oleh SMU maupun SMF maka KBM wajib mempresentasikannya dihadapan pimpinan SMU dan BPMU bagi KBM di aras universitas dan di hadapan pimpinan SMF dan BPMF bagi KBM di aras fakultas. 3.2 Pertanggungjawaban KBM 3.2.1 KBM wajib menyerahkan Laporan Kegiatan Rutin kepada SMU bagi KBM di arasuniversitas dan kepada SMF bagi KBM di aras fakultas di sertai absensi pelatih, anggota dan kurikulum yang diajarkan. 3.2.2 KBM wajib menyerahkan Laporan Keuangan Rutin setiap tiga bulan sekali kepada SMU bagi KBM di aras universitas dan kepada SMF bagi KBM di aras fakultas. 3.2.3 SMF menyerahkan arsip Laporan kegiatan Rutin dan Laporan Keuangan Rutin KBM pada SMU 3.3 Format Proposal Pengajuan KBM I. Pendahuluan Berisikan seperti apa Kelompok Bakat Minat yang akan dibentuk dan bagaimana Kelompok Bakat Minat yang dimaksud dibentuk, nama KBM dan arti dari nama KBM yang dimaksud, siapa saja anggotanya, dan visi misi dari Kelompok Bakat Minat yang dimaksud. II. Latar Belakang Berisikan latar belakang mengapa Kelompok Bakat Minat yang dimaksud dibentuk, perumusan masalah (berisikan masalah apa saja yang akan berusaha dijawab lewat kehadiran KBM yang dimaksud) dan visi misi UKSW yang mendasari pembentukkan Kelompok Bakat Minat ini. III. Tujuan pembentukkan Tujuan Umum Berisikan tujuan umum dari pembentukkan Kelompok Bakat Minat yang dimaksud. Tujuan Khusus Berisikan tujuan yang lebih bersifat operasional, dapat dilihat dan diukur secara langsung dalam program kerja KBM.
IV.
Dasar Pembentukkan SK Rektor UKSW No.204/Kep./Rek./5/2011 tentang Pemberlakuan Ketentuan Umum Keluarga Mahasiswa Universitas Kristen Satya Wacana. V. Ketentuan Mengenai Pengurus dan Anggota Berisikan ketentuan-ketentuan mengenai siapa saja yang boleh menjadi Pengurus maupun anggota tetap Kelompok Bakat Minat yang dimaksud dan merupakan hasil kesepakatan dari anggota KBM. VI. Program Kerja Kelompok Bakat Minat Strategi Pelaksanaan Berisikan Gambaran umum mengenai kegiatan Rutin, program terstruktur, dan program yang bersifat situasional (format penulisan dibuat dalam bentuk tabel dengan format penulisan berupa : {Nama Kegiatan} , {tujuan} , { Gambaran Pelaksanaan}) apa saja yang akan dibuat KBM yang dimaksud selama 1 (satu) periode dan secara deskriptif menjelaskan mengenai strategi penyelesaian masalah yang akan dilaksanakan oleh KBM tersebut. Sasaran kegiatan Berisikan siapa saja yang menjadi sasaran dari kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh KBM yang dimaksud. Target a. Target Kuantitas Berisikan target minimal dan maksimal jumlah anggota dari KBM yang dimaksud. b. Target Kualitas Berisikan target kualitas yang ingin dicapai dari kegiatan-kegiatan yang dilakukan KBM yang dimaksud. Mekanisme kaderisasi Berisikan bagaimana strategi Kelompok Bakat Minat yang dimaksud melakukan kaderisasi agar Kelompok Bakat Minat yang dimaksud dapat bertahan. Mekanisme yang dijelaskan mulai dari perekrutan, pendaftaran, seleksi, sampai pada seseorang diterima menjadi anggota maupun pengurus KBM. VII. Penganggaran Berisikan penjelasan secara deskriptif mengenai sumber-sumber pemasukkan yang akan diterima KBM selama satu periode. Terlampir (Lampiran I) Dilampirkan pada proposal, termasuk persetujuan dari Bendahara KBM.
Page 27
VIII. Pengorganisasian Terlampir (Lampiran II) Berisikan struktur organisasi yang telah dibentuk dalam Kelompok Bakat Minat yang dimaksud. IX. Arsip Laporan Pertanggungjawaban Periode Sebelumnya Terlampir (Lampiran III) Dilampirkan pada proposal jika Kelompok Bakat Minat sudah ada pada periode sebelumnya. X. Kesanggupan Pertanggungjawaban Menyerahkan berkas-berkas KST dan Transkrip dari Pengurus dan anggota 3 (tiga) hari setelah Kelompok Bakat Minat disahkan dan meperbaharuinyasetiap semester. Pertanggungjawaban kegiatan diserahkan setiap 1 (satu) bulan sekali selama 1 (satu) periode dengan melampirkan absensi pelatih dan absensi anggota. Khusus KBM dibawah naungan SMF seluruh Laporan Kegiatan rutin diserahkan kepada SMU melalui BPMF setiap 3 (tiga) bulan sekali dan rapat evaluasi LK Khusus untuk Laporan Anggaran Kegiatan rutin diserahkan pada SMF dan kemudian kepada SMU melalui BPMF setiap 3 (tiga) bulan sekali dan rapat evaluasi akhir LK. XI. Penutup (Lembar ini harap ditulis di dalam lembar pengesahan yang berisi tanda tangan-tanda tangan) Berisikan beberapa kalimat penutup, yang didalamnya juga terdapat rekomendasi/harapan atas proposal yang dimaksud.
Page 28
Format Cover Proposal Pengajuan Kelompok Bakat Minat Senat Mahasiswa Universitas
PROPOSAL PENGAJUAN (NAMA KBM)
UNIVERSITAS KRISTEN SATYAWACANA SALATIGA 2013
Format Cover Proposal Pengajuan Kelompok Bakat Minat Senat Mahasiswa Fakultas
PROPOSAL PENGAJUAN (NAMA KBM)
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA FAKULTAS.. SALATIGA 2013
Page 29
Format Halaman PengesahanProposal Pengajuan Kelompok Bakat Minat

Penutup ....................................................
Salatiga, dd mm yy
Pemohon ,
{Nama Pemohon}
Ketua KBM ...........
4. Keuangan 4.1 Sumber 4.1.1 Iuran Keluarga Mahasiswa (IKAMA) 4.1.2 Dana Pengembangan Lembaga Kemahasiswaan (PLK) 4.1.3 Dana Pengembangan Akademik (SDM) 4.1.4 Bantuan lainyang sifatnya tidak mengikat (sponsorship, donatur) 4.1.5 Usaha dana dengan ketentuan: - Setiap usaha dana yang dikelola dari atau keluar kampus, prosedur persetujuannya harus melalui SMU (C.q Ketua Umum dan Bendahara Umum) dan Pimpinan Universitas (C.q Pembantu Rektor III). - Atribut-atribut UKSW adalah hak SMU. - Atribut-atribut Fakultas adalah hak SMF. - Usaha dana perorangan dikenakan komisi yang disesuaikan dengan laba yang diterima ataupun persetujuan kedua belah pihak melalui surat kontrak sesuai dengan bentuk usaha yang dilakukan. - Komisi yang diperoleh adalah: < Rp. 500.000 Sebesar 5 % Rp. 500.000 Rp. Sebesar 7.5 % 2.500.000 Rp. 2.500.000 Rp. Sebesar 10 % 10.000.000 > Rp. 10.000.000 Dibicarakan lebih lanjut (15% opsional)
Page 30
4.2 Pencairan Dana 4.2.1 Pencairan dana di Biro Akuntansi dan Keuangan (C.qBagianKeuangan) untuk Program Kerja SMU dilakukan melalui proposal kegiatan yang telah disetujui oleh Pimpinan SMU (C.qKetua Umum SMU dan Bendahara Umum SMU) dan diketahui oleh Pembantu Rektor III(C.q Biro Kemahasiswaan). 4.2.2 Pencairan dana di Biro Akuntansi dan Keuangan (C.q Bagian Keuangan) untuk Program Kerja SMF dilakukan melalui proposal kegiatan yang telah disetujui oleh Pimpinan SMF (C.q Ketua SMF dan Bendahara SMF) dan diketahui oleh Koor.Bid.Kem , selanjutnya proposal diajukan untuk disetujui oleh Pimpinan SMU (C.q Ketua Umum SMU dan Bendahara Umum SMU)dan diketahui oleh Pembantu Rektor III(C.q Biro Kemahasiswaan). 4.2.3 Pencairan Dana IKAMA di Biro Akuntansi dan Keuangan (C.q Bagian Keuangan) untuk Program Kerja SMU dilakukan melalui proposal kegiatan yang telah disetujui oleh Pimpinan SMU (Ketua Umum SMU dan Bendahara Umum SMU) dan diketahui oleh Pembantu Rektor III (C.q Biro Kemahasiswaan). 4.2.4 Pencairan Dana IKAMA di Biro Akuntansi dan Keuangan (C.q Bagian Keuangan) untuk Program Kerja SMF dilakukan melalui proposal kegiatan yang telah disetujui oleh Pimpinan SMF (C.q Ketua SMF dan Bendahara SMF) dan diketahui oleh Koor.Bid.Kem., selanjutnya proposal diajukan untuk disetujui oleh Pimpinan SMU (Ketua Umum SMU dan Bendahara Umum SMU) dan diketahui oleh Pembantu Rektor III (C.q Biro Kemahasiswaan). 4.2.5 Pencairan Dana PLK atau IKAMA dan atau dengan SDM di Biro Akuntansi dan Keuangan (C.q Bagian Keuangan) untuk Program Kerja SMF dilakukan melalui proposal kegiatan yang telah disetujui oleh Ka.Progdi/Sekretaris Fakultas dan Pimpinan SMF (C.q Ketua SMF dan Bendahara SMF) dan diketahui oleh Koor.Bid.Kem., selanjutnya proposal diajukan untuk disetujui oleh Pimpinan SMU (Ketua Umum SMU dan Bendahara Umum SMU) dan diketahui oleh Pembantu Rektor III (C.q Biro Kemahasiswaan). 4.2.6 Pencairan dana IKAMA oleh fakultas, diprioritaskan untuk kegiatan penalaran(professional skill), pelatihan kepemimpinan, pendelegasian, dll.
Page 31
4.3 FORMAT PROPOSAL ANGGARAN
Page 32
Page 33
Page 34
Page 35
Page 36
4.4 FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN ANGGARAN
Page 37
Page 38
Page 39
Catatan : Dalam mekanisme penganggaran dan laporan pertanggungjawaban, terdapat 6 bagian utama didalamnya. Antara lain: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Kop Proposal/LPJ (Kop anggaran mengikuti kop pada format proposal program), Judul kegiatan tersebut, Perincian pemasukan (sumber dana), Perincian pengeluaran (kebutuhan), Rekapitulasi total pemasukan dan total pengeluaran, Pengesahan.
Adapula hal-hal yang harus diperhatikan lebih lanjut, seperti: 1. Mekanisme penganggaran ini diperuntukkan dan tidak terpisahkan dari: a. Proposal pengajuan kegiatan terstruktur maupun tidak terstruktur, b. Proposal pendelegasian, c. Laporan pertanggungjawaban kegiatan terstruktur maupun tidak terstruktur, d. Laporan pertanggungjawaban pendelegasian, e. Laporan keuangan tiap KBM. 2. Penganggaran dan laporan pertanggungjawaban anggaran harus menjadi Lampiran I. 3. Kop anggarandalam proposal maupun laporan pertanggungjawaban harus sama dengan kop pada program. 4. Bagian judul menggunakan huruf kapital tidak dicetak miring (tidak terkecuali dalampenggunaan bahasa asing). 5. Lembar bagian judul disatukan dengan lembar pemasukan beserta total pemasukan (satu halaman saja). 6. Lembar pengeluaran menjadi lembar tersendiri beserta dengan total pengeluaran, setelah halaman judul dan pemasukan (jumlah halaman sesuai dengan kebutuhan tiap kegiatan). 7. Lembar tabel rekapitulasi disatukan dengan lembar pengesahan (satu halaman saja). 8. Pada kolom keterangan, diisi dengan detail barang yang akan digunakan (dibeli/disewa) dengan keterangan nama tempat transaksi. 9. Untuk istilah asing dan merek suatu produk dicetak miring, kecuali penggunaan bahasa asing dibagian judul haruslah menggunakan huruf kapital. 10. Jika kuantitas dari frekuensi diisi, maka satuan dari frekuensi pun diisi. 11. Pada bagian belakang dari bukti pengeluaran (kwitansi, nota, struk, bukti transfer) kegiatan SMU harus dicap stempel SMU oleh Bendahara Umum SMU. 12. Pada bagian belakang dari bukti pengeluaran (kwitansi, nota, bukti transfer) kegiatan SMF harus dicap stempel SMF oleh Bendahara SMF. 13. Stempel diletakkan disebelah kiri dari tanda tangan. 14. Warna dari bolpen untuk tanda tangan menggunakan tinta berwarna hitam. 15. Jika memberikan laporan pertanggungjawaban anggaran yang sudah ditanda-tangani terlebih dahulu oleh bendahara umum SMU, maka laporan
pertanggungjawabanprogramdisertakan fotokopi laporan pertanggungjawaban yang sudah sah.
4.5
Format Pengesahan Anggaran A. Proposal penganggaran kegiatan maupun laporan pertanggungjawaban anggaran penggunaan Dana Pengembangan Lembaga Kemahasiswaan danatau IKAMA (didalamnya ada usaha dana, sponsorship, kas, atau kontribusi peserta).
4.5.1Format Pengesahan Anggaran Kegiatan Senat Mahasiswa Universitas Hormat Kami,
Nama Lengkap Bendahara{Nama Kegiatan} Menyetujui,
Nama Lengkap Bendahara Umum SMU Universitas Kristen Satya Wacana
Page 41
4.5.2 Format Pengesahan Anggaran Kegiatan Senat Mahasiswa Fakultas
Hormat Kami,
Nama Lengkap Bendahara SMF F__ Universitas Kristen Satya Wacana
B. Proposal penganggaran kegiatan maupun laporan pertanggungjawaban anggaran penggunaan Dana Pengembangan Lembaga Kemahasiswaan dan penggunaan dana SDM (didalamnya ada usaha dana, sponsorship, kas, atau kontribusi peserta).
Page 42
4.5.3 Format Pengesahan Anggaran Kegiatan Senat Mahasiswa Fakultas Hormat Kami,
Nama Lengkap KaProgDi/Sekertaris F___ Universitas Kristen Satya Wacana
Nama Lengkap BendaharaSMF F___ Universitas Kristen Satya Wacana
C. Proposal penganggaran kegiatan maupun laporan pertanggungjawaban anggaran penggunaan dana IKAMA dan dana SDM (didalamnya ada usaha dana, sponsorship, kas, atau kontribusi peserta). - Kegiatan diaras Senat Mahasiswa Fakultas Hormat Kami, Nama Lengkap Bendahara{Nama Kegiatan} Menyetujui, Nama Lengkap Ka.ProgDi F___ Universitas Kristen Satya Wacana Nama Lengkap Bendahara SMF F___ Universitas Kristen Satya Wacana
Page 43
4.6 FORMAT LAPORAN KEUANGAN BULANAN KBM
Page 44
5. Rapat 5.1 Pra Rapat Kerja LK 5.1.1 Pra Rapat Kerja(Pra Raker)LK diselenggarakan oleh SMU diaras Universitas dan SMF diaras Fakultas. 5.1.2 Pra Raker LK diadakan setelah perumusan dan sosialisasi GBHPLKU dan GBHPLKF. 5.1.3 Peserta Pra Raker LK diaras Universitas adalah seluruh fungsionaris SMU dan BPMU, sedangkan peserta Pra Raker LK di aras Fakultas adalah seluruh fungsionaris SMF dan BPMF. 5.1.4 Pra RakerLK dipimpin oleh PimpinanLK di aras yang bersangkutan. 5.1.5 Pra Raker LK membahas tatatertib Rapat Kerja(Raker) LK dan hal-hal yang menyangkut RakerLK. 5.1.6 Pra Raker LK dianggap kuorum apabila dihadiri oleh sekurang kurangnya (setengah) ditambah 1 (satu)dari jumlah keseluruhan peserta. 5.1.7 Bila kuorum tidak tercapai maka rapat ditunda selama 1 (sat u) di k al i 10 (sepuluh) menit. 5.1.8 Jika rapat telah ditunda selama 1 (sat u) di kal i 10 (sepuluh) menit dan masih juga belum mencapai kuorum maka rapat dilanjutkan serta dianggap sah. 5.1.9 Kesepakatan dalam Pra Raker LK menjadi masukan bagi pelaksanaan Raker LK. 5.1.10Tambatan Pra Raker LK ditinjau kembali untuk disahkan padaRakerLK.
Page 45
5.2
Rapat Kerja Lembaga Kemahasiswaan 5.2.1 Raker LK diselenggarakan oleh SMU diaras Universitas dan SMF diaras Fakultas. 5.2.2 Raker LK bertujuan untuk menyusun rencana program kerja dan anggaran selama 1 (satu) periode yang akan ditetapkan di dalam Rapat Koordinasi (Rakoor)LK. 5.2.3 Peserta Raker LK diaras Universitas adalah seluruh fungsionaris SMU dan BPMU. 5.2.4 Peserta Raker LK diaras Fakultas adalah seluruh fungsionaris SMF dan BPMF serta undangan dari SMU dan BPMU. 5.2.5 Raker LK dipimpin oleh Pimpinan LK di arasyangbersangkuta 5.2.6 Hasil Raker LKF diserahkan melalui BPMF kepada SMU selambatlambatnya 4 (empat) hari setelah Raker LK berakhir. 5.2.7 Seluruh hasil Raker LK ditetapkan melalui surat keputusan yang dikeluarkan oleh forum Raker LK.
5.3
Pra Rapat Koordinasi Lembaga Kemahasiswaan 5.3.1 Pra Rapat Koordinasi (Pra Rakoor) LK diselenggarakan oleh SMU sebelum Rakoor. 5.3.2 Peserta Pra Rakoor LK adalah Pimpinan SMU, Pimpinan SMF, PimpinanBPMF, dan undangan. 5.3.3 Pra RakoorLK dimaksudkan untuk mencari kesepakatan tata tertib Rakoor LK, susunan acara, MekanismeKerjaEksekutif, dan Mekanisme Kerja Sponsorship serta hal-hal yang menyangkut RakoorLK. 5.3.4 Tambatan Pra Rakoor LK ditinjau kembali untuk disahkan pada Rakoor LK. Rapat Koordinasi Lembaga Kemahasiswaan 5.4.1 Rakoor LK diselenggarakan oleh SMU melalui satgas. 5.4.2 Rakoor LK bertujuan untuk memantapkan, menyelaraskan, serta menetapkan Program Kerja dan Anggaran LK selama1 (satu) periode. 5.4.3 Hasil Rakoor LK disahkan dan disampaikan kepada Rektor untuk disahkan. 5.4.4 Keputusan Rektor tentang hasil Rakoor LK disampaikan kepada seluruh pimpinan unit lain yang ada di UKSW. 5.4.5 Seluruh hasil Rakoor LK ditetapkan melalui surat keputusan yang dikeluarkan oleh forum Rakoor LK.
5.4
Page 46
5.5
Rapat Bidang dan Rapat Komisi 5.5.1 Rapat Bidang (Rabid) SMU/SMF/Rapat Komisi (Rakom) BPMF diadakan sekurang-kurangnya satu kali dalam 1 (satu) bulan. 5.5.2 Rabid SMU/SMF/Rakom BPMF dihadiri oleh Pimpinan dan Anggota Bidang/Komisi yang bersangkutan dan undangan bila dianggap perlu. 5.5.3 RabidSMU/SMF/Rakom BPMF dipimpin oleh KetuaBidang/KetuaKomisi yang bersangkutan. 5.5.4 Hasil keputusan RabidSMU/SMF/Rakom BPMF diinformasikan dalam Rapat Pimpinan (Rapim) SMF/BPMF di aras Fakultas atau Rapim SMU di aras Universitas. 5.5.5 Tambatan Rabid SMU/SMF/Rakom BPMF ditinjau kembali pada Rabid/Rakom berikutnya. Rapat Pimpinan 5.6.1 Rapim diadakan sekurang-kurangnya diadakan 1 kali dalam 2 (dua) minggu. 5.6.2 Peserta Rapim adalah pimpinan LK yang bersangkutan. 5.6.3 Rapim SMF dipimpin oleh Ketua SMF atau dimandatkan kepada salah seorang Pimpinan SMF. 5.6.4 Rapim BPMF dipimpin oleh Ketua BPMF atau dimandatkan kepada salah seorang Pimpinan BPMF. 5.6.5 Rapim SMU dipimpin oleh Ketua Umum SMU atau dimandatkan kepada salah seorang Pimpinan SMU. 5.6.6 Tambatan Rapim ditinjau kembali untuk disahkan dalam Rapim berikutnya. Rapat Pleno 5.7.1 Rapat Pleno (Raplen) diadakan sekurang-kurangnya1 kali dalam 1 (satu) bulan. 5.7.2 Peserta Raplen adalah seluruh fungsionaris LK yang bersangkutan. 5.7.3 Raplen SMF dipimpin oleh Ketua SMF. 5.7.4 RaplenBPMFdipimpin oleh KetuaBPMF. 5.7.5 Raplen SMU dipimpin oleh Ketua Umum SMU. 5.7.6 Tambatan Raplen ditinjau kembali untuk disahkan dalam Raplen berikutnya. Rapat Pimpinan Eksekutif 5.8.1 Rapim Eksekutif dilaksanakan oleh SMU. 5.8.2 Rapim Eksekutif diadakan sekurang-kurangnya satu kali dalam 1 (satu) bulan. 5.8.3 Peserta Rapim Eksekutif adalah Pimpinan SMU,dan Badan Pengurus Harian (BPH) SMF. 5.8.4 Rapim Eksekutif dipimpin oleh Ketua Umum SMU.
Page 47
5.6
5.7
5.8
5.8.5 Masalah-masalah yang berhubungan dengan Universitas dan Lembaga Kemahasiswaan yang belum dapat diselesaikan dalam Rapim Eksekutif akan dikonfirmasikan dengan Pimpinan Universitas dan hasilnya akan diinformasikan pada Rapim Eksekutif yang berikutnya. 5.8.6 Tambatan Rapim Eksekutif ditinjau kembali untuk disahkan dalam Rapim Eksekutif berikutnya. 5.9 Rapat Koordinasi Bidang 5.9.1 Rapat Koordinasi Bidang diselenggarakan oleh bidang yang terkait di SMU. 5.9.2 Rapat Koordinasi Bidang diadakan sekurang-kurangnya satu kali dalam 1 (satu) bulan. 5.9.3 Peserta Rapat Koordinasi Bidang adalah Pimpinan SMU dan SMF dari bidang yang terkait serta undangan. 5.9.4 Rapat Koordinasi Bidang dipimpin oleh Pimpinan SMU dari bidang yang terkait. 5.9.5 Masalah-masalah yang menyangkut LKF yang tidak dapat diselesaikan dalam Rapat Koordinasi Bidang dibawa dalam Rapim LK Eksekutif. 5.9.6 Tambatan Rapat Koordinasi Bidang ditinjau kembali dalam Rapat Koordinasi Bidang berikutnya.
5.10 Rapat Pimpinan Eksekutif Diperluas 5.10.1 Rapim Eksekutif Diperluas dilaksanakan oleh SMU. 5.10.2 Rapim Eksekutif Diperluas diadakan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam sebulan. 5.10.3 Peserta Rapim Eksekutif Diperluas adalah Pimpinan SMU, Pimpinan BPMU, Ketua dan Sekretaris BPMF, Ketua dan Sekretaris SMF. 5.10.4 Rapim Eksekutif Diperluas dipimpin oleh Ketua Umum SMU atau dimandatkan kepada salah seorang Pimpinan SMU. 5.10.5 Masalah-masalah yang berhubungan dengan Universitas dan Lembaga Kemahasiswaan yang belum dapat diselesaikan dalam Rapim Eksekutif Diperluas akan dikonfirmasikan dengan Pimpinan Universitas dan hasilnya akan diinformasikan pada RapimEksekutif Diperluasyang berikutnya. 5.10.6 Tambatan Rapim Eksekutif Diperluas ditinjau kembali pada Rapat Pimpinan Eksekutif Diperluas berikutnya. 5.11 Rapat Evaluasi Akhir Periode 5.11.1 Rapat Evaluasi Akhir Periode diadakan oleh SMF dengan BPMF di aras Fakultas, dan SMU dengan BPMU di aras Universitas. 5.11.2 Rapat EvaluasiAkhirPeriodeLKUKSWdiadakan oleh SMU. 5.11.3 Rapat EvaluasiAkhir Periode bertujuan untuk mengevaluasi perencanaan,
Page 48
5.11.4 5.11.5 5.11.6
pelaksanaan program kerja, dan anggaran serta menyusun laporan pertanggungjawaban. Peserta Rapat Evaluasi Akhir Periode adalah seluruh Fungsionaris LK yang bersangkutan. Rapat EvaluasiAkhirPeriode dipimpin oleh PimpinanLKyangbersangkutan. Hasil Rapat Evaluasi Akhir Periode ditetapkan melalui surat keputusan yang dikeluarkan oleh forum Rapat Evaluasi Akhir Periode LK UKSW.
6. Surat-Menyurat 6.1 Peraturan Surat Menyurat 6.1.1 Dalam rangka penataan administrasi setiap suret yang masuk maupun keluar harus melalui Sekretaris/Sekretaris Umum dari LK yang bersangkutan. 6.1.2 Pengarsipan surat dilakukan oleh Sekretaris Umum SMU, Sekretaris SMF,dan Sekretaris BPMF. 6.1.3 Surat keluar harus ditandatangani oleh Ketua SMF dan/atau Ketua Umum SMU. 6.1.4 Surat yang bertujuan keluar kampus harus seijin Pimpinan Fakultas (C.q Dekan/Koor.Bid.Kem.)dan/atau Pimpinan Universitas (C.qPembantuRektor III) dan sepengetahuan Pimpinan SMU. 6.1.5 Surat-menyurat menyangkut keputusan atau sikap organisasi harus ditandatangani oleh Ketua Umum SMU dan Sekretaris Umum SMU. 6.1.6 Surat-menyurat kepanitiaan ditandatangani oleh Ketua Panitia dengan sepengetahuan pimpinan LK yang bersangkutan. 6.1.7 Setiap Ketua Bidang di SMU/Ketua Bidang di SMF/Ketua Komisi di BPMF dapat membuat dan menandatangani surat keluar sepanjang masih dalam batasbatas tugasnya serta diketahui oleh Ketua Umum SMU/Ketua SMF/ Ketua BPMF. 6.1.8 Surat-menyurat yang sifatnya informatif tentang berbagai keputusan dan kebijakan organisasi ditandatangani oleh Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Umum/Sekretaris LK yang bersangkutan. 6.1.9 Berkaitan dengan keperluan penting dan mendesak Ketua SMF dan Ketua Umum SMU berwenang mengeluarkan nota dinas. 6.2 FormatSurat Untuk keseragaman Kode Surat diatur dengan format sebagaiberikut: Angka 01 :Nomor surat yang terdiri dari 2 digit SMU/UKSW :Organisasi yang mengeluarkan surat Int.D :Kode Tujuan SuratInternal Dalam Int.L :Kode Tujuan SuratInternal Luar Eks.D :Kode Tujuan Surat Eksternal Dalam
Page 49
Eks.L U Kep Tug. Ket. IX 2009
:Kode Tujuan Surat Eksternal Luar :Sifat suratyang umum (undangan, pemberitahuan, permohonan) :Surat keputusan :Surat tugas :Surat keterangan :Bulan pembuatan surat :Tahun pembuatan surat
6.2.1 Kode Tujuan Surat Internal Dalam Jenis Kode Tujuan Surat Internal Dalam (Int.D),yaitu surat yang ditujukan hanyadi lingkungan Internal LK pada aras yang bersangkutan. Contoh : SMU BPMF /Int.D/SMU/UKSW/U/IX/2009 /Int.D/BPMF-FPsi/UKSW/U/IX/2009 /Int.D/BPMF-FISKOM/UKSW/U/IX/2009 SMF /Int.D/SMF-FPsi/UKSW/U/IX/2009 /Int.D/SMF-FISKOM/UKSW/U/IX/2009 6.2.2 Kode Tujuan Surat Internal Luar Jenis Kode Tujuan Surat Internal Luar (In.L),yaitu surat yang ditujukan di lingkungan LK UKSW. SMU /Int.L/SMU/UKSW/U/IX/2009 BPMF 01/Int.L/BPMF-FPsi/UKSW/U/IX/2009 /Int.L/BPMF-FISKOM/UKSW/U/IX/2009 SMF /Int.L/SMF-FPsi/UKSW/U/IX/2009 /Int.L/SMF-FISKOM/UKSW/U/IX/2009
6.2.3 Kode Surat Eksternal Dalam

Jenis Kode Tujuan Surat Eksternal Dalam (Eks.D),yaitu surat yang ditujukan kepada pihak di luar lingkungan LK, namun masih dalam lingkungan UKSW. SMU SMU/UKSW/U/IX/2009 BPMF BPMF-FPsi/UKSW/U/IX/2009 BPMF-FISKOM/UKSW/U/IX/2009 SMF SMF-FPsi/UKSW/U/IX/2009 SMF-FISKOM/UKSW/U/IX/2009 6.2.4 Kode Surat Eksternal Luar Jenis Kode Tujuan Surat Eksternal Luar (Eks.L),yaitu surat yang ditujukan kepada pihak di luar lingkunganUKSW. SMU .L/SMU/UKSW/U/IX/2009 BPMF .L/BPMF-FPsi/UKSW/U/IX/2009 .L/BPMF-FISKOM/UKSW/U/IX/2009 SMF .L/SMF-FPsi/UKSW/U/IX/2009 .L/SMF-FISKOM/UKSW/U/IX/2009 6.3 6.3.1 6.3.2 6.3.3 Stempel Stempel adalah logo UKSW yang didalamnya bertuliskan nama lembaga yang bersangkutan. Warna stempel untuk aras Fakultas berwarna biru dan di aras Universitas berwarna hijau. Stempel diletakan disebelah kiri dari nama terang dan jabatan tertinggi dari Lembaga terkait.
7. Undangan dan Pengutusan 7.1 SMU dapat mengutus mahasiswa mewakili almamater untuk mengikuti kegiatan di luar kampus dengan sepengetahuan BPMU dan Pimpinan Universitas(C.q Pembantu Rektor III). 7.2 SMF dapat mengutus mahasiswa mewakili almamater untuk mengikuti suatu kegiatan di luar kampus dengan sepengetahuan BPMF,Pimpinan Fakultas (C.q Dekan/Koor.Bid.Kem.), KetuaUmum SMU, dan Pimpinan Universitas (C.q
7.3 7.4 7.5 7.6
7.7 7.8
Pembantu Rektor III). Undangan yang ditujukan kepada Ketua Umum SMU dapat dimandatkan kepada salah seorang Pimpinan SMU atau salah seorang Ketua SMF. Undangan yang ditujukan kepada Ketua SMF dapat dimandatkan kepada salah seorang Pimpinan SMF. Setiap utusan dalam menjalankan tugasnya wajib menjunjung tinggi Visi dan Misi UKSW dan kode etik mahasiswa UKSW. Setiap utusan ketika menjalankan tugasnya, harus membawa surat tugas dengan sepengetahuan Pimpinan Fakultas (C.qDekan/Koor.Bid.Kem.),Ketua Umum SMU dan Pimpinan Universitas (C.q Pembantu Rektor III). Setelah utusan kembali, selambat-lambatnya 3 (tiga) hari harus menyampaikan laporan pertanggungjawaban keuangan. Setelah utusan kembali, selambat-lambatnya 1 (satu) minggu harus menyampaikan laporan tertulis kepada Ketua Umum SMU apabila diutus dari SMU dan pimpinan SMF apabila diutus SMU
Page 52
8. Format Proposal Pendelegasian 8.1 Format Proposal Pendelegasian Senat Mahasiswa Universitas UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SENAT MAHASISWA UNIVERSITAS PROPOSAL PENDELEGASIAN..........................
Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga Jawa Tengah Indonesia
Melalui Proposal ini, kami dari : Departemen : ................................ Bidang : ................................ Senat Mahasiswa Fakultas F... Berdasarkan : 1. SK Rektor mengenai Pemberlakuan KUKM 2. SK SMU mengenai pengangkatan fungsionaris LKF 3. Hasil rapat pleno/rapat pimpinan pada tanggal.................. 4. Surat undangan/permohonan pendelegasian No...................... Mengutus mahasiswa dibawah ini: 1. Nama (NIM) 2. Nama (NIM) Sebagai delegasi dalam kegiatan: {nama kegiatan tema kegiatan} Kegiatan akan berlangsung pada: Hari, Tanggal : Tempat : Waktu : Adapun hal yang perlu diperhatikan 1. Penganggaran Terlampir (Lampiran I) 2. Surat Keputusan pengangkatan delegasi Terlampir (Lampiran II) 3. Surat Tugas Terlampir (Lampiran III) 4. Pertanggungjawaban keuangan diserahkan selambat-lambatnya 3 (tiga) hari setelah kegiatan berlangsung (hari,tanggal) 5. Pertanggunjawaban kegiatan diserahkan selambat-lambatnya 2 (dua) minggu setelah kegiatan berlangsung (hari,tgl)
Page 53
8.2 Format Pengesahan Proposal Pendelegasian Senat Mahasiswa Universitas UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SENAT MAHASISWA UNIVERSITAS PROPOSAL PENDELEGASIAN.........................
Demikian proposal pendelegasian ini kami buat, ........................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................ Salatiga, tgl-bln-thn Hormat Kami,
Koordinator Delegasi Menyetujui,
Ketua Umum Badan Perwakilan Mahasiswa Universitas UKSW
Ketua Umum Senat Mahasiswa Universitas UKSW
Mengetahui,
Catatan: - Bagian Cover menggunakan format proposal pengajuan kegiatan. - Adapun LPJ pendelegasian seperti format LPJ kegiatan.
Page 54
8.3Format Proposal Pendelegasian Senat Mahasiswa Fakultas UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA FAKULTAS............................................. SENAT MAHASISWA FAKULTAS PROPOSAL PENDELEGASIAN..........................
Melalui Proposal ini, kami dari : Departemen : ................................ Bidang : ................................ Senat Mahasiswa Fakultas F... Berdasarkan : 1. SK Rektor mengenai Pemberlakuan KUKM 2. SK SMU mengenai pengangkatan fungsionaris LKF 3. Hasil rapat pleno/rapat pimpinan pada tanggal.................. 4. Surat undangan/permohonan pendelegasian No...................... Mengutus mahasiswa dibawah ini: 1. Nama (NIM) 2. Nama (NIM) Sebagai delegasi dalam kegiatan: {nama kegiatan tema kegiatan} Kegiatan akan berlangsung pada: Hari, Tanggal : Tempat : Waktu : Adapun hal yang perlu diperhatikan 1. Penganggaran Terlampir (Lampiran I) 2. Surat Keputusan pengangkatan delegasi Terlampir (Lampiran II) 3. Surat Tugas Terlampir (Lampiran III) 4. Pertanggungjawaban keuangan diserahkan selambat-lambatnya 3 (tiga) hari setelah kegiatan berlangsung (hari,tanggal) 5. Pertanggunjawaban kegiatan disererahkan selambat-lambatnya 2 (dua) minggua setelah kegiatan berlangsung (hari,tgl)
Page 55
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA FAKULTAS............................................. 8.4 Format Pengesahan Proposal Pendelegasian Senat Mahasiswa Fakultas SENAT MAHASISWA FAKULTAS PROPOSAL PENDELEGASIAN.........................
Demikian proposal pendelegasian ini kami buat, ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... .......... Salatiga, tgl-bln-thn
Hormat Kami,
Koordinator Delegasi Menyetujui,
Ketua Senat Mahasiswa Fakultas F... UKSW Ketua Umum Senat Mahasiswa Universitas UKSW
Mengetahui,
Koordinator Bidang Kemahasiswaan F.... UKSW
Catatan: - Bagian Cover menggunakan format proposal pengajuan kegiatan. - Adapun LPJ pendelegasian seperti format LPJ kegiatan.
9. PendelegasianWewenang 9.1 Pendelegasian Wewenang Senat Mahasiswa Universitas 9.1.1Pendelegasian wewenang fungsionaris SMU dilakukan sebagai berikut: Apabila Ketua Umum SMU berhalangan, maka Ketua Umum SMU dapat memandatkan fungsi kewenangannya kepada Sekretaris Umum SMU selaku Pejabat Sementara (Pjs). Apabila Sekretaris Umum SMU berhalangan,maka Sekretaris Umum SMU dapat memandatkan fungsi kewenangannya kepada salah satu Wakil Sekretaris atau salah satu Ketua Bidang selaku Pejabat Sementara (Pjs). Pendelegasian wewenang oleh masing-masing fungsionaris harus sepengetahuan Ketua Umum SMU dan Sekretaris Umum SMU selaku penanggungjawab organisasi. 9.1.2Pendelegasian wewenang oleh fungsionaris SMU dilakukan berdasarkan alasan yang jelas dan ditentukan berdasarkan batasan waktu yang jelas sebagaimana kebutuhan tugas-tugas organisasi. 9.1.3Penugasan fungsionaris SMU dilengkapi dengan surat tugas yang disampaikan oleh Sekretaris Umum SMU. 9.2 Pendelegasian Wewenang Badan Perwakilan Mahasiswa Fakultas 9.2.1 Pendelegasian wewenang fungsionaris BPMF dilakukan sebagai berikut: Apabila Ketua BPMF berhalangan, maka Ketua BPMF dapat memandatkan fungsi kewenangannya kepada Sekretaris BPMF selaku Pejabat Sementara (Pjs). Apabila Sekretaris BPMF berhalangan, maka Sekretaris BPMF dapat memandatkan fungsi kewenangannya kepada salah satu Ketua Komisi selaku Pejabat Sementara (Pjs). Pendelegasian wewenang oleh masing-masing fungsionaris harus sepengetahuan Ketua BPMF dan Sekretaris BPMF selaku penanggungjawab organisasi. 9.2.2 Pendelegasian wewenang oleh fungsionaris BPMF dilakukan berdasarkan alas an yang jelas dan ditentukan berdasarkan batasan waktu yang jelas sebagaimana kebutuhan tugas-tugas organisasi. 9.2.3 Penugasan fungsionaris BPMF dilengkapi dengan surat tugas yang disampaikan oleh Sekretaris BPMF.
Page 57
9.3 Pendelegasian Wewenang Senat Mahasiswa Fakultas 9.3.1 Pendelegasian wewenang fungsionaris SMF dilakukan sebagai berikut: Apabila Ketua SMF berhalangan, maka Ketua SMF dapat memandatkan fungsi kewenangannya kepada Sekretaris SMF selaku Pejabat Sementara (Pjs). Apabila Sekretaris SMF berhalangan, maka Sekretaris SMF dapat memandatkan fungsi kewenangannya kepada salah satu Wakil Sekretaris atau salah satu Ketua Bidang selaku Pejabat Sementara (Pjs). Pendelegasian wewenang oleh masing-masing fungsionaris harus sepengetahuan Ketua SMF dan Sekretaris SMF selaku penanggungjawab organisasi. 9.3.2 Pendelegasian wewenang oleh fungsionaris SMF dilakukan berdasarkan alasan yang jelas dan ditentukan berdasarkan batasan waktu yang jelas sebagaimana kebutuhan tugas-tugas organisasi. 9.3.3 Penugasan fungsionaris SMF dilengkapi dengan surat tugas yang disampaikan Oleh Sekretaris SMF. 10. Laporan Pertanggungjawaban Akhir Periode 10.1 Laporan Pertanggungjawaban Akhir Periode Senat Mahasiswa Universitas COVER {silahkan buat content cover sesuai contoh di bawah, untuk desain background teman-teman bebas memilih. Tapi jangan lupa menggunakan logo UKSW yang berwarna download di http://v5.uksw.edu
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN SENAT MAHASISWA UNIVERSITAS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA PERIODE 2013-2014
SALATIGA,2014
Page 58
KATA PENGANTAR {berisikan tujuan, manfaat, serta capaian yang diharapkan dengan adanya laporan pertanggungjawaban ini} DAFTAR ISI {merupakan rangkaian umum yang menggambarkan laporan pertanggungjawaban dari bagian awal hingga akhir secara sistematis} BAB I GAMBARAN UMUM 1. Pendahuluan {ulasan yang menerangkan bagian-bagian dari laporan pertanggungjawaban} 2. Tugas dan Wewenang Senat Mahasiswa Fakultas {silahkan merujuk KUKM 2011 Pasal..} 3. Garis-Garis Besar Haluan Program Lembaga Kemahasiswaan Fakultas {silahkan merujuk GBHPLKF yang dibuat oleh kawan-kawan BPMF} BAB II BADAN PEKERJA HARIAN 1. Ketua 1.1 Pengelolaan Organisasi 1.2 Evaluasi dan Rekomendasi. 2. Sekretaris 2.1 Pengelolaan Program 2.2 Evaluasi dan Rekomendasi 3. Bendahara 3.1 Pengelolaan Anggaran {berisi sumber-sumber dana yang didapat untuk kegiatan selama 1 periode} 3.2 Laporan Anggaran {berisi laporan anggaran tabel yang telah disediakan lihat contoh} 3.3 Evaluasi dan Rekomendasi {evaluasi berisikan perbandingan realisasi (yang ada pada LPJ) dengan hasil rakor serta permasalahan/kendala/tantangan yang dihadapi} {rekomendasi berisi saran dan rekomendasi untuk mengatasi masalah serupa di masa mendatang}
Page 59
BAB III BIDANG I - {NAMA BIDANG} 1. Pimpinan Bidang I 1.1 Gambaran Umum Bidang I {berisi latar belakang dan tujuan pembentukan bidang tersebut} {berisi keadaan umum bidang terkait} {berisi latar belakang pembentukan masing-masing departemen serta keanggotaannya} 1.2 Uraian Kerja Bidang I {berisijob description yang telah diadakan pada awal periode kepengurusan} 1.3 Program Kerja Bidang I {silahkan merujuk proker (KPU, PU, P, dan K) berdasarkan hasil rakoor} 1.4 Kinerja Bidang I {berisi laporan kinerja pimpinan bidang seperti rapat internal, koordinasi dengan bidang dan SMU} 2. Departemen {Nama Departemen} 2.1 Program Kerja Terstruktur 2.1.1 {Nama Kegiatan} {silahkan tampilkan tabel proker (Tujuan, Sasaran, dan Gambaran Kegiatan) berdasarkan hasil rakoor} Capaian {berisi realisasi berdasarkan LPJ kegiatan} Evaluasi {perbandingan realisasi (yang ada pada LPJ Kegiatan) dengan hasil rakoor serta permasalahan/kendala/tantangan yang dihadapi} Rekomendasi {saran dan rekomendasi untuk mengatasi masalah serupa di periode mendatang} 2.1.2 {Nama Kegiatan} 2.1.3 {Nama Kegiatan} 2.2 Program Kerja Non-Terstruktur 2.2.1 {Nama Kegiatan} Capaian {berisi realisasi berdasarkan LPJ kegiatan} Evaluasi {perbandingan realisasi (yang ada pada LPJ Kegiatan) dengan proposal kegiatan serta permasalahan/kendala/tantangan yang dihadapi} Rekomendasi {saran dan rekomendasi untuk mengatasi masalah serupa di masa mendatang}
Page 60
BAB IV BIDANG II - {NAMA BIDANG} BAB V BIDANG III - {NAMA BIDANG} BAB V BIDANG IV - {NAMA BIDANG} BAB VII PENUTUP {berisi penutup dari seluruh rangkaian laporan pertanggungjawaban} LAMPIRAN {merupakan dokumen tambahan guna melengkapi dokumen utama, seperti: biodata serta kesan dan pesan fungsionaris; dokumentasi kegiatan}
Page 61
10.2 Laporan Pertanggungjawaban Akhir Periode Senat Mahasiswa Fakultas COVER {silahkan buat content cover sesuai contoh di bawah, untuk desain background teman-teman bebas memilih. Tapi jangan lupa menggunakan logo UKSW yang berwarna download di
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN SENAT MAHASISWA FAKULTAS FAKULTAS............................................ UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA PERIODE 2013-2014
SALATIGA,2014
KATA PENGANTAR {berisikan tujuan, manfaat, serta capaian yang diharapkan dengan adanya laporan pertanggungjawaban ini} DAFTAR ISI {merupakan rangkaian umum yang menggambarkan laporan pertanggungjawaban dari bagian awal hingga akhir secara sistematis} BAB I GAMBARAN UMUM 1. Pendahuluan {ulasan yang menerangkan bagian-bagian dari laporan pertanggungjawaban} 2. Tugas dan Wewenang Senat Mahasiswa Fakultas {silahkan merujuk KUKM 2011 Pasal..}
3. Garis-Garis Besar Haluan Program Lembaga Kemahasiswaan Fakultas {silahkan merujuk GBHPLKF yang dibuat oleh kawan-kawan BPMF} BAB II BADAN PEKERJA HARIAN 4. Ketua 1.3 Pengelolaan Organisasi 1.4 Evaluasi dan Rekomendasi 5. Sekretaris 2.3 Pengelolaan Program 2.4 Evaluasi dan Rekomendasi 6. Bendahara 3.4 Pengelolaan Anggaran {berisi sumber-sumber dana yang didapat untuk kegiatan selama 1 periode} 3.5 Laporan Anggaran {berisi laporan anggaran tabel yang telah disediakan lihat contoh} 3.6 Evaluasi dan Rekomendasi {evaluasi berisikan perbandingan realisasi (yang ada pada LPJ) dengan hasil rakor serta permasalahan/kendala/tantangan yang dihadapi} {rekomendasi berisi saran dan rekomendasi untuk mengatasi masalah serupa di masa mendatang} BAB III BIDANG I - {NAMA BIDANG} 3. Pimpinan Bidang I 1.5 Gambaran Umum Bidang I {berisi latar belakang dan alasan (inisiatif) pembentukan bidang tersebut} {berisi keadaan umum bidang terkait} {berisi latar belakang pembentukan masing-masing departemen serta keanggotaannya} 1.6 Uraian Kerja Bidang I {berisijob description yang telah diadakan pada awal periode kepengurusan} 1.7 Program Kerja Bidang I {silahkan merujuk proker (KPU, PU, P, dan K) berdasarkan hasil rakoor} 1.8 Kinerja Bidang I {berisi laporan kinerja pimpinan bidang seperti rapat internal, koordinasi dengan bidang dan SMF} 4. Departemen {Nama Departemen} 2.3 Program Kerja Terstruktur 2.1.4 {Nama Kegiatan} {silahkan tampilkan tabel proker (Tujuan, Sasaran, dan Gambaran Kegiatan) berdasarkan hasil rakoor} Capaian {berisi realisasi berdasarkan LPJ kegiatan} Evaluasi
{perbandingan realisasi (yang ada pada LPJ Kegiatan) dengan hasil rakoor serta permasalahan/kendala/tantangan yang dihadapi} Rekomenda {saran dan rekomendasi untuk mengatasi masalah serupa di periode mendatang} 2.1.5 {Nama Kegiatan} 2.1.6 {Nama Kegiatan} 2.4 Program Kerja Non-Terstruktur 4. {Nama Kegiatan} Capaia {berisi realisasi berdasarkan LPJ kegiatan} Evaluasi {perbandingan realisasi (yang ada pada LPJ Kegiatan) dengan proposal kegiatan serta permasalahan/kendala/tantangan yang dihadapi} Rekomendasi {saran dan rekomendasi untuk mengatasi masalah serupa di masa mendatang} BAB IV BIDANG II - {NAMA BIDANG} BAB V BIDANG III - {NAMA BIDANG} BAB V BIDANG IV - {NAMA BIDANG} BAB VII PENUTUP {berisi penutup dari seluruh rangkaian laporan pertanggungjawaban} LAMPIRAN {merupakan dokumen tambahan guna melengkapi dokumen utama, seperti: biodata serta kesan dan pesan fungsionaris; dokumentasi kegiatan} 10.3 Laporan Pertanggungjawaban Anggaran Akhir Periode (Lampiran I) 11. Penutup Demikian mekanisme kerja eksekutif ini diadakan, untuk dapat dijadikan sebagai acuan dalam melaksanakan fungsi dan peranan dalam LK. Semoga dapat berguna dalam mendukung pelayanan LK terhadap kawan-kawan mahasiswa sehingga terwujud visi dan misi Universitas Kristen Satya Wacana.Tuhan memberkati. Menjadi Satu Tubuh Memberikan yang Terbaik bagi Satya Wacana
Page 64

Draft Mke 2013-2014 Sudah Fix Siap Share

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Draft Mke 2013-2014 Sudah Fix Siap Share

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MEKANISME KERJA EKSEKUTIF LEMBAGA KEMAHASISWAAN UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA PERIODE 2013-2014

Universitas Kristen Satya Wacana Lembaga Kemahasiswaan 2013

Lembaga Kemahasiswaan UKSW 2013-2014

Lembaga Kemahasiswaan UKSW 2013-2014

MEKANISME KERJAEKSEKUTIF LEMBAGAKEMAHASISWAAN UNIVERSITAS KRISTENSATYAWACANA PERIODE 2013-2014

Ini aku, utuslah aku

Lembaga Kemahasiswaan UKSW 2013-2014

Lembaga Kemahasiswaan UKSW 2013-2014

Lembaga Kemahasiswaan UKSW 2013-2014

Lembaga Kemahasiswaan UKSW 2013-2014

Lembaga Kemahasiswaan UKSW 2013-2014

Lembaga Kemahasiswaan UKSW 2013-2014

2.8.6 2.8.7 2.8.8 2.8.9

UNIVERSITASKRISTEN SATYA WACANA SENAT MAHASISWAUNIVERSITAS BIDANG DEPARTEMEN SALATIGA 2013

Lembaga Kemahasiswaan UKSW 2013-2014

2.9.2 Format Cover Proposal Senat Mahasiswa Fakultas

2.9.3 Format Kop Proposal Senat Mahasiswa Universitas

Lembaga Kemahasiswaan UKSW 2013-2014

2.9.4 Format Kop Proposal Senat Mahasiswa Fakultas

Lembaga Kemahasiswaan UKSW 2013-2014

Lembaga Kemahasiswaan UKSW 2013-2014

Lembaga Kemahasiswaan UKSW 2013-2014

2.9.6 Format Cover Laporan Pertanggungjawaban Senat Mahasiswa Universitas

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN

2.9.7 Format Cover Laporan Pertanggungjawaban Senat Mahasiswa Fakultas

Lembaga Kemahasiswaan UKSW 2013-2014

2.9.8 Format Kop Laporan Pertanggungjawaban Senat Mahasiswa Universitas

2.9.9 Format Kop Laporan Pertanggungjawaban Senat Mahasiswa Fakultas

Lembaga Kemahasiswaan UKSW 2013-2014

Strategi Penangangan Diadakan icebreaking terlebih dulu dari pembawaacara.

Lembaga Kemahasiswaan UKSW 2013-2014

KetuaPanitia/Koordinator Satuan Tugas Menyetujui,

KetuaUmum Senat Mahasiswa Universitas UKSW

Ketua Bidang Senat Mahasiswa Universitas UKSW

Pembantu Rektor III UKSW

Lembaga Kemahasiswaan UKSW 2013-2014

Ketua Panitia/Koordinator Satuan Tugas Menyetujui,

Ketua Senat Mahasiswa Fakultas F UKSW

Ketua Bidang Senat Mahasiswa Fakultas F UKSW

Ketua Umum Senat Mahasiswa Universitas UKSW Mengetahui,

Koordinator Bidang Kemahasiswaan F UKSW

Lembaga Kemahasiswaan UKSW 2013-2014

Ketua HMP F. UKSW Menyetujui,

Ketua Panitia/Koordinator Satuan Tugas

Ketua Senat Mahasiswa Fakultas F. UKSW

Ketua Bidang Senat Mahasiswa Fakultas F UKSW

Koordinator Bidang Kemahasiswaan F. UKSW

Pembantu Rektor III UKSW

Lembaga Kemahasiswaan UKSW 2013-2014

MEMO Kepada Tanggal Hal : : :

Ketua BPMF F UKSW

Ketua Komisi Program BPMF F UKSW

Ketua Komisi Anggaran BPMF F UKSW

Lembaga Kemahasiswaan UKSW 2013-2014

Lembaga Kemahasiswaan UKSW 2013-2014

2.9.15 Format Memo Pembubaran Panitia Pelaksana Senat Mahasiswa Universitas

MEMO Kepada Tanggal Hal : : : Pembubaran Panitia : .. : .. : .. : ..dari surplus sebesar: ..

Nama Kegiatan Tanggal Kegiatan Jumlah Panitia BiayaPembubaran

Bendahara Umum Senat Mahasiswa UniversitasUKSW Mengetahui,

Ketua Umum Senat Mahasiswa UniversitasUKSW

Lembaga Kemahasiswaan UKSW 2013-2014

2.9.16 Format Memo Pembubaran Panitia Pelaksana Senat Mahasiswa Fakultas

MEMO Kepada Tanggal Hal : : : Pembubaran Panitia : .. : .. : .. : ..dari surplus sebesar: ..

Nama Kegiatan Tanggal Kegiatan Jumlah Panitia BiayaPembubaran