Pengelolaan Sumber Daya Manusia

Heru Sasongko, S.Farm.,Apt

Tenaga kefarmasian
- Apoteker Pengelola Apotek (APA)
- Apoteker Pendamping
Tenaga teknis kefarmasian
- Asisten apoteker
- Ahli madya farmasi, Analis farmasi
- Sarjana farmasi
Tenaga non-kefarmasian
- Petugas keuangan/Kasir
- Petugas administrasi
- Petugas kebersihan, keamanan, dll.
Diperlukan untuk menjelaskan
hubungan antar personal
Untuk menegaskan peran, tugas,
kewajiban dan wewenang tiap
personal
Ditetapkan oleh masing-masing
organisasi




APA Pemilik Sarana Apotek
Apoteker pendamping
Fungsi
Pembelian
(TKK)
Fungsi
Gudang
(TKK)
Fungsi
Penjualan
(TKK)
Fungsi
Keuangan
Fungsi
Pembukuan
TKK
Juru
Resep
Adm
Pemb
Adm
Penj
Adm
K/B
Adm
Pajak




APA Pemilik Sarana Apotek
Apoteker pendamping
Asisten
apoteker
(3 orang)
Penjualan
HV
(1 orang)
Pembantu
umum
(2 orang)
Administrasi
dan
keuangan
(2 orang)
(
Reseptir
KOSUDGAMA
Pengurus Pengawas
Bagian umum
dan Personalia
Bagian
Akuntansi
dan
Keuangan
Unit
Niaga
Unit
Simpan
pinjam
Unit
Apotek
Unit Jasa

Kepala unit
(APA)
Wakil unit
Gudang Pelayanan obat bebas Kasir dan
Administrasi
AA
Apoteker
Pendamping
Apoteker Pengelola Apotek/
Pemilik Sarana Apotek
Apoteker pendamping
Kasir Besar
Gudang
Pembelian
Tata Usaha
(TU)
Shift II
Supervisi
(Asisten
Apoteker)
Juru Resep
Kasir Kecil
Shift I

Supervisi
(Asisten
Apoteker)
Juru Resep
Kasir Kecil
Tugas APA :
Memimpin seluruh kegiatan apotek.
Membuat visi dan misi
Membuat stratgi tujuan, sasaran dan program kerja
Membuat dan menetapkan peraturan atau SPO pada setiap fungsi
kegiatan di apotek
Membuat dan menetapkan indikator form record pada sitiap fungsi
kegiatan di apotek
Mengusahakan agar apotek yang dipimpinnya dapat memberikan
hasil yang sesuai rencana kerja (meningkatkan omset, mengadakan
pembelian yang tepat dan penekanan sejauh mungkin biaya tak
langsung lainnya)

Tanggung jawab APA:
Bidang keuangan: penggunaan secara efisien, pengamanan dan
kelancaran.
Bidang persediaan barang: pengadaan yang sehat, ketertiban
penyimpanan dan kelancaran.
Bidang inventaris: penggunaan yang efisien serta pemeliharaan
dan pengamanan.
Bidang administrasi: bahwa seorang apoteker
bertanggungjawab terhadap seluruh kegiatan administrasi di
apotek yang meliputi administrasi umum dan administrasi
pelayanan
Bidang personalia : apoteker harus mempunyai kemampuan
mengelola SDM
Bidang teknik kefarmasian: mengawasi pelayanan resep yang
masuk di apotek agar berkualitas
Bidang komersial/bisnis: meningkatkan keuntungan,
pertumbuhan dan pengembangan apotek
Bertanggung jawab kepada PSA
Bertanggung jawab kepada Kementrian Kesehatan RI

Wewenang APA :
Memimpin sejumlah karyawan.
Penambahan atau pengurangan karyawan.
Komunikasi dengan pihak luar untuk kepentingan
apotek untuk bekerja sama.
Memimpin seluruh kegiatan apotek

Tugas :
Melaksanakan seluruh tugas dan kewajiban APA bila APA
berhalangan hadir selama jam kerja apotek.
Melaksanakan segala tindakan terutama dalam halhal penting
yang mendasar dan strategis harus mendapat persetujuan dari
APA

Tanggung jawab :
Bertanggung jawab penuh kepada APA dan melaksanakan tugas
dan fungsi sebagai apoteker pendamping.

Wewenang :
Berwenang mengelola seluruh kegiatan di apotek sesuai dengan
petunjuk dan atau instruksi dari APA

A. Fungsi pembelian
Tugas dan Fungsi :
a) Mendata kebutuhan barang
b) Membuat kebutuhan pareto barang
c) Mendata pemasok (supplier)
d) Merencanakan dan melakukan pembelian sesuai dengan yang
dibutuhkan , kecuali ada ketentuan lain dari APA
e) Memeriksa harga, diskon hasil negisiasi dengan supplier

Wewenang dan tanggung jawab :
a) Menentukan dan melakukan negosiasi harga beli barang dan masa
pembayaran dengan supplier.
b) Bertanggung jawab atas perolehan harga beli
c) Bertanggung jawab atas kelengkapan barang
Tugas dan Fungsi
a) Menerima dan mengeluarkan berdasarkan fisik barang
b) Menata, merawat dan menjaga keamanan barang
Wewenang dan Tanggung Jawab
a) Menerima dan mengeluarkan barang
b) Menata dan menjaga keamanan barang
c) Bertanggung jawab terhadap resiko barang hilang, rusak
di gudang
Tugas dan Fungsi
a) Melakukan penjualan dengan harga yang telah ditetapkan
b) Menjaga kenyamanan ruang tunggu
c) Melayani konsumen dengan ramah dan santun
d) Memberikan informasi dan solusi kepada konsumen
e) Membina hubungan yang baik pada pelanggan
Wewenang dan Tanggung Jawab
a) Memberikan diskon sesuai dengan matriks wewenangnya
b) Memberikan insentif kepada pelanggan sesuai wewenangnya
c) Menjaga dan memelihara kebersihan dan keamanan barang yang
terdapat difungsi penjualan.
d) Bertanggung jawab terhadap kepuasan konsumen

Mengerjakan pekerjaan sesuai kompetensi sebagai (TKK), antara lain:
Pelayanan OTC/resep.
Pembuatan persediaan obat.
Menyusun buku defekta (buku barang habis).
Membuat laporan narkotik, psikotropika, generik.
Pembukuan resep.
Menyusun obat.
Mampu dalam hal tertentu menggantikan/merangkap tugas sebagai
kasir, penjual obat bebas dan sebagai juru resep

Tugas :
Mengkoordinasi dan mengawasi dinas kerja di bawahnya, agar berjalan
dengan lancar dan tertib.
Membuat laporan harian
Mengurus pajakpajak.
Membuat laporan bulanan ( realisasi data untuk pimpinan apotek,
membuat daftar gaji, upah dan pajak)
Membantu APA membuat laporan tahunan tutup tahun (neraca laba rugi).
Surat menyurat.
Tanggung jawab Bagian Administrasi :
Bertanggung jawab kepada APA sesuai tugas yang diberikan kepadanya.
Wewenang Bagian Administrasi :
Melaksanakan kegiatan administrasi, pembukuan dengan petunjuk dari
APA dan peraturan perundangan yang berlaku.

Tugas Bagian Keuangan:
Mencatat penerimaan dan pengeluaran uang. Pengeluaran uang harus
dilengkapi kwitansi, nota, tanda setoran, yang sudah diparaf APA atau
petugas yang ditunjuk.
Membuat laporan harian, yaitu penjualan, kredit pembelian, hasil
penjualan, tagihan dan pengeluaran harian.
Membuat laporan bulanan, misalnya daftar gaji, pajak dan laporan lainnya.
Menyetor dan atau mengambil uang baik dari kasir atau dari bank.
Tanggung jawab Bagian Keuangan: Bertanggung jawab atas kebenaran jumlah
uang yang dipercayakan kepadanya dan bertanggung jawab kepada APA.
Wewenang Bagian Keuangan: Melaksanakan kegiatan keuangan dengan
petunjuk dari APA dan peraturan perundangan yang berlaku
Membantu tugas TKK dalam kegiatan pengerjaan resep dan peracikan obat
racikan.
Menyusun, membendel dan menyiapkan resep dengan baik
Melaksanakan kegiatan penyetokan obat dan melaksanakan penelusuran
atau mengecek jika ada ketidaksesuian antara jumlah obat riil dengan yang
tercatat di kartu stok atau komputer serta menulis obat yang habis dalam
buku defekta.
Memasukkan faktur barang datang ke dalam buku pembelian dengan
bantuan kasir.
Memisahkan resep-resep yang mengandung narkotika dan psikotropika
dan disimpan sendiri.
Menjaga kebersihan dan kerapian ruang pelayanan dan peracikan.
Melakukan pencatatan pada buku OWA.
Dalam kondisi tertentu dapat melaksanakan tugas luar disaat diperlukan
terutama untuk pelayanan antar jemput resep dan obat.
Reseptir bertanggungjawab langsung pada pimpinan apotek dan
berwenang melaksanakan tugas sesuai instruksi dan petunjuk pimpinan
apotek.

Melaksanakan tugas luar apotek terutama dalam pelayanan resep
dalam sistem jemput bola dengan waktu seefisien mungkin.
Membantu kelancaran kegiatan apotek (misal : fotokopi, membayar
rekening apotek, membeli kebutuhan apotek, dan lainnya).
Menjamin kebersihan diseluruh lingkungan apotek dan mengelola
sampah apotek dengan penuh tanggung jawab.
Bertanggung jawab atas perbaikan apotek (perbaikan kantor)
Dalam keadaan tertentu ikut membantu pekerjaan reseptir dalam
meracik obat.
Ikut membantu dalam proses pelayanan obat bebas serta melakukan
penyetokan untuk obat-obat bebas.
Bagian umum bertanggung jawab langsung kepada pimpinan apotek
atas kebenaran tugas yang dipercayakan kepadanya dan berwenang
melakukan tugas sesuai instruksi dan petunjuk dari pimpinan apotek.

Perencanaan SDM
Seleksi dan rekruitmen
Pengembangan
Penilaian prestasi kerja
Kompensasi
Penanganan stress dan konflik
Pemberhentian


Kualitas/mutu tenaga kerja yang diinginkan sesuai persyaratan jabatan
yang ada (analisis jabatan) :
- gambaran umum unsur jabatan
- syarat-syarat untuk masing jabatan
- tanggung jawab dari masing-masing jabatan
- metode dengan penyusunan pertanyaan : What the worker does?,
How he does it?, Why he does it?, What kind of skill involve in the
doing?
Jumlah tenaga yang dibutuhkan
- Sesuaikan dengan beban kerja
- Sesuai dengan jenis pelayanan
- Pengaturan jam kerja (jam buka)
- Pengaturan shift
Job description (deskripsi jabtan) dan job specification
(spesifikasi jabatan)
- Job description : tugas, tanggung jawab, wewenang
- Job spesification : tingkat pendidikan, pengalaman kerja,
pengetahuan dan ketrampilan, jenis kelamin, syarat fisik, dll.
Penyebaran informasi lowongan
- Rekomendasi ke teman, keluarga
- pemberitahuan resmi ke instansi pendidikan
- iklan di media cetak dan elektronik
- melalui intansi tenaga kerja yang berwenang
Teknik seleksi
- Screening surat lamaran dan referensi
- Tes dan Interview
- Pemeriksaan kesehatan
Tujuan : memperbaiki dan meningkatkan efektivitas dan
efisiensi kerja karyawan dalam melaksanakan dan mencapai
tujuan organisasi (perusahaan)
Cara : meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan sikap
karyawan terhadap tugas-tugasnya
Metode :
- pengembangan pengetahuan (intelektualitas) :
sekolah/kuliah, mengikuti seminar, diskusi, bacaan selektif
- pengembangan ketrampilan (praktik) : pelatihan, study
banding, magang
- pengembangan sikap : pelatihan, pendekatan personal
Penilaian prestasi kerja : proses mengevaluasi atau menilai
prestasi kerja, tujuannya dapat membantu meningkatkan
loyalitas karyawan sehingga menguntungkan perusahaan
Manfaat hasil penilaian : mengidentifikasi karyawan yang
membutuhkan diklat, menetapkan gaji, menetapkan
kemungkinan rotasi tugas karyawan, menetapkan
kebijaksanaan baru dalam rangka reorganisasi,
mengidentifikasi karyawan untuk promosi jabatan
Jumlah dan jenis obyek penilaian dari seorang karyawan
memperhatikan : jabatan yang dinilai, tujuan penilaian, obyek
penilaian yang mencakup prestasi kerja dan watak pribadi
karyawan
Contoh obyek penilaian : leadership, inisiatif, loyalitas, kerja
sama, kejujuran , ketelitian
Metode penilaian : diskor nilai tiap karyawan (nilai
absolut/rating, dibuat rangking semua karyawan)

Kompensasi : pengaturan keseluruhan pemberian balas jasa
bagi employers maupun employee baik yang langsung berupa
uang (financial) maupun yang tidak langsung berupa uang (non
financial)
Pengaturan kompensasi merupakan faktor penting untuk
menarik, memelihara dan mempertahankan karyawan
Faktor yang mempengaruhi :
- asas kebenaran dan keadilan bagi tiap karyawan
- dana perusahaan
- serikat karyawan
- produktivitas kerja
- biaya hidup
- pemerintah
Dasar penyusunan kompensasi :
- prestasi kerja
- lama jam kerja
- senioritas (masa kerja)
- kebutuhan
Jenis kompensasi yang diberikan :
- Financial : gaji tetap, insentif, bonus, uang makan,
uang kehadiran, uang lembur, uang kesejahteraan
(THR, bantuan sosial, jaminan kesehatan)
- non financial : kesempatan pengembangan diri
(sekolah, pelatihan/seminar, rekreasi, dll.)
Stress : suatu kondisi ketegangan yang mempengaruhi emosi, proses
berfikir dan kondisi seseorang, bahkan dapat mengancam kemampuan
seseorang untuk menghadapi lingkungan, yang akhirnya mengganggu
pelaksanaan tugasnya.
Penyebab :
- on the job stress : beban kerja yang berlebihan, tekanan/desakan
waktu, kualitas supervisi, wewenang yang tidak mencukupi untuk
melaksanakan tanggung jawab, konflik antar pribadi/kelompok,
perbedaan nilai-nilai perusahaan dengan karyawan, berbagai bentuk
perubahan
- off the job stress : kekuatan financial, masalah fisik, keluarga, dan
masalah pribadi lainnya
Reaksi terhadap stress : murung/sedih, dingin /cuek, agresif dan
bereaksi cepat
Penanganan stress : program konseling dengan pemberian nasehat,
penentraman hati, komunikasi, pengenduran ketegangan emosi,
penjernihan pemikiran, reorientasi.
Konflik tidak bisa lepas dari SDM karena sifat dasar manusia sebagai
makhluk sosial sekaligus makhluk individual
Penyebab :
- masalah komunikasi
- masalah struktur organisasi
- masalah pribadi
Metode pengatasan konflik :
- identifikasi masalah dan penyebab
- mencari beberapa alternatif pemecahan
- memilih alternatif terbaik, percobaan dan penyempurnaan

PHK (pemutusan hubungan kerja) : pengakhiran hubungan kerja
karena suatu hal tertentu yang mengakibatkan berakhirnya hak dan
kewajiban pekerja dan pengusaha
Persyaratan melakukan PHK :
- tenggang waktu pemberhentian
- izin dan saat pemberhentian
- alasan pemberhentian
- pemberian pesangon, uang jasa atau ganti rugi
Jam kerja : pagi (jam 06.00-18.00)
malam (jam 18.00-06.00)
Seminggu : waktu selama 7 hari
Anak adalah orang laki-laki atau wanita yang berumur kurang dari 15
(lima belas) tahun,
dilarang mempekerjakan anak kecuali pekerjaan : untuk keperluan
rumah dan halaman, pekerjaan dilakukan siswa dengan pengawasan
Waktu istirahat : sekurang2nya setengah jam setelah bekerja 4 jam
terus menerus, sekurang2nya satu hari untuk enam hari kerja dan dua
hari untuk lima hari kerja, istirahat tahunan sekurang2nya 12 hari
untuk enam hari kerja dan 10 hari untuk lima hari kerja
Pekerja wanita :
- tidak boleh diwajibkan bekerja pada hari pertama dan kedua waktu
haid
- Pekerja wanita yang masih menyusui harus diberi kesempatan
sepatutnya untuk menyusukan bayinya pada jam kerja
- Pekerja wanita harus diberi istirahat selama satu bulan sebelum
saatnya menurut perhitungan dokter/bidan melahirkan anak dan dua
bulan sesudah melahirkan
- Pekerja wanita yang mengalami gugur kandungan diberi istirahat
selama satu setengah bulan
- pekerja wanita yang istirahat karena alasan di atas berhak mendapat
upah penuh