PT.

PAN ASIA JAYA ABADI

PROSEDUR KOMUNIKASI DAN
KONSULTASI

Nomor : QHSE/A/PD-00-004
Terbit :
Rev/tgl : 00 /
Halaman : 1 dari 2

1. TUJUAN
Prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tata cara dalam mengelolda proses komuniasi dan konsultasi
pada semua level dalam organisasi, menetapkan prosedur untuk menjamin bahwa informasi yang
berkaitan dikomunikasikan kepada dan dari karyawan atau pihak terkait, membangun dan memlihara
komitmen kepedulian semua karyawan kepada keselamatan dan tanggung jawab pribadi mendukung
komitmen tersebut, serta meningkatkan konsultasi dan kerjasama antara manajemen dan karyawan.
2. RUANG LINGKUP
Peraturan Ini berlaku untuk seluruh departemen di perusahaan
3. DEFINISI
3.1. Perusahaan adalah PT. Pan Asia Jaya Abadi.
3.2. Pihak Terkait adalah orang atau kelompok didalam atau diluar tempat kerja yang tertarik dengan
atau terpengaruh oleh kinerja Perusahaan.
3.3. Sistem Manajemen adalah proses/program/kondisi yang diterapkan oleh perusahaan yang dapat
mempengaruhi atau dapat berpengaruh terhadap kondisi perusahaan, sistem manajemen
perusahaan antara lain:
3.3.1. Sistem Manajemen Mutu,
3.3.2. Sistem Manajemen K3,
3.3.3. Sistem Manajemen Lingkungan,
3.3.4. Sistem Manajemen Keamanan Rantai Pasokan / C-TPAT.
3.4. Komunikasi dan konsultasi adalah proses penerimaan, pencatatan, tanggapan dan pendistribusian
informasi yang berkaitan dengan kinerja Perusahaan.
4. PROSEDUR
4.1. Tanggung Jawab
4.1.1. MR bertanggung jawab atas pengontrolan dan keputusan mengenai Prosedur ini.
4.1.2. Compliance Coordinator bertanggung jawab atas pemantauan dan pemeriksaan terhadap
Prosedur ini.
4.1.3. Karyawan bertanggung jawab untuk berpartisipasi terhadap semua pelaksanaan sistem
manajemen yang diterapkan perusahaan.
4.2. Komunikasi Internal
4.2.1. Komunikasi Internal dapat dilakukan melalui media: surat, nota dinas, disposisi surat,
papan pengumuman, rapat, briefing dan kotak saran.
4.2.2. Hal-hal yang dikomunikasikan dan dikonsultasikan berkaitan antara lain:
4.2.2.1. Kebijakan-kebijakan Perusahaan.
4.2.2.2. Resiko pekerjaan,
4.2.2.3. Tujuan sistem manajemen Perusahaan,
4.2.2.4. Sasaran sistem manajemen Perusahaan,
4.2.2.5. Program manajemen,
4.2.2.6. Hasil Audit,
4.2.2.7. Ketidaksesuaian Kinerja,
4.2.2.8. Hasil tinjauan manajemen, dan
4.2.2.9. Keluhan.
4.2.3. Seluruh karyawan berkewajiban untuk berpartisipasi menyampaikan isu penting
ketidaksesuaian kinerja sistem manajemen perusahaan di departemen masing-masing
kepada Supervisor dan/atau Compliance Coordinator dengan menggunakan Formulir
Tindakan Perbaikan dan Pencegahan sehingga terjadi komunikasi 2 arah.

Pan Asia Jaya Abadi

PT. PAN ASIA JAYA ABADI

PROSEDUR KOMUNIKASI DAN
KONSULTASI

Nomor : QHSE/A/PD-00-004
Terbit :
Rev/tgl : 00 /
Halaman : 2 dari 2

4.2.4. Untuk komunikasi dengan menggunakan kotak saran, semua input yang didapatkan di
dalam kotak saran akan didistribusikan ke departemen terkait untuk ditindak lanjuti.
4.2.5. Penyelesaian masalah atas ketidaksesuaian kinerja yang ditemukan dilaksanakan mengikuti
Prosedur Ketidaksesuaian, Tindakan Perbaikan dan Pencegahan.
4.2.6. Seluruh rekaman hasil komunikasi internal dan konsultasi disimpan oleh Tim Compliance
yang terkait dengan sistem yang ditetapkan.
4.3. Komunikasi Eksternal
4.3.1. Tim Compliance mencatat atau mengagendakan dan mengarsip seluruh informasi yang
berkaitan dengan kinerja sistem manajemen di perusahaan dari pihak eksternal dan
menyampaikan Compliance Coordinator.
4.3.2. Compliance Coordinator meneruskan informasi tersebut kepada GM .
4.3.3. MR dan departemen terkait mengevaluasi informasi tersebut. Jika memerlukan tanggapan
atau penyelesaian, perwakilan manajemen dan departemen terkait akan menganalisa
masalah, mencari akar penyebab masalah dan melakukan tindakan perbaikan sesuai
Prosedur Ketidaksesuaian, Tindakan Perbaikan dan Pencegahan.
4.3.4. Tim Compliance sesuai dengan sistem yang ditetapkan mengarsip seluruh rekaman
komunikasi eksternal yang masuk termasuk Permintaan Tindakan Perbaikan dan
Pencegahan yang dilakukan.
5. FORMULIR TERKAIT
5.1. Formulir Ketidaksesuaian, Tindakan Perbaikan dan Pencegahan.

Dibuat Oleh:

Diperiksa Oleh:

Disahkan Oleh:

Eva Kaniawati
SOP

Robby

Oktavius S. Asali
Direktur

Compliance

Pan Asia Jaya Abadi