Flow Process Mapping CSMS by : Viveriko

CSMS CYCLES FUNGSI-FUNGSI TERKAIT CSMS

A Risk Asessment (RA) USER / PLANNER PR0CUREMENT HSSE CONTRACTOR
User/Planner wajib membuat Penilaian Risiko pada Start
1
perencanaan kontrak kerja (Ref.Dok.risk business).-

User/Planner atau tim melakukan Identifikasi semua potensi A.2

2 A.2 A.2
bahaya kritikal kontrak kerja yang direncanakan.-

User / Planner atau tim Menetapkan tingkat "severity dan A.3

probability" kejadian dalam kontrak kerja berdasarkan tabel A.3 A.3
3 severity dan probability CSMS Perusahaan (dok.prosedur-
CSMS).-

Fungsi Procurement, HSE dan User/Planner atau tim melakukan A.4 A.4 A.4
4
Penilaian risiko dokumen kontrak yang akan di tenderkan.-

Procurement memakai Hasil penilaian risiko sebagai dasar A.5

5 menentukan syarat/pemilihan peserta tender dalam
pelaksanaan tahapan CSMS kontrak terkait.-

B Pre Qualification (PQ).- USER / PLANNER PR0CUREMENT HSSE CONTRACTOR

Fungsi Procurement menyampaikan dokumen Prakualifikai B.1 B.1

CSMS kepada semua calon kontraktor peserta tender sesuai
1 syarat/kategori risiko pekerjaan (jika perusahaan blm memiliki
daftar resmi rekanan yang memiliki kategori risiko) hasil CSMS
sebelumnya.-

Kontraktor calon peserta mengembalikan dokumen Pra B.2 B.2

2 kualifikasi (Quisioner, checklist dan matrix prakualifikasi sesuai
pedoman CSMS Perusahaan) kepada fungsi Procurement.-

Tim (PROC/HSE/USER/PLANNER) melakukan verifikasi atas B.3 B.3 B.3

3 dokumen prakualifikasi CSMS kontraktor calon peserta tender.-

Tim (PROC/HSE/USER/PLANNER) melakukan verifikasi lapangan

4 atas dokumen prakualifikasi CSMS kontraktor calon peserta B.4 B.4 B.4 B.3
tender.-

Tim (Proc/HSE/User/Planner) melakukan penilaian

5 akhir/skoring atas dokumen pra kualifikasi CSMS para calon B.5 B.5 B.5
peserta tender.-

B.6 B.3
Procurement Manager mengeluarkan surat keterangan
lulus/tidak lulus CSMS kepada para kontraktor berdasarkan
6 hasil verifikasi lapangan (sertifikat lulus risiko Rendah/ Sedang /
Tinggi atau pemberitahuan tidak lulus kualifikasi) saat
aanweijzing.-

Fungsi Procurement mengirim/mengupdate data kontraktor B.7

7 lulus Pra kualifikasi CSMS (low/medium/high risk)sebagai
master data rekaman digital klasifikasi risiko rekanan.-

C Selection USER / PLANNER PR0CUREMENT HSSE CONTRACTOR

User / Planner/Procurement/HSE atau tim memastikan potensi
bahaya pekerjaan telah dimasukkan dalam dokumen C.1
1 TOR/RKS/SOW.-

User/Planner menetapkan Kategori Risiko Pekerjaan C.2

2
(Low/Medium/High) dalam dokumen TOR/RKS/SOW.-

User /Planner wajib memasukan klausul kontraktor membuat

3 HSSE Plan dalam Dokumen TOR/RKS/SOW, sesuai dengan C.3
kategori risiko.-

User /Planner wajib memasukan klausul syarat HSE Plan

sebagai syarat skoring (Low risk : bobot 10-30% , untuk C.4
4
pekerjaan Medium dan High risk : memakai sistim gugur/No
score).-

Procurement/user/ Planner/HSE atau tim melaksanakan C.5

penilaian Dokumen HSE Plan yang ditawarkan Kontraktor
5 sesuai dengan metoda evaluasi dokumen HSE plan yang
ditetapkan.-
 Procurement dan kontraktor menanda tangani Perjanjian C.6 C.6
6 Kesepakatan kewajiban kontraktor melaksanakan HSE Plan
yang diperjanjikan maupun revisinya.-

Isi perjanjian kesepakatan juga harus meliputi Sanksi atas HSE C.7 C.7
7 Plan yang diperjanjikan apabila tidak dilaksanakan.-

D Pre Job Activity (PJA) USER / PLANNER PR0CUREMENT HSSE CONTRACTOR

1 Fungsi Procurement menyerahkan salinan dokumen HSE Plan

Kontraktor pemenang tender ke fungsi HSE dan User.- D.1 D.1 D.1

Tim mereview dokumen HSE plan kontraktor dan kesepakatan D.2 D.2 D.2
2
bersama dalam pelaksanaanpekerjaan kontrak terkait.-

Tim mereview dokumen risk register kontraktor sebagai bagian

3 kesepakatan bersama dalam pelaksanaanpekerjaan kontrak D.3 D.3 D.3
terkait.-
Tim melakukan interface plan guna Sinkronisasi antara HSE Plan
yang ditawarkan kontraktor pemenang tender terhadap D.4 D.4 D.4 D.4
4 perbedaan sistem yang ada.-

Tim Membahas Gap Closure HSE Plan kontraktor pemenang

kontrak dengan persyaratan HSE plan dalam TOR/RKS/SOW
5 yang belum dipenuhi dalam penawaran kontraktor.- D.5 D.5 D.5 D.5

User/Planner melakukan pemeriksaan kesiapan kontraktor

dalam HSE Plan sebelum dimulai pekerjaan/ inspeksi pre-job
activity pada tahap mobilisasi/pre mobilisasi.- D.6 D.6
6

7 User / Planner Mengisi Checklist pre job activity HSE Plan.- D.7

8 User/planner melakukan Feed back hasil inspeksi pre job

activity kepada kontraktor.- D.8 D.8

Kesepakatan pengawas pekerjaan dengan kontraktor atas hasil

9 D.9 D.9
inspeksi pre job activity untuk ditindak lanjuti.-

Melakukan control dan monitoring atas tindak lanjut hasil D.10 D.10
10
inspeksi pre job activity yg telah disepakati.-

E Work In Progress (WIP) USER / PLANNER PR0CUREMENT HSSE CONTRACTOR

User Melakukan Update & Review dokumen risk E.1 E.1

1
register/HIRARDC/JSA selama pekerjaan berlangsung.-

User mereview dok.HSE Plan apabila terjadi perubahan potensi E.2 E.2
2 risiko yg mengharuskan adanya mitigasi.-

3 User melakukan penilaian work in progres periodik Inspeksi HSE

work practice.- E.3 E.3

4 User melakukan penilaian work in progres periodik Inspeksi

pemenuhan program HSE plan yang diperjanjikan.- E.4 E.4

5 User melakukan penilaian work in progres periodik pencapaian E.5 E.5

KPI HSE plan kontraktor yang diperjanjikan.-

Hasil penilaian Work In Progress manjadi data inputan dalam E.6 E.6 E.6
6 evaluasi sementara kinerja HSE + hasil Inspeksi Pre Job Activity
evaluasi sementara bagi user.-

User menjadikan Hasil evaluasi sementara sebagai feed back

7 E.7
bagi evaluasi kinerja HSE kontraktor.-

Mengontrol dan memonitor tindak lanjut hasil inpeksi work in

8 E.8 E.8 E.8
progress.-
F Final Evaluation (FE) USER / PLANNER PR0CUREMENT HSSE CONTRACTOR

1 User/Planner melakukan evaluasi akhir kinerja HSE kontraktor.- F.1 F.1

2 Tim (Proc/HSE/User/Planner) melakukan feed back terhadap F.2

kinerja HSE kontraktor.- F.2 F.2

Rekaman
digital
 Rekaman
Input data ke MySAP hasil evaluasi akhir penilaian kinerja HSE F.3
digital
3
kontraktor.-

Proyek Selesai.- STOP