PT KIDECO JAYA AGUNG

Standard Operating Procedure (SOP)

SELEKSI SUPPLIER BARU

Departemen/Seksi :
Logistic
No. SOP : SOP/LOG-004
No. Revisi : 01
Tgl : 01 Januari 2011
Halaman : 1-3

Distribusi SOP: 1) Dept. Administration section Logistic

Dalam melakukan pekerjaan Evaluasi Supplier di Dept. Administrasi Sec. Logistic Kideco Jaya
Agung (seterusnya disingkat dengan PT. KJA) perlu menetapkan prosedur kerja baku guna
mengatur pelaksanaan kerja tersebut dengan sistematis.

1.0 PEDOMAN
1. Undang-Undang No. 5 Tahun 1999 Tentang Larangan Praktek Monopoli dan
Persaingan Usaha Tidak Sehat
2. Keppres No. 80 Tahun 2003 Tentang pengadaan Barang/Jasa

2.0 TUJUAN
Membuat panduan kerja standar dan sistematis dalam hal penyusunan Seleksi Supplier
Baru.

3.0 RUANG LINGKUP

Prosedur operasi standar ini diterapkan saat melakukan pekerjaan Seleksi Supplier Baru
di Dept. Administrasi Section Logistic Sub Section Purchasing

4.0 DEFINISI
1. SOP (singkatan dari standard operating procedure atau prosedur kerja baku) adalah
susunan instruksi kerja yang memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk/pedoman.
2. Supplier / Vendor adalah Penyedia / Penjual barang dan jasa yang berbadan hukum
3. Purchasing adalah bagian dalam sec. Logistic yang melakukan pembelian /
pengadaan barang
4. PIC Purchasing adalah Individu dalam Sub sec. Purchasing yang bertanggung jawab
dalam pengadaan sampai dengan kedatangan barang
5. Dokumen Kualifikasi adalah Daftar dokumen perusahaan yang berisikan Akta
pendirian perusahaan, dokumen perijinan usaha, struktur organisasi, data keuangan
dan pengalaman pekerjan

5.0 KETENTUAN
Tidak ada

6.0 TATA CARA PELAKSANAAN

1. Supplier memperkenalkan perusahaan mereka melalui kunjungan perusahaan, email
atau telepon
2. PIC Purchasing mengirimkan form Dokumen Kualifikasi ke supplier untuk diisi dan
dilengkapi

273031082.doc Revisi-01;01/01/2011

PT KIDECO JAYA AGUNG

Standard Operating Procedure (SOP)

SELEKSI SUPPLIER BARU

Departemen/Seksi :
Logistic
No. SOP : SOP/LOG-004
No. Revisi : 01
Tgl : 01 Januari 2011
Halaman : 2-3

Distribusi SOP: 1) Dept. Administration section Logistic

3. Setelah dokumen kualifikasi diterima, PIC Purchasing memeriksa kelengkapan

dokumen tersebut, apabila masih terdapat kekurangan data / belum lengkap maka
PIC Purchasing memberitahukan ke Supplier untuk segera melengkapi data
kualifikasi
4. Apabila dokumen kualifikasi Supplier baru sudah lengkap maka PIC Purchasing
menandatangani dokumen kualifikasi dan mencantumkan pada Daftar Supplier
Terseleksi sesuai dengan kategori barang/jasa yang disediakan
5. PIC Purchasing dapat mengikutsertakan Supplier baru dalam pengadaan barang

7.0 TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

1.

C.E.O :
Singkatan dari Chief Executive Officer, C.E.O mempunyai wewenang untuk
menyetujui, menunda atau membatalkan rencana pembelian yang telah disetujui oleh
Team manager
2. Team Manager:
Tanggung jawab :
- Mengontrol kegiatan keseharian pengadaan barang dan kedatangan barang
Wewenang :
- Menentukan Supplier yang akan menyediakan barang yang diperlukan
berdasarkan Price and Comparation Table
- Mengetahui hasil Evaluasi Supplier untuk diteruskan PIC Purchasing dengan
tujuan untuk memperbaiki dan meningkatkan kinerja Supplier
3.
PIC Purchasing :
Tanggung jawab :
- Menerima Request Voucher dari user departemen
- Memastikan barang yang diperlukan user departemen belum/tidak tersedia pada
gudang pengimpanan
- Mencari supplier yang dapat memenuhi keperluan barang yang diperlukan oleh
user departemen beserta informasi harga, kualitas, jenis dan waktu pengiriman
barang
- Membuat Price and Compare Table Term dan diserahkan ke Team Manager untuk
penentuan pemilihan supplier
- Menerbitkan/merilis Purchase Order
- Mengirimkan Purchase Order ke Supplier melalui email atau faximile setelah
mendapat tandatangan dari C.E.O
- Memastikan Purchase Order telah diterima dan disetujui oleh Supplier melalui
Purchase Order yang telah ditandatangani Supplier pada bagian konfirmasi order
- Mamantau kedatangan barang dan membuat informasi tertulis ke Departemen
terkait mengenai rencana kedatangan barang

273031082.doc Revisi-01;01/01/2011

PT KIDECO JAYA AGUNG

Standard Operating Procedure (SOP)

SELEKSI SUPPLIER BARU

Departemen/Seksi :
Logistic
No. SOP : SOP/LOG-004
No. Revisi : 01
Tgl : 01 Januari 2011
Halaman : 3-3

Distribusi SOP: 1) Dept. Administration section Logistic

Membuat dan mengirimkan melalui email atau faximile Evaluasi Supplier yang
telah ditandatangani oleh Team Manager untuk diketahui dan ditindaklanjuti
supplier
Melakukan seleksi supplier baru

8.0 SANKSI
Petugas dan/atau penanggung jawab dan/atau pekerja PT. KJA yang melakukan
tindakan-tindakan yang dikategorikan melanggar prosedur diatas berdasar hasil
investigasi dari Management PT. KJA beserta departemen terkait PT. KJA akan dikenai
sanksi sesuai Perjanjian Kerja Bersama (PKB)

9.0 LAMPIRAN DAN REKAMAN

1.
2.

Form Dokumen Kualifikasi

Daftar Supplier Terseleksi

10.0 DOKUMEN PENDUKUNG

Tidak ada

11.0 KRITERIA KEBERHASILAN

Ketersediaan Supplier sesuai dengan kategori barang/jasa yang disediakan

Disusun:

Diperiksa:

Disetujui:

Disahkan:

PIC

Superintendent

Team Manager

KTT

273031082.doc Revisi-01;01/01/2011