Mata Kuliah

: Manajemen Proek
Buana Indonesia Cab. Cidurug
Nama Mahasisa : Bebed Jubaedillah
Kelas
: KA9/B1

Citra

Proyek Sistem Informasi Kesekretariatan

Ruang Lingkup
Sekretaris adalah sebuah profesi yang dituntut adanya profesionalitas. Dikatakan
sebuah profesi karena pekerjaan yang dilakukan berhubungan dengan orang lain.
Dikatakan profesi yang membutuhkan profesionalitas, karena pekerjaan sekretaris
juga terikat oleh tuntutan profesionalitas dan terikat pada kode etik sekretaris.
Secara umum tugas-tugas sekretaris yang dijalankan adalah menerima telepon,
melaksanakan korespondensi, menyimpan dokumen atau arsip yang dinilai penting,
menerima tamu-tamu pimpinan, membuat jadwal pertemuan dan perjanjianperjanjian pimpinan dengan relasi maupuun kegiatan lainnya, menyiapkan bahanbahan keterangan kepada pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya,
bertindak sebagai perantara pimpinan dan bawahan, mengatur rapat-rapat dan
seminar pimpinan dan bawahan, menemani pimpinan dalam pertemuan penting
dan menyusun sambutan atau pidato untuk pimpinan dan bahkan menjadi salah
satu dasar dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan keuangan. Dalam
menjalankan tugasnya seorang sekretaris memerlukan sarana dan prasarana agar
dapat bekerja secara efisien.
Sistem Pengolahan Transaksi (Transaction Processing System disingkat TPS) adalah
sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada
suatu organisasi. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data
untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi, misalnya kebutuhan
sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif.
Dalam pelaksanaan Proyek Sistem Informasi Kesektretarian juga melingkupi
beberapa infomasi yang harus menjadi landasan dalam pembuatan sistem, yakni
terintegrasi/mencakup :
Modul Kepegawaian
a. Sub Modul menambahkan data kepegawaian dalam perusahan,
menambahkan detail pegawai dari mulai Nama, tempat tanggal lahir,
anggota keluarga dan lain lain
b. Sub Modul Hapus
c. Sub Modul Edit
d. Sub Modul Record
e. Sub Modul Absensi Pegawai
f. dst (disesuaikan dengan kebutuhan Perusahaan)

Modul Tata Usaha

a. Sub Modul kebutuhan rumah tangga kantor
b. Sub Modul Penilaian Kepegawaian
c. Sub Modul Surat Masuk
d. Sub Modul Surat Keluar
e. Sub Modul Disposisi Surat
f. Sub Modul Modul Pengumuman
g. dst (disesuaikan dengan kebutuhan Perusahaan)

Mata Kuliah
: Manajemen Proek
Buana Indonesia Cab. Cidurug
Nama Mahasisa : Bebed Jubaedillah
Kelas
: KA9/B1

Citra

Modul Evaluasi Pelaporan

a. Sub Modul Evaluasi Pelaksanakan Pekerjaan
b. Sub Modul Laporan Pekerjaan
c. Sub Modul Laporan Kepegawaian
d. Sub Modul Evaluasi Kepegawaian
e. dst (disesuaikan dengan kebutuhan Perusahaan)
Modul Keuangan
a. Sub Modul Tentang informasi Forecast
b. Sub Modul Investasi
c. Sub Modul Budget Modal
d. Sub Modul Kinerja Keuangna
e. Sub Modul Financing
f. Sub Modul Budget Modal
g. Sub Modul Financial Budget

Tujuan Proyek
Tujuan Proyek ini adalah untuk memberikan informasi yang berkaitan dengan
aktifitas kesekretaritan dalam perusahaan XY, yang akan mempermudah
perusahaan dalam pembuatan laporan pegawai, keperluan tata usaha, pelaporan
pelaksanaan pekerjaan, budgeting dan kemudahan-kemudahan untuk karyawan
yang menjadi inplementasinya adalah kelancaran perusahaan.
Faktor Keberhasilan Proyek
Keberhasilan proyek ini tergantung dari unsur berikut ini :
Komitmen dan Dukungan Pihak Managemen
Komitmen dan Dukungan dari tim proyek
Ketersediaan Sumber Daya Manuasia sesuai dengan kompetensi masing-masing
Kontinuitas pelaksanaan proyek (tanpa adanya interupsi)
Disiplin dalam pelaksnaan peroyek sesuai dengna run down proyek
Tersedianya semua fasilitas proyek yang sesuai dan memadai
Keuntungan yang diharapkan
Beberapa keuntungan yang diharapkan dalam membangun sistem informasi
kesekertariatan :
Lebih mudah dalam melihat Cash Flow keuangan yang berkaitan dengan
masalah penggajihan, kebutuhan perusahaan, dan hal lain yang berkaitan
dengan keungan
Lebih mudah melakukan monitoring/pengawasan terhadap kinerja pegawai
Dengan kinerja yang baik, maka secara otomatis akan meningkatkan
produktivitas perusahaan
Pertanggungjawaban perusahaan terhadap Karyawan (dalam hal penggajian)
akan lebih mudah

Mata Kuliah
: Manajemen Proek
Buana Indonesia Cab. Cidurug
Nama Mahasisa : Bebed Jubaedillah
Kelas
: KA9/B1

Citra

Mata Kuliah
: Manajemen Proek
Buana Indonesia Cab. Cidurug
Nama Mahasisa : Bebed Jubaedillah
Kelas
: KA9/B1

Citra

Jadwal Proyek
Untuk melakasanakan Proyek Pembangunan Informasi Kesekretariatan ini
memerlukan waktu kurang lebih 12 bulan atau satu tahun dengan rincian pekerjaan
sebagai berikut :
NO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Deskripsi
Tugas/Pekerjaan
Task
Analisa dan Desain Sistem
Desain Aplikasi
Programing
Testing Program
Instalasi program
Trainin dan Dokumentasi
Maintenant
Administrasi
Pelaporan
Proyek

Durasi
Kerja)
60
45
90
30
10
90
14
25

(Hari

Mulai

Selesai

01-06-2015
31-07-2015
14-09-2015
14-12-2015
15-01-2016
26-01-2016
27-04-2016
06-05-2016

30-07-2015
13-09-2015
13-12-2015
14-01-2016
25-01-2016
26-04-2016
10-05-2016
31-05-2016

Mata Kuliah
: Manajemen Proek
Buana Indonesia Cab. Cidurug
Nama Mahasisa : Bebed Jubaedillah
Kelas
: KA9/B1

Citra

Rencana Anggaran Biaya Proyek

Total rencana anggaran yang diserap dalam pelaksanaan tugas pembuatan Sistem
Informasi Kesekretariatan adalah sebagai berikut :
NO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Deskripsi Tugas/Pekerjaan
Task
Analisa
dan
Desain
Sistem
Desain Aplikasi
Programing
Testing Program
Instalasi program
Training dan Dokumentasi
Maintenant
Administrasi
Pelaporan
Proyek
Total

Durasi
(Hari Kerja)
60
45
90
30
10
90
14
25

Biaya
Pokok
1.000 jt
1.000 jt
3.850 jt
500 jt
550 jt
500 jt
1.500 jt
600 jt

Biaya
Lain
500 jt

Total
1.500 jt
1.000
3.850
500
550
500
1.500
600

jt
jt
jt
jt
jt
jt
jt

10.000 jt
Total Rp. 10.000.000 (sepuluh milyar rupiah)