,6'sigm a

Formulir F01/PM.15/R04

PROSEDUR
MUTU
SELEKSI DAN EVALUASI SUPPLIER/SUBKONTRAK.TOR
Kods Dokumen : SCU/PM.15
Sejarah Revisi

Revisi Tanggal No.Usulan Revisi Item Perubahan

0 20 Mei 2003
1 30 Des 2004
2 03 Maret 2008
1 Juli 2011
3 Struktur Organisasi PT. Sigma Cipta Utama No.
- -
§.2 Copy ookumoo yang harus
SCU/PM.11/01 eli6@fahkan oleh pemasok minimal
yang dibutuhkan
5.1 Ditambah item prosedur mengenai
$11<si Vendor !:311.J term
SCU/PM.11/02 i,.Jk formulirnya.
15.5 Angka Rp 20.000.000,- diganti menjadi
Rp 50.000.000,-
Dari SCU/PM.11 menjadi SCUiPM15 karena ada
penambahan Prosedur baru dan disesuaikan dengan
SCU/PM.15/3
005/SCU/KPTS/0000/ 2001, Tanggal 11 Mei 2011.

Disesuaikan dengan Struktur Organisasi PT. SCU No.

4 1el Juli 2el15 SeU/PM.15/04
026/SCU/KPTS/0000/ 2015, Tgl 10 Juli 2015.

Tangsel, 15 Juli 2015

Dis€tujui Ol@h, Disiapkan Ol@h,
Dept.Head Finance & Sect.Head HR Dev. &
Administration
GA

G. Ary Budi Pratiknyo IG Rai Ardana

PT. SIGMA CIPTA UTAMA

Ma in Office
Grahn Elnusa, JI, TB.Slmatupang KAV lB, 2nd floor, Jakart a Main Operation
Phone (62- 21) 7883 08561 Fax. (62-21) 7883 0857 JI.Tekno I Blok B 5.7 Sektor X ITaman Tekno BSD, Tangerang
e-mail :info@scu.co. id I marketing@scu.c o .id Phone (62-21) 7587 1955 I Fax.no. (62-2 1) 7587 1933
 PROSEDUR MUTU

PROSEDU SELEKSI DAN EVALUASI Revisi : 04

Tgl. Berlaku : 15 Juli 2015
R 15 SUPPLIER/SUBKONTRAKT Kode Dokumen : SCU/PM.15
OR

1. TUJUAN : Untuk memastikan bahwa produk/jasa yang dibeli sesuai dengan

persyaratan dan kebutuhan yang ditetapkan oleh organisasi

2. RUANG LINGKUP : Section HR Dev. & GA

3. DEFINISI : Supplier terpilih adalah pihak ketiga yang memasok barang/produk

yang telah lulus penilaian yang dilaksanakan oleh bagian
pengadaaan/pihak yang berwenang PT.Sigma Cipta Utama
Sub kontraktor ( Outsource) terpilih adalah pihak ketiga yang
memasok jasa/pelaksana pekerjaan atas nama PT. Sigma Cipta
Utama yang telah lulus penilaian yang dilaksanakan oleh bagian
yang berwenang.

Pekerjaan yang disubkonkan adalah pekerjaan yang tidak dapat

dikerjakan sendiri oleh PT. Sigma Cipta Utama karena
ketiadaan/ketidaklengkapan sumberdaya atau karena
pertimbangan lain seperti : Banyaknya proyek yang harus
dikerjakan sehingga dapat menimbulkan penurunan kualitas
pekerjaan, dan tuntutan penyelesaian pekerjaaan yang sangat
cepat.
Seleksi adalah : Tahapan untuk menilai kompetensi
supplier/subkontraktor pada tahap awal sebelum ditetapkan
sebagai supplier/Subkon terpilih

Evaluasi yaitu suatu cara penilaian dari kinerja supplier/subkon

untuk menetapkan peringkat supplier/subkon yang memenuhi
persyaratan sebagai supplier/pemasok terseleksi atau memiliki
sistem manajemen yang mampu untuk menghasilkan atau
memberikan produk yang kita harapkan.

4. REFERENSI : ISO 9001 : 2008 Klausul 4.1 & 7.4.1

5. RINCIAN PROSEDUR :

Edisi : 1 Revisi : 04 Halaman : 1 dari 6

 PROSEDUR MUTU

PROSEDU SELEKSI DAN EVALUASI Revisi : 04

Tgl. Berlaku : 15 Juli 2015
R 15 SUPPLIER/SUBKONTRAKT Kode Dokumen : SCU/PM.15
OR

SELEKSI SUPPLIER/SUBKONTRAKTOR

5.1. Sebelum menentukan dan memutuskan bahwa supplier/subkontraktor yang akan dipanggil
lulus/tidak lulus seleksi, maka terlebih dahulu harus melalui penyeleksian dan di catat dalam formulir
Seleksi dan Evaluasi Supplier (F04/PM.15). Apabila proses seleksi tidak sesuai dengan yang
ditetapkan pada PM.16, maka proses pembelian tidak dapat dilanjutkan.

5.2. Untuk pengadaan barang/jasa yang diperlukan, supplier/subkontraktor dipilih apabila mempunyai
barang yang dipersyaratkan dan penawaran yang disampaikan oleh supplier/pemasok yang
diundang melalui form permintaan penawaran (F02/PM.15). Supplier/subkon yang diundang dan
diseleksi tersebut dicatat dalam formulir Evaluasi Penawaran (F04/PM.15).

5.3. Untuk bahan seleksi, supplier diminta mencantumkan / mengirimkan persyaratan atas barang yang
ditawarkan, diantaranya sebagai berikut:

 Company Profile/Legalitas perusahaan

 Spesifikasi teknis,
 Harga penawaran,
 Waktu penyerahan,
 Cara pembayaran,

5.4. Supplier yang dinyatakan menang / terpilih kecuali Subkon Jasa Pengiriman harus menyerahkan
copy dokumen, sekurang-kurangnya (minimal 4 dokumen) yaitu :

 Surat Ijin Usaha Perdagangan ( SIUP)

 NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak),
 SPPKP (Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak),
 Akte perusahaan
 Surat keterangan domisili perusahaan
 Tanda daftar perusahaan
 Company Profile

5.5. Sedangkan untuk Jasa Pengiriman Barang dan subkontraktor lain (Outsource) dicatat pada Daftar
Subkon Terseleksi berdasarkan :
 Company Profile
 Kualitas Pekerjaan ( termasuk keutuhan barang yang dikirim )
 Ketepatan Waktu Penyelesaian Pekerjaan
 SDM dan Peralatan
 Jaminan asuransi apabila diperlukan (sesuai perjanjian / kesepakatan).
 Harga
Edisi : 1 Revisi : 04 Halaman : 2 dari 6
 PROSEDUR MUTU

PROSEDU SELEKSI DAN EVALUASI Revisi : 04

Tgl. Berlaku : 15 Juli 2015
R 15 SUPPLIER/SUBKONTRAKT Kode Dokumen : SCU/PM.15
OR
 Syarat Pembayaran
 HSE
 Kepatuhan terhadap statutory dan regulatory terkait pelayanan.

Persyaratan diatas menjadi hal yang wajib dipenuhi kecuali ada kebijakan tersendiri yang
ditetapkan oleh organisasi.

5.6. Seleksi Pemasok pengadaan barang / jasa dengan nilai diatas Rp. 50.000.000.- (Limapuluh juta
rupiah) harus dilakukan oleh Tim Negosiasi dan Tenaga ahli (jika diperlukan).

5.7. Untuk pengadaan barang yang sifatnya rutin, Section Head HR Dev. & GA memilih
pemasok sesuai yang tercatat pada Daftar Pemasok Terseleksi. Yang disusun dan dievaluasi
setahun sekali.

EVALUASI SUPPLIER/SUBKONTRAKTOR

5.8. Supplier/Subkontraktor yang terseleksi kemudian dicatat dalam Daftar Supplier/Subkontraktor

Terseleksi sesuai dengan produk / jasanya.

5.9. Dari Daftar Supplier/Subkon terseleksi (F05/PM.15) kemudian Section Head HR Dev. & GA
melakukan evaluasi terhadap kinerja supplier dengan kriteria minimal yaitu :

 Kualitas/Spesifikasi teknis,
 Delivery (Waktu penyerahan)

5.10. Untuk evaluasi Subkontraktor Jasa dilakukan terhadap kriteria :

 Kualitas Pelayanan
 Waktu penyelesaian pekerjaan

5.11. Pemasok yang akan dievalusi diprioritaskan pada pemasok yang mempengaruhi terhadap kinerja
operasional.

5.12. Daftar pemasok terseleksi harus disahkan oleh Section Head HR Dev. & GA .

5.13. Perubahan terhadap isi kontrak dengan pemasok apabila dipandang perlu maka dapat dibahas
dalam rapat yang diadakan oleh Section Head HR Dev. & GA .

6. LAMPIRAN : A. Formulir Daftar Calon Supplier (F01/PM.15)

B. Formulir Permintaan Penawaran ( F02/PM.15)
C. Formulir Kuisioner Calon Supplier (F03/PM.15)
D. Formulir Laporan Seleksi dan Evaluasi Supplier (F04/PM.15)
Edisi : 1 Revisi : 04 Halaman : 3 dari 6
 PROSEDUR MUTU

PROSEDU SELEKSI DAN EVALUASI Revisi : 04

Tgl. Berlaku : 15 Juli 2015
R 15 SUPPLIER/SUBKONTRAKT Kode Dokumen : SCU/PM.15
OR
E. Formulir Daftar Supplier terpilih (F05/PM.15)
F. Formulir Laporan Seleksi dan Evaluasi Subkon ( F06/PM.15)
G. Formulir Catatan Kinerja Supplier (F07/PM.15)
H. Formulir Daftar Subkontraktor Terpilih ( F08/PM.16)

Edisi : 1 Revisi : 04 Halaman : 4 dari 6

 PROSEDUR MUTU

PROSEDU SELEKSI DAN EVALUASI Revisi : 04

Tgl. Berlaku : 15 Juli 2015
R 15 SUPPLIER/SUBKONTRAKT Kode Dokumen : SCU/PM.15
OR

Alur Proses Seleksi dan Evaluasi Supplier

Pengadaan Barang dan jasa

Pembuat data
Supplier

Edisi : 1 Revisi : 04 Halaman : 5 dari 6

Seleksi Kinerja
Supplier Tdk

OK

Tdk Pemenuhan persyaratan ADM

 Seleksi Adm

OK

Penetapan Supplier terpilih

PROSEDUR MUTU Tdk

PROSEDU SELEKSI DAN EVALUASI

Pembelian Barang dan Jasa
Revisi : 04
Tgl. Berlaku : 15 Juli 2015
R 15 SUPPLIER/SUBKONTRAKT Kode Dokumen : SCU/PM.15
OR
Evaluasi Supplier

OK

File

Alur Proses Seleksi dan Evaluasi Sub Contraktor

Pengadaan Barang dan jasa

Pembuat data
Subcontraktor

Seleksi Kinerja
Edisi : 1 Revisi : 04
SubContraktor Tdk Halaman : 6 dari 6

OK

Tdk Pemenuhan persyaratan ADM

 OK

Penetapan Subcontraktor terpilih

PT. SIGMA CIPTA UTAMA Tdk

Formulir F01/PM.15/R0

DAFTAR CALON SUPPLIER/SUBKON

Pembelian Barang dan Jasa

Nama Contact Tanggal

No. Alamat Tlp/Fax Produk/Jasa
Supplier/Subkon Person Penawaran
Evaluasi Subcontraktor

OK

File

Dibuat Oleh Disetujui Oleh

Section Head HR Dev. & GA Departement Head Finance & Administration

PT. SIGMA CIPTA UTAMA Formulir F02/PM.15/RO

PERMINTAAN PENAWARAN
No : Tanggal :

Kepada Yth.

Perihal : Permintaan Penawaran

Dengan hormat,
Dengan ini kami mohon agar Bapak/Ibu dapat mengirimkan kami penawaran harga produk ……………,
dengan ketentuan sebagai berikut :
1. Spesifikasi produk (**)
2. Harga per satuan
3. Masa penyerahan
4. Kapasitas tersedia
5. Syarat pembayaran
6. Garansi yang diberikan
Demikian surat permohonan ini kami buat, sambil menunggu penawaran Bapak/Ibu kami ucapkan
terima kasih.

Hormat kami,

Bagian Pengadaan

(**) Harap dijabarkan dengan lengkap tentang keunggulan produk dan bila memungkinkan
disertai dengan contoh produk.

Mohon informasi penawaran harga produk disampaikan kepada :

Bagian Pembelian
PT. Sigma Cipta utama
Jl. Tekno 1 Blok B.No 5-7 Sektor IX taman Tekno BSD, Tangerang-Banten 15314
Telp(021)75871955, Fax (021)75871933
PT. SIGMA CIPTA UTAMA Formulir F03/PM.15/R0

KUISIONER CALON SUPPLIER

1. Nama Perusahaan :

2. Alamat :

3. No.Telp/Fax :

4. NPWP :

PKP :

5. Berdiri tahun :

6. Bidang usaha :

7. Jumlah tenaga kerja :

8. Produk yang dihasilkan : Ada/Sudah Tdk/Blm

9. Daftar pertanyaan untuk supplier material

9.1. Apakah telah menerapkan Sistem Manajemen

Mutu/Lain

9.2. Apakah ada bagian pengendali kualitas

9.3. Apakah ada jaminan barang rusak

9.4. Apakah produk telah disertifikasi SNI atau yang lain

9.5. Apakah memiliki armada angkutan sendiri

Tangsel , ……………………….

Supplier

( Nama & Stempel Perusahaan)

PT. SIGMA CIPTA UTAMA
Formulir F04/PM.15/R0

Laporan Seleksi dan Evaluasi Supplier

Penetapan Evaluasi

Periode :
Nama Supplier :

Nama Produk :
Hasil Penilaian :

B S K *1)
1. Mutu/Spesifikasi Barang (Penetapan & Evaluasi)
2. Waktu Penyerahan (Penetapan & Evaluasi)
3. Harga (Penetapan)
4. cara Pembayaran (Penetapan)

Kesimpulan *2)

Penetapan Diterima Ditolak

Evaluasi Dilanjutkan Dipertimbangkan Tdk dilanjutkan

Catatan :
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Ditetapkan/Dievaluasi oleh :
Tanggal : ………………………..
1. Staff Pembelian Nama : …………………………….. TTD : …………………………………….
2. Manajer Umum Nama : …………………………….. TTD : …………………………………….

Persetujuan :
Tanggal ………………………..
1. Direktur Nama : …………………………….. TTD : …………………………………….

Kriteria Penilaian/Evaluasi *1) :

Penilaian Penetapan B (Baik) S (Sedang) K (Kurang)

1. Mutu ada sistem mutu & garansi ada sistem mutu & garansi tidak ada sistem mutu & garansi
2. Pengiriman < 1 bulan > 1 ~ 3 bulan > 3 bulan
3. Harga paling murah/murah Sedang paling mahal/mahal
4. Syarat Pembayaran > 1 bulan < 1 bulan Tunai

Penilaian Evaluasi B (Baik) S (Sedang) K (Kurang)

1. Mutu > 80% mutu sesuai > 50% ~ 79% mutu sesuai < 50% mutu sesuai
2. Pengiriman > 60% tepat waktu 40% ~ 59% tepat waktu < 40% tepat waktu

Kriteria Kesimpulan *2) :

Penilaian Penetapan : 1. Diterima = max. 1 K ( 1 K diluar mutu barang)

2. Ditolak = > 1 K

Penilaian Evaluasi 1. Dilanjutkan = diatas 65% ( > 65%)

2. Dipertimbangkan = 50% - 65%
3. Tdk dilanjutkan = kurang adari 50% ( < 50% )
PT. SIGMA CIPTA UTAMA Formulir F05/PM.15/R0

DAFTAR SUPPLIER TERPILIH

Tanggal
Nama Contact
No. Alamat Tlp/Fax Produk Pembelian
Supplier Person
Pertama

Dibuat Oleh Disetujui Oleh

Section Head HR Dev. & GA Departement Head Finance & Administration

PT. SIGMA CIPTA UTAMA Formuli F06/PM.15/R0

LAPORAN SELEKSI DAN EVALUASI SUBKONTRAKTOR

Penetapan Evaluasi

Periode :
Nama Sub Kontraktor :
Nama Pekerjaan :
Hasil Penilaian :

B S K *1)

1 Company Profile (Penetapan)

2. Mutu pekerjaan (Penetapan & Evaluasi)

3. Waktu Penyelesaian (Penetapan & Evaluasi)
4. SDM & Peralatan (Penetapan )
5. Harga (Penetapan & Evaluasi)
6. Syarat Pembayaran (Penetapan)
7 Persyaratan HSE &
Peraturan lain terkait (Penetapan)

Kesimpulan *2)

Penetapan Diterima Ditolak

Evaluasi Dilanjutkan Dipertimbangkan Tdk dilanjutkan

Catatan :
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Ditetapkan/Dievaluasi oleh :
Tanggal : ………………………..
1. Pengadaan Jasa Nama : …………………………….. TTD : …………………………………….
2. Manajer Umum Nama : …………………………….. TTD : …………………………………….

Persetujuan :
Tanggal ………………………..
1. Direktur/GM Nama : …………………………….. TTD : …………………………………….

Kriteria Penilaian/Evaluasi *1) :

Penilaian Penetapan B (Baik) S (Sedang) K (Kurang)

tdk ada sistem mutu &

1. Mutu Pekerjaan ada sistem mutu & garansi ada garansi tidak ada sistem mutu & garansi
2. Waktu Pengiriman < 1 bulan > 1 ~ 3 bulan > 3 bulan
Kompetensi sangat bagus Kompetensi sedang dan Kompetensi kurang dan
dan peralatan lengkap peralatan lengkap ( atau peralatan kurang
3. SDM dan Peralatan
sebaliknya)
4. Harga paling murah/murah Sedang paling mahal/mahal
5. Syarat Pembayaran > 1 bulan < 1 bulan Tunai

Penilaian Evaluasi B (Baik) S (Sedang) K (Kurang)

1. Mutu Pekerjaan > 80% mutu sesuai > 50% ~ 79% mutu sesuai < 50% mutu sesuai
2. Waktu Pengiriman > 60% tepat waktu 40% ~ 59% tepat waktu < 40% tepat waktu

Kriteria Kesimpulan *2) :

Penilaian Penetapan : 1. Diterima = max. 1 K ( 1 K diluar mutu barang)

2. Ditolak = > 1 K

Penilaian Evaluasi 1. Dilanjutkan = diatas 65% ( > 65%)

2. Dipertimbangkan = 50% - 65%
3. Tdk dilanjutkan = kurang adari 50% ( < 50% )
PT. SIGMA CIPTA UTAMA Formulir F.07/PM.15/R0

CATATAN KINERJA SUPPLIER

BULAN :

NAMA SUPPLIER :

ALAMAT :

JENIS PRODUK :

NO. PO MUTU PENGIRIMAN Status PO

NO
(PURCHASE ORDER) OK NO OK NO Urgent Normal

TOTA L

JUMLAH PERSENTASI

MUTU PENGIRIMAN
Tangsel, ………………………….
B : > 80% OK B : > 60% OK
S : 50 ~ 79 % OK S : 40 ~ 59 % OK
K : < 50 % OK K : < 40 % OK

Bagian Pengadaan
PT. SIGMA CIPTA UTAMA Formulir F08/PM.15/R0

DAFTAR SUBKONTRAKTOR TERPILIH

Tanggal
Nama Contact
No. Alamat Tlp/Fax Pekerjaan Pelaksanaan
Subkontraktor Person
pekerjaan

Dibuat Oleh, Disetujui Oleh,

Section Head HR Dev. & GA Departement Head Finance & Administration