CONTINGENCY PLAN

Contingency adalah situasi yang mungkin terjadi pada kegiatan yang ada di tempat kita dan
risikonya bersifat mengganggu, sedangkan Contingency Plan adalah suatu tindakan spesifik
ketika kondisi Contigency itu terjadi. Contigency plan banyak diimplementasikan dalam bisnis,
yang bertujuan untuk memastikan adanya tindakan cepat dan tepat terhadap situasi contigency.
Misalkan bila kegiatan kita terhenti atau gagal dalam memenuhi tuntutan pelanggan, apa yang
sudah disiapkan? Saya detailkan lagi, bagaimana antisipasi pengiriman bila mesin utama mati
lebih dari 6 jam akibat spare part yang inden? Atau bagaimana antisipasinya untuk supplai
produk apabila PLN menginformasikan tanggal 5 Des 2017 bahwa listrik akan mati selama 6
jam, padahal kita baru dapat order dengan jumlah yang besar saat itu?

Ketika berpikir dalam penerapan kondisi contigency, saya yakin ini sudah dijelaskan di dalam
manajemen sistem perusahaan, misalkan di prosedural, job deskripsion atau aturan lain di
perusahaan kita, tetapi banyak kelemahannya, bagaimana memastikan tindakan tersebut benar-
benar sudah siap. Misalkan di:

• proses perencanaan produksi, bagaimana bila hasil produksi kurang dari target? Apakah
lembur? Menambah jadi 3 shift sampai beberapa waktu? Atau mengoperasikan mesin
cadangan? Lalu apakah mungkin melalukan alternatif itu dengan cepat?
• Di proses kalibrasi alat ukur yang berpotensi rusak dan perusahaan hanya punya satu saja,
pilihan action Contigency bisa: membeli/menyewa alat ukur itu? Membuat kontrak antara
supplier alat ukur dengan perusahaan yang isinya siap dipanggil bila alat rusak, dll. Nah apakah
tindakan itu mungkin bila maker alat ukur di luar negri, jasa penyewa alat ukur itu memang
benar-benar ready?

Sifat Contingency adalah memenuhi aspek yang terjadi di Proses Kita dengan ketentuan: sifatnya
Emergency terhadap proses utama, berpotensi ke kerugian perusahaan, atau akan membuat
persyaratan pelanggan tidak dipenuhi dan SUDAH ADA Penanganan yang sudah
disiapkan. Contigency bisa diakibatkan karena aspek: lingkungan, Kecelakaan, Penyakit dan
proses. IATF 16949 menitikberatkan kondisi emergency (Contingency) akibat proses fabrikasi
dan peralatannya. Untuk kondisi emergency (Contingency) pada proses fabrikasi dan peralatan
harus disiapkan penanganannya sehingga ketika situasi emergency itu timbul, tidak ada kendala
dalam memenuhi kemauan pelanggan serta dapat dihindari kerugian yang lebih besar.

Berikut tips CONTIGENCY PLAN agar efektif:

• Tentukan Team Contingency, jangan lupa sertakan manajemen atau pekerja senior. Ingat sistem
ISO saat ini menginginkan manajemen terlibat. Risk yang ada angkat saja dan pastikan yang
berstatus yang memang berpotensi emergency diinfokan dan dipastikan efektifitas
penanganannya, intinya mana ada manajemen yang mau pabriknya stop produksi, jadi angkat
semua potensi emergencynya dan laporkan ke manajemen.
• Pada tahap Identifikasi:
o Identifikasi risk assesment yang sudah dilakukan, fokus untuk memastikan proses
fabrikasi tidak berhenti karena proses atau peralatan.
 o Identifikasi juga peraturan terkait produk dan proses, adakah yang berpotensi
mengakibatkan emergency / contingency
o Tentukan persyaratan pelanggan, adakah hal-hal penting yang customer inginkan?
Biasanya ada juga customer yang menentukan kondisi fatal yang bisa terjadi serta
akibatnya, misalkan penentuan ganti/pinalti terhadap vendor yang mengakibatkan stop
line atau penggunaan barang berbahaya
o Pastikan identifikasi juga terhadap pemasok
o Identifikasi faktor pengendalian bila ada bencana alam
o Kegagalan fasilitas atau peralatan
• Sepakati apakah term “emergency”, buat analisa akibatnya sehingga ada persamaan persepsi
oleh semua team dan pekerja
• Tahap Review Control, biasanya memang sudah ada pengendalian, tetapi pastikan apakah
efektif? Ingat yang ada belum tentu efektif! Pastikan ada sifat mendeteksi dan mencegah.
Pengendalian tidak hanya ada mendeteksi tetapi bagaimana juga mencegah terjadi dan
kalaupun terjadi bagaimana kontrol untuk mengurangi kerugian yang lebih besar. Bentuk
kontrol perlu dipikirkan secara strategis, misalkan: penyediaan fasilitas, peningkatan
kompetensi, membuat prosedur yang jelas atau perjanjian kerjasama dengan pihak terkait.
• Lakukan review bentuk kontigency yang sudah ditentukan. Review bisa dilakukan dengan test
kesesuaian data-data atau kesiapan fasilitas atau bisa dengan melakukan simulasi. Review
terhadap data atau fasilitas bisa dilakukan dengan audit/inspeksi, apakah data-data tersebut itu
benar atau update?
• Ketidaksesuaian yang didapat saat review, harus manjadi perbaikan ke sistem yang sudah
ditetapkan
• Kapan Proses Contigency Plan bisa berubah? Perubahan bisa dilakukan bila ada potensi
emergency baru, ketika:
o Ada fasilitas atau proses baru
o Ketika ada incident dengan analisa adanya potensi emergency baru, maksudnya adalah:
bila ada incident pastikan penyebab direview, ya termasuk potensi timbulnya
emergency
o Setelah Simulasi ditemukan ketidaksesuaian penanganan Contingency yang ada
o Setelah temuan audit /inspeksi terhadap kontrol proses Contigency Plan
o Minimal setahun sekali, bila kejadian Contingency di atas tidak terjadi
• Lakukan Audit sistem Contingency Plan, pastikan apakah contigency plan benar-benar ready,
pikirkan

Kami lampirkan Flow Proses Contingency Plan :

 Gambar 1: Contoh diagram sebab-akibat (fishbone diagram)

Brainstorming adalah metode untuk menghasilkan banyak ide kreatif dalam waktu
singkat dan dapat membantu mengembangkan daftar item mana yang harus
dipertimbangkan untuk perencanaan kontingensi. Brainstorming dilakukan dengan
merekam ide tentang suatu topik. Setiap orang diminta untuk mendapatkan ide secara
bergantian, dan sesi berakhir ketika tidak ada lagi ide. Ide-ide (garis horizontal kecil)
dapat dihasilkan untuk setiap penyebab (kotak) pada diagram sebab-akibat (lihat Tabel
1 untuk contoh penyebab). Setelah sesi brainstorming selesai, diagram afinitas
digunakan untuk mengatur ide ke dalam hubungan alami mereka.

Ada banyak alasan untuk dipertimbangkan ketika membangun diagram sebab-akibat,

termasuk kelangsungan bisnis, peralatan, fasilitas, geografi, bencana buatan manusia,
bahan, metode bencana alam, orang, kebijakan, prosedur, dan teknologi. Daftar ini
tidak semuanya inklusif dan harus didasarkan pada ambang penetapan penerimaan
risiko perusahaan, praktik industri, dokumen panduan, dan persyaratan peraturan.

Tabel 1: Contoh Pertimbangan Contingency Plan

Dengan SMM apa pun, selalu ada banyak kebutuhan dan sumber daya yang terbatas.
Salah satu metode yang mungkin untuk membantu menentukan di mana sumber daya
perencanaan kontingensi harus difokuskan ditunjukkan pada Gambar 2. Matriks risiko
pada Gambar 2 mempertimbangkan dampak dan kemungkinan terjadinya suatu
kejadian.
 Gambar 2: Contoh matriks risiko

Contoh dampak dan kemungkinan definisi ditunjukkan pada Tabel 2. Rencana

kontijensi dapat dikembangkan berdasarkan tingkat risiko yang ditunjukkan,
menempatkan lebih banyak penekanan dan sumber daya pada isu-isu yang berisiko
tinggi dan menengah dan kurang penekanan dan sumber daya pada isu-isu yang
Resiko rendah.

Tabel 2: Contoh Dampak Dan Kemungkinan Definisi