SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

Bab ini mendiskusikan operasi pemrosesan informasi yang dilibatkan untuk memperbarui buku besar dan membuat laporan yang meringkas hasil-hasil aktivitas organisasi. sistem buku besar. Sistem buku besar dan pelaporan keuangan memainkan poeranan penting dalam SIA perusahaan. Salah satu fungsi utamanya adalah mengumpulkan dan mengatur data dari sumbersumber berikut ini : Setiap subsistem siklus akuntansi yang dijelaskan memberikan informasi mengenai transaksi reguler. (hanya data utama yang mengalir dari setiap subsistem yang diperlihatkan). Bendahara memberi informasi mengenai aktivitas pembiayaan dan investasi seperti pengeluaran atau pemberhentian penggunaan instrumen utang dan ekuitas pembelian atau penjualan surat berharga investasi. Bagian anggaran memberi jumlah anggaran. !ontroler memberi ayat jurnal penyesuaian

Informasi ini harus diatur dan disimpan dalam "ara yang memfasilitasi pemenuhan berbagai kebutuhan informasi dan pemakai eksternal. #ara menejer perlu informasi terin"i mengenai hasil-hasil operasi dalam bidang tanggung ja$ab mereka masing-masing. #ara investor dan kreditor menginginkan laporanm keuangan periodik untuk membantu mereka menilai kinerja organisasi. semakin banyak dari mereka yang meminta laporan yang lebih terin"i dan sering. %embaga pemerintah juga memiliki kebutuhan informasi periodik yang harus dipenuhi. Akibatnya sistem buku besar dan pelaporan harus didesain untuk menghasilkan laporan periodik teratur dan untuk mendukung kebutuhan pertanyaan real-time. &ontohnya para menejer departemen harus se$aktu-$aktu mampu menilai kinerja aktual dengan yang diren"anakan agar penyimpangan dapat diidentifikasikan sedini mungkin untuk dapat dilakukan tindakan korektif.

Begitu pula dengan bendahara dia harus mampu se"ara dekat menga$asi arus kas agar penyimpangan dari prediksi dapat diidentifikasikan tepat pada $aktunya untuk menyesuaikan peminjaman jangka pendek. AKTIVITAS BUKU BESAR DAN PELAPORAN 'mpat aktivitas dassar yang dilakukan dalam sistem buku besar dan pelaporan menunjukkan sistem online umum yang digunakan untuk melakukan aktivitas-aktivitas tersebut untuk. (ari empat aktivitas tersebut tiga diantara aktivitas pertamanya yakni menyajikan langkah-langkah dasar dalam siklus akuntansi yang menghasilkan produksi rangkaian laporan keuangan tradisional. Aktivitas menunjukkan bah$a sebagai tambahan dari laporan keuangan untuk pemakai eksternal SIA menghasilkanlaporan untuk pihak manajemen internal juga. Selanjutnya setiap aktivitas ini akan dipelajari se"ara lebih terin"i. PERBARUI BUKU BESAR Aktivitas pertama dalam sistem buku besar adalah memperbarui buku besar. Aktivitas memperbarui terdiri dari memasukkan ayat jurnal yang berasal dari dua sumber : ). Subsistem Akuntansi. Setiap subsistem akuntansi yang membuat ayat jurnal untuk memperbarui buku besar. Se"ara teori buku besar dapat diperbarui setiap saat tiap terjadinya transaksi. Akan tetapi praktiknya berbagai subsistem akuntansi biasanya memperbarui buku besar dengan membuat ayat jurnal ringkasan yang menyajikan hasil dari semua transaksi yang terjadi selama suatu periode $aktu tertentu. &ontohnya subsistem siklus pendapatan akan menghasilkan ayat jurnal ringkasan yang mendebit piutang usaha dan kas serta mengkredit penjualan untuk semua penjualan yang dilakukan selama periode pembaruan. *. Bendahara. Bagian bendahara membuat ayat jurnal satu per satu untuk memperbarui buku besar atas transaksi nonrutin seperti penerbitan atau pengeluaran utang pembelian atau penjualan saham investasi atau perolehan saham perbendaharaan. MEMASUKKAN AYAT JURNAL PENYESUAIAN

Aktivitas kedua dalam sistem buku besar adalah memasukkan berbagai ayat jurnal penyesuaian (A+#). A+# berasal dari kantor kontroler setelah nera"a saldo dibuat. Neraca Saldo adalah %aporan yang men"antumkan saldo-saldo dari semua akun buku besar. ,amanya men"erminkan kenyataan bah$a apabila semua aktivitas di"atat dengan benar maka total saldo debit dalam berbagai akun harus sama dengan total saldo kredit. A+# terbagi dalam lima kategori dasar : ). Akrual men"erminkan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk men"erminkan berbagai kegiatan yang terjadi tetapi kas belum diterima atau dikeluarkan. &ontohnya : pen"atatan pendapatan bunga yang di dapat dan utang gaji. *. Pembayaran di muka men"erminakan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk men"erminkan pertukaran kas sebelum kinerja kegiatan terkait. &ontohnya : se$a bunga asuransi. -. Perkiraan me$akili jurnal yang men"erminkan sebagian dari biaya yang terjadi selama beberapa periode akuntansi. &ontohnya : meliputi beban depresiasi atau penyusutan dan beban piutang tak tertagih. .. Penilaian ulang jurnal yang dibuat untuk men"erminkan perbedaan nilai yang sesungguhnya dengan yang di"atat atas suatu ast atau perubahan dalam prinsip akuntansi. &ontohnya : perubahan metode yang digunakan untuk menilai persediaan mengurangi nilai persediaan untuk men"erminkan umur atau menyesuaikan "atatan perdiaan unuk men"erminkan hasil yang di dapt selama perhitungan fisik persediaan. /. Perbaikan me$akili jurnal yang dibuat untuk meniadakan pengaruh kesalahan yang ditemukan dalam buku besar. BUAT LAPORAN KEUANGAN Aktivitas ketiga dalam sistem buku besar dan pelaporan adalah membuat laporan-laporan keuangan. %aporan laba-rugi dibuat pertama dengan menggunakan data dari saldo akun pendapatan dan biaya di nera"a saldo disesuaikan. ,era"a dibuat setelahnya. Aktivitas ini

membutuhkan ayat jurnal penutupan yang akan menolkan semua akun pendapatan dan pengeluaran serta memindahkan laba bersih atau kerugian ke laba ditahan. %aporan keuangan penting ketiga yang dibuat adalah laporan arus kas. %aporan ini menggunakkan data dari laporan laba rugi dan nera"a untuk memberikan rin"ian mengenai aktivitas investasi dan keuangan organisasi. MEMBUAT LAPORAN MANAJERIAL Aktivitas keuangan dalam sistem buku besar dan pelaporan menghasilkan berbagai laporan manajerial. &ontoh laporan pengendalian buku besar termasuk ()) daftar vou"her jurnal berdasarkan nomor nomor akun atau tanggal dan (*) daftar saldo akun buku besar. %aporanlaporan ini digunakan untuk memverifikasi akurasi proses masukannya ke buku besar. %aporan anggaran dan kinerja harus dikembangkan atas dasar akuntansi

pertanggungja$aban. Akuntan ! "ertan##un#$a%a&an melaporkan hasil keuangan atas dasar tanggungja$ab manajerial di dalam organisasi. hasilnya adalah serangkaian laporan terkait yang merin"i kinerja keseluruhan organisasi berdasarkan submit tertentu. Isi laporan kinerja berdasarkan anggaran harus dibentuk berdasarkan sifat unit yang dievaluasi. 'BRL( Peluan# TI untuk Men!n#katkan Pela"oran Keuan#an 0eknologi komunikasi telah lama digunakan untuk mengurangi baik $aktu maupun biaya membuat serta menyebarkan laporan keuangan. &ontoh : para kontroler se"ara rutin mengakses database pelaporan keuangan publik seperti ,AA1S. #erkembangan extensiblebusiness reporting language )'BRL* yang merupakan varian dari 23%. Bahasa untuk semua tujuan ini di desain untuk memberikan "ara mengkomunikasikan isi data. 403% menggunakan label untuk menunjukkan bagaimana data diformat. 2B1% menggunakan jenis label yang hampir sama untuk mengidentifikasi isi setiap bagian data. &ontohnya label 2B1% dapat menunjukkan bah$a bagian data berikutnya me$akili piutang usaha. 2B1% memberikan dua manfaat utama dalam pembuatan dan penyebaran data keuangan se"ara elektroni".

#ertama 2B1% memungkinkan organisasi untuk mempublikasikan informasi hanya sekali dengan menggunakan label 2B1%. 3anfaat kedua 2B1% adalah informasi yang diberikan oleh label 2B1% dapat diartikan. Berarti pen"arian data di internet akan lebih efisien dan akurat. 2B1% tentu saja penting dalam perkembangan 0I. 2B1% juga berharga karena profesi akuntansi memulai perkembangan 2B1%. #roses perkembangan 2B1% memberikan gambaran bagus tentang bagaimana para akuntan dapat se"ara aktif terlibat dalam perkembangan 0I yang sedang dijalankan. TUJUAN+ AN,AMAN+ DAN PROSEDUR PENGENDALIAN 0ujuan pengendalian dalam sistem buku besar dan pelaporan hampir sama dengan tujuan dalam siklus SIA lainnya yang didiskusikan dalam bab-bab sebelumnya : ). Semua pembaruan ke buku besar diotorisasikan dengan benar. *. Semua transaksi ke buku besar yang di "atat valid. -. Semua transaksi buku besar yang valid dan diotorisasikan telah di"atat. .. Semua transaksi buku besar di"atat se"ara akurat. /. (ata buku besar dijaga dari kehilangan atau pen"urian. 5. Aktivitas sistem buku besar dilakukan se"ara efisien dan efektif. An"aman dan pengendalian dalam sistem buku besar dan pelaporan : ). #roses : memperbarui buku besar An"aman : kesalahan-kesalahan
Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan : pengendalian input dan pemrosesan, laporan rekonsiliasi dan pengendalian, jejak audit.

*. #roses : akses ke buku besar An"aman : kehilangan data rahasia dan6atau penyembunyian pen"urian

#rosedur pengendalian yang dapat diterapkan : pengendalian akses jejak audit. -. #roses : kehilangan atau kehan"uran buku besar An"aman : kehilangan data dan aset #rosedur pengendalian yang dapat diterapkan : prosedur pembuatan "adangan dan pemulihan dari ben"ana. Anca-an . ( Ke ala/an dala- Me-"er&aru! Buku Be ar !esalahan yang dibuatse$aktu memperbarui buku besar dapat mengarah pada pembuatan keputusan yang tidak benar berdasarkan informasi salah yang terdapat dalam laporan kinerja keuangan. #rosedur pengendalian untuk menangani an"aman ini terbagi dalam tiga kategori yakni : #engendalian edit input dan pemrosesan %aporan rekonsiliasi dan pengendalian #emeliharaan jejak audit yang men"ukupi.

Anca-an 0 ( Ak e Tan"a Otor! a ! ke Buku Be ar Akses tanpa otorisasi ke buku besar dapat mengakibatkan kebo"oran data rahasia ke pesaing atau kerusakan buku besar. 4al tersebut juga dapat memberikan "ara untuk menyembunyikan pen"urian aset. 7leh karenanya merupakan hal yang penting untuk memiliki pengendalian yang memadai agar dapat men"egah akses tanpa otorisasi ke buku besar. I( dan pass$ord pemakai harus digunakan untuk mengendalikan akses ke buku besar dan untuk mendorong pemisahan tugas yang benar dengan "ara membatasi fungsi yang dapat dilakukan settiap pemakai yang sah. Anca-an 1 ( Ke/!lan#an atau Keru akan Data Buku Be ar

Buku besar adalah komponen kun"i dari sistem informasi akuntansi organisasi. oleh karenanya merupakan hal yang penting untuk menyediakan "adangan dan prosedur pemulihan dari ben"ana yang memadai untuk melindungi aset ini. #engendalian "adangan menyangkut hal-hal berikut ini ). #enggunaan label file internal dan eksternal untuk melindungi buku besar yang terakhir dari kerusakan tanpe disengaja. *. 3elakukan pembuatan "adangan buku besar se"ara rutin. #aling tidak dua salinan "adangan buku besar harus ada. Satu salinan disimpan diluar lokasi perusahaan untuk memberi perlindungan dari ben"ana besar sperti kebakaran atau gempa bumi. Man2aat Model Data Ter!nte#ra ! 3odel data keseluruhan perusahaan yang terintegrasi dapat se"ara signifikan meningkatkan dukungan yang diberikan untuk pembuatan keputusan manajerial.

Pert!-&an#an Pen#endal!an Internal !ebanyakan sistem '1# menggunakan database tersentralisasi. Sistem sema"am ini biasanya menguasakan banyak orang yang berbeda untuk memasukkan data yang berkaitan dengan aktivitas bisnis tertentu tetapi hal ini mempersulit untuk memberikan tanggung ja$ab memelihara integritas data. Selanjutnya sistem '1# sering kali menghasilkan efisiensi proses dengan memungkinkan seseorang untuk melakukan berbagai langkah dalam proses bisnis sehingga mengurangi pemisahan tugas. 0erakhir sifat sistem '1# yang terintegrasi dan lintas fungsi dapat meningkatkan eksposur yang berasal dari kerusakan sistem. Akan tetapi berbagai an"aman ini dapat dikurangi melalui desain dan implementasi yang benar. Men##unakan In2or-a ! untuk Pen#a-&!lan Ke"utu an 8ungsi utama SIA adalah memberikan para manajer informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan. Bagian-bagian ini mendiskusikan topi"-topik penting yang berkaitan dengan penggunaan informasi untuk pengambilan keputusan: (1) balanced scorecard dan (2) gudang data untuk mendukung inteli en bisnis.

Balanced Scorecard Balan"ed s"ore"ard adalah laporan yang memberikan perspektif multidimensi dari kinerja organisasi. Balan"ed s"ore"ard berisi berbagai ukuran yang men"erminkan empat perspektif organisasi: keuangan pelanggan operasi internal dan inovasi serta pembelajaran.untuk setiap dimensi balan"ed s"ore"ard menunjukkan tujuan organisasi dan ukuran spesifik yang men"erminkan kinerja berkaitan dengan tujuan-tujuan itu. Bersama-sama keempat dimensi balan"ed s"ore"ard memberikan gambaran umum yang lebih komprehensif atas kinerja organisasi daripada yang disediakan oleh ukuran keuangan sendiri. Bahkan balan"ed s"ore"ard yang didesain dengan baik akan mengukur berbagai aspek penting dari strategi organisasi dan men"erminkan hubungan sebab akibat yang penting diantara keempat dimensi tersebut. #ara pelanggan adalah kun"i untuk men"apai tujuan keuangan. 7leh karenanya perspektif pelanggan di balan"ed s"ore"ard A7' berisi dua tujuan utama: meningkatkan kepuasan pelanggan dan menjadi pemasok yang diutamakan untuk para pelanggan utama. Selanjutnya memenuhi tujuan yang berorientasi pelanggan tersebut membutuhkan proses bisnis yang dilakukan se"ara efisien dan efektif. Akibatnya bagian perspektif internal dalam balan"ed s"ore"ard A7' berfokus atas berbagai aktivitas yang paling dapat se"ara langsung mempengaruhi persepsi pelanggan: kualitas layanan ke"epatan pengiriman dan kualitas produk. 0erakhir manajemen pun"ak A7' menyadari pentingnya pengembangan berbagai produk baru dan pelatihan tenaga kerjanya untuk terus meningkatkan layanan dan hasil. Men##unakan Gudan# Data untuk Intel!$en B! n! Akses tepat $aktu ke informasi adalah hal yang penting. (i dalam ekonomi global saat ini yang berkembang "epat pihak manajemen harus se"ara konstan menga$asi dan mengevaluasi kembali kinerja keuangan dan operasional dalam hal tujuan startegisnya. #erusahaan harus mampu mengubah ren"ana mereka dengan "epat sebagai respon atas perubahan dalam lingkungan mereka.Akibatnya banyak organisasi yang mengadopsi sistem buku besar on-line. !etika sistem sema"am ini men"akup database berdesain baik pihak manajemen memiliki akses yang selalu siap ke informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan operasional dan taktis se"ara tapat $aktu.

9una memberikan kebutuhan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan strategis organisasi membangun database terpisah yang disebut sebagai gudang data. 9udang data berisi rin"ian dan ringkasan data untuk beberapa tahun dan digunakan untuk analisis daripada untuk pemrosesan transaksi. 7rganisasi sering kali membangun gudang data terpisah untuk fungsi keuangan lainnya untuk fungsi sumber daya manusia dan seterusnya gudang data sema"am ini yang lebih ke"il sering kali disebut sebagai data mart. 9udang data dan data mart tidak menggantikan database pemrosesan organisasi. Sebaiknya mereka melengkapi database tersebut dengan memberikan dukungan untuk pengambilan keputusan strategis. 9udang data berbeda dari database yang digunakan untuk mendukung pemrosesan transaksi tidak hanya dari segi ukuran tetapi juga "ara mereka distrukturkan. +ika database pemrosesan transaksi di desain untuk meminimalkan pengulangan dan karenanya memaksimalkan efisiensi pembaruannya untuk men"erminkan hasil transaksi saat ini gudang data sering kali di desain untuk sengaja berulang-ulang agar dapat memaksimalkan efisiensi pertanyaan. #roses mengakses mengakses data yang termasuk dalam gudang data dan menggunakannya utuk pengambilan keputusan strategis sering kali disebut sebagai intelijen bisnis. 0erdapat dua teknik utama yang digunakan dalam intelijen bisnis: pemrosesan analitikal on-line (on-line analyti"al pro"essing : 7%A# ) dan penggalian data. #emrosesan analitikal online (7%A#) menggunakan bahasa pertanyaan yang memungkinkan pemakai mengarahkan penyelidikan hubungan yang dihipotesiskan dalam data tersebut. %angkah-langkah yang merupakan garis besar proses menyeluruh untuk menangani kekha$atiran mengenai potensi keamanan dan integritas gudang data yaitu: ). Identifikasi data *. !lasifikasi data -. #enilaian data .. Identifikasi kerentanan /. Identifikasi pengendalian

5. #emilihan pengendalian yang efektif biayanya ;. 'valuasi