FORM INTERVIEW

STANDAR PENGELOLAAN KEPATUHAN

Hari/Tanggal :
Waktu :
Tempat : Ruang LPSE Kota Jambi

Peran Nama

1.
2.
3.

Interview dan Klarifikasi Dokumen

Diskusi dan Tanya Jawab:

1. Untuk meningkatkan pengetahuan terkait kebijakan kepada seluruh personil

LPSE, apa saja yang telah dilakukan?
- Dilaksanakan sosialisasi terhadap seluruh personil LPSE mengenai kebijakan yang
diterapkan di LPSE Kota Jambi, selain pelaksanaan sosialisasi, seluruh personel
LPSE rutin melaksanakan briefing, hasil briefing dibuat dalam dokumen tercetak
beserta informasi-informasi penting mengenai LPSE dan dipasang di papan
pengumuman LPSE Kota Jambi.

2. Setelah dilakukan sosialisasi terkait dengan pemahaman terhadap kebijakan

yang telah dibuat, bagaimana pemahaman personil LPSE terhadap kebijakan
tersebut?
- Berdasarkan hasil observasi para personil LPSE sebagian besar sudah menunjukan
pemahaman terhadap kebijakan yang diterapkan di LPSE Kota Jambi. Hal ini dapat
dilihat dari indikator-indikator sebagai berikut: pengetahuan personil LPSE tentang
pengadaan barang jasa dan kaitannya dengan LPSE yang meningkat serta
berjalannya pelayanan di LPSE karena para personil telah mengetahui kebijakan
LPSE.

3. Apakah fungsi LPSE telah berjalan maksimal dan sudah mencukupi dalam
melaksanakan fungsi yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan layanan LPSE?
- Semua fungsi telah berjalan untuk dapat melaksanakan layanan yang ada di LPSE,
dibuktikan dengan berjalannya layanan LPSE yaitu tim admin, verifikator, helpdesk
maupun trainer untuk panitia mapun penyedia. Namun pelaksanaan trainer masih
dilakukan di ruangan LPSE, karena ruangan pelatihan masih dalam pemenuhan
fasilitas.

4. Apakah ada evaluasi terhadap layanan LPSE?

- Ada evaluasi yang dilaksanakan, dengan meminta penyedia yang datang untuk
mengisi kuesioner penilaian yang telah disediakan serta adanya evaluasi oleh tim
penilai internal LPSE yang dilakukan dua kali dalam setahun (setiap semester).

5. Apakah penggunaan perangkat lunak di LPSE Kota Jambi memiliki lisensi?

- Perangkat lunak atau software berlisensi di PC dan Laptop yang ada di LPSE Kota
Jambi sudah diterapkan sebagian, ada yang sudah memiliki lisensi namun ada juga
yang masih open source.

6. Apakah sudah ada prosedur pengelolaan penilaian internal LPSE, dilakukan

secara konsisten dan berkala, dilaporkan kepada Kepala LPSE, dan telah
 dijadikan bahan sebagai pertimbangan peningkatan layanan LPSE?
- Prosedur untuk pengelolaan penilaian internal LPSE telah ada dan dilakukan sesuai
jadwal secara konsisten, hasil dari penilaian internal LPSE tersebut dilaporkan kepada
kepala LPSE dan dijadikan bahan evaluasi serta pertimbangan untuk peningkatan
layanan LPSE Kota Jambi.

7. Apakah prosedur yang disusun telah memperhatikan peraturan yang berlaku di

Indonesia dan dilakukan pemantauan dan evaluasi atas kepatuhan dari aturan-
aturan tersebut dalam penyelenggaraan layanan LPSE?
- LPSE memiliki prosedur dan standar dengan memperhatikan peraturan yang berlaku
yang telah dipublikasikan secara umum, telah ada program tersusun yang bertujuan
untuk mengevaluasi dan memonitoring seluruh kegiatan LPSE.

8. Apakah pengelolaan server telah sesuai dengan prosedur seperti proses

pencatatan log dan backup?
- Pengelolaan server telah sesuai dengan prosedur dibuktikan dengan Admin yang
melaksanakan proses log dan backup sesuai dengan prosedur yang ada serta
tercatat di standar 11 backup server dan pengelolaan log.

9. Apakah setiap perubahan khususnya layanan telah didokumentasikan?

- Dokumentasi untuk perubahan layanan telah dilakukan oleh admin yang membuat
sesuai prosedur dengan menggunakan form perubahan.

10. Apakah pelayanan pendaftaran penyedia dilaksanakan sesuai prosedur?

- Pelayanan pendaftaran telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ada, dengan
menanyakan apakah sudah terdaftar di LPSE lain atau belum, apakah sudah daftar
online, dilanjut dengan memverifikasi berkas penyedia apabila penyedia baru pertama
kali daftar dan memberikan arahan untuk agregasi saat penyedia sudah bisa login ke
LPSE menggunakan username dan password yang penyedia daftarkan. Terakhir
menunjukkan info kontak LPSE Kota Jambi untuk pertanyaan lebih lanjut.

11. Apakah pelayanan yang dilakukan telah terdokumentasi?

- Pelayanan yang ada seluruhnya telah dibuatkan dokumentasi sesuai dengan
prosedur, seperti buku tamu untuk penyedia yang datang ke LPSE lalu daftar absen
masuk ke ruang bidding room, daftar absen masuk ke ruang server.

12. Bagaimana cara untuk menjamin keberlangsungan layanan?

- Keberlangsungan layanan terjamin dengan berjalannya fungsi dari masing-masing
personel LPSE, seperti Tim admin yang memastikan sistem berjalan sebagaimana
mestinya, helpdesk untuk membantu apabila ada gangguan yang dirasakan
penyedia, verifikator untuk memverifikasi berkas persyaratan penyedia serta trainer
untuk memberi pelatihan kepada panitia maupun penyedia, pengelolaan server
dilaksanakan sesuai kebijakan dan prosedur.

Penyampaian Hasil Assessment

Berdasarkan Hasil Assessment yang dilakukan:
 1. Penerapan Pengelolaan Kepatuhan telah diterapkan dalam setiap proses
layanan LPSE Kota Jambi, baik dalam bentuk kebijakan standar operasional
prosedur, serta ditunjang oleh form-form pencatatan/dokumentasi dalam
memastikan tingkat layanan LPSE.

2. LPSE Kota Jambi telah dapat melaksanakan pelayanan dengan baik, sesuai
dengan standar operasional prosedur .

3. Rekomendasi Perbaikan: Penggunaan perangkat lunak atau software yang

masih beberapa belum berlisensi, untuk secepatnya diganti dengan
menggunakan open source, pemenuhan akan kebutuhan ruangan dan fasilitas
pendukung lainnya untuk meningkatkan pelayanan LPSE agar terus diusulkan
melalui Sekretariat Daerah Kota Jambi.

PENUTUPAN
Interview ini dilakukan se-objektif mungkin dengan mendasarkan Penilaian Proses
Standarisasi pada kepatuhan LPSE Kota Jambi terhadap 17 Standar LPSE yang telah
ditetapkan dan juga segala peraturan perundang-undangan yang berlaku di Republik
Indonesia.

Ketua Tim Penilai Faktual Kepala LPSE

Kota Jambi

( ) ( )