PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU (PSB) ONLINE
PADA MADRASAH TSANAWIYAH (MTs) AL GAOTSIYAH
JAKARTA
Fajar Akbar Jurusan Sistem Informasi, STMIK NUSAMANDIRI JAKARTA Jl. Kramat Raya, No. 25 Jakarta Pusat 10450 Telp. (021)-31908575, Fax. (021)31908565 Akbar_snowwolf@yahoo.co.id
ABSTRACT New Student Accepting System on MTs Al Gaotsiyah Jakarta all this time still utilizes manually, So slows process that happens with about problem aught. About problem which emerges is its a lot of prospective registrant which want to do registration and there are many prospective registrant which just wants to ask information therefore causative bustle happening out of focus service, and less research it officers in does penginputan data. psb's information system online offer trouble-shooting that adequately correct reduce aught constraint, psb's information system online it berbasiskan web becomes each information can at access wherever and whenever, so each student candidate that wants to register while wants to do registration can do online ala, so can settle constraint and ketrbatasan whatever available on MTs Al Gaotsiyah Jakarta Key word: Web, Online, New Student acceptance
ABSTRAKSI Sistem penerimaan siswa baru (PSB) pada MTs Al Gaotsiyah Jakarta selama ini masih menggunakan secara manual, Sehingga memperlambat proses yang berlangsung dengan permasalahan yang ada. Permasalahan yang muncul adalah banyaknya para calon pendaftar yang ingin melakukan pendaftaran dan banyak para calon pendaftar yang hanya ingin menanyakan informasi maka terjadi keramaian yang menyebabkan kurang fokusnya pelayanan, dan kurang telitinya para petugas dalam melakukan penginputan data. Sistem informasi psb online menawarkan pemecahan masalah yang cukup tepat mengurangi kendala yang ada, sistem informasi psb online ini berbasiskan web jadi setiap informasi bisa di akses dimanapun dan kapanpun, jadi setiap calon siswa yang mau mendaftar ketika mau melakukan pendaftaran bisa dilakukan secara online, sehinggga bisa mengatasi kendala dan ketrbatasan yang ada pada MTs Al Gaotsiyah Jakarta. Kata Kunci : Web, Online, PSB (Penerimaan Siswa Baru) I. PENDAHULUAN Pendidikan adalah suatu jenjang dimana seorang manusia melewati suatu fase kehidupan, yang didalamnya terdapat suatu proses yang disebut dengan proses belajar. Tingginya pendidikan seseorang terkadang dipandang sebagai pintar tidaknya seseorang, walaupun kenyataannya tidak demikian. Pendidikan tidak hanya didapat melalui lembaga pendidikan, tetapi bisa juga diluar dari itu. Tetapi, secara formalnya pendidikan ditempuh melalui jenjang- jenjang pendidikan, dari TK, SD, SLTP, SMU/SMK sampai dengan Perguruan Tinggi Intenet merupakan hal yang sudah tidak asing lagi ditelinga kita, dengan tingginya kebutuhan masyarakat akan informasi terkini maka internet merupakan sebuah sarana untuk mendapatkan informasi tersebut. Seiring dengan berkembangnya teknologi dan informasi, maka berkembang juga cara kita untuk mendapatkan informasi yang kita butuhkan. MTs Al Gaotsiyah merupakan sekolah yang berbasiskan pada kurikulum agama islam, untuk proses penerimaan siswa baru saat ini masih menggunakan cara manual dan dalam proses ini sering terjadi masalah pada proses verifikasi data dan menyebabkan antrian yang sangat panjang pada saat pendaftaran siswa baru berlangsung. Seiring berkembangnya teknologi dan sarana komunikasi di Indonesia, maka kebutuhan masyarakat akan informasi yang terbaru atau Up to Date semakin meningkat pula. Internet merupakan salah satu sarana dimana kita bisa langsung mencari atau mendapatkan informasi yang kita butuhkan. Sama halnya yang terjadi pada MTs Al Gaotsiyah keinginan memberikan data PSB online dan real time merupakan salah satu bentuk pelayanan tehadap para calon siswa baru yang sudah mendaftar mapun orang tua dari calon siswa tersebut II. LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem J FiztGerald, F FiztGerald dan Stallings dalam (Jogiyanto,2005a:1) mendefinisikan sistem bahwa Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama- sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Penekanan sistem terhadap prosedur lebih lanjut J FiztGerald, F FiztGerald dan Stallings dalam (Jogiyanto,2005b:1) mengartikan prosedur sebagai berikut: Suatu prosedur adalah urutan-urutan yang tepat yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya. Pendapat lain mengenai pengertian sistem yang dikemukakan oleh Jogiyanto (2005c:2) Sistem merupakan kumpulan dari elemen- elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Pengertian sistem ini lebih menekankan pada komponen. Pendekatan sistem yang menekankan pada elemen akan lebih memudahkan dalam mempelajari sistem untuk tujuan analisis dan perancangan suatu sistem menurut Jogiyanto (2005d:). 2.2 Konsep Dasar Informasi Menurut Jogiyanto (2005e:8) mengemukakan bahwa informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus yang disebut dengan siklus informasi.
Sumber (Jogiyanto : 2005) Gambar II. 1 Siklus Sistem Informasi
Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance). Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan- kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam Jogiyanto (2005f:11) mengemukakan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 1. Komponen Sistem Informasi Sistem informasi mempunyai komponen sistem yang masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Komponen sistem informasi terdiri dari: a. Blok Masukan b. Blok Model c. Blok Keluaran d. Blok Teknologi e. Blok Basis Data f. Blok Kendali
2.4 Aplikasi Web 1. Internet Internet berasal dari kata Interconnection Networking yang berarti kata jaringan yang saling berhubungan. Pada Awalnya internet merupakan suatu proyek dibentuk Departemen Pertahanan Amerika Serikat pada tahun 1969 yang bernama ARPANET (Advance Research Project Agency Network), karena kemudahannya dalam berkomunikasi membuat banyak pihak mulai ikut bergabung. Dalam perkembangannya ARPANET dipecah menjadi dua bagian sesuai dengan fungsinya yaitu MILNET untuk kepentingan Militer dan ARPANET untuk kepentingan non- militer. Dan gabungan dari kedua jaringan tersebut menjadi DARPA INTERNET yang kemudian lebih dikenal dengan internet. Berikut beberapa istilah dalam internet, yaitu :
a. Web Merupakan fasilitas yang dapat menampilkan data-data yang berupa teks, gambar, bunyi, animasi dan multimedia lainnya dalam internet. b. World Wide Web (WWW) Merupakan kumpulan web server yang menyimpan dokumen-dokumen yang diformat untuk memungkinkan orang melihat teks, grafik dan audio maupun memungkinkan kaitan ke dokumen- dokumen lain di web. c. Web Site ( Situs Web ) Situs web merupakan sebuah alamat tertentu di WWW yang menyediakan informasi tertentu. Untuk membuka sebuah situs web dapat digunakan browser. d. Homepage Homepage merupakan halaman muka dari sebuah situs web. Halaman ini merupakan halaman pembuka atau halaman pertama dari suatu web organisasi pemilik situs web tersebut. Pada dasarnya homepage adalah suatu sarana untuk memperkenalkan secara singkat tentang apa yang menjadi isi dari keseluruhan situs web dari suatu organisasi atau pribadi. e. Browser Merupakan program aplikasi yang digunakan untuk memudahkan melakukan navigasi berbagai data dan informasi pada WWW dan mengakses layanan WWW. Browser dapat memandu pengguna internet untuk berpindah antar situs web dengan mudah. Browser yang paling terkenal penggunaannya adalah Internet Explorer dan Mozilla Firefox.
f. Uniform Resource Locator (URL) Alamat standart untuk internet. Bagian pertama menunjukkan protokol yang digunakan dan yang kedua menunjukkan nama domain. alamat yang akan kita pakai untuk mengakses internet khususnya situs web. URL mengantarkan browser ke alamat yang dituju. g. Hypertext Markup Language (HTML) Merupakan salah satu format yang digunakan dalam pembuatan dokumen dan aplikasi yang berjalan di halaman web, HTML juga merupakan protokol yang digunakan untuk mentransfer data antara web server dan web browser. Protokol ini mentransfer dokumen- dokumen web yang ditulis atau berformat HTML. Saat ini telah banyak paket aplikasi yang dapat anda gunakan untuk membuat halaman web secara WYSIWYG (What You See Is What You Get) seperti frontpage, Dreamweaver, Netscape Composer.
III. ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1 Tinjauan Perusahaan MTs Al Gaotsiyah merupakan sarana pendidikan/ sekolah yang setaraf SMP dan berbasiskan kurikulum islami, berdiri sejak tahun 1978 di wilayah Jakarta Barat dan langsung beroperasi pada tahun yang sama mempunyai tujuan menciptakan tenaga didik yang beriman, bertaqwa, berakhlak mulia, dan berpengetahuan luas. Dalam proses kegiatan pendidikan yang berlangsung kurikulum yang diajarkan dan diterapkan ke siswa/siswi berdasarkan kurikulum yang terus diperbaharui dan mengikuti perkembangan dunia tanpa mengurangi nilai-nilai agama yang sudah menjadi dasar dari setiap kurikulum yang di ajarkan. Tenaga pengajar yang berpengalaman dan memahami ilmu agama merupakan salah satu kunci dari berlangsungnya penerapan kurikulum. Selain kegiatan belajar mengajar sekolah ini juga mengembangkan kegiatan diluar kegiatan belajar mengajar (ekstrakurikuler) dimana disekolah ini terdapat berberapa ekstrakurikuler yang cukup berprestasi membawa nama baik sekolah ini. 3.2 Struktur Organisasi Stuktur organisasi yang berlaku pada MTs Al Gaotsyah sebagai berikut: KEPALA YAYASAN
KEPALA MADRASAH
WaKabid Kurikulum
WaKabid Kesiswaan
WaKabid Ketenagaan
WaKabid Sarana Dan Prasarana
TATA USAHA
Guru dan Karyawan
Sumber: Ruang Tata Usaha Gambar III.1 Struktur Organisasi MTs Al Gaotsiyah
3.3 Activity Diagram Sistem Berjalan 1. Prosedur Pembelian Formulir Setiap para calon siswa atau orang tua calon siswa untuk mendaftarkan putra/putrinya bersekolah di MTs Al Gaotsiyah terlebih dahulu harus membeli formulir pendaftaran yang tersedia di sekolah.
Gambar III.3 Activity DiagramPembelian Formulir
2. Prosedur Pendaftaran Siswa - Siswi Setelah calon siswa/i atau orangtua calon siswa siswi membeli formulir,kemudian formulir tersebut diisi dan dikembalikan beserta syarat berkas yang harus di penuhi ke pihak sekolah.
Gambar III.4 Activity DiagramPendaftaran Siswa Siswi
3. Prosedur Registrasi (Daftar Ulang) Calon siswa/i yang berkasnya sudah dikumpulkan maka menunggu hasil dari kuota kelas atau ruangan yang tersedia, apabila kuota dan tersedia maka calon siswa/i diperkenankan untuk membayar biaya- biaya yang dibutuhkan oleh pihak sekolah.
Gambar III.5 Activity Diangram Registrasi atau Daftar ulang
3.4 Permasalahan Dalam setiap perusahaan, institusi maupun lembaga, terkadang didalam melaksanakan kinerja dan operasional terkadang terdapat kendala atau masalah yang di hadapi, baik itu dari segi sumber daya manusia, maupun kebijakan dan prosedur yang masih kurang efektif. Sama seperti yang terjadi pada MTs Al Gaotsiyah masih terjadi kendala dalam kegiatan atau prosedur pada saat melakukan seleksi dan penerimaan siswa baru. Berikut merupakan kendala atau masalah yang di hadapi saat proses PSB berlangsung pada MTs Al Gaotsiyah Jakarta: 1. Terjadinya keramaian dan antrian ketika berlangsungnya pada saat pembelia formulir dan saat registrasi daftar ulang berlangsung. 2. Informasi hasil seleksi yang masih manual sehingga para orang tua ataupun calon siswa-siswi yang mengharuskan datang ke sekolah. 3. Laporan penjualan yang belum tersusun dengan rapih dan terkadang sulit untuk dalam pencarian data penjualan. 4. Penyimpanan berkas yang belum tersusun dengan rapih
3.5 Alternatif Pemecahan Masalah Dalam melakukan pemecahan masalah perlu adanya manajemen yang baik dalam proses pengambilan keputusan, pengambilan keputusan yang baik maka akan menhasilkan kebijakan pemecahan masalah yang baik pula. Berikut beberapa alternative pemecahan masalah yang penulis ajukan demi mencapainya keputusan yang baik maka perlu adanya penunjang keputusn yang baik pula: 1. Proses Pendaftaran Online Pada proses ini para calon siswa- siswi yang telah membeli formulir pendaftaran selanjutnya melakukan pengisian data secara online, sehingga ketika registrasi hanya melakukan pengumpulan dokumen saja,berarti bisa mengurangi antrian yang terjadi pada oetugas registrasi. 2. Informasi Hasil Seleksi Online Pada proses ini hasil dari seleksi calon siswa siswi yang telah mendaftar ditayangkan pada website official sekolah, sehingga mengurangi jumlah orang yang datang kesekolah hanya untuk melihat hasil seleksi PSB. 3. Laporan Penjualan Online Proses ini diawali dengan penginput data penjualan formulir secara online yang terjadi pada setiap transaksi penjualan kemudian data itu disimpan dalam database dan nanti ditampilkan pada web, maka proses ini bisa membatu dalam pencarian data penjualan formulir yang biasanya di data secara manual. 4. Penyimpanan data pendaftaran dalam database sehingga mempermudah saat pencarian berkas ketika suatu saat dibutuhkan.
IV. Analisa Sistes Usulan Dan Implementasi 4.1 Prosedur Sistem Usulan 1. Prosedur Pembelian formulir Prosedur ini bermula dari calon siswa atau siswi yang ingin mendaftarkan diri menjadi siswa siswi MTs Algaotsiyah kemudian bertemu dengan panitia pendaftaran di ruang pendaftaran, petugas PSB memberikan informasi tentang tatacara dan biaya pendaftaran kemudian petugas menginput data penjualan kedalam database. 2. Prosedur Pendaftaran Online Bagi calon siswa siswi yang sudah membeli formulir dipersilahkan melakukan pendaftaran online via web www.mtsalgaotsiyah.com dan mencetak bukti Pendaftaran Siswa/i baru Mts Al gaotsiyah dan menunggu hasil seleksi yang dillakukan oleh pihak sekolah. Kemudian setelah hasil seleksi diumumkan bukti cetak nanti di bawa saat mendaftar ulang bagi calon siswa yang lulus tahap seleksi. 3. Prosedur Pendaftaran Ulang Prosedur ini dilakukan oleh para calon siswa tau siswi yang sudah lulus tahap seleksi kemudian ke tahap perdaftaran ulang dengan membawa bukti cetak pendaftaran, kemudian melakukan pembayaran administatif dan siap menjadi siswa atau siswi baru Mts Al Gaotsiyah 4. Prosedur Pembuatan Laporan Prosedur ini dilakukan oleh bagian adm PSB untuk merekapitulasi jumlah pembelian formulir dan rekapitulasi jumlah siswa/i yang telah mendaftar ke sekolah memalui Sistem Informasi PSB Online
4.2 Design Sistem 1. Businnes Actor Diagram Lihat Profile Isi Buku Tamu Pengaturan Admin Pengaturan Konfigurasi Pengaturas siswa Pengaturas adm/panitia Isi data daftar LOGIN Lihat Juklak PSB Download brosur Lihat info PSB Isi penjualan formulir Lihat penjualan formulir Lihat Hasil Seleksi admin Guru Calon Siswa/i Petugas/adm PSB
4.3 Desain Database Calon Siswa no_formulir nama alamat telp menginput Seleksi nojazah noformulir nipa nbahasa nmtk nrata no_formulir Formulir Daftar online no_formulir Password noformulir m e l a k u k a n nodaftar Tgl_daftar N o _ fo r m u lir N m _ s is w a Tanggal_ayah A g a m a _ a y a h P e k e r ja a n _ a y a h A la m a t _ o r t u N a m a _ s e k h o b b y Nama_ibu Tanggal_ibu T e m p a t_ ib u A g a m a _ ib u P e n d id ik a n _ ib u P e k e r ja a n _ ib u N a m a _ a y a h A g a m a _ s i s w a T e m p a t_ a ya h P e n d id ik a a n _ a y a h P e n g h a s i l a n _ a y a h A l _ s e k Alamat_siswa n o d a f t a r n o _ fo r m u li r 1 1 1 1 M M T e m p a t _ s is w a M L o g i n no_formulir no_formulir Data Penjualan Nojual Tgl_jual n o _ f o r m u l i r 1 Disimpan no_formulir no_formulir M 1 L a h ir _ s is w a
4.4 Implementasi Dan Tampilan Web 1. Halaman index Halaman index adalah tampilan yang muncul awal dari website yang pertama kali di lihat oleh pengunjung web. Didalam halaman ini terdiri dari menu pilihan yang dapat di lihat oleh pengunjung. Tampilan dari halaman index adalah:
2. Halaman Visi & Misi Halaman visi misi ini merupakan sekilas gambaran dari profile sekolah yang berisikan , visi misi,login admin,dan artikel.
3. Halaman PSB Online Halaman ini merupakan tempat unutk para calon siswa yang sudah membeli formulir di sekolah kemudian pendaftaran online dilakukan via web denga terlebih dahulu harus login.
4. Halaman Guru dan Karyawan Halaman ini merupakan informasi mengenai data guru dan staff pengajar yang berada pada MTsAlgaotsiyah Jakarta.
V. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan Dari hasil riset lapangan dan proses pembuatan website sistem informasi Penerimaan Siswa Baru, maka penulis menyimpulkan beberapa hal, diantaranya: 1. Sistem informasi Penerimaan Siswa Baru (PSB) pada MTs. Al Gaotsiyah sudah bisa diterapkan secara online walaupun databasenya masih bersifat lokal untuk internal sekolah. 2. Beberapa keuntungan dari sistem informasi Penerimaan Siswa Baru (PSB), para calon siswa dan para orang tua calon siswa bisa mendapat informasi yang cepat tanpa harus kesekolah untuk melihat hasil seleksi yang dilakukan pihak sekolah. Selain itu, dengan website ini, sekolah dapat menggunakannya sebagai sarana promosi ke masyarakat luas. 3. Dengan adanya website ini, siswa dapat lebih mengenal kemajuan IPTEK dan informasi informasi terbaru.
5.2. Saran Agar sistem informasi berbasis web ini dapat berjalan dengan baik, penulis memberikan beberapa saran diantaranya : 1. Diperlukannya sebuah unit komputer yang terhubung keinternet sehingga mempermudah pengaksesan data pada website, dan sistem yang dapat dilakukan secara online dapat lebih diperluas kembali, tidak hanya mengenai sistem informasi penerimaan siswa baru saja. 2. Bagi sekolah diharapkan untuk mengoptimalkan website ini untuk memberikan informasi penerimaan siswa baru (PSB) kepada siswa dan orang tua. Agar siswa mengetahui dengan cepat informasi yang akan diberikan, baik yang sifatnya intern maupun extern. 3. Siswa dan orang tua diharapkan untuk lebih aktif dalam website ini, agar setiap informasi yang diberikan dari sekolah cepat tersosialisasikan. 4. Diperlukan adanya pemeliharaan yang baik dan rutin terhadap perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan, untuk menghindari terjadinya kerusakan yang dapat mempengaruhi database dan sistem backup untuk menyimpan data-data pada database serta pada periode tertentu perlu adanya pengecekan data kembali untuk menjaga segala kemungkinan timbulnya kelemahan. DAFTAR ACUAN [1] Irwanto, Djon.2006.Perancangan Object Oriented Software dengan UML.Andi Offset:Yogyakarta [2] Jogianto, H. M. 2005. Analisa Desain Sistem Informasi.Edisi Keempat. Andi Offset:Yogyakarta. [3] Jogianto, H.M. 2009. Metodelogi Penelitian Sistem Informasi.Andi offset:Yogyakarta [4] Kadir, Abdul.2009. From Zero to a Pro Membuat Aolikasi Web dengan PHP + Mysql.Andi Offset:Yogyakarta. [5] Madcoms & Andi.2009. Aplikasi Dengan Program PHP + Mysql Untuk Membuat Website Interaktif.Andi & Madcom:Yogyakarta. [5] Simarmata, Janner.2010. Rekayasa Perangkat Lunak.Andi Offset:Yogyakarta.