Conduct Core Planning

Pernah dengar istilah ATM nya anak SMK ? Yup, kata tersebut berarti Amati, Tiru, Modifikasi.
Pendekatan tersebut sangat sering digunakan, tidak hanya di pendidikan tetapi juga dunia bisnis.
Donny Pramono, founder Sour Sally mengatakan hal yang tidak jauh berbeda. “Never reinventing the
wheel” sebutnya. Hal yang sama akan kita lakukan ketika memulai CoP.

Conduct Core Planning atau Perencanaan Inti adalah tahapan awal dimana identitas tersebut
ditentukan. Mengacu pada konsep ATM, yang kita akan lakukan pertama ialah mengamati ciri-ciri
komunitas yang sudah mapan, menirunya dalam bentuk Conduct Core Planning serta melakukan
modifikasi sesuai dengan kebutuhan komunitas.

Guide ini dibuat melalui pengamatan terhadap bentuk komunitas yang sudah mapan, sukses, dan
memiliki tingkat militansi yang tinggi. Sebagai awalan, kami mengacu pada CoP Practicioner Guide
milik NAVSEA kemudian kami membawanya ke tingkatan yang lebih tinggi lagi. Yang kami lakukan di
KMPlus ialah mengamati komunitas yang sudah dewasa, menguji konsep dan ide dari berbagai
sumber, mengevaluasi metode dan bertanya lebih banyak lagi pada anggota komunitas tersebut.
Pada akhirnya kami menemukan bahwa ada beberapa aspek yang selalu ada pada sebuah komunitas
yang sudah mature.

Paling utama ialah komunitas yang sudah mapan memilki identitas yang jelas. Identitas tersebut
diketahui dan dipahami oleh seluruh anggota. Identitas tersebut berupa kejelasan tujuan komunitas,
faktor apa yang memberikan nilai lebih, topik diskusi apa yang seharusnya dibicarakan, etika dan
aturan main yang harus dihormati, bagaimana seharusnya berinteraksi, cara menanggapi pertanyaan
dan jawaban, penghormatan atas aturan, dan sebagainya.

Untuk mempermudahnya, kami menentukan 4 (empat) identitas yang harus ditetapkan, yaitu (1)
Purpose (Tujuan); (2) Knowledge Focus (Pengetahuan yang menjadi Fokus); (3) Success Criteria
(Kriteria Sukses); (4) Value and Norms (Panduan dan Aturan Main yang berlaku). Lets lay it one at a
time.

Purpose (Tujuan)

Bagi semua inisiatif, baik pekerjaan atau personal, tujuan adalah kunci keberhasilan. Semakin jelas,
semakin detail, semakin terukur tujuannya, maka semakin besar juga tingkat bertahan hidup
komunitas tersebut. Tujuan juga diharapkan dapat menjawab pertanyaan tentang bagaimana cara
menterjemahkan konsep ‘komunitas’ agar bermanfaat bagi organisasi dan para anggotanya serta
bagaimana cara memfasilitasi anggota dengan beragam latar belakang dan lokasi menjadi sumber
pengetahuan yang relevan yang bisa digunakan oleh komunitas

Yang juga tidak boleh dilupakan ialah bahwa tujuan komunitas harus memiliki nilai tambah bagi
anggotanya. “Apa manfaatnya bagi saya ?”. Intinya, jika ada seseorang diluar sana mendengar
tentang komunitas Anda, dia haruslah tertarik ketika mendengar pernyataan tujuan komunitas
tersebut. Jika Anda berhasil membuatnya tertarik dan ikut bergabung, maka tujuan Anda sudah pada
jalur yang benar.
Beberapa CoP yang kami bantu inisiasinya menyatakan tujuan komunitas mereka dalam beberapa
kalimat seperti meningkatkan pengetahuan mengenai topik tertentu; pemecahan masalah praktis;
mendapatkan sertifikat atau keahlian; mengaplikasikan teori atau meningkatkan pemahaman.
Tujuan CoP yang Anda bentuk bisa saja sama atau berbeda. Tergantung arahan dan kebutuhan
organisasi serta anggotanya.

Pertanyaan yang kerap muncul ialah tentang cara kita menerima semua ide dan memenuhi harapan
tujuan semua orang ? Tentu saja kita tidak bisa melakukan itu. Tetapi juga bukan berarti kita tidak
perlu menentukan tujuan tersebut. Ingat bahwa tujuan Sponsored CoP ialah membantu
terbentuknya komunitas. Nantinya pada sesi CoP yang telah berjalan, tujuan tersebut dapat di
evaluasi kembali oleh anggota komunitas dan jika merasa tujuan tersebut tidak sesuai dengan
kebutuhan maka tujuan dapat diubah. Tentu saja tujuan baru tetap harus pada jalurnya, yaitu sesuai
dengan pengetahuan penting.

Knowledge Focus (Fokus Area Pengetahuan)

Fokus area pengetahuan diibaratkan seperti sebuah gawang dalam permainan sepak bola. Apapun
caranya, bagaimana pun metodenya, seluruh anggota tahu bahwa bola harus masuk ke gawang.
Sama seperti knowledge focus. Apapun topik pembahasan, masalah yang ingin diselesaikan,
pengetahuan yang akan ditingkatkan, maka pada akhirnya haruslah dihubungkan dengan knowledge
focus. Sama seperti sepeda yang dibawa ke komunitas fotografi. Yang dibahas bukan setting sepeda
tetapi teknik fotografi yang sesuai untuk memfoto sepeda tersebut.

Cara yang paling mudah untuk menentukan knowledge focus ialah dengan mengacu pada hasil
pemetaan pengetahuan (knowledge mapping). Jika organisasi Anda belum melakukan knowledge
mapping, maka cobalah langkah singkat ini. Anda dapat memulai dengan mengidentifikasi proses
bisnis apa yang paling penting bagi organisasi sehingga jika proses bisnis tersebut tidak dilakukan,
maka bisnis akan berhenti atau terganggu. Kemudian dari proses bisnis penting tersebut, Anda
identifikasi aktivitas apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses bisnis tersebut. Langkah
terakhir, tentukan pengetahuan apa yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas tersebut. Voila,
you have your knowledge focus now !

Untuk membantu CoP yang baru terbentuk, sebaiknya Anda membuat beberapa topik turunan dari
knowledge focus. Ini akan membantu komunitas dalam sesi sesi awal mereka. Sebagai entitas yang
baru saja lahir, anggota komunitas masih memerlukan Bantuan hingga mereka cukup nyaman
menentukan topik yang lebih mereka butuhkan. Sebagai contoh, jika knowledge focus yang
ditetapkan ialah marketing, maka topik yang bisa diusulkan diantaranya, “Menangani Complain dari
Pelanggan”; “Menciptakan Customer Retention”; “How to Marry Your Customer” dan sebagainya.
Cara penentuan topik diskusi akan kita bahas dalam artikel lainnya.

Success Criteria (Kriteria Sukses)

Cara yang paling mudah menggambarkan success criteria adalah hasil akhir yang ingin kita capai
ketika sesi CoP selesai. Hasil akhir tersebut bisa berupa jumlah peserta yang terlibat, kualitas
interaksi dan diskusi, pengetahuan yang bertambah, atau masalah yang berhasil diselesaikan.
Kriteria sukses sangat tergantung pada kebutuhan dan harapan anggota. Pada akhir sesi, champion
atau anggota komunitas lainnya melakukan sesi diskusi singkat untuk mengukur apakah sesi yang
sudah berjalan sudah sesuai dengan success criteria atau perlu peningkatan.

Terkadang, success criteria juga menjadi titipan manajemen untuk mengevaluasi pelaksanaan CoP.
Well, pada akhirnya Sponsored CoP merupakan inisiatif manajemen dan mereka berhak untuk
mendapatkan bukti keberhasilan dari CoP tersebut. Saran saya, jangan menetapkan target pekerjaan
pada CoP. Ingat bahwa CoP bertujuan untuk memberikan sarana sharing, arena praktek ide dan
inovasi serta mengembangkan pengetahuan, bukan untuk mempercepat pencapaian target atau
menyelesaikan masalah di meeting. Knowledge workers need refreshing place where they could
mingle and socialize. Kita berharap mereka bisa memenuhi kebutuhan sosial tersebut dengan
aktivitas positif seperti sharing dan belajar.

Value and Norms (Panduan dan Aturan Main yang berlaku)

Jika knowledge focus adalah gawang maka values and norms adalah peraturan dan kode etiknya.
Seinformal apapun sebuah organisasi, aturan adalah hal yang wajib ada. Begitupun dalam CoP.
Hanya saja dalam CoP, aturannya sedikit berbeda dengan organisasi formal. Dalam komunitas,
aturan merupakan hasil kesepakatan antara anggota komunitas. Jika dianalogikan dengan sepakbola,
maka values adalah peraturan sedangkan norms adalah etika yang berlaku. Value and norms
singkatnya adalah hal-hal yang boleh dilakukan dan tidak boleh dilakukan (Do and Don’t).

Beberapa CoP yang kami bantu, merumuskan aturan mereka dalam kalimat seperti pelaksanaan on
time, respect to others, no SARA, equality, keterbukaan (openness), no gossip, think positive, dan
sebagainya. Value and norms ini akan banyak berguna bagi anggota komunitas selama diskusi
berlangsung dan sangat penting untuk diketahui oleh seluruh anggota agar proses diskusi tetap
berjalan informal dan fun.

Seluruh tulisan dan materi dalam blog ini merupakan pendapat pribadi saya dan bagian dari
krativitas intelektual. Seluruh tulisan dan materi dipersilahkan untuk di copy dan di share. Mohon
mencantumkan nama dan link blog ini ketika menggunakannya untuk kepentingan akademisi atau
komersial