dengan RahmatNya penulis dapat menyelesaikan tulisan Dasar Manajemen Organisasi dan Kepanitiaan ini. Penulis mengucapkan terima kasih terhadap semua pihak yang telah memberikan inspirasi dalam penyelesaian tulisan ini. Mungkin tidak banyak yang dapat penulis berikan, namun semoga dapat dipahami dan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya. Adapun segala kekurangan dalam tulisan ini adalah berasal dari penulis dan kesempurnaan yang sesungguhnya hanyalah milik Tuhan Yang Maha sempurna. Malang, September 2013 Penulis
BAB 1 THE LEADER
Pemimpin adalah pengaruh, demikian menurut JC Maxwell. Dan hal itu tidaklah salah. Tak perlu menjadi seorang presiden/ketua organisasi, manajer dan lain sebagainya untuk menjadi seorang pemimpin. Karena percuma jika mendapatkan titel tersebut namun tidak dapat menggerakkan orang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dan pengaruh inilah seni utama seorang pemimpin. Logikanya, untuk mencapai sebuah tujuan, sumber daya tentu dibutuhkan, salah satunya sumber daya manusia. Jika ketua organisasi kalah pengaruh untuk mengajak staffnya mengerjakan tugas untuk kebaikan kolegium dengan pengaruh orang diluar organisasi untuk membuat staffnya frustasi hingga tugasnya ditinggalkan, tentu saja tujuan yang sudah ditarget tidak akan tercapai. Pengaruh memang hal yang esensial untuk pemimpin tersebut, namun ada baiknya sebelum pemimpin menciptakan pengaruh, pemimpin harus mencari sebuah kebenaran agar yang tersebar adalah pengaruh yang baik. Pemimpin harus memiliki mindset yang bisa dijadikan pilihan sebelum benar- benar berniat terjun mengabdikan diri di dalam sebuah organisasi. Disini diambil contoh adalah sebagai pengurus
BEM fakultas yang akan terjun sebagai presiden atau ketua BEM. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang bisa dimanfaatkan: 1. Masalah apa yang sedang membelenggu BEM? Baik dengan pihak fakultas, dengan lembaga mahasiswa yang lain dan dengan mahasiswa umum? Dan bagaimana solusi serta langkah kongkrit untuk mengatasinya? 2. Apakah BEM sudah memiliki manfaat yang luas terhadap fakultasnya dan dirasakan oleh semua pihak terutama mahasiswa secara umum? Jika tidak ada data, bagaimana cara mencarinya? Dan jika hasilnya belum bagaimana solusi dan langkah kongkrit untuk mewujudkannya? 3. Apakah proker yang ada di lembaga mahasiswa sudah efektif atau malah memiliki jumlah yang banyak namun tidak berkualitas? Bagaimana cara menilainya dan bagaimana solusi jika memang terbukti kurang efektif? 4. Apakah kegiatan kemahasiswaan masih dibutuhkan oleh semua mahasiswa? Jika iya, tak dipungkiri pasti ada mahasiswa yang tidak pernah aktif sama sekali dalam kegiatan kemahasiswaan, bagaimana cara dan langkah kongkrit menarik mahasiswa seperti itu untuk terjun di kegiatan kemahasiswaan? Apakah lewat paksaan seperti
dengan kurikulum kemahasiswaan yang nantinya bernilai kredit kegiatan kemahasiswaan adalah hal yang efektif? Pertanyaan tersebut haruslah selalu terngiang di benak pemimpin. Jangan sampai muncul gunjingan tentang terlalu memikirkan bagaimana cara meraih posisi puncak, namun lupa memikirkan apa yang akan dilakukan saat sudah mendapatkan posisi puncak, sehingga saat sudah mendapatkan posisi tersebut malah bingung mau berbuat apa. Karena itu yang saat ini banyak terjadi. Dan jawaban dari pertanyaan diatas bisa dijadikan dasar membentuk visi dan misi serta program unggulan yang akan diusung oleh calon pemimpin. Untuk itu akan dibahas lebih lanjut pada sesi berikutnya.
BAB 2 VISI, MISI, PROKER DAN TUGAS
Ketika akan menjadi seorang pemimpin, hal yang dibutuhkan dan sangat esensial adalah tujuan apa yang mau dicapai ketika nanti menjadi seorang pemimpin. Kita tak lagi membicarakan kodrat manusia sebagai pemimpin, tapi berbicara tentang menjadi pemimpin orang banyak. Memang terdengar terlalu formal jika berbicara tentang tujuan, mimpi, visi atau istilah semacamnya. Namun yang perlu diingat adalah tujuan itu sebagai garis finish dan merupakan pegangan ketika seseorang menjadi pemimpin. Memang ini terkesan formal dan mendasar, tapi justru ini yang sering dilupakan orang ketika orang akan terjun dalam sebuah komunitas atau mungkin bisa kita sebut organisasi. Padahal menilik arti organisasi secara umum adalah sekumpulan orang yang berkumpul dan memiliki tujuan yang sama. Sudah jelas bahwa hal yang esensial dari organisasi adalah adanya sumber daya manusia dan memiliki tujuan, terutama tujuan yang sama. Padahal jika kita berbicara tentang organisasi yang ada sekarang, tak semua orang memiliki tujuan yang sama ketika akan terjun dalam sebuah organisasi. Misalnya kalau anak baru akan nyemplung organisasi kebanyakan tujuannya adalah ingin belajar. Tak salah dengan hal itu, namun perlu diketahui
bahwa sebuah organisasi lahir awalnya karena memiliki tujuan tersendiri. Simpelnya sekarang ini organisasi sendiri sudah punya tujuan (walaupun tergantung pemimpinnya juga organisasi tetap memiliki tujuan seperti saat awal dibuat apa tidak), dan orang yang berkecimpung didalamnya juga memiliki tujuan yang ia inginkan sendiri. Ya kalau tujuannya sinkron, kalau tidak bagaimana? Itulah tugas pemimpin, membuat seluruh staff dan anggotanya mengerti bahwa dengan masuk dalam organisasi tersebut, konsekuensinya juga harus menjunjung tinggi tujuan organisasi, bukan hanya mengejar tujuan pribadi saja. Namun pemimpin juga harus sadar bahwa tujuan pribadi setiap staff dan anggotanya juga ingin dipenuhi. Masalahnya, apakah selama ini pemimpin tahu dan paham bahwa setiap anggota dan staffnya juga punya tujuan pribadi? Sudah coba cari tahukah? No offense, just share Kembali ke pemimpin dan tujuan, sudah jelas pentingnya tujuan bagi seorang pemimpin. Dan kembali lagi muncul masalah baru yaitu tujuan (visi) biasanya aspal (asli atau palsu), maksudnya tidak dibuat sepenuh hati dengan berpikir holistik dan komprehensif termasuk waktu yang tersedia, bagaimana maksud dari visi, bagaimana visi itu diwujudkan dalam pekerjaan nyata, sumber daya yang tersedia dan lain sebagainya. Seakan yang penting terlihat
perfect dan bagus langsung saja dipakai. Belum lagi kadang visi dan misi hanya dibuat untuk memenuhi syarat dan setelah terpilih hanya jadi pajangan di ruang kerja atau tertutup oleh tumpukan file lain seperti proposal, LPJ, undangan dan lain sebagainya. Baru di ingat dan disampaikan ke staff ketika akan ada sidak atau penilaian terhadap organisasinya saja. Ya, itu kejadian nyata, walaupun tak semua organisasi seperti itu, tapi rasanya kebanyakan seperti itu. Sebelum lebih jauh lagi kita bahas tentang visi dan misi, ada baiknya kita ingat lagi apa arti visi/tujuan/mimpi dan misi dalam sebuah organisasi. Visi adalah sesuatu yang ingin dicapai dan diraih oleh sebuah organisasi. Sedangkan misi adalah segala hal yang mendukung tercapainya visi, simpelnya adalah cara-cara untuk mencapi visi. Nah, dalam sebuah organisasi, biasanya kan ada proker (program kerja), dari mana itu berasal? Sadar atau tidak pasti diantara berbagai macam jawaban yang muncul akan ada jawaban yaitu dari tahun atau periode sebelumnya. Dan budaya inilah yang selalu dibawa dalam sebuah kepengurusan baru. Dan kalau boleh penulis berpendapat, budaya ini tidak benar. Itu adalah tanda kalau sebuah organisasi sudah terjebak dalam sistem turun- temurun dan zona nyaman. Boleh kita melihat masa lalu, tapi jangan lupa mengkajinya apakah proker tersebut masih layak dijalankan atau masih dibutuhkan? Sistem turun-temurun dan
zona nyaman ini membuat para pengurus malas untuk berpikir serta mengkaji ulang proker yang telah ada. Kebanyakan hanya membuat inovasi yang berakibat membludaknya jumlah proker. Walaupun ada juga yang melakukan perbaikan terhadap proker yang sebelumnya, namun apakah sebelum memperbaiki proker itu sudah ditinjau ulang mengapa proker itu gagal. Sudahkah ditinjau bahwa proker yang gagal dijalankan itu memiliki faktor lain yang membuatnya gagal? Misalnya yang sering tidak masuk pertimbangan adalah apakah proker tersebut masih dibutuhkan, apakah proker tersebut dapat dijalankan dengan baik menilik sumber daya yang ada, atau mungkin ada hal mendasar lainnya yang menyebabkan proker itu gagal seperti kompetensi pemegang proker tersebut pada periode sebelumnya. Kembali ke asal muasal proker, jangan mau terjebak dalam sistem turun-temurun dan zona nyaman. Kalau boleh penulis berpendapat, seharusnya proker adalah terjemahan misi yang berwujud nyata. Logikanya seperti ini, ketika kita berada di kota Malang dan akan pergi ke Jakarta untuk liburan, apa yang akan kita lakukan? Jika boleh penulis simpulkan visi kita adalah sampai di Jakarta. Jika misi adalah cara, maka ada banyak cara yang bisa kita lalukan dari hal sederhana seperti naik kereta, pesawat, kapal laut, travel, motor atau mobil pribadi, dan ekstrim seperti nebeng truk
angkutan, jalan kaki, lari marathon, gowes atau malah ngesot. Misal kasus disini ditambah dengan kita berjumlah 5 orang dengan jumlah budget sekali perjalanan 5 juta. Maka kita harus memilih cara yang dapat dijalani dengan jumlah sumber daya yang ada. Belum lagi pertimbangan lain seperti ada orang yang mabuk laut, mabuk udara dan lain sebagainya. Setelah misi dipilih, misal dengan berbagai pertimbangan memilih naik kereta, maka hal yang selanjutnya dipikirkan adalah bagaimana caranya kita bisa naik kereta. Untuk naik kereta, tentu kita harus punya tiket. Bagaimana cara mendapatkannya? Inilah yang disebut proker. Misi kita adalah mendapatkan tiket. Caranyapun bermacam-macam, misal bisa pesan online, lewat loket atau malah lewat calo. Itulah yang disebut proker, wujudnya pekerjaan nyata agar misi bisa berjalan yaitu naik kereta sehingga ketika misi berjalan visi akan tercapai yaitu sampai di Jakarta. Dan jangan lupakan agar proker berjalan dengan baik, maka dibutuhkan persiapan. Persiapan ini bisa juga disebut dengan tugas secara nyata. Misal untuk memesan atau membeli tiket dengan mempersiapkan syarat yang dibutuhkan misalnya uang tunai, KTP, waktu pemesanan dan lain sebagainya. Bekerja secara nyata agar misi berjalan dan mampu mencapai visi, itulah kesatuan antara visi, misi dan proker. Ada banyak cara (misi) untuk mencapai visi, ada berapa cara agar misi berjalan yang
diwujudkan nyata dengan proker. Tidak harus 1 proker, bisa juga dalam beberapa proker. Dalam membuat proker ini, seorang pemimpin organisasi tak harus membuatnya sendiri, melainkan dengan kepala dan wakil kepala divisinya. Yang penting tak menyimpang dengan misi yang telah dibuatnya. Sedangkan proker yang telah dibuatnya sendiri bisa dijadikan program unggulan yang di usung.
BAB 3 SINKRONISASI PELAKSANA, VISI, MISI, PROKER, DAN TUGAS
Setelah membahas apa itu visi, misi, proker dan tugas, hal selanjutnya yang juga perlu dipahami pemimpin adalah bagaimana caranya agar visi, misi, dan proker menjadi selaras dan mampu dijalankan sesuai dengan harapan. Langkah yang diambil setelah pemimpin terpilih, maka yang harus dilakukan pemimpin adalah mencari BPI (Badan Pengurus Inti) yang biasanya terdiri dari wakil, bendahara dan sekretaris serta BPH (Badan Pengurus Harian) yang berisi kepala divisi dan wakilnya. Disinilah proses pencerdasan dimulai. Dalam memilih rekan kerja, tentu setiap pemimpin punya kriteria tersendiri. Disini tak membahas tentang kriteria rekan kerja baik, tapi yang ditekankan adalah bagaimana agar kepengurusan berjalan efektif dan efisien serta mendapatkan hasil yang sesuai dengan yang diharapkan yaitu visi tercapai. Ketika akan merekrut rekan kerja, pemimpin harus memperjelas ranah kerja divisi yang akan dipimpinnya, sehingga calon rekan kerja akan paham betul apa yang akan dijalaninya. Terutama misi organisasi mana yang dia bawa dalam kepengurursan kedepannya. Jangan lupa juga pahamkan visi apa yang akan menjadi tanggungan bersama.
Karena kembali kepengertian organisasi, yaitu tujuan yang sama. Namun tetap tak boleh dilupakan timbal balik apa yang bisa didapatkan rekan kerja ketika ia mau menerima amanah yang kita berikan, terutama tujuan yang ia ingin capai dengan terjun dalam kepengurusan yang dipimpinnya, asal tujuannya tidak merugikan orang lain. Setelah rekan kerja terpilih yang harus dilakukan adalah mengakaji proker. Idealnya proker dibuat berdasarkan kebutuhan. Jika perlu melakukan penelitian sederhana tentang kebutuhan lapangan. Jika sudah muncul ide yang akan diwujudkan sebagai proker, maka yang harus dilakukan adalah mengarahkan BPH yang nantinya berperan sebagai SC (Steering Committee) untuk membuat konsep dari program kerjanya. Karena SC harus benar-benar paham apa yang dia amanahkan kepada staffnya. Disinilah salah satu manfaat menghilangkan budaya turun-temurun. Dengan adanya ide fresh yang sesuai dengan kebutuhan lapangan dan muncul dari jerih payah sendiri, tingkat kepahaman tentu memiliki nilai yang lebih dibandingkan proker yang turun-temurun. Kalaupun ada proker yang harus melanjutkan dari periode sebelumnya, harus benar-benar dikaji apa urgensinya, masalah yang ada pada periode sebelumnya, serta solusinya. Bagaimana jika kepala divisi masih terjebak dalam sistem turun-temurun dan pencerdasan yang dilakukan gagal?
Yang harus dilakukan adalah menanamkan mindset proker yang akan dijalankan harus possible untuk dijalankan. Possible yang dimaksud adalah proker ini memiliki manfaat yang luas dan memang ada yang membutuhkan. Jika pada periode sebelumnya tidak maksimal, dan proker ini memang sangat dibutuhkan maka harus ada innovasi konsep untuk kepengurusan yang akan dijalankan. Namun jika melihat lebih banyak mudharatnya (ruginya) daripada manfaatnya serta kurang dibutuhkan sebagai kebutuhan dasar, apalagi ditambah dengan status proker periode lalu termasuk proker yang tidak sukses, lebih baik dihapus. Intinya jangan ragu untuk menghapus proker yang memang sudah tidak sesuai. Kaji lebih dalam proker-proker yang ada, supaya proker tidak semakin bertambah dan membludak yang ujungnya tidak efektif dan efisien. Kembali ke pembuatan konsep program kerja, BPH harus memikirkan konsep secara holistik dan komprehensif. Semuanya harus dipikirkan dengan matang, jika perlu jangan ragu untuk memikirkan segi teknis. Berikut adalah contoh instrumen divisi:
Divisi Informasi dan Komunikasi Divisi Informasi dan Komunikasi mengusung 2 misi organisasi yaitu: 1. Sinkronisasi lembaga-lembaga beserta anggota fakultas 2. Melakukan pelayanan publik yang optimal. Dengan amanah 2 misi yang diusung organisasi tersebut, maka dibuatlah instrumen dalam melaksanakan amanah tersebut, yaitu: a. Visi Menjadi departemen penyedia informasi dan media komunikasi yang mampu dijangkau, up to date dan bermanfaat bagi Fakultas serta menjadi pelayan publik yang optimal. b. Misi Menyediakan informasi yang up to date dan bermanfaat Menjadi pelayan publik dan regulator dalam publikasi, informasi dan komunikasi yang solutif dan responsif Menjadi divisi yang siaga dalam manajemen dan penyediaan perlengkapan yang berhubungan dengan kelangsungan teknologi informasi dan komunikasi, dst. c. Kongkrit Misi (bisa berwujud proker dan kebijakan) Bekerjasama dengan divisi BEM, lembaga dan dekanat dalam penyediaan informasi yang up to date dan bermanfaat.
- Bekerjasama dengan Divisi Dalam Negeri (Dagri), Divisi Kajian dan Strategi (Kastrat) dan PSDM (Pengembangan Sumber Daya Manusia) untuk mencari isu hangat yang akan dibahas dalam kolom pencerdasan dan pencerdasan yang lain. - Bekerjasama dengan Dagri, Kastrat dan Pendpro (Pendidikan dan Profesi) dalam kolom pendidikan, profesi, serta permasalahan yang ada di kolegium - Bekerjasama dengan Lembaga Kesehatan Mahasiswa dalam menyediakan informasi medis praktis - Bekerjasama dengan Lembaga Ilmiah Mahasiswa dalam menyediakan informasi ilmiah dan non ilmiah baik lomba, seminar, pelatihan karya tulis dan lain sebagainya - Bekerjasama dengan divisi TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) Fakultas dalam manajemen web resmi BEM - Bekerjasama dengan Lembaga Pers Mahasiswa dalam menyediakan media cetak serta semua hal yang berhubungan dengan jurnalistik, dst. Dalam pembagian tugasnya, nantinya akan ada PJ yang berhubungan dengan departemen tertentu, misal: Si A PJ PSDM, Kastrat, Lakesma Si B PJ Dagri, Divlu (Divisi Luar Negeri), English Club
Si C PJ Pendpro, HMJ farmasi, Lembaga Rohani Islam Si D PJ Keuangan, Administrasi, HMJ keperawatan Si F PJ kolektif, editing dan publishing dengan lembaga pers mahasiswa, dst. Menjadi pelayan publik yang dan regulator dalam publikasi, penyediaan informasi dan komunikasi yang solutif dan responsif: - Adanya alur publikasi yang simpel, jelas, dapat dimengerti dan diketahui oleh seluruh mahasiswa misal bekerjasama dengan dagri dan ketua kelas untuk memasang mading di setiap kelas-kelas tentang alur publikasi - CP piket yang tiap harinya - Kejelasan waktu kapan media publikasi bisa dipublikasikan dan penyediaan informasi yang jelas ke publik yang membutuhkan Misal: PSDM butuh publikasi spanduk, setelah dipublikasikan, ada pelaporam, minimal ke pihak yang menghubungi bahwa sapanduk siap diambil, atau waktunya jelas, setiap harinya pukul 18.00, atau mungkin ada lembar kontrol yang bisa diakses setiap saat melalui web, dst.
Menjadi departemen yang siaga dalam manajemen dan penyediaan perlengkapan yang berhubungan dengan kelangsungan teknologi informasi dan komunikasi - Memanajemen perlengkapan kelistrikan dan perlengkapan lain yang bisa kapan saja dibutuhkan baik dalam kepanitiaan maupun keseharian seperti kabel roll, palu, paku, selotip, double tape, rafia dan lain sebagainya bekerjasama dengan divisi administrasi untuk manajemen barang. - Untuk kebutuhan manajemen itu, maka ada hal lain yang dibutuhkan. Misalnya orang yang piket tiap harinya, mekanisme peminjaman serta pertanggung jawaban. Lebih nyatanya lagi, misal untuk pinjam harus menghubungi piketnya dan menulis dibuku kontrol. Jadi jika hilang bisa dimintai pertanggung jawaban. Lalu bagaimana jika hilang tanpa jejak? Perlu adanya kesepakatan semua lembaga untuk memberitahukan kepada kepanitiaan yang dimilikinya tentang regulasi dan pertanggung jawaban. Jika tiba-tiba tanpa jejak, bisa dilacak dari kepanitiaan dimana perlengkapan menghilang. Jika tetap tidak ditemukan, bisa melakukan kesepakatan bahwa kita mengusung sistem gotong royong, setiap lembaga dikenakan denda untuk membeli lagi alat
tersebut secara patungan. Jadi itulah barang bersama yang harus dijaga bersama. - dst
Jadi, selain memikirkan konsep proker, SC juga seharusnya tak melupakan sisi teknis. Karena jika dilupakan sisi teknis, bisa-bisa konsep yang diusung tak akan bisa dijalankan dengan baik, bahkan mungkin gagal untuk dilakukan. Teknis yang dimaksud termasuk penempatan sumber daya, waktu kerja, SOP (standar operasional) dan lain sebagainya. Jika merupakan proker event juga tak jauh beda, perlu dipikirkan gambaran acara yang akan dibuat beserta waktu yang diperlukan, sumber daya yang dibutuhkan, biaya yang dikeluarkan dan lain sebagainya. Sehingga saat OC (Official Committee) atau panitia pelaksana akan menjalankan kepanitiaan, mereka tak kehilangan arah dikarenakan SC tidak memiliki gambaran teknis saat mengkonsep. Karena penulis pernah mengalami sebuah kepanitiaan yang konsepnya belum matang sehingga menyebabkan OC kehilangan arah dan harus ikut mengkonsep yang berakibat pada molornya timeline panitia. Untuk menilai apakah sebuah proker layak untuk kita laksanakan atau layak kita hapus bisa menggunakan metode SWOT (Strenghts, Weakness, Opportunities and Threats). Sedangkan untuk bagaimana cara mengkonsep dengan baik,
kita bisa memanfaatkan metode yang biasa dipakai yaitu POACE (Planning, Organizing, Actuating, Controlling and Evaluating). Untuk kedua metode tersebut akan dibahas pada sesi yang selanjutnya. Selain secara internal, jika kita berada diorganisasi yang membawahi organisasi lain, BEM misalnnya, jangan lupakan untuk melakukan sinkronisasi dengan lembaga lain. Dari sisi proker, tentu jangan lupa melakukan evaluasi dan rencana ke depan jauh hari sebelum rapat kerja digelar. Karena menurut pengalaman penulis, jika upaya efektifitas proker dilaksanakan saat rapat kerja seluruh lembaga, sudah sangat telat. Biasanya letak masalahnya adalah belum adanya pendekatan dan masih besarnya ego lembaga dengan proker- prokernya. Sehingga usaha pengefektifan (termasuk penggabungan atau mungkin malah penghapusan proker) sulit untuk dilakukan. Sehingga, untuk mengatasi ego lembaga, perlu adanya data evidence based yang mendukung untuk penghapusan dan penggabungan proker. Dan untuk mendapatkan data evidence based, tentu dibutuhkan sistem evaluasi proker yang jelas dan bisa diterima semua lembaga.
BAB 4 ANALISIS SWOT
a. Selayang Pandang SWOT (Strengths, Weakness, Opportunities and Threats) pertama kali dikenalkan oleh Albert Humphrey pada tahun 1960-1970an di Universitas Stanford. Kini metode ini menyebar luas dan digunakan dalam organisasi- organisasi diseluruh belahan dunia. Penggunaan SWOT tidak terbatas pada organisasi saja, namun juga mulai dari analisa diri sendiri, pembuatan program kerja, pengadaan sebuah kegiatan, bahkan sampai perusahaan yang berorientasi laba bisa menggunakan metode ini. Pertumbuhan dan perkembangan dibutuhkan oleh organisasi dari berbagai sudut pandang baik dari sisi sistem, budaya, program kerja dan lain sebagainya. Pertumbuhan dan perkembangan dapat dicapai dengan adanya perubahan menyesuaikan dinamika zaman. Namun yang perlu diingat adalah, perubahan itu tidak selalu baik, artinya perubahan juga bisa menghancurkan. Oleh karena itu, untuk menghindari perubahan yang bersifat menghancurkan dan mendapatkan sebuah perubahan yang menuju perbaikan, maka dibutuhkan sebuah metode analisa kondisi sebuah organisasi sehingga didapatkan data
analisis valid yang dapat dimanfaatkan untuk merencanakan sebuah pengembangan organisasi. Metode tersebut adalah metode analisis SWOT. Perubahan yang baik adalah perubahan yang terjadi dengan teratur. Jika proses perubahan yang teratur dirangkum, maka akan muncul sebuah skema sebagai berikut:
Dari skema tersebut tampak bahwa analisa SWOT memang dibutuhkan dalam sebuah proses pengambilan keputusan dalam menangani berbagai permasalahan maupun dalam pengembangan organisasi. Dalam sebuah organisasi kemahasiswaan, SWOT bermanfaat mulai dari menganalisa struktur organisasi sampai menilai kelayakan sebuah program kerja. Misalnya, saat ketua organisasi ingin menentukan apakah diperlukan sebuah departemen atau divisi dalam organisasinya, dia bisa melakukan SWOT. Begitu juga dalam menetapkan program kerja, arah dan kebijakannya juga ditentukan oleh analisa SWOT sehingga dalam Penetapan Tujuan SWOT Penetapan Skala Prioritas Pemecahan Masalah Intervensi Evaluasi
menentukan target kedepannya memiliki dasar yang kuat dan berbasis kebutuhan yang bermanfaat bagi banyak pihak. SWOT disini lebih ditekankan untuk menilai urgensi proker yang akan dilaksanakan dalam kepengurusan sebuah organisasi.
b. Apa itu Analisis SWOT? Analisis SWOT adalah sebuah metode prosedur analisis kondisi yang mengklarifikasi kondisi objek dalam empat kategori Strengths (Kekuatan), Weakness (Kelemahan), Opportunities (Faktor Pendukung) and Threats (Faktor Penghambat/Ancaman). Dalam pembagiannya SWOT dibagi 2 bidang, yaitu faktor internal atau eksternal. 1. Faktor Internal (Strengths dan Weakness) Faktor internal terdiri dari strength dan weakness yaitu faktor yang berasal dari dalam objek itu sendiri. Jika objeknya adalah ide sebuah proker pengabdian masyarakat, maka faktor internalnya meliputi apakah proker memiliki banyak manfaat, apakah proker dibutuhkan oleh orang dan lain sebagainya.
Strengths (Kekuatan) Strength adalah sebuah faktor pendorong dan kekuatan yang berasal dari dalam proker, dimana kekuatan disini meliputi semua komponen- komponen yang mendukung baik sumber daya maupun kemampuan yang dapat dioptimalkan sehingga bermakna positif untuk pelaksanaan proker. Misalnya proker dibutuhkan banyak orang dan memiliki banyak manfaat, proker dilaksanakan pada waktu yang tepat dan lain sebagainya. Weakness (Kelemahan) Weakness adalah suatu faktor kekuatan yang seharusnya dimiliki oleh proker namun tidak ada, yang akhirnya menjadi kelemahan dari ide tersebut. Maka weakness berarti kekurangan-kekurangan yang berasal dari dalam proker itu sendiri. Misalnya proker tidak dibutuhkan orang, lebih banyak ruginya daripada manfaatnya, proker dilaksanakan pada waktu yang salah dan lain sebagainya.
2. Faktor Eksternal (Opportunities dan Threats) Faktor eksternal terdiri dari opportunities dan threats yaitu faktor yang berasal dari luar objek. Jika objeknya adalah ide sebuah proker pengabdian
masyarakat, maka faktor eksternalnya meliputi bagaimana dengan keadaan keuangan organisasi pelaksana, kualitas SDM calon panitia pelaksana, budaya kerja yang akan diusung, calon target proker dan lain-lain. Opportunities (Faktor Pendukung) Opportunities merupakan faktor-faktor pendukung dalam pengembangan maupun stabilitas pelaksanaan proker. Faktor pendukung ini merupakan faktor yang berasal dari luar ide proker, bukan dari dalam proker itu sendiri. Misalnya keadaan keuangan yang kuat, SDM calon panitia pelaksana yang berkualitas, budaya kerja yang baik, perkembangan teknologi dan lain- lain. Threats (Faktor Penghambat/Ancaman) Threat merupakan faktor-faktor penghambat atau hal-hal yang dapat mengancam perkembangan maupun stabilitas pelaksanaan proker, atau bahkan dapat mengancam keberadaan proker. Faktor ini juga berasal dari luar proker, bukan dari dalam proker. Misalnya, kualitas SDM calon panitia pelaksana yang rendah, kuantitas SDM calon panitia pelaksana yang kurang, keterbatasan dana,
calon target proker sulit diajak kerjasama dan lain- lain.
c. Tahap-tahap analisis SWOT Setelah mengetahui apa itu SWOT, maka yang selanjutnya dilakukan adalah memahami bagaimana tahap- tahap melakukan analisis SWOT. Kita sepakati bahwa yang kita bahas adalah ide proker pengabdian masyarakat. Secara formal tahap-tahap yang dilakukan dalam analisis SWOT adalah: 1. Ketua organisasi melibatkan kepala divisi/departemen maupun seluruh staff organisasi untuk melakukan SWOT. Karena kita hanya membahas proker, maka cukup melibatkan BPI dan BPH yang bersangkutan saja.
2. Melakukan sharing pandangan umum masing-masing Disini dapat digali informasi sebanyak mungkin dari informan-informan yang ada dan juga bisa ditambah dengan poin-poin tambahan dari sudut pandang pribadi terhadap ide proker tersebut. Hasilnya akan terkumpul banyak pernyataan yang terdiri dari hal-hal positif maupun negatif. 3. Maka hal yang selanjutnya dilakukan adalah memisahkan informasi yang merupakan hal positif atau negatif POSITIF NEGATIF Kekuatan, dukungan dll Kelemahan, ancaman dll
4. Yang selanjutnya adalah melakukan analisa kondisi internal dan eksternal proker dan memasukkan hasil analisa dalam matriks SWOT INTERNAL Strength Nilai Weakness Nilai 1. ................... 2. dst 3. dst ..... ..... ..... 1. .................. 2. dst 3. dst ..... ..... ..... Jumlah nilai:...... Jumlah nilai:......
EKSTERNAL Opportunity Nilai Threat Nilai 1. .................. 2. dst 3. dst ..... ..... ..... 1. .................. 2. dst 3. dst ..... ..... ..... Jumlah nilai:...... Jumlah nilai:......
5. Analisa Kekuatan dalam Matriks SWOT Setelah setiap faktor telah masuk dalam matriks SWOT, maka hal yang dilakukan selanjutnya adalah pembobotan/penilaian/penetapan skala untuk masing- masing kekuatan. Hal ini berguna dalam penetapan skala prioritas pemecahan masalah. Jangan lupa bahwa pembobotan dibuat setelah kita yakin bahwa setiap elemen organisasi telah kita masukkan ke dalam tabel identifikasi. Pembobotan dapat dilakukan dengan pendekatan skala Likert. Skala ini digologkan menjadi 2 kelas utama, yaitu kelas Pendukung dan Penghambat, yang sebenarnya memiliki prinsip yang sama. Nilai ini dimasukkan dalam matriks SWOT sebagai bobot masing-masing kondisi proker pada kolom nilai.
a. Skala Likert terhadap Faktor Pendukung untuk S dan O: 5 : menyatakan dampak sangat kuat mendukung 4 : menyatakan dampak kuat mendukung 3 : menyatakan dampak cukup kuat mendukung 2 : menyatakan dampak kurang kuat mendukung 1 : menyatakan dampak sangat kurang kuat mendukung b. Skala Likert terhadap Faktor Penghambat untuk W dan T: 5 : menyatakan dampak sangat kuat menghambat 4 : menyatakan dampak kuat menghambat 3 : menyatakan dampak cukup kuat menghambat 2 : menyatakan dampak kurang kuat menghambat 1 : menyatakan dampak sangat kurang kuat menghambat
6. Penghitungan Akhir dan Penetapan Kondisi
Rumus: 1. Presentase Daya Dorong: Jumlah S + O x 100% Jumlah S + W + O + T
2. Presentase Daya Hambat: Jumlah W + T x 100% Jumlah S + W + O + T
a. Interpretasi Daya Dorong 100 % - 75% : Kondusif 74,9% - 50% : Subkondusif 49,9% - 25% : Sub Kritis 24,9% - 0% : Kritis b. Interpretasi Daya Hambat 100 % - 75% : Kritis 74,9% - 50% : Sub kritis 49,9% - 25% : Sub kondusif 24,9% - 0% : Kondusif
7. Setelah mengetahui kondisi interpretasi ide proker yang diusulkan, maka diharapkan kita dapat lebih mudah membuat kebijakan untuk menangani permasalahan yang ada ataupun melakukan peninjauan ulang tentang ide yang telah diusulkan. Karena akan muncul prioritas-prioritas mana yang perlu dirubah dan mana yang tidak atau mungkin malah menghapus sebuah proker, mana yang harus disegerakan dan mana yang bisa ditunda. Dan yang perlu diingat, analisis SWOT bukanlah pemecahan masalah, SWOT hanyalah suatu bentuk metode analisis teoritis sebagai rangkaian langkah pemecahan suatu masalah.
BAB 5 POACE
a. Apa POACE itu? Setelah kita menilai layak tidaknya sebuah proker untuk dilaksanakan, maka tahap yang selanjutnya adalah membuat konsep sebagai gambaran besar proker yang akan dilaksanakan. Hal ini juga bisa sebagai ukuran seberapa matang proker ini untuk dijalankan. Untuk itu kita akan menggunakan POACE. POACE merupakan kaidah yang umumnya digunakan sebagai acuan untuk menjalankan sebuah proker yang terikat melalui kepanitiaan sehingga kegiatan tersebut dapat berjalan sistematis, terencana, tersruktur, dan terkontrol. POACE bisa juga digunakan untuk merencanakan sebuah kepengurusan organisasi yang baru. Mengapa POACE ini dibutuhkan? Tak lain karena dengan adanya metode semacam ini, sebuah proker maupun kepengurusan dapat direncanakan dengan matang dan menghindari akan ada sesuatu yang terlewat. Dengan kata lain, POACE ini akan memancing kita untuk berpikir lebih jauh ke depan, sehingga kita bisa lebih visioner memandang suatu hal.
POACE terdiri dari beberapa aspek antara lain Planning, Organizing, Actuating, Controlling dan Evaluating. Berikut adalah teori POACE secara umum. 1. Planning Sebuah kebaikan yang tidak terencana akan kalah dengan keburukan yang terencana dengan baik Layaknya ungkapan, suatu kegiatan mustahil terwujud tanpa adanya sebuah perencana yang dikemas dalam suatu program kerja. Dimana untuk membuat sebuah program kerja pasti diperlukan pertimbangan yang matang dari segi kelemahan, kelebihan, hambatan, serta tujuan dan manfaat dari kegiatan tersebut (menggunakan metode SWOT). Untuk sebuah kegiatan yang nantinya dapat berjalan sukses tentunya diperlukan perencanaan dengan segala pertimbangan yang matang. Perencanaan diawali dengan munculnya ide atau alasan untuk mengadakan sebuah kegiatan. Langkah berikutnya adalah mulai membuat konsep acara atau draft rencana kegiatan tersebut. Perencanaan yang baik tidak dilakukan oleh banyak orang, tetapi hanya dilakukan oleh mereka yang dalam posisi sebagai konseptor. Semakin banyak kepala yang berpikir, belum tentu menjadi nilai lebih. Tetapi terkadang malah memperlama proses pengonsepan kegiatan karena
semakin banyak pihak yang terlibat, akan semakin sulit menyatukan pandangan. Hendaknya yang menjadi konseptor adalah orang yang benar-benar memiliki kemampuan dan pemahaman terhadap kegiatan yang akan diadakan. Dalam tahap ini dihasilkan konsep kegiatan dengan segala pertimbangannya (seperti gambaran waktu yang dibutuhkan, perlengkapan yang dibutuhkan secara garis besar pada kegiatan inti, dana yang dihabiskan untuk kegiatan inti, target proker dan lain sebagainya) personel yang dibutuhkan dan time schedule atau timeline. Yang terpenting disini adalah jangan ragu untuk menggambarkan teknis kegiatan, bukan berhenti dikonsep saja dengan alasan yang sudah dijelaskan pada sesi sinkronisasi pelaksana visi, misi, dan proker. Jangan lupa untuk menggunakan SWOT juga jika menemukan sebuah masalah yang tidak bisa diselesaikan dengan analisis sederhana. Jika konsep dianggap sudah matang, maka dalam tahap berikutnya tinggal membagi tugas kepanitiaan dan melakukan persiapan sesuai tugas masing-masing.
2. Organizing If you failed to prepare, you prepare for failed Jika langkah perencanaan telah selesai, kemudian hasilnya dibawa ke kelomok yang lebih besar. Yakni mulai dengan langkah membentuk kepanitiaan (organizing committee). Semua kegiatan tentu tidak lepas dari kepanitiaan baik panitia kecil maupun panitia yang membutuhkan banyak SDM, dimana sebuah tim kepanitian tersebut dapat saling bekerjasama dan memiliki satu tujuan yang jelas untuk mendukung kegiatan tersebut. Sehingga dengan adanya kepanitiaan yang terstruktur, kegiatan dapat berjalan sistematis. Besar kecilnya orang yang terlibat dalam kepanitiaan tentu saja disesuaikan dengan kebutuhan. Disamping kekurangan SDM bisa menjadi masalah, kelebihan yang terlalu banyak juga bisa menimbulkan masalah. Karena mengatur banyak orang lebih sulit dari pada sedikit orang. Masalah juga bisa timbul dari sisi biaya, yang seharusnya bisa lebih hemat jika yang terlibat tidak terlalu banyak orang. Pada setiap jabatan yang ada dalam kepanitiaan pasti memiliki tugas, tanggung jawab, wewenang dan uraian jabatan atau lebih dikenal dengan jobdesc (Job Description) yang berbeda-beda. Jadi jangan lupakan
membuat jobdesc yang mendatail dan dapat dipahami serta tidak terjadi tabrakan jobdesc yang mengakibatkan kacaunya ranah kerja. Semakin tinggi suatu jabatan biasanya semakin tinggi tugas, tanggung jawab dan wewenangnya. Dengan pembagian tugas tersebut maka pekerjaan menjadi ringan. Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing. Disinilah salah satu prinsip dari manajemen. Yaitu membagi-bagi tugas sesuai dengan keahliannya masing-masing. Peran pemimpin dalam kepanitiaan sangat penting. Pemimpin yang baik, mampu mengelola SDM yang dipimpinnya agar mempersiapkan setiap detail yang telah direncanakan. Sehingga pada tahap berikutnya berjalan dengan lancar.
3. Actuating Ribuan langkah besar tidak akan terwujud tanpa adanya satu langkah kecil yang pertama Setelah jobdesc dan kepanitiaan terbentuk, yang selanjutnya adalah membagikan jobdesc masing-masing panitia. Pemimpin harus memastikan bahwa semuanya mendapatkan tugas dan tanggungjawab yang tepat. Selanjutnya yang dilakukan adalah mengarahkan semua panitia untuk segera bergerak menyelesaikan tugas yang
telah diterima. Dan jika ada tugas susulan dikemudian hari, ada baiknya pemimpin mendiskusikan dengan kepala divisi atau koordinator yang sesuai sehingga pekerjaan bisa disesuaikan dengan staff yang sesuai pula. Pelaksanaan dari sebuah kegiatan merupakan puncak dari hasil persiapan pelaksanaan kegiatan yang telah dilakukan oleh sebuah kepanitiaan, dengan harapan sebuah tim kepanitiaan dapat saling membantu dan memberikan solusi terhadap suatu masalah yang terjadi antara panitia satu dengan yang lain. Sehingga, dalam keadaan seperti apapun, kegiatan dapat berjalan dengan lancar dan sukses. Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja, cerdas, dan kerjasama. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Kecuali memang ada hal-hal khusus sehingga perlu dilakukan penyesuian. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi, peran, keahlian, dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.
4. Controlling Lelah itu pasti, namun menyerah adalah pilihan. Sesungguhnya banyak orang tidak tahu betapa dekatnya mereka dengan kesuksesan saat mereka memutuskan untuk menyerah Pelaksanaan sebuah proker adalah awal ujian yang dilewati sebuah proker yang telah dibuat. Pengontrolan terhadap suatu kegiatan juga salah satu aspek yang amat penting saat kegiatan tersebut berlangsung. Selain itu, dibutuhkan manajemen kepanitiaan yang benar hingga waktu kegiatan inti terlaksana dengan baik. Jadi pengontrolan disini bukan hanya saat kegiatan inti dilaksanakan, namun juga saat melakukan persiapan. Pengontrolan disini adalah tugas dari seorang pemimpin. Sebagai contoh remeh pada tahap persiapan yang biasa terjadi adalah semakin hari semakin banyak staff panitia yang hilang, tidak hadir rapat, tidak dapat dihubungi, dan lain sebagainya. Padahal kita butuh mereka untuk mengecek progress pekerjaan yang telah diamanahkan yang nantinya berpengaruh terhadap pelaksanaan proker. Oleh karena itu manajemen kepanitiaan sangat dibutuhkan dalam tahap ini. Misalnya adanya budaya kerja serta reward dan
punishment yang telah disepakati pada awal kepanitiaan berjalan. Misal pada pelaksanaan kegiatan inti, pengontrolan dilakukan dari berbagai segi yaitu kerja serta emosi tim kepanitiaan, kondisi kegiatan, kenyamanan peserta, waktu berlangsungnya tiap sesi dari susunan acara yang telah dibuat, dan lain sebagainya. Tujuan dari adanya pengontrolan ini adalah agar kegiatan dapat berjalan sesuai susunan acara dan konsep yang telah disepakati sebelumnya, sehingga kegiatan tersebut membuahkan hasil yang maksimal. Dan jika ada masalah akibat hambatan yang belum terduga sebelumnya, seorang pemimpin harus mampu mengatasinya. Pada tahap ini diperlukan pemimpin yang mampu mengambil keputusan dengan tepat dan cepat. Tugas pemimpin dalam tahap ini memang cenderung lebih ringan daripada panitia pelaksana yang banyak bekerja. Tetapi tanggung jawab terbesar tetap berada di pundak pemimpin. Yang terpenting dalam pengontrolan adalah bagaimana sejak dini dapat diketahui penyimpangan- penyimpangan yang terjadi. Baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera dilakukan
koreksi, antisipasi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi dan kondisi yang terjadi.
5. Evaluating Guru yang paling baik adalah pengalaman, namun alangkah lebih bijak jika kita bisa belajar dari pengalaman orang lain Jika seluruh kegiatan telah selesai, maka yang dilakukan selanjutnya adalah evaluasi. Mengapa hal ini diperlukan, karena dengan adanya setiap permasalahan atau kekurangan yang terjadi dapat diketahui dan dikumpulkan sebagai arsip, sehingga pada kegiatan serupa yang selanjutnya dapat dijadikan pelajaran dan diharapkan untuk kegiatan yang selanjutnya tidak terulang permasalahan yang serupa. Evaluasi minimal dilakukan sekali di akhir kegiatan. Namun, perlu juga dilakukan evaluasi dipertengahan pelaksanaan kegiatan, tanpa mengganggu jalannya kegiatan. Evaluasi juga merupakan salah satu sarana controlling ketika kegiatan berlangsung. Jika setiap tahap POACE di atas dilaksanakan dengan baik, maka tercapainya tujuan akan lebih besar. Pemimpin tentu saja tidak pernah meninggalkan satu tahappun. Dan memang setiap tahap dari Planning
hingga Evaluating menjadi tanggung jawab utama pemimpin.
b. POACE SC POACE diatas memang cenderung ke bagaimana seharusnya sebuah program kerja dilakukan, jadi jelas dimana SC dominan bekerja yaitu pada planning dan OC mulai dominan bekerja yaitu mulai tahap organizing sampai evaluating. Namun bukan berarti SC hanya bekerja saat planning, tapi dalam semua tahap SC juga harus melakukan kontrol. Secara sederhana pada saat organizing tugas koordinator SC adalah membentuk struktur SC, mengkaji calon ketua pelaksana proker dan memberikan masukan dan arahan untuk memanajemen kepanitiaan mulai dari pencarian BPI, BPH dan staff serta mengarahkan pembagian jobdesc yang baik. Pada tahap actuating dan controlling, SC juga tak lepas dari tugas. SC harus terus mengontrol dan mengawasi jalannya kepanitiaan. Apakah ada yang menyimpang dari konsep, budaya kerja, panitia yang mulai menghindar dari tugas dan lain sebagainya. Selain itu, dengan berjalannya kepanitiaan SC juga harus mampu memberikan solusi atas masalah yang muncul. Pada tahap evaluating SC harus mampu menilai kepanitiaan dan kegiatan secara objektif.
Evaluasi bisa dilakukan selama persiapan kegiatan, saat kegiatan berlangsung, dan pasca kegiatan dilaksanakan. Menilik sumber daya SC yang lebih sedikit, maka dalam penyusunan proker, POACE proker untuk SC harus dibuat dengan mempertimbangkan hal-hal diatas. Berikut adalah contoh sederhana POACE SC untuk proker pengabdian masyarakat.
Proker Pengabdian Masyarakat 2013
1. Planning - Pengabdian Masyarakat (Penmas) akan dilaksanakan untuk semua mahasiswa semester II setelah UAS. - Penmas akan dilaksanakan 4 hari 3 malam di sebuah desa sesuai dengan rekomendasi dinkes. - Pemilihan ketua pelaksana penmas dipilih dengan cara tenderisasi dan dipilih secara voting oleh teman-teman seangkatan pada saat ospek fakultas. - Acara penmas harus meliputi 4 pilar kolegium dan 2 poin pembinaan yaitu religius, moralis, intelek, profesional, kolegalitas dan kepemimpinan sehingga dibutuhkan metode penilaian yang tepat untuk menilai 6 poin tersebut. - Sumber dana utama penmas berasal dari fakultas, sponsorship (maksimal 2 bulan sebelum kegiatan dilaksanakan proposal sponsor sudah masuk ke semua perusahaan yang ditarget) serta donatur yang akan digunakan untuk kepentingan acara dan iuran peserta yang akan digunakan untuk kepentingan peserta sendiri. - Acara pada hari pelaksanaan dapat dimulai pukul 5 pagi sampai dengan 8 malam, kecuali pada malam pagelaran seni atau doa bersama. Selebihnya dari itu tidak
diperbolehkan dengan alasan utama menyangkut keamanan. - OC yang dibutuhkan meliputi BPI yang terdiri dari ketua, wakil, bendahara 1 & 2, sekretaris 1 & 2, BPH terdiri dari koordinator dan wakilnya dengan pembagian ranah kerja yaitu sie konsumsi, acara, koordinator lapangan (korlap), keamanan, perlengkapan, dana & usaha (danus), transportasi, pemdis (pembinaan medis), PDDM (publikasi, desain, dekorasi, dan multimedia), kesekretariatan (kestari) dan rohani. - SC yang dibutuhkan berjumlah 10 orang dengan masing-masing memiliki fokus utama sebagai berikut: 1 orang sebagai koordinator dan SC ketua dan wakil, 1 orang SC bendahara dan danus, 1 orang SC sekretaris dan kestari, 2 orang SC keamanan dan korlap, 2 orang SC pemdis dan acara, 2 orang SC perlengkapan, konsumsi, transportasi dan PDDM, serta 1 orang SC rohani. - Rapat koordinasi rutinan SC akan dilaksanakan setiap hari jumat setiap minggunya, untuk perubahan menunggu penetapan rapat koordinasi rutin BPI-BPH- SC yang akan ditetapkan bersama setelah BPI dan BPH terbentuk.
- Semua hal yang belum diatur pada POACE ini akan diatur dikemudian hari dengan kesepakatan bersama, dst.
2. Organizing - Membuat timeline SC dan kepanitiaan secara garis besar. - Menentukan anggota SC. - Membuat teknis, aturan dan tata cara tenderisasi penmas, dst.
3. Actuating - Mengkomunikasikan konsep proker kepada pimpinan fakultas untuk mendapatkan persetujuan, perlindungan dan dukungan penuh. - Melaksanakan tenderisasi. - Membuat jodesc bersama dengan BPI. - Membuat dan menyepakati budaya kerja yang akan diusung kepanitiaan beserta reward dan punishmentnya. - Membuat teknis dari konsep yang telah diusung bersama dengan OC. - Menjalankan tugas yang telah dibuat dan disepakati sebelumnya, dst.
4. Controlling - Mengawasi, dan mengontrol teknis dari konsep yang telah diusung. - Melaksanakan rapat koordinasi rutin dan mengecek setiap perkembangan tugas masing-masing sie. - Memberikan saran dan solusi atas permasalahan yang muncul, dst.
5. Evaluating - Menilai kepanitiaan dan kegiatan secara objektif pada saat persiapan maupun pelaksanaan kegiatan. - Evaluasi meliputi budaya kerja, timeline, efektifitas teknis kegiatan, efektifitas dana, efektifitas pekerjaan dan lain sebagainya, dst.
c. POACE Kepengurusan Seperti yang telah dijelaskan pada poin sebelumnya, POACE bukan hanya untuk proker saja, namun bisa juga digunakan untuk merencanakan kepengurusan. Urgensi POACE kepengurusan ini tidak jauh beda dengan yang ada pada proker, yaitu memancing pikiran lebih visioner dan menghindari sesuatu yang bisa saja terlewat jika hanya diawang-awang tanpa di tulis dalam sebuah metode yang baik.
Sebenarnya, tanpa sadar saat sebuah kepengurusan akan dimulai, siklus POACE dengan sendirinya akan berjalan. Namun tidak terstruktur dan tertulis. Misalnya, saat akan pemilihan pemimpin baru, tentu pemimpin akan melewati tahap planning dengan segala visi, misi, program unggulan, evaluasi, solusi dan lain sebagainya yang telah dia buat. Kemudian setelah terpilih, maka akan memasuki fase organizing dan actuating mulai dari membuat struktur, memilih rekan kerja, proses perekrutan staff, melakukan evaluasi kepengurusan sebelumnya, membuat budaya kerja, menelaah proker periode sebelumnya, membuat proker, membuat timeline dan lain sebagainya. Dan yang sering terlewat jika kepengurusan tidak direncanakan dengan metode yang benar adalah tahap controlling dan evaluating. Dimana 2 tahap ini biasanya dibuat dengan ala kadarnya, padahal ini adalah tahap yang sangat penting dalam kepengurusan. 2 tahap ini sangat penting karena kepengurusan berjalan dengan waktu yang tidak singkat, sehingga tidak bisa dipungkiri ditengah kepengurusan akan muncul fase lelah dan bosan dengan amanah yang diemban. Oleh karena itu controlling harus dipikirkan dengan baik, entah itu bagaimana metodenya, dikemas seperti apa, dan kapan waktu yang tepat. Disinilah letak kepemimpinan seorang pemimpin diuji. Bagaimana
dia bisa membangkitkan lagi semangat rekan kerjanya yang mulai padam. Yang pasti prosesnya tidak instan. Pemimpin harus mampu dekat dengan rekan kerjanya. Pemimpin yang baik adalah yang mampu berperan bukan hanya sebagai pemimpin, namun juga sebagai teman, sahabat atau bahkan orang tua. Begitu pula dengan tahap evaluating. Dalam kepengurusan yang memiliki sebuah tujuan, tak selamanya apa yang dilakukan mengarah pada tujuan yang telah ditetapkan. Belum lagi berbagai masalah yang muncul baik yang disadari maupun tidak. Oleh karena itu, tak dipungkiri bahwa tahap ini juga dibutuhkan untuk menilai kepengurusan secara objektif sehingga penyimpangan dan masalah yang ada dapat diketahui dan diselesaikan secepat mungkin. Hal sederhana yang dimanfaatkan untuk mengontrol dan evaluasi adalah rapat rutin BPI-BPH. Jangan lupakan adanya eval silang. Maksudnya, tiap divisi diperkenankan juga untuk mengevaluasi divisi lainnya, sehingga bisa lebih objektif, holistik, dan komprehensif. Dan sebelum dibawa ke rapat BPI-BPH, evaluasi masing- masing divisi harus dilakukan terlebih dahulu. Tentu saja tidak melupakan peran evaluasi bersama staff dan saran dari staff. Hal tersebut juga akan menimbulkan memupuk rasa kekeluargaan dan saling peduli akan sesamanya. Dan
metode evaluasi yang lain juga banyak, seperti survei serta penyampaian kritik dan saran melalui media online yang nantinya akan dikaji lebih dalam misalnya. Dan jangan lupakan teknisnya, seperti alur berikut misalnya Pembuat Kebijakan > Kebijakan > Media kritik online > Divisi yang bertanggung jawab untuk kajian (kastrat & litbang misalnya) > BPI > Pembuat Kebijakan > Output
BAB 6 AYO BERPIKIR!
Setelah mempelajari teori dasar dalam sebuah kepengurusan dan kepanitiaan, selanjutnya akan kita bahas contoh kasus yang mungkin harus segera diselesaikan secepat mungkin. Kasus ini harus ditelaah terlebih dulu dengan teori- teori yang telah dibahas sebelumnya. Jadi, silahkan berpikir dan pikirkan solusi yang tepat sesuai dengan analisa yang telah dibuat. Dan bisa saja kasus ini merupakan kasus nyata yang mungkin pernah kita alami.
Kasus! Di sebuah fakultas universitas antah berantah, memiliki organisasi kemahasiswaan yang terdiri dari LO (lembaga otonom), LSO (lembaga semi otonom), dan HMJ (himpunan mahasiswa jurusan). LO terdiri dari BEM (Badan Eksekutif Mahasiswa/Senat) sebagai lembaga eksekutif dan DPM/DPL (Dewan Perwakilan Mahasiswa/Dewan Pertimbangan Lembaga) sebagai lembaga legislatif, sedangkan 6 LSO dan 5 HMJ dalam strukturalnya berada dibawah BEM. Setiap tahunnya, proker setiap lembaga selalu bertambah, dan dana yang diajukan pada rapat kerja lembaga mahasiswa dengan pimpinan fakultas tentu ikut bertambah. Terhitung 3 tahun
terakhir dana untuk kemahasiswaan dari 900 juta, kemudian 1,4 milyar, dan yang terakhir adalah 1,7 milyar. Memang ada prestasi yang diraih beberapa lembaga, dan prestasi yang diarih juga tidak sedikit. Namun jika dibiarkan, dana yang tersedot juga akan semakin bertambah. Dan saat ditengah kepengurusan yang berjalan dimana proker dan dana sudah disepakati di rapat kerja, ternyata pimpinan fakultas meminta dana sejumlah 1,7 milyar dipangkas menjadi 1,2 milyar dikarenakan dana dari pemerintah dipotong. Dengan keadaan yang seperti itu, mau tak mau lembaga-lembaga mahasiswa harus menuruti permintaan pimpinan fakultas. Selain permasalahan diatas, permasalahan lain yang ada di fakultas tersebut adalah minat mahasiswa terhadap kegiatan kemahasiswaan semakin menurun. Hal itu terbukti dengan semakin berkurangnya mahasiswa yang mau mendaftar aktif sebagai pengurus organisasi maupun kepanitiaan. Dan ketika dilakukan sebuah jejak pendapat secara acak, rata-rata jawaban kenapa tak mau aktif adalah nilai mata kuliahnya yang jelek. Dengan keadaan proker dan tugas yang semakin membludak, sedangkan SDM untuk menjalankannya semakin sedikit, akhirnya yang terjadi saat ini adalah tingkat stress pengurus organisasi semakin besar. Hal itu terbukti dengan berkurangnya konsistensi pengurus dalam menjalankan tugasnya. Di awal kepengurusan begitu bersemangat untuk
perubahan, perbaikan, dan pengkaderan. Namun ditengah jalan semangat itu memudar perlahan namun pasti seiring berjalannya waktu. Jika dibiarkan akan berujung pada trauma akan kegiatan kemahasiswaan dan akhirnya akan cuek serta tidak peduli lagi dengan apa yang terjadi di fakultas tersebut. Tentu itu bukan hal yang baik bukan? Menurut anda, dimana letak permasalahan utama kegiatan kemahasiswaan fakultas tersebut? Dan apa yang harus dilakukan agar hal yang lebih buruk tidak terjadi? Serta bagaimana langkah kongkritnya? Di kasus ini, anggaplah sebagai kejadian nyata yang anda alami dan posisikan diri anda sebagai orang yang paling bertanggung jawab dan berkewajiban untuk mengatasinya! (Masalah utama yang di maksud adalah yang paling berpengaruh besar dan memiliki kemungkinan paling besar untuk diselesaikan)
BAB 7 ABOUT TEAM
Setelah berbicara tentang visi sampai langkah kongkritnya untuk mewujudkannya, poin selanjutnya adalah teman atau rekan kerja. Teman yang dimaksud tentu saja teman yang memiliki visi atau tujuan yang sama serta mau berpikir dan bekerja bersama. Kembali yang diambil contoh disini adalah dunia mahasiswa. Untuk menjalani sebuah kepengurusan yang panjang, tak mungkin dalam organisasi seorang pemimpin itu berjalan sendirian. Manajemen sebuah kepengurusan itu tidaklah mudah. Bukan hanya masalah pembagian proker, tapi bagaimana mempertahankan semangat rekan kerja, efektifitas sumber daya dan lain sebagainya. Dengan tujuan yang sama dengan rekan kerja, antar sesamanya bisa saling menguatkan satu dengan yang lainnya serta bisa bekerjasama dengan baik nantinya. Minimal saat satu orang berpendapat dalam sebuah obrolan akan ada yang mendukungnya, tak berjuang sendirian seperti pahlawan kesiangan. Saat ada masalah, dipecahkan bersama, bukan malah ketika satu memiliki masalah, yang lainnya tak peduli. Dengan tidak adanya sikap saling menguatkan dan saling membantu, jangan harap bisa membuat perubahan besar. Dan juga jangan harap bisa berjuang sendiri, karena sendiri itu
hanya berapi-api diawal, selanjutnya akan hilang ditelan waktu. Karena akan cepat lelah dan bosan. Jangan kaget jika nantinya muncul perasaan ngapin aku sibuk-sibuk ngurus ginian, kuliah aja belum bener. Aku pengen kayak temen- temen, yang IPnya bagus, tiap libur bisa liburan, tiap sabtu dan minggu bisa liburan kesana-kesini, nonton dan lain sebagainya. Itulah kenapa dibutuhkan teman dalam organisasi. Disini kita ambil contoh BEM lagi, karena memiliki cakupan yang cukup luas untuk sebuah organisasi. Yang pertama, jangan harap membuat BEM lebih baik, atau mau membuat kegiatan kemahasiswaan fakultas lebih maju lagi kalau hanya mengandalkan salah satu divisi saja. Karena yang dihdapi dalam BEM dalam banyak sektor. Bukan masalah internal BEM, tapi juga dengan pihak fakultas, lembaga lain, mahasiswa secara umum, bahkan masyarakat. Disamping itu, tak menutup kemungkinan juga terjadi overlapping antar divisi. Tapi janganlah overlapping itu dianggap sebagai hal yang buruk, memang sebuah hal abu- abu yang membingungkan, tapi tak seharusnya itu sebagai pengahalang untuk melakukan sesuatu, tapi itu seharusnya sebagai sarana untuk bekerjasama. Mengapa justru kerjasama, ya karena pada dasarnya ada visi atau tujuan yang sama. Jika kita tak punya teman yang memiliki tujuan yang sama,
bagaimana kita bisa bekerjasama? Seperti orang yang sedang bermain bola, tujuan sangat jelas, yaitu menang. Caranya bagaimana? Membuat gol sebanyak-banyaknya dan menjaga agar tak kebobolan. Jadi semua tim berusaha membuat gol dan menjaga agar tidak kebobolan. Dan untuk meraih itu ada lini yang berperan bertahan dan menyerang. Ya seperti itulah sebuah organisasi seharusnya berjalan. Jangan sampai satu tim bola itu ingin membuat gol sendiri-sendiri, yang jatuhnya bukan terciptanya sebuah kerjasama, tapi satu tim malah rebutan bola untuk membuat gol. 1 tim ricuh dan ujungnya tim tersebut akan hancur.
BAB 8 JUST IDEA
a. Sistem Evaluasi Proker Dalam sebuah organisasi kemahasiswaan, pasti ada lembaga eksekutif dan legislatif. Lembaga Eksekutif tentu adalah lembaga yang melaksanakan kebijakan. Sedangkan legislatif adalah lembaga yang salah satu perannya adalah evaluasi terhadap lembaga eksekutif. Namun yang biasanya terjadi hanyalah evaluasi kinerja lembaga secara umum. Data yang diambil untuk penilaianpun kurang objektif. Jika dilihat lebih lanjut, ada hal yang cenderung membuat masalah dalam kepengurusan dengan jumlah lembaga yang banyak dan bentuknya lebih nyata yaitu proker. Proker inilah ujung dari tombak sebuah organisasi. Disini kinerja lembaga yang nyata bisa dinilai lebih objektif. Namun sayangnya belum ada sistem yang pernah dibuat untuk mengevaluasi proker. Sistem evaluasi proker ini mungkin bisa memakai beberapa instrumen seperti data dari administrasi tentang proposal dan LPJ baik secara format, ketepatan waktu, kedisiplinan dan lain sebagainya, dari segi keuangan apakah mengalami masalah atau tidak, dari segi
perencanaan mungkin SWOT dan POACE proker, apakah indikator tercapai atau tidak, apakah sesuai dengan visi dan misi yang diusung (mewakili misi yang mana) dan lain sebagainya. Dengan adanya evaluasi proker ini, data evidence based akan didapatkan. Sehingga jika suatu saat mengusulkan penggabungan atau penghapusan proker akan memiliki bukti dan dasar yang kuat.
b. Memperbarui Indikator Keberhasilan Indikator keberhasilan idealnya dibuat oleh OC beserta SC. Indikator ini berfungsi sebagai pencapaian minimal yang harus diraih panitia sehingga sebuah kepanitiaan bisa dikatakan berhasil dalam menyelesaikan proker dan belum tentu menyukseskan proker. Mengapa demikian? Karena seharusnya, setelah proker terselesaikan, maka tujuan proker seharusnya tercapai. Dengan kata lain, indikator keberhasilan merupakan kriteria yang diturunkan dari tujuan dan dapat diukur. Namun kenyataannya indikator yang dibuat oleh panitia sangat kurang mencerminkan tujuan. Karena biasanya panitia hanya mengukur melalui presensi baik dari peserta maupun panitia yang hadir dalam rapat. Sedangkan tujuan yang bersifat kualitatif belum dijadikan
sebuah indikator keberhasilan yang bisa diukur. Dan karena berbicara tentang sesuatu yang seharusnya dapat diukur, maka kita juga harus membuat cara untuk mengukur indikator tersebut. Oleh karena itu, tujuan dan indikator keberhasilan harusnya juga sudah dipertimbangkan saat pembuatan proker.
c. Indikator Keberhasilan Proses Dalam menyusun sebuah proker, pasti akan ada indikator keberhasilan. Karena dengan indikator inilah sebuah proker diukur apakah berhasil dilaksanakan atau tidak. Namun disitulah masalahnya, indikator keberhasilan berhenti pada proker berhasil dilaksanakan atau tidak, bukan berhasil dilaksanakan dengan baik atau tidak. Bisa saja proker selesai dijalankan dan indikator tercapai namun dalam proses perjalanannya banyak hal merugikan yang seharusnya dapat dihindari sejak awal namun karena kurangnya persiapan harus dialami. Kerugian ini bisa berupa tenaga, waktu, pikiran bahkan biaya. Oleh karena itu indikator keberhasilan proses dibutuhkan. Hal ini juga bisa jadi bentuk teknis dari POACE. Jadi diharapkan dengan adanya indikator ini, pembentukkan dan pelaksanaan proker bisalebih matang
dan sesuai target. Berikut adalah contoh indikator keberhasilan proses. N o Nama proker Indikator keberhasilan proses
Indikator keberhasilan
1. Pengab dian Masyar akat - Timeline selesai dibentuk akhir Januari - 95% mahasiswa baru dapat berpartisipasi aktif
- SC selesai dibentuk bulan maret
- Dana yang dimiliki mahasiswa cukup dan tidak minus
- Teknis tender selesai bulan mei, dst.
2. Desa binaan - Timeline selesai dibentuk akhir Januari
- Semua lembaga berpartisipasi aktif dalam desbin
- Ketua OC terpilih februari
- Sinkronisasi konsep antar lembaga februari
- Dana yang dimiliki mahasiswa cukup dan tidak minus
- Rapat besar maret, dst.
d. Kalender Kepengurusan dan Media Pencerdasan Dalam sebuah periode kepengurusan, setelah membentuk struktur pengurus, membuat proker dan berbagai persiapan lainnya, tentu akan dilaksanakan rapat kerja (raker) dimana disinilah setiap lembaga (dan/atau
divisi) memaparkan setiap program kerja yang akan dilakukannya. Selain pemaparan proker, disini juga terjadi kesepakatan antara lembaga mahasiswa dengan seluruh anggaran yang diajukan dengan pelindung dan pemberi dana yaitu pihak fakultas. Masalahnya, jika raker ini hanya sebatas pemaparan, bisa saja kegiatan akan bertabrakan pelaksanaannya. Apalagi kalau dalam sebuah institusi memiliki banyak lembaga dan proker yang tak kalah banyak. Seharusnya di dalam raker tersebut juga diatur pelaksanaan proker-proker terutama yang bersifat event supaya tidak terjadi tabrakan kegiatan sehingga menimbulkan masalah nantinya. Untuk bentuk kongkrit dari pengaturan kegiatan, bisa dilakukan dengan adanya kalender kepengurusan. Yaitu seluruh kegiatan diplot dengan kalender umum selama kepengurusan berlangsung, sehingga ketika raker berlangsung diketahui mana proker yang bertabrakan pelaksanaannya. Kalau proker yang bertabrakan tersebut adalah proker yang melibatkan mahasiswa tertentu saja tidak masalah, tapi jika proker tersebut termasuk proker yang memungkinkan terlibatnya mahasiswa umum pasti akan timbul masalah. Agar lebih jelas contohnya seperti berikut:
Misalkan ada 2 HMJ dalam 1 fakultas yaitu HMJ farmasi dan gizi yang akan melaksanakan kegiatan latihan kepemimpinan dan manajemen mahasiswa (LKMM) pada hari yang sama yaitu Sabtu, 7 April 2013 dengan pesertanya khusus dari jurusannya masing-masing. Hal itu tidak akan menimbulkan masalah, karena acara itu khusus untuk jurusan masing-masing yang tidak akan saling mengganggu antara 2 kegiatan tersebut jika dijalankan bersamaan. Tapi jika 2 HMJ tersebut akan menyelenggarakan seminar dengan target mahasiswa secara umum dan akan dilaksanakan hari yang sama, tentu akan saling merugikan. 2 kegiatan ini secara tidak langsung akan berebut peserta. Namun jika pelaksanaannya berbeda waktu, kemungkinan kegiatan akan mendapat lebih banyak peserta akan lebih besar.
Setelah kalender kepengurusan terbentuk, tentu kalender ini harus disebarluaskan bisa membuat mading dikelas-kelas, mading tempat pengumuman, melalui web fakultas atau organisasi dan lain sebagainya. Dengan adanya kalender yang disebar luaskan ini, setiap orang yang ada dalam 1 fakultas bisa tahu akan ada kegiatan apa saja yang dibuat oleh lembaga yang ada difakultasnya. Dan
hal ini juga bisa sebagai sarana controlling dan evaluating dari setiap lembaga. Berbicara tentang sarana controlling dan evaluating, ada baiknya disediakan media khusus yang menarik ditempat yang strategis untuk menunjukkan kalender kepengurusan dan bisa ditambah dengan tugas serta proker seluruh lembaga yang ada di fakultas, misalkan mading atau mading 3D. Pada setiap periode waktu tertentu (misalnya setiap bulan), sarana ini di update. Tujuannya tak lain adalah adanya kontrol langsung dari masyarakat fakultas, apakah lembaga ini mengerjakan tugasnya sesuai dengan yang telah direncakan atau tidak. Hal tersebut akan memacu semangat lembaga untuk terus melaksanakan tugasnya dengan baik, karena nantinya seakan muncul hukuman moral jika tugasnya tak dijalankan dengan baik. Selain itu media ini juga bisa sebagai sarana pencerdasan mahasiswa agar melek tentang dunia kegiatan kemahasiswaan. Apa tujuannya, apa tugasnya, bagaimana caranya agar tujuan tercapai dan lain sebagainya, sehingga mahasiswa bisa lebih tahu dengan harapan minimal bisa mengerti dan diajak untuk bekerjasama ketika ada sebuah kebijakan. Dan berharap juga mahasiswa bisa lebih berperan aktif dalam kegiatan kemahasiswaan yang ada.
e. Media Online Selain adanya media khusus yang ada di dunia nyata, tentu tak bisa dilupakan adanya media online. Konten yang sama bisa diunggah di dunia maya, misalkan pada web fakultas atau mungkin web resmi lembaga. Tujuannya tak jauh beda, yaitu sarana controlling dan evaluating serta sarana pencerdasan mahasiswa. Selain berisi tentang informasi lembaga-lembaga, ada baiknya disediakan halaman sebagai media untuk kritik dan saran. Sehingga, ketika suatu saat ada subuah kritik dan saran, bisa dilayangkan ditempat yang benar. Dengan harapan kritik dan saran tersebut harus ditindak lanjuti dengan baik.
f. Pembatasan Kepanitiaan Berbicara tentang kepengurusan organisasi, kita tak akan jauh-jauh dengan kegiatan manajemen. Manajemenpun bermacam-macam, dan salah satunya adalah manajemen sumber daya manusia atau pengurus. Banyak teori kepemimpinan dan manajemen yang bisa kita pelajari untuk memanajemen manusia. Dan disini tidak akan dibahas satu per satu. Disini hanya mengusulkan ide yaitu pembatasan jumlah kepanitiaan yang diikuti oleh
seorang pengurus. Hal ini penting karena untuk menjaga tingkat stress dan kejenuhan seorang pengurus. Karena jika seorang pengurus sudah stress tingkat tinggi dan jenuh, tugas-tugasnya tidak akan terselesaikan dengan baik. Dan hal tersebut bisa merusak performa sebuah lembaga. Misalnya saja sebagai seorang staff, dia diperkenankan mengikuti 3 kepanitiaan dalam 1 tahun kepengurusan dengan seijin kepala divisinya serta semua tugasnya diorganisasi harus selesai. Dan sebagai BPH (kepala divisi dan wakil kepala divisi), tidak diperkenankan mengikuti kepanitiaan OC, dikarenakan sudah memiliki tugas sebagai SC prokernya serta tugas lain dalam organisasinya.
g. Kuisioner Kunjungan Terkadang dalam sebuah kepengurusan, sebuah organisasi bisa saja mendapatkan tamu, biasanya dalam rangka studi banding. Dalam proses studi banding ini, tentunya ada tahap perencanan dari kedua pihak, persiapan serta pelaksanaan jika tiba waktunya. Walaupun sudah ada mekanisme yang sudah ditentukan oleh organisasi bagaimana cara untuk dapat melakukan studi banding (menghubungi humas organisasi misalnya) dan bagaimana menggelar studibanding, namun tak dipungkiri juga harus
diadakan evaluasi. Seperti yang kita tahu, evaluasi ini semakin baik jika dilihat dari berbagai sudut pandang. Jadi bukan hanya evaluasi dari panitia penyelenggara, namun juga evaluasi dari tamu yang telah kita terima dan kita jamu. Mungkin saja ada sesuatu yang salah, namun tamu merasa tidak enak untuk mengungkapkannya secara langsung. Oleh karena itu, dibutuhkan sarana evaluasi dari tamu supaya penerimaan tamu yang berikutnya bisa lebih baik lagi. Salah satu cara adalah dengan cara membuat kuisioner kepuasan tamu. Tentu saja kuisioner ini harus ditindak lanjuti nantinya supaya tidak mubadzir.
h. Membuat Proposal Sponshorship yang Unik Tak dipungkiri dalam berjalannya kepengurusan, terkadang sebuah proker membutuhkan dana lebih dari yang telah dianggarkan. Misalnya saja proker yang bertingkat nasional. Oleh karena itu dalam berjalannya kepanitiaan yang melaksanakan proker tersebut akan melakukan berbagai cara untuk mendapatkan dana segar sebagai tambahan. Misalnya saja ada yang dengan enterpreneur, mengajukan proposal sponsor, melalui permohonan donatur, bahkan yang ekstrim seperti mengamen juga ada.
Dari beberapa cara tersebut yang hasilnya cukup menjanjikan adalah dengan mengajukan proposal sponsorship. Namun yang perlu dicermati lagi yaitu calon sponsor tidak bodoh. Mereka juga akan mempertimbangkan setiap proposal yang masuk. Yang mana yang lebih besar untungnya untuk mereka. Selain dari level kegiatan, isi kegiatan serta kompensasi yang diperoleh, kapasitas panitia yang menawarkan proposal juga masuk dalam penilaian mereka. Dari sekian pertimbangan pihak sponsor dalam memutuskan proposal mana yang disetujui, ada hal yang mungkin lepas dari pertimbangan kita sebagai pihak yang mengajukan proposal, yaitu desain proposal. Terkadang kita terlalu fokus memikirkan bagaimana cara bernegosiasi agar proposal kita disetujui dan mendapatkan apa yang kita harapkan. Padahal ada hal yang lebih esensial, yaitu apakah pihak sponsor mau melirik proposal yang kita buat? Karena mungkin tak sedikit proposal yang masuk ke mereka untuk meminta sponsor, apalagi perusahaan yang besar. Oleh karena itu, untuk memperbesar kemungkinan proposal kita dibaca oleh sponsor target, kita harus membuat desain yang menarik dan eye catching. Misalkan
membuat proposal yang berbentuk 3 dimensi atau mungkin proposal pop-up. Proposal disinipun bisa sebagai proposal per kepanitiaan yang ingin mengajukan, atau malah bisa sebagai proposal kerjasama selama 1 periode kepengurusan secara penuh, dengan kompensasi yang telah dipikirkan dan direncakan sebelumya oleh semua lembaga yang akan menjalin kerjasama. Misalnya dikoordinir oleh BEM, dan untuk mekanisme pembagian hasil sponsor juga harus dipikirkan, supaya tidak ada yang merasa dicurangi nantinya.
i. Organization Diary Seperti namanya, diary organisasi merupakan catatan sehari-hari sebuah organisasi. Mungkin tak perlu setiap hari dicatat dalam sebuah diary, namun pada waktu tertentu saja yang memang bisa dijadikan referensi untuk kepengurusan periode selanjutnya. Karena biasanya ada kejadian penting yang didalamnya da pelajaran berharga yang bermanfaat untuk kepengurusan periode selanjutnya hilang begitu saja tertelan waktu. Misalnya pada saat terjadi kesalahan yang mempengaruhi performa organisasi, padahal itu tak disengaja. Mungkin hal itu remeh, namun cukup memiliki pengaruh. Berikut contoh kasusnya:
Pada suatu waktu bagian administrasi BEM yang seharusnya bertugas untuk menerima dan mengecek proposal tidak ada sama sekali padahal sudah ada jadwal piket. Dan pada hari itu ada beberapa lembaga yang ingin mengajukan proposal ke BEM dengan kecewa dan melapor pada presiden BEM mengapa hal tersebut bisa terjadi. Dan setelah ditelusuri ternyata yag seharusnya bertugas saat itu mendadak ada ujian, sehingga pada saat jam tugasnya dia tidak bisa bertugas.
Kesalahan seperti itu memang tidak disegaja, namun pengurus yang harusnya bertugas saat itu juga harus memiliki tanggung jawab minimal untuk memberitahu kepala divisi untuk dicarikan pengganti. Itu idealnya, naumn kita tak memungkiri bahwa tak semua orang memiliki pikiran yang seperti itu, bisa saja pengurus tersebut tidak terpikirkan, apalagi sudah bingung akan ujian mendadak. Nah, hal seperti ini menjadi pelajaran bersama. Namun seharusnya tak berhenti disitu, hal ini butuh untuk didokumentasikan dengan baik. Mengapa dibutuhkan dokumentasi yang baik? Karena kebanyakan orang akan lupa dengan kejadian seperti ini, apalagi sepele. Jangankan orang yang diberitahu ada kejadian seperti itu, bahkan biasanya yang mengalaminya
sendiri saja akan lupa dengan erjalannya waktu. Tujuan lainnya adalah pada waktu yang kemudian bisa dicarikan solusinya. Misal pada kasus ini yaitu ada mekanisme perijinan yang jelas dan ditekankan dari awal kepengurusan atau mungkin ada staff bayangan setiap harinya untuk jaga-jaga jika staff yang seharusnya jaga mengalami kejadian serupa. Dan misal setelah kejadian tersebut terbentuk mekanisme baru (misal mekanisme perijinan), setidaknya pada saat mensosialisasikan dan menekankan ke pengurus untuk menjalankan mekanisme tersebut, alasannya dapat jelas dan rasional karena ada dokumentasi tersebut. Sehingga mekanisme tersebut bisa dimengerti dengan baik dan bisa dilaksanakan sesuai dengan harapan. Dokumentasi yang baik ini juga akan membantu kepengurusan baru di periode yang selanjutnya untuk lebih komprehensif dalam membuat teknis suatu tugas atau proker, paling tidak bisa sebagai sumber POACE. Misalkan teknis open recruitment (OR) pengurus yang sebelumnya ada masalah seperti bagaimana mengatur sesi wawancara dengan BPH dan BPI agar bisa lebih teratur, antriannya lebih terkendali, waktunya efektif dan lain sebagainya. Atau masalah-masalah yang timbul saat kepengurusan baru dimulai, apa saja yang harus disiapkan
karena disini biasanya pengurus baru bingung apa yang harus diperbuatnya saat dia terpilih memegang amanah baru dan lain sebagainya. Sehingga, hal-hal sepele yang bisa menganggu performa organisasi bisa dihindari dengan dini. Mekanisme dokumentasi inipun bisa disesuaikan dengan selera dan dengan pertimbangan tersendiri. Misalkan disediakan format file untuk kemudian diisi, atau dikirim melaui email atau mungkin yang lebih simpel melalui pesan singkat (sms) ke penanggung jawab dokumentasi yaitu sekretaris organisasi misalnya. Nantinya dokumentasi ini bisa diwujudkan sebagai diary organisasi atau mungkin sebagai diary masing-masing divisi. Dan yang lebih penting adalah jangan lupa menyerahkan dokumentasi ini kepada kepengurusan baru pada periode selanjutnya. Percuma saja dokumentasi ada, namun tidak diserahkan ke pengurus baru.
j. Buku Putih Organisai dan Divisi Entah istilah buku putih organisasi dan divisi ini benar atau tidak, tapi ini hanyalah sebuah ide yang mungkin bisa diwujudkan. Menilik kepada sejarah, pasti dibentuknya sesuatu memiliki sebab, latar belakang, tujuan, dan manfaat. Begitu pula dengan terbentuknya
organisasi. Tujuan dari organisasi tak lepas dari sejarah yang dia miliki. Nah inilah yang harusnya dipahamkan paling awal kepada pengurus atau mungkin calon pengurus yang baru, supaya mereka tahu dunia seperti apa dan tugas mulia apa yang akan mereka emban selama berkarya dalam organisasi tersebut. Buku ini pulalah yang berisi apa saja yang telah terjadi terhadap organisasi dan divisi. Bagaimana budaya didalamnya terbentuk, bagaimana sejarah perkembangannya, apa saja masalah dan konflik yang telah terjadi, bagaimana perubahan visi misinya terjadi dan lain sebagainya. Jika organisasi anda tidak memilikinya, ada baiknya segera dibuat. Untuk buku putih organisasi mungkin cenderung tugas dari BPI. Sedangkan buku putih divisi tentu tanggung jawab BPH dan staff divisi yang terlibat didalamnya.
BAB 9 DASAR MANAJEMEN KEPANITIAAN
a. Segitiga Presiden BEM, SC dan OC
Kita semua tentu pernah mendengar tentang segitiga Presiden BEM, SC dan OC. Dimana Presiden BEM merupakan pemegang kekuasaan tertinggi dan bertanggung jawab atas semua program kerja yang dilaksanakan dalam masa kepengurusannya. Ditempat lain ada juga yang disebut ketua BEM, ketua senat dan lain-lain. Steering Committee (SC) merupakan perpanjangan tangan dari Presiden BEM yang membantu berjalannya proker secara langsung. SC biasanya minimal merupakan ketua pelaksana pada kepengurusan yang sebelumnya dimana dia yang mengetahui seluk-beluk kepanitiaan itu dan menteri/kepala divisi dimana proker yang dijalankan bernaung. Namun bisa juga yang lainnya. Sedangkan Presiden BEM OC SC
Organizing Committee (OC) merupakan panitia yang bertugas untuk menjalankan sebuah program kerja. Itulah komponen utama yang menjalankan teknis program kerja. Kemudian OC akan di downgrade menjadi beberapa divisi sesuai dengan kebutuhan sehingga tugas dapat dibagi secara spesifik dan tidak ada overlapping job. Divisi dalam sebuah kepanitiaan biasanya disebut sie atau bisa juga disebut seksi. Tugas yang spesifik ini biasa disebut dengan jobdesc (job description).
b. Struktur dalam OC Dalam melaksanakan kepanitiaan, agar tugas yang ada bisa lebih mudah diselesaikan, maka dibutuhkan pembagian tugas. Pembagian tugas ini agar lebih spesifik bisa dibuat bagian-bagian untuk mengerjakannya, Berikut adalah pembagiannya: 1. Badan Pengurus Inti (BPI) BPI adalah panitia pelaksana yang memiliki kekuasaan tertinggi termasuk berkuasa dalam manajemen kepanitiaan dan mengambil keputusan. Biasanya BPI ini terdiri atas Ketua Pelaksana (Kapel), Wakil Ketua pelaksana (Wakapel), Bendahara dan Sekretaris. Untuk jumlah dari BPI ini sendiri tidak ada sebuah aturan khusus, semuanya tergantung kebutuhan.
Ketua pelaksana/panitia Ketua pelaksana/panitia adalah seseorang yang dipilih atau terpilih dan bertanggung jawab atas terbentuknya, berjalannya dan terlaksananya sebuah program kerja. Wakil ketua Wakil ketua merupakan orang yang dipilih ketua untuk mendampinginya dalam menyelesaikan tugas dalam sebuah kepanitiaan. Jumlah wakil ketua tergantung dengan kebutuhan. Bisa 1 bisa lebih dari 1. Namun yang lebih sering adalah hanya menggunakan 1 wakil ketua saja. Pembagian tugas antara ketua dan wakil ketuapun cukup beragam. Misalnya contoh yang penulis tahu dalam kepanitiaan pengabdian masyarakat maba FKUB (Penmas maba FKUB) biasanya ada 2 wakil ketua. Ketua 1 biasanya berfokus pada divisi konseptor (acara, pemdis, korlap), sedangkan ketua 2 biasanya berfokus pada divisi support (transko, perkap, keamanan). Bendahara Bendahara merupakan orang yang dipilih ketua dan bertanggugjawab atas arus keuangan yang beredar dari kepanitiaan, entah itu arus masuk maupun
keluar. Jumlah dari bendahar juga bisa disesuaikan, bisa 2 dengan 1 khusus arus masuk, dan 1 lagi khusus arus keluar. Sekretaris Sekretaris merupakan orang yang dipilih ketua dan bertanggungjawab atas manajemen administrasi dan arus informasi dalam kepanitiaan. Jumlahnya sama, tergantung kebutuhan, misalkan 1 khusus berkoordinasi ke bawah yaitu ke panitia pelaksana, dan satu lagi khusus berkoordinasi ke pihak selain panitia seperti ke dekanat dan luar universitas.
2. Badan Pengurus Harian (BPH) BPH adalah merupakan panitia yang dipilih langsung oleh BPI dimana nantinya akan bersama-sama bekerjasama dalam menyukseskan program kerja. BPH perlu dibentuk untuk membagi jobdesc spesifik yang dibutuhkan dalam suatu kepanitiaan. Karena, tugas dalam kepanitiaan tidak mungkin diselesaikan hanya oleh BPI. Harapannya dengan adanya BPH, tugas-tugas yang spesifik bisa ditangani oleh ahlinya. Bahkan kadang BPH lebih mengerti apa yang harus dilakukan daripada BPI.
Adapun yang dimaksud dengan BPH adalah koordinator (kordi) dan wakil koordinator (wakordi). Mereka yang akan bertugas mengatur dan memanajemen sienya masing-masing. Sie yang dibutuhkan dalam suatu kepanitiaan juga bermacam- macam tergantung kebutuhan kepanitiaan itu sendiri. Adapun pembagian sie yang biasanya ada di FKUB adalah: Sie Acara Sie acara merupakan sie yang bertanggung jawab atas berjalannya konsep acara yang diwujudkan sebagai teknis acara yang bisa dijalankan oleh kepanitiaan. Ada juga yang pernah mengenal sie ini dengan sie TOA (Tour, Outbond dan Acara). Dengan nama itu sudah jelas bahwa sie ini juga akan menangani masalah tour dan outbond. Sie PDDM (Publikasi, Dekorasi, Design dan Multimedia) Dari namanya saja sudah jelas terpampang sie ini bertanggung jawab atas publikasi, dekorasi, design dan multimedia demi mendukung kelancaran dan kesuksesan suatu program kerja
Sie Kestari (Kesekretariatan) Sie ini bisa dibilang sie yang berurusan dengan komputer, printer dan kertas. Karena sie ini merupakan sie yang bertanggung jawab atas pembuatan surat, penyusunan proposal, LPJ dan lain- lain. Sie Perkap (Perlengkapan)/Properti Dari namanya juga sudah dapat diartikan bahwa sie inilah yang bertanggung jawab atas segala pelengkapan yang dibutuhkan dalam pelaksanaan sebuah program kerja. Sie Humas (Hubungan Masyarakat) Merupakan sie yang menghubungkan pihak panitia dengan pihak-pihak luar kepanitiaan secara intens, misalnya dengan kasubag perlengakapan, dekanat, rektorat ataupun instansi-instansi terkait lainnya jika memang dalam program kerja itu dibutuhkan misal dalam penmas akan berhubungan dengan dinkes, camat, kepala desa dan lan-lain. Transko/Transakom (Transportasi dan Akomodasi) Dari namanya sudah jelas bahwa sie ini yang bertanggung jawab atas tersedianya transportasi dan akomodasi.
Konsumsi Apalagi tanggung jawab sie ini kecuali mengurusi urusan perut :D. Ya walaupun begitu, yang harus disiapkan sie ini juga banyak. Danus (Dana dan Usaha) Ini adalah sie paling matre sedunia. Dipikirannya hanya ada uang, uang dan uang. Hal itu bisa dilihat dari matanya yang berubah menjadi ijo dan mendadak buas ketika melihat kilap uang koin yang terjatuh di tengah jalan. Hati-hati kalau dia sudah berubah, tidak peduli siapapun anda walaupun anda presiden, anda akan dibabatnya hingga uang koin itu masuk ke kantongnya. LO (Liaison Officer) Dalam kepanitiaan nasional biasanya akan ditemui sie ini. Sie ini merupakan sie yang intens berhubungan dengan universitas lain dan bertanggung jawab atas delegasi. Boleh jadi sie ini dikatakan sebagai ujung tombak dalam menggalang peserta, karena dengan masifnya sie ini, bisa jadi banyak peserta yang dapat dijaring. Selain itu, sie ini harus paham tentang semua acara, karena sie ini yang akan berhadapan langsung dengan peserta, proses tanya jawab pasti lewat sie ini.
Materi Sie materi ini memang tidak begitu umum. Biasanya sie ini muncul pada acara-acara kompetisi ilmiah dan pelatihan. Tentu saja tanggung jawabnya adalah tersedianya materi yang akan dilatihkan kepada target dan konsep soal ataupun kasus serta aturan- aturannya pada kompetisi ilmiah. PK (Pendamping Keluarga) Sie ini merupakan sie yang hanya ditemui saat probinmaba (program pembinaan mahasiswa baru) yang meliputi PK2Maba (Pengenalan Kehidupan Kampus Mahasiswa Baru) dan Krima (Krida Mahasiswa) FKUB. PK akan berinteraksi langsung dengan maba layaknya seorang orang tua asuh saat maba masuk dalam dunia barunya. Tugasnya cukup kompleks, mengenalkan, membina, mengajari dan sebagainya layaknya orang tua. TKP (Tim Kontrol Pembinaan)/Komdis (Komisi Disiplin) Sie TKP ini juga spesial dalam probinmaba FKUB saja. Memang sie ini di mata maba yang awam terkenal suka marah-marah, tapi sesungguhnya mereka bukan marah, namun bertindak tegas karena memiliki dasar dan bukti otentik dengan tujuan
utamanya adalah membina, bukan emosional. Sedangkan komdis biasanya ada pada program pembinaan juga, namun bukan pada probinmaba, misalnya pada diklat. Sie Ilmiah Sie ini juga termasuk spesial juga. Sie ini juga hanya ada di probinmaba FKUB, tepatnya di PK2Maba saja. Sie ini bertanggungjawab atas tugas-tugas ilmiah maba. Dia juga yang bertanggungjawab mengenalkan dan membimbing maba dalam pembuatan karya ilmiah yang baik dan benar. Fasilitator Sie ini merupakan sie yang bertugas untuk membimbing, mengarahkan dan mencerdaskan mahasiswa. Biasanya sie ini ada di kepanitiaan yang berbasis pelatihan dan pengkaderan seperti LKMM (Latihan Kepemimpinan dan Manajemen Mahasiswa), pelatihan KTI (Karya Tulis Ilmiah) seperti PKM-Maba (Program Kreativitas Mahasiswa- Mahasiswa Baru) dan lain-lain. Korlap (Koordinator Lapangan) Sie ini juga termasuk sie yang spesial, misal di FKUB ada sie ini di PENMAS dan PK2MABA, tugasnya hampir mirip, namun tetap memiliki
perbedaan. Korlap ini bertanggung jawab terutama pengkondisian peserta pada saat hari pelaksanaan, walaupun pada sebelum hari pelaksanaan juga ada pekerjaan yang harus diselesaikan sesuai dengan konteks kegiatan yang diadakan. Keamanan Dari namanya saja sudah jelas, berarti tanggungjawabnya adalah menjaga keamanan saat keberlangsungan kegiatan. Pemdis (Pembinaan Medis) Sie ini adalah konseptor segala hal tentang dunia medis, terutama pada kegiatan pengabdian masyarakat. Rohani Sie ini adalah sie yang bertanggung jawab atas asas religius dalam sebuah kepanitiaan. Biasanya sie ini ada pada kepanitiaan pembinaan.
BAB 10 J OB DESCRIPTION DALAM KEPANITIAAN
Job description (jobdesc) adalah pembagian tugas kerja dalam kepanitiaan yang berfungsi sebagai batasan ranah kerja dan pembagian beban kerja. Berikut adalah contoh pembagian jobdesc panitia: a. Jobdesc SC 1. Bertanggung jawab terhadap keseluruhan konsep pada suatu kegiatan. 2. Melakukan koordinasi antar SC dalam perumusan konsep kegiatan. 3. Mensosialisasikan konsep kegiatan pada OC. 4. Mengawasi dan mengarahkan OC dalam pelaksanaan kegiatan. 5. Memberikan solusi terhadap masalah yang muncul dalam kepanitiaan saat OC tidak bisa memecahkannya.
b. Jobdesc BPH (Badan Pengurus Harian) Jobdesc Sie Kestari 1. Mencari informasi dan belanja kebutuhan. Seperti kertas hvs, amplop putih, lem, dobel tip, amplop coklat untuk pengiriman dan perlengkapan lain sesuai dengan kebutuhan kepanitiaan.
2. Mencari tempat cetak yang murah dan berkualitas. 3. Membuat proposal kegiatan dan proposal sponsorship (jika diperlukan). Untuk proposal sponsorship kerjasama dengan danus karena danus yang lebih tahu tentang sponsor. 4. Mencatat nama dan NIM seluruh panitia. 5. Meminta anggaran dana yang jelas dari setiap sie. 6. Design proposal sponsorship bekerjasama dengan sie PDDM. 7. Presensi & Notulensi Rapat. Setiap rapat harus terkumpul rapi, jangan sampai hilang, dan notulensi setiap rapat. Presensi untuk dimasukkan ke LPJ. Setiap rapat harus ada kestari yang datang minimal 1 orang 8. Persiapan surat masuk dan surat keluar. Penomoran jelas dan tepat. Penomoran surat diurutkan. Untuk surat keluar harus jelas kepada siapa, perihal apa dan yang mengeluarkan siapa. Undangan jangan mendadak, usahakan maksimal 1 mingggu sebelum acara sudah diterima oleh yang bersangkutan. Himbau kepada seluruh panitia yang memerlukan surat keluar jangan mendadak.
9. Undangan Meminta bantuan sie humas mengenai siapa saja yang akan di undang. up date alamat/ tempat tujuan para undangan. 10. Dokumentasi namanama peserta. Maksimal 1 hari sebelum hari pelaksanaan memastikan peserta yang akan mengikuti acara. 11. Menentukan persyaratan yang dibutuhkan peserta 12. Mendata kebutuhan yang harus dibawa peserta berkoordinasi dengan acara, materi dan menyampaikannya kepada PDDM, LO dan humas untuk dipublikasi 13. Mempersiapan buku materi yang diberikan ke peserta (jika tersedia) 14. Beberapa hari sebelum hari pelaksanaan, meminta bantuan sie perlengkapan untuk menyiapkan laptop & printer beserta perangkatkanya untuk notulensi selama acara (jika diperlukan) 15. Pada waktu hari pelaksanaan, datang 2 jam sebelum regristasi dibuka. menyiapkan meja regristasi, menyiapkan apa saja yang diperlukan (form registrasi/ presensi). 16. Notulensi dan berita acara di PJ kan pada 1 orang pada setiap acara
17. Rapikan notulensi, daftar hadir ( peserta dan panitia) 18. Persiapan pembuatan LPJ, meminta laporan secepatnya dari masing ko.sie 19. Pembuatan LPJ maksimal 1 bulan setelah kegiatan sudah jadi 20. LPJ untuk fakultas, sponsor dan donatur
Jobdesc Sie Acara 1. Membuat susunan acara yang terdiri dari acara (termasuk tour jika ada). 2. Menyusun kronologis acara dan segera dikoordinasikan dengan seluruh panitia. 3. Membuat / mengkoordinasikan acara pra-hari pelaksanaan untuk panitia, ex: Training of trainer (TOT)/upgrading panitia, rapat besar, simulasi. 4. Membuat Term of Referendum (TOR) materi yang dibutuhkan. Misal untuk pemateri upgrading, seminar dll. 5. Koordinasi dengan sie lain, terkait : - Sie Humas dan Materi Koordinasi berhubungan dengan juri, undangan, pemateri dll. - Sie LO Koordinasi mengenai kedatangan peserta
- Sie Kestari Koordinasi waktu presensi dan pembagian fasilitas acara (kertas pre-post test, modul, dll). - Sie Danus Koordinasi waktu presentasi pihak sponsor Koordinasi produk produk sponsor yang bisa dipakai untuk doorprize - Sie Konsumsi Koordinasi mengenai waktu makan / pembagian konsumsi/ coffee break( jika ada) - Sie PDDM Koordinasi susunan acara untuk disertakan dalam publikasi Rancangan konsep acara untuk setting ruangan Koordinasi iklan dari sponsor yang harus ditampilkan - Sie Perlengkapan Koordinasi mengenai kebutuhan peralatan selama kegiatan/acara berlangsung - Sie Transportasi Koordinasi waktu penjemputan juri, undangan dan peserta Koordinasi untuk survey
6. Memilih MC dan menjelaskan konsep acara (formal, semi formal, atau informal). 7. Mengadakan gladi bersih untuk memudahkan pelaksanaan pada hari pelaksanaan. 8. Briefing/koordinasi sebelum acara dilaksanakan dan memastikan panitia lain mengetahui perubahan- perubahan terbaru mengenai pelaksanaan acara.
Jobdesc Sie Materi 1. Membuat TOR tim formatur materi atau soal dan mengkonsultasikannya kepada BPI dan SC. 2. Membuat kisi-kisi materi dan soal yang akan diujikan (simulasi, studi kasus dan studi lapangan) 3. Membuat petunjuk pelaksanaan (juklak), tata tertib beserta sanksi, serta scoring lomba bersama Acara dan SC. 4. Koordinasi dengan sie lain, terkait : - Sie Acara Koordinasi teknis acara, simulasi. - Sie Humas Koordinasi berhubungan dengan juri, pemateri dll. - Sie Kestari Koordinasi pembagian fasilitas acara (lembar jawaban, seminar kit dll).
- Sie Perlengkapan Koordinasi mengenai kebutuhan peralatan selama kegiatan/acara berlangsung 5. Memilih juri yang sebelumnya dikonsultasikan dengan BPI dan atas persetujuan SC.
Jobdesc Sie Humas 1. Mediator dengan Juri/pemateri - Mencari informasi tentang juri/pemateri yang diundang. - Memastikan bagaimana birokrasi tentang permintaan juri/pemateri, dapat dengan cara menghubungi nomor telepon yang bersangkutan. Bentuk birokrasi biasanya dari pihak panitia diminta mengirim proposal atau surat permohonan. - Terus memastikan juri/pemateri (siapa, kapan, dimana) melalui koordinasi dengan sie materi dan acara. - Memberikan kisi-kisi materi yang di berikan sesuai jalan pikiran juri/pemateri. - Meminta CV masing-masing juri/pemateri nama, gelar, jabatan, dan nomor telepon juri/pemateri dll yang dibutuhkan.
- Jika semua sudah selesai, mengkonfirmasi kapan acara di lakukan, dimana, waktu dimana masing- masing juri/pemateri berperan. - Saat hari pelaksanaan, tingal memastikan juri/pemateri untuk tetap di tempat acara berlangsung. Lalu menghubungi kembali. - Menjemput juri/pemateri ke tempat sesuai perjanjian jika juri/pemateri tidak datang sendiri. - Mempersilahkan dan memandu ke ruang acara berlangsung. 2. Mencari semua tanda tangan pihak-pihak yang terdapat pada proposal , LPJ , dan surat-surat terkait. 3. Bertanggung jawab atas undangan untuk datang ke acara sesuai persetujuan sebelumnya - Mencari nama dan NIP mulai dari Rektor, PR(1,2,3,4), Dekan. - PD(1,2,3), Kajur, Sekjur, dan pihak-pihak lain yang bersangkutan - Setelah itu mengirimkan masing-masing undangan. 4. Menjadi komunikator dengan pihak terkait - Menghubungi pihak terkait dengan kegiatan (undangan, delegasi, dst)
- Bersama dengan PDDM, mempublikasikan acara baik di level fakultas hingga nasional 5. Menjadi mediator antara OC dengan instansi terkait kegiatan dalam hal perijinan, misal ingin bekerjasama dengan rumah sakit dalam suatu acara dan lain-lain.
Jobdesc Sie LO (Liaison Officer) 1. Mendata target peserta (misalkan disini adalah ISMKI [Ikatan Senat Mahasiswa Kedokteran Indonesia], maka LO harus mendata anggota aktif atau Fakultas Kedokteran yang dinaungi ISMKI) dan berusaha mendata semua FK se-Indonesia. 2. Mengirim proposal kegiatan kepada target peserta. Dalam hal ini bekerjasama dengan sie kestari perihal kebutuhan proposal pendelegasian. 3. Follow up kepastian jumlah delegasi pada masing- masing institusi. 4. Koordinasi dengan sie lain: - Sie transakom Perihal penjemputan dan pengantaran delegasi sampai pada tempat yang dituju. - Kestari
Masalah proposal pendelegasian, biodata, persyaratan dan kebutuhan peserta yang dibutuhkan - Acara Tentang detail acara dan kebutuhan peserta - Materi Tentang detail mekanisme lomba dan kebutuhan peserta - Konsumsi Tentang data alergi atau peserta berkebutuhan khusus - PDDM Bekerjasama dalam mekanisme publikasi
5. Memastikan delegasi mengikuti semua acara yang telah disusun oleh panitia. *sebelum hari pelaksanaan bertugas untuk membantu sie yang lain jika dibutuhkan seperti humas dan danus.
Jobdesc Sie Konsumsi 1. Survei dan mencari informasi mengenai katering, toko kue dan tempat belanja perlengkapan konsumsi
yang murah, mulai dari menu, harga, jenis, rasa, kapasitas pemesanan, dsb. 2. Memastikan jumlah panitia, peserta, pemateri dan tamu undangan serta selalu meng-update perubahan- perubahan yang mungkin terjadi. 3. Menyusun anggaran dana yang dibutuhkan oleh sie konsumsi. 4. Menyusun menu untuk makan besar, snack dan coffee break untuk hari pelaksanaan disesuaikan dengan anggaran yang telah disusun. 5. Merencanakan waktu pemesanan jauh hari sebelumnya dan sedapat mungkin selalu berkoordinasi dengan pihak katering. 6. Merinci perlengkapan apa saja yang diperlukan saat hari pelaksanaan. 7. Berkoordinasi dengan sesama anggota sie konsumsi. 8. Berkoordinasi dengan pihak penginapan, terkait pengadaan konsumsi & coffee break. 9. Berkoordinasi dengan sie-sie lain; - Sie Acara Terkait penentuan waktu & tempat pembagian konsumsi. - Sie perlengkapan
Terkait persiapan perlengkapan & peralatan yang dibutuhkan saat hari pelaksanaan. - Sie transakom Terkait pengambilan konsumsi (bila tidak diantar pihak katering/penginapan). - Sie kestari Terkait jumlah panitia, peserta, pemateri, dan tamu undangan. - Sie humas & LO Apabila ada permintaan khusus dari peserta, pemateri atau tamu undangan. 10. Mempersiapkan katering cadangan dan back-up plan apabila sewaktu-waktu terjadi hal yang tidak diinginkan. 11. Memeriksa keadaan makanan, apakah ada yang salah, misalnya basi. 12. Mengelompokkan makanan sesuai dengan keadaan untuk pembagian. Misal dikelompokkan yang alergi, dikelompokkan sesuai tempat peserta berada dll.
Jobdesc Sie PDDM 1. Menyiapkan desain untuk publikasi, spanduk, name tag panitia, sertifikat, video, kaos dll 2. Mencari percetakan yang murah dan berkualitas
3. Menyiapkan dekorasi ruangan. 4. Mendokumentasikan mulai dari pra-acara, selama acara, dan saat evaluasi acara 5. Bekerjasama dengan sie lain: - Sie Acara dan Materi Memastikan dan membuat multimedia untuk keperluan acara - Sie humas dan LO Untuk publikasi kegiatan. - Sie danus Terkait dengan kontrapretasi sponsor - Sie Kestari Desain proposal sponsorship, nametag, sertifikat dll.
Jobdesc Sie Transakom Pra acara : 1. Bekerjasama dengan danus mengenai transportasi ketempat perusahaan pihak sponsor. 2. Mensurvey tempat penginapan dan outbond bagi peserta tempat acara. 3. Mensurvey dan bekerja sama dengan pihak-pihak terkait apabila memerlukan sewa kendaraan untuk mengganggut peserta dalam jumlah besar. Misalnya:
sewa bus, truk militer ataupun transportasi milik fakultas. Acara : 1. Berkoodinasi dengan Humas, terkait transportasi juri/pemateri menuju dan kembali dari tempat acara (jika diperlukan) 2. Berkoordinasi dengan konsumsi, terkait transportasi Makanan dan Snack selama acara (jika diperlukan) 3. Berkoordinasi dengan LO, terkait transportasi peserta.(penjemputan dan pengantaran ke bandara, terminal maupun stasiun) 4. Berkoordinasi dengan Acara, terkait tour dll yang memerlukan transportasi peserta dalam jumlah besar.
Jobdesc Sie Dana dan Usaha Sie Dana dan Usaha (Sie Danus) bertanggungjawab dalam pencapaian dana yang dibutuhkan untuk keberlangsungan acara, baik berupa uang tunai maupun sumber lain yang dapat meminimalisasi anggaran. Sie Danus berkewajiban mengerahkan segala daya dan upaya yang halal secara maksimal untuk mendapatkan dana yang dibutuhkan. Sumber dana bisa didapatkan melalui kegiatan berikut:
1. Mendapatkan sumber dana utama melalui sponsorship dan permohonan bantuan dana. Dibutuhkan timeline kerja yang jelas karena rata-rata sponsor bersedia memberikan bantuan jika proposal sponsorship disampaikan minimal 2 bulan sebelum acara. Masing-masing anggota sie Danus harus saling mendukung kerja anggota yang lainnya. Pastikan tidak ada yang macet. Beri masukan yang tidak menjatuhkan. Jika sudah memeberi kepercayaan penuh ke seseorang untuk mencari dana, jangan disalahkan atas apapun keputusannya. 2. Jobdesc sie danus dalam kegiatan sponsorship antara lain : - Menentukan pemberian kontraprestasi sponsor dalam proposal sponsorship dan proposal permohonan bantuan dana. - Ketika proposal kegiatan sudah disetujui, segera meminta bantuan sie kestari untuk membuat proposal sponsorship dan proposal permohonan bantuan dana. - Menentukan tempat-tempat pengajuan proposal sponsorship dan permohonan bantuan dana. Pertimbangan sasaran sponsorship antara lain: Koneksi dengan sponsor, lokasi, peluang kerja
sama. Sie danus bertanggung jawab atas sponsor yang telah diamanahkan kepada masing-masing sie danus sejak pengiriman proposal sponsorship dan proposal permohonan bantuan dana hingga penyerahan LPJ sponsorship. - Mengirimkan proposal sponsorship dan permohonan bantuan dana pada tempat yang dituju. Berkoordinasi dengan sie Transakom. Tiap anggota danus bertanggung jawab atas tersampaikannya proposal pada sasaran sponsorship sesuai timeline, bahkan jika sie Transakom sedang berhalangan. - Follow up sasaran sponsorship dan permohonan bantuan dana. Usahakan semaksimal mungkin hingga sasaran sponsorship dan permohonan bantuan dana bersedia memberikan bantuan dana yang ditargetkan. - Menyampaikan deadline pencatuman logo sponsorship di media publikasi panitia. - Memastikan pihak sponsor menandatangani surat perjanjian kerjasama/MOU (Memorandum of Understanding)
- Berkoordinasi dengan sie PDDM mengenai pencantuman dan pendokumentasian logo sponsor sesuai kesepakatan dengan pihak pemberi sponsor - Membuat LPJ danus setelah hari pelaksanaan - Meminta bantuan sie Kestari untuk pembuatan LPJ sponsorship - Mengumpulkan hasil dokumentasi sie PDDM - Menyerahkan LPJ sponshorship dan bukti dokumentasi pada sponsor terkait. Waktu penyerahan LPJ sesuai kesepakatan dengan pihak pemberi sponsor.
3. Mendapatkan dana melalui usaha non-pengajuan proposal Pemberian sponsorship dan bantuan dana melalui pengajuan proposal tidak datang dalam sekejap. Oleh karena itu, selama persiapan acara dibutuhkan sumber dana tunai yang didapatkan melalui usaha lain, misalnya, berjualan barang, pernak pernik kegiatan, dll yang keuntungannya digunakan untuk kegiatan yang bersangkutan. Diperlukan kreativitas dan totalitas tinggi dalam setiap aktivitas penggalangan dana yang dibutuhkan demi keberlangsungan acara.
Kriteria yang bisa menjadi sie dana dan usaha adalah sebagai berikut: 1. Mengerti job desc dari sie danus 2. Tidak mengemban terlalu banyak amanah, jika terpaksa, usahakan dia tetap berkomitmen dengan tugas sie dana usaha. 3. Memiliki rasa percaya diri yang kuat. 4. Berani mengambil keputusan. 5. Cerdas dalam memanfaatkan situasi meraih keuntungan. 6. Mau mengambil resiko, rajin, mau berkorban, kreatif. 7. Tidak banyak menolak, jika diminta tolong ke sponsor-sponsor. 8. Memiliki koneksi-koneksi yang sekiranya dapat dimintai dana atau bantuan. 9. Lebih diutamakan memiliki kendaraan pribadi, untuk memudahkan pekerjaannya, terlebih jika sie transport sedang berhalangan.
Jobdesc Sie Perlengkapan/Properti 1. Persiapan Yang harus dilakukan pada tahap ini adalah pembuatan kerangka kerja ke depan, serta
mengidentifikasi peralatan apa saja yang harus disisapkan untuk hari pelaksanaan. dalam pembuatan kerangka kerja, satu hal yang tidak boleh dilupakan adalah penetapan deadline untuk setiap tugas yang didapat, tujuannya adalah untuk memastikan bahwa alat tersebut dapat tersedia pada saat diperlukan nanti. Sementara itu untuk mengidentifikasi peralatan apa saja yang dipderlukan untuk hari pelaksanaan, harus dilakukan kooordinasi yang intensif dengan sie acara. Setelah peralatan tersebut sudah di list, maka koordinasi sie perlengkapan harus membagi tugas dengan stafnya beserta deadline untuk mencari peralatan dan ruangan yang diperlukan pada hari pelaksanaan. Jobdesc spesifik : Mencari info tentang biaya sewa ruangan jika ada pembayaran ruangan Survey lokasi, fasilitas apa saja yang tersedia (jumlah mikrofon, jumlah meja, jumlah tempat duduk, LCD, pencahayaan) dan fasilitas apa saja yang perlu ditambahkan sendiri. Mulai menjalin komunikasi dengan penjaga ruangan
2. Fase Kerja Inti dari tahap ini adalah penyediaan peralatan peralatan sampai dengan pemasangan peralatan di lokasi. Setelah survey lokasi sudah fix, segera melakukan pencarian peralatan yang diperlukan, dan jika ada peralatan yang dalam pengadaannya memerlukan surat, maka segera komunikasikan ke sie kestari. Satu hal yang paling penting dalam tahap ini adalah ketepatan dengan deadline yang diberikan oleh Koordinator. Selama kegiatan berlangsung, sebaiknya ada satu orang anggota sie perlengkapan di setiap ruangan yang dipergunakan selama acara dan melakukan koordinasi dengan sie acara, konsumsi, dan kestari terus dilakukan karena mungkin ada peralatan baru yang perlu ditambahkan, sebab konsep acara dari waktu ke waktu akan mengalami beberapa perbaikan. Misalkan apabila ada kebutuhan atau kejadian mendadak yang diluar perencanaan dan perkiraan, contoh: microfon tiba-tiba ada yang mati, permintaan peralatan dari pemateri, perubahan setting lokasi (karena penyesuaian dengan keadaan) dan lain-lain. Jobdesc spesifik: Mencari semua perlengkapan yang diperlukan
Menata lokasi untuk tiap mata acara seperti acara penyampaian materi, demontrasi (jika ada), regristasi peserta, lunch/coffe break jika ada dan ishoma. Jangan lupa kamar mandi juga di cek Memasang setiap peralatan yang diperlukan untuk setiap mata acara, pastikan jumlahnya tidak kurang. kalau bisa dilebihkan untuk jaga-jaga Mengadakan perjanjian / memastikan penjaga ruangan bersedia untuk stand by di lokasi selama hari pelaksanaan maupun malam sebelum hari pelaksanaan jika diperlukan (untuk acara yang berdurasi 1 hari atau lebih) Tahap ini sebaiknya selesai pada sore hari sebelum pelaksanaan acara, agar gladi bersih lokasi dapat dilakukan sebelum malam terlalu larut (untuk acaraacara besar ). 3. Gladi bersih lokasi Tujuan utama tahap ini adalah untuk memastikan bahwa asetiap alat yang akan digunakan pada setiap mata acara dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan, dan jumlahnya tidak kurang dari kebutuhan. Job desk spesifik :
Mengecek peralatan di ruangan tempat acara, pastikan suara mikrofon di dapat mendengar di ruanganruangan yang lain (jika ada ruangan yang perarel) Mengecek setting ruang makan (jika ada) Mengecek setting area regristasi Mengecek setting ruang ibadah Mengecek setting ruang pantia
Jobdesc Sie PK (Pendamping Keluarga) 1. Mendampingi keluarga selama PK2Maba dan KRIMA dalam kaitannya untuk mendidik maba sehingga outputnya sesuai spesifikasi yang termuat dalam muatan-muatan probinmaba 2. Membantu dan mengarahkan kolega baru dalam menyelesaikan tugas-tugasnya dalam taraf wajar dan mendidik. 3. Mencatat semua bentuk pelanggaran kolega baru selama acara berlangsung dan melaporkannya kepada sie TKP. 4. Mencatat semua prestasi yang diukir maba saat acara berlangsung dan membacakannya saat acara interaksi keluarga dalam rangka menumbuhkan bibit-bibit kebaikan di antara anggota keluarga atau sebagai
suatu stimulus positif yang dapat diteladani oleh kolega maba. 5. Teladan yang dapat dilihat langsung oleh maba ketika sudah menjalani kehidupan kampus yang sebenarnya, karena itulah PK sebagai figure yang dekat dengan maba dan dapat mengarahkan maba diharapakan konsisten antara apa yang diberikan kepada maba dengan apa yang dikerjakan oleh PK di kehidupan sehari pelaksanaanari. 6. Satu teladan lebih baik daripada seribu kata-kata.
Jobdesc Sie TKP (Tim Kontrol Pembinaan 1. Tugas Umum Melakukan kontrol terhadap pelaksanaan pembinaan maba dalam acara probinmaba. 2. Tugas Khusus, yaitu: Menyusun tatib dan aturan penjelas tatib pelaksanaan probinmaba yang mencakup aspek peserta (termasuk penghargaan dan sanksi). Mempublikasikan tata tertib probinmaba dan ketentuan-ketentuan yang harus dipenuhi oleh peserta selama waktu registrasi dan pra probinmaba.
Menyusun target pembinaan yang harus dicapai maba setiap harinya dalam pelaksanaan kegiatan probinmaba FKUB, oleh karena itu, penting untuk menentukan target tiap kali pertemuan probinmaba. Mengkoordinasikan dan mengevaluasi sejauh mana maba mencapai target pembinaan tersebut. Mengkreasikan cara-cara efektif untuk meningkatkan mutu maba melalui kegiatan evaluasi rutin maba untuk mencapai tujuan probinmaba. Membuat aspek-aspek penilaian maba selama kegiatan probinmaba (gcu, penilaian harian, rekap pelanggaran, dll). Membuat pre-post materi kegiatan probinmaba beserta jawabannya. Mencatat keterlambatan maba. Menentukan tingkat pelanggaran maba dan sanksi. Menentukan tingkat penghargaan maba dan reward. Membuat rekap rapor penilaian maba untuk menentukan kelulusan maba berdasarkan pertimbangan OC dan SC.
Melakukan tindakan-tindakan yang sesuai dengan nilai-nilai FKUB untuk menjaga keadaan kondusif selama pelaksanaan probinmaba atas ijin ketua OC. Briefing kepada setiap sie-sie terkait dengan tugas masing-masing yang berkaitan dengan kinerja pembinaan yang diPJ-kan pada TKP. Hal-hal yang sekiranya berkaitan dengan tugas TKP akan dibicarakan lebih lanjut dalam forum bersama SC-OC-TKP.
Jobdesc Science Officer (SO)/Sie Ilmiah 1. Seminar Ilmiah BASED ON CASE Menetapkan tema besar disesuaikan dengan tema PK2Maba, bisa dikaitkan dengan emerging disease di Indonesia, dll. Konsep Acara : a. Bentuk, presentasi dan diskusi tentukan jumlah kelompok dalam setiap ruangan, sistem presentasi dan diskusi b. Topik-topik pilih yang mudah dipahami apabila dibuat dalam bentuk study case c. Pembuatan Study Case tetapkan dalam 1 ruangan memiliki case yang sama.
d. Tetapkan waktu (menyesuaikan dengan waktu dari sie acara) waktu acara dan waktu e. pengumpulan. f. Pengelompokan pembagian ruang. g. Sistem Penilaian juri-juri yang dilibatkan dalam penilaian (makalah dan presentasi).
2. Penyuluhan Kesehatan (PETAN) Menetapkan tema besar diesuaikan dengan tema PK2Maba diutamakan tema-tema yang dapat diaplikasikan ke masyarakat dalam bentuk pemberdayaan masyarakat. Konsep Acara : a. Bentuk, presentasi dan diskusi tentukan jumlah kelompoh dalam setiap ruangan, sistem presentasi dan diskusinya. b. Topik-topik pilih topik-topik yang mudah dipahami dan diimplementasikan oleh Maba. c. Konsep Poster atau alat peraga harus memenuhi 5W+1H d. Tetapkan waktu (menyesuaikan dengan waktu dari sie acara) waktu acara dan waktu pengumpulan. e. Pengelompokan pembagian ruang/ tempat.
f. Sistem Penilaian juri-juri yang dilibatkan dalam penilaian (makalah dan presentasi).
3. Artikel Nama Medis Merumuskan nama medis setiap keluarga sesuai dengan jumlah anggota keluarga Membagi PJ dari PK dan SO pada masing-masing keluarga (koordinasi dengan sie PK). Menyiapkan materi Pelatihan SO sebanyak 3 kali menyiapkan peralatan SO (spidol kecil, kertas buram dan penanda spasi di kertas mika, penggaris, dan map putih untuk setiap SO) dan menyiapkan artikel untuk dikoreksi pada hari pertama latihan.
Jobdesc Sie Fasilitator Membimbing peserta agar lebih memahami materi yang diajarkan. Menilai peserta sesuai dengan format yang disediakan panitia. Memotivasi peserta untuk lebih aktif dalam jalannya kegiatan.
c. Jobdesc BPI (Badan Pengurus Inti) Jika membicarakan tentang jobdesc BPI, sebenarnya tugasnya cukup abstrak kecuali sekretaris dan bendahara. Karena biasanya BPI ini kerjanya serabutan. Idealnya BPI memang seharusnya mempunyai skill yang merata, jadi bisa mengerti bagaimana setiap sie bekerja dan membantu sie-sie yang membutuhkan bantuan. Bahkan ada yang menyebut BPI adalah PU (Pembantu Umum :p). Karena memang peran dominan dari BPI memang seharusnya sebagai controller dan decision maker. Peran BPI dalam kepanitiaan ini juga saling melengkapi, jadi serba serabutan. Namun tetap harus ada pembagian yang jelas agar nantinya tidak menimbulkan kesalahan yang fatal. Contoh pembagian job BPI yang memang bisa diklasifikasikan. Jobdesc BPI secara umum adalah sebagai berikut: 1. Berkoordinasi dengan SC untuk mengkoordinasikan konsep umum/grand design. 2. Berkoordinasi dengan SC dan konseptor (bisa acara, materi) mendowngrade konsep umum/grand design sehingga nantinya tercapai kesepakatan bahwa konsep bisa direalisasikan secara teknis.
3. Menyusun BPH 4. Membagi fokus sie yang dipegang, karena ini demi proses controlling yang lebih efektif dan efisien, misalnya: a. Fokus Kapel : Acara, Materi b. Fokus Wakapel : Transakom, Perlengkapan, PDDM c. Fokus Bendahara : Danus, Konsumsi d. Fokus Sekretaris : Kestari, Humas, LO
Jobdesc Ketua Pelaksana Ketua pelaksana merupakan orang yang berperan sentral dalam sebuah kepanitiaan. Jobdesc dari kapel memang tidak jelas, namun disini akan kita coba jabarkan bagaimana langkah-langkah mulai dari nol yang harus dilakukan seseorang saat dia menjadi kapel. Namun tetap disini kami memberikan contoh gambaran umum jobdesc kapel: 1. Mengontrol fokus sie 2. Koordinasi intens bersama humas dengan stakeholder misal dekanat, rektorat dll 3. Decision Maker
Jobdesc Wakil Ketua Pelaksana 1. Mengontrol fokus sie
2. Koordinasi intens bersama humas dengan stakeholder misal dekanat, rektorat dll
Jobdesc Bendahara 1. Mengatur arus keuangan 2. Mengefisiensikan pengeluaran dana sekecil mungkin 3. Mengontrol fokus sie 4. Koordinasi intens bersama humas dengan stakeholder misal dekanat, rektorat terkait dengan dana 5. Berkoordinasi intens dengan danus mengenai kebutuhan anggaran dana
Jobdesc Sekretaris 1. Mengatur arus informasi, persuratan, request rapat dll 2. Mengatur jadwal besar kepanitiaan 3. Follow up deadline bersama 4. Mengontrol fokus sie
BAB 11 JENIS KOORDINASI DAN KOMUNIKASI
Dalam menjalankan kepanitiaan, tentunya panitia harus berkoordinasi. Tujuannya sudah jelas, mengkomunikasikan segala hal yang berhubungan dengan kebutuhan, perkembangan, dan masalah yang dihadapi oleh kepanitiaan sehingga bisa segera mendapat solusi dan teratasi. Dengan adanya koordinasi yang baik, kepanitiaan akan berjalan lebih stabil dan apa yang diharapkan bisa terwujud. Jenis koordinasi yang bisa dilakukanpun beragam baik formal seperti rapat koordinasi (rakor) dan non-formal seperti sambil makan- makan, melalui sms, telepon dan lain sebagainya. Berikut lebih jelasnya: a. Rapat Internal SC Dalam rapat ini, sudah tentu yang terlibat adalah koordinator SC dan anggotanya. Rapat ini diperlukan pada saat pembuatan konsep kegiatan. Sehingga seluruh SC tahu kegiatan seperti apa yang menjadi amanahnya. Selain untuk pembuatan konsep, rapat ini bisa juga diadakan sesuai dengan kebutuhan. Misal jika kegiatan merupakan kegiatan yang di tenderkan, maka harus dibahas pula bagaimana mekanisme, syarat, dan aturan yang akan dipakai.
b. Koordinasi Internal BPI Disini disebut koordinasi karena didalam koordinasi internal BPI tak harus berjalan formal. Koordinasi ini termasuk hal penting yang diperlukan BPI. Dalam sebuah kepanitiaan, BPI merupakan pemimpin tertinggi, SC hanyalah pengarah dan seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahkan peran sebesar decision maker dipegang oleh BPI. BPI adalah role model bagi panitia yang dipimpinnya. Oleh karena itu, suasana dalam BPI harus kondusif. Kesolidan panitia berawal dari kesolidan BPI. BPI memiliki peran sentral yang tak bisa dianggap remeh. Koordinasi yang dilakukan juga bermacam-macam tergantung dengan kebutuhan. Misalkan yang paling sering adalah bagaimana cara membuat panitia lebih kompak, menurunkan tensi kepanitiaan yang sedang panas karena konflik dengan SC serta kontrol perkembangan sie yang menjadi fokus masing-masing BPI.
c. Rapat Koordinasi BPI-SC Dari namanya sudah jelas, yang terlibat dalam forum ini adalah BPI dan SC. Biasanya terjadi saat awal kepanitiaan berjalan sebelum terpilihnya BPH atau pada saat SC maupun BPI membutuhkan saat ditengah
perjalanan kepanitiaan. Biasanya yang dilakukan disini adalah persiapan pemilihan BPH, koordinasi SC terhadap BPI ataupun sebaliknya yang bersifat urgent misal teguran dengan pertimbangan jika dilakukan didepan BPH atau staff akan berakibat kurang baik seperti menjatuhkan, dan lain sebagainya. Rapat ini bisa berlangsung secara formal maupun tidak.
d. Rapat Koordinasi BPI-BPH Pada rapat koordinasi ini, BPI mengecek progress pekerjaan masing-masing sie yang ada dalam kepanitiaannya. Selain itu disini juga tempat krusial dalam pemecahan masalah yang muncul, tempat memulai kesolidan panitia, tempat membangun kerjasama, tempat mempersatukan visi dan banyak lagi yang lain. Disini BPI juga bisa melihat suasana kepanitiaan yang sedang dimanajemen, apakah sedang surut atau dalam keadaan baik.
e. Rapat Internal Sie Dalam rapat ini jelas melibatkan BPH dengan staff sie terkait. Disini tugas dibagi secara detail sesuai dengan jumlah SDM, kapasistas dan kemampuan SDM, progress kerja yang sudah 1dibagi, masalah yang sedang dihadapi,
serta juga tak lupa dengan kondisi staff sebagai manusia dan mahasiswa juga harus diperhatikan. Disini adalah tempat yang paling strategis bagi BPH untuk menanamkan kerjasama dan suasana kekeluargaan. Dengan terbentuknya suasana seperti itu, nantinya setiap terjadi masalah bisa diselesaikan dengan kepala dingin dan menemukan solusi yang tepat.
f. Rapat Koordinasi antar Sie Untuk rapat yang ini sistemnya adalah by request. Ketika koordinasi antar sie tidak cukup melalui rapat BPI- BPH, maka suatu sie akan meminta waktu tersendiri untuk rapat dengan sie lain beserta staffnya. Misal, sie acara meminta rapat khusus dengan sie materi terkait mekanisme lomba yang harus dijalankan pada saat acara berlangsung secara detail.
g. Rapat Besar Panitia Rapat besar panitia biasa disingkat rabes adalah suatu media dimana seluruh komponen panitia berkumpul mulai dari SC, BPI, BPH, dan staff. Inti rapat ini adalah progress report, evaluasi dan langkah yang akan dilakukan ke depannya dari masing-masing sie, serta evaluasi dan motivasi dari BPI dan SC. Selain itu bisa juga ditambah
acara yang bisa membuat suasana kepanitiaan lebih kondusif dan akrab seperti games. Namun, perlu digaris bawahi bahwa di siniah koordinasi yang paling rawan. Karena setiap panitia akan mengetahui kinerja panitia yang lain. Dan respon yang akan terjadi akan bermacam-macam. Misal ketika sie X melihat sie Y sudah memiliki progress yang pesat, bisa jadi sie X akan lebih termotivasi, namun tak dipungkiri juga ada yang cuek. Tapi bagaimana jika yang terjadi adalah sebaliknya? Ketika sie Y melihat progress sie X yang masih amburadul, responnya juga bisa macam- macam seperti sie Y yang akhirnya juga terpengaruh malas-malasan, atau jika 2 sie ini saling keterikatan bahkan bisa jadi akan muncul hal yang kurang menyenangkan misal cek-cok yang ujungnya saling menjelekkan. Jika hal tersebut terjadi, maka adalah tugas BPI untuk menyelesaikan masalah tersebut agar kepanitiaan kembali kondusif, utamanya staff tidak kehilangan kepercayaan terhadap pemimpinnya. Singkatnya, segala tingkah laku SC, BPI, BPH, dan antar staff akan dinilai oleh semua panitia yang hadir dalam rapat ini, terutama kepemimpinan saat menghadapi masalah.
h. Rapat Kronologi Kronologi adalah dokumen yang dibuat oleh sie acara yang merupakan pengembangan dari rundown acara. Pengembangan ini sangat mendatail, terutama list barang yang dibutuhkan serta tugas detail dari masing-masing sie yang terlibat saat kegiatan berlangsung. Kronologi ini juga dibuat dengan melalui beberapa koordinasi. Setelah kronologi selesai, barulah penjelasan kegiatan dijelaskan secara detail. Waktunyapun beragam, mulai seminggu sebelum pelaksanaan kegiatan sampai waktu sebelum pelaksanaan seusai subuh misalnya pada PK2Maba.
i. Simulasi Simulasi merupakan salah satu cara jitu panitia dalam mempersiapkan kegiatan. Dengan simulasi, nantinya bisa ditemukan masalah yang mungkin tak sengaja terlewatkan atau mungkin malah belum terpikirkan ketika membuat teknis kegiatan. Selain itu, dengan simulasi diharapkan panitia juga semakin siap dengan segala apa saja yang harus dihadapi ketika hari pelaksanaan kegiatan.
j. Koordinasi non formal Ini adalah salah satu komponen koordinasi yang cukup penting, namun sering diremehkan dan dilupakan.
Terkadang kita lupa dan tidak mensyukuri bahwa cara kita berkomunikasi sudah sangat praktis. Hampir tak ada mahasiswa yang tak memiliki ponsel. Ketika suatu progress kerja terselesaikan, atau ada sesuatu yang lupa disampaikan saat rapat, manfaatkan fasilitas yang ada untuk segera memberitahukan apa yang ingin dikoordinasikan. Jangan menunda waktu dengan cara menunggu rapat selanjutnya atau menjelang rapat baru melaporkan progress pekerjaan yang sudah dilaksanakan. Semakin cepat dikoordinasikan semakin baik, karena bisa jadi jika tidak saat itu juga diinformasikan, yang paling ditakuti adalah lupa yang bisa mengganggu jalannya atau bahkan mengancam gagalnya kepanitiaan.
BAB 12 STEP BY STEP
Saat konsep proker, SC, dan juga ijin dari sebuah proker sudah tersedia, tentu langkah selanjutnya adalah membentuk panitia OC. Berikut adalah diagram asal mula proker beserta nasibnya dan ringkasan proses kepanitiaan.
Dalam membentuk OC, yang pertama dipilih tentu ketua pelaksana panitia OC. Adapun langkah-langkah selanjutnya yang harus dilakukan seseorang setelah ditetapkan menjadi seorang ketua pelaksana adalah berikut (jangan lupakan POACE yang sudah dibahas sebelumnya):
a. Membentuk BPI (Badan Pengurus Inti) Kapel sebagai pemimpin memang tidak mungkin mengerjakan semua sendiri tanpa partner yang mendampinginya. Oleh karena itu, dibutuhkan partner yang bisa membantu dan bisa mengerti bagaimana pribadi kapel. Karena fungsi partner disini adalah saling melengkapi dan menguatkan. Dan partner inilah yang nantinya akan disebut sebagai BPI. BPI ini harus dibuat dengan segera supaya kepanitiaan bisa segera dijalankan dengan akselerasi yang lenih cepat. Seperti yang telah dijelaskan di sesi yang sebelumnya, badan pengurus inti bisa fleksibel jumlahnya. BPI ini yang umum terdiri dari Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris dan Bendahara. BPI ini perannya sangat sentral. Di BPI semua teknis kepanitiaan berpegang, karena peran decision maker ada pada BPI. Maka jangan sampai salah dalam memilih komposisi BPI. Jika memang memungkinkan, pilihlah BPI yang kompleks. Kalau dari kepribadian, jangan hanya memilih orang yang tipe koleris saja yang bisa memimpin dengan tegas namun keras kepala, jangan hanya memilih orang plegmatis yang bisa menenangkan tapi juga bisa menghanyutkan, jangan hanya memilih orang sanguinis yang bisa menghidupkan suasana namun gampang bosan
serta orang melankolis yang perfeksionis namun lambat. Jadi pintar-pintarlah memilih partner. Setiap orang memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Dan ingat, BPI harus saling menguatkan dan melengkapi. Jangan lupa BPI juga harus menjalankan teknis, terutama bendahara dan sekretaris, jadi tempatkan orang sesuai dengan tempatnya. Jangan sampai kita melupakan teknis itu. Dan juga kebanyakan orang yang kita tawari amanah akan meminta waktu untuk berpikir, oleh karena proses pemilihan BPI ini harus secepat mungkin setelah ketua pelaksana terpilih. Jangan lupakan juga untuk meminta pertimbangan SC untuk membentuk BPI ini.
b. Membuat rancangan kepanitiaan Setelah terbentuk BPI, langkah selanjutnya adalah membuat rancangan kepanitiaan termasuk memperhitungkan sumber daya yang dibutuhkan. Untuk itu BPI juga harus menelaah konsep proker sehingga terbayang sie apa saja yang dibutuhkan dan perkiraan berapa sumber daya manusia yang dibutuhkan termasuk sie apa saja dan berapa jumlah staff yang dibutuhkan. Untuk membuat rancangan ini, bisa dengan rapat koordinasi BPI. Dan ada baiknya dalam menelaah konsep proker ini, BPI bisa memanfaatkan POACE yang sudah dibahas
sebelumnya. Sehingga meminimalkan langkah yang terlewat nantinya. Dan untuk membuat POACE ini, tak ada salahnya BPI berkonsultasi dengan SC, supaya nantinya tidak menyimpang dari konsep yang sudah dibentuk.
c. Pembagian tugas (Jobdesc) dalam BPI Setelah rancangan kepanitiaan terbentuk, langkah selanjutnya adalah membagi tugas diantara BPI tersebut. Sebenarnya banyak sekali variasi pembagian tugas yang bisa diaplikasikan, karena sebenarnya hal ini sesuai dengan kreatifitas dan kebutuhan. Disini mungkin salah satu contoh saja yang mungkin bisa dipakai yaitu seperti yang telah dijabarkan di jobdesc BPI.
d. Pemilihan BPH Setelah BPI mendapatkan tugas masing-masing, saat kembali fokus dengan pekerjaan bersama yaitu memilih BPH. BPH yang terdiri dari koordinator dan wakil koordinator ini dibuat berdasarkan kebutuhan sie yang sudah dipertimbangkan saat membuat rancangan kepanitiaan. Karena dalam jobdesc BPI biasanya BPI juga memiliki tugas fokus sie, untuk itu dianjurkan setiap BPI untuk mengajukan nama yang akan sering berkoordinasi
dengannya. Mengapa hal tersebut diperlukan? Karena tak dipungkiri setiap orang membutuhkan kenyamanan saat bekerja supaya apa yang dikerjakan bisa maksimal. Namun tetap kapabilitas adalah pertimbangan tertinggi. Dan dalam pemilihan BPH ini, harus tetap didiskusikan sesama BPI dan disepakati bersama serta mempertimbangkan saran dari SC. Untuk pertama kali tentu saja memilih koordinator. Jika koordinator terpilih, selanjutnya adalah memilih wakil koordinator. Untuk memilih wakil koordinator lebih baik didiskusikan juga dengan koordinator terpilih. Alasannya sama, yaitu kenyamanan bekerja tanpa mengkesampingkan kapabilitas. Dalam melakukan perekrutan, BPI harus terbuka. Maksudnya harus menjelaskan secara gamblang gambaran besar kegiatan serta amanah yang akan dia emban. Dan juga BPI tidak boleh memaksa serta memberikan kesempatan calon BPH untuk berpendapat. Dan seperi saat pemilihan BPI, kebanyakan orang yang kita tawari amanah akan meminta waktu untuk berpikir, oleh karena proses pemilihan BPH ini harus secepat mungkin setelah BPI terbentuk.
e. Pemaparan Konsep Kegiatan secara Detail, Konversi Konsep Menjadi Teknis dan Pembagian tugas BPH Setelah BPH terbentuk, yang harus dilakukan selanjutnya adalah memperjelas konsep kegiatan serta ranah kerja dan tugas (jobdesc) masing-masing sie yang dipimpin oleh BPH secara detail berdasarkan konsep kegiatan tersebut. Konsep kegiatan yang ada, bersama- sama BPI-BPH dan SC harus membuat teknisnya. Biasanya proses konversi ini dilaksanakan dengan rapat koordinasi BPI-BPH-SC yang pertama kali. Teknis ini secara garis besar meliputi acara apa saja yang akan dilangsungkan selama kegiatan dilangsungkan, seperti apa acaranya, berapa waktu yang dihabiskan, perlengkapan atau alat dan bahan apa yang dibutuhkan, perkiraan biaya yang dibutuhkan dan lain sebagainya. Dalam proses merubah konsep menjadi teknis ini, yang perlu diingat adalah bedakan antara acara inti dan acara tambahan. Jangan sampai justru acara tambahan mengganggu stabilitas atau malah merusak acara inti. Misal, biaya yang dihabiskan untuk acara tambahan lebih besar daripada untuk acara inti. Proses konversi konsep ke teknis inilah yang biasanya sulit dan alot. Dimana ada perbedaan pandangan antara SC dan OC. Dimana SC begitu idealis tentang latar belakang,
tujuan, manfaat dan keyakinan, sedang OC berbicara tentang logika, probabilitas, dan kapabilitas. Disini biasanya akan terjadi konflik internal, dan BPI terutama ketua harus bisa mengontrol konflik yang terjadi ini agar menuju kearah yang positif, bukan negatif. Misalnya bisa membuat OC menjadi lebih solid dengan kesatuan pendapat. Dengan adanya perbedaan idealisme SC dengan logika dari OC, harus ditemukan titik terang dan titik tengah diantaranya. Dan solusi yang diambil juga harus kongkrit, dapat dipertanggungjawabkan, dan disertai dengan alasan yang logis, jika perlu memiliki bukti yang otentik. Dan yang lebih penting adalah disepakati bersama dengan ikhlas dan legowo. Dengan adanya kesepakatan bersama, diharapkan kedua belah pihak sama-sama bertanggung jawab dan resikojuga ditanggung bersama. Oleh karena itu, dibutuhkan pertimbangan yang matang dan keputusan yang bijak dari BPI terlebih ketua pelaksana. Dalam proses konversi konsep ke teknis ini, BPI dan BPH juga harus membayangkan kira-kira tugas apa yang akan dilakukannya. Pertimbangankan juga waktu,tenaga, pikiran serta biaya yang tersedia. Sehingga tugas yang akan dijalankanpun lebih realistis.
Setelah teknis disepakati, yang selanjutnya dilakukan adalah memperjelas peran, tugas dan ranah kerja (jobdesc) masing-masing panitia. Dengan jobdesc yang detail dan jelas, harapannya BPH dapat memahami dan membayangkan perjalanannya ke depan termasuk masalah apa yang akan dia hadapi, staff yang dia butuhkan dan lain sebagainya. Dalam pembagian tugas ini, diusahakan seminimal mungkin adanya overlapping, yaitu tugas yang sama diemban 2 atau lebih sie yang berbeda. Karena hal tersebut akan menghambat jalannya kepanitiaan. Selain itu, disini juga harus dimunculkan suasana kekeluargaan yang saling mendukung dan bekerjasama. Ditambah lagi suasana diskusi tentang pemahaman serta batas ranah kerja harus diperjelas. Jobdesc sie yang telah dibahas sebelumnya bisa dipakai dan disesuaikan sesuai dengan kebutuhan kepanitiaan yang akan dijalankan.
f. Pembuatan Budaya Kerja Selain pemaparan konsep kegiatan secara detail, konversi konsep menjadi teknis, dan pemaparan jobdesc dengan detail, hal lain yang penting dilakukan saat pertemuan pertama antara BPI, BPH, dan SC adalah
pembuatan budaya kerja. Budaya kerja adalah sebuah tata aturan melaksanakan kepanitiaan yang disepakati bersama, dilaksanakan bersama beserta reward dan punishmentnya yang juga disepkati bersama. Contoh budaya kerja yang simpel yaitu tentang ketepatan waktu saat rapat. Kita pasti tahu apa pentingnya tepat waktu. Dan kita tentu tahu polemik sebuah aturan, yaitu aturan ada untuk dilanggar. Dan kita juga pasti tahu, sebenarnya sanksi yang baik adalah sanksi moral, namun rasanya sanksi moral tak akan berguna jika hampir semua orang menganggap apa yang salah sudah menjadi hal biasa. Jika memang ingin aturan berjalan sebagaimana mestinya, maka sistem reward dan punishment harus dijalankan. Misal bagi siapa yang telat datang hukumannya adalah menutup rapat dengan inspiring story, atau yang biasa dipakai yaitu denda yang nantinya denda ini bisa diarahkan ke pemasukan panitia dan jika tidak datang tanpa ijin, maka denda di dua kali lipatkan. Selain itu juga harus dibuat budaya lain yang positif seperti mekanisme perijinan, mekanisme pengadaan rapat kondisional seperti waktu maksimal pemberitahuan rapat (misal maksimal 24 jam sebelum pelaksanaan rapat), dan lain sebagainya.
g. Perekrutan Staff Satu langkah perjalanan telah selesai dilakukan. Gambaran besar teknis dan jobdesc telah terbentuk. Selanjutnya adalah menambah daya kerja dalam menyelesaikan tugas-tugas yang sudah ada didepan mata dengan menambah jumlah sumber daya manusia. Dalam proses perekrutan staff, ada beberapa cara yang bisa dipakai, yaitu open recruitment (OR), semi-OR dan close recruitment (CR). OR adalah metode perekrutan staff yang bersifat terbuka dimana setiap orang memiliki kesempatan yang sama untuk ikut proses seleksi dengan syarat memiliki kriteria yang telah ditentukan panitia sebelumnya, misal khusus jurusan farmasi angkatan 2010. Sedang CR adalah metode perekrutan staff secara tertutup dimana BPH memilih secara langsung orang-orang yang akan dijadikan staff tanpa melalui proses seleksi. Sedangkan semi-OR adalah gabungan dari keduanya, maksudnya sudah terjadi kesepakatan di belakang proses seleksi, proses seleksi seperti pengumpulan form dan wawancara adalah sebagai formalitas, namun jika tidak datang saat proses seleksi, bisa saja kesepakatan dibatalkan. Biasanya yang paling sering dipakai pertama kali adalah OR. Dan jika terpaksa karena tidak mencukupi, akan menuju metode semi-OR dan CR.
Selain metode mana yang akan dipakai, teknis rekrutmenpun juga harus dipikirkan, terutama OR. Apa isi form yang harus diisi, bagaimana menarik minat, bagaimana teknis wawancara BPI-BPH, bagaimana mengatur antrian, bagaimana kriteria staff yang dicari, kemungkinan OR Online dan lain sebagainya. Jika setelah proses OR selesai namun jumlah panitia masih kurang, mungkin perlu dipikirkan adanya OR sesi 2 atau CR. Dalam proses rekrutmen inipun bisa saja timbul masalah. Misalnya yang paling sering adalah terjadinya rebutan calon staff. Dan saat pengambilan keputusan calon staff mana yang akan diambil, harus dikomunikasikan dengan BPI, SC juga BPH yang lain supaya kesalahan seperti adanya nama yang sama dalam 2 atau lebih sie berbeda. Jadi sebaiknya perlu diadakan forum untuk penetapan staff atau biasa disebut staffing.
h. Pembuatan Proposal Kegiatan Menurut KBBI, proposal adalah rencana yang dituangkan dalam bentuk rancangan kerja. Untuk yang dibahas kali ini adalah proposal kegiatan yang bisa dikatakan sebagai dokumen yang berfungsi sebagai legalitas dari sebuah kegiatan yang akan diselenggarakan pada sebuah institusi. Selain itu, biasanya proposal dibuat
karena sebagai syarat administrasi untuk pencairan dana yang membiayai sebuah program kerja yang sudah disepakati saat rapat kerja kepengurusan. Pembuatan proposal ini sebaiknya secepat mungkin. Karena bukan hanya 1 atau 2 proposal saja yang harus ditangani oleh sebuah institusi. Semakin cepat, maka akan semakin baik, entah dari sisi legalitas atau bahkan sampai proses pencairan dana. Jika memang dibutuhkan, panitia juga bisa membuat proposal sponsorship untuk menambah pemasukan untuk proses menjalankan kegiatan. Dan syarat proposal sponsorship yang paling utama adalah eye catching karena kembali lagi bahwa tak sedikit proposal yang masuk ke perusahaan untuk menawarkan kerjasama. Karena bisa saja proposal panitia tidak eye catching,jadinya dilirik saja tidak, apalagi dibaca. Dan karena kali ini panitia akan berhadapan dengan calon mitra yang mengharapkan timbal balik yang setimpal, maka jangan lupakan timbal balik yang akan diberikan kepada mitra ketika nantinya mencapai kata sepakat. Nah disinilah kemampuan lobbying dari panitia sangat diuji. Dan jangan lupakan aspek hukum yang biasanya diwujudkan dengan MoU (Memorandum of Understanding) bermaterai.
i. Rapat Internal Sie dan Pembagian Jobdesc Panitia telah terbentuk secara utuh. Langkah selanjutnya tentu saja menjelaskan secara gamblang kepada staff yang telah terpilih tentang detail kegiatan serta jobdesc masing-masing sie melalui rapat internal. Tentu saja sebelumnya adalah sesi perkenalan untuk mengetahui siapa saja rekan kerja yang akan bekerjasama dalam sie tersebut. Jobdesc sie yang telah disusun, kemudian dibagi kepada staff agar pekerjaan bisa segera diselesaikan. Dan pembagiannya tentu seadil dan seefisien mungkin sesuai dengan jumlah SDM yang ada serta kapasitas dan kemampuan staff.
j. Proses Pengerjaan Tugas, Koordinasi, dan Komunikasi Fase inilah petualangan panitia dimulai. Akan banyak rintangan dan tantangan yang dihadapi oleh kepanitiaan. Macam koordinasi dan komunikasi yang sudah dibahas sebelumnya tak harus semua digunakan. Dipilih sesuai dengan jenis kegiatan yang dilakukan dan sesuai dengan kebutuhan. Yang perlu diwaspadai adalah kelalaian panitia akan tugas yang mengakibatkan tertundanya tugas, molornya timeline yang sudah dibentuk dan bisa mengancam
kesuksesan kegiatan. Oleh karena itu, mekanisme controlling yang telah direncakan sebelumnya dan kepemimpinan BPI serta BPH sangat berperan.
k. Pelaksanaan Kegiatan Inilah saat paling mendebarkan, menyenangkan, dan terkadang juga menyebalkan. Mendebarkan karena waktu inilah segala jerih payah, rintangan, dan tantangan yang kita lalui dalam proses persiapan dipertaruhkan. Mulai dari kualitas konsep acara, kesiapan panitia, hingga manajemen dana yang tersedia. Menyenangkan karena disini juga jerih payah persiapan yang dilakukan akhirnya terwujud secara nyata. Dan terkadang menyebalkan karena walaupun sudah melakukan berbagai macam koordinasi, usaha jerih payah namun masih ada saja msalah yang muncul, ditambah dengan panitia masih kelabakan dalam menghadapi situasi, dan kadang hasilnya kurang memuaskan baik dari sisi teknis maupun kepuasan peserta kegiatan. Namun bagaimanapun hasilnya, minimal panitia harus bersyukur karena panitia masih mampu melaksanakan amanah sampai saatnya tiba. Dan yang lebih penting adalah BPI dan BPH tak boleh melewatkan proses controlling acara beserta staff yang sedang mengerjakan tugasnya. Dan ketika usaha sudah maksimal, doapun
senantiasa mengiringi, yang terakhir adalah memasrahkan semuanya pada Yang Maha Kuasa.
l. Pelaksanaan Evaluasi Pasca Pelaksanaan Evaluasi pasca pelaksanaan dilakukan untuk mengetahui apa saja masalah yang timbul dan kekurangan yang dialami panitia selama menjalankan kegiatan. Hal ini bertujuan agar kedepannya panitia tidak melakukan hal bodoh yaitu mengulangi kesalahan yang sama lagi. Tujuannya jelasagar kegiatan berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Evaluasi ini bisa dilakukan pada hari yang sama setelah acara dilaksanakan dan sangat disarankan pilihan yang ini, karena jika ditunda, biasanya sulit mengumpulkan kembali panitia. Jika kegiatan berjalan lebih dari 1 hari, untuk evaluasi lebih baik disepakati bersama oleh panitia. Dan evaluasi ini harus ditulis untuk kebaikan panitia dengan proker yang sama dikemudian hari.
m. Pembuatan Laporan Kegiatan Laporan kegiatan merupakan bentuk pertanggung jawaban tertulis disertai bukti-bukti yang otentik saat menjalankan program kerja seperti presensi, dokumentasi, serta bukti pengeluaran. Dan tak lupa juga disertakan hasil
evaluasi dan hasil kegiatan, apakah target tercapai atau tidak. Laporan kegiatan tak harus mulai dikerjakan diakhir kegiatan, namun bisa dicicil sejak proses koordinasi pertama kali dimulai. Misal dengan mengumpulkan presensi dan hasil rapat. Sehingga saat kegiatan berakhir, laporan tinggal proses finishing saja.
BAB 13 EXPERIENCES, TIPS, AND TRICKS
a. Penyebab Kegagalan Salah satu hal yang paling ditakuti oleh banyak orang (bukan kepanitiaan saja) adalah kegagalan. Kegagalan ini dibagi menjadi gagal hasil, gagal proses, gagal konsep, dan gagal kepuasan hati. Gagal secara hasil tentu sudah jelas, yaitu target yang telah ditetapkan tidak tercapai. Sedangkan gagal proses terjadi ketika tugas dan masalah- masalah yang muncul tidak dapat terselesaikan, dan bisa menyebabkan kegagalan hasil. Yang sedikit lebih rumit adalah gagal konsep. Bisa dibilang gagal konsep ini memang kesalahan mulai awal terbentuknya proker, entah disadari maupun tidak. Misalkan suatu proker yang di kepengurusan sebelumnya gagal, dipaksakan dilaksanakan lagi tanpa dilakukan evaluasi dan pembuatan solusi yang kongkrit. Dan yang terakhir adalah gagal dalam kepuasan hati yaitu ada sesuatu yang mengganjal walaupun proker telah diselesaikan dan beerhasil ddalam hasil. Misal tak sesuai dengan tujuan awal, meninggalkan bekas yang kurang baik seperti trauma akan kepanitiaan, menimbulkan permusahan dan lain sebagainya.
Sedangkan dari sumber kegagalan bisa berasal dari berikut: 1. Dari SC (konseptor) Proker tidak sesuai dengan kebutuhan lapangan Ada 2 hal yang harus dicermati dengan kebutuhan lapangan disini, yaitu target membutuhkan diiringi dengan target juga merasa membutuhkan dan target membutuhkan (menurut konseptor) tapi tidak diiringi dengan target yang merasa membutuhkan. Jika proker jatuh pada pilihan pertama, jelas sudah bahwa proker akan sukses. Jika dianalogikan, mahasiswa membutuhkan makan, dan konseptor menyediakan makanan yang murah, sehat, enak, dan mudah dijangkau, dengan otomatis mahasiswa akan datang untuk membeli. Namun jika jatuh pada pilihan kedua, dimana target tidak merasa membutuhkan, maka akan mengalami kesulitan dalam menyukseskan proker, kecuali bisa merubah mindset yang merasa tidak butuh menjadi merasa butuh.
Tujuan proker yang tidak jelas Tidak jelasnya tujuan proker bisa disebabkan beberapa hal. Yang paling sering adalah proker yang turun-temurun dan sudah tak sesuai dengan
perkembangan keadaan. Bisa juga dikarenakan proker yang digunakan dengan tujuan yang melenceng dari tujuan utama proker oleh oknum yang tidak bertanggung jawab. Dengan kata lain memiliki tujuan terselubung dibalik tujuan proker yang disosialisasikan. Sehingga, dalam pelaksanaan proker tersebut, akan ada kejanggalan-kejanggalan yang terjadi.
Metode pelaksanaan proker yang kurang tepat Setelah latar belakang dan tujuan proker, satu hal lagi yang sering menyebabkan kegagalan adalah metode yang kurang tepat. Dengan kata lain proses pelaksanaannya kurang tepat. Misalkan dalam probinmaba, maba selalu dievaluasi jika melakukan kesalahan termasuk yang dilakukan maba sehari-hari misalkan 5S No S dan SPMK. Namun panitia probinmaba yang menuntut maba dengan segala idealisme yang ditanamkan justru tak melaksanakan idealisme tersebut seperti tak memberikan teladan. Jika hal tersebut terjadi, nantinya bisa jadi boomerang bagi panitia. Mengapa demikian? Karena panitia hanya berbicara, namun dirinya sendiri tak melaksanakannya. Tak dipungkiri nantinya akan ada
maba yang membelot dan menyerang balik panitia. Oleh karena itu dibutuhkan solusi untuk menghindari hal seperti itu, misal dengan sistem reward dan punishment yang tepat baik bagi panitia jika melaksanakan dan melanggar idealisme yang harusnya diusung bersama.
2. Dari SC dan OC Indikator keberhasilan kurang mencerminkan tujuan Indikator keberhasilan yang dibuat oleh OC beserta SC berfungsi sebagai pencapaian minimal yang harus diraih panitia sehingga sebuah kepanitiaan bisa dikatakan berhasil dalam menyelesaikan proker dan belum tentu menyukseskan proker. Mengapa demikian? Karena seharusnya, setelah proker terselesaikan, maka tujuan proker seharusnya tercapai. Dengan kata lain, indikator keberhasilan merupakan kriteria yang diturunkan dari tujuan dan dapat diukur. Padahal, indikator yang selama ini dibuat oleh panitia sangat kurang mencerminkan tujuan. Karena biasanya panitia hanya mengukur melalui presensi baik dari peserta maupun panitia yang hadir dalam rapat. Sedangkan tujuan yang
bersifat kualitatif belum dijadikan sebuah indikator keberhasilan yang bisa diukur.
Belum adanya cara mengukur indikator keberhasilan atau caranya salah Asal-muasal indikator keberhasilan yang sudah dibahas sebelumnya belum selesai begitu saja. Ketika berbicara tentang kualitatif, maka kita akan kesulitan untuk membuat cara agar indikator itu bisa diukur. Kalaupun bisa membuat caranya, bisa jadi cara yang ada masih kurang obyektif atau terlalu subyektif. Ini juga akan menjadi masalah jika mulai awal pembuatan proker tidak dipikirkan.
3. Dari OC Manajemen dan Kepemimpinan yang buruk Terlepas dari SC, OC juga memiliki pemimpin dan sistem manajemen yang dilakukan untuk menjalankan kepanitiaan agar sesuai dengan yang diharapkan baik dari segala sisi. Namun terkadang tak semua pemimpin tahu apa yang harus dilakukannya dalam melakukan kepemimpinan dan manajemen kepanitiaan. Dari ketidaktahuan inilah nantinya akan muncul berbagai masalah yang bisa
mengancam kestabilan panitia. Oleh karena itu, seorang pemimpin harus terus belajar tanpa lelah untuk menjadi lebih baik. Dan yang tak kalah penting adalah adanya sikap saling mengingatkan serta saling menjaga, bukan saling menjatuhkan baik didepan umum maupun di belakang atau gosip.
b. Timeline Kepanitiaan Timeline adalah susunan jadwal terstruktur yang akan dilakukan kepanitiaan dalam menjalankan program kerja. Dalam pembuatan timeline, ada baiknya jika mempertimbangkan banyak hal sesuai dengan jenis dan target proker yang akan dijalankan. Berikut adalah hal-hal yang bisa dipertimbangkan dalam membuat timeline: 1. Jadwal ujian. 2. Libur panjang. 3. Jadwal rapat koordinasi rutin dan rapat besar sudah terplot (misal rakor rutin 1 minggu sekali setiap hari rabu. Bisa dengan reminder misal 24 jam sebelum rapat atau tanpa reminder). 4. Jadwal padat acara internal dan eksternal. 5. Untuk hari pelaksanaan acara, buat beberapa kemungkinan dan dikonsulkan dengan pihak-pihak yang dilibatkan terlebih pihak fakultas untuk melihat
jadwal yang tersedia untuk tempat, waktu serta kehadiran pihak yang diundang jika membutuhkan (jika perlu di SWOT). 6. Jika memang bertabrakan dengan acara lain, komunikasikan dan lakukan lobbying jika perlu. 7. Pembuatan komitmen bersama beserta reward dan punishmentnya.
c. Proposal Kegiatan Berikut adalah beberapa tips dan trik pembuatan proposal supaya nantinya cepat terselesaiakan sehingga tidak mengganggu jalannya kepanitiaan: 1. Jangan copas secara utuh karena sering terjadi kesalahan editing yang kurang teliti dan memiliki format yang berbeda. Dan tentu saja update format yang berlaku. 2. Segera dibuat setelah panitia terbentuk. 3. Membuat rincian dana sedetail mungkin. Bahkan melakukan survei terlebih dahulu juga sangat disarankan. 4. Prioritas pengeluaran dari kebutuhan yang utama (misal: konsumsi peserta lebih utama daripada desain panggung).
d. Proposal Sponsorship Proposal sponsorship tidaklah wajib dibuat oleh sebuah kepanitiaan. Biasanya proposal ini dibuat oleh kepanitiaan yang membutuhkan dana yang sangat besar. Berikut adalah tips dan trik dalam pembuatan proposal sponsorship: 1. Memuat desain yang menarik. 2. Membuat rincian dana yang jelas. 3. Menentukan dan membuat feedback yang jelas yang didapatkan pihak sponsor dalam bentuk tertulis. 4. Selambat-lambatnya proposal telah ditangan pihak sponsor 1 bulan sebelum hari pelaksanaan. 5. Follow up hasil minimal seminggu sekali. 6. Disarankan memiliki orang dalam yang berada di dalam sponsor agar memudahkan proses negosiasi. 7. Membuat MoU (Memorandum of Understanding) bermaterai sebagai bukti otentik terjadinya kesepakatan kerjasama. 8. Segera mengerjakan feedback yang telah disepakati saat tercapai kesepakatan antara sponsor dan panitia agar nantinya tidak lupa dan menyalahi MoU yang sudah dibuat.
e. Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Sebuah kepanitiaan biasanya ingin segera menyelesaikan kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya. Namun, ada hal yang biasanya sering terlupa dan tak terurus ketika kepanitiaan berjalan, yaitu LPJ. Sehingga kadang menjadi kendala ketika kegiatan berakhir, dimana panitia biasanya sudah sangat sulit untuk dikumpulkan, sehingga akan mengalami kesulitan untuk menyelesaikan LPJ. Berikut adalah tips dan trik untuk menyelesaikan LPJ secara cepat: 1. Update format yang berlaku. 2. Cicil sedini mungkin seperti presensi dan hasil rapat dikumpulkan setiap minggu dan lain sebagainya. 3. Menyampaikan hal apa saja yang harus dilengkapi dari masing-masing sie untuk di taruh dalam LPJ serta mekanismenya (misal: presensi & nota dikumpulkan setiap rakor rutin BPI & BPH). 4. Menyediakan tempat khusus untuk mengumpulkan berkas LPJ supaya nantinya tidak hilang atau tercampur dengan berkas yang lain.
f. Surat Tugas Surat tugas dalam kepanitiaan mahasiswa ada 2 yang sering dipakai, yaitu surat tugas panitia dan surat tugas
dosen. Surat tugas panitia adalah sebuah berkas yang berfungsi sebagai legalisasi dan perintah terhadap panitia dalam menjalankan proker. Sedangkan surat tugas dosen adalah sebuah berkas yang berfungsi sebagai penugasan dosen untuk melakukan sebuah tugas dari fakultas, termasuk request dari mahasiswa denga persetujuan dosen yang bersangkutan. Berikut adalah tips membuat surat tugas: 1. Update format yang berlaku. 2. Segera diajukan permohonan penerbitan surat tugas kepada fakultas setelah panitia terbentuk. 3. Segera diajukan permohonan penerbitan surat tugas kepada fakultas setelah ada request dosen.
g. Term of Reference (TOR) TOR adalah sebuah rumusan materi serta batasan yang berguna untuk setiap pengisi (pemateri/pembicara) agar sesuai dengan apa yang diharapkan panitia. Isi TOR minimal meliputi, judul, tujuan umum, tujuan khusus, durasi, deskripsi acara (minimal waktu dan tempat), sasaran, metode, materi yang diharapkan, keterangan. Berikut adalah tips untuk membuat TOR: 1. Materi yang diharapkan dibuat dengan detail dan sangat disarankan untuk menghindari kata dan lain-
lain karena bisa membuat materi melebar, melenceng, dan tidak fokus. 2. Tentukan metode minimal yang diharapkan, namun berikan juga kebebasan pemateri untuk memakai metode lain, misal: Kuliah pakar Tanya jawab Lainnya...... (studi kasus, small group discussion, focus discussion, games) 3. Apapun yang perlu ditambahkan sebagai pesan untuk pemateri/pembicara bisa ditulis di sini dalam keterangan. Misalkan seperti hal apa yang perlu ditekankan saat memberikan materi seperti nasehat dan lain sebagainya.
h. Pembagian Jobdesc yang Jelas Pembagian jobdesc yang jelas sudah tentu sangatlah penting. Karena disini bisa menghindari overlapping jobdesc dan seluruh panitia bisa memahami tugas yang menjadi tanggungjawabnya. Agar lebih memudahkan pemahaman panitia akan tugasnya juga untuk memperlancar jalannya kepanitiaan, ada baiknya panitia dibagi dalam 2 kategori, yaitu: 1. Penganggung jawab (PJ) tugas
Tugas yang menjadi tanggungjawab sebuah sie, dibagi secara detail dan adil kepada masing-masing anggota sie. Misal sie perlengkapan yang memiliki 3 orang staff memiliki 3 tugas baru yaitu mencari informasi tentang persewaan sound system, persewaan panggung, dan peminjaman ruangan. 3 tugas yang ada dibagi secara rata kepada 3 orang staff tersebut. Dan 3 orang staff yang diberi tanggung jawab itulah yang disebut sebagai PJ tugas.
2. PJ Hari PJ hari merupakan orang yang paling bertanggungjawab terhadap hari pelaksanaan sebuah kegiatan. Biasanya PJ ini dibuat jika kegiatan berlangsung dalam beberapa hari bukan 1 hari saja. Setiap sie harus memiliki PJ hari, sehingga nantinya mereka akan berkoordinasi lebih intensif dan nantinya PJ hari dan BPH masing-masing sie akan mengatur penugasan anggota sienya yang lain. Dan semuanya entah dalam proses koordinasi maupun hari pelaksanaan tetap berjalan dengan kontrol dari BPH.
i. Membuat Checklist Jobdesc Checklist jobdesc dibagi menjadi 2, yaitu milik staff dan BPH. Keduanya dibuat sebagai sarana pengingat, kontrol, dan evaluasi tugas yang menjadi tanggung jawab seorang staff panitia dan semua tugas sie. Saat membuatnya, sebaiknya disediakan ruang kosong dibawah tugas yang sudah ada untuk tambahan tugas yang akan menyusul dikemudian hari. Dan checklist ini bisa di evaluasi pada saat rapat internal sie dilaksanakan. Berikut adalah contoh checklist jobdesc: Milik staff
Milik BPH
j. Kronologis Acara Kronologis acara merupakan acuan menjalankan teknis acara pada waktu pelaksanaan acara. Kronologis ini dibuat oleh sie acara berkoordinasi dengan seluruh sie (biasanya antar penanggung jawab [PJ] hari) terkait dengan segala kebutuhan dan pekerjaan yang harus dikoordinasikan. Kronologis dibuat detail mulai dari waktu, tugas, penanggung jawab, dan contact person. Yang perlu ditekankan disini adalah masing-masing orang harus tahu dan paham akan tugasnya disetiap detiknya. Karena hampir semua orang pasti memiliki tugas, jika tidak tahu dan tidak paham, bisa jadi tugas yang menjadi tanggungjawabnya bisa tidak terselesaikan yang mungkin bisa membuat panitia kelabakan dan mengancam kesuksesan kegiatan. Namun jika suatu waktu ada panitia yang merasa menganggur, ada baiknya dievaluasi lagi apakah semua tugas sudah terselesaikan atau belum. Jika memang sudah selesai, ada baiknya membantu sie lain yang sangat membutuhkan. Berikut adalah contoh kronologis:
k. Pengkondisian panitia Pengkondisian panitia bisa juga dianggap sebagai bagian dari manajemen kepanitiaan. Berikut adalah beberapa hal yang bisa membantu dalam pengkondisian panitia: 1. Kondisi kerja yang positif. Bersaing boleh, namun bersaing yang sehat, bukan saling menjatuhkan. Justru karena ada persainganlah kepanitiaan bisa berjalan lebih baik. Bisa bersaing dengan kepanitiaan lain, atau persaingan antar sie didalam kepanitiaan sendiri. Misal dengan adanya sistem reward and punishment bagi sie yang kinerjanya paling progresif dan yang tidak produktif.
2. Budaya prioritas Budaya ini penting, karena panitia bisa berjalan efektif dan efisien. Contoh yang paling simpel adalah penggunaan dana. Contoh lebih baik dana yang sangat sedikit digunakan untuk kebutuhan kegiatan yang lebih penting seperti ketersediaan sound system yang memadai dari pada membuat dekorasi panggung yang mewah.
3. Ingatlah akan individu Tak dipungkiri kepanitiaan juga terdiri dari manusia biasa yang juga mau diperlakukan sebagai manusia sebagaimana umumnya. Ada saat manusia sedang memiliki banyak masalah yang membutuhkan bantuan, maka sudah menjadi tugas panitia yang lain untuk membantu terutama pemimpin untuk membantu menyelesaikan masalah yang ada jika memang memungkinkan. Yang jelas pemimpin harus mengerti sebagaimana manusia ingin diperlakukan, bukan hanya melakukan eksploitasi sedangkan dirinya sendiri hanya menikmati kerja keras orang lain.
4. Identitas tim
Dengan adanya identitas tim, panitia bisa menjadi lebih kompak. Memang tidak secara langsung, namun tanpa disadari akan berangsur-angsur menuju arah yang lebih baik. Hal simpel yang biasa digunakan adalah jargon. Selain jargon tentu cita-cita dan tujuan yang mungkin sudah disepakati bersama, misalkan menjadi kepanitiaan yang paling kompak atau paling sukses dan menjunjung tinggu budaya yang diciptakan.
5. Pengkondisian melalui perenungan Selain pengkondisian yang dilakukan secara langsung, ada juga pengkondisian panitia secara tidak langsung misalkan melalui perenungan. Disini, pemimpin mengajak panitia dan dirinya sendiri untuk berpikir tentang logika dan perasaan sebagai seorang manusia secara umum bukan sebagai seorang panitia yang memiliki tanggungjawab. Berikut adalah wacana yang bisa dijadikan renungan: Apa yang lebih dihargai atau diakui oleh orang lain? Apakah orang yang dihargai adalah mereka yang kelihatan sibuk dan bekerja lebih lama atau mereka yang membuahkan hasil?
Apakah harus merasa takut dan malu untuk bersikap dan berpendapat padahal memiliki ide kreatif yang sangat dibutuhkan? Orang akan selalu bertingkah laku sejalan dengan mekanisme penghargaan yang telah membentuk mereka, setiap orang harus merasa bahwa perlakuan terhadap mereka adalah adil dan pantas, setiap orang harus merasa bahwa sumbangan mereka bagi tim diakui, setiap orang harus merasa bahwa peran mereka mendukung ke arah keberhasilan, dan setiap orang harus mempunyai kesetiaan dan rasa hormat terhadap pemimpin dan rekan. Mengapa demikian? Karena kita semua adalah manusia biasa yang ingin dimanusiakan.
l. Pemimpin yang baik Jika berbicara tentang manajemen, pasti kita tak lepas dari kepemimpinan dan sosok pemimpin. Dan tak perlu menjadi pemimpin yang ideal untuk mempin sebuah kepanitiaan, namun tak salah jika pemimpin berusaha menjadi pemimpin yang baik. Berikut adalah beberapa kriteria yang bisa digunakan untuk menjadi pemimpin yang baik: 1. Menetapkan target 2. Memberikan teladan
3. Terus melakukan perbaikan 4. Memberi diri waktu untuk berpikir 5. Membuat penilaian berdasarkan proses dan hasil 6. Membangun kepercayaan diri untuk kepanitiaan 7. Mengharap datangnya kritik bukan menolak kritik 8. Berpikir tentang masa depan 9. Berpikir sebagai seorang pemenang 10. Memimpin tanpa memaksa
m. Tips yang lain Berikut adalah beberapa tips lain yang juga bisa membantu dalam menjalankan kepanitiaan agar lebih terkondisikan: 1. Membuat mekanisme perijinan yang jelas. Contoh tidak boleh ijin rapat kecuali kuliah, sakit atau ada anggota keluarga yang meninggal dan ijin harus mendapat persetujuan Kapel dan SC. 2. Jangan menunda pekerjaan yang ada 3. Wajib membawa alat tulis saat rakor 4. Sistem Reward and Punishment kepanitiaan 5. Komunikasi 2 arah (SCOC, OCSC) 6. Selalu melakukan Follow Up tugas yang telah dibagi, baik SC kepada OC, BPI kepada BPH, BPH kepada staff maupun sebaliknya.