JAKARTA
2012
Kata Pengantar
Segala puji kami sembahkan kepada Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa bahwa atas
rahmat dan hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan penyusunan Buku Prosedur Layanan TI,
SOP dan Regulasi e-Procurement Direktorat e-Procurement, Lembaga Kebijakan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah (LKPP).
Salah satu aspek penting dalam mewujudkan birokrasi yang profesional, efektif dan
efisien adalah dengan menerapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) pada seluruh proses
penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Hal ini dinilai penting karena Standar Operasional
Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan
fungsi dan SOP juga merupakan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan
indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur dan
sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
Dengan
adanya
Standar
Operasional
Prosedur,
penyelenggaraan administrasi
pemerintahan dapat berjalan dengan pasti. Berbagai bentuk penyimpangan dapat dihindari
atau sekalipun terjadi penyimpangan di lingkungan pemerintahan, hal tersebut dapat
ditemukan penyebabnya dan bisa diselesaikan dengan cara yang tepat. Apabila semua kegiatan
sudah sesuai dengan yang ditetapkan dalam Standar Operasional Prosedur, maka secara
bertahap kualitas pelayanan publik akan lebih profesional, cepat dan mudah.
Kami menyadari bahwa Buku ini masih jauh untuk dikatakan sempurna, oleh karena itu
kritik, saran dan masukan yang bersifat membangun agar tercapainya tujuan dari Penyusunan
Buku ini sangat kami nantikan.
Tim Penyusun
ii
Daftar isi
Kata Pengantar..................................................................................................................................................................
Daftar Isi...............................................................................................................................................................................
SOP Layanan Pengguna SPSE..................................................................................................................
1. SOP Perubahan Email Penyedia...............................................................................
2. SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID Admin Agency ........................
3. SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID Auditor...........................................
4. SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID Helpdesk...
5. SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID Verifikator...
6. SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID PPK..
7. SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID Panitia Pokja ULP
8. SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID Admin PPE..
9. SOP Perubahan NPWP Penyedia....
10. SOP Perubahan Data Lelang..
11. SOP Pemberian Informasi User ID Penyedia...
12. SOP Penggunaan Akses Intranet Internet di Bidding Room Bagi Pengguna...
13. SOP Pengumuman Informasi Ke Pengguna SPSE Terkait Kendala Sistem SPSE...
14. SOP Pengumuman Informasi Ke Pengguna SPSE Terkait Pemeliharaan Sistem SPSE..
15. SOP Eskalasi Permasalahan Melalui Aplikasi TTS
16. SOP Eskalasi Permasalahan Melalui E-Mail.....
17. SOP Penanganan Permasalahan Pengguna SPSE Melalui Telepon
18. SOP Penanganan Permasalahan Pengguna SPSE Melalui TTS.
19. SOP Penanganan Permasalahan Pengguna SPSE Melalui E-Mail
20. SOP Penanganan Permasalahan Pengguna SPSE di LPSE...
21. SOP Pendampingan Upload di Bidding Room...
22. SOP Agregasi Data Penyedia.
23. SOP Perubahan Jadwal Batas Akhir Upload dan Awal Pembukaan Dokumen Penawaran
SOP Pedoman Bimbingan Teknis.........................................................................................................................
24. SOP Pelaksanaan Training Penggunaan LPSE............................................................................................
25. SOP Sosialisasi e-Procurement.........................................................................................................................
SOP Pedoman Pemeliharaan Kinerja dan Kapasitas SPSE....................................................................
26. SOP Monitoring dan Evaluasi Kinerja Infrastruktu SPSE......................................................................
27. SOP Monitoring dan Evaluasi Kinerja Aplikasi SPSE...............................................................................
28. SOP Monitoring dan Evaluasi Kinerja Infrastruktur SPSE....................................................................
SOP Pedoman Pengamanan dan Pemeliharaan Infrastruktur SPSE................................................
29. SOP Monitoring dan Pemeliharaan Data Center.......................................................................................
30. SOP Pengelolaan Asset Informasi....................................................................................................................
31. SOP Pengelolaan Software Pendukung.........................................................................................................
32. SOP Prosedur Perbaikan Secara Remote......................................................................................................
33. Instruksi Kerja Monitoring Log Pada Server..............................................................................................
34. Instruksi Kerja Pengelolaan Data Center......................................................................................................
35. SOP Prosedur Monitoring dan Pemeliharaan Jaringan..........................................................................
SOP Pedoman Pengarsipan Dokumen Elektronik SPSE..........................................................................
36. SOP Pengarsipan Dokumen..................
37. SOP Pelaksanaan Backup Server......................................................................................................................
38. Instruksi Kerja Backup and Recovery.
SOP Pedoman Pengembangan Sistem e-Procurement........................................................................
39. SOP Pedoman Pengembangan Aplikasi Pendukung e-Procurement oleh LPSE..................
40. SOP Pedoman Implementasi Aplikasi SPSE...............................................................................................
41. SOP Pedoman Pendampingan Pembangunan Infrastruktur IT LPSE..............................................
42. SOP Pedoman User Acceptance Test Terhadap Hasil Pembangunan Infrastruktur IT LPSE
43. SOP Prosedur Perencanaan dan Monitoring Kapasitas Infrastruktur SPSE
iii
ii
iii
1
2
10
18
26
33
41
48
55
63
71
76
84
87
90
93
97
101
107
112
115
121
127
130
134
135
138
141
142
148
155
162
163
171
180
184
187
190
193
197
198
204
209
226
227
236
244
247
251
iv
258
302
303
308
313
318
323
328
333
338
341
344
347
350
351
358
365
370
374
378
392
JAKARTA
2012
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM
INFORMASI
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
Nomor SOP
1/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Nomor Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
4
Penyedia Barang/Jasa
Verifikator
Helpdesk LPSE
Front office
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh penyedia untuk mengganti
e-mail penyedia.
Peralatan/Perlengkapan :
Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE dan Peyedia yang terdaftar
di SPSE dalam melakukan permintaan penggantian alamat e-mail penyedia barang/jasa.
Peringatan :
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
1.
2.
3
4
Definisi :
1.
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
2.
Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas
melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE.
Aktivitas
Mempersiapkan berkas permohonan berkas
permohonan ganti e-mail
Penyedia
Front office
Pelaksana
Helpdesk LPSE
Verifikator
Mulai
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
1. Surat Permohonan dibuat diatas kertas
berkop perusahaan, ditandatangani
pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai.
Waktu
N/A
Output
Berkas
Permohonan
Keterangan
Tidak
N/A
5 menit
Nomor antrian
Nomor antrian
N/A
Berkas permohonan
10 menit
hasil pengecekan
5 menit terhitung
setelah mengisi buku
tamu
Ya
5 menit
permohonan
Jangka waktu lamanya
ditindakanjuti
proses perubahan
kepada verifikator email mengacu pada
Tabel Prioritas
Penyelesaian
Permasalahan SPSE
5 menit
permohonan tidak
ditindaklanjuti
5 menit
permohonan
ditindaklanjuti
untuk diverifikasi
Tidak
15 menit
hasil verifikasi
berkas
permohonan
Ya
10
5 menit
permohonan
ditolak/tidak
ditindaklanjuti
11
10 menit
hasil perubahan
email
12
5 menit
hasil perubahan
email diterima oleh
penyedia
13
14
10 menit
hasil perubahan email
Selesai
5 menit
Arsip berkas
permohonan
perubahan alamat
email diterima oleh
penyedia
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
No
:
Lampiran : Yth : Kepala LPSE ..
Perihal : Permohonan
Perubahan alamat e-mail
Hormat kami
Pimpinan,
dicap dan bermaterai
()
SURAT KUASA
No :
Jabatan
Alamat
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan]
Nama
Jabatan
Alamat
No. KTP
Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya.
[tampat] ,
[tanggal]
Pemberi Kuasa,
[nama perusahaan]
Penerima Kuasa,
[nama perusahaan]
Materai Rp.6000,[nama]
[jabatan]
[nama]
[jabatan]
Berkas Berupa
Yang Menerima,
Yang Menyerahkan,
Nama
Nama
Jabatan
Instansi/
Jabatan
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
10
Nomor SOP
2/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
4
Admin Agency
Helpdesk LPSE
Admin PPE
Front Office
Peralatan/Perlengkapan :
1. Surat Permohonan Reset Password atau informasi User ID
2 SK Pengangkatan Admin Agency
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi
user ID Admin Agency sehingga Admin Agency dapat melakukan login pada aplikasi SPSE
Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Admin Agency yang
terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan
informasi user ID miliknya
Definisi :
1.
Peringatan :
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan
kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia
Pengadaan/Pokja ULP/PPK
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
Keterkaitan :
1
11
Aktivitas
Pelaksana
Admin Agency
Front Office
Helpdesk
Admin PPE
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
1. Surat Permohonan Reset Password atau
pemberian informasi User ID
Mulai
Waktu
N/A
N/A
5 Menit
N/A
5 menit
isian data
Admin
Agencypada
buku tamu
Nomor antrian 5 menit terhitung
setelah mengisi buku
tamu
Tidak
Ya
5 menit
N/A
Keterangan
Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui e-mail
Admin Agency yang
bersangkutan(softco
py)
Output
helpdesk membuka
email pada hari yang
sama dengan hari
email tersebut
masuk (hari dan jam
kerja)
hasil
pemeriksaan
kelengkapan
berkas
permohonan
Pemberitahuan
permintaan
melengkapi
berkas
permohonan
Permohonan
ditindaklanjuti
kepada Admin
PPE
12
Ya
15 menit
hasil
pengecekan
berkas
permohonan
10 menit
hasil perubahan
password/infor
masi user id
pemberitahuan
permohonan
ditolak
pemberitahuan
hasil perubahan
password/infor
masi user id
Arsip berkas
permohonan
Selesai
10 menit
hasil perubahan password/informasi user id 5 menit
Selesai
Diinformasikan
untuk segera
melakukan login
dengan User ID dan
Password tersebut
serta mewajibkan
untuk melakukan
perubahan password
perubahan
perubahan
password atau
informasi user
id diterima oleh
Admin Agency
13
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
14
No
:
Lampiran : Yth : Kepala LPSE ..
Perihal : Permohonan
Perubahan alamat e-mail
Hormat kami
Pimpinan,
dicap dan bermaterai
()
15
SURAT KUASA
No :
Jabatan
Alamat
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan]
Nama
Jabatan
Alamat
No. KTP
Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya.
[tampat] ,
[tanggal]
Pemberi Kuasa,
[nama perusahaan]
Penerima Kuasa,
[nama perusahaan]
Materai Rp.6000,[nama]
[jabatan]
[nama]
[jabatan]
16
Berkas Berupa
Yang Menerima,
Yang Menyerahkan,
Nama
Nama
Jabatan
Instansi/
Jabatan
17
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
18
Nomor SOP
3/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
4
Auditor
Front Office
Helpdesk
Admin PPE
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
1.
2
Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi
user ID Auditor sehingga Auditor dapat melakukan login pada aplikasi SPSE
Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Auditor yang terdaftar
di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user
ID miliknya
Peringatan :
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
SOP Pengarsipan Dokumen
Definisi :
1.
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
2.
Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta
mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator,
helpdesk dan auditor/pemeriksa).
19
Aktivitas
Pelaksana
Auditor
Front Office
Helpdesk
Admin PPE
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
1. Surat Permohonan Reset Password dan
Info User ID
Mulai
Waktu
N/A
N/A
5 Menit
N/A
isian data
auditorpada
buku tamu
5 menit
Tidak
Keterangan
Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui e-mail
auditor yang
bersangkutan(softco
py)
Output
Ya
5 menit
N/A
helpdesk membuka
email pada hari yang
sama dengan hari
email tersebut
masuk (hari dan jam
kerja)
hasil
pemeriksaan
kelengkapan
berkas
permohonan
Pemberitahuan
permintaan
melengkapi
berkas
permohonan
Permohonan
ditindaklanjuti
kepada Admin
PPE
20
Ya
hasil
pengecekan
berkas
permohonan
hasil perubahan
password/infor
masi user id
10 menit
pemberitahuan
permohonan
ditolak
pemberitahuan
hasil perubahan
password/infor
masi user id
Arsip berkas
permohonan
Selesai
10 menit
Diinformasikan
untuk segera
melakukan login
dengan User ID dan
Password tersebut
serta mewajibkan
untuk melakukan
perubahan password
perubahan
perubahan
password atau
informasi user
id diterima oleh
Auditor
21
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
22
No
:
Lampiran : Yth : Kepala LPSE ..
Perihal : Permohonan
Perubahan alamat e-mail
Hormat kami
Pimpinan,
dicap dan bermaterai
()
23
SURAT KUASA
No :
Jabatan
Alamat
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan]
Nama
Jabatan
Alamat
No. KTP
Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya.
[tampat] ,
[tanggal]
Pemberi Kuasa,
[nama perusahaan]
Penerima Kuasa,
[nama perusahaan]
Materai Rp.6000,[nama]
[jabatan]
[nama]
[jabatan]
24
Berkas Berupa
Yang Menerima,
Yang Menyerahkan,
Nama
Nama
Jabatan
Instansi/
Jabatan
25
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
26
Nomor SOP
4/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahannya.
PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2
Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
Admin PPE
Helpdesk LPSE
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi
user ID Helpdesk sehingga Helpdesk dapat melakukan login pada aplikasi SPSE
Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Helpdesk yang terdaftar
di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user
ID miliknya
Peringatan :
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
Definisi :
1. Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta
mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator,
helpdesk dan auditor/pemeriksa).
2. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
27
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
1. Surat Permohonan Reset Password dan
Info User ID
Waktu
N/A
Output
Berkas permohonan
5 Menit
hasil
pengecekan
berkas
pemberitahuan
untuk
melengkapi
berkas
Ya
Tidak
5 Menit
N/A
15 menit
hasil
pengecekan
berkas
15 menit
5 menit
hasil reset
password/infor
masi user id
pemberitahuan
permohonan di
tolak
pemberitahuan
password
baru/informasi
user id diterima
oleh helpdesk
5 menit
Tidak
Ya
Keterangan
Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui e-mail
helpdesk (softcopy)
Selesai
Selesai
10 menit
Diinformasikan
untuk segera
melakukan login
dengan User ID dan
Password tersebut
serta mewajibkan
untuk melakukan
perubahan password
Arsip berkas
permohonan
28
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
29
No
:
Lampiran : Yth : Kepala LPSE ..
Perihal : Permohonan
Perubahan alamat e-mail
Hormat kami
Pimpinan,
dicap dan bermaterai
()
30
SURAT KUASA
No :
Jabatan
Alamat
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan]
Nama
Jabatan
Alamat
No. KTP
Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya.
[tampat] ,
[tanggal]
Pemberi Kuasa,
[nama perusahaan]
Penerima Kuasa,
[nama perusahaan]
Materai Rp.6000,[nama]
[jabatan]
[nama]
[jabatan]
31
Berkas Berupa
Yang Menerima,
Yang Menyerahkan,
Nama
Nama
Jabatan
Instansi/
Jabatan
32
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
33
Nomor SOP
5/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
3
4
5
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
4
Verifikator
Front Office
Helpdesk LPSE
Admin PPE
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi
user ID Verifikator sehingga Verifikator dapat melakukan login pada aplikasi SPSE
Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Verifikator yang
terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan
informasi user ID miliknya
Definisi :
1. Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas
melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE.
Peringatan :
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
1
2. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
3. Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta
mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator,
helpdesk dan auditor/pemeriksa).
34
Aktivitas
Pelaksana
Verifikator
Front Office
Helpdesk LPSE
Admin PPE
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
1. Surat Permohonan Reset Password dan
Info User ID
Mulai
Waktu
N/A
N/A
5 Menit
N/A
isian data
Verifikatorpada
buku tamu
5 menit
Tidak
Keterangan
Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui e-mail
Verifikator yang
bersangkutan(softco
py)
Output
helpdesk membuka
email pada hari yang
sama dengan hari
email tersebut
masuk (hari dan jam
kerja)
Ya
5 menit
N/A
hasil
pemeriksaan
kelengkapan
berkas
permohonan
Pemberitahuan
permintaan
melengkapi
berkas
permohonan
35
Permohonan
ditindaklanjuti
kepada Admin
PPE
hasil
pengecekan
berkas
permohonan
hasil perubahan
password/infor
masi user id
Tidak
Ya
10 menit
pemberitahuan
permohonan
ditolak
pemberitahuan
hasil perubahan
password/infor
masi user id
Arsip berkas
permohonan
Selesai
10 menit
Diinformasikan
untuk segera
melakukan login
dengan User ID dan
Password tersebut
serta mewajibkan
untuk melakukan
perubahan password
perubahan
password atau
informasi user
id diterima oleh
Verifikator
36
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
37
No
:
Lampiran : Yth : Kepala LPSE ..
Perihal : Permohonan
Perubahan alamat e-mail
Hormat kami
Pimpinan,
dicap dan bermaterai
()
38
SURAT KUASA
No :
Jabatan
Alamat
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan]
Nama
Jabatan
Alamat
No. KTP
Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya.
[tampat] ,
[tanggal]
Pemberi Kuasa,
[nama perusahaan]
Penerima Kuasa,
[nama perusahaan]
Materai Rp.6000,[nama]
[jabatan]
[nama]
[jabatan]
39
Berkas Berupa
Yang Menerima,
Yang Menyerahkan,
Nama
Nama
Jabatan
Instansi/
Jabatan
40
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
41
Nomor SOP
6/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
PPK
Admin Agency
Peralatan/Perlengkapan :
1. Surat Permohonan Reset Password dan Info User ID
2 Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai PPK
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi
user ID PPK sehingga PPK dapat melakukan login pada aplikasi SPSE
Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan PPK yang terdaftar di
SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user ID
miliknya
Definisi :
1
Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan
kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia
Pengadaan/Pokja ULP/PPK
Peringatan :
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
2. PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) adalah pejabat yang diangkat oleh Pengguna
Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran sebagai pemilik pekerjaan, yang bertanggung
jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa.
Keterkaitan :
SOP Pengarsipan Dokumen
42
Aktivitas
Menyampaikan berkas permohonan Reset
Password Dan Info User ID
Pelaksana
PPK
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
Admin Agency
Mulai
Waktu
N/A
Output
Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui e-mail
PPK (softcopy)
Berkas permohonan
5 Menit
hasil
pengecekan
berkas
pemberitahuan
untuk
melengkapi
berkas
Ya
Tidak
5 Menit
N/A
15 menit
hasil
pengecekan
berkas
15 menit
5 menit
hasil reset
password/infor
masi user id
pemberitahuan
permohonan di
tolak
pemberitahuan
password
baru/informasi
user id diterima
oleh PPK
5 menit
Tidak
Ya
Keterangan
Selesai
Selesai
10 menit
Diinformasikan
untuk segera
melakukan login
dengan User ID dan
Password tersebut
serta mewajibkan
untuk melakukan
perubahan password
Arsip berkas
permohonan
43
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
44
No
:
Lampiran : Yth : Kepala LPSE ..
Perihal : Permohonan
Perubahan alamat e-mail
Hormat kami
Pimpinan,
dicap dan bermaterai
()
45
SURAT KUASA
No :
Jabatan
Alamat
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan]
Nama
Jabatan
Alamat
No. KTP
Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya.
[tampat] ,
[tanggal]
Pemberi Kuasa,
[nama perusahaan]
Penerima Kuasa,
[nama perusahaan]
Materai Rp.6000,[nama]
[jabatan]
[nama]
[jabatan]
46
Berkas Berupa
Yang Menerima,
Yang Menyerahkan,
Nama
Nama
Jabatan
Instansi/
Jabatan
47
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
48
Nomor SOP
7/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
1.
2
Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi
user ID Panitia Pengadaan/Pokja ULP sehingga Panitia Pengadaan/Pokja ULP dapat
melakukan login pada aplikasi SPSE
Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Panitia
Pengadaan/Pokja ULP yang terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset
password dan permintaan informasi user ID miliknya
Peringatan :
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Definisi :
1.
Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan
kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia
Pengadaan/Pokja ULP/PPK
Keterkaitan :
SOP Pengarsipan Dokumen
49
SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PANITIA PENGADAAN/POKJA ULP
Pelaksana
Mutu Baku
Panitia
No
Aktivitas
Pengadaan/Pokja
Admin Agency
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
ULP
1 Menyampaikan berkas permohonan Reset
1. Surat Permohonan Reset Password dan
N/A
Mulai
Password Dan Info User ID
Info User ID
2. Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai
Panitia Pengadaan/Pokja ULP (Apabila
disampaikan langsung membawa asli Surat
Keputusan/SK pengangkatan sebagai Panitia
Pengadaan/Pokja ULP)
2 Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas
Berkas permohonan
5 Menit
Ya
Tidak
permohonan. Apakah berkas permohonan
lengkap?
Output
hasil
pengecekan
berkas
5 Menit
N/A
15 menit
hasil
pengecekan
berkas
15 menit
5 menit
hasil reset
password/infor
masi user id
pemberitahuan
permohonan di
tolak
10 menit
pemberitahuan
password
baru/informasi
user id diterima
oleh Panitia
Pengadaan/Pok
ja ULP
5 menit
Arsip berkas
permohonan
Tidak
Ya
Keterangan
Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui e-mail
Panitia
Pengadaan/Pokja
ULP (softcopy)
pemberitahuan
untuk
melengkapi
berkas
Selesai
Selesai
Diinformasikan
untuk segera
melakukan login
dengan User ID dan
Password tersebut
serta mewajibkan
untuk melakukan
perubahan password
50
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
51
No
:
Lampiran : Yth : Kepala LPSE ..
Perihal : Permohonan
Perubahan alamat e-mail
Hormat kami
Pimpinan,
dicap dan bermaterai
()
52
SURAT KUASA
No :
Jabatan
Alamat
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan]
Nama
Jabatan
Alamat
No. KTP
Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya.
[tampat] ,
[tanggal]
Pemberi Kuasa,
[nama perusahaan]
Penerima Kuasa,
[nama perusahaan]
Materai Rp.6000,[nama]
[jabatan]
[nama]
[jabatan]
53
Berkas Berupa
Yang Menerima,
Yang Menyerahkan,
Nama
Nama
Jabatan
Instansi/
Jabatan
54
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
55
Nomor SOP
8/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
4
Admin PPE
Helpdesk LPSE
Program Manager Direktorat e-Procurement
Front Office
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
1.
2
Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi
user ID Admin PPE sehingga Admin PPE dapat melakukan login pada aplikasi SPSE
Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE, Admin PPE yang terdaftar di
SPSE dan Direktorat e-Procurement dalam melakukan permohonan reset password dan
permintaan informasi user ID Admin PPE
Peringatan :
1.
2.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
1
Definiisi :
1.
Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta
mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator,
helpdesk dan auditor/pemeriksa).
2.
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
3. Program Manager yang selanjutnya disebut PM adalah Tim yang terdiri dari personil
pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Penyiapan
Kebijakan E-Procurement pada Sub Direktorat Pengembangan E-Procurement
Direktorat e-Procurement
56
Aktivitas
Admin PPE
Front Office
Mutu Baku
Program
Manager
Direktorat eProcurement
Helpdesk LPSE
Persyaratan/Perlengkapan
Mulai
Waktu
N/A
N/A
5 Menit
N/A
isian data
Admin PPE
pada buku tamu
5 menit
Tidak
Keterangan
Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui e-mail
Admin PPE yang
bersangkutan(softco
py)
Output
helpdesk membuka
email pada hari yang
sama dengan hari
email tersebut
masuk (hari dan jam
kerja)
Ya
5 menit
N/A
hasil
pemeriksaan
kelengkapan
berkas
permohonan
Pemberitahuan
permintaan
melengkapi
berkas
permohonan
57
Permohonan
ditindaklanjuti
kepada
Program
Manager
Direktorat eProcurement
hasil
pengecekan
berkas
permohonan
hasil perubahan
password/infor
masi user id
Tidak
Ya
10 menit
pemberitahuan
permohonan
ditolak
pemberitahuan
hasil perubahan
password/infor
masi user id
Arsip berkas
permohonan
Selesai
10 menit
hasil perubahan password/informasi user id 5 menit
Selesai
Diinformasikan
untuk segera
melakukan login
dengan User ID dan
Password tersebut
serta mewajibkan
untuk melakukan
perubahan password
perubahan
perubahan
password atau
informasi user
id diterima oleh
Admin PPE
58
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
59
No
:
Lampiran : Yth : Kepala LPSE ..
Perihal : Permohonan
Perubahan alamat e-mail
Hormat kami
Pimpinan,
dicap dan bermaterai
()
60
SURAT KUASA
No :
Jabatan
Alamat
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan]
Nama
Jabatan
Alamat
No. KTP
Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya.
[tampat] ,
[tanggal]
Pemberi Kuasa,
[nama perusahaan]
Penerima Kuasa,
[nama perusahaan]
Materai Rp.6000,[nama]
[jabatan]
[nama]
[jabatan]
61
Berkas Berupa
Yang Menerima,
Yang Menyerahkan,
Nama
Nama
Jabatan
Instansi/
Jabatan
62
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
63
Nomor SOP
9/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
4
5
Penyedia Barang/Jasa
Verifikator
Helpdesk LPSE
Helpdesk LKPP
Front office
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh penyedia untuk mengganti
NPWP penyedia.
Peralatan/Perlengkapan :
Tujuan :
1.
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE, Peyedia yang terdaftar di
SPSE dan Direktorat e-Procurement dalam melakukan permintaan penggantian NPWP
penyedia: barang/jasa.
Peringatan
1.
2.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
1
1.
2.
3
4
Defniisi :
1.
Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas
melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE.
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas
memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement.
Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari
personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.
64
Aktivitas
Mempersiapkan berkas permohonan berkas
permohonan perubahan NPWP
Penyedia
Front office
Pelaksana
Helpdesk LPSE
Mulai
Verifikator
Helpdesk LKPP
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
1. Surat Permohonan dibuat diatas kertas
berkop perusahaan, ditandatangani
pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai.
Waktu
N/A
Output
Berkas
Permohonan
Keterangan
Tidak
N/A
5 menit
Nomor antrian
Nomor antrian
N/A
Berkas permohonan
10 menit
hasil pengecekan
5 menit terhitung
setelah mengisi buku
tamu
Ya
5 menit
permohonan
ditindakanjuti
kepada verifikator
5 menit
permohonan tidak
ditindaklanjuti
5 menit
permohonan
ditindaklanjuti
untuk diverifikasi
65
Tidak
15 menit
hasil verifikasi
berkas
permohonan
Ya
10
5 menit
permohonan
ditolak/tidak
ditindaklanjuti
11
10 menit
hasil perubahan
NPWP
5 menit
hasil perubahan
NPWP diterima
oleh penyedia
5 menit
N/A
hasil perubahan
NPWP secara
nasional
5 menit
pemberitahuan
perubahan NPWP
5 menit setelah
dilakukan perubahan
12
13
pemberitahuan
perubahan NPWP
diterima penyedia
5 menit
Selesai
10 menit
Arsip berkas
permohonan dan
perubahan NPWP
66
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
67
Kepada
Hormat kami
Pimpinan,
Dicap dan bermaterai
()
68
Kop Surat
SURAT KUASA
No :
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama
:
Jabatan
:
Alamat
:
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan]
Nama
Jabatan
Alamat
No. KTP
:
:
:
:
[tanggal]
Pemberi Kuasa,
[nama perusahaan]
[nama]
[jabatan]
Penerima Kuasa,
[nama perusahaan]
[nama]
[jabatan]
69
Form TandaTerimaBerkas
BerkasBerupa
Yang Menerima,
Yang Menyerahkan,
Nama
Nama
Jabatan
Instansi/
Jabatan
70
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
71
Nomor SOP
10/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
Panitia Pengadaan
Helpdesk LKPP
Helpdesk LPSE
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
1.
2
Prosedur ini mencakup persyaratan perubahan data lelang, proses permohonan dan
pelaksanaan permohonan perubahan data lelang tersebut
Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE, Panitia Pengadaan yang
terdaftar di SPSE dan Direktorat e-Procurement dalam melakukan permohonan
permintaan perubahan data lelang
Peringatan :
1.
2.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
1
Definiisi :
1
Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas
memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement
Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari
personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
72
Aktivitas
Panitia Pengadaan
Pelaksana
Helpdesk LPSE
Mulai
Helpdesk LKPP
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
Surat Permohonan Perubahan Data Lelang
yang ditujukan kepada Kepala LPSE (surat
permohonan berkop, tanda tangan dan
stample basah instansi) jika dikirimkan
melalui email harus scan surat asli.
Waktu
N/A
Output
Keterangan
Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui email/TTS (softcopy)
5 Menit
setelah
surat
diterima
helpdesk
LPSE
N/A
5 Menit
Selesai
73
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
74
Kepada
: Permohonan Permintaan
Data Lama
Data Baru
Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami
Ucapkan terimakasih
Hormat kami
Pemohon,
()
75
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
76
Nomor SOP
11/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
4
Penyedia Barang/Jasa
Verifikator
Helpdesk LPSE
Front office
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh penyedia dan pengelola
LPSE untuk memberikan informasi ulang user id
Peralatan/Perlengkapan :
Tujuan :
1.
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE dan Peyedia yang terdaftar
di SPSE dalam melakukan permintaan informasi ulang user id penyedia.
Peringatan :
1.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
2.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
1
1.
2.
3
Definiisi :
1
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
2.
Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas
melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE.
77
Aktivitas
Mempersiapkan berkas permohonan berkas
permohonan informasi user id
Penyedia
Front office
Pelaksana
Helpdesk LPSE
Verifikator
Mulai
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
1. Surat Permohonan dibuat diatas kertas
berkop perusahaan, ditandatangani
pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai.
Waktu
N/A
Output
Berkas
Permohonan
Keterangan
N/A
5 menit
Nomor antrian
Nomor antrian
N/A
Berkas permohonan
10 menit
hasil pengecekan
berkas
5 menit
permohonan
ditindakanjuti
kepada verifikator
5 menit
permohonan tidak
ditindaklanjuti
5 menit
permohonan
ditindaklanjuti
untuk diverifikasi
Tidak
Ya
5 menit terhitung
setelah mengisi buku
tamu
78
15 menit
hasil verifikasi
berkas
permohonan
5 menit
permohonan
ditolak/tidak
ditindaklanjuti
10 menit
hasil pengecekan
user id
5 menit
informasi user id
informasi user id
Tidak
Ya
10 menit
informasi user id
Selesai
5 menit
Arsip berkas
permohonan
informasi user id
diterima oleh
penyedia
79
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
80
Kepada
Hormat kami
Pimpinan,
dicapdanbermateraiRp.6000,()
81
Kop Surat
SURAT KUASA
No :
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama
:
Jabatan
:
Alamat
:
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan]
Nama
Jabatan
Alamat
No. KTP
:
:
:
:
[tanggal]
Pemberi Kuasa,
[nama perusahaan]
[nama]
[jabatan]
Penerima Kuasa,
[nama perusahaan]
[nama]
[jabatan]
82
Form TandaTerimaBerkas
BerkasBerupa
Yang Menerima,
Yang Menyerahkan,
Nama
Nama
Jabatan
Instansi/
Jabatan
83
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
84
Nomor SOP
12/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
3
4
5
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
Pengguna SPSE
Helpdesk LPSE
Front office
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses penggunaan akses intranet/internet di bidding room LPSE
sehingga pengguna SPSE dapat melakukan proses e-procurement dengan lancar
Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE dan pengguna SPSE dalam
menggunakan akses intranet/internet di bidding room LPSE
Peringatan :
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
1
Peralatan/Perlengkapan :
1. Kartu Identitas Pengguna
Definiisi :
1. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
85
Aktivitas
Pelaksana
Front office
Pengguna SPSE
Helpdesk LPSE
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
N/A
Output
Keterangan
5 menit
Nomor antrian
5 menit
Nomor antrian
N/A
N/A
5 menit
pendampingan oleh
helpdesk
N/A
5 menit
laporan selesai
menggunakan
bidding room ke
front office
catatan
penggunaan
bidding room
Mulai
5 menit
Tidak
Ya
Selesai
5 menit
fasilitas bidding
room dapat
digunakan
disesuaikan dengan
kebutuhan
86
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
87
Nomor SOP
13/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
3
4
5
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses pengumuman terjadinya kendala pada sistem SPSE
melalui website sehingga pengguna SPSE mengetahui informasi tersebut
Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE atau Admin Sistem, Admin
PPE dalam mengumumkan terjadinya kendala dalam system SPSE melalui website
Peringatan :
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
Definisi :
1
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
2. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE
88
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
Output
N/A
pengumuman
adanya kendala
pada sistem
SPSE
5 menit
kendala pada
sistem SPSE
terinformasikan
kepada
helpdesk dan
panitia
15 menit
saran kepada
panitia untuk
memundurkan
jadwal
5 menit
pengumuman
sistem sudah
normal
15 menit
panitia
terinformasikan
bahwa sistem
sudah normal
kembali
Selesai
Keterangan
5 menit setelah
sistem normal
89
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
90
Nomor SOP
14/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
3
4
5
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses pengumuman terjadinya pemeliharaan pada sistem SPSE
melalui website sehingga pengguna SPSE mengetahui informasi tersebut
Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE (Admin Sistem dan
Helpdesk) dalam mengumumkan terjadinya pemeliharaan system SPSE melalui website
Peringatan :
1.
2.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
Definiisi :
1.
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
91
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
Output
N/A
N/A
pengumuman
waktu
pemeliharaan
sistem
30 menit
terinformasikan
nya helpdesk
mengenai
adanya
pemeliharaan
sistem
30 menit
terinformasikan
nya panitia
pengadaan
mengenai
adanya
pemeliharaan
sistem dan
saran untuk
menyesuaikan
jadwal
Selesai
Keterangan
pengumuman
dilakukan 5 hari
kerja sebelum
dilakukan
pemeliharaan sistem
92
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
93
Nomor SOP
15/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
Helpdesk LPSE
Helpdesk LKPP
Pengguna SPSE
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan melaluai aplikasi TTS oleh
Helpdesk LPSE, Helpdesk LKPP untuk mengeskalasi Permasalahan kepada Helpdesk
LKPP
Tujuan
:
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Helpdesk LPSE, Helpdesk LKPP dalam
mengeskalasikan permasalahan
Peringatan :
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.:
Keterkaitan
Peralatan/Perlengkapan :
1
Definisi :
1
2
3.
4
Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas
memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement
Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari
personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE
Aplikasi Trouble Ticketing System (TTS) adalah aplikasi yang dikembangkan oleh
Direktorat e-Procurement LKPP sebagai media yang digunakan oleh pengguna SPSE
untuk menyampaikan permasalahan.
94
Aktivitas
Pengguna SPSE
Pelaksana
Helpdesk LPSE
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
Permasalahan tidak dapat
5 menit
ditangani oleh helpdesk LPSE
Helpdesk LKPP
Mulai
Ya
Tidak
eskalasi permasalahan
15 menit
mengetahui
pokok
permasalahan
5 menit
putusan
permasalahan
merupakan
kewenangan
LPSE/LKPP
60 menit
Selesai
Ya
Tidak
Output
eskalasi
permasalahan
permasalahan merupakan
permasalahan yang memang
ditangani oleh Helpdesk LKPP
N/A
Keterangan
5 menit setelah helpdesk
mengetahui tidak dapat
menangani permasalahan
tindak lanjut
penganan
masalah
berdasarkan
kewenangan
permasalahan merupakan
permasalahan yang memang
ditangani oleh Helpdesk LKPP
15 menit
permintaa data
tambahan
kepada
Helpdesk LPSE
10 Menit
permintaa data
tambahan
kepada
Pengguna
N/A
10 menit setelah
membuka tiket
permasalahan, LPSE harus
membuka tiket
permasalahan yang masuk
pada hari yang sama di
jam kerja dengan waktu
tiket permaslahan masuk.
95
10
11
12
13
14
5 menit
data tambahan
N/A
data tambahan
Ya
Tidak
N/A
N/A
5 menit
permasalahan
Closed
N/A
perkembanagan
penanganan
masalah
Selesai
5 menit setelah
permasalahan diselesaikan
96
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
97
Nomor SOP
16/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
Helpdesk LPSE
Helpdesk LKPP
Pengguna SPSE
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan melaluai e-mail oleh Helpdesk
LPSE untuk mengeskalasi Permasalahan kepada Helpdesk LKPP
Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Helpdesk LPSE dan Helpdesk LKPP dalam
proses eskalasi permasalahan
Peringatan :
1.
2.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
Peralatan/Perlengkapan :
1
Definisi :
1
2
Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas
memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement.
Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari
personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan
dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
98
Aktivitas
Pengguna SPSE
Pelaksana
Helpdesk LPSE
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
Permasalahan tidak dapat
5 menit
ditangani oleh helpdesk LPSE
Helpdesk LKPP
Mulai
Ya
Tidak
Output
eskalasi
permasalahan
eskalasi permasalahan
15 menit
mengetahui
pokok
permasalahan
5 menit
putusan
permasalahan
merupakan
kewenangan
LPSE/LKPP
permasalahan merupakan
permasalahan yang memang
ditangani oleh Helpdesk LKPP
N/A
permasalahan merupakan
permasalahan yang memang
ditangani oleh Helpdesk LKPP
15 menit
permintaan
data tambahan
kepada
Helpdesk LPSE
10 Menit
permintaa data
tambahan
kepada
Pengguna
N/A
5 menit
10
N/A
Ya
Tidak
Keterangan
5 menit setelah helpdesk
mengetahui tidak dapat
menangani permasalahan
10 menit setelah
membuka tiket
permasalahan, LPSE harus
membuka tiket
permasalahan yang masuk
pada hari yang sama di
jam kerja dengan waktu
tiket permaslahan masuk.
99
N/A
Ya
Tidak
Berdasarkan
pada Tabel
Prioritas
Penyelesaian
Permasalahan
SPSE
5 menit setelah
permasalahan diselesaikan
5 menit
permasalahan
selesai
N/A
perkembangan
penanganan
masalah
Selesai
100
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
101
Nomor SOP
17/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik
Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi
Elektronik
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
Pengguna SPSE
Helpdesk LPSE
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh pengguna SPSE
dan Pengelola LPSE dalam menyelesaikan permasalahan melalui telepon
Peralatan/Perlengkapan :
Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar dalam melakukan penanganan permasalahan
pengguna SPSE melalui telepon
Peringatan :
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
SOP Pengarsipan Berkas
1
2
3
Formulir Konsultasi
Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE
Rekap Penangannan Permaslahan Melalui Telepon
Definisi :
1
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
102
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
N/A
7
8
Keterangan
10 detik
Ya
Output
N/A
pemberian
informasi dari
pengguna
N/A
Pertanyaan pengguna
Selesai
isian data
penyedia pada
formulir
konsultasi
Sesuai kebutuhan
Sesuai kebutuhan
Tidak
Tidak
Selesai
2 menit
N/A
103
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
104
Formulir Konsultasi
FORM KONSULTASI PENGGUNA SPSE
Hari/Tanggal Konsultasi
Waktu
A.
b. Nama Instansi/Perusahaan
c. Alamat
d. Nomor Telepon/HP
PERMASALAHAN
C.
JAWABAN/SOLUSI PERMASALAHAN
Pemberi Penjelasan
(...........................................)
105
No
Tgl
Alamat E-mail
4
Nama
5
Isi Pesan
Kategori
DirektoratTujuan
8
Tgljawaban
9
Isi Jawaban
10
Petugas
Keterangan :
1 = No Urut Pencatatan
2 = Tanggal Telepon
3 = Alamat Email
4 = Nama Pengirim sebutkan juga instansinya (kalau ada)
5 = Isi Telepon
6 = Pengaduan, Pertanyaan atau Konsultasi
7 = Sebutkan Direktorat Tujuan
8 = Tgl Penerimaan Form Jawaban
9 = Isi Jawaban
10 = Nama Penginput Rekap Telepon
106
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
107
Nomor SOP
18/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
3
4
5
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
Pengguna SPSE
Helpdesk LPSE
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh pengguna SPSE
dan Pengelola LSPE dalam menyelesaikan permasalahan melalui aplikasi TTS
Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar dalam melakukan penanganan permasalahan
pengguna SPSE melalui aplikasi TTS
Peringatan :
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
1
Peralatan/Perlengkapan :
1
Definisi :
1
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
Aplikasi Trouble Ticketing System (TTS) adalah aplikasi yang dikembangkan oleh
Direktorat e-Procurement LKPP sebagai media yang digunakan oleh pengguna SPSE
untuk menyampaikan permasalahan
108
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
Tata cara pengisian TTS sesuai
N/A
dengan (user guide) petunjuk
pengguna aplikasi TTS
penentuan prioritas masalah
berdasarkan Daftar Prioritas
Penyelesaian Permasalahan SPSE
5 Menit
Output
Keterangan
N/A
Ya
Tidak
5 menit
N/A
N/A
1 hari
N/A
Solusi /
jawaban/hasil
penyelesaian
masalah
10 menit
5 menit
eskalasi
permasalahan
10
Ya
Tidak
Selesai
pemberitahuan
permintaan
data tambahan
kepada
pengguna SPSE
Data tambahan
dari pengguna
SPSE
hasil analisa
permasalahan
Lamanya penyelesaian
masalah mengacu pada
Tabel Prioritas
Penyelesaian Masalah
SPSE
Selesai
109
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
110
2
No TTS
3
Nama
4
Permasalahan
5
Solusi
6
Tglditerima
7
Tglselesai
8
Keterangan
Keterangan :
1 = No Urut Pencatatan
2 = No tiket
3 = Nama instansi/perusahaan
4 = Pengaduan, Pertanyaan atau Konsultasi
5 = Jawaban solusi dari permasalahan
6 = Tanggal e-mail diterima
7 = Tanggal selesai permasalahan
8 = Keterangan
111
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
112
Nomor SOP
19/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
3
4
5
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
Pengguna SPSE
Helpdesk LPSE
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh pengguna SPSE
dan Pengelola SPSE dalam menyelesaikan permasalahan melalui e-mail
Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar dalam melakukan penanganan permasalahan
pengguna SPSE melalui e-mail
Peringatan :
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
1
Peralatan/Perlengkapan :
1
Definisi :
1
Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas
memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement.
113
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
N/A
5 Menit
Output
Keterangan
N/A
Ya
Tidak
5 menit
N/A
N/A
Data tambahan
dari pengguna
SPSE
1 hari
hasil analisa
permasalahan
N/A
10 menit
Solusi /
jawaban/hasil
penyelesaian
masalah
pemberitahuan
permasalahan
selsai kepada
pengguna
Lamanya penyelesaian
masalah mengacu pada
Tabel Prioritas
Penyelesaian Masalah
10 Menit setelah
permasalahan berhasil
diselesaikan
5 menit
eskalasi
permasalahan
10
Ya
Tidak
Selesai
Selesai
pemberitahuan
permintaan
data tambahan
kepada
pengguna SPSE
114
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
115
Nomor SOP
20/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
Pengguna SPSE
Helpdesk LPSE
Front office
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh pengguna SPSE
dan pengelola LPSE dalam menyelesaikan permasalahan dengan datang langsung ke
LPSE
Tujuan :
Menjamin terselesaikannya permasalahan pengguna SPSE dalam pelaksanaan
pengadaan secara elektronik melalui LPSE
Peringatan :
Peralatan/Perlengkapan :
1. Formulir Konsultasi
2 Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
1
Definisi :
1
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
116
Aktivitas
Pengguna SPSE
Front office
Mutu Baku
Helpdesk LPSE
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
N/A
Output
formulir konsultasi
5 menit
formulir konsultasi
5 menit
Isian Formulir
Konsultasi
5 menit
Isian Formulir
Konsultasi sudah
lengkap
5 menit
Nomor antrian
5 menit
meminta
melengkapi
formulir konsultasi
5 menit
ditindaklanjuti
kepada helpdesk
Mulai
Tidak
Ya
Isian data
pengguna SPSE
pada buku tamu
Keterangan
Tugas Front Office
dapat dilaksanakan
oleh Help Desk,
Security, atau
Resepsionis
117
30 menit
Ya
informasi
tambahan terkait
masalah
sesuai dengan
kebutuhan
(berdasarkan Tabel
Prioritas Penyelesaian
Permasalahan SPSE)
10
jawaban/solusi
sesuai dengan
atas permasalahan kebutuhan
11
5 menit
Tiket/e-mail
permasalahan
pengguna SPSE
yang dieskalasikan
12
10 Menit
Arsip Formulir
Konsultasi
Selesai
118
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
119
Formulir Konsultasi
FORM KONSULTASI PENGGUNA SPSE
Hari/Tanggal Konsultasi
Waktu
A.
b. Nama Instansi/Perusahaan
c. Alamat
d. Nomor Telepon/HP
PERMASALAHAN
C.
JAWABAN/SOLUSI PERMASALAHAN
Pemberi Penjelasan
(...........................................)
120
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
121
Nomor SOP
21/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
4
5
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
Penyedia Barang/Jasa
Helpdesk LPSE
Front office
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses permohonan pemdampingan upload dokumen lelang dan
pelaksanan pendampingan kepada Penyedia pada Bidding Room
Tujuan :
Peralatan/Perlengkapan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE dan penyedia yang terdaftar
di SPSE dalam proses pemberian pendampingan dari Helpdesk untuk proses upload
dokumen lelang di biding room LPSE
Peringatan :
1.
2.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
Definisi :
1
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
122
Aktivitas
Pengguna SPSE
Pelaksana
Front office
Helpdesk LPSE
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
Output
Keterangan
Mulai
5 menit
Tidak
Ya
5 menit
Selesai
Tidak
Ya
5 menit
Nomor antrian
5 menit
pendampingan oleh
helpdesk LPSE
5 menit
10 menit
123
15 menit
Ya
Tidak
15 menit
Ya
Selesai
Tidak
5 menit
eskalasi
permasalahan
15 menit
15 menit
Ya
Tidak
5 menit
Selesai
124
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
125
Formulir Konsultasi
FORM KONSULTASI PENGGUNA SPSE
Hari/Tanggal Konsultasi
Waktu
A.
b. Nama Instansi/Perusahaan
c. Alamat
d. Nomor Telepon/HP
PERMASALAHAN
C.
JAWABAN/SOLUSI PERMASALAHAN
Pemberi Penjelasan
(...........................................)
126
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
127
Nomor SOP
22/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
3
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
Penyedia Barang/Jasa
LPSE
LKPP
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
Menjelaskan langkah-langkah yang dilakukan penyedia pada sistem ADP untuk
melakukan aktivasi aggregasi data sebagai sebuah single sign on SPSE
Tujuan :
Menjamin Penyedia dapat melakukan Login pada sistem SPSE sebagai sebuah
mekanisme Single Sign On SPSE di seluruh LPSE yang terintegrasi
Peringatan :
Definisi :
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
1
2
128
Aktivitas
Pelaksana
Penyedia
LKPP
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
sudah memiliki user id dan password SPSE
Waktu
N/A
Output
Keterangan
sudah aktivasi
N/A
belum aktivasi
N/A
belum aktivasi
N/A
N/A
N/A
sudah aktivasi
N/A
Mulai
N/A
Selesai
Selesai
aktivasi user
penyedia
129
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
130
Nomor SOP
23/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
Panitia Pengadaan
Helpdesk LPSE
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup persyaratan perubahan jadwal lelang untuk batas akhir upload
dokumen pernawaran dan awal pembukaan penawaran mulai dari proses permohonan
sampai dengan pelaksanaan permohonan perubahan data lelang tersebut
Tujuan :
1.
2
3
Surat Permohonan Perubahan Jadwal Batas Akhir Upload dan Awal Pembukaan Penawaran
Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Panitia Pengadaan
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE, Panitia Pengadaan yang
terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan permintaan perubahan data lelang
Peringatan :
1.
2.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Definisi :
1
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
Keterkaitan :
1
131
s
SOP PERUBAHAN JADWAL LELANG TAHAPAN BATAS AKHIR UPLOAD DAN AWAL PEMBUKAAN PENAWARAN
Pelaksana
Mutu Baku
No
Aktivitas
Panitia Pengadaan
Helpdesk LPSE
Persyaratan/Perlengkapan
1 Menyampaikan berkas pemohonan perubahan
Surat Permohonan Perubahan Jadwal Lelang
Mulai
data lelang kepada Helpdesk LPSE
yang ditujukan kepada Kepala LPSE (surat
permohonan berkop, tanda tangan dan
stample basah instansi), jadwal lama dan
baru dengan disertakan dengan alasan dan
pernyataan bahwa segala akibat yang timbul
dari perubahan jadwal ini seluruhnya
tanggung jawab panitia pengadaan/Pokja
ULP. (jika dikirimkan melalui email harus
scan surat asli)
2
Menerima permohonan
Output
N/A
Ya
Selesai
15 Menit
hasil
pengecekan
melanggra/tida
knya
permohonan
permohonan
ditolak
N/A
permohonan di
tindaklanjuti
hasil perubahan
10 Menit
pemberitahuan perubahan
N/A
Keterangan
Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui email/TTS (softcopy)
N/A
Tidak
Waktu
N/A
Selesai
10 Menit
Arsip berkas
permohonan
132
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
133
JAKARTA
2012
134
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
135
Nomor SOP
24/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
3
4
5
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
Kepala SPSE
Unit Layanan dan Dukungan LPSE
Training
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses penyusunan program training, persiapan, mengundang
peserta dan pelaksanaan training peggunaan SPSE.
Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar dalam pelaksanaan training peggunaan SPSE
Peringatan :
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.:
Keterkaitan
Peralatan/Perlengkapan :
1. Form Laporan Training
2 Kuesioner
Definisi :
136
Aktivitas
Menyusun rencana pelaksanaan training
penggunaan SPSE bagi Pengguna SPSE
Kepala LPSE
Pelaksana
Unit Layanan dan
Dukungan LPSE
Mutu Baku
Trainer
Persyaratan/Perlengkapan
Rencana pelaksanaan meliputi:
Mulai
Waktu
Output
Keterangan
N/A
N/A
N/A
Kuesioner
15 menit setelah
Menyesuaikan jadwal
training pada masingmasing LPSE
Selesai
Form Laporan
Training
1 Jam setelah
pelaksanaan training
berakhir
137
LEMBAR PENGESAHAN
SOSIALISASI e-PROCUREMENT
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
138
Nomor SOP
25/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
4
5
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
4
Pimpinan K/L/D/I
Direktur Direktorat e-Procurement
Kepala Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE
Pejabat atauStaf
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
Meliputi proses sosialisasi layanan LKPP dilingkungan internal dan eksternal
Definiisi :
Peringatan :
1.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
2.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
139
Aktivitas
Pimpinan K/L/D/I
Direktur
Direktorat eProcurement
Kepala Sub
Direktorat
Pengelolaan dan
Pembinaan LPSE
Mutu Baku
Pejabat atauStaf
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
1 hari kerja
maksimal 3
hari sebelum
pelaksanaan
Output
Keterangan
Mulai
1 hari kerja
Selesai
1 hari kerja
setelah
pelaksanaan
sosialisasi
140
JAKARTA
2012
141
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
142
Nomor SOP
26/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
4
5
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
Peralatan/Perlengkapan :
1
2
Penjelasan Singkat :
SOP Monitoring dan Evaluasi Kinerja Infrastruktur SPSE ini menjelaskan langkah-langkah
yang harus dilakukan oleh setiap LPSE dalam pengawasan dan evaluasi Kinerja
Infrastruktur SPSE. Ruangan lingkup pengawasan dan evaluasi Infrastruktur SPSE
adalah dukungan komunikasi data dan komputasi perangkat keras SPSE.
Tujuan :
1.
2.
3
Definisi :
1
Perubahan Minor Infrastruktur adalah perubahan yang tidak mempengaruhi fitur fisik
dalam infrastruktur tetapi hanya merubah setting atau konfigurasinya saja.
Peringatan :
1.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
2.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
143
Aktivitas
Pelaksana
Administrator Sistem
LPSE
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
Output
15 menit
a.
Secara periodik setiap hari, administrator memantau
kinerja dari perangkat komputasi dan perangkat jaringan
komunikasi data.
N/A
N/A
30 menit
30 menit
30 menit
ITO LKPP
Mulai
Keterangan
1 jam
1-3 jam
45 menit
1 - 3 jam
Major
Minor
2. Lampiran Pengisian FormulirMinor
Permintaan
Perubahan
Selesai
144
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
145
LAMPIRAN-LAMPIRAN
1.
Jenis Perubahan: pilih salah satu jenis perubahan yang sesuai, dalam prosedur ini adalah Perubahan Infrastruktur
2.
Prioritas Perubahan: Tentukan dan pilih salah satu prioritas perubahan yang sesuai
3.
A. Uraian Kondisi terkini adalah penjelasan kondisi terkini sesuai dengan jenis perubahan yang diusulkan dalam
prosedur ini adalah perubahan infrastruktur, maka penjelasan yang diperlukan adalah kondisi perangkat keras dan
perangkat lunak serta penjelasan lainnya yang mendukung usulan perubahan
4.
B. Dasar Analisas Permasalahan adalah penjelasan latar belakang masalah sehingga permintaan perubahan ini
diperlukan diuraikan secara singkat dan jelas
5.
C. Uraian permintaan perubahan adalah penjelasan yang berkenaan dengan perubahan yang diusulkan.
146
Waktu
Jenis Perubahan
Prioritas Perubahan
Perubahan Aplikasi
Perubahan Kritis
(berdampakpadainfrastrukturdanharussegeradiselesaikan)
Perubahan Infrastruktur
Perubahan Layanan
Perubahan Minor
(tidakberpengaruhlangsungterhadapinfrastruktur)
A.
C.
d.
Disetujui
Tidakdisetujui
Catatan:
Pengusul
(...........................................)
Pimpinan
(...........................................)
147
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
148
Nomor SOP
27/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
Peralatan/Perlengkapan :
1
Penjelasan Singkat :
SOP Monitoring dan Evaluasi Aplikasi SPSE ini menjelaskan langkah-langkah yang harus
dilakukan oleh setiap LPSE dalam pengawasan dan evaluasi aplikasi SPSE. Ruang lingkup
pengawasan dan evaluasi aplikasi SPSE adalah dukungan teknis ( database , perangkat)
dan fungsionalnya.
Tujuan :
1.
2.
3
Definisi :
1
2
Peringatan :
1.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
2.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
Perubahan Minor adalah perubahan yang tidak mempengaruhi proses bisnis utama
yang
didukung
oleh
aplikasi
SPSE danyang
bersifat
melengkapi fitur
atau
modul
saja.yang
Perubahan
Major
adalah
perubahan
mempengaruhi
proses
bisnis
utama
didukung oleh aplikasi SPSE dan bersifat mengganti, atau mengupgrade dari versi
sebelumnya.
Teknis dan Fungsional aplikasi adalah suatu bentruk kelengkapan teknis dari aplikasi
berupa database , perangkat keras dan insfrastruktur lainnya yang mendukung
operasional aplikasi SPSE, sedangkan fungsional adalah bagian dari proses bisnis yang
tercakup dalam aplikasi SPSE.
IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada
Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis EProcurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan
Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
149
Aktivitas
Memastikan Sistem Application Monitoring dan Database
Server Log dalam keadaan aktif
Pelaksana
Administrator LPSE
ITO LKPP
Mutu Baku
Kepala LPSE
Mulai
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
Output
1 jam
3 jam
3 jam
1 jam
2 jam
1 jam
1 jam
N/A
Keterangan
c.
Minor
Selesai
Mayor
Tidak
Selesai
Ya
Selesai
150
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
151
LAMPIRAN LAMPIRAN
1.
Jenis Perubahan: pilih salah satu jenis perubahan yang sesuai, dalam prosedur ini adalah Perubahan Aplikasi
2.
Prioritas Perubahan: Tentukan dan pilih salah satu prioritas perubahan yang sesuai
3.
A. Uraian Kondisi terkini adalah penjelasan kondisi terkini sesuai dengan jenis perubahan yang diusulkan dalam
prosedur ini adalah perubahan Aplikasi, maka penjelasan yang diperlukan adalah fitur, alur secara umum dan
konfigurasi lingkungan aplikasi serta penjelasan lainnya yang mendukung usulan perubahan
4.
B. Dasar Analisas Permasalahan adalah penjelasan latar belakang masalah sehingga permintaan perubahan ini
diperlukan diuraikan secara singkat dan jelas
5.
2.
C. Uraian permintaan perubahan adalah penjelasan yang berkenaan dengan perubahan yang diusulkan.
Form Kinerja Aplikasi
a.
Periode pelaporan: pilih salah satu periode pelaporan yang sesuai dengan kegiatan pelaporan yang sedang
dilakukan
b.
Ukuran Database :
ii.
Jumlah Pengguna :
Bandwidth Upstream:
v.
Bandwidth Downstream:
c.
Uraian Error yang sering muncul adalah pesan kesalahan pada saat penggunaan SPSE yag paling sering terjadi .
d.
Uraian Lesson Learned dan Analisisnya adalah penjelasan dan rangkuman dari keluhan, masukan, kritik dan usulan
yang diberikan oleh pengguna dan diakhiri analisis yang dilakukan terhadap penjelasan sebelumnya dalam Lesson
Learned.
152
Waktu
Perubahan Aplikasi
Perubahan Kritis
Perubahan Infrastruktur
Perubahan Mayor
Perubahan Layanan
Perubahan Minor
A.
C.
Pengusul
D.
Pimpinan
Disetujui
Tidakdisetujui
Catatan:
Pengusul
(...........................................)
Pimpinan
(...........................................)
153
Waktu
INSIDENTAL
RUTIN BULANAN
RUTIN SEMESTERAN
A.
C.
Ukuran Database :
Jumlah Pengguna :
Jumlah Transaksi
Database :
4. Bandwidth Upstream:
5. Bandwidth Downstream:
URAIAN ERROR YANG PALING
SERING MUNCUL
Administrator
Pimpinan
(...........................................)
(...........................................)
154
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
155
Nomor SOP
28/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
3
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
Peralatan/Perlengkapan :
1
2
3
Penjelasan Singkat :
SOP Monitoring dan Evaluasi Kapasitas Infrastruktur SPSE ini menjelaskan langkahlangkah yang harus dilakukan oleh setiap LPSE dalam mengawasi tingkat kapasitas
infrastruktur yang tersedia dalam layanan SPSE. Cakupan kapasitas yang diawasi adalah
Storage , Lalu lintas Data dan Beban Komputasi . Ketiga komponen ini merupakan
komponen krusial yang dapat menjamin layanan SPSE selalu pada tingkat ketersediaan
yang tinggi.
Tujuan :
1.
2.
3
Peringatan :
1.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
2.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Definisi :
1
Storage adalah media penyimpanan yang terhubung atau ada didalam sebuah
perangkat keras seperti server ataupun personal komputer
Lalu lintas data adalah arus perpindahan data baik masuk atau keluar yang terjadi
didalam perangkat keras atau di dalam jaringan lokal atau di dalam jaringan internet
Beban Kerja Komputasi adalah kemampuan pemrosesan yang dilakukan oleh perangkat
server terkait proses pengolahan data dan instruksi pada SPSE
IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada
Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis EProcurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan
Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
Keterkaitan :
156
Aktivitas
Administrator
Sistem LPSE
ITO LKPP
Mutu Baku
Kepala LPSE
Mulai
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
15 menit
N/A
N/A
N/A
oleh
Output
Keterangan
Detil pelaksanaan aktifitas 1
dan 2 merujuk pada pedoman
pengelolaan infrastruktur LPSE
3 jam
Memastikan
kinerja resource
server < 85 % bila
melebihi maka
perlu dibuat
catatan
Formulir Permintaan
Perubahan\Dokumen Usulan Peningkatan
Kapasistas Infrastruktur SPSE
3 jam
Segera dilakukan
perbaikan agar
service berjalan
tanpa adanya
gangguan
4 jam
Segera dilakukan
perbaikan agar
service berjalan
tanpa adanya
gangguan
Ya
Tidak
Selesai
157
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
158
LAMPIRAN-LAMPIRAN
1.
Jenis Perubahan: pilih salah satu jenis perubahan yang sesuai, dalam prosedur ini adalah Perubahan
Infrastruktur
2.
Prioritas Perubahan: Tentukan dan pilih salah satu prioritas perubahan yang sesuai
3.
A. Uraian Kondisi terkini adalah penjelasan kondisi terkini sesuai dengan jenis perubahan yang diusulkan
dalam prosedur ini adalah perubahan infrastruktur, maka penjelasan yang diperlukan adalah kondisi
perangkat keras dan perangkat lunak serta penjelasan lainnya yang mendukung usulan perubahan
4.
B. Dasar Analisas Permasalahan adalah penjelasan latar belakang masalah sehingga permintaan perubahan ini
diperlukan diuraikan secara singkat dan jelas
5.
2.
C. Uraian permintaan perubahan adalah penjelasan yang berkenaan dengan perubahan yang diusulkan.
b.
Periode pelaporan: pilih salah satu periode pelaporan yang sesuai dengan kegiatan pelaporan yang sedang
dilakukan
c.
Uraian Kondisi Terkini: adalah penjelasan terkait parameter-parameter dan nilainya masing-masing sesuai
dengan jenis infrastruktur yang sedang dilaporkan. Misalnya Storage, maka dalam Uraian kondisi terkini
dijelaskan, Ukuran Volume Total, Ukuran Volume Terpakai, Ukuran Volume Kosong dan seterusnya.
d.
Tabel dan Grafik Kinerja adalah uraian kondisi jenis infrastruktur yang dilaporkan dalam bentuk tabular dan
grafis.
e.
Analisis Kinerja adalah uraian analisis unjuk kerja dari jenis infrastruktur yang dilaporkan. Analisis ini dapat
mempergunakan data pada kegiatan pelaporan sebelumnya sebagai bahan perbandingan perubahan kinerja
baik itu menurun atau meningkat.
159
Waktu
Jenis Perubahan
Prioritas Perubahan
Perubahan Aplikasi
Perubahan Infrastruktur
Perubahan Layanan
A.
C.
d.
Disetujui
Tidakdisetujui
Catatan:
Pengusul
(...........................................)
Pimpinan
(...........................................)
160
Waktu
Jenis Infrastruktur
Periode Laporan
STORAGE
INSIDENTAL
LALULINTAS DATA
RUTIN BULANAN
BEBAN KOMPUTASI
RUTIN SEMESTERAN
A.
C.
ANALISIS KINERJA
Administrator
Pimpinan
(...........................................)
(...........................................)
161
JAKARTA
2012
162
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
163
Nomor SOP
29/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
Peralatan/Perlengkapan :
1
2
Penjelasan Singkat :
Dokumen ini menetapkan standar dan prosedur bagi LKPP & LPSE untuk mengelola data
center secara terpusat baik perangkatnya sewa atau pun milik sendiri. Prosedur ini
diterapkan pada pegawai yang mempunyai otorisasi terhadap data center ataupun mitra
kerja yang terkait yang diotorisasi. Prosedur ini mencakup beberapa topik yang tidak
terbatas hanya pada: keselamatan, keamanan, permintaan ruangan, perbaikan
perangkat, instalasi dan un-install perangkat keras, kabel, daya, terkait kebersihan dan
perangkat lainnya di dalam data center .
Tujuan :
1
2
Menjamin data center yang reliabel , aman dan terlindungi sebagai fasilitas vital.
Mengelola data center secara terpusat agar penanganan lebih terkoordinasi.
Definisi :
1
2
Peringatan :
1.
2.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
Data center adalah fasilitas vital yang didalamnya terdapat perangkat penyimpanan,
komputasi dan komunikasi yang mengendalikan proses TIK di lingkungan LPSE
Perangkat adalah alat, media atau peralatan yang terkait dengan pengelolaan teknis TIK
di dalam data center
Lingkungan adalah alat, media atau peralatan pendukung operasional perangkat didalam
data center mendapat jaminan pasokan udara, listrik dan kebersihan.
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
164
Aktivitas
Pelaksana
Administrator
Kepala LPSE
Sistem SPSE
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
Output
Keterangan
15 menit
Mulai
1 jam
1 jam
1 jam
2 jam
165
No
Aktivitas
Pelaksana
Administrator
Kepala LPSE
Sistem LPSE
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
Output
1 jam
N/A
N/A
1 jam
45 menit
Keterangan
Mulai
Selesai
166
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
167
LAMPIRAN LAMPIRAN
1.
Tujuan Kunjugan dan Kegiatan : berisi uraian tujuan dari apa yang akan dilakukan di dalam Data Center
dijelaskan secara singkat dan jelas.
b.
Jenis Kegiatan dipilih salah satu yang sesuai dengan tujuan kunjungan.
c.
Prioritas Kegiatan dipilih salah satu dari pendefinisian sifat tujuan kunjungan.
d.
Deskripsi Kegiatan yang akan dilaksanakan diurakan secara rinci kegiatan selama di dalam Data Center.
e.
Ruang Lingkup kegiatan adalah cakupan kegiatan yang akan dilaksanakan terhadap lingkungan dan/atau
perangkat apa saja.
f.
Dampak dan Keluaran Pasca Kegiatan adalah uraian pengaruh dan juga hasil nyata kegiatan berupa keluaran
yang terukur atau nampak secara fisik.
2.
Perangkat dan Lingkungan Data Center ini adalah pilihan yang harus ditandai dan pilihan yang ada bisa
ditandai semua atau sebagian ataupun hanya satu tergantung dari laporan kegiatan yang telah dilakukan.
b.
Kondisi umum adalah penjelasan secara umum terkait perangkat dan lingkungan yang menonjol untuk
dijelaskan.
c.
Tabel Pengamatan Perangkat dan Lingkungan adalah tabel presentasi kondisi perangkat dan lingkungannya
sesuai dengan parameternya masing-masing, misalnya terdiri dari kolom nama perangkat/lingkungan, standar
parameter yang diharuskan, kondisi/status dari perangkat terkait standar parameter.
d.
Kesimpulan dan Rekomendasi adalah uraian penutup yang merupakan rangkuman umum perangkat dan
lingkungan data center serta usulan yang harus ditindaklanjuti.
168
Waktu
Nama Pemohon
Asal Institusi/Dept/Bagian
Jenis Kegiatan
Prioritas Kegiatan
Perubahan/Modifikasi Perangkat
Kegiatan Kritis
Perubahan/Modifikasi Lingkungan
Kegiatan Minor
Pemeliharaan Umum
Kegiatan Mayor
A.
C.
Pengusul
(...........................................)
Pimpinan
(...........................................)
169
Waktu
RAISED FLOOR
SERVER
PENDINGIN UDARA
PERANGKAT JARINGAN
A.
TABEL PENGAMATAN
PERANGKAT DAN LINGKUNGAN
C.
Administrator
Pimpinan
(...........................................)
(...........................................)
170
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
171
Nomor SOP
30/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
4
5
Peralatan/Perlengkapan :
1
2
Penjelasan Singkat :
Dokumen ini menetapkan prosedur untuk pengelolaan asset informasi seperti komputer
desktop , laptop dan tablet dan lain-lainnya. Pengelolaan meliputi pemeliharaan,
penggunaan dan mutasi perangkat dan penggantian atau penghapusan perangkat.
Tujuan :
1
2
Definisi :
1
Asset informasi adalah perangkat yang digunakan dalam pengelolaan TIK yang
merupakan perangkat akhir yang digunakan oleh pengguna seperti Komputer Desktop,
laptop dan tablet .
2
3
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
Peringatan :
1.
2.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
172
No
Aktivitas
Pelaksana
Administrator Sistem
Kepala LPSE
LPSE
Mulai
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
Output
Network tools
1 hari
dokumen asset
1 hari
dokumen asset
dokumen asset
1 hari
dokumen asset
Keterangan
Selesai
173
No
Aktivitas
Pelaksana
Administrator LPSE
Kepala LPSE
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
surat pemohonan perbaikan
Output
1 jam
jadwal perbaikan
Mulai
2 jam
hasil
analisa
permasalahan
2 hari
hasil perbaikan
2 jam
Berita Acara
1 hari
analisa
permasalahan dan
rekomendasi
1 hari
permasalahan
selesai
Keterangan
Selesai
174
No
Aktivitas
Pelaksana
Pengguna SPSE
Helpdesk LPSE
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
Keterangan
Output
30 menit
daftar
pengunjung
hadir
30 menit
daftar
pengunjung
hadir
1 hari
N/A
komputer bidding
room
dapat
digunakan
Log out
Selesai
No
Aktivitas
Pelaksana
Administrator LPSE
Mulai
Vendor
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
Formulir
Informasi
Dukungan
Layanan
Asset
N/A
Keterangan
Output
Formulir
Informasi
Dukungan
Layanan
Asset
1 jam
status
perangkat
tidak aktif
Formulir
Informasi
Dukungan
Layanan
Asset
1 jam
formulir
perangkat
perbaikan
formulir
perbaikan
mutasi
untuk
1 hari
persetujuan
formulir
mutasi
perangkat
untuk
perbaikan
N/A
proses mutasi
pihak vendor
1 hari
mengaktifkan
perangkat
yang
telah dimutasi
perangkat
mutasi daftar
permasalahan
untuk dituangkan
pada
formulir
mutasi
perangkat
untuk
perbaikan
di
Selesai
175
No
Aktivitas
Pelaksana
Administrator LPSE
Mulai
Vendor
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
surat pemberitahuan
Output
1 hari
2 hari
2 hari
data terhapus
2 hari
backup data
1 jam
Berita
Penarikan
2 hari
menonaktifkan
perangkat lama
Keterangan
Acara
Selesai
176
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
177
LAMPIRAN LAMPIRAN
FORM DUKUNGAN LAYANAN ASSET INFORMASI
Hari/Tanggal
Waktu
Nama Pengguna
Perbaikan/Troubleshooting
Perangkat Keras
Instalasi/Upgrade
Perangkat Lunak
Konsultasi
Jaringan
Lainnya, sebutkan
Lainnya, sebutkan
A.
URAIAN KELUHAN
LANGKAH DUKUNGAN
C.
CATATAN-CATATAN
d.
SELESAI
PERLU DIESKALASI
DITUNDA
Catatan:
Personil IT
(...........................................)
Pengguna
(...........................................)
178
Periode Laporan
Nama Penyusun
A.
Komputer Server
Komputer Desktop
Komputer Laptop
Printer Fungsi Tunggal
Printer Multi Fungsi
Perangkat Lunak Komersial BerLisensi
Perangkat Lunak Berbasis OpenSource
Switch
Access Point
Router
Scanner
Lainnya, sebutkan satu persatu
: ...... unit
: ..... unit
: ...... unit
: ...... unit inkjet dan ..... unit laserjet
: ...... unit inkjet dan ..... unit laserjet
: ...... paket
: ....... paket
: ....... unit
: ....... unit
: ...... unit
: ...... unit
: ....... unit
C.
Daftar Asset Informasi Bermasalah(terdiri dari kolom no, nama perangkat, jenis perangkat, Serial Number,
tahun, PIC, tahun beli)
d.
Rencana Kebutuhan (sebutkan satu persatu disertai jumlah unit yang diusulkan dan harga pasaran)
Personil IT
(...........................................)
Pengguna
(...........................................)
179
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
180
Nomor SOP
31/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
ITO (LKPP)
Administrator Sistem LPSE
Peralatan/Perlengkapan :
1
Formulir Konsultasi
Penjelasan Singkat :
Meliputi pengelolaan lisensi software pada PC / notebook personil unit kerja serta lisensi
software yang terdapat di server LKPP/LPSE.
Tujuan :
Mengatur pengelolaan lisensi di LKPP/LPSE agar dapat berjalan secara efektif.
Definisi :
1
IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada
Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis E-Procurement
pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Direktorat e-Procurement LKPP.
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
Peringatan :
1.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
2.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.:
Keterkaitan
181
Aktivitas
Pelaksana
ITO LKPP
Kepala LPSE
Mutu Baku
ULP
Persyaratan/Perlengkapan
Keterangan
Waktu
Output
1 jam
Formulir
pengajuan instalasi
1 jam
pencarian
ketersediaan
lisensi
1 jam
informasi
ketersediaan
lisensi
Mulai
ketersediaan lisensi
1 hari
instalasi
dokumentasi
2 hari
hasil
verifikasi
kebutuhan lisensi
software
2 hari
hasil
konfirmasi
pengadaan
5 hari
rencana anggaran
pengadaan
2 hari
permohonan
pengadaan
2 hari
persetujuan
permohonan
pengadaan lisensi
N/A
proses pengadaan
dan
10
11
12
Tidak
Ya
Selesai
persetujuan pengadaan
1 hari
Proses instalasi
software terinstalasi
2 jam
update
database
asset register
Selesai
182
Pelaksana
No
Aktivitas
Administrator
Sistem LPSE
Kabid Pemeliharaan
Mutu Baku
Kepala LPSE
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
Output
Keterangan
1 jam
permintaan
instalasi software
2 jam
Analisa software
yang akan diinstall
1 hari
proses
software
2 jam
pengajuan instalasi
software
yang
tidak ada pada SOE
2 jam
keputusan
persetujuan
1 hari
software terinstal
Mulai
Tidak
ya
instalasi
Tidak
ya
Selesai
183
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
184
Nomor SOP
32/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-12
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
Peralatan/Perlengkapan :
1
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mengatur tata cara pelaksanaan perbaikan secara remote yang dilakukan
personil dari luar ruang kerja LKPP/LPSE melalui jaringan internet .
Tujuan :
Prosedur ini bertujuan untuk mencapai dan memelihara sistem perlindungan yang tepat
terhadap aset sistem informasi LKPP/LPSE selama pelaksanaan perbaikan secara remote .
Definisi :
1
Akses Remote adalahAkses terhadap aset teknologi informasi yang dilakukan dari lokasi
yang terpisah (jarak jauh) dengan menggunakan fasilitas jaringan internet/ekstranet .
Komputer host / server adalah Komputer tempat data maupun aplikasi yang hendak
diakses secara
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
Peringatan :
1.
2.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
185
Aktivitas
A.
1
Pelaksana
Administrator
Dit E-Proc
Sistem LPSE
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
Keterangan
Output
N/A
Waktu
c.
Waktu pelaksanaan perbaikan (tanggal, waktu mulai
akses, waktu selesai)
d. Analisa gangguan dan perbaikannya
B.
1
1 jam
informasi
gangguan
1 jam
Perangkat
digunakan
Mulai
Pelaksanaan
Perbaikan
siap
N/A
proses perbaikan
N/A
penyelesaian
masalah
Analisa
masalah
dan perbaikan
N/A
1 jam
Dokumentasi
Selesai
186
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
187
Nomor SOP
1/IK/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
1
2
Tujuan :
Instruksi kerja ini bertujuan sebagai panduan dalam memonitor log pada server dan
jaringan untuk memastikan keamanan server dan jaringan.
Definisi :
1
IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada
Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis EProcurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan
Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
Peringatan :
1.
2.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
188
No
Aktivitas
Pelaksana
Administrator
Sistem LPSE
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
Akses ke server
Waktu
Output
45 menit
memastikan
aktifitas daemon di
server tercatat
dengan baik
Mulai
1 jam
memastikan
aktifitas daemon di
server tercatat
dengan baik
3 jam
memastikan
aktifitas daemon di
server tercatat
dengan baik
3 jam
memastikan
aktifitas daemon di
server tercatat
dengan baik
N/A
memastikan
aktifitas daemon di
server tercatat
dengan baik
Keterangan
Selesai
189
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
190
Nomor SOP
2/IK/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
4
5
Kualifikasi Pelaksana :
1
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
Instruksi Kerja ini mengatur penempatan fisik server di ruang server LKPP/LPSE serta
pengelolaan Data Center LKPP/LPSE beserta sarana pendukungnya
Tujuan :
Instruksi kerja ini bertujuan sebagai petunjuk dalam pengelolaan Data Center agar
tercapai pengamanan yang memadai.
Definisi :
1
IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada
Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis EProcurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan
Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
Peringatan :
1.
2.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
191
Mutu Baku
No
1
Aktivitas
Administrator Sistem LPSE memastikan kondisi lingkungan
dan perangkat di dalam ruang server . Aspek yang perlu
diperhatikan sebagai berikut :
Jumlah server.
Jenis server.
Kapasitas ruang.
Administrator Sistem
LPSE
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
Output
4 jam
Memastikan data
center
sudah
sesuai
dengan
standard
yang
telah ditetapkan
N/A
Memastikan data
center
sudah
sesuai
dengan
standard
yang
telah ditetapkan
N/A
Memastikan data
center
sudah
sesuai
dengan
standard
yang
telah ditetapkan
N/A
Memastikan data
center
sudah
sesuai
dengan
standard
yang
telah ditetapkan
Keterangan
192
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
193
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
33/SOP/LPSE/D.2/2012
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan
perubahannya.
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
Peralatan/Perlengkapan :
1
Penjelasan Singkat :
Dokumen ini menetapkan standar dan prosedur bagi LPSE untuk monitoring dan pemeliharaan
jaringan. Prosedur ini diterapkan pada pegawai yang mempunyai otorisasi terhadap jaringan
ataupun mitra kerja yang terkait yang diotorisasi.
Tujuan :
1
2
Definisi :
1
Peringatan :
1.
2.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output
dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
Keterkaitan :
194
Aktivitas
Mutu Baku
Kepala LPSE
Persyaratan/
Perlengkapan
Waktu
Akses ke system
monitoring dan
akses ke server
15 menit
Output
Keterangan
Memastikan
software untuk
monitoring berjalan
tanpa ada masalah
Akses ke system
monitoring dan
akses ke server
1 jam
Log sistem
Akses ke system
monitoring dan
akses ke server
3 jam
Analisa aktifitas
Analisa aktifitas
3 jam
Analisa aktifitas
Analisa aktifitas
3 Jam
Analisa aktifitas
Analisa aktifitas
4 Jam
Analisa aktifitas
195
3 jam
2jam
Rencana Perbaikan
Rencana Perbaikan
1 jam
Rencana Perbaikan
10
Rencana Perbaikan
2 jam
Rencana Perbaikan
11
Rencana Perbaikan
3 jam
Laporan Akhir
Selesai
196
JAKARTA
2012
197
LEMBAR PENGESAHAN
PENGARSIPAN DOKUMEN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
198
Nomor SOP
34/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
4
5
Kualifikasi Pelaksana :
1
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses penentuan lokasi/kategori dokumen, digitalisasi dokumen
dan penyimpanan dokumen dalam satu folder.
Tujuan :
Prosedur ini bertujuan untuk menjamin bahwa proses pengarsipan dokumen dapat
dilaksanakan.
Definisi :
Peringatan :
1.
2.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
199
PENGARSIPAN DOKUMEN
No
Aktivitas
Pengguna SPSE
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
Output
Keterangan
3 jam
lokasi
file/folder
backup
3 jam
file/folder backup
1 hari
file/folder backup
1 hari
file/folder backup
Mulai
Tidak
Ya
Selesai
200
PENGARSIPAN DOKUMEN
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
201
202
No
NamaInformasi
Format
Klasifikasi
Perlakuan
Dokumen Administrasi
rekanan
Hardcopy
Rahasia
diberi label
"Rahasia" pada
ordner
Data Aktivasi
Softcopy
Rahasia
diberi label
"Rahasia" pada tiap
halaman
Dokumen Pending
Administrasi
Hardcopy
Rahasia
diberi label
"Rahasia" pada
ordner
Hardcopy
Rahasia
diberi label
"Rahasia" pada
halaman judul
Softcopy
Rahasia
Diberi label
Rahasia pada tiap
halaman
Softcopy
Terbatas
Password
Softcopy
Terbatas
Password
Softcopy
Terbatas
password
203
LEMBAR PENGESAHAN
PELAKSANAAN BACKUP-SERVER
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
204
Nomor SOP
35/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
3
4
5
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses backup, uji coba hasil backup, dan pelaksanaan restore
database dan aplikasi.
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
ITO
Administrator Sistem LPSE
Peralatan/Perlengkapan :
1
2
3
4
5
Tujuan :
Prosedur ini bertujuan untuk menjamin bahwa proses backup dan restore dapat
dilaksanakan secara efektif dan efisien
Definisi :
1
Back Up Server adalah kegiatan menggandakan file/database agar data tetap tersedia
ketika terjadi kegagalan hardware / bencana. Back up dapat juga diartikan sebagai
pembuatan salinan untuk data-data penting pada media penyimpanan yang berbeda
untuk tujuan keamanan.
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
Peringatan :
1.
2.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
205
Aktivitas
Pelaksana
Administrator
Kepala LPSE
Sistem LPSE
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
Keterangan
Output
3 jam
hasil backup
3 jam
backup data
3 jam
dokumentasi
pelaksanaan
backup
1 hari
hasil
restore
backup
1 hari
laporan
kegagagalan
analisa
2 hari
laporan pengujian
backup
b.
c.
d.
Mulai
pengujian
hasil
1 hari
hasil restore
1 hari
dokumentasi
restore
dan
Selesai
206
PELAKSANAAN BACKUP-SERVER
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
207
NamaInformasi
Format
Dokumentasi Aset
Softcopy
Softcopy
Softcopy
Softcopy
Hardcopy/
Softcopy
Softcopy
Hardcopy/
Softcopy
Softcopy
Hardcopy/
Softcopy
Sofcopy
Softcopy
Softcopy
Softcopy
Softcopy
10
Softcopy
Softcopy
12
Softcopy
Softcopy
14
Softcopy/
Softcopy
Hardcopy
208
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
209
Nomor IK
3/IK/LPSE/D.2/2012
TanggalPembuatan
Tanggal Revisi
TanggalEfektif
DisahkanOleh
30-Nov-12
2-Jan-13
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
Kualifikasi Pelaksana :
1.
1.
Elektronik.
2.
2.
3.
4.
PermenPAN
Nomor:
PER/21/M.PAN/11/2008
tentang
Pedoman
Tujuan :
Perlengkapan :
Instruksi kerja ini bertujuan sebagai panduan dalam Membackup data yang akan
dipindahkan dan Membantu proses migrasi server.
Penjelasan Singkat :
210
Backup dan Recovery adalah salah satu aktivitas ITO yang memfasilitasi backup
1.
dan recovery data LPSE. Aktivitas ini dilakukan melalui empat prosedur yaitu
2.
backup dan recovery HDD external, server via SSH/remote, server via NFS,
storage dedicated. Prosedur backup dan recovery dilakukan dengan full backup
(database) dan incremental backup (datafile upload/download).
Teknik Penyajian :
Peringatan :
Teknik yang digunakan untuk menyusun dan menyajikan Instruksi Kerja Backup
1.
ditetapkan.
Bagan Arus
2.
Tabular
Keterkaitan :
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
2.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikatagorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan
oleh Pelaksana.
Definisi :
1.
2.
3.
4.
5.
211
Instruksi Kerja :
1.
(II)
E-Proc error
handling
(III)
Training
admin
(I)
Instalasi eProcurement
(V)
Backup &
Recovery
Kebutuhan
Infrastruktur
Media/ Storage
(5.1)
HDD external
SDM
Server Lain
(5.3)
NFS
(IV)
Logistic IT
Skenario
Cycle data
Teknisi
Infrastruktur
PIC
(5.2)
via Remote
212
Aktivitas
1.
2.
1.
2.
1.
2.
1.
2.
Jangka waktu
Ruang Lingkup
a.
b.
c.
Definisi
HDD External: Hard Disk Drive external
LPSE: Lembaga Pengadaan barang/jasa Secara Elektronik
213
ITO
START
Request backup
database HDD
External
Penerimaan
request backup
database
Koneksikan HDD
External
Error
Mounting HDD
External
Konfigurasi
settingan crontab
Pemeriksaan
backup database
Konfirmasi selesai
backup database
Complete
Finish
214
2.
Device Boot
Start
/dev/sda1 *
End
1
Blocks Id System
9727 78124032 83 Linux
/dev/sda2
9727
/dev/sda5
9727
keterangan : Dari tampilan di atas, diketahui Drive dengan File System NTFS volume set tampilan Device Bootnya /dev/sda5.
command : mount -t (file system dari hd eks, mis ntfs=ntfs-3g atau fat32=vfat) (disesuaikan dengan device boot hd ekst) (direktori dalam server yang akan dimount hd
ekst)
# cd /mnt/backup (masuk ke dalam direktori backup drivenya)
215
3.
konfigurasi settingan crontab untuk membuat penjadwalan secara otomatis untuk copy data-data yang dibutuhkan, backup database maupun data file upload user/
attachment.
# crontab -e (untuk melakukan pengeditan pada crontab)
akan terbuka jendela seperti di bawah ini, lalu tambahkan beberapa command.
COMMAND 1 (backup database epns)
Keterangan:
5 angka paling depan yaitu 0(menit) 0(jam) *(hari) *(bulan) *(tahun)
0 0 * * * artinya, command untuk backup database tersebut dijalankan pada pukul 12.00, tanda * disini mengartikan semua, jadi command backupdatabase ini dijalankan
pada pukul 12.00 pada semua hari(setiap hari), pada semua bulan(setiap bulan) serta pada semua tahun(setiap tahun).
216
su postgres -c 'pg_dump Fc f (nama file backupnya serta dimana ditempatkan file backupnya(nama
database)'
contoh:
su postgres -c 'pg_dump Fc f /home/backup/epns_prod_`date '+%d-%m-%Y'`.backupepns_prod '
Keterangan:
seperti penjelasan pada command sebelumnya, yang berbeda hanya nama databasenya saja
COMMAND 3 (database file upload ke hard disk external)
217
Keterangan:
0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun
Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori file_prod yang berada di server dengan direktori file_prod di harddisk eksternal :
rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di harddisk eksternal)
contoh:
rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /mnt/backup/file_prod
COMMAND 4 (backup database dari hard disk system ke hard disk external)
Keterangan:
218
0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun
Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori tempat ditempatkan hasil dari backup database yang berada di server dengan direktori untuk backup database
di harddisk eksternal :
rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di harddisk eksternal).
2.2 B&R Server via SSH/remote
Ruang Lingkup
a.
b.
Definisi
SSH: Secure Shell
219
ITO
START
Penerimaan
request backup &
Recovery via SSH/
Remote
Koneksikan server
utama dengan
server lain
Mounting Server
External
Error
Konfigurasi
settingan crontab
Pemeriksaan
backup & recovery
via SSH/Remote
Konfirmasi selesai
backup & recovery
via SSH/Remote
Complete
Finish
220
Keterangan
ssh-keygen: command ini berfungsi untuk
ssh-copy-id i /root/ .ssh/id_rsa.pub 10.1.25.77 command ini untuk menambahkan rsa id yang akan meremote ke server tujuan.
COMMAND (backup database server ke server)
0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/backup/*.backup /10.1.25.77/backup/database
(command untuk backup file database hasil dump dari server ke server tujuan)
Keterangan:
0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun
Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori tempat ditempatkan hasil dari backup database yang berada di server dengan direktori untuk backup database
di server :
rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di server)
COMMAND (backup file upload dari server ke server lainnnya)
0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /10.1.25.77/backup/file_prod
(command untuk backup file upload user/ attachment dari server ke harddisk eksternal)
221
Keterangan:
0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun
Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori file_prod yang berada di server dengan direktori file_prod di server lainnya:
rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di server lainnya)
contoh:
rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /10.1.25.77/backup/file_prod
Ruang Lingkup
a.
Membuat server nfs yang bisa diakses oleh client dan server utama.
b.
c.
Definisi
NFS: Network File System
222
223
ITO
START
Penerimaan
request backup &
Recovery via NFS
Error
Koneksikan server
utama ke server
NFS
Koneksikan server
client ke server
NFS
Konfigurasi
settingan crontab
Konfirmasi selesai
backup & recovery
via NFS
Complete
Pemeriksaan backup
& recovery via NFS
Finish
224
Keterangan:
# apt-get install nfs-common portmap nfs-kernel-server, command ini untuk install paket yang akan di butuhkan.
File /etc/exports, command ini untuk share server yang sudah dibuat. Contoh: /home/ 192.168.0.100 (rw, no_root_squash)
# exportfs a, command ini berfungsi untuk mengaktifkan file system nfs tersebut.
COMMAND (create client side)
$ sudo apt-get install nfs-common
File /etc/fstab
# mount t nfs 192.168.0.103:/home /mnt
Keterangan:
$ sudo apt-get install nfs-common, command ini untuk install paket yang dibutuhkan olehserver client.
File /etc/fstab, command ini digunakan untuk mengaktifkan file system dari segi client
# mount t nfs 192.168.0.103:/home /mnt, command ini digunakan untuk
COMMAND (backup database server ke nfs)
0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/backup/*.backup /192.168.0.100/mnt/database (command
untuk backup file database hasil dump dari server ke nfs)
225
Keterangan:
0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun
Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori tempat ditempatkan hasil dari backup database yang berada di server dengan direktori untuk backup database
di server nfs :
rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di server nfs)
COMMAND (backup file upload dari client server ke nfs)
0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /192.168.0.103/mnt/file_prod (command untuk
backup file upload user/ attachment dari client server ke nfs)
Keterangan:
0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun
Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori file_prod yang berada di server dengan direktori file_prod di server nfs:
rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di server nfs)
contoh:
rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /192.168.0.103/backup/file_prod
226
JAKARTA
2012
227
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
228
Nomor SOP
36/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
4
5
Direktur e-Procurement
LPSE
Peralatan/Perlengkapan :
1
2
3
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini memuat dan mengatur mengenai pelaksanaan dan semua tindakan yang
terkait dalam pengembangan aplikasi pendukung e-Procurement yang dilakukan oleh
LPSE. diperlukan keputusan ataupun tindakan yang tidak sesuai prosedur, maka itu
Apabila
harus dilakukan atas persetujuan Direktur e-Procurement.
Tujuan :
1.
Sebagai standar dan kontrol untuk LPSE dan Direktorat e-Procurement dalam melakukan
pengembangan aplikasi Pendukung e-Procurement.
2.
Menjamin terlaksananya kegiatan dan pemrosesan pengembangan aplikasi pendukung eProcurement yang sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
Peringatan :
1.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
2.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Definisi :
1.
IT Development yang selanjutnya disebut ITD adalah Tim yang terdiri dari personil
pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Strategi
Pengembangan Sistem E-Procurement pada Sub Direktorat Pengembangan EProcurement Direktorat e-Procurement LKPP.
Keterkaitan :
229
Aktivitas
LPSE
ITD
Kasi
Kasubdit
Direktur ePengembangan Pengembangan
Procurement
e-Procurement e-Procurement
Persyaratan/Perlengkapan
Mulai
Waktu
Output
N/A
Daftar Rencana
Pengembangan Aplikasi
N/A
1.Formulir Isian
Pengembangan aplikasi
2.Daftar Rencana
Pengembangan Aplikasi
1 hari
1.Formulir Isian
Pengembangan aplikasi
2.Daftar Rencana
Pengembangan Aplikasi
3.Lembar disposisi
1 hari
1.Formulir Isian
Pengembangan aplikasi
2.Daftar Rencana
Pengembangan Aplikasi
1 hari
Keterangan
kasubdi memberikan
arahan kepada Kasie
terkait pengembangan
aplikasi
N/A
230
3 hari
1 hari
1 hari
1. Formulir Isian
Pengembangan aplikasi
2.Daftar Rencana
Pengembangan Aplikasi
3.Hasil laporan dan
Rekomendasi
1. Formulir Isian
Pengembangan aplikasi
2.Daftar Rencana
Pengembangan Aplikasi
3.Hasil laporan dan
Rekomendasi
N/A
N/A
Dokumen rencana
pelaksanaan
pengembangan
N/A
Laporan penyelesaian
pelaksanaan
pengembangan aplikasi
Selesai
Tidak
Ya
231
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
232
Nama Aplikasi
.........................................................
.........................................................
........................................................................
Penanggung Jawa
.........................................................
........................................................................
........................................................................
bPengembangan
........................................................................
Pihak Pengembang
Internal / Konsultan
........................................................................
........................................................................
.........................................................
DeskripsiAplikasi
233
Tanggal
................................
Nama
................................
234
.........................................................
.........................................................
Penanggung Jawab
.........................................................
Pengembangan
Jadwal Pengembangan
No
Tahapan
PIC
Bulan
................................
Nama
................................
235
.................................................
Release (Versiaplikasi)
.................................................
.................................................
Tanggal:
Deskripsi Aplikasi
Tanggal Testing
Jenis Testing
Tujuan Pengembangan
Uraian Testing
Tanggal
................................
Tanggal
....................................
Nama
................................
Nama
....................................
236
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
237
Nomor SOP
37/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
4
PM (Program Manager)
TRA (Tim Review Aplikasi)
ITO (IT Operation)
Kepala LPSE
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini memuat dan mengatur mengenai pelaksanaan dan semua tindakan yang
terkait dalam proses implementasi aplikasi SPSE yang dilakukan oleh Dit e-Proc.
Apabila diperlukan keputusan ataupun tindakan yang tidak sesuai prosedur, maka itu
harus dilakukan atas persetujuan Direktur e-Procurement.
1
2
3
4
Memo
Daftar Rencana Install atau Upgrade Aplikasi
Berita Acara Install atau Upgrade Aplikasi
Checklist Kelengkapan LPSE
Tujuan :
1.
Sebagai standar dan kontrol untuk Direktorat e-Procurement dalam melakukan proses
implementasi aplikasi e-Procurement.
2.
Peringatan :
1.
2.
IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada
Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis EProcurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan
Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.
Program Manager yang selanjutnya disebut PM adalah Tim yang terdiri dari personil
pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Penyiapan
Kebijakan E-Procurement pada Sub Direktorat Pengembangan E-Procurement Direktorat
e-Procurement LKPP
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
1
Definisi :
238
Aktivitas
PM
Pelaksana
TRA
ITO
Kepala LPSE
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
a). Checklist Kelengkapan LPSE
b). Form Rencana Instalasi
Mulai
1 jam
Output
Data server
LPSE
Tidak
Ya
1 hari
N/A
1 jam
Laporan Install
1 jam
Laporan Install
atau Update
1 jam
Keterangan
1 jam
Selesai
239
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
240
LPSE
IP Address
Release
New Release
Range Tgl
Update
Keterangan
*) Sebelum melakukan update pastikan tidak bentrok dengan jadwal Lelang. Range Tgl Update adalah range waktu
pelaksanaan Update, misal 10 - 12 Oktober 2012.
Program Manager (PM)
Tanggal
Nama
:
:
................................
................................
241
LPSE
IP Address
Keterangan
IT OPERATION (ITO)
Tanggal
Nama
:
:
................................
................................
242
LPSE
IP Address
Release
Awal
Release
Akhir
T
g
l
I
n
s
t
a
l
l
Tgl
Update
Akhir
Keterangan
:
:
................................
................................
243
Perihal
Instansi
Alamat
PIC
Telepon
Email
:
:
:
:
:
:
KelengkapanPersyaratanPembentukan LPSE
.............................................................................................
.............................................................................................
.............................................................................................
.............................................................................................
.............................................................................................
Ada
No
Uraian
Good
Informasi:
Checklist ini sebagai dasar Program Manager
(PM) untuk meminta memberikan password
aplikasi LPSE ke instansi terkait
Spesifikasi
NG
Good
Keterangan
NG
Infrastruktur
1
Komputer
Sebutkan Jumlah dan Spesifikasinya
Server
Sebutkan Jumlah dan Spesifikasinya
Jaringan Internet
Sebutkan bandwidth dan providernya
OS Server
Sebutkan nama OS-nya
Ruangan
1
Ruang Bidding
Sebutkan kapasitas ruangnya
Ruang Server
Ruang Training
Sebutkan kapasitas ruangnya
Ruang Helpdesk
Ruang Admin
Regulasi/Peraturan
1
Training of Trainer
1
Tempat
JumlahPeserta
Dengan ini saya menyatakan bahwa:
Instansi diatas sudah memenuhi persyaratan
Instansi diatas belum memenuhi persyaratan
TandaTangan
Catatan
IT Operation
Tanggal:
Program Manager
Tanggal:
244
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
245
Nomor SOP
38/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
3
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
4
Kepala LPSE
Peralatan/Perlengkapan :
1
Penjelasan Singkat :
SOP Pendampingan Pembangunan Infrastruktur IT LPSE berisi langkah-langkah
pendampingan yang harus dilakukan pada saat kegiatan pembangunan infrastruktur.
Kegiatan pembangunan infrastruktur mempunyai ruang lingkup: instalasi perangkat
keras server, jaringan, data storage dan juga perangkat pelindung keamanan.
Tujuan :
1.
2.
Peringatan :
1.
2.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Definisi :
1
2
IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada
Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis E-Procurement
pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Direktorat e-Procurement LKPP.
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
Keterkaitan :
246
Aktivitas
Administrator Sistem berkoordinasi dengan ITO
dalam melakukan identifikasi kebutuhan
pelaksanaan kegiatan.
Administrator
Sistem LPSE
PELAKSANA
Vendor
ITO
Pelaksana
Mutu Baku
Kepala LPSE
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
N/A
Mulai
N/A
1 hari
1 jam
2 jam
2 jam
Rencana Transisi
Tidak
Output
Lampiran
rencana
kebutuhan
infrastruktur
LPSE
Keterangan
Kegiatan pendampingan
dimulai ketika Kick Off
proyek sudah
dilaksanakan dan pihak
LPSE menunjuk salah satu
staf-nya untuk melakukan
pendampingan
pembangunan
infrastruktur IT.
1 jam
N/A
Ya
10
1 jam
Selesai
N/A
Selesainya
Pendampingan
Pembangunan
Infrastruktur IT
LPSE
247
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
248
Nomor SOP
39/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
3
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
Peralatan/Perlengkapan :
1
Dokumen UAT
Penjelasan Singkat :
SOP User Acceptance Test (UAT) terhadap Hasil Pembangunan Infrastruktur SPSE berisi
langkah-langkah Perencanaan, penetapan, pelaksanaan dan pengesahan User Acceptance
Test pada hasil pembangunan Infrastruktur SPSE.
Tujuan :
1.
Definisi :
Peringatan :
1.
2.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
Infrastruktur TIK adalah sarana dan prasarana operasional TIK yang tidak temasuk
didalamnya perangkat lunak,
User Acceptance Test (UAT) adalah sebuah dokumen panduan pelaksanaan pengujian
atas sebuah pekerjaan yang dilakukan,
Kerangka Acuan Kerja adalah dokumen panduan pelaksanaan kegiatan yang dibuat oleh
Internal LPSE ditujukan untuk semua pihak yang terkait dengan pekerjaan tersebut.
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
249
Mutu Baku
Kepala LPSE
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
Output
N/A
Rancangan UAT
N/A
Lampiran
kapasitas
Keterangan
3 jam
Dokumen UAT
1 jam
Hasil pengujian
Interal
2 jam
Tim pemeriksa
dan penguji UAT
250
1 jam
Hasil UAT
N/A
Pengesahan UAT
10
N/A
Tidak
Ya
Selesai
N/A
N/A
Rekomendasi
UAT
251
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
252
Nomor SOP
40/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
SOP Perencanaan dan Monitoring Kapasitas Infrastruktur SPSE ini menjelaskan langkahlangkah yang harus dilakukan oleh setiap LPSE dalam mengawasi tingkat kapasitas
infrastruktur yang tersedia dalam layanan SPSE. Cakupan kapasitas yang diawasi adalah
Storage, Lalulintas Data, memori server dan beban komputasi. Ketiga komponen ini
merupakan komponen krusial yang dapat menjamin layanan SPSE selalu pada tingkat
ketersediaan yang tinggi.
1
2
3
4
Tujuan :
1.
Menjamin tingkat ketersediaan layanan SPSE dari sisi storage, lalu lintas data dan beban
kerja komputasi.
Definisi :
Peringatan :
1.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
2.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
Storage adalah media penyimpanan yang terhubung atau ada didalam sebuah
perangkat keras seperti server ataupun personal komputer,
Lalu lintas data adalah arus perpindahan data baik masuk atau keluar yang terjadi
didalam perangkat keras atau di dalam jaringan lokal atau di dalam jaringa internet,
Beban Kerja Komputasi adalah kemampuan pemrosesan yang dilakukan oleh perangkat
server terkait proses pengolahan data dan instruksi pada SPSE.
Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas
memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement.
Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari
personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
253
Aktivitas
ADMINISTRATOR
SISTEM LPSE
Prosedur Perencanaan dan Monitoring Kapasitas Infrastruktur SPSE
1 Administrator Sistem LPSE pada setiap Data Center memastikan
Mulai
sistem monitoring perangkat keras dan jaringan telah terinstall
dan bekerja dengan baik
Helpdesk LKPP
Mutu Baku
Pimpinan LPSE
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
Output
1 jam
1 jam
Lampiran Kinerja
Infrastruktur SPSE
2 jam
Lampiran
penggunaan
storage, memori,
processor &
bandwidth
Keterangan
1 jam
Dokumen Usulan
Peningkatan
Kapasistas
Infrastruktur SPSE
1 jam
Dokumen Usulan
Peningkatan
Kapasistas
Infrastruktur SPSE
1 jam
Dokumen Usulan
Peningkatan
Kapasistas
Infrastruktur SPSE
Tidak
Ya
a. Jika disetujui usulan tersebut dilanjutkan dengan proses
pengadaan.
b. Jika tidak disetujui Administrator Sistem LPSE
mendapatkan catatan atas usulan tersebut.
c. Administrator Sistem LPSE / ITO melakukan perbaikan dan
analisa ulang seperti pada langkah 2.
N/A
N/A
Selesai
1 jam
254
PELAKSANA
No
Aktivitas
ADMINISTRATOR
SISTEM LPSE
Helpdesk LKPP
Mutu Baku
Pimpinan LPSE
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
Output
1 jam
1 jam
Lampiran Kinerja
Infrastruktur SPSE
1 jam
1 jam
Dokumen Usulan
Peningkatan
Kapasistas
Infrastruktur SPSE
Dokumen Usulan
Peningkatan
Kapasistas
Infrastruktur SPSE
Keterangan
Mulai
Tidak
Ya
N/A
N/A
N/A
Selesai
1 jam
255
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
256
Waktu
Jenis Perubahan
Prioritas Perubahan
Perubahan Aplikasi
Perubahan Infrastruktur
Perubahan Layanan
A.
C.
d.
Disetujui
Tidakdisetujui
Catatan:
Pengusul
(...........................................)
Pimpinan
(...........................................)
257
Waktu
Jenis Infrastruktur
Periode Laporan
STORAGE
INSIDENTAL
LALULINTAS DATA
RUTIN BULANAN
BEBAN KOMPUTASI
RUTIN SEMESTERAN
MEMORI SERVER
A.
C.
ANALISIS KINERJA
Administrator
Pimpinan
(...........................................)
(...........................................)
258
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
259
Nomor IK
4/IK/LPSE/D.2/2012
TanggalPembuatan
Tanggal Revisi
TanggalEfektif
DisahkanOleh
30-Nov-2012
2-Jan-2013
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1.
2.
3.
4.
Kualifikasi Pelaksana :
1.
Elektronik.
2.
PM (Program Manager )
3.
4.
Dispatcher ITO
5.
ITO Head
6.
ITO Staff
PermenPAN
Nomor:
PER/21/M.PAN/11/2008
tentang
Pedoman
Tujuan :
Perlengkapan :
1.
Form Instalasi
2.
3.
Penjelasan Singkat :
260
itu
kita
melaksanakan
Proses
Instalasi.Terakhir
kita
Teknik Penyajian :
Peringatan :
1.
ditetapkan.
Bagan Arus
2.
Tabular
Keterkaitan
Prosedur Implementasi Aplikasi e-Procurement
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
2.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikatagorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan
oleh Pelaksana.
Definisi :
1.
2.
261
Instruksi Kerja :
1.1 Aktivitas instalasi e-procurement
Aktivitas Instalasi E-Procurement
Customer
PM
ITO
START
Request
Konfirmasi
1. Infrastruktur
2. Cara install
Remote
Pengisian form
instalasi
Visit
PM
CRM
Menugaskan Staff
Check Infrastruktur
Check
Konfirmasi Selesai
Finalisasi
CRM
Proses Instalasi
CRM
Finish
262
Request Install
Ruang Lingkup
a.
Pengisian form Instalasi melibatkan dua (2) Instansi internal di LKPP, yaitu Information Technology Operation (ITO) dan Project Manager (PM).
b.
Pertama PM akan mengisi form instalasi sesuai dengan informasi yang diberikan oleh customer (calon LPSE). Informasi tersebut terdiri dari infrastruktur customer
dan cara penginstalan yang diinginkan oleh customer.
c.
Request tersebut akan disetujui dan diteruskan oleh PIC PM ke dispatcher ITO dalam bentuk CRM ticket.
d.
Jika dispatcher ITO menyetujui CRM ticket tersebut, maka CRM ticket akan masuk sebagai request di departemen ITO.
e.
Penerimaan request oleh ITO head dari dispatcher ITO dalam bentuk CRM ticket.
f.
Penugasan ITO staff ditentukan oleh ITO head. Staff yang ditunjuk akan menjadi penanggung jawab dalam penginstalan untuk customer.
Definisi
Program Manager (PM): Departemen yang bertanggung jawab atas program-program yang dibutuhkan oleh LKPP.
Information Technology Operation (ITO): Departemen khusus yang menangani masalah IT di LKPP.
CRM ticket:Form elektronik yang berisi tentang infrastruktur customer dan cara penginstalan yang diinginkan customer. Serta penghubung antara ITO dan PM di aktivitas
instalasi e-Procurement.
PIC PM: Orang yang berhubungan langsung dengan customer.
Dispatcher ITO: Orang yang memberikan tugas instalasi ke staff ITO yang sudah ditunjuk oleh ITO head.
263
Dispatcher ITO
ITO Head
ITO Staff
Mulai
Pengisian form
instalasi
Form instalasi
disetujui oleh PIC
PM
Pemindahan
informasi form
install ticketing
CRM
CRM
Ticketing CRM
disetujui oleh
dispatcher ITO
Ticketing CRM
masuk
sebagai
request di ITO
CRM
CRM
Penerimaan tugas
dari ITO head
Selesai
264
1.3.1
Ruang Lingkup
a.
Dalam check user infrastruktur ada dua (2) instansi yang terlibat dalam pelaksanaan aktivitas ini yaitu Program Manager (PM) dan Information Technology Operation
(ITO).
b.
Pengecekan infrastruktur dilaksanakan berdasarkan form instalasi CRM. Secara tidak langsung ITO memberikan service kepada customer berupa pengecekan
infrastruktur.
c.
Proses pengecekan infrastruktur sendiri terbagi menjadi 5 aktivitas: Check IP, Check user port, Check remote, Check koneksi internet user dan Check Operating System
(OS).
d.
ITO tidak bisa menghubungi customer secara langsung apabila ada masalah atau kekurangan pada infrastruktur user. ITO harus meminta request update informasi
kepada PM, yang diberi istilah call.
e.
PIC PM akan menghubungi langsung customer untuk meminta informasi yang dibutuhkan ITO terkait pengecekan infrastruktur.
Definisi
Infrastruktur Customer: Infrastruktur customer terdiri dari aset-aset yang dimiliki oleh customer yang berguna dalam penginstalan e-Procurement.
Form instalasi: Form instal yang berisi tentang infrastruktur customer dan cara penginstalan yang diinginkan customer. Serta penghubung antara ITO dan PM di aktivitas
instalasi e-Procurement.
265
ITO
Uraian
Mulai
Not done
Call
Check user IP
address
# Traceroute IP
(port SSH)
done
Not done
Call
# nmap IP
done
Call
Not done
Check remote
# Test SSH
done
Not done
Call
Check koneksi
internet
# Check outgoing
post (80.25)
done
Not done
Call
Check operating
system (OS)
# Update repository
done
Selesai
266
Traceroute
Command: traceroute IP
2.
nmap IP
Command: nmap -p 22 IP
3.
test SSH
Command: ssh user@IP p22
4.
5.
Add Repositori
# nano /etc/apt/sources.list
Setelah file sources.list terbuka, ketikan url dibawah ini:
debhttp://kambing .vlsm.org/debian squeeze main contrib non-free
deb-srchttp://kambing.vlsm.org/debian squeeze main contrib non-free
debhttp://etc.inittab.org/~agi/debian/libapache-mod-security2/old./
6.
1.3.2
b.
267
c.
d.
Proses instalasi disesuaikan dengan infrastruktur customer yang terdapat di form instalasi.
Definisi
PIC ITO: Orang yang melakukan instalasi e-Procurement untuk customer
Infrastruktur Customer: Infrastruktur customer terdiri dari aset-aset yang dimiliki oleh customer yang berguna dalam penginstalan e-Procurement.
Prosedur instalasi
Cara Instalasi Aplikasi SPSE di System Operasi Debian
ITO
Mulai
Penyelesaian error
aplikasi SPSE sesuai
dengan feedback
request (terhubung
dengan prosedur check
aplikasi)
Create header
application
Create customer ID
Install database
menggunakan
postgresql
Install webserver
menggunakan
apache
268
Install aplikasi
SPSE
Konfigurasi
Konfirmasi
penyelesaian error
(terhubung dengan
check aplikasi)
Selesai
269
1.
Framework
Operating System
Apache
Java
Tomcat
SPSE application
Postgresql
270
Production
Latihan
271
272
1.
File Konfigurasi :
/etc/apache2/site-available/default
/etc/apache2/apache2.conf
/etc/apache2/working.properties
Command Binary
/usr/sbin/apache2ctl
/usr/sbin/apache2
Script /etc/init.d/apache2
273
Log system
/var/log/apache2/access.log
/var/log/apache2/error.log
/var/log/apache2/audit_apache.log
/var/log/apache2/mod_jk.log
/var/log/apache2/modsec_debug.log
2.
File Konfigurasi
/usr/local/src/apache-tomcat-production/conf/server.xml
/usr/local/src/apache-tomcat-latihan/conf/server.xml
274
Command Binari
/usr/local/src/apache-tomcat-production/bin/catalina.sh
/usr/local/src/apache-tomcat-production/bin/startup.sh
/usr/local/src/apache-tomcat-latihan/bin/catalina.sh
/usr/local/src/apache-tomcat-latihan/bin/startup.sh
/usr/local/src/jdk1.6.0/bin/java
Log sistem
/usr/local/src/apache-tomcat-production/logs/catalina.out
/usr/local/src/apache-tomcat-production/logs/epns.log
3.
Database
File Konfigurasi
/etc/postgresql/8.3/main/postgresql.conf
/etc/postgresql/8.3/main/pg_hba.conf
275
Command Binari
/usr/lib/postgresql/8.3/bin/*
Script binary /etc/init.d/postgresql
Log sistem
/var/log/postgresql/postgresql-8.3-main.log
4.
Mail server
File konfigurasi
Terdapat di database
5.
Command binari
Log system
2.
276
a.
Aplikasi apache :
apache2
apache2-threaded-dev
build-essential
libapache2-mod-evasive
libapache2-mod-security2
libapache2-mod-jk
b.
c.
Database :
postgresql
Complementary :
unzip
rsync
postfix
#apt-get install apache2 apache2 threaded-dev postgresql unzip build-essential libapache2-modevasive libapache2-mod-security2 rsync postfix
Copy Source:
Copy semua data yang dibutuhkan untuk proses instalasi SPSE di /home, diantaranya;
apache-tomcat-latihan
apache-tomcat-production
277
3.
epns-web-3.2.5.zip (atau disesuaikan dengan nama zip file aplikasinya) untuk source SPSE
SQL (atau disesuaikan dengan nama folder tempat file .sql) untuk instal SQL SPSE
Versi
WebService apache Versi 2.*
Java Container Tomcat versi 6.0.*
Database Postgresql 8.* (Recommended 8.4)
4.
Langkah-langkah penginstalan:
1.
2.
Membuat customer ID dan mendaftarkannya di database ITO untuk mempermudah ITO mengontrol customer ID.
3.
278
postgres=# create user epns password epns; (membuat user epns dan passwordnya)
postgres=# create user secman password secman; (membuat user secman dan passwordnya)
postgres=# \q (keluar dari psql, dan kembali ke user postgres)
279
Konfigurasi Postgresql
a)
b)
Database dibuat menjadi 2 bentuk yaitu 2 folder ( epns dan secman) dan 4 folder (epns_prod & epns_latihan), (secman_prod & secman_latihan).
c)
d)
ii.
280
4.
Keterangan : apache harus dilengkapi dengan modul JK, security, deflate dan evasive.
Perintah konfigurasi apache2 (debian dan keturunannya)/httpd(redhat/centos dan keturunannya):
# cd/home (masuk ke direktori home)
# cp -r apache2 /etc (copy folder apache2 (konfigurasi apache) debian di /etc)
# cd /etc/apache2 (masuk ke direktori apache2)
# vim /etc/apache2/sites-available/default
a)
b)
c)
281
d)
Membuat folder source code SPSE agar tidak bisa diakses dari luar.
<DirectoryMatch /home/appserv/epns-prod-325/eproc/WEB-INF>
AllowOverride None
Order deny,allow
deny from all
</DirectoryMatch>
<DirectoryMatch /home/appserv/epns-lat-325/latihan/WEB-INF>
AllowOverride None
Order deny,allow
deny from all
</DirectoryMatch>
282
e)
Konfigurasi untuk koneksi antara apache (webserver) dan tomcat (aplikasi webserver)
JkWorkersFile /etc/apache2/workers.properties
JkLogFile
/var/log/apache2/mod_jk.log
JkLogLevel debug
JkLogStampFormat "[%a %b %d %H:%M:%S %Y] "
JkMount /latihan*
worker1
f)
Konfigurasi untuk modul deflate (pertukaran data antara server dan client dimuat dalam bentuk .zip agar lebih ringan.)
LoadModule deflate_module /usr/lib/apache2/modules/mod_deflate.so
SetOutputFilter DEFLATE
DeflateBufferSize 65536
DeflateCompressionLevel 9
DeflateFilterNote Input instream
DeflateFilterNote Output outstream
DeflateFilterNote Ratio ratio
DeflateMemLevel 9
283
DeflateWindowSize 15
BrowserMatch ^Mozilla/4\.0[678] no-gzip
BrowserMatch "Windows 98" gzip-only-text/html
BrowserMatch "MSIE [45]" gzip-only-text/html
BrowserMatch \bMSI[E] !no-gzip !gzip-only-text/html
SetEnvIfNoCase Request_URI
\.(?:gif|jpeg|jpe|jpg|png|ico|t?gz|zip|rar|pdf|doc|xls|dat)$ no-gzip dont-vary
LogFormat '"%r" %{outstream}n/%{instream}n (%{ratio}n%%)' deflate
CustomLog /var/log/apache2/deflate_log deflate
g)
Konfigurasi client ID. Bertujuan agar setiap client mempunyai ID yang berbeda.
<IfModule mod_headers.c>
Header append Vary User-Agent env=!dont-vary
</IfModule>
284
h)
285
i)
Konfigurasi untuk modul evasive (Bertujuan untuk mengurangi flooding request/DOS/brute force attack.)
<IfModule mod_evasive20.c>
DOSHashTableSize 6194
DOSPageCount
DOSSiteCount
DOSPageInterval
DOSSiteInterval
25
80
1
1
DOSBlockingPeriod 10
</IfModule>
j)
286
SecDebugLogLevel 3
SecDefaultAction log,auditlog,deny,status:403,phase:2,t:none
SecRuleEngine On
SecServerSignature "Netscape-Enterprise/6.0 PHP5.2.0 mod_asp/3.4.5"
SecRule ARGS "\.\./"
SecRule ARGS "<[[:space:]]*script"
SecRule REQUEST_BODY "(document\.cookie|Set-Cookie|SessionID=)"
SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*meta*\"?[^>]*>"
SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*style*\"?[^>]*>"
SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*script*\"?[^>]*>"
SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*iframe*\"?[^>]*>"
SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*object*\"?[^>]*>"
SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*img*\"?[^>]*>"
SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*applet*\"?[^>]*>"
SecRule REQUEST_BODY "<[^>]*form*\"?[^>]*>"
SecRule REQUEST_HEADERS:User-Agent "Nikto" "log,deny,status:403,msg:'Nikto Scanners
Identified'"
287
288
k)
289
worker.worker2.type=ajp13
worker.worker2.lbfactor=1
l)
5.
290
Konfigurasi Tomcat
a)
b)
c)
291
<Context
path="/latihan"
docBase="/home/appserv/epns-lat-325/latihan"
reloadable="false" ></Context>
d)
6.
secman.jdbc.url=jdbc:postgresql://localhost secman_prod
menjadi
secman.jdbc.url=jdbc:postgresql://localhost secman_latihan (secman_prod diganti sesuai dengan database yang kita buat, dalam hal ini secman_latihan)
292
jdbc.url=jdbc:postgresql://localhost/epns_prod
menjadi
jdbc.url=jdbc:postgresql://localhost/epns_latihan (epns_proddiganti menyesuaikan dengan database yang kita buat, dalam hal ini epns_latihan)
7.
Test konfigurasi
1.
Restart service
# /etc/init.d/apache2restart(untuk restart service apache2)
# /etc/init.d/postgresql restart(untuk restart service postgresql)
2.
Selanjutnya, buka browser, lalu ketikan pada address di browser yang anda pakai:
localhost/latihan(jika anda melakukan pengistalan di dalam computer tersebut)
192.168.1.23 (ip-address)/latihan (jika anda melakukan penginstalan di dalam computer yang berbeda)
Jika sudah berhasil, untuk keluar dari menu debug catalina ketik Ctrl+C
293
3.
4.
/usr/local/src/apache-tomcat-latihan/bin/startup.sh
5.
8.
Install snmp
1.
294
2.
Konfigurasi snmp
3.
Restart snmp
etc/init.d/snmpd restart
295
9.
Check login
Check email
Check upload
Konfirmasi hasil instalasi SPSE berfungsi sebagai pernyataan bahwa proses instalasi e-Procurement telah selesai melalui CRM.
b.
Konfirmasi hasil instalasi SPSE melibatkan dua departemen yaitu ITO dan PM.
c.
d.
PM akan menggunakan hasil konfirmasi instalasi SPSE dari ITO untuk pemberitahuan kepada customer bahwa penginstalan SPSE telah selesai.
Definisi
ITO: Departemen yang menangani masalah-masalah operasional IT di LKPP
PM:Departemen yang bertanggung jawab atas program-program yang dibutuhkan oleh LKPP.
296
PM
Mulai
Pastikan instalasi
aplikasi SPSE
selesai
Pemberitahuan
selesai
penginstalan ke
PM (Assign back
ticketing CRM)
CRM
Pemberitahuan
selesai
penginstalan dari
PIC ITO
Konfirmasi
penginstalan
selesai
Pemberitahuan
selesai
penginstalan ke
customer
Selesai
297
1.4.2
a.
b.
Informasi/feedback antara customer, PM, dan ITO dilakukan secara elektronik melalui CRM.
c.
Setelah pemberitahuan dari PM customer akanmencoba aplikasi SPSE. Apabila aplikasi SPSE tidak berjalan dengan baik atau error maka customer akan
menginformasikan hal tersebut ke PM (feedback).
d.
Error yang sudah diterima oleh PM akan dilanjutkan ke ITO sebagai permintaan perbaikan.
e.
Jika instalasi SPSE berjalan dengan baik maka customer akan menginformasikan hal tersebut ke PM (feedback).
f.
Feedback yang diterima akan digunakan oleh PM untuk melakukan finalisasi SPSE.
g.
PM akan mengirim informasi tersebut ke ITO dan digunakan untuk pencatatan buku sebagai tanda bukti bahwa instalasi SPSE sudah selesai dan terlaksana.
h.
Jika ITO tidak menerima feedback lebih dari 2 hari maka instalasi SPSE dianggap selesai.
Definisi
ITO: Departemen yang menangani masalah-masalah operasional IT di LKPP
PM: Departemen yang bertanggung jawab atas program-program yang dibutuhkan oleh LKPP.
Feedback: Informasi kembali dari customer.
298
PM
ITO
Konfirmasi
penyelesaian error
ke customer
Peyelesaian error
aplikasi SPSE
(terhubung dengan
proses instalasi
SPSE)
Mulai
Pemeriksaan
aplikasi SPSE oleh
customer
Pemeriksaan
aplikasi SPSE
selesai
Feedback
report dari
customer
Error
Konfirmasi
penyelesaian error
(terhubung dengan
proses instalasi
SPSE)
Penerimaan error
aplikasi SPSE
Complete
Finalisasi
> 2 hari
< 2 hari
Install aplikasi
SPSE dianggap
selesai
Pencatatan buku
(bukti instalasi
aplikasi SPSE
selesai)
Penginstalan eprocurement
selesai (ticketing
CRM closed)
Selesai
299
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
300
1.
Lampiran-lampiran
Form instalasi
BERITA (INSTALL ) APLIKASI
Customer
Aplikasi
IT OPERATION (ITO)
Keterangan
Tanggal
................................
Tanggal
................................
Nama
................................
Nama
................................
301
302
JAKARTA
2012
303
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
304
Nomor SOP
41/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
4
Penyedia Barang/Jasa
Verifikator
Helpdesk LPSE
Front office
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses tata cara regristrasi dan verifikasi calon penyedia
barang/jasa seperti: mendownload formulir, mengisi formulir, melakukan verifikasi
dokumen dan menyetujui atau menolak registrasi penyedia barang/jasa
Tujuan :
1.
2
Memberikan arahan prosedur bagi pelaksanaan proses registrasi dan verifikasi calon
penyedia barang/jasa (vendor) untuk mendapatkan akun SPSE
Menentukan kelayakan (eligibility) penyedia barang/jasa melalui mekanisme kontrol atas
registrasi calon penyedia barang/jasa
Peralatan/Perlengkapan :
1.
2.
Peringatan :
1.
2.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
1
Definiisi :
1
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas
melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE.
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
305
Aktivitas
Melakukan registrasi oline pada website
LPSE/aplikasi SPSE
Penyedia
Mulai
Pelaksana
Front office
Helpdesk LPSE
Verifikator
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
1. Wajib menggunakan e-mail perusahaan
(tidak boleh e-mail pribadi)
Waktu
N/A
Output
Keterangan
N/A
Blanko Formulir
Data Penyedia dan
Blanko Formulir
Keikutsertaan
N/A
Formulir data
penyedia yang
sudah terisi
Fromulir
keikutsertaan yang
sudah terisi
N/A
Surat Penunjukan
Admin
Blanko
tersedia/menyatu
dengan formulir
keikutsertaan
N/A
Blanko
tersedia/menyatu
dengan formulir
keikutsertaan
N/A
Berkas
Permohonan
N/A
306
5 menit
Nomor antrian
N/A
5 menit
belum
Ya
N/A
5 menit
Ya
Tidak
5 menit
Selesai
5 menit
Ya
Tidak
Formulir ceklis
kelengkapan
berkas
permohonan
5 menit
307
17
18
19
20
21
5 menit
Tanda terima
berkas
5 menit
Tidak
Ya
5 menit
N/A
Berkas asli dan copy harus sesuai, dokumen 10 menit
masih berlaku dan data antar dokumen
sesuai dan konsisten
Tidak
Ya
22
23
24
hasil verifikasi
5 menit
hasil verifikasi
permohonan
disetujui
5 menit
Selesai
308
LEMBAR PENGESAHAN
REGISTRASI PPK
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
309
Nomor SOP
42/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
3
4
5
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
PPK
Admin Agency
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses permohonan akun PPK, verifikasi dan pembuatan akun
oleh Admin Agency sehingga PPK dapat melakukan login dengan akun yang telah
didaftarkan tersebut
Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi PPK dalam melakukan permohonan
pembuatan akun pada aplikasi SPSE kepada Admin Agency
Peringatan :
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
1
Definiisi :
1. PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) adalah pejabat yang diangkat oleh Pengguna
Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran sebagai pemilik pekerjaan, yang bertanggung
jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa.
2. Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan
kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja
ULP/PPK
310
Aktivitas
Menyampaikan berkas permohonan pembuatan
akun (user id, password) kepada Admin Agency
PPK
Pelaksana
Admin Agency
Mulai
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
1. Formulir permohonan pembuatan akun
PPK
Waktu
N/A
Output
Berkas dapat
disampaikan secara
langsung (hardcopy)
atau melalui e-mail
(softcopy)
Tidak
10 menit
5 menit
Keterangan
Ya
N/A
15 menit
5 menit
e-mail
informasi akun
PPK
10 Menit
Arsip berkas
permohonan
Selesai
311
REGISTRASI PPK
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
312
Data Instansi
NamaInstansi
Alamat
KodePos
Telepon
Fax
Kontak Person
Pemohon
Tandatangan
313
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
314
Nomor SOP
43/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
3
4
5
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
Panitia Pengadaan
Admin Agency
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses permohonan akun Panitia Pengadaan, verifikasi dan
pembuatan akun oleh Admin Agency sehingga Panitia Pengadaan dapat melakukan login
dengan akun yang telah didaftarkan tersebut
Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Panitia Pengadaan dalam melakukan
permohonan pembuatan akun pada aplikasi SPSE kepada Admin Agency
Peringatan :
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Definisi :
1. Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan
kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia
Pengadaan/Pokja ULP/PPK
Keterkaitan :
1
315
Aktivitas
Menyampaikan berkas permohonan pembuatan
akun (user id, password) kepada Admin Agency
Pelaksana
Panitia
Admin Agency
Pengadaan
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
1. Formulir permohonan pembuatan akun
Panitia Pengadaan
Mulai
Waktu
Output
N/A
Berkas dapat
disampaikan secara
langsung (hardcopy)
atau melalui e-mail
(softcopy)
Tidak
10 menit
5 menit
Keterangan
Ya
N/A
15 menit
Selesai
5 menit
e-mail
informasi akun
Panitia
Pengadaan
10 Menit
Arsip berkas
permohonan
316
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
317
Data Instansi
Nama Instansi
Alamat
Kode Pos
Telepon
Fax
Kontak Person
Data Panitia Pengadaan (sesuai SK Pengangkatan)
No
Nama
NIP
User Password
ID sementara
Instansi
Alamat
Kantor
Telp E-Mail
Pangkat
Golongan Jabatan
Pengangkatan
Sebagai
Ketua Panitia
Sekretaris
Anggota
Anggota
Anggota
Data Kepanitian
Tanggal
Pemohon
No SK
Masa
Berlaku SK
Tanda tangan
Nama Kepanitian
Tahun
318
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
319
Nomor SOP
44/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
3
4
5
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
4
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses permohonan akun admin agency K/L/D/I., verifikasi dan
pembuatan akun oleh Admin PPE sehingga admin agency dapat melakukan login dengan
akun yang telah didaftarkan tersebut
Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Pimpinan Instansi
Admin Agency dalam melakukan permohonan pembuatan akun pada aplikasi SPSE
kepada Kepala
LPSE
Peringatan
:
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
1
Definisi :
1
Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan
kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja
ULP/PPK
Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta
mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator,
helpdesk dan auditor/pemeriksa)
320
Aktivitas
Menyampaikan berkas permohonan pembuatan
akun (user id, password) kepada Kepala LPSE
Pimpinan Instansi
Admin Agency
Admin Agency
Kepala LPSE
Mutu Baku
Admin PPE
Persyaratan/Perlengkapan
1. Formulir permohonan pembuatan akun
Admin Agency
Mulai
Waktu
Output
N/A
Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui e-mail
(softcopy)
N/A
Tidak
5 Menit
5 Menit
Keterangan
Surat Jawaban
Permohonan
Pembuatan
Akun
Ya
N/A
1. Data yang dimasukan pada aplikasi SPSE
berdasarkan formulir permohonan
pembuatan akun Admin Agency
15 menit
Selesai
10 menit
e-mail
informasi akun
Admin Agency
Arsip berkas
permohonan
321
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
322
Pemohon
Tandatangan
323
LEMBAR PENGESAHAN
REGISTRASI AUDITOR/PEMERIKSA/PENYIDIK
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
324
Nomor SOP
45/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
4
5
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
4
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses permohonan pembuatan akun
Auditor/Pemeriksa/Penyidik dan pembuatan akun oleh Admin PPE sehingga
Auditor/Pemeriksa/Penyidik dapat melakukan login dengan akun yang telah didaftarkan
tersebut
1.
2.
Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pimpinan Instansi
Auditor/Pemeriksa/Penyidik dalam melakukan permohonan pembuatan akun kepada
Kepala LPSE
Peringatan :
1.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
2.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
1
Definiisi :
1
Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta
mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator,
helpdesk dan auditor/pemeriksa).
325
Aktivitas
Menyampaikan berkas permohonan pembuatan
akun (user id, password) kepada Kepala LPSE
Pelaksana
Pimpinan Instansi
Auditor/Pemeriks
Auditor/Pemeriks
Kepala LPSE
a/Penyidik
a/Penyidik
Mutu Baku
Admin PPE
Persyaratan/Perlengkapan
1. Surat Permohonan Pembuatan Akun
Mulai
Waktu
Output
N/A
Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui e-mail
(softcopy)
N/A
Tidak
Ya
5 Menit
5 Menit
Keterangan
Surat Jawaban
Permohonan
Pembuatan
Akun
N/A
1. Data yang dimasukan pada aplikasi SPSE
berdasarkan formulir permohonan
pembuatan akun
Auditor/Pemeriksa/Penyidik
2. Aktivasi akun dilakukan jika
Auditor/Pemeriksa/Penyidik telah
mengikuti pelatihan penggunaan aplikasi
15 menit
10 menit
e-mail
informasi akun
Auditor/Pemeri
ksa/Penyidik
10 Menit
Arsip berkas
permohonan
Selesai
326
REGISTRASI AUDITOR/PEMERIKSA/PENYIDIK
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
327
1.
2.
n..
Tanggal
Pemohon
Tandatangan
328
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
329
Nomor SOP
46/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
4
5
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
Kepala LPSE
Admin PPE
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses perintah pembuatan akun oleh Kepala LPSE kepada
Admin PPE, pembuatan akun oleh Admin PPE dan penyampaian akun yang telah dibuat
kepada masing-masing personil (Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE)
1.
2.
SK Pembuatan Akun
Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Kepala LPSE dalam melakukan perintah
pembuatan akun registrasi verifikator/ helpdesk/admin agency LPSE kepada Admin PPE.
Definiisi :
Peringatan :
1.
2.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
1.
Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta
mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator,
helpdesk dan auditor/pemeriksa).
Keterkaitan :
1
330
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
3 hari
Waktu
Output
Keterangan
SK Pembuatan
Akun
Verifikator/Helpde
sk/Admin Agency
LPSE
N/A
Akun
Verifikator/Helpde
sk/Admin Agency
LPSE pada aplikasi
SPSE
e-mail informasi
akun
Verifikator/Helpde
sk/Admin Agency
LPSE
Mulai
10 menit
Arsip Berkas
331
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
332
Nama
NIP
User
ID
Pengangkatan
Sebagai
Admin Agency
Verifikator
Helpdesk
Trainer
No SK
Tanggal
Pemohon
Tandatangan
333
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
334
Nomor SOP
47/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
3
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
4
Peralatan/Perlengkapan :
1.
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses permohonan pembuatan akun
Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider dan pembuatan akun oleh Admin
PPE LPSE Sistem Provider sehingga Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider
dapat melakukan login dengan akun yang telah didaftarkan tersebut
2.
Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Kepala LPSE Service Provider dalam
melakukan permohonan pembuatan akun kepada Kepala LPSE Sistem Provider
Peringatan :
1.
2.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
1
Definiisi :
1
Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta
mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator,
helpdesk dan auditor/pemeriksa).
Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan
kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja
ULP/PPK
LPSE Service Provider adalah LPSE yang menginduk pada LPSE terdekat dan tidak
memiliki fungsi pengelolaan server yang telah terinstalasi SPSE.
Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas
melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE.
3
4
335
Tidak
Waktu
Output
N/A
N/A
5 Menit
5 Menit
Keterangan
Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui e-mail
(softcopy)
Surat Jawaban
Permohonan
Pembuatan
Akun
Ya
e-mail
informasi akun
Verifikator/Hel
pdesk/Admin
Agency Service
Provider
Arsip berkas
permohonan
N/A
Selesai
15 menit
10 Menit
336
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
337
Formulir Permohonan Pembuatan Akun Verifikator/ Helpdesk/ Admin Agency LPSE Service
Provider
Pengangkat
an Sebagai
Admin
Agency
Verifikator
Helpdesk
No
Nama
NIP
User
ID
No SK
Tanggal
Pemohon
Tanda tangan
338
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
339
Nomor SOP
48/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
Kepala LPSE
Program Manager Direktorat e-Procurement LKPP
Peralatan/Perlengkapan :
1 Surat Keputsan/SK pembentukan dan penunjukan personil LPSE
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mencakup proses permohonan pembuatan akun oleh Kepala LPSE kepada
PM Direktorat e-Procurement LKPP dan pembuatan akun oleh PM Direktorat eProcurement LKPP
Tujuan :
Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Kepala LPSE dalam melakukanpermohonan
pembuatan akun Admin PPE kepada PM Direktorat e-Procurement LKPP
Peringatan :
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Definisi :
1. Program Manager yang selanjutnya disebut PM adalah Tim yang terdiri dari personil
pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Penyiapan
Kebijakan E-Procurement pada Sub Direktorat Pengembangan E-Procurement
Direktorat e-Procurement LKPP
Keterkaitan :
340
Aktivitas
Pelaksana
PM Direktorat
Kepala
e-Procurement
LPSE
LKPP
Mulai
Tidak
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
N/A
berkas permohonan
10 Menit
Ya
Output
Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui e-mail
(softcopy)
hasil pemeriksaan
berkas
5 Menit
N/A
e-mail informasi
akun Admin PPE
5 Menit
informasi akun
sampai kepada
LPSE
Pengarsipan Dokumen
10 Menit
Arsip Dokumen
Selesai
Keterangan
30 menit
341
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
342
Nomor SOP
49/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
3
4
5
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
Kepala LPSE
Verifikator
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh Kepala LPSE untuk
pengaktifkan kembali akun penyedia
Tujuan :
Peringatan :
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Definisi :
1. Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas
melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE.
Keterkaitan :
1
343
Aktivitas
Pelaksana
Kepala LPSE
Verifikator
Mulai
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
1. Surat Permohonan Pengaktifan kembali N/A
akun
surat disposisi
surat disposisi
Keterangan
Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui e-mail
(softcopy)
3 hari kerja
1 hari
hasil klarifikasi
1 hari kerja
setelah
verifikasi
N/A
Tidak
Ya
1 hari kerja
Selesai
Output
10 menit
Arsip berkas
10 Menit
Selesai
1 hari kerja
344
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
345
Nomor SOP
50/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
3
4
5
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
Kepala LPSE
Helpdesk LKPP
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh Kepala LPSE untuk
penonaktifan akun penyedia
Tujuan :
Peringatan :
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
1. SOP Pengarsipan
Definiisi :
1. Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas
memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement.
2. Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari
personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.
346
Aktivitas
Pelaksana
Kepala LPSE
Helpdesk LKPP
Mulai
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
1. Surat Pengaduan
N/A
Output
Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui e-mail
(softcopy)
Surat Pengaduan
Keterangan
3 hari kerja
hasil analisa dan
klarifikasi
N/A
Tidak
Ya
Selesai
Tidak
Ya
1 hari kerja
10 menit
Selesai
1 hari kerja
10
Melakukan pengarsipan
Selesai
10 Menit
Arsip berkas
347
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
348
Nomor SOP
51/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
3
4
5
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
PA/KPA
Admin Agency
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh Kepala LPSE untuk
penonaktifan akun PPK dan Panitia Pengadaan/Pokja ULP
Tujuan :
Memberikan kepastian terfasilitasinya Kepala LPSE dalam pengonaktifan akun PPK dan
Panitia Pengadaan/Pokja ULP
Peringatan :
1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
Definiisi :
1
Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan
kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia
Pengadaan/Pokja ULP/PPK
PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) adalah pejabat yang diangkat oleh Pengguna
Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran sebagai pemilik pekerjaan, yang bertanggung
jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa.
349
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
1. Surat Permohonan Penonaktifan Akun
N/A
Output
Berkas dapat
disampaikan secara
(hardcopy) langsung
atau melalui e-mail
(softcopy)
Berkas permohonan
Tidak
N/A
Berkas permohonan
10 menit
Ya
Keterangan
Selesai
1 hari kerja
10 Menit
arsip berkas
Selesai
350
JAKARTA
2012
351
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
352
Nomor SOP
52/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
4
5
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
ITO
Helpdesk LKPP
Vendor/Pihak Ketiga
Peralatan/Perlengkapan :
1
Daftar Revisi
Penjelasan Singkat :
Mencakup tindakan pemulihan keadaan aplikasi SPSE akibat kendala teknis apapun yang
terjadi.
Definisi :
1.
IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada
Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis EProcurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan
Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.
2.
Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas
memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement.
3.
Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari
personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP
Bagian Infrastruktur LPSE adalah personil yang memiliki tugas dan kewenangan pada
infrastruktur LPSE
Peringatan :
1.
2.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
353
Mutu Baku
No
Aktivitas
Bagian Infrastruktur
LPSE
Administrator
LPSE/Technical
Support
ITO LKPP
Vendor
Helpdesk LKPP
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
Output
Keterangan
10 menit
Mulai
a.
b.
10 menit
1 jam
Selesai
a.
b.
N/A
30 menit
Selesai
power listrik
backup
hasil
pemeriksaan
second power
backup
Mulai
a.
30 menit
b.
15 menit
c.
30 menit
Selesai
koneksi
internet ke
akses Link
internet backup
hasil
pengecekan
Server
Collocation
354
Mutu Baku
No
Aktivitas
Bagian Infrastruktur
LPSE
Administrator
LPSE/Technical
Support
ITO LKPP
Vendor
Helpdesk LKPP
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
Output
Keterangan
Server down/mati
Mulai
a.
15 menit
b.
15 menit
c.
30 menit
d.
15 menit
e.
4.2
b.
c.
1 jam
Selesai
hasil
pemeriksaan
sistem secara
keseluruhan
Mulai
5 menit
1 jam
5 menit
hasil
pemeriksaan
suhu
Selesai
4.3
hasil
pemeriksaan
power server,
hasil
pemeriksaan
temperatur
hasil
pemeriksaan
terhadap virus
hasil
pemeriksaan
power supply
a.
5 menit
b.
30 menit
c.
30 menit
d.
15 menit
e.
1 jam
Selesai
hasil
pengecekan
355
Mutu Baku
No
Aktivitas
4.4
Bagian Infrastruktur
LPSE
Administrator
LPSE/Technical
Support
ITO LKPP
Vendor
Helpdesk LKPP
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
Output
hasil
identifikasi
masalah
hasil
pemeriksaan
kabel Output
Keterangan
a.
15 menit
b.
10 menit
c.
4.5
1 jam
hasil
pengecekan
keseluruhan
Selesai
Mulai
a.
5 menit
b.
5 menit
c.
5 menit
hasil
pemeriksaan
keseluruhan
Selesai
4.6
hasil
pemeriksaan
Kabel power
hasil
pemeriksaan
Koneksi kabel
a.
10 menit
b.
10 menit
c.
15 menit
d.
hasil
pemeriksaan
Kabel power
hasil
pemeriksaan di
control front
hasil
pengecekan
UPS secara
N/A
Selesai
eskalasi
356
Mutu Baku
No
Aktivitas
4.7
Bagian Infrastruktur
LPSE
Administrator
LPSE/Technical
Support
ITO LKPP
Vendor
Helpdesk LKPP
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
Keterangan
Mulai
15 menit
1 jam
c.
d.
e.
2 jam
f.
1 jam
2 jam
backup data di
server ke media
backup
30 menit
Selesai
Output
restore data
a.
b.
c.
10 menit
print screen
aplikasi error
5 menit
30 menit
Selesai
357
LEMBAR PENGESAHAN
UJI FORENSIK
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
358
Nomor SOP
53/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
Panitia Pengadaan
Helpdesk LPSE
Helpdesk LKPP
Peralatan/Perlengkapan :
1
Penjelasan Singkat :
Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh panitia pengadaan untuk
melakukan uji forensik terhadap dokumen penawaran.
Tujuan :
1
Peringatan :
1.
2.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Definisi :
1.
Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas
memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement.
2.
Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari
personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.
3.
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
Dukungan Pengguna LPSE.
Keterkaitan :
359
UJI FORENSIK
No
Aktivitas
Panitia Pengadaan
Uji Forensik
1 Panitia pengadaan pada tahap pembukaan penawaran menemukan
satu atau lebih file penawaran tidak dapat didekripsi /tidak berhasil
dibuka.
Pelaksana
Helpdesk LPSE
Helpdesk LKPP
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
Keterangan
Waktu
Output
Mulai
N/A
File penawaran tidak dapat di
buka/didekripsi/didownload
N/A
File penawaran tidak dapat di
buka/didekripsi/didownload
Gagal
Pemberitahuan file
penawaran dapat
didekripsi
360
c.
Berita Acara
Kesaksian Pembukaan
file penawaran dan
surat keterangan
bahwa file penawaran
tidak dapat dibuka
1 hari
1 hari
berhasil
a.
Gagal
361
1 hari
N/A
file penawaran dapat
didekripsi oleh panitia
1 hari
1 hari
hasil uji forensik dari
Lembaga Sandi Negara
1 hari
Hasil uji forensi dari Lembaga Sandi
Negara
Helpdesk LPSE menyampaikan surat keterangan dari LKPP
atas hasil uji forensik
Selesai
1 hari
Surat Keterangan dari LKPP
362
UJI FORENSIK
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
363
LAMPIRAN-LAMPIRAN
1.
Tanggal
Berupa
1.
a.
Id Lelang
b.
Nama Lelang
c.
Jenis Penawaran
d.
Nama File
e.
Ukuran
f.
g.
Private Key
h.
Keterangan
Yang Menerima,
Mengetahui,
Yang Menyerahkan,
Nama
Nama
Nama
Bagian
Bagian
Bagian
364
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
365
Nomor SOP
54/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H.Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
4
Peralatan/Perlengkapan :
Penjelasan Singkat :
Manajemen Insiden Keamanan Informasi SPSE meliputi setiap peristiwa yang mengganggu,
mengancam, membocorkan dan merusak informasi SPSE. Insiden keamanan informasi ini
tidak dapat ditangani oleh technical support LPSE sendirian dan jika dalam organisasi
LPSE/LKPP sudah ada fungsi Koordinator Staff Keamanan Informasi tetapi jika belum ada
fungsi ini maka Kepala LPSE akan bertindak sebagai Staff Keamanan Informasi yang
memberikan arahan manajerial dan technical support sebagai pelaksana teknis
1
2
Ruang lingkup Insiden Kemanan Informasi terdiridari 2 bagian yaitu disebabkan oleh
program jahat (Worm, Virus, Backdoor dan sejenisnya) dan aktivitas peretas. Aktivitas peretas
yang harus ditangani adalah percobaan pemaksaan akses pada sistem, akses oleh pengguna
yang tidak diotorisasi, penghapusan peretas dari sistem
Tujuan :
SOP Penanganan Insiden Keamanan Informasi SPSE disusun dengan tujuan untuk mencegah
atau meminimalkan kerugian yang ditimbulkan dari insiden ini dan jika sudah menggangu
layanan SPSE maka SOP ini juga bertujuan mengembalikan operasi layanan normal secepat
mungkin dan meminimalkan dampak negatif terhadap operasi bisnis, sehingga memastikan
bahwa tingkat terbaik kualitas layanan dan ketersediaan dipertahankan
Peringatan :
1.
2.
Definisi :
1
Insiden Keamanan Informasi SPSE adalah kejadian yang terjadi dan tidak
diperkirakan/direncanakan pada infrastruktur dan sistem TIK di LPSE. Kejadian
tersebut menimbulkan gangguan bisnis utama LPSE dan tidak dapat ditangani oleh
Technical Support di Level 1
2.
Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari
personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP
Administrator Sistem LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi
Unit Administrasi Sistem Elektronik pada LPSE
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
366
Aktivitas
TUS
Mutu Baku
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
10 menit
1 jam
1 jam
1 jam
3 jam
2 jam
1 jam
1 jam
Output
Keterangan
Disconnect
10 menit
Selesai
367
Pelaksana
Mutu Baku
Support (TUS
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
pada LKPP)
Prosedur Penanganan Insiden Keamanan Informasi Karena Aktivitas Perentas Yang Memaksa Akses Pada Sistem
1 Mengidentifikasi masalah dengan cara mencari
Log book Sistem
3 jam
Mulai
sumber serangan berdasarkan file sistem log dan
koneksi jaringan aktif
No
Aktivitas
Administrator LPSE
Kepala LPSE
1 jam
1 jam
2 jam
1 jam
Output
Keterangan
Selesai
368
Pelaksana
Mutu Baku
Administrator LPSE Kepala LPSE
Support (TUS
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
LKPP)
Prosedur Penanganan Insiden Keamanan Informasi Karena Aktivitas Perentas/Pengguna Yangpada
Tidak
Diotorisasi Telah Masuk Ke Sistem
1 Jika diidentifikasi adanya aktivitas pada sistem
5 menit
Mulai
yang tidak diotorisasi, Administrator sistem LPSE
sistem harus mengambil langkah darurat untuk
menghubungi pihak yang terkait kurang dari 5
menit setelah kejadian diketahui
2 Pihak yang terkait akan memutuskan untuk
15 menit
membiarkan aktifitas tersebut berlanjut dulu atau
harus segera dihentikan
3 Langkah yang diambil tersebut akan diberitahukan
30 menit
kepada staf yang lebih tinggi dalam waktu kurang
dari 30 menit dan melakukan eskalasi pada level
manajement (kepala LPSE/LKPP) serta Support
level 2 (TUS ) atau Support Level 3 (ITO )
No
Aktivitas
Output
Keterangan
Selesai
369
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
370
Nomor SOP
55/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
3
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
4
Peralatan/Perlengkapan :
Definisi :
1
Penjelasan Singkat :
2 Dampak Dampak ditentukan oleh berapa banyak personil atau fungsi yang terpengaruh.
Ada tiga kelas dampak :
Manajemen Insiden meliputi setiap peristiwa yang mengganggu, atau yang dapat
mengganggu, layanan. Ini termasuk peristiwa yang dikomunikasikan secara langsung oleh
pengguna atau staf LPSE melalui Service Desk .
Tujuan :
SOP Penanganan Insiden Infrastruktur disusun dengan tujuan untuk mengembalikan operasi
layanan normal secepat mungkin dan meminimalkan dampak negatif terhadap operasi bisnis,
sehingga memastikan bahwa tingkat terbaik kualitas layanan dan ketersediaan dipertahankan.
'Layanan operasi normal' didefinisikan di sini sebagai operasi layanan dalam batas SLA
Peringatan :
1.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
2.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
Keterkaitan :
3 - Rendah - Isu mencegah pengguna dari melakukan sebagian dari tugas mereka.
2 - Medium - Isu mencegah pengguna dari melakukan fungsi waktu kritis sensitif.
Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas
memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement.
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses
administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan
371
Aktivitas
Helpdesk /
Administrator
sistem LPSE
Kepala LPSE
Helpdesk LKPP
Mutu Baku
Technical
Support
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
Output
15 menit
15 menit
30 menit
arahan kepala
LPSE (arahan
kebijakan
prosedur )
30 menit
arahan kepala
LPSE/arahan
pimpinan yang
berwenang
(arahan
kebijakan
prosedur )
30 menit
hasil diagnosa
hasil diagnosa
30 menit
hasil review
atas hasil
diagnosa
Keterangan
15 menit
Mulai
1 jam
10
1 jam
11
1 jam
catatan
terjadinya
insiden
prioritas tindak
lanjut insiden
dokumentasi
dan
pengawasan
penyelesaian
insiden jika hal
372
12
1 jam
13
1 jam
14
dokumentasi
dan
pengawasan
penyelesaian
insiden jika hal
tersebut pada
sistem helpdesk
30 menit
Selesai
373
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
374
Nomor SOP
56/SOP/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
30-Nov-12
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
2-Jan-13
Disahkan Oleh
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
1
2
3
4
5
Kualifikasi Pelaksana :
1
2
3
4
Peralatan/Perlengkapan :
Pencatatan dan Pendataan :
Definisi :
1
Penjelasan Singkat :
Manajemen Insiden meliputi setiap peristiwa yang mengganggu, atau yang dapat
mengganggu, layanan. Ini termasuk peristiwa yang dikomunikasikan secara langsung oleh
pengguna atau staf LPSE melalui Service Desk dan jika insiden tidak dapat diselesaikan
dieskalasi ke staff di LKPP
Tujuan :
SOP Penanganan Insiden SPSE disusun dengan tujuan untuk mengembalikan operasi layanan
normal secepat mungkin dan meminimalkan dampak negatif terhadap operasi bisnis, sehingga
memastikan bahwa tingkat terbaik kualitas layanan dan ketersediaan dipertahankan.
'Layanan operasi normal' didefinisikan di sini sebagai operasi layanan dalam batas SLA
Peringatan :
1.
2.
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
ditetapkan.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh
pelaksana.
3 - Rendah - Isu mencegah pengguna dari melakukan sebagian dari tugas mereka.
2 - Medium - Isu mencegah pengguna dari melakukan fungsi waktu kritis sensitif.
Keterkaitan :
6
IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada
Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis EProcurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan
Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.
Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari
personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi
Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan
dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP
Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan
proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan
semestinya.
375
Aktivitas
Helpdesk /
Administrator LPSE
Kepala LPSE
Mutu Baku
TUS
ITO
Persyaratan/Perlengkapan
Waktu
Output
15 menit
Muncul
permasalahan
15 menit
15 menit
20 menit
Prioritas
permasalahan
diketahui
30 menit
30 menit
15 menit
2 jam
2 jam
10
Mulai
Keterangan
2 jam
376
11
2 jam
hasil konsultasi
12
1 jam
dokumen tasi
penyelesaian
insiden
13
1 jam
Selesai
377
LEMBAR PENGESAHAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
MENGETAHUI:
DIBUAT OLEH:
MENYETUJUI:
(Ikak G. Patriastomo)
(Selamet Budiharto)
(Bima H. Wibisana)
Direktur e-Procurement
378
Nomor IK
5/IK/LPSE/D.2/2012
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
30-Nov-2012
2-Jan-2013
Bima H. Wibisana
Dasar Hukum :
Kualifikasi Pelaksana :
1.
1.
Elektronik.
2.
3.
Customer
2.
4.
PermenPAN
Nomor:
PER/21/M.PAN/11/2008
tentang
Pedoman
Tujuan :
Perlengkapan :
Instruksi kerja ini bertujuan sebagai panduan dalam memberikan solusi tentang
penanggulangan error di aplikasi SPSE dan Menyelesaikan masalah error di
aplikasi SPSE
Penjelasan Singkat :
379
1.
2.
berlangsung selama proses instalasi aplikasi SPSE masih berjalan dan belum
selesai. Errorhandlinge-Procurement adalah suatu kegiatan maintenance yang
diberikan oleh ITO kepada LPSE, terhadap error/masalah aplikasi SPSE yang
digunakan oleh LPSE. Errorhandling terbagi menjadi 3 prosedur check system
user, network, danservice/aplikasi. Setiap prosedur terdiri dari aktivitas-aktivitas
yang mendukung penyelesaian proses errorhandling. Aktivitas-aktivitas tersebut
dilakukan sesuai permintaan/request dari LPSE. Request tersebut akan di kirim
melalui CRM oleh TUS.
Teknik Penyajian :
Peringatan :
Teknik yang digunakan untuk menyusun dan menyajikan Instruksi Kerja Error
1.
ditetapkan.
Bagan Arus
2.
Tabular
Keterkaitan :
Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan
2.
Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun
output dikatagorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan
oleh Pelaksana.
Definisi :
380
Instruksi Kerja :
Prosedur errorhandling
Error Handling
Customer
TUS
ITO
Uraian
Mulai
Request
pemeriksaan error
oleh customer
Penerimaan
request error oleh
TUS
CRM
Penerimaan
request error oleh
dispatcher ITO
# Check OS :
- Memory
- CPU Load
- HDD Space
- Kernel
Pemeriksaan
system user
Error
2.
Pemeriksaan
network
# Check Internal
#Check External
# Check Apache
# Check Java
# Check PostgreSQL
#Check Tomcat
Pemeriksaan
service/aplikasi
Pemeriksaan
perbaikan error
oleh customer
Konfirmasi selesai
penanganan error
ke LPSE
Konfirmasi selesai
penanganan error
ke TUS
CRM
Complete
Konfirmasi selesai
perbaikan error
Penerimaan
feedback dari
customer
(perbaikan error
selesai)
Konfirmasi
feedback dari
customer
Selesai
381
a)
Kalimat-kalimat pada gambar yang di dalam kotak merah adalah poin-poin yang harus diperhatikan dalam pengecekan error.
Check memory
Free( Check kapasitas memori yang tidak terpakai/free memory, seperti gambar di bawah ini)
Apabila memory yang terpakai >90% maka kapasitas memory harus ditambah.
Cara mengatasi memory>90%,
i.
ii.
iii.
2.
df h ( Check kapasitas HDD yang tidak terpakai/free, seperti gambar dibawah ini)
382
3.
i.
ii.
iii.
Tambahkan HDD
Check kernel
uname a ( Check kernel version) pemeriksaan versi kernel bisa dimonitor dari Operating System.
383
4.
top(Check effesiensi dari penggunaan resource computer, seperti gambar dibawah ini)
384
Vmstat
b)
Tujuan aktivitas ini adalah untuk memeriksa status dari port-port pada di table bawah ini.Pastikan port-port pada table dibawah ini aktif.
IN
OUT
80 (TCP)
80 (TCP)
161 (UDP)
25 (TCP)
1.
Inbound/Outbound
385
Untuk pemeriksaan inbound dan outboundconnection bisa dilakukan dengan 3 cara, yaitu:
PingIP public
traceroute IP public-port (port yang akan diperiksa)
nmap -IP public (khusus untuk pemeriksaan port 80)
hasilnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini
c)
Check service/aplikasi
Langkah-langkahcheck service/aplikasi dibagi menjadi 3, yaitu:
1.
2.
Restart
3.
386
Pemeriksaan Apache
1.
Command diatas bisa berlaku dalam pemeriksaan seluruh proses service/aplikasi dan berguna untuk pemeriksaan fungsi aplikasi.Apabila hasil pemeriksaan tidak sesuai
dengan gambar diatas maka aplikasi tersebut error.
387
Handling :
i.
ii.
iii.
/usr/sbin/apache2ctl e debug
iv.
Cek Konfiguration
2.
Ada 2 cara penyelesaian jika aplikasi tidak bisa dijalankan (error) yaitu:
Restart aplikasi
usr/local/src/apache-tomcat-production/bin/shutdown.sh
usr/local/src/apache-tomcat-production/bin/startup.sh
Handling
Restart aplikasi Kill -9 <#Process ID#>
/usr/local/src/apache-tomcat-production/bin/catalina.sh run
Cek di log /usr/local/src/apache-tomcat-production/logs/catalina.out
3.
388
Command diatas bisa berlaku dalam pemeriksaan seluruh proses service/aplikasi dan berguna untuk pemeriksaan fungsi aplikasi.Apabila hasil pemeriksaan tidak sesuai
dengan gambar diatas maka aplikasi tersebut error.
389
2.
Ada 2 cara penyelesaian jika aplikasi tidak bisa dijalankan (error) yaitu:
Restart aplikasi
usr/local/src/apache-tomcat-production/bin/shutdown.sh
usr/local/src/apache-tomcat-production/bin/startup.sh
3.
Command untuk pelacakan error via catalina.log, seperti pada gambar di bawah ini.
tail n 15 f /usr/local/src/apache-tomcat-latihan/logs/catalina.out
Pemeriksaan postgresql
390
1.
Ada 2 cara penyelesaian jika aplikasi tidak bisa dijalankan (error) yaitu:
Restart aplikasi
etc/init.d/postgresql restart
3.
391
LAMPIRAN
DIREKTORAT e-PROCUREMENT
392
No
Tahapan
1.
Pengumuman Lelang
2.
Pendaftaran lelang
3.
Pemberian Penjelasan
4.
Pemasukan penawaran
5.
Pembukaan penawaran
6.
Evaluasi penawaran
7.
Evaluasi kualifikasi
8.
Pembuktian kualifikasi
9.
Penetapan pemenang
10.
Pengumuman pemenang
11.
Masa sanggah
12
SPPBJ
393
Permasalahan
permintaan perubahan data karena panitia salah input data
penyedia tidak bisa login karena lupa email dan password SPSE
Semua
2,3,4
5,6,7,8,9,10
Semua
Jaringan LPSE
Semua
Kemampuan
Pemulihan
Prioritas
21
10
19
10
10
25
10
10
10
10
14
10
10
13
10
10
11
Change Management
Emergency Change
2,3,4
1,3,5,6,7,9,10
Reputasi
LPSE
1,6,7,9,10
Dampak
Fungsional
Minor Change
Mayor Change
Emergency Change
Minor Change
Minor Change
Mayor Change
Mayor Change
Semua
Mayor Change
Penjelasan:
1. Dampak dari insiden/masalah dapat diukur pada tiga faktor yaitu: dampak Fungsional, Dampak Informasi/Reputasi dan Kemampuan
Pemulihan Insiden. Pemberian bobot dampak dimulai dari angka 1 sampai 10, dengan penjelasan sebagai berikut:
a. Dampak Fungsional: Terendah angka 1 untuk satu fungsi dan maksimum 10 untuk semua fungsi terganggu.
b. Dampak Informasi/Reputasi: Terendah angka 1 untuk reputasi internal dan maksimum 10 untuk Reputasi Nasional LPSE
c. Kemampuan pemulihan dilihat dari seberapa sering masalah ini tejadi dan bisa diselesaikan: Terendah angka 1 untuk palingk sering
terjadi dan angka 10 untuk pertama kali terjadi.
394
2. Dampak Fungsional diukur pada tahapan lelang yang kena dampak yang terdiri dari 12 tahapan dengan fungsi yang terlibat sesuai dengan
penanggung jawabnya. Misalnya masalah Penyedia tidak bisa login karena lupa email dan password SPSE terjadi pada tahapan lelang ke 2
4. Secara kuantitatif fungsi yang terpengaruh ada 3 tahapan.
3. Dampak Informai/Reputasi terkait dengan pelaku pada kegiatan lelang yaitu penyedia, panitia dan pengelola SPSE. Jika terdampak pada
penyedia saja maka reputasi yang terganggu adalah internal penyedia saja, tetapi untuk panitia akan berpengaruh pada kredibilitas yang
cukup menggangu sehingga disini diberikan nilai 5 tetapi jika yang terkena dampak adalah pengelola maka dapat dikatakan reputasi akan
rusak sehingga diberikan angka 10.
4. Nilai prioritas dihitung dengan formula Dampak Fungsional dan Informasi akan dapat diselesaikan dengan kemampuan pemulihan atau
dengan rumus matematikanya adalah:
a. Jika f = dampak fungsional, r = dampak informasi/reputasi dan k = kemampuan pemulihan maka, p= prioritas adalah
b. P = (f * r)/k
c. Semakin besar nilai p maka semakin tinggi prioritas masalah tersebut untuk diselesaikan
d. Tindak lanjut yang harus dilakukan diberikan 3 level yaitu Minor, Mayor dan Emergency Change.
e. Minor Change jika nilai prioritas kurang dari 10 (penyelesaian maksimal 3 (tiga) hari kerja)
f. Mayor Change jika nilai prioritas antara 10 20 (penyelesaian maksimal 2 (dua) hari kerja)
g. Emergency Change jika nilai prioritas diatas lebih dari 20. (penyelesaian maksimal 1 (satu) hari kerja)
5. Khusus untuk masalah jaringan dan email, dampak fungsional nilainya harus disesuaikan dengan pada saat tahapan lelang yang terkena
dampak sehingga nilainya tidak maksimum 10 tetapi seperti yang masalah lainnya. Nilai 10 pada contoh perhitungan diatas diasumsikan jika
terjadi pada awal kegiatan lelang yang dapat berpotensi meyebabkan lelang menjadi gagal dilaksanakan (Worst Case Scenario).
395
Helpdesk LKPP
Gedung SME Tower Lt. 17
Jalan Gatot Subrot Kav.94, Jakarta Selatan 12780
Call Center: 021-71673000
Fax: 021-79181153
Email: helpdesk-lpse@lkpp.go.id
396