Pembukuan Standard Operating Procedure 24032017

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 1
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas perkenan-Nya kami dapat
menyelesaikan draft Standard Operating Procedure (SOP) Versi I untuk pelaksanaan
administrasi di lingkungan FTTM. Kami berharap SOP ini kedepannya dapat dijadikan sebagai
panduan dan proses evaluasi terhadap pelaksanaan administrasi di lingkungan FTTM.
Draft SOP ini membahas tahapan pelaksanaan administrasi dalam bidang akademik,
kepegawaian, keuangan, sarana dan prasarana, kerja sama, serta sistem informasi. Adapun
SOP dari setiap bidangnya yang kami sampaikan di dalam draft ini baru beberapa hal dan
kedepannya akan segera kami lengkapi.
Kami mohon dengan hormat agar Bapak dan Ibu berkenan memberikan masukan ataupun
koreksi untuk dapat melengkapi dan memperbaiki draft SOP Versi I ini.
Salam.
Tim Penyusun

DAFTAR ISI
Kata Pengantar.................................................................................................................................... 2
Daftar Isi .............................................................................................................................................. 3
SOP BIDANG AKADEMIK & KEMAHASISWAAAN ................................................................................. 7
1. SOP Permohonan Surat Keterangan ........................................................................................... 8
2. SOP Legalisir Ijazah...................................................................................................................... 9
3. SOP Pembuatan Ijazah Bahasa Inggris ...................................................................................... 11
4. Pembuatan transkrip Akademik Untuk Alumni ........................................................................ 12
5. SOP Pengurusan KTM/KSM Hilang ............................................................................................ 13
6. SOP Pemrosesan Daftar Nilai Akhir (DNA) ................................................................................ 14
7. SOP Permohonan Undur Diri Mahasiswa ................................................................................. 16
8. SOP Penutupan Kelas ................................................................................................................ 18
9. SOP Perwalian ........................................................................................................................... 20
10. SOP Perkuliahan ...................................................................................................................... 22
11. SOP Tugas Akhir ...................................................................................................................... 24
12. SOP PRA SIDANG/ TA 1/ Seminar............................................................................................ 25
13. SOP Sidang Tugas Akhir ........................................................................................................... 26
14. SOP Kerja Praktik ..................................................................................................................... 28
15. SOP Sidang Kerja Praktik ......................................................................................................... 30
SOP BIDANG KEPEGAWAIAN............................................................................................................. 32
1. SOP Usulan Kenaikan Jabatan Dosen ........................................................................................ 33
2. SOP Pengajuan Perjalanan Dinas ke Luar Negeri/Dalam Negeri Dosen ................................... 35
3. SOP Penugasan Dosen ke Fakultas/Sekolah dan Instansi Lain ................................................. 36
4. SOP Pengusulan Asisten Akademik ........................................................................................... 37
5. SOP Pengusulan Pegawai dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) ........................... 38
6. SOP Penilaian Kinerja Staf Dosen .............................................................................................. 40
7. SOP Penilaian Kinerja Tenaga Kependidikan............................................................................. 41
8. SOP Pengajuan Beban Lebih (Insentif Pengajaran FTE) ............................................................ 42
9. SOP Pengajuan Kerja Lembur.................................................................................................... 44
10. SOP Pengajuan Kenaikan Pangkat Tenaga Kependidikan ....................................................... 45
11. SOP Pengajuan Belanja Pegawai ............................................................................................. 46
12. SOP Pengisian FRK dan FED..................................................................................................... 47
13. SOP Sertifikasi Dosen Internal................................................................................................. 48
14. SOP Sertifikasi Dosen Eksternal .............................................................................................. 49
SOP BIDANG KEUANGAN .................................................................................................................. 51

1. SOP Persiapan Rancangan Kerja Anggaran ............................................................................... 52
2. SOP Pengajuan Kegiatan Dan Penelitian Mahasiswa ................................................................ 55
3. SOP Realisasi Anggaran Barang dan Jasa Sistem Pembayaran
kepada Pihak Ketiga (< 10 juta) .................................................................................................... 57
4. SOP Realisasi Anggaran Barang dan Jasa Sistem Pembayaran kepada
Pihak Ketiga (10 juta - ≤ 50 juta) – Unit ........................................................................................ 58
5. SOP Realisasi Dana Kas Operasional (Maksimal 5 juta) ............................................................ 59
6. SOP Pengajuan Pembayaran Honor Asisten Praktikum dan Mata Kuliah ................................ 60
7. SOP Pengajuan Dana UMK ........................................................................................................ 61
8. SOP Pengajuan Dana Perjalanan Dinas Sistem Reimburse ....................................................... 62
9. SOP Pengajuan Pembayaran Honor Dosen LB ......................................................................... 63
SOP KEGIATAN KERJASAMA (KERMA) NON-ALIHAN ........................................................................ 64
1. SOP Persiapan Pencairan Kerma Non-Alihan ............................................................................ 65
Pihak Ketiga (< 10 juta) ................................................................................................................. 67
Pihak Ketiga (10 juta - ≤ 50 juta) - Unit ......................................................................................... 68
SOP KEGIATAN KERJASAMA (KERMA) ALIHAN ................................................................................. 69
1. SOP Persiapan Pencairan Kerma .............................................................................................. 70
2. Pencairan Honor KERMA Alihan............................................................................................... 72
3. SOP Pencairan Dana Barang dan Jasa KERMA Alihan Kepada Pihak Ketiga (<10jt) ................. 73
4. SOP Pencairan Dana Barang dan Jasa KERMA Alihan Kepada Pihak Ketiga (10 - <50jt) .......... 74
5. SOP Laporan Penggunaan Dana (LPD) Kerma Alihan ............................................................... 75
SOP BIDANG SARANA DAN PRASARANA .......................................................................................... 76
1. Alur Tahapan Peminjaman Altim Dan Albar ............................................................................ 77
2. Alur Tahapan Peminjaman Aula Gedung Energi (1 th-2th kedepan) ....................................... 78
3. Alur Tahapan Pelaksanaan Ri (Barang Dan Modal).................................................................. 79
4. Alur Tahapan Pelaksanaan Belanja Barang Dan Jasa Jalur Unit Kerja < 50 Juta ...................... 80
5. Alur Tahapan Pengajuan Item Barang Baru ............................................................................. 81
6. Alur Tahapan Pelaksanaan Belanja Jasa Perawatan Bangunan
Jalur Logistik (kontrak Payung) ..................................................................................................... 82
7. Alur Pelaksanaan Belanja Barang Habis , Jasa & Modal Penelitian (Fakultas) ........................ 83
8. Alur Tahapan Pelaksanaan Ri (Rencana Implementasi) ........................................................... 84
9. Alur Tahapan Perbaikan Minor Dan Urgent Fasilitas Prodi (dana unit kerja) .......................... 85
SOP BIDANG SISTEM INFORMASI ..................................................................................................... 87
1. SOP Perbaikan komputer (Notebook/pc), Jaringan & Instalasi Software (Helpdesk).............. 88
2. SOP Pembuatan Akun Internet (AI3) (Dosen, Tendik, Mahasiswa & Tamu)............................ 89

3. SOP Permohonan penampilan Kegiatan/ berita pada Website Fakultas................................. 90
4. SOP Pengajuan Teleconference ............................................................................................... 91
TIM PENYUSUN ...................................................................................................................... 93

SOP
BIDANG AKADEMIK
DAN KEMAHASISWAAN

SOP BIDANG AKADEMIK & KEMAHASISWAAAN
1. SOP Permohonan Surat Keterangan

2. SOP Legalisir Ijazah
3. SOP Pembuatan Ijazah Bahasa Inggris
4. SOP Pembuatan transkrip Akademik Untuk Alumni
5. SOP Pengurusan KTM/KSM Hilang
6. SOP Pemrosesan Daftar Nilai Akhir (DNA)
7. SOP Permohonan Undur Diri Mahasiswa
8. SOP Penutupan Kelas
9. SOP Perwalian
10.SOP Perkuliahan
11.SOP Tugas Akhir
12.SOP Pra Sidang /TA 1/ Seminar
13.SOP Sidang Tugas Akhir
14.SOP Kerja Praktik
15.SOP Sidang Kerja Praktik

1. SOP Permohonan Surat Keterangan

2. SOP Legalisir Ijazah

2. SOP Legalisir Ijazah (lanjutan)

3. SOP Pembuatan Ijazah Bahasa Inggris

4. Pembuatan transkrip Akademik Untuk Alumni

5. SOP Pengurusan KTM/KSM Hilang

6. SOP Pemrosesan Daftar Nilai Akhir (DNA)

6. SOP Pemrosesan Daftar Nilai Akhir (DNA) (lanjutan)

7. SOP Permohonan Undur Diri Mahasiswa

7. SOP Permohonan Undur Diri Mahasiswa (lanjutan)

8. SOP Penutupan Kelas

8. SOP Penutupan Kelas (lanjutan)

9. SOP Perwalian

9. SOP Perwalian (lanjutan)

10. SOP Perkuliahan

10. SOP Perkuliahan (lanjutan)

11. SOP Tugas Akhir

12. SOP PRA SIDANG/ TA 1/ Seminar

13. SOP Sidang Tugas Akhir

13. SOP Sidang Tugas Akhir (lanjutan)

14. SOP Kerja Praktik

14. SOP Kerja Praktik (lanjutan)
Keterangan :
 Tanda * berarti tahapan tersebut biasanya tidak ada dalam

15. SOP Sidang Kerja Praktik

SOP
BIDANG KEPEGAWAIAN

SOP BIDANG KEPEGAWAIAN
1. SOP Usulan Kenaikan Jabatan Dosen

2. SOP Pengajuan Perjalanan Dinas ke Luar Negeri/Dalam Negeri Dosen
3. SOP Penugasan Dosen ke Fakultas/Sekolah dan Instansi Lain
4. SOP Pengusulan Asisten Akademik
5. SOP Pengusulan Pegawai dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu
(PKWT)
6. SOP Penilaian Kinerja Staf Dosen
7. SOP Penilaian Kinerja Tenaga Kependidikan
8. SOP Pengajuan Beban Lebih (Insentif Pengajaran FTE)
9. SOP Pengajuan Kerja Lembur
10.SOP Pengajuan Kenaikan Pangkat Tenaga Kependidikan
11.SOP Pengajuan Belanja Pegawai
12.SOP Pengisian FRK dan FED
13.SOP Sertifikasi Dosen Internal
14.SOP Sertifikasi Dosen Eksternal

1. SOP Usulan Kenaikan Jabatan Dosen

1. SOP Usulan Kenaikan Jabatan Dosen (lanjutan)

2. SOP Pengajuan Perjalanan Dinas ke Luar Negeri/Dalam Negeri Dosen

3. SOP Penugasan Dosen ke Fakultas/Sekolah dan Instansi Lain

4. SOP Pengusulan Asisten Akademik

5. SOP Pengusulan Pegawai dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT)

5. SOP Pengusulan Pegawai dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) (Lanjutan)

6. SOP Penilaian Kinerja Staf Dosen

7. SOP Penilaian Kinerja Tenaga Kependidikan

8. SOP Pengajuan Beban Lebih (Insentif Pengajaran FTE)

8. SOP Pengajuan Beban Lebih (Insentif Pengajaran FTE) (lanjutan)

9. SOP Pengajuan Kerja Lembur

10. SOP Pengajuan Kenaikan Pangkat Tenaga Kependidikan

11. SOP Pengajuan Belanja Pegawai

12. SOP Pengisian FRK dan FED

13. SOP Sertifikasi Dosen Internal

14. SOP Sertifikasi Dosen Eksternal

SOP
BIDANG KEUANGAN

SOP BIDANG KEUANGAN
1. SOP Persiapan Rancangan Kerja Anggaran

2. SOP Pengajuan Kegiatan Dan Penelitian Mahasiswa
Pihak Ketiga (< 10 juta)
Pihak Ketiga (10 juta - ≤ 50 juta) - Unit
5. SOP Realisasi Dana Kas Operasional (Maksimal 5 juta)
6. SOP Pengajuan Pembayaran Honor Asisten Praktikum dan Mata Kuliah
7. SOP Pengajuan Dana UMK
8. SOP Pengajuan Dana Perjalanan Dinas Sistem Reimburse
9. SOP Pengajuan Pembayaran Honor Dosen LB

1. SOP Persiapan Rancangan Kerja Anggaran
Pelaksana Mutu Baku
No. Kegiatan Kasubag Direktorat Keterangan
Ketua Prodi Tim RKA Prodi Kabag WDS Kelengkapan Waktu (hari) Keluaran
Keuangan Logistik
Fakultas menerima pagu
anggaran dari WRURK dan
1
1 menyerahkan pagu tersebut Pagu Anggaran 1-2 hari Pagu Anggaran
kepada masing-masing Prodi
(Ketua Prodi)
Tim RKA prodi adalah orang atau
Ketua Prodi meneruskan pagu kelompok yang ditunjuk oleh
2 Pagu Anggaran 1-2 hari Pagu Anggaran
tersebut kepada Tim RKA Prodi 2 WDS untuk mengkoordinir Pagu
Anggaran Prodi
Template penyusunan anggaran
Tim RKA Prodi menyusun rencana
Pagu Anggaran akan diberikan oleh Fakultas
anggaran (rancangan anggaran Rencana
3 & Indikator 5-10 hari berisi data rencana kerja
dan indikator kinerja) selama 1 3 Anggaran
Kinerja (indikator kegiatan) dan rencana
tahun
anggaran (pagu anggaran)
Setelah selesai dibuat, Tim RKA TIDAK
akan menyerahkan kembali
4 rencana anggaran tersebut 4 Rencana
1-3 hari
Rencana
Anggaran Anggaran
kepada Ketua Prodi untuk YA
mendapat persetujuan
Rencana
Bila telah disetujui, Ketua Prodi 5
Rencana Anggaran yang
5 akan menyerahkan rancangan 1-2 hari
Anggaran telah disetujui
anggaran kepada Tim RKA Prodi
oleh Ketua Prodi
Tim RKA Prodi menyerahkan Rencana Rencana

Penyerahan rancangan anggaran
rencana anggaran untuk periode 6 Anggaran yang Anggaran yang
6 1-2 hari dalam bentuk softfile (microsoft
1 tahun kepada Kasubag telah disetujui telah disetujui
Excel)
Keuangan oleh Ketua Prodi oleh Ketua Prodi
Rencana Rencana
7
Kasubag Keuangan menyerahkan Anggaran yang Anggaran yang
7 1-2 hari
rencana anggaran kepada Kabag telah disetujui telah disetujui
oleh Ketua Prodi oleh Ketua Prodi
Kabag akan memeriksa indikator Indikator Kinerja Indikator Kinerja

8 kinerja yang telah dibuat oleh 8 yang disusun 3-5 hari yang disetujui
prodi oleh Prodi oleh Kabag

1. SOP Persiapan Rancangan Kerja Anggaran (lanjutan)
Pelaksana Mutu Baku
Keuangan Logistik
Selanjutnya, Kabag akan
memasukkan indikator kinerja ke Indikator Kinerja Indikator Kinerja
9 Untuk periode 1 tahun rencana
9 sistem sispran 1 dan melaporkan yang disetujui 1-3 hari yang disetujui
anggaran
hasil submit tersebut kepada oleh Kabag oleh WDS
WDS untuk disetujui
Bila telah disetujui, WDS akan TIDAK

Indikator Kinerja Indikator Kinerja
melakukan approval melalui
10 10 yang disetujui 1-2 hari yang disetujui
sistem untuk dilanjutkan proses
oleh WDS oleh WDS
berikutnya oleh Kabag Ya
Kabag memberitahukan Kasubag
Keuangan untuk melanjutkan Rancangan Rancangan
11 11 1-2 hari
proses submit rencana pagu Anggaran Anggaran
anggaran
Kasubag Keuangan akan
memasukkan data pagu anggaran
12 Rancangan Rancangan Untuk periode 1 tahun rencana
12 ke sistem sispran 1 dan 3-5 hari
Anggaran Anggaran anggaran
melaporkan hasil submit tersebut
kepada WDS untuk disetujui
Bila telah disetujui, WDS akan TIDAK Rancangan

13 Rancangan Anggaran yang
13 sistem untuk dilanjutkan proses 1-2 hari
Anggaran disetujui oleh
berikutnya oleh Kasubag
Ya WDS
Keuangan
Kasubag Keuangan dan Tim RKA
Prodi melakukan rencana Rancangan
implementasi ke sistem sispran 1 14 14 Anggaran yang Rencana Untuk periode 1 triwulan (TW)
14 3-5 hari
dan melaporkan hasil submit disetujui oleh Implementasi rencana anggaran
tersebut kepada WDS untuk WDS
disetujui

1. SOP Persiapan Rancangan Kerja Anggaran (lanjutan)
Pelaksana Mutu Baku
Keuangan Logistik
Bila telah disetujui, WDS akan TIDAK
Rencana
15 Rencana Implementasi
15 sistem untuk dilanjutkan proses 1-2 hari
Implementasi yang disetujui
berikutnya oleh Direktorat Ya oleh WDS
Logistik
Rencana
Direktorat Logistik memilah jenis
Rencana Implementasi
belanja yang diajukan oleh Pemilahan hanya untuk Jenis
16 Implementasi yang disetujui
16 fakultas untuk dikategorikan 1-5 hari Belanja Barang, Belanja Jasa
yang disetujui dan telah
berdasarkan pelaksana dan Belanja Barang Modal
oleh WDS dipiliah (berupa
pengadaan
data di sistem)
Rencana
Bila pemilahan telah selesai, Implementasi
17 Rekap data
Kasubag Keuangan akan merekap yang disetujui
17 3-5 hari rencana
data Belanja per masing-masing dan telah
implementasi
Prodi dipiliah (berupa
data di sistem)
Kasubag Keuangan menyerahkan
Rekap data Rekap data
hasil rencana implementasi
18 18 rencana 1-2 hari rencana
kepada masing-masing Tim RKA
implementasi implementasi
Prodi
19 Selesai 19 Pelaksanaan 1 hari Selesai
Perkiraan
30 - 62 Hari
Waktu

2. SOP Pengajuan Kegiatan Dan Penelitian Mahasiswa
Pelaksana Mutu Baku
PPK (Ketua LK
Mahasiswa Tim RKA PRODI Ketua Prodi TU Prodi Dekanat atau Dekan Kelengkapan Waktu Keluaran
Keuangan Keuangan
SPS)
Mahasiswa mengusulkan bantuan kepada Tim RKA 1 Surat Proposal disertai RAB kegiatan dan
1 Proposal 1 - 3 hari
Prodi (Ketua Prodi & Pengelola Keuangan Prodi) permohonan bukti pengeluaran
Tim RKA Prodi menerima usulan bantuan lalu Rekomendasi

Proposal dan
2
memeriksa anggaran dan rencana implementasi serta Tidak surat 3 - 5 hari
Persetujuan Dapat dilakukan via lisan maupun
memberikan info berapa besar bantuan yang dapat 2 Tim RKA ke tulisan
pernyataan
diberikan kepada Ketua Prodi Kaprodi
Apabila usulan bantuan tersebut disetujui dan sesuai
Proposal
dengan rencana implementasi, Ketua Prodi meminta TU Ya yang telah
Wajib melampirkan form data
3 Prodi untuk membuat memo/surat permohonan 3 1 - 3 hari Disposisi anggaran, proposal kegiatan atau
direkomenda
realisasi dengan melampirkan data anggaran, proposal penelitian, dan surat pernyataan
si
kegiatan atau penelitian, dan surat pernyataan
Memo/surat
Memo/surat permohonan realisasi yang telah lengkap
4 4 Disposisi 1 - 2 hari permohonan
kemudian dikirimkan ke fakultas / Kasubag Keuangan
realisasi
Memo/surat
Kasubag Keuangan membuat rekap data bantuan untuk Rekap data Pembuatan SK Dekan dilakukan
5 5 permohonan 3 - 5 hari
selanjutnya digunakan dalam pembuatan SK Dekan bantuan oleh Kasubag Akademik
realisasi
Selanjutnya, Dekanat menandatangani SK Dekan dan Rekap data

6 6 1 - 3 hari Sk Dekan
mengembalikan ke kasubag keuangan bantuan
1. SK Dekan, proposal kegiatan, dan

surat pernyataan; 2. Pengajuan SK
7 PPK bantuan kegiatan atau
penelitian kepada Pejabat Pembuat
Kasubag Keuangan membuat Draft SK PPK dan
Komitmen Belanja Bantuan Sosial
disampaikan ke Lembaga kemahasiswaan untuk strata
7 Sk Dekan 1 - 2 hari Draft SK PPK dan Beasiswa Mahasiswa untuk
sarjana dan Sekolah Pasca Sarjana untuk strata
Program S1 bagi mahasiswa S1 dan
magister dan doktor
kepada Pejabat Pembuat Komitmen
Bantuan Sosial dan Beasiswa
Mahasiswa untuk Program S2 dan
S3 bagi mahasiswa S2 dan S3

2. SOP Pengajuan Kegiatan Dan Penelitian Mahasiswa (lanjutan)
Pelaksana Mutu Baku
PPK (Ketua LK
Mahasiswa Tim RKA PRODI Ketua Prodi TU Prodi Dekanat atau Dekan Kelengkapan Waktu Keluaran
Keuangan Keuangan
SPS)
Ya SK PPK
Setelah SK PPK terbit, Kasubag keuangan mengajukan 9 bantuan Terdiri dari SPP, SK PPK dan daftar
9 1 - 3 hari SPP
SPP ke PPK kegiatan atau nominatif
penelitian
PPK menandatangani usulan bantuan kegiatan dan 10

10 SPP 2 - 4 hari SPP
penelitian dan menyampaikan ke Direktorat Keuangan
Direktorat Keuangan menerima usulan tersebut dan 11 Tidak ada revisi dan tergantung
11 SPP 2 - 5 hari Bantuan Dana
memprosesnya jumlah SPP yang masuk ke Ditkeu
Bantuan akan langsung ditransfer ke rekening Bantuan

12 12 1 - 2 hari Bantuan Dana
mahasiswa ybs Dana
Mahasiswa memberikan laporan kegiatan sebagai

bentuk pertanggungjawaban kegiatan paling lambat 14 Laporan Melampirkan laporan hasil
13 13 Kegiatan 1 - 10 hari
hari setelah kegiatan terlaksana kepada Kasubag kegiatan kegiatan
Keuangan
Perkiraan 21 - 53
Waktu Hari
Keterangan :
 Bantuan yang diberikan bisa digunakan untuk belanja barang habis dan jasa, kecuali belanja barang modal
 Sebaiknya, usulan bantuan kegiatan dan penelitian diajukan setelah kegiatan terlaksana dalam bentuk menyerahkan proposal dan laporan kegiatan kepada TIM RKA Prodi
 Usulan kegiatan harus disampaikan kepada TIM RKA Prodi paling lambat minggu kedua setiap pertengahan triwulan

3. SOP Realisasi Anggaran Barang dan Jasa Sistem Pembayaran kepada Pihak Ketiga (< 10 juta)
Pelaksana Mutu Baku
No. Kegiatan Kasubag Direktorat Direktorat Waktu Keterangan
Kasubag SP Pihak Ketiga Kelengkapan Keluaran
Keuangan keuangan Keuangan (hari)
Memo/surat Kelengkapan dari Pihak ke-3

Kasubag SP memberikan data tagihan kepada Kasubag
1 Tagihan 1 permohonan berupa Kuitansi, e-faktur,
Keuangan 1
realisasi invoice, & surat jalan.
Kasubag keuangan memverifikasi bukti pembayaran

Tidak Memo/surat
Rekomendasi
Bila persyaratan telah lengkap,
2 permohonan 1-2 proses dapat diselesaikan sesuai
dan anggaran 2 SPP
realisasi waktu yang telah ditentukan
Ya
Kasubag Keuangan membuat SPP untuk disampaikan ke 3 SPP yang telah
3 Rekomendasi SPP 1-3
Direktorat Keuangan disetujui
Tidak
Surat Perintah
Setelah semua persyaratan lengkap, Direktorat SPP yang telah Tergantung jumlah SPP yang
4 4 2-5 Membayar
keuangan memproses SPP tersebut disetujui masuk ke Ditkeu
(SPM)
Ya Surat Perintah
5 Direktorat keuangan mentransfer dana ke Pihak Ketiga 1-2 Dana Melalui Bank
5 Membayar (SPM)
6 Selesai 6 Pelaksanaan 1' Selesai
perkiraan waktu 7 - 16 Hari
Keterangan :
 Kelengkapan pengajuan diterima oleh fakultas paling lambat di hari terakhir pada triwulan yang berlangsung

4. SOP Realisasi Anggaran Barang dan Jasa Sistem Pembayaran kepada Pihak Ketiga (10 juta - ≤ 50 juta) – Unit
Pelaksana Mutu Baku
Kasubag SP WDS Pihak Ketiga Kelengkapan Keluaran
Kelengkapan dari Pihak ke-3
Kasubag SP memberikan data kontrak kepada Memo/surat berupa Kontrak lengkap (PO,
Dokumen kontrak
1 Kasubag Keuangan (SOP Pelaksanaan Belanja Barang 1 1 permohonan Receipt, SPK, BAP, BAPP, & BAST),
atau tagihan
dan Jasa dibuat oleh TIM SP) realisasi Kuitansi, e-faktur, invoice, & surat
jalan.
2
Kasubag keuangan memverifikasi bukti pembayaran
Tidak Memo/surat
1-2
Rekomendasi
dan anggaran 2 permohonan realisasi SPP
Kasubag Keuangan membuat SPP yang kemudian Ya SPP yang telah

diserahkan kepada WDS 3 disetujui
WDS menandatangani SPP yang telah disetujui dan SPP yang telah SPP yang telah
4
diserahkan kepada Direktorat Keuangan 4 Tidak disetujui
1-2
disetujui
Setelah semua persyaratan lengkap, Direktorat SPP yang telah Tergantung jumlah SPP yang masuk
5 2-5 rekomendasi
keuangan memproses SPP tersebut 5 disetujui ke Ditkeu
Ya
Direktorat keuangan mentransfer dana ke Pihak

6 6 Rekomendasi 1-2 Dana Melalui Bank
Ketiga
7 Selesai 7 Pelaksanaan 1 Selesai
Perkiraan Waktu 8 - 15 Hari
Keterangan :

5. SOP Realisasi Dana Kas Operasional (Maksimal 5 juta)
Pelaksana Mutu Baku
No. Kegiatan Kasubag Direktorat Waktu Keterangan
User Tim RKA PRODI Ketua Prodi TU Prodi Bendahara Kelengkapan Keluaran
Keuangan keuangan (hari)
User mengusulkan realisasi suatu pekerjaan kepada Tim
1 Usulan 1 -3 Form Mengisi form
RKA Prodi (Ketua Prodi & Pengelola Keuangan Prodi) 1
Tim RKA Prodi menerima usulan pekerjaan lalu memeriksa

Form yang telah
2 anggaran dan rencana implementasi serta memberikan info 2 Tidak Form 3-5
direkomendasi
kepada Ketua Prodi
Apabila usulan kegiatan tersebut disetujui dan sesuai Ya

dengan rencana implementasi, Ketua Prodi meminta TU Form yang telah Form yang telah
3 1 -2
Prodi untuk form permohonan realisasi dengan 3 direkomendasi direkomendasi
melampirkan data anggaran dan detail RAB
Form realisasi yang telah lengkap kemudian dikirimkan ke Form yang telah Form yang telah Kelengkapan : Kuitansi, Faktur
4 4 1-2
Kasubag keuangan direkomendasi direkomendasi pajak, data anggaran
Kasubag keuangan memverifikasi bukti pembayaran dan

Tidak Form yang telah Rekomendasi
5 5 2-7
anggaran direkomendasi pembayaran
Ya
Kasubag Keuangan membuat pengajuan DKO untuk 6
Rekomendasi
6 2-5 SPP DKO
disampaikan ke Direktorat Keuangan pembayaran
Jika tidak ada revisi dan

Direktorat keuangan memproses DKO tersebut kemudian 7 tergantung jumlah SPP yang
7 SPP DKO 2-3 DKO
mentransfer dana ke Rekening Fakultas masuk ke Ditkeu, waktu
pelaksanaan dapat tercapai
8 Bendahara memberikan DKO kepada Tim RKA Prodi 8 DKO 2-3 DKO
Perkiraan 15 - 31
Waktu Hari
Keterangan :
 User adalah pihak yang berkepentingan dalam penggunaan dana Prodi yaitu dosen dan tenaga kependidikan

6. SOP Pengajuan Pembayaran Honor Asisten Praktikum dan Mata Kuliah
Pelaksana Mutu Baku
No. Kegiatan Mahasiswa/Asi Kasubag Direktorat Kasubag Direktorat Waktu Keterangan

Dosen Kaprodi Tim RKA Prodi Kelengkapan Keluaran
sten Akademik Kepegawaian Keuangan keuangan (hari)
1. Nama asisten diserahkan paling

lambat 1 bulan setelah waktu
Dosen pengampu MK di prodi memberikan nama 1 Daftar Nama Daftar Nama perkuliahan dimulai; 2.Dilengkapi
1 3-5
asisten ke Kaprodi Asisten Asisten Nama, NIM, fotokopi KTP, fotokopi
buku tabungan, NPWP bila sudah
memiliki
Kaprodi menyampaikan jumlah asisten kepada Tim Daftar Nama Daftar Nama
2 2 3-5
RKA Prodi dan menyampaikan ke Kasubag Akademik Asisten Asisten
Tim RKA prodi menentukan besaran honor yang akan

Daftar Nama Alokasi
3 dibayarkan dan memasukkan dalam rencana 3 1-3
Asisten Anggaran
implementasi
Usulan nama asisten diserahkan ke Bagian Akademik

4 Daftar Nama
4 untuk selanjutnya dibuatkan SK Dekan dan diserahkan 1-3 SK Dekan
Asisten
ke Kasubag Keuangan
Kasubag keuangan mengajukan SPP ke Direktorat SK

5 2-3 SPP
Kepegawaian 5 Pembayaran
Direktorat Kepegawaian memverifikasi kelengkapan SPP yang

6 6 SPP 2-3
berkas dan menyampaikan ke Direktorat keuangan direkomendasi
Tidak
Direktorat keuangan menerima usulan tersebut dan Ya SPP yang

Tidak ada revisi dan tergantung
7 7 direkomendas 2-5 Honor
memprosesnya jumlah SPP yang masuk ke Ditkeu
i
Honor akan langsung ditransfer ke rekening mahasiswa

8 8 Honor 1-2 Honor
ybs
Perkiraan 16 - 30
Waktu Hari
Keterangan :
 Pembayaran asisten akan dilakukan setiap akhir semester (triwulan 2 dan 4)
 Data asisten yang diberikan ke fakultas meliputi nama dan nomor rekening telah dicek terlebih dahulu untuk menghindari adanya proses retur
 Kebijakan penentuan honor asisten diserahkan kepada masing-masing prodi

7. SOP Pengajuan Dana UMK
Pelaksana Mutu Baku

User Tim RKA PRODI TU Prodi Kelengkapan Keluaran
Keuangan Kepegawaian Keuangan (hari)
User mengusulkan UMK kepada Tim RKA Prodi (Ka Prodi & Form yang telah
1 1 Usulan 1-3
Pengelola Keuangan Prodi) diisi
Tim RKA Prodi menerima usulan UMK lalu memeriksa anggaran
2 dan rencana implementasi serta memberikan info kepada Ketua Tidak Form yang telah
3-5
Form yang telah
2 diisi direkomendasi
Prodi
Bila usulan UMK disetujui, TU prodi akan membuat surat/memo
Form yang telah Sistem UMK hanya berlaku bila kegiatan
3 permohonan realisasi dengan melampirkan persyaratan yang Ya 3 direkomendasi
1-3 Disposisi
belum terlaksana
telah dilengkapi
Memo/surat
Surat/memo permohonan realisasi kemudian dikirimkan ke Bagian
4 4 Disposisi 1-2 permohonan
Keuangan Fakultas
realisasi
Selanjutnya, Kasubag keuangan mengajukan UMK ke Direktorat
Memo/surat
Kepegawaian untuk UMK Perjalanan Dinas dan ke Direktorat 5
5 permohonan 1-2 Pengajuan UMK
Keuangan untuk UMK kegiatan khusus seperti kuliah lapangan,
realisasi
darmawisata, dan lainnya
Pengajuan UMK Perjalanan Dinas yang telah disetujui oleh
6 6 Pengajuan UMK 1-2 Disposisi UMK
Direktorat Kepegawaian akan diproses ke Direktorat Keuangan
Direktorat Keuangan akan mentransfer dana yang dibutuhkan ke

7 7 Disposisi UMK 2-4 UMK
Rekening Fakultas sesuai RAB yang diajukan
Bila dana telah diterima, fakultas akan meneruskan kepada Tim
8 8 UMK 1-2 UMK Dilakukan oleh Bendahara
RKA Prodi
9 Tim RKA Prodi meneruskan UMK kepada user 9 UMK 1-2 UMK
PertanggungJawaban UMK disertai

dengan undangan, surat tugas, surat ijin
User harus memberikan pertanggungjawaban keuangan paling
Pertanggung WRSO (bila ke Luar Negeri), SPPD, bukti
10 lambat 14 hari setelah kegiatan dilakukan kepada Kasubag 10 Kegiatan 1 - 10
Jawaban UMK transportasi (tiket travel/KA/pesawat,
Keuangan
boarding pass), bukti akomodasi (kuitansi
hotel)
Keterangan :
 User adalah dosen dan tenaga kependidikan
 Persyaratan yang harus dilengkapi untuk UMK Perjalanan Dinas yaitu undangan, surat tugas, surat ijin WRSO (bila ke Luar Negeri), dan RAB
 Persyaratan yang harus dilengkapi untuk UMK selain Perjalanan Dinas yaitu surat pengajuan dari Prodi dan RAB

8. SOP Pengajuan Dana Perjalanan Dinas Sistem Reimburse
Pelaksana Mutu Baku
User Tim RKA PRODI TU Prodi Bendahara Kelengkapan Keluaran
Keuangan Kepegawaian Keuangan (hari)
User mengusulkan perjalanan dinas kepada Tim RKA Prodi Form yang telah
1 1 Usulan 1-3
(Ka Prodi & Pengelola Keuangan Prodi) diisi
Tim RKA Prodi menerima usulan perjalanan dinas lalu Tidak Form yang telah Form yang telah
2 memeriksa anggaran dan rencana implementasi serta 2 3-5
diisi direkomendasi
memberikan info kepada Ketua Prodi
Bila usulan perjalanan dinas disetujui, TU prodi akan

3 membuat surat/memo permohonan realisasi dengan Ya 3 Form yang telah
1-3 Disposisi
direkomendasi
melampirkan persyaratan yang telah dilengkapi
Memo/surat
Surat/memo permohonan realisasi kemudian dikirimkan ke 4
4 Disposisi 1-2 permohonan
Bagian Keuangan Fakultas
realisasi
Memo/surat
Selanjutnya, Kasubag keuangan mengajukan SPP ke
5 5 permohonan 2-5 Pengajuan SPP
Direktorat Kepegawaian
realisasi
Pengajuan yang telah disetujui oleh Direktorat

6 6 Pengajuan SPP 2-5 Disposisi SPP
Kepegawaian akan diproses ke Direktorat Keuangan
Direktorat Keuangan akan mentransfer dana yang 7 Dana Perjalanan Tergantung jumlah SPP yang masuk ke
7 Disposisi SPP 2-5
dibutuhkan ke Rekening Fakultas sesuai RAB yang diajukan Dinas Ditkeu
Dana
Bila dana telah diterima, fakultas akan meneruskan Dana Dana Perjalanan
8 8 Perjalanan 1-2
Perjalanan Dinas kepada Tim RKA Prodi Dinas
Dinas
Dana
Tim RKA Prodi meneruskan Dana Perjalanan Dinas kepada Dana Perjalanan
9 9 Perjalanan 1-2
user Dinas
Dinas
10 Selesai 10
Pelaksanaan 1 Selesai
Perkiraan 15 - 33
Waktu Hari
Keterangan :
 User adalah dosen dan tenaga kependidikan
 Sistem Reimburse hanya berlaku bila kegiatan telah terlaksana dan persyaratan yang harus dilengkapi yaitu undangan, surat tugas, surat ijin WRSO (bila ke Luar Negeri), SPPD, bukti
transportasi (tiket travel/KA/pesawat, boarding pass), bukti akomodasi (kuitansi hotel)

9. SOP Pengajuan Pembayaran Honor Dosen LB
Pelaksana Mutu Baku

Ketua KK Tim RKA Prodi TU Prodi Dosen LB Kelengkapan Keluaran
keuangan Kepegawaian keuangan (hari)
Ketua KK mengadakan rapat untuk membahas usulan

Usulan dosen Usulan dosen LB
1 pengangkatan dosen LB di level prodi termasuk besaran 1 1-2
LB yang disetujui
honor dosen LB
Usulan dosen
Tim RKA Prodi meneruskan usulan ke TU Prodi untuk
2 2 LB yang 1-3 Surat permohonan
membuat surat permohonan ke Fakultas
disetujui
TU Prodi mengajukan surat permohonan ke Kasubag

Surat permohonan,
keuangan sesuai dengan rencana implementasi dengan Surat
3 3 1-2 SK Rektor, SK PPK,
melampirkan form data anggaran dan data Dosen LB (norek permohonan
Daftar Nominatif
& NPWP)
Surat
permohonan, SK SK Rektor dibuat berdasarkan
Setelah SK Rektor terbit, Kasubag keuangan memproses 4
4 Rektor, SK PPK, 1-3 Pengajuan SPP pengajuan dosen LB oleh Ketua
pengajuan honor dosen LB ke Direktorat Kepegawaian
Daftar KK ke Kasubag Kepegawaian
Nominatif
Direktorat Kepegawaian melanjutkan pengajuan ke

5 5 Pengajuan SPP 2-4 Disposisi SPP
Direktorat Keuangan
Tidak ada revisi dan

Direktorat keuangan menerima pengajuan tersebut dan
6 6 Disposisi SPP 2-5 Honor Dosen LB tergantung jumlah SPP yang
memprosesnya
masuk ke Ditkeu
7 Honor secara langsung diterima oleh dosen LB 7 Honor Dosen LB 1-2 Honor Dosen LB
Perkiraan
10 - 22 Hari
Waktu

SOP KEGIATAN KERJASAMA (KERMA) NON-ALIHAN
1. SOP Persiapan Pencairan Kerma Non-Alihan

Pihak Ketiga (< 10 juta)
Pihak Ketiga (10 juta - ≤ 50 juta) - Unit

1. SOP Persiapan Pencairan Kerma Non-Alihan
Pelaksana Mutu Baku
No. Kegiatan Kasubag Dit. Waktu Keterangan

User WRURK Dit. Logistik Kelengkapan Keluaran
Keuangan Perencanaan (hari)
User mengajukan RAB dan Kontrak Kerma RAB dan kontrak

1 1 1-2 hari RAB dan kontrak Kerma
kepada Kasubag Keuangan Kerma
Kasubag Keuangan memverifikasi RAB RAB kerma yang telah

RAB dan kontrak
2 yang diajukan dan memasukkan data 2 1-5 hari disetujui dan kontrak
Kerma
kontrak ke SIPPM TIDAK kerma
Kasubag Keuangan mengirimkan data Ya

kontrak dan RAB yang telah disetujui 3 RAB kerma yang RAB kerma yang telah
3 kepada Wakil Rektor Bidang Keuangan, telah disetujui dan 1-2 hari disetujui dan kontrak
Perencanaan, dan Pengembangan kontrak kerma kerma
(WRURK)
WRURK memberikan persetujuan RAB 4 RAB kerma yang

4 yang telah dibuat dan meneruskan kepada telah disetujui dan 1-5 hari Disposisi
Direktorat Perencanaan kontrak kerma
Direktorat Perencanaan melakukan entry

data usulan Pagu di SISPRAN 2 dan 5
5 Disposisi 1-3 hari Pagu di Sispran 2
mengirimkan surat pemberitahuan kepada
WDS dan didisposisi ke kasubag keuangan
Proses rencana implementasi

6 untuk belanja pegawai, barang,
Kasubag keuangan melakukan rencana
6 Pagu di Sispran 2 1-5 hari Rencana Implementasi belanja modal, dan jasa dilakukan
implementasi ke SISPRAN 2
setelah mendapat konfirmasi /
persetujuan dari user

1. SOP Persiapan Pencairan Kerma Non-Alihan (Lanjutan)
Pelaksana Mutu Baku
No. Kegiatan Kasubag Dit. Waktu Keterangan

User WRURK Dit. Logistik Kelengkapan Keluaran
Keuangan Perencanaan (hari)
Proses Approval Rencana

Implementasi dapat dilakukan
Kasubag Keuangan melakukan approval Rencana Implementasi
7 Rencana sebanyak 2 kali dalam satu bulan
7 rencana implementasi yang sudah 1-5 hari yang sudah disetujui
Implementasi dengan waktu pelaksanaan
disubmit ke dalam SIPPM oleh FTTM
masing-masing selama 5 hari
kerja
Rencana
8 Rencana Implementasi Pemilahan Jenis Belanja berlaku
Direktorat Logistik melakukan pemilahan Implementasi yang
8 1-3 hari yang sudah disetujui untuk jenis belanja barang, Jasa
Jenis Belanja sudah disetujui
oleh Direktorat Logistik dan barang modal
oleh FTTM
Rencana
9
Setelah pemilahan selesai, Kasubag Implementasi yang
9 Keuangan men-submit formulir realisasi sudah disetujui 1-2 hari FRA
anggaran (FRA) oleh Direktorat
Logistik
10
10 Selesai Pelaksanaan 1 hari Selesai
10 - 33
Perkiraan Waktu
Hari
Keterangan :
 Jangka waktu pelaksanaan kegiatan Belanja Pegawai dari awal s/d pencairan dana kurang lebih 1 bulan
 angka waktu pencairan dana Belanja Pegawai dan Jasa Honor kurang lebih 2 minggu (ditransfer setiap awal bulan berikutnya)
 SOP diatas berlaku untuk KERMA alihan (Riset KK dan Inovasi ITB, Program Pengabdian kepada Masyarakat, Penelitian Unggulan Perguruan Tinggi, Program Magister menuju
Doktor untuk sarjana Unggul, dan Penelitian Riset Insentif SINAS)
 SIPPM adalah Sistem informasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat

2. SOP Realisasi Anggaran Barang dan Jasa Sistem Pembayaran kepada Pihak Ketiga (< 10 juta)
Pelaksana Mutu Baku
No. Kegiatan Penanggung Kasubag Direktorat Direktorat Waktu Keterangan
Pihak Ketiga Kelengkapan Keluaran
jawab kerma Keuangan keuangan Keuangan (hari)
Memo/surat Kelengkapan dari Pihak ke-3
Penanggung jawab kerma memberikan data tagihan
1 1 Tagihan 1 permohonan berupa Kuitansi, e-faktur,
kepada Kasubag Keuangan
realisasi invoice, & surat jalan.
Tidak Memo/surat Bila persyaratan telah lengkap,
Kasubag keuangan memverifikasi bukti pembayaran Rekomendasi
2 2 permohonan 1-2 proses dapat diselesaikan sesuai
dan anggaran SPP
realisasi waktu yang telah ditentukan
3 Ya
Kasubag Keuangan membuat SPP untuk disampaikan ke SPP yang telah
Direktorat Keuangan disetujui
Setelah semua persyaratan lengkap, Direktorat Tidak SPP yang telah

Surat Perintah
Tergantung jumlah SPP yang
4 4 2-5 Membayar
keuangan memproses SPP tersebut disetujui masuk ke Ditkeu
(SPM)
Ya Surat Perintah
5 Direktorat keuangan mentransfer dana ke Pihak Ketiga 5 1-2 Dana Melalui Bank
Membayar (SPM)
perkiraan waktu 7 - 14 Hari
Keterangan :
 Kelengkapan pengajuan diterima oleh fakultas paling lambat di hari terakhir minggu ke-2 dan ke-4 setiap bulan

3. SOP Realisasi Anggaran Barang dan Jasa Sistem Pembayaran kepada Pihak Ketiga (10 juta - ≤ 50 juta) - Unit
Pelaksana Mutu Baku
Kasubag SP WDS Pihak Ketiga Kelengkapan Keluaran
Kelengkapan dari Pihak ke-3
Kasubag SP memberikan data kontrak berupa Kontrak lengkap
Memo/surat
kepada Kasubag Keuangan (SOP 1 Dokumen kontrak (PO, Receipt, SPK, BAP,
1 1 permohonan
Pelaksanaan Belanja Barang dan Jasa atau tagihan BAPP, & BAST), Kuitansi, e-
realisasi
dibuat oleh TIM SP) faktur, invoice, & surat
jalan.
Kasubag keuangan memverifikasi bukti Memo/surat Rekomendasi

2
pembayaran dan anggaran
2 Tidak permohonan realisasi
1-2
SPP
Ya
Kasubag Keuangan membuat SPP yang SPP yang telah
3 3 Rekomendasi SPP 1-2
kemudian diserahkan kepada WDS disetujui
WDS menandatangani SPP yang telah

SPP yang telah SPP yang telah
4 disetujui dan diserahkan kepada Direktorat 4 1-2
disetujui disetujui
Keuangan
Tidak
Tidak
Setelah semua persyaratan lengkap,
SPP yang telah Tergantung jumlah SPP yang
5 Direktorat keuangan memproses SPP 5 2-5 Rekomendasi
disetujui masuk ke Ditkeu
tersebut
Ya
Direktorat keuangan mentransfer dana ke
6 6 Rekomendasi 1-2 Dana Melalui Bank
Pihak Ketiga
Keterangan :
 Kelengkapan pengajuan diterima oleh fakultas paling lambat di hari terakhir minggu ke-2 dan ke-4 setiap bulan

SOP KEGIATAN KERJASAMA (KERMA) ALIHAN
1. SOP Persiapan Pencairan Alihan

2. SOP Pencairan Honor KERMA Alihan
3. SOP Pencairan Dana Barang dan Jasa KERMA Alihan Kepada Pihak Ketiga
(<10jt)
4. SOP Pencairan Dana Barang dan Jasa KERMA Alihan Kepada Pihak Ketiga
(10 - <50jt)
5. SOP Laporan Penggunaan Dana (LPD) Kerma Alihan

1. SOP Persiapan Pencairan Kerma
Pelaksana Mutu Baku
No. Kegiatan Kasubag Dit. Dit. Dit. Waktu Keterangan

Peneliti LPPM Dit. Logistik Kelengkapan Keluaran
Keuangan Perencanaan Kepegawaian Keuangan (hari)
Waktu pelaksanaan terhitung

Peneliti mengajukan RAB Penelitian
1 1 RAB Penelitian 1-5 hari RAB Penelitian sejak diterimanya surat
kepada Kasubag Keuangan
pemberitahuan dari LPPM
Kasubag Keuangan memverifikasi RAB RAB Penelitian yang

2 2 RAB Penelitian 1-5 hari
yang diajukan TIDAK telah disetujui
Kasubag Keuangan membuat kode file dan Ya RAB Penelitian Kasubag Keuangan melakukan
3 mengunggah file RAB peneliti di SIPPM yang telah 1-3 hari Kode File Entry data prospek kontrak dan
untuk direview oleh LPPM 3 disetujui data Pagu RAB di SIPPM
TIDAK Apabila RAB tidak sesuai akan

LPPM melakukan review terhadap RAB 4
4 Kode File 1-5 hari RAB Definitif dikembalikan ke Peneliti melalui
yang telah diunggah
Fakultas untuk di revisi
YA
Bila telah disetujui, LPPM mengirim surat
5 usulan Pagu anggaran ke Direktorat 5 RAB Definitif 1 hari Pagu Definitif
Perencanaan
Direktorat Perencanaan melakukan entry 6

6 Pagu Definitif 1-2 hari Pagu di Sispran 2
data usulan Pagu di SISPRAN 2
Direktorat Perencanaan mencantumkan 7

Pagu anggaran di SISPRAN dan
7 Pagu di Sispran 2 1-5 hari Pagu SISPRAN
mengirimkan surat pemberitahuan kepada
WDS dan didisposisi ke kasubag keuangan
Kasubag Keuangan memberikan informasi

8 RAB Rencana
8 kepada Peneliti untuk menyiapkan rencana Pagu SISPRAN 1-2 hari
Implementasi
implementasi

1. SOP Persiapan Pencairan Kerma (Lanjutan)
Pelaksana Mutu Baku
No. Kegiatan Kasubag Dit. Dit. Dit. Waktu Keterangan

Peneliti LPPM Dit. Logistik Kelengkapan Keluaran
Keuangan Perencanaan Kepegawaian Keuangan (hari)
Proses rencana implementasi

Peneliti melakukan rencana implementasi RAB Rencana oleh peneliti dapat dibantu oleh
9 1-5 hari Rencana Implementasi
ke SISPRAN 2 9 Implementasi anggota / asisten dan/atau
Kasubag Keuangan
Proses Approval Rencana
Implementasi dapat dilakukan
Kasubag Keuangan melakukan approval Rencana Implementasi
10 Rencana sebanyak 2 kali dalam satu bulan
10 rencana implementasi yang sudah 1-5 hari yang sudah disetujui
Implementasi dengan waktu pelaksanaan
disubmit ke dalam sistem oleh FTTM
masing-masing selama 5 hari
kerja
Rencana
Rencana Implementasi Pemilahan Jenis Belanja berlaku
Direktorat Logistik melakukan pemilahan Implementasi yang
11 11 1-3 hari yang sudah disetujui untuk jenis belanja barang, Jasa
jalur pengadaan sudah disetujui
oleh Direktorat Logistik dan Brang Modal
oleh FTTM
Rencana
Setelah pemilahan selesai, Kasubag Implementasi yang
12 Keuangan men-submit formulir realisasi 12 sudah disetujui 1-2 hari FRA
anggaran (FRA) oleh Direktorat
Logistik
13 - 44
Perkiraan Waktu
Hari
Keterangan :
 Jangka waktu pencairan dana Belanja Pegawai dan Jasa Honor kurang lebih 2 minggu (ditransfer setiap awal bulan berikutnya)
 SOP diatas berlaku untuk KERMA alihan (Riset KK dan Inovasi ITB, Program Pengabdian kepada Masyarakat, Penelitian Unggulan Perguruan Tinggi, Program Magister menuju
Doktor untuk sarjana Unggul, dan Penelitian Riset Insentif SINAS)

2. Pencairan Honor KERMA Alihan
Pelaksana Mutu Baku
No. Kegiatan Kasubag Kasubag Dit. Dit. Keterangan
Tim Kerma Kelengkapan Waktu Keluaran
Keuangan Kepegawaian Kepegawaian Keuangan
Kasubag Kepegawaian membuat SK Tim SK Tim yang
1 Usulan Nama Anggota
1 dan mengirmkan SK tersebut kepada 1-5 hari ditandatangi oleh
Tim
kasubag keuangan Dekan
Kasubag Keuangan mengajukan SPP SK Tim yang
2 belanja pegawai kepada Direktorat 2 ditandatangi oleh 1-2 hari SPP Honor
Kepegawaian Dekan
TIDAK
Direktorat Kepegawaian melakukan SPP Honor yang
3
proses verifikasi SPP belanja pegawai
3 SPP Honor 1-5 hari
direkomendasi
YA SPM (Surat
Bila disetujui, SPP belanja pegawai SPP Honor yang
4 4 1-5 hari Perintah
dikirimkan ke Direktorat Keuangan direkomendasi
Membayar)
Direktorat Keuangan mengeluarkan cek
SPM (Surat Perintah
5 pembayaran dan mengirimkan ke 5 1-5 hari Cek Pembayaran
Membayar)
Direktorat Kepegawaian
Direktorat Kepegawaian melakukan
proses pembayaran honor pegawai
6 Cek Pembayaran 1-5 hari Honor
kepada masing-masing anggota secara 6
langsung
Keterangan :
 Jangka waktu pencairan dana Belanja Pegawai dan Jasa Honor kurang lebih 2 minggu (ditransfer setiap awal bulan berikutnya)

3. SOP Pencairan Dana Barang dan Jasa KERMA Alihan Kepada Pihak Ketiga (<10jt)
Pelaksana Mutu Baku
No. Kegiatan Kasubbag Keterangan
Peneliti WDS Bendahara Pihak Ketiga Kelengkapan Waktu Keluaran
Keuangan
Peneliti membuat memo/surat
1 Kelengkapan dari Pihak Memo/surat
permohonan realisasi yang telah
1 ke-3 : Kuitansi, e-faktur, 1-5 hari permohonan
lengkap dan mengirim ke Kasubag
TIDAK invoice, & surat jalan. realisasi
Keuangan
Kasubbag Keuangan 2 Memo/surat Rekomendasi

2 memverifikasi bukti pembayaran 1-3 hari
permohonan realisasi Pembayaran
dan anggaran
YA
Bila telah disetujui, Kasubag
Keuangan menyerahkan SPP 3 Rekomendasi
3 1-3 hari SPP
kepada WDS untuk memberikan Pembayaran
Persetujuan Pembayaran
SPP yang telah disetujui
diserahkan kembali kepada
4 Cek
4 kasubag keuangan untuk SPP 1-2 hari
Pembayaran
diteruskan kepada bendahara
agar dibuat cek
Bendahara membayar dana

5 kepada Pihak Ketiga atau tim 5 Cek Pembayaran 1-2 hari Dana
peneliti
6 Selesai Pelaksanaan 1 hari Selesai

6
Keterangan :
 Jangka waktu pengajuan dana penelitian kurang dari 10 juta pencairan dana kurang lebih 7 hari kerja
 SOP ini berlaku untuk pembayaran secara langsung kepada pihak ketiga dan reimburse kepada penelit

4. SOP Pencairan Dana Barang dan Jasa KERMA Alihan Kepada Pihak Ketiga (10 - <50jt)
Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Kasubag Pihak Keterangan
Kasubag SP WDS Bendahara Kelengkapan Waktu Keluaran
Keuangan Ketiga
Kelengkapan dari Pihak
1 ke-3 berupa Kontrak
Kasubag SP memberikan Dokumen Memo/surat
lengkap (PO, Receipt,
1 dokumen kontrak atau tagihan TIDAK kontrak atau 1-2 hari permohonan
SPK, BAP, BAPP, &
kepada Kasubag Keuangan tagihan realisasi
BAST), Kuitansi, e-faktur,
invoice, & surat jalan.
Memo/surat
Kasubag keuangan memverifikasi Rekomendasi
2 2 permohonan 1-3 hari
dokumen dari Kasubag SP Pembayaran
YA realisasi
Bila telah disetujui, Kasubag SPP yang
Keuangan menyerahkan SPP 3 Rekomendasi telah
3 1-3 hari
kepada WDS untuk memberikan Pembayaran ditandatanga
Persetujuan Pembayaran ni oleh WDS
SPP yang telah disetujui SPP yang
diserahkan kembali kepada 4 telah Cek
4 1-3 hari
kasubag keuangan untuk ditandatangan Pembayaran
diteruskan kepada bendahara i oleh WDS
Bendahara mentransfer dana ke Cek
5 5 1-2 hari Dana
Pihak Ketiga Pembayaran
Perkiraan
6 - 14 Hari
Waktu
Keterangan :
 Jangka waktu pengajuan dana penelitian >10 juta s/d 50 Juta pencairan dana kurang lebih antara 7 - 14 hari kerja

5. SOP Laporan Penggunaan Dana (LPD) Kerma Alihan
Pelaksana Mutu Baku
No. Kegiatan Kasubag Waktu Keterangan
Tim Peneliti Dekan Kelengkapan Keluaran
Keuangan (hari)
Dokumen kontrak, Data rekapitulasi mencakup

Kasubag Keuangan melakukan 1 Rekapitulasi
1 tagihan dan bukti 1-5 hari belanja pegawai, barang, jasa dan
rekapitulasi penggunaan dana kerma Penggunaan dana
transfer modal
Rekapitulasi Form LPD mengikuti template

2 Kasubag Keuangan mengisi form LPD 2 1-5 hari Form LPD
Penggunaan dana yang disediakan oleh LPPM
Non DIKTI Untuk penelitian Non DIKTI tidak

Kasubag keuangan memberikan form
3 3 Form LPD 1-2 hari Form LPD perlu melakukan entry ke
LPD ke tim peneliti
SIMLITABMAS
Peneliti melakukan entry data LPD ke

4 Print out LPD
4 SIMLITABMAS dan menyerahkan hasil Form LPD 1-5 hari
DIKTI (pdf)
entry (print-out) kepada Dekan FTTM
Print out LPD yang
Dekan FTTM menandatangani print-out
5 telah
5 LPD dan menyerahkan kembali kepada Print out LPD (pdf) 1-2 hari
ditandatangani
peneliti
oleh dekan
Peneliti mengunggah print out LPD Print out LPD yang
6 Data berhasil di Hanya berlaku untuk penelitian
6 yang telah ditandatangani oleh dekan telah ditandatangani 1-2 hari
unggah DIKTI
ke SIMLITABMAS oleh dekan
Keterangan :
 SIMLITABMAS adalah Sistem Informasi Penelitian dan Pengabidan kepada Masyrakat

SOP BIDANG SARANA DAN PRASARANA
1. Alur Tahapan Peminjaman Altim Dan Albar

2. Surat permohonan dari prodi ke dekanat
3. Alur Tahapan Pelaksanaan RI (Barang Dan Modal)
4. Alur Tahapan Pelaksanaan Belanja Barang Dan Jasa Jalur Unit Kerja < 50
Juta
5. Alur Tahapan Pengajuan Item Barang Baru
6. alur tahapan pelaksanaan belanja jasa perawatan bangunan jalur
logistik (kontrak payung)
7. Alur Pelaksanaan Belanja Barang Habis , Jasa & Modal Penelitian
(Fakultas)
8. Alur Tahapan Pelaksanaan Ri (Rencana Implementasi)
9. Alur Tahapan Perbaikan Minor Dan Urgent Fasilitas Prodi (Dana Unit
Kerja)

1. Alur Tahapan Peminjaman Altim Dan Albar

2. Alur Tahapan Peminjaman Aula Gedung Energi (1 th-2th kedepan)

3. Alur Tahapan Pelaksanaan Ri (Barang Dan Modal)

4. Alur Tahapan Pelaksanaan Belanja Barang Dan Jasa Jalur Unit Kerja < 50 Juta

5. Alur Tahapan Pengajuan Item Barang Baru

6. Alur Tahapan Pelaksanaan Belanja Jasa Perawatan Bangunan Jalur Logistik (kontrak Payung)

7. Alur Pelaksanaan Belanja Barang Habis , Jasa & Modal Penelitian (Fakultas)
Keterangan :
 (*) Penentuan besaran pengadaan setiap peneliti (harus ≤ 50 juta per pengadaan)
 (*) Penentuan jenis pengadaan (< 1 juta ; diatas 1 juta dan dibawah 10 juta;diatas 10 juta dan dibawah 50 juta)
 (**) Pembuatan administrasi pengadaan (PO, Kontrak, Berita Acara Pembayaran (BAP), Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan (BAPP), Berita acara Serah Terima, Pekerjaan (BASTP)
dan administrasi penagihan, Quality Control Sertah terima barang

8. Alur Tahapan Pelaksanaan Ri (Rencana Implementasi)

9. Alur Tahapan Perbaikan Minor Dan Urgent Fasilitas Prodi (dana unit kerja)

SOP BIDANG
SISTEM INFORMASI

SOP BIDANG SISTEM INFORMASI
1. SOP Perbaikan komputer (Notebook/pc), Jaringan & Instalasi Software

(Helpdesk)
2. SOP Pembuatan Akun Internet (AI3) (Dosen, Tendik, Mahasiswa & Tamu)
3. SOP Permohonan penampilan Kegiatan/ berita pada Website Fakultas
4. SOP Pengajuan Teleconference

1. SOP Perbaikan komputer (Notebook/pc), Jaringan & Instalasi Software (Helpdesk)

2. SOP Pembuatan Akun Internet (AI3) (Dosen, Tendik, Mahasiswa & Tamu)

3. SOP Permohonan penampilan Kegiatan/ berita pada Website Fakultas

4. SOP Pengajuan Teleconference

TIM PENYUSUN
1. Prof. Sri Widiyantoro, M.Sc., Ph.D. (Dekan)

2. Prof. Dr. Ir. Ridho Kresna Wattimena, MT (Wakil Dekan Bidang Akademik)
3. Dr. Susanti Alawiyah, ST., MT. (Wakil Dekan Bidang Sumberdaya)
4. Dr.rer.nat. Ir. Lilik Eko Widodo, MS.
5. Mohamad Nur Heriawan, ST., MT., Ph.D.
6. Zuher Syihab, ST., Ph.D.
7. Dr. Eko Januari Wahyudi, ST., MT.
8. Wahyudin Prawira Minwal, ST.,MT.
9. Mulyadin, S.Sos.M.Ak
10. Yuniasih Tinekaningrum, SP.
11. Dedi Juanda, S.Sos.
12. Djudjun Kurniawan, SE.
13. Dhunung Widi Handoko, ST.
14. Gatot Suprio, A.Md.
15. Febbi Prisila R., ST.
16. Sofi Widiarti, A.Md.
17. Koko Panji Komara, S.Si.

Pembukuan Standard Operating Procedure 24032017

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pembukuan Standard Operating Procedure 24032017

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 1

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 2

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 3

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 4

TIM PENYUSUN ...................................................................................................................... 93

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 5

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 6

1. SOP Permohonan Surat Keterangan

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 7

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 8

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 9

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 10

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 11

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 12

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 13

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 14

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 15

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 16

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 17

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 18

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 19

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 20

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 21

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 22

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 23

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 24

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 25

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 26

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 27

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 28

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 29

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 30

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 31

1. SOP Usulan Kenaikan Jabatan Dosen

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 32

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 33

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 34

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 35

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 36

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 37

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 38

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 39

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 40

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 41

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 42

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 43

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 44

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 45

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 46

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 47

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 48

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 49

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 50

1. SOP Persiapan Rancangan Kerja Anggaran

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 51

Tim RKA Prodi menyerahkan Rencana Rencana

Kabag akan memeriksa indikator Indikator Kinerja Indikator Kinerja

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 52

Bila telah disetujui, WDS akan TIDAK

Bila telah disetujui, WDS akan TIDAK Rancangan

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 53

19 Selesai 19 Pelaksanaan 1 hari Selesai

Draft Standard Operating Procedure (SOP) FTTM 2016 54