Pemodelan dgn FlowMap

06_SI / innegar / 2009

SURVEY SISTEM

Merupakan prosedur yg dilakukan untuk mengamati,

dan mempelajari masalah di tempat yang akan
mengembangkan Sistem Informasi- nya sehingga
masalah tsb dapat dipahami
Tujuan :
1.
Mengidentifikasi /mempelajari masalah sistem
informasi
2.
Mengumpulkan data (dokumen) yang terlibat dalam
sistem
3.
Membuat laporan hasil survey.

1. Mengidentifikasi /mempelajari masalah

sistem informasi

a. mempelajari prosedur kerja : ruang lingkup dan

pelaksanaan pekerjaan

contoh :
perpustakaan
ruang lingkup :
pendaftaran anggota
pelaksaaan pekerjaan :
mhs mengisi formulir data anggota dari petugas
petugas membagi no.anggota berdasakan formulir,
dst.

b. mengetahui entitas (personal / bag. Organisasi) yg

terlibat
internal : terlibat sebagai pelaku pada sistem sesuai
dg cakupannya
eksternal : tdk terlibat sbg pelaku, tetapi sebagai
sumber atau tujuan dari data/informasi.
Ilustrasi :

Perhatikan masalah penjualan !

Pesan brg, bayar

Pelanggan

setor

Penjualan

Keuangan

siapkan

Kirim

Gudang

Cakupan masalah penjualan tersebut

pesan brg
bayar
siapkan brg dan kirim
penyerahan hsl jual
persediaan
penerimaan kas
entitas internal : penjualan
entitas eksternal : pelanggan, gudang, keuangan.

c. mengetahui dokumen yg terlibat

(digunakan) dlm sistem

Pesan barang : Form Order, Daftar Harga

Bayar : Kuitansi / bukti bayar, Catatan Hutang
Pelanggan
Siapkan brg dan kirim : Surat Jalan
Setor : Laporan Keuangan

d. mengetahui keinginan user yang akan

menggunakan sistem

2. Mengumpulkan data (dokumen)

yang terlibat dalam sistem
a.

b.

c.

d.

Dokumen yg menjadi masukan utk sistem, cth :

Form. Data anggota, Kartu pinjam
Dokumen yg menjadi keluaran dari sistem, cth :
Kartu Anggota, Laporan Peminjaman
Dokumen yg menjelaskan prosedur kerja (diagram
aliran dokumen/flowmap) jika tdk diperoleh di
perush dibuat sendiri
Dokumen yg menjelaskan unit atau bagian
organisasi yg terlibat dlm sistem, contoh : struktur
organisasi dan deskripsi/uraian tugas.
7

3. Membuat laporan hasil survey

Yaitu laporan yg menginformasikan hasil dari survey utk sistem

yg sedang berjalan
Kerangka / isi laporan :
Pendahuluan

Gambaran sistem hasil survey

latar belakang : alasan melakukan survey

tujuan : tujuan yg ingin dicapai setelah survey
cakupan survey ruang lingkup, survey organisai, area masalah
masalah yg disurvey
batasan
cara / teknis pelaksanaan survey
hasil survey

Penutup

kesimpulan dan tindak lanjut.

8

Mengumpulkan Fakta
Tujuan

Mendapatkan jawaban yg lengkap, benar dan

andal
Memperhitungkan kelayakan penyusunan sistem
yg diajukan
Menyusun rencana ringkasan utk proyek
penyusunan sistem
Mengajukan tindakan yg dapat menyelesaikan
masalah.
9

Metode / teknik pengumpulan

fakta

Wawancara
Studi tour (visit to other installation)
Questionaire
angket berupa daftar pertanyaan
(utk data yg banyak dan menyebar)
Vendor presentations/ presentasi penjual
Collecting /pengumpulan dokumen
Diskusi pertemuan dalam suatu rapat
Sampling / pengambilan contoh atau sampel, dsb.

10

Apa saja yg dikumpulkan ?

Sejarah dan latar belakang organisasi

Struktur organisasi dan deskripsi kerja per bagian
organisasi
Semua contoh formulir, laporan dan dokumen yg
berkaitan dg sistem ybs
Deskripsi sistem lama, jika ada
Penilaian user terhadap sistem lama, dan keinginan user
utk sistem baru
Deskripsi teknologi dan spesifikasi produk teknologi
terkait.
11

Pengantar Pemodelan Konvensional

Sistem informasi terdiri dari satu atau
beberapa sistem pengolahan data
Antar sistem pengolahan data dapat saling
bekomunikasi
Dapat terdiri dari aktivitas untuk mengelola
sumber daya informasi, seperti tempat
penyimpanan (kartu, map, buku, file) atau
perangkat pengolahannya.

12

Cara Mengenal Sistem Informasi

Perhatikan elemen sistem pengolahan data

Interaksi antar orang di dalam organisasi
Melihat Aliran dokumen
Melihat interaksi antara orang dengan
media pelaksanaan pengolahan data
Menganalisis job description (uraian tugas
setiap pegawai).

13

Elemen sistem pengolahan data

Dapat dikenali melalui :

1.

Sarana yang digunakan di lingkungan

organisasi, misalnya cash register, kalkulator,
komputer, debit/credit card reader, dll.

2.

Contoh dokumen yang dipakai atau dihasilkan

banyak digunakan dan populer sampai saat
ini utk analisis.

14

Interaksi antar orang di

organisasi
Perhatikan

Struktur organisasi
Perhatikan wewenang dan tanggung
jawabnya
Perhatikan bagaimana hubungan antara
atasan dan bawahan dalam melaksanakan
operasional tugasnya.

15

Aliran Dokumen
1.

2.

3.

Aliran dokumen dapat dilihat melalui prosesproses kegiatan yang dilakukan secara
rutin.
Setiap aktivitas operasional memiliki
dokumen masing-masing
Untuk memahami aliran dokumen,
digunakan model diagram yang disebut
FLOW-MAP
16

Interaksi antara orang dan media

pelaksana Sist Pengolahan Data
1.
2.

3.

Perhatikan tugas setiap staf

Perhatikan proses-proses yang dilakukan
setiap staf dalam menangani dokumen yg
diterima
Perhatikan hasil/ informasi apa yang harus
disampaikan kepada atasannya atau bag.
lainnya.

17

Analisis Job Description

Digunakan untuk mengidentifikasi proses yg

termasuk dalam kelompok fungsi pengolahan data

Berisi cakupan tugas suatu posisi atau jabatan

Di dalam uraian tugas yang lebih rinci biasanya

terdapat kegiatan yg termasuk ke dalam proses
pengolahan data.

Dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat

suatu prosedur kerja.

18

FLOW-MAP

Alat bantu konvensional, disebut juga Mapping flow atau

Process Function chart atau Diagram aliran dokumen atau
Diagram Sistem Prosedur Kerja atau Paperwork Flowchart.
Merupakan diagram yg menggambarkan aliran dokumen pada
suatu prosedur kerja di organisasi
Merupakan diagram alir yg menunjukkan arus dari dokumen,
aliran data fisis, entitas-entitas-entitas sistem informasi dan
kegiatan operasi yg berhubungan dg sistem informasi.
Penggambaran biasanya diawali dengan mangamati dokumen
apa yang menjadi media data atau informasi. Selanjutnya
ditelusuri bagaimana dokumen tersebut terbentuk, ke bagian
atau entitas mana dokumen tersebut mengalir, perubahan apa
yang terjadi pada dokumen tersebut, proses apa yang terjadi
terhadap dokumen tersebut, dan seterusnya.
19

Simbol-simbol flow map

Menggunakan simbol/notasi flowchart sbb:
Terminator

Dokumen
input /
output

operasi
Manual

Proses
pengolahan
data/komputer

Input manual

Penyimpanan dt

Penyi
mpana
n
Dlm
tape

seleksi

: anotasi /
catatatan
penjelasan

disk

Display /
layar

Terminator : Awal/akhir diagram

atau entitas eksternal

arsip

Data /
kumpula
n data
X

:konektor

20

Membuat Flow-map
1.
2.

3.

4.

5.

6.

7.

Bagi diagram ke dalam kolom-kolom

Setiap kolom diberi nama entitas yang terlibat (orang, bag./
unit organisasi, perusahan lain, atau pimpinan)
Diagram harus dibaca dari atas ke bawah dan dari kiri ke
kanan
Setiap kolom terdapat siklus pengolahan data : I-P-O (inputproses-output) bila kolom tsb. adalah entitas yg melakukan
kegiatan
Ketika menyebrangi garis yg memisahkan antara satu
kolom dg kolom lain, gunakan simbol konektor.
Cara mengakses file komputer adalah melalui simbol
proses komputer
Prosedur kerja yang kejadiannya tidak bersamaan dapat
digambarkan melalui flowmap yang terpisah.
21

Contoh soal

Sebuah lembaga pendidikan mempunyai prosedur

penilaian sbb:
1.

Pengajar meyerahkan nilai kursus ke bag. Adminstrasi

untuk dicatat / diinput ke komputer setelah seluruh nilai
terkumpul.

2.

Kumpulan nilai tadi disimpan ke file nilai dengan

mengakses file siswa.

3.

Berdasarkan file nilai, petugas menghitung nilai akhir

dan membuat transkrip nilai untuk diserahkan ke siswa.

Gambarkan flow-map prosedur di atas.

22

Penyelesaian

Daftar entitas :

Dokumen :

Pengajar
Bag. Administrasi
Siswa
Nilai kursus
Kumpulan nilai
Transkrip nilai

File :

siswa
nilai
23

Flowmap Prosedur Pengolahan Nilai

24

Tabel Entitas dan Kegiatan

Digunakan untuk memperjelas informasi yang

ada dalam uraian prosedur serta dapat
membantu mempermudah penyelesaian
diagram prosedur / flowmap secara benar.
Cara membuat :
Tuliskan masing-masing entitas di bagian kiri
tabel (kolom ke-1) dan kegiatan setiap entitas
di bagian kanan tabel (kolom ke-2).

25

Dari contoh-1
Tabel Entitas dan Kegiatan alternatif-1:

No. Entitas

Kegiatan

Pengajar

1. Menyerahkan Nilai kursus

Bag.Akademik

2. Mengumpulkan nilai-nilai
3. Memasukkan data
4. Menghitung dan merekam nilai
5. Mencetak transkrip nilai

Siswa

6. Menerima Transkrip nilai

26

Tabel Entitas dan Kegiatan

alternatif-2
Entitas

Pengajar

Bag.Akademik

Siswa

1. Menyerahkan
Nilai kursus

2. Mengumpulkan
nilai-nilai

6. Menerima
Transkrip nilai

3. Memasukkan data
Kegiatan

4. Menghitung dan
merekam nilai
5. Mencetak transkrip
nilai

27

Contoh-2 (Sistem Penjualan)

1.
2.

3.

4.
5.

6.

7.

Sistem Penjualan barang tunai secara langsung di PD Jual :

Pembeli membawa barang-barang yang dibeli ke Bagian Kasir
Petugas Kasir menghitung jumlah barang yg dibeli dan membuat Bon
Penjualan sebagai bukti transaksi penjualan barang utk pembeli
setelah menyerahkan pembayaran.
Di akhir jam kerja, petugas Kasir menghitung jumlah uang yang
diterima dari seluruh transaksi pemjualan barang dan membuat
Laporan Penjualan.
Salinan Bon dan Laporan Penjualan diserahkan ke Supervisor
Administrasi Penjualan.
Supervisor administrasi penjualan memeriksa apakah jumlah uang
yang diterima sesuai dengan Laporan Penjualan dan Bon
penjualannya.
Jika sudah sesuai,maka Supervisor akan memberi paraf dan
mengarsipkan Laporan dan Bon tersebut. Jika tidak sesuai,
Supervisor administrasi penjualan akan mengoreksinya sebelum
memberi paraf dan mengarsipkannya.
Laporan Penjualan diarsipkan oleh Supervisor bagian Administrasi
Penjualan.
Buatlah tabel entitas-kegiatannya serta flowmapnya

28

Penyelesaian
No.

Entitas

Kegiatan

Pembeli

1. Menyerahkan barang terjual

3. Menyerahkan pembayaran
4. Menerima Bon Penjualan

Kasir

2.Menghitung
Penjualan

barang

dan

membuat

Bon

5. Membuat Laporan Penjualan

3

Supervisor
Administrasi
Penjualan

6. Menerima Laporan Penjualan

7.Memeriksa Laporan, jika sesuai memberi
paraf jika tidak mengoreksi dan paraf
Laporan Penjualan
29

Flowmap Sistem Penjualan

30

Latihan
Soal-1 :
Prosedur kerja pendaftaran ulang di suatu perguruan
tinggi berjalan sebagai berikut :
1. Mahasiswa menyerahkan KTM ke Bag. Keuangan
sambil menyerahkan biaya daftar ulang.
2. Petugas Bag. Keuangan merekamkan data
pembayaran ke file setoran setelah mengakses file
mahasiswa yang sudah terekam di komputer,
kemudian mencetak tanda lunas (asli untuk
mahasiswa, salinan untuk Bag. Administrasi Akademik
/BAA).
3. Berdasarkan salinan tanda lunas, petugas BAA
mengupdate data mahasiswa ke file ambil_MK dan
mencetak Formulir Rencana Studi untuk mahasiswa.
31

Soal-2 (sudah)

Prosedur kerja sistem penjualan barang yang berbasis komputer

berjalan sebagai beikut :
1.
Data id_barang dari Gudang direkamkan ke dalam file barang
oleh petugas Administrasi Penjualan.
2.
Pembeli membawa barang-barang pembeliannya ke Bagian
Kasir,Petugas Kasir menginput data barang ke komputer dan
merekamnya ke file transaksi, lalu mencetak Bon Penjualan
untuk pembeli sebagai bukti transaksi penjualan barang.
3.
Pembeli membayar barang-barang yang dibeli sesuai dengan
nilai pada Bon Penjualan
4.
Di akhir jam kerja, petugas Kasir membuat Laporan Penjualan
dengan memilih menu program pembuatan Laporan penjualan.
5.
Laporan Penjualan diserahkan ke Supervisor. Supervisor
memeriksa apakah nilai transaksi hari ini sesuai dengan Laporan
Penjualan.Jika sudah sesuai,maka Supervisor akan memberi
paraf dan mengarsipkan Laporan tersebut. Jika tidak sesuai,
Supervisor akan meminta petugas (bagian Administrasi
Penjualan) untuk mengedit data transaksi penjualan yang salah
dan mencetak Laporan Penjualan yang baru sebelum menyetujui
(dg paraf) dan mengarsipkannya.

32

Soal-3

Biro Jasa Prima, membantu dalam pembuatan SIM A, SIM C,

pengurusan STNK, dan Balik Nama Kendaraan Bermotor. Untuk
keperluan ini, pemohon diminta menyerahkan KTP, dokumen lain
yang diperlukan dan biaya jasa sesuai dengan tarif di Biro Jasa
sebagai persyaratan pelayanan.
Persyaratan tsb. diserahkan ke Bag. Administrasi, kemudian
diperiksa, bila sudah lengkap, maka dicatat pada Buku
Administrasi lalu dibuatkan Resi untuk pemohon sebagai bukti
pengurusan, bila belum lengkap dikembalikan pada pemohon.
Dari catatan pada Buku Administrasi, Bag. Keuangan akan
membuatkan kwitansi dua rangkap (untuk pemohon dan arsip),
setelah pemohon melakukan pembayaran sesuai dengan jenis
pengurusannya. Dari kwitansi juga dibuatkan Laporan Keuangan
untuk Pimpinan.
Bag. Administrasi akan membuat Laporan Jasa Pelayanan untuk
Bag. Personalia dari Buku Administrasi.
33