Pedoman Mutu (Final)

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN INDUSTRI
BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA

Jl. Gedongkuning No.140 Yogyakarta 55171
Telp: 0274-373912 Fax:0274-376048 Email: bdiyogyakarta@kemenperin.go.id
website: http://bdiyogyakarta.kemenperin.go.id
PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
1 dari 37
PEDOMAN MUTU
BALAI DIKLAT INDUSTRI (BDI) YOGYAKARTA
Pedoman Mutu ini menguraikan Sistem Manajemen Mutu Balai Diklat Industri (BDI)
Yogyakarta dan merupakan pedoman dalam melaksanakan tugas bagi seluruh
widyaiswara dan karyawan Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta. Perubahan terhadap
sistem manajemen mutu ini tidak diperbolehkan tanpa persetujuan Wakil Manajemen
Mutu (WMM) dan Kepala Balai Diklat dan harus ditetapkan dengan mengacu pada
prosedur pengendalian dokumen yang tercantum di dalam dokumen ini.
Dokumen ini milik Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta, isi dokumen tidak diperkenankan untuk
digandakan atau disalin dalam bentuk apapun tanpa izin tertulis dari
Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta
ei15

PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
2 dari 37
HALAMAN PENGESAHAN
Revisi pedoman mutu ini telah disetujui untuk disahkan ulang sebagai pedoman dalam penerapan
Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 pada Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta oleh:
Nama
Sutrisno, SE
Direvisi
Oleh
Tevi Dwi Kurniaty, SIP,

MSI
Dra. Sulistyani
Ambarwati
Jabatan
Kepala Sub
Bagian Tata
USaha
Kepala Seksi
Penyelenggaraan
Diklat
Kepala Seksi
Pengembangan
& Kerjasama
Diklat
Tanda Tangan
Tanggal
18 Februari 2015
18 Februari 2015
18 Februari 2015
Diperiksa
Oleh
Kunto Purwo Widagdo,

ST, MM
Wakil
Manajemen Mutu
18 Februari 2015
Disahkan
ulang Oleh
Ir. Iswahyuni, MSCE
Kepala Balai
18 Februari 2015
ei15

PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
3 dari 37
DAFTAR ISI
Halaman
Kulit Muka
Halaman Pengesahan
Daftar Isi
Daftar Distribusi
Sejarah Revisi
1
2
3
4
5
PM.01
PM.02
PM.03
Profil Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta

Business Process Map
Daftar Istilah
6
8
9
PM.04
Sistem Manajemen Mutu

4.1 Persyaratan Umum
4.2 Persyaratan Dokumentasi
11
11
12
PM.05
Tanggung Jawab Manajemen

5.1.
Komitmen Manajemen
5.2.
Pusat Perhatian pada Pelanggan
5.3.
Kebijakan Mutu
5.4.
Perencanaan
5.5.
Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi
5.6.
Tinjauan Manajemen
15
15
15
16
16
17
18
PM.06
Pengelolaan Sumber Daya

6.1 Penyediaan Sumber Daya
6.2 Tenaga Kediklatan
6.3 Prasarana
6.4 Lingkungan Kerja
20
20
20
21
21
PM.07
Realisasi Jasa Diklat

7.1 Perencanaan Realisasi Jasa Diklat
7.2 Proses yang berkaitan dengan pelanggan
7.3 Perancangan dan Pengembangan
7.4 Pembelian
7.5 Pelaksanaan Diklat dan Penyediaan Jasa
7.6 Pengendalian Instrumen Pemantauan dan Pengukuran
23
23
24
25
27
28
29
PM.08
Pengukuran, Analisis dan Perbaikan

8.2 Pemantauan dan Pengukuran
8.3 Pengendalian Hasil Diklat Tidak Sesuai
8.4 Analisis Data
8.5 Perbaikan
30
30
30
32
32
32
LAMPIRAN
I.
Struktur Organisasi
II. Uraian Tugas Unit Kerja
III.
Daftar Prosedur Operasional Standar
ei15

PEDOMAN MUTU
DAFTAR DISTRIBUSI
Nomor
Copy
1
ei15
Jabatan
Kepala Balai Diklat
Wakil Manajemen Mutu
Kepala Subbagian Tata Usaha
Kepala Seksi Penyelenggaraan Diklat
Kepala Seksi Pengembangan dan Kerjasama Diklat
Koordinator Widyaiswara
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
4 dari 37

PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
5 dari 37
SEJARAH REVISI
Revisi
Tanggal
Deskripsi Perubahan
01 Mei 2010
Penerbitan perdana
18 Februari
2015
Perubahan dokumen pedoman mutu pada revisi

1 ini mencakup antara lain;
Perubahan nama lembaga dari Balai Diklat
Industri Regional IV Yogyakarta menjadi Balai
Diklat Industri Yogyakarta.
Perubahan logo Kemenperin.
Perubahan Struktur Organisasi, nama dan
tupoksi unit kerja.
Perubahan Visi dan Misi lembaga
Penambahan pemegang copy dokumen yaitu
Koordinator Widyaiswara
Perubahan business process map
ei15
Keterangan
Permenperin No 40/MIND/PER/5/2014
Tentang Organisasi dan
Tata Kerja Balai
Pendidikan dan
Pelatihan Industri.

PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
6 dari 37
PM.01 PROFIL BALAI DIKLAT INDUSTRI (BDI) YOGYAKARTA

Sejarah Perkembangan
Balai Diklat Industri Yogyakarta pada awalnya bernama Balai Latihan Industri (BLI), didirikan
pada tahun 1981 melalui Keputusan Menteri Perindustrian No: 674/M/11/1981, tanggal 30 November
1981. Struktur organisasi Balai Latihan Industri berdasarkan Keputusan Menteri tersebut terdiri dari
seorang Kepala Balai (Eselen III-a), seorang Kepala Sub Bagian Tata Usaha (Eselon IV-a), dua
orang Kepala Urusan (Eselon V-a), dan staf pengajar. Pada awal berdiri Balai Diklat Industri
Yogyakarta berlokasi di Sekolah Teknologi Menengah Atas (sekarang SMTI), Jalan Kusumanagera
No. 2, Yogyakarta. Pada Bulan Mei 1985 Kantor Balai Latihan Industri Yogyakarta pindah ke gedung
baru yang berlokasi di Jalan gedongkuning No. 140-B, Kotagede, Yogyakarta.
Dengan adanya penggabungan antara Departemen Perindustrian dan Departemen Perdagangan,
maka pada tahun 2001 melalui Keputusan Menteri Perindustrian dan Perdagangan No:
368/MPP/Kep/12/2001 tanggal 14 Desember 2001, Balai Latihan Industri berubah nama menjadi
Balai Pendidikan dan Pelatihan Industri dan Perdagangan (Balai Diklat Indag) dengan susunan
organisasi terdiri dari: Kepala Balai (Eselon III-a), Kepala Sub Bagian Tata Usaha (IV-a), Kepala
Seksi Penyelenggaraan Diklat (Eselon IV-a), Kepala Seksi Pengembangan dan Kerjasama Diklat
(Eselon IV-a), dan Kelompok Jabatan Fungsional.
Pada tahun 2006, Departemen Perindustrian dan Departemen Perdagangan kembali
dipisah, maka melalui Peraturan Menteri Perindustrian No: 50/M-IND/PER/6/2006, tanggal 29 Juni
2006, Balai Pendidikan dan Pelatihan Industri dan Perdagangan berubah menjadi Balai Pendidikan
dan Pelatihan Industri (Balai Diklat Industri), dengan susunan organisasi sama dengan Balai
Pendidikan dan Pelatihan Industri dan Perdagangan (Balai Diklat Indag).
Pada tahun 2014 berdarsarkan Peraturan Menteri Perindustrian Republik Indonesia No
40/M-IND/PER/5/2014 Tanggal 26 Mei 2014, struktur organisasi dan tugas pokok Balai Diklat Industri
Yogyakarta kembali mengalami perubahan. Balai Diklat Industri Yogyakarta mendapat tugas fokus
pada penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia industri berbasis kompetensi
pada bidang industri produk plastik, logam dan kerajinan.
Visi dan Misi
Balai Diklat Industri Yogyakarta yang merupakan salah satu unit pelaksana teknis dari Pusdiklat
Industri mempunyai visi:
Menjadi pusat pendidikan dan pelatihan industri berbasisi spesialisasi dan kompetensi pada tahun
2020.
Dalam proses mewujudkan visi tersebut Balai Diklat Industri Yogyakarta mempunyai misi:
1.
2.
3.
ei15
Menyelenggarakan diklat berbasis kompetensi di bidang industri produk plastik, logam dan
kerajinan,
Meningkatkan kompetensi sumber daya manusia aparatur dan dunia usaha,
Mengembangkan kerjasama dengan bebagai lembaga pemerintah, swasta dan dunia usaha
serta masyarakat dengan dukungan SDM yang profesional.

PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
7 dari 37
Tugas Pokok dan Fungsi

Mengacu pada Peraturan menteri Prindustrian Republik Indonesia Nomor: 40/M-IND/PER/5/2014
BDI Yogyakarta merupakan unit pelaksana teknis di bidang pendidikan dan pelatihan industri yang
berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Pusdiklat Industri. BDI Yogyakarta
mempunyai tugas melaksanakan pendidikan dan pelatihan bagi sumber daya manusia industri.
Dalam melaksanakan tugas tersebut, BDI Yogyakarta mempunyai fungsi:
Penyusunan rencana dan program pendidikan dan pelatihan bagi sumber daya industri;
Pelaksanaan pendidikan dan pelatihan bagi Pembina industri;
Pelaksaaan pendidikan dan pelatihan bagi tenaga kerja industri, wirausaha industri kecil dan
industri menengah yang berbasis spesialisasi dan kompetensi;
Pelaksanaan uji kompetensi, sertifikasi dan penempatan tenaga kerja industri;
Penyelenggaraan inkubator bisnis untuk wirausaha industri kecil dan industri menengah;
Pelaksanaan identifikasi kompetensi sumber daya manusia yang dibutuhkan dunia usaha
industri;
Pelaksanaan kerjasama dan pengembangan program pendidikan dan pelatihan industri;
Evaluasi dan pelaporan kegiatan pendidikan dan pelatihan industry; dan
Pelaksanaan urusan tata usaha Balai Diklat industri.
Wilayah Kerja
Wilayah kerja Balai Diklat Industri Yogyakarta meliputi seluruh wilayah Republik Indonesia
Pegawai
Balai Diklat Industri Yogyakarta memiliki pegawai sebanyak 28 orang, terdiri atas; pejabat struktural 4
orang, pejabat fungsional tertentu (widyaiswara dan arsiparis) 11 orang, dan pejabat fungsional
umum 13 orang.
ei15

PEDOMAN MUTU
PM.02 BUSINESS PROCESS MAP
ei15
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
8 dari 37

PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
9 dari 37
PM.03 DAFTAR ISTILAH

NO
ISTILAH
1.
Mutu
Kebijakan Mutu
Pedoman Mutu
Sistem Manajemen Mutu
Manajemen Mutu
Wakil Manajemen Mutu
Perencanaan Mutu
Business Process Map
Pengendalian Mutu
10
Pemastian Mutu
11
Perbaikan Mutu
12
Perbaikan Berlanjut
13
Pemasok
14
Proses
15
Karakteristik Mutu
16
17
Kesesuaian
Ketidaksesuaian
18
Tindakan Pencegahan
19
Tindakan Korektif
20
Spesifikasi
21
Rekaman
22
Bukti Objektif
23
Verifikasi
24
Pembenaran
ei15
PENJELASAN
Derajat yang dicapai oleh karakteristik yang inheren dalam
memenuhi persyaratan.
Maksud dan arahan secara menyeluruh sebuah organisasi tentang
mutu seperti yang dinyatakan secara resmi oleh pucuk pimpinan
Dokumen yang merincikan sistem manajemen mutu suatu
organisasi
Sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan
organisasi dalam hal mutu
Suatu kegiatan yang terkoordinasi untuk mengarahkan dan
mengendalikan organisasi dalam hal mutu
Seorang anggota manajemen organisasi yang diluar tanggung
jawab lain harus memiliki tanggung jawab dan wewenang dalam
memastikan proses dalam manajemen mutu, melaporkan kepada
pucuk pimpinan dan memastikan pembangkitan kesadaran tentang
persyaratan pelanggan
Bagian dari manajemen mutu yang diarahkan ke penetapan tujuan
mutu dan merincikan proses operasional yang diperlukan dan
sumber daya terkait untuk memenuhi tujuan mutu
Suatu peta yang menggambarkan proses-proses yang dimiliki suatu
organisasi dan urutan serta interaksi dari proses-proses tersebut
dalam menjalankan bisinisnya.
Bagian dari manajemen mutu yang diarahkan pada pemenuhan
persyaratan
Bagian dari manajemen mutu yang diarahkan pada pemberian
keyakinan bahwa persyaratan mutu akan dipenuhi
Bagian dari manajemen mutu yang diarahkan pada peningkatan
kemampuan memenuhi persyaratan mutu
Kegiatan berulang untuk meningkatkan kemampuan memenuhi
persyaratan
Organisasi atau orang yang memberi produk
Set kegiatan saling terkait atau berinteraksi yang mengubah
masukan menjadi keluaran
Karakteristik inheren dari produk, proses atau sistem yang berkaitan
dengan suatu persyaratan
Dipenuhinya suatu persyaratan
Tidak dipenuhinya suatu persyaratan
Tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang
potensial atau situasi potensial lain yang tidak dikehendaki
Tindakan menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang
ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki
Dokumen yang menyatakan persyaratan
Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau memberi bukti
pelaksanaan suatu kegiatan
Data pendukung adanya atau kebenaran sesuatu
Penegasan melalui penyediaan bukti objektif bahwa persyaratan
yang telah ditentukan telah dipenuhi
Penegasan melalui penyediaan bukti objektif bahwa persyaratan
bagi pemakaian atau penerapan dimaksud tertentu telah dipenuhi

PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
10 dari 37
Lanjutan
NO
ISTILAH
25
Tinjauan
26
Audit
27
Program Audit
28
Kriteria Audit
29
Bukti Audit
30
Temuan Audit
31
Kesimpulan Audit
32
33
34
35
Rekanan Audit
Auditee
Auditor
Proses Pengukuran
36
Peralatan Pengukuran
37
Perancangan dan
pengembangan
38
Kepuasan Pelanggan
39
Rencana Mutu
40
Sasaran Mutu
ei15
PENJELASAN
Kegiatan yang dilakukan untuk menentukan kessesuaian,
kecukupan dan keefektifan masalah yang dibahas untuk mencapai
tujuan yang ditetapkan
Proses sistematis mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh
bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan
sampai sejauh mana kriteria audit telah terpenuhi
Set satu atau lebih audit yang direncanakan untuk kerangka waktu
tertentu dan diarahkan ke tujuan tertentu
Set kebijakan, prosedur dan persyaratan yang dipakai sebagai
rujukan
Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan
kriteria audit dan dapat diverifikasi
Hasil penilaian bukti audit yang dikumpulkan terhadap kriteria audit
Hasil audit oleh tim audit setelah mempertimbangkan tujuan audit
dan semua temuan audit
Organisasi atau orang yang meminta diadakannya audit
Organisasi yang diaudit
Orang dengan kemampuan melakukan audit
Set operasi untuk menentukan nilai suatu besaran
Instrumen ukur, perangkat lunak, standar ukur, bahan rujukan atau
alat bantu atau gabungannya yang perlu untuk merealisasikan
proses pengukuran
Set proses yang mengubah persyaratan menjadi karakteristik
tertentu atau menjadi spesifikasi suatu produk, proses atau sistem
Persepsi pelanggan tentang derajat telah dipenuhinya persyaratan
pelanggan
Dokumen yang menentukan prosedur dan sumber daya yang
berkaitan mana harus diterapkan oleh siapa dan bila pada suatu
proyek, produk, proses atau kontrak tertentu
Sesuatu yang dicari, atau dituju, berkaitan dengan mutu

PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
11 dari 37
PM.04 SISTEM MANAJEMEN MUTU

4.1
Persyaratan Umum
Untuk memenuhi persyaratan penerapan sistem manajemen mutu, utamanya untuk
mengarahkan dan mengendalikan seluruh kegiatan dalam hal mutu, Balai Diklat Industri (BDI)
Yogyakarta menetapkan, mendokumentasikan, mengimplementasikan dan memelihara sistem
manajemen mutu dan akan terus menerus memperbaiki keefektifannya sesuai dengan
persyaratan standar internasional ISO 9001:2008.
4.1.1
ei15
Mengacu pada tugas pokok dan fungsi Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta yaitu
melaksanakan pendidikan dan pelatihan bagi sumber daya manusia industri, prosesproses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu dibagi kedalam tiga kategori
yaitu; proses bisnis utama, proses pendukung, dan proses manajerial.
Proses bisnis utama terdiri dari; training need assesment (identifikasi kompetensi
sumber daya manusia yang dibutuhkan dunia usaha/industri dan analisis
kebutuhan diklat), perancangan dan pengembangan program diklat,
penyelenggaraan diklat (persiapan diklat, rekrutmen peserta, pelaksanaan diklat,
dan evaluasi hasil belajar), dan evaluasi program dan pelaporan. Untuk beberapa
jenis diklat, penyelenggaraan diklat juga mencakup uji kompetensi dan sertifikasi
serta penempatan tenaga kerja di industri dan inkubator bisnis.
Proses pendukung terdiri dari proses-proses; pengembangan tenaga kediklatan,

pengadaan alat dan bahan (barang dan jasa), pemeliharaan sarana prasarana,
pengelolaan administrasi balai, layanan akomodasi, dan layanan sumber
belajar/perpustakaan. Semua kegiatan proses pendukung ini berperan membantu
kelancaran pelaksanaan semua proses bisnis utama
Proses manajemen terdiri dari: rapat rutin, rapat kerja, pengajuan program dan
anggaran, penetapan sasaran mutu, pengukuran kepuasan pelanggan, audit
internal, dan tinjauan manajemen
4.1.2
Semua proses di atas baik proses bisnis utama maupun proses pendukung dan
proses manajerial merupakan proses yang saling terkait satu sama lain dan
berinteraksi mengikuti suatu siklus yang sistematis. Urutan dan interaksi prosesproses tersebut digambarkan secara lengkap dalam business process map
sebagaimana disajikan pada dokumen PM.02.
4.1.3
Untuk memastikan bahwa kegiatan-kegiatan di atas

pengendaliannya dapat dilakukan secara efektif, maka
Yogyakarta memastikan tersedianya sumberdaya dan
memantau, mengukur dan menganalisis proses-proses
pada kriteria dan metode yang ditetapkan.
4.1.4
Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta juga harus mengambil langkah-langkah yang
diperlukan guna mencapai hasil yang diharapkan dari setiap proses di atas, serta
melakukan penyempurnaan-penyempurnaan agar terwujud perbaikan berlanjut dari
proses-proses tersebut.
4.1.5
Dalam penyelenggaraan Diklat, Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta menggunakan

outsourcing untuk beberapa kegiatan, seperti; layanan konsumsi (catering), layanan
berjalan secara baik dan

Balai Diklat Industri (BDI)
informasi yang diperlukan,
tersebut dengan mengacu

PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
12 dari 37
kebersihan (cleaning service), satuan pengamanan dan widyaiswara/instruktur tamu.

Untuk memastikan proses tersebut sesuai dengan persyaratan, maka Balai Diklat
Industri (BDI) Yogyakarta mengendalikan proses-proses tersebut sedemikian rupa
sehingga kesesuaian jasa diklat terhadap persyaratan akan tetap terjamin. Jenis dan
jangkauan kendali terhadap layanan konsumsi (catering), layanan kebersihan
(cleaning service), satuan pengamanan dan widyaiswara/instruktur tamu diatur lebih
lanjut dalam dokumen tersendiri
4.2
Persyaratan Dokumentasi
4.2.1
Umum
Sebagai acuan dan pedoman bagi seluruh widyaiswara dan karyawan dalam
penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, Balai Diklat Industri (BDI)
Yogyakarta mengembangkan dokumen yang terdiri dari; kebijakan mutu, sasaran
mutu, pedoman mutu, prosedur operasional standar, instruksi kerja, uraian jabatan,
formulir dan dokumen-dokumen lain yang dibutuhkan oleh Balai Diklat Industri (BDI)
Yogyakarta. Dokumentasi tersebut dibagi kedalam empat tingkatan sebagai berikut:
Tingkat I
Terdiri dari; kebijakan mutu, sasaran mutu dan pedoman mutu
Tingkat II
Prosedur Operasional Standar (POS), yang menjabarkan cara

melaksanakan suatu kegiatan atau proses yang diharuskan oleh
Standar ISO 9001:2008. Daftar Prosedur Operasional Standar yang
digunakan pada Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta adalah seperti
tersaji pada Lampiran II Pedoman Mutu ini
Tingkat III
Terdiri dari; Instruksi Kerja (IK) yang merinci lebih lanjut aktivitas
suatu proses yang tercantum pada POS dan proses lainnya dan
uraian jabatan yang menjelaskan tugas atau tanggung jawab, dan
wewenang seorang staf dalam melaksanakan suatu pekerjaan atau
mengemban suatu jabatan yang dipercayakan kepadanya. Standar
kompetensi yang mencakup aspek pendidikan, pelatihan,
pengalaman dan keahlian.
Tingkat IV
Formulir-formulir yang merupakan sarana dalam penerapan sistem

manajemen mutu sehari-hari dan merupakan rekaman bagi
terealisasinya suatu kegiatan
Ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta
mencakup seluruh kegiatan Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta sebagai unit
pelaksana teknis di bidang pendidikan dan pelatihan industri yang berada di bawah dan
bertanggung jawab kepada Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Industri
Kementerian Perindustrian Republik Indonesia.
Sebagai unit pelaksana teknis di bidang pendidikan dan pelatihan Balai Diklat Industri
(BDI) Yogyakarta mempunyai tugas melaksanakan pendidikan dan pelatihan bagi
pembina industri, tenaga kerja industri, dan wirausaha industri kecil dan menengah
yang mencakup diklat operator mesin industri plastik, logam dan kerajinan,
kepemimpinan dan manajerial, penumbuhan wirausaha baru, teknisi mesin industri,
dan sistem industri (khusus bagi pembina industri). Sebagai lembaga diklat, produk
utama Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta adalah peningkatan kompetensi peserta
diklat.
ei15

PEDOMAN MUTU
4.2.2
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
13 dari 37
Pedoman Mutu
Pedomanan mutu yang menguraikan secara rinci sistem manajemen mutu Balai
Diklat Industri (BDI) Yogyakarta dimaksudkan untuk menjadi pedoman bagi seluruh
widyaiswara dan karyawan Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta dalam menerapkan
sistem manajemen mutu yang berbasis pada standar ISO 9001:2008.
Pedoman mutu Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta mencakup seluruh lingkup
sistem manajemen mutu dan mengaplikasikan seluruh persyaratan standar ISO
9001:2008.
Rincian tanggapan terhadap seluruh persyaratan standar ISO 9001:2008 dan uraian
interaksi antara proses-proses sistem manajemen mutu Balai Diklat Industri (BDI)
Yogyakarta termasuk prosedur terdokumentasi yang dipersyaratkan dijelaskan secara
lengkap dalam pedoman mutu ini, khususnya dalam dokumen PM.04 sampai dengan
PM.08.
4.2.3
Pengendalian Dokumen
4.2.3.1 Wakil Manajemen Mutu (WMM) memastikan bahwa semua dokumen yang
dipergunakan dalam Sistem Manajemen Mutu Balai Diklat Industri (BDI)
Yogyakarta selalu dalam keadaan terkendali. Untuk itu, semua dokumen
harus:
Disetujui dan disahkan sebelum diterbitkan.

Diidentifikasi dengan baik, sehingga mudah dikenali.
Selalu dimutakhirkan sesuai dengan kebutuhan, disetujui ulang serta
ditunjukkan perubahan dan status revisi terkininya.
Selalu dapat dibaca, mudah dikenali dan versi relevan dari dokumen yang
berlaku tersedia di tempat pemakaian.
Dokumen eksternal yang berasal dari luar Balai Diklat Industri (BDI)
Yogyakarta khususnya dokumen yang diperlukan untuk perencanaan dan
pengoperasian sistem manajemen mutu, dikenali dengan baik dan
distribusinya dikendalikan.
4.2.3.2 Untuk mencegah pemakaian dokumen kadaluarsa yang disimpan untuk tujuan
apa pun, maka pada dokumen tersebut harus dibubuhkan identifikasi berupa
stempel dengan tulisan dokumen kadaluwarsa.
4.2.3.3 Penjelasan lebih rinci tentang pengendalian dokumen ini, selanjutnya diatur
dalam POS 4.2.3 tentang Pengendalian Dokumen.
4.2.4
Pengendalian Rekaman
Rekaman adalah merupakan bukti pelaksanaan suatu kegiatan atau hasil dari suatu
kegiatan. Karena itu, guna memberikan bukti bahwa produk jasa diklat Balai Diklat
Industri (BDI) Yogyakarta berupa peningkatan kompetensi peserta diklat telah sesuai
dengan persyaratan dan sistem manajemen mutu telah diterapkan secara efektif,
maka semua rekaman harus dikendalikan.
ei15

PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
14 dari 37
Wakil Manajemen Mutu beserta seluruh pimpinan unit kerja terkait harus menetapkan
dan memelihara rekaman secara terkendali, sehingga semua rekaman yang
mendukung sistem manajemen mutu selalu terjaga, tetap mudah dibaca, siap untuk
ditunjukkan dan diambil bila diperlukan.
Penjelasan lebih rinci tentang pengendalian rekaman ini, selanjutnya diatur dalam
POS 4.2.4 tentang Pengendalian Rekaman.
ei15

PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
15 dari 37
PM.05 TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

5.1
Komitmen Manajemen
Komitmen manajemen merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan sistem manajemen
mutu. Oleh karena itu, Kepala Balai Diklat dan Seluruh Unsur Pimpinan Balai Diklat Industri
(BDI) Yogyakarta berketetapan hati untuk memiliki komitmen dan tanggung jawab terhadap
penyusunan dan penerapan sistem manajemen mutu, serta mengupayakan perbaikan
berkesinambungan terhadap sistem tersebut dengan cara:
5.2
5.1.1
Mensosialisasikan pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan (kebutuhan dan

harapan pelanggan) dan peraturan perundang-undangan kepada seluruh
Widyaiswara dan karyawan melalui; rapat pimpinan, rapat rutin, pertemuanpertemuan, upacara bendera, surat edaran Kepala Balai Diklat, dan bentuk-bentuk
komunikasi lainnya.
5.1.2
Menetapkan kebijakan mutu sebagai pedoman yang harus diikuti oleh seluruh unsur
pimpinan, widyaiswara dan karyawan.
5.1.3
Menetapkan sasaran mutu sesuai dengan perkembangan Balai Diklat Industri (BDI)
Yogyakarta.
5.1.4
Menyelenggarakan rapat tinjauan manajemen yang dilaksanakan minimal satu kali

dalam enam bulan. Pengaturan rapat tinjauan manajemen ini selanjutnya dijelaskan
lebih rinci pada pasal 5.6.
5.1.5
Memastikan tersedianya sumberdaya (Tenaga Kediklatan, infra struktur dan

lingkungan kerja yang kondusif) untuk penerapan sistem manajemen mutu.
Pusat perhatian pada pelanggan

Kepala Balai Diklat dan seluruh unsur pimpinan Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta
memastikan bahwa penyelenggaraan diklatpada Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta
berfokus pada pelanggan. Karena itu, kebutuhan dan harapan pelanggan harus dipahami
dengan baik dan seksama untuk kemudian ditetapkan sebagai rujukan utama dalam setiap
disain program diklat Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta. Disamping itu, Kepala Balai
Diklat dan seluruh unsur pimpinan Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta juga harus
memastikan bahwa dalam pelaksanaan program diklat, kebutuhan dan harapan pelanggan
tersebut dipenuhi secara konsisten dan konsekuen dengan tujuan untuk meningkatkan
kepuasan pelanggan.
Sehubungan dengan itu, Kepala Balai Diklat dan seluruh unsur pimpinan Balai Diklat Industri
(BDI) Yogyakarta harus:
ei15
Selalu memantau kegiatan pelaksanaan program diklat guna menjamin kesesuaian

program tersebut dengan kebutuhan dan harapan pelanggan.
Memantau informasi yang terkait dengan persepsi pelanggan terhadap mutu

penyelenggaraan diklat Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta dan kepuasan pelanggan.

PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
16 dari 37
Untuk maksud tersebut, Kepala Balai Diklat dan seluruh unsur pimpinan Balai Diklat Industri
(BDI) Yogyakarta harus selalu aktif melakukan komunikasi dengan pelanggan menggunakan
semua sarana komunikasi yang memungkinkan, baik formal maupun informal.
5.3
Kebijakan Mutu
Kepala Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta memastikan bahwa kebijakan mutu, yang
merupakan maksud dan arahan secara menyeluruh tentang mutu ditetapkan dan disahkan
dengan memastikan bahwa kebijakan mutu tersebut:
Sesuai dengan tujuan (visi dan misi) Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta.
Mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan terus menerus
memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutu.
Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran mutu.
Disosialisasikan kepada seluruh widyaiswara dan karyawan untuk dipahami dan
dijadikan pedoman dalam melaksanakan tugas dan pekerjaan.
Ditinjau secara periodik agar selalu sesuai dan relevan dengan kondisi dan
perkembangan Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta.
Kebijakan mutu Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta ditulis pada lembaran terpisah dari
Pedoman Mutu ini. Untuk keperluan sosialisasi, kebijakan mutu tersebut dipajang pada
tempat-tempat tertentu dan kandungan isinya disosialisasikan secara bertahap dan
bertingkat pada seluruh widyaiswara dan karyawan Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta.
5.4
Perencanaan
5.4.1
Sasaran Mutu
5.4.1.1 Kepala Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta menetapkan dan
mengesahkan sasaran mutu tingkat balai (Balai Diklat Industri (BDI)
Yogyakarta). Kepada seluruh pimpinan unit kerja ditugaskan menetapkan
sasaran mutu unit kerja masing-masing dengan merujuk pada sasaran mutu
Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta. Sasaran mutu tersebut harus terukur
dan taat asas dengan kebijakan mutu. Untuk itu, sasaran mutu dirumuskan
dengan pendekatan SMART (spesifik, measurable, achievable, realistik, dan
time frame).
5.4.1.2 Seluruh unsur pimpinan Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta menjamin
bahwa sasaran mutu tersebut dikomunikasikan dan dipahami oleh seluruh
widyaiswara dan karyawan, sehingga betul-betul menjadi sesuatu yang ingin
dicapai atau dituju berkenaan dengan mutu. Untuk itu, sasaran mutu harus
dilengkapi dengan program pencapaian sasaran mutu dan ketercapaiannya
harus dipantau secara berkala.
5.4.2
Perencanaan Sistem Manajemen Mutu

Kepala Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta memastikan bahwa:
5.4.1
ei15
Perencanaan sistem manajemen mutu dilakukan untuk memenuhi

persyaratan umum sistem manajemen mutu sebagaimana diuraikan pada

PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
17 dari 37
poin 4.1 (PM.04) termasuk upaya pencapaian sasaran mutu.

5.4.2
5.5
Bila terjadi perubahan terhadap sistem manajemen mutu, integritasnya

harus dipelihara. Oleh sebab itu setiap perubahan dan penerapan terhadap
perubahan tersebut harus direncanakan.
Tanggung jawab, Wewenang, dan Komunikasi

5.5.1
Tanggung jawab dan wewenang

Kepala Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta memastikan bahwa tanggung jawab
dan wewenang yang kemudian disebut uraian jabatan untuk seluruh unsur pimpinan,
widyaiswara dan karyawan ditetapkan dan dikomunikasikan kepada staf. Tanggung
jawab dan wewenang widyaiswara, kepala sub bagian tata usaha, dan kepala seksi
ditetapkan dan disahkan oleh Kepala Balai Diklat. Sedangkan untuk staf dibawahnya
pengesahannya dilimpahkan kepada pimpinan unit kerja masing-masing dan
diketahui oleh Kepala Balai Diklat. Uraian jabatan tersebut, disamping
ditandatangani oleh pimpinan harus pula ditandatangani oleh staf yang
bersangkutan sebagai bukti bahwa uraian jabatan tersebut telah dimengerti dan di
pahami dengan baik untuk kemudian dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
5.5.2 Wakil Manajemen Mutu

Kepala Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta menunjuk salah seorang anggota
manajemen yang menduduki posisi kepala subbagian atau kepala seksi untuk
melaksanakan tugas sebagai Wakil Manajemen Mutu (WMM), yang diluar tanggung
jawan rutinnya, memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut:
Memastikan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu ditetapkan,

diterapkan dan dipelihara.
Melaporkan kepada Kepala Balai Diklat tentang kinerja sistem manajemen
mutu dan kebutuhan apapun untuk perbaikan sistem manajemen mutu tersebut.
Memastikan dipromosikannya kesadaran untuk memenuhi persyaratan
pelanggan kepada seluruh widyaiswara dan karyawan.
Sebagai penghubung dengan pihak luar dalam masalah yang berkaitan
dengan sistem manajemen mutu.
5.5.3 Komunikasi Internal

Komunikasi merupakan faktor kunci keberhasilan suatu organisasi. Oleh sebab itu,
Kepala Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta harus memastikan terciptanya
komunikasi yang efektif pada seluruh bagian dan tingkatan yang ada dalam
organisasi Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta. Sehingga seluruh kebijakan balai
dan informasi penting lainnya diketahui dan dipahami oleh seluruh unsur pimpinan,
widyaiswara dan karyawan.
Untuk maksud tersebut, Kepala Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta menetapkan
saluran komunikasi internal melalui;
ei15
Rapat unsur pimpinan, dihadiri oleh; Kepala Balai Diklat, WMM, Kepala
Subbagian Tata Usaha, dan Kepala Seksi. Pelaksanaannya disesuaikan dengan

PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
18 dari 37
kebutuhan dan diupayakan bisa dilakukan minimal satu kali seminggu.

Rapat rutin lembaga, dihadiri oleh seluruh unsur pimpinan, widyaiswara dan
karyawan. Pelaksanaanya diupayakan minimal satu kali dalam dua bulan.
Rapat kerja, dihadiri oleh seluruh unsur pimpinan dan pihak terkait lainnya yang
pelaksanaanya terutama diarahkan pada penyusunan program kerja dan
evaluasi pelaksanaan program.
Tinjauan manajemen yang pelaksanaanya diatur lebih lanjut pada pasal 5.6.
Media lain yang dianggap efektif bagi penyebaran informasi kepada seluruh
unsur pimpinan, Widyaiswara dan karyawan Balai Diklat Industri (BDI)
Yogyakarta.
5.6 Tinjauan Manajemen

5.6.1
Umum
Kepala Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta memimpin Tinjauan Manajemen yang
diadakan minimal 1 (satu) kali dalam enam bulan. Tinjauan manajemen dilaksanakan
dalam rangka memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan Sistem Manajemen
Mutu (SMM). Rapat tinjauan manajemen juga harus membahas peluang perbaikan dan
kebutuhan akan perubahan sistem manajemen mutu (SMM), termasuk perubahan
kebijakan mutu dan sasaran mutu. Rekaman pelaksanaan dan hasil-hasil rapat
tinjauan manajemen dipelihara oleh Wakil Manajemen Mutu (WMM).
5.6.2
Masukan untuk Tinjauan Manajemen

Masukan untuk tinjauan manajemen berupa informasi tentang:
Hasil audit
Umpan balik pelanggan
Kinerja proses dan kesesuaian produk
Status tindakan pencegahan dan tindakan korektif
Tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu
Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu
Saran-saran untuk perbaikan
5.6.3
Rapat tinjauan manajemen dilaksanakan dengan pengaturan sebagai berikut :

Rapat tinjauan manajemen dihadiri oleh; Kepala Balai Diklat, WMM, Kepala
Subbagian Tata Usaha, Kepala Seksi, Auditor Internal, dan unsur pimpinan lainnya..
Apabila diperlukan, rapat dapat mengundang staf tertentu yang terkait atau relevan
dengan masalah sistem manajemen mutu yang dibahas.
Undangan rapat harus disampaikan paling lambat tiga hari sebelum rapat
dilaksanakan.
Bila Kepala Balai Diklat berhalangan, maka Kepala Balai Diklat dapat menugaskan
salah seorang Kepala Seksi atau kepala Sub Bagian Tata Usaha untuk memimpin
rapat tinjauan manajemen. Penugasan tersebut harus dilakukan secara tertulis.
Jadwal rapat tinjauan manajemen direncanakan oleh WMM dan ditetapkan oleh
Kepala Balai Diklat
Peserta rapat yang karena suatu hal tidak dapat menghadiri rapat, harus
menyampaikan alasan secara tertulis kepada WMM.
ei15

PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
19 dari 37
Hal-hal yang dibicarakan dalam rapat tinjauan manajemen adalah semua bahan
yang diuraikan pada poin 5.6.2.
Setiap pelaksanaan rapat tinjauan manajemen harus dibuat notula rapatnya.
5.6.4
Keluaran Tinjauan Manajemen

Keluaran dari tinjauan manajemen harus mencakup keputusan dan tindakan apapun
yang berkaitan dengan:
Perbaikan untuk meningkatkan keefektifan sistem manajemen mutu dan

proses-prosesnya
Perbaikan pada layanan jasa diklat berkaitan dengan kebutuhan dan harapan
pelanggan
Peningkatan dan pengadaan sumber daya yang diperlukan.
Sehubungan dengan itu, keluaran atau hasil tinjauan manajemen harus dalam bentuk
keputusan, dan dalam keputusan tersebut harus ditetapkan paling tidak; apa yang harus
dilakukan, siapa yang melakukan, kapan harus dilakukan dan dengan cara apa
dilakukan.
ei15

PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
20 dari 37
PM.06 PENGELOLAAN SUMBER DAYA
6.1 Penyediaan sumber daya

Tidak dapat dipungkiri bahwa, untuk menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu
ISO 9001:2008 dan untuk terus menerus secara berkelanjutan memperbaiki keefektifannya
diperlukan sejumlah sumber daya. Untuk itu Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta secara
sungguh-sungguh menetapkan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan, baik infra
struktur, fasiltas, Tenaga Kediklatan, dan sumber daya lainnya. Penetapan dan penyediaan
sumber daya tersebut terutama sekali dimaksudkan untuk menunjang penyelenggaraan diklat
yang berkualitas dalam upaya meningkatkan kepuasan pelanggan dan pihak berkepentingan
lainnya melalui penyelenggaraan diklat yang berfokus pada pemenuhan kebutuhan dan
harapan pelanggan.
6.2
Tenaga Kediklatan
6.2.1 Umum
Untuk menjamin terselenggaranya diklat yang memenuhi persyaratan, Balai Diklat
Industri (BDI) Yogyakarta memastikan bahwa seluruh Tenaga Kediklatan (widyaiswara
dan karyawan) yang terlibat dalam penyelenggaraan pendidikan, memiliki kompetensi
yang sesuai dengan tuntutan tugas dan pekerjaan atas dasar pendidikan, pelatihan,
keterampilan dan pengalaman .
6.2.2 Kompetensi, pelatihan dan kesadaran
Agar semua Tenaga Kediklatan dapat melaksanakan tugas dengan kinerja yang
optimal, Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta menetapkan beberapa ketentuan
berkenaan dengan Tenaga Kediklatan, sebagai berikut:
ei15
Menetapkan kompetensi yang diperlukan bagi widyaiswara dan karyawan untuk

melaksanakan suatu pekerjaan atau menempati suatu jabatan yang selanjutnya
dikenal dengan istilah matriks kompetensi. Oleh karena itu, penyusunan matriks
kompetensi harus mengacu pada uraian jabatan. Matriks kompetensi kepala
subbagian, kepala seksi, dan widyaiswara ditetapkan dan ditandatangani oleh
Kepala Balai Diklat. Sedangkan matriks kompetensi untuk staf dibawahnya
ditetapkan dan ditanda tangani oleh pimpinan unit kerja masing-masing dan
diketahui oleh Kepala Balai Diklat.
Melakukan analisis dan identifikasi kebutuhan program pengembangan, menyusun

program pengembangan dan menyediakan pelatihan atau tindakan lain bagi
widyaiswara dan karyawan dalam rangka pengembangan staf untuk mencapai
kompetensi yang ditetapkan atau disyaratkan, terutama bagi widyaiswara dan
karyawan yang kompetensinya masih dibawah standar.
Melakukan evaluasi terhadap program pengembangan yang telah dilakukan guna

mengetahui keefektifan program pengembangan tersebut.

PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
21 dari 37
Memastikan bahwa seluruh widyaiswara dan karyawan Balai Diklat Industri (BDI)
Yogyakarta menyadari betapa pentingnya peran dan kontribusi mereka dalam
pencapaian sasaran mutu balai maupun sasaran mutu unit kerja.
Memelihara semua rekaman widyaiswara dan karyawan yang berkenaan dengan

pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman.
Pengelolaan kegiatan yang berkaitan dengan pengembangan Tenaga Kediklatan dan

rekaman-rekamannya serta administrasi kepegawaian seluruh Tenaga Kediklatan
menjadi tanggung jawab Kepala Subbagian Tata Usaha (Pelaksana Urusan
Kepegawaian).
Penjelasan lebih rinci tentang pengembangan Tenaga Kediklatan, selanjutnya diatur
dalam POS PTK tentang Pengembangan Tenaga Kediklatan
6.3 Prasarana
Sama halnya dengan Tenaga Kediklatan, prasarana juga merupakan sumber daya yang tidak
kalah pentingnya dalam upaya penyelenggaraan diklat yang bermutu. Untuk itu, Balai Diklat
Industri (BDI) Yogyakarta menetapkan, menyediakan dan memelihara prasarana yang
diperlukan untuk melaksanakan penyelenggaraan diklat yang memenuhi persyaratan,
kebutuhan dan harapan pelanggan serta pihak berkepentingan lainnya. Prasarana ini
mencakup :
Gedung, ruang kerja, ruang belajar, laboratorium, perpustakaan, dan sarana pendukung
lainnya.
Peralatan yang dibutuhkan dalam proses penyelenggaraan diklat (baik perangkat

keras maupun perangkat lunak).
Peralatan atau jasa pendukung seperti; sarana transportasi, sarana komunikasi,

sistem informasi dan lain sebagainya.
Untuk menjamin terlaksananya penyelenggaraan diklat yang bermutu, maka Subbagian Tata
Usaha khususnya Urusan Rumah Tangga dan Inventaris dan Seksi Penyelenggaraan Diklat
harus memastikan bahwa semua fasilitas dan peralatan selalu dalam keadaan siap pakai.
Untuk itu kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana baik preventif maupun kuratif harus
dilakukan secara terprogram, terkoordinasi, dan dengan penuh kesungguhan.
Pengelolaan dan penyimpanan rekaman-rekaman yang terkait dengan pengeloaan sarana dan
prasarana menjadi tanggung jawab Kepala Subbagian Tata Usaha dan Kepala Unit Kerja
masing-masing. Penjelasan lebih rinci tentang hal ini, selanjutnya diatur dalam POS SAR
tentang Pemeliharaan Sarana Prasaran.
6.4 Lingkungan Kerja

Sumber daya lain disamping prasarana yang mempunyai peran tidak kecil dalam upaya
penyelenggaraan diklat yang bermutu (memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan serta
peraturan dan perundang-undangan yang berlaku) adalah faktor lingkungan kerja.
Widyaiswara dan karyawan yang kompeten dan berkualitas yang dilengkapi dengan prasarana
ei15

PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
22 dari 37
canggih dan lengkap sekalipun tidak akan memberi kontribusi terhadap mutu diklat tanpa
didukung oleh lingkungan kerja yang juga berkualitas. Untuk itu Balai Diklat Industri (BDI)
Yogyakarta menetapkan dan mengelola lingkungan kerja baik lingkungan fisik (physical
environment) maupun lingkungan non fisik (non physical environment) sedemikian rupa
sehingga tercipta lingkungan kerja yang kondusif untuk mendorong semua staf bekerja lebih
semangat dan penuh tanggung jawab.
Pengelolaan lingkungan kerja yang bersifat fisik harus diarahkan pada penciptaan lingkungan
kerja yang bersih, nyaman, aman, indah, teratur, dan tertib.
Pengelolaan lingkungan kerja yang bersifat non fisik diarahkan pada penciptaan hubungan
yang harmonis baik antar sesama widyaiswara dan karyawan, antara staf dan pimpinan
maupun antar sesama pimpinan. Hal ini tidak lain dimaksudkan untuk membangun saling
pengertian, saling harga menghargai, hormat menghormati, jauh dari prasangka dan sikap
saling curiga mencurigai. Pendek kata harus tercipta kebersamaan yang saling asah, asih dan
asuh. Untuk maksud tersebut, sebagai sarana menciptakan lingkungan non fisik yang
kondusif, Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta melaksanakan kegiatan-kegiatan sosial
sebagai berikut:
Melakukan kunjungan rumah, terutama kepada widyaiswara dan karyawan yang

mendapatkan musibah.
Mengadakan kegiatan halal bil halal dan perayaan hari-hari besar keagamaan.
Melaksanakan acara-acara keluarga, misalnya arisan, olah raga bersama, rekreasi
bersama, dan acara keluarga lainnya.
Pengelolaan lingkungan kerja pada unit kerja menjadi tanggung jawab masing-masing
pimpinan unit kerja. Sedangkan pengelolaan lingkungan kerja pada tingkat balai diatur sebagai
berikut:
ei15
Kepala subbagian tata usaha khususnya urusan rumah tangga dan inventaris bertanggung
jawab atas pengelolaan lingkungan yang terkait dengan masalah kekeluargaan,
kebersihan, kesehatan, keindahan, ketertiban, kerindangan dan keamanan.
Kepala Balai Diklat dibantu oleh seluruh unsur pimpinan bertanggung jawab atas
pengelolaan lingkungan non fisik.
Seluruh warga Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta harus berperan serta secara aktif dan
penuh tanggung jawab dalam setiap upaya penciptaan lingkungan kerja yang kondusif.

PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
23 dari 37
PM.07 REALISASI JASA DIKLAT

7.1
Perencanaan Realisasi Jasa Diklat

7.1.1
Tujuan diklat di Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta diarahkan untuk meningkatkan
kompetensi pembina industri, tenaga kerja industri, wirausaha industri kecil dan
industri menengah pada sektor industri plastik, logam, dan kerajinan dalam rangka
industrialisasi menuju kehidupan yang lebih baik. Karena itu perencanaan realisasi
jasa diklat harus dilakukan secara baik dengan melibatkan seluruh unsur terkait
seperti; Kepala Seksi Penyelenggaraan Diklat, Kepala Seksi Pengembangan dan
Kerjasama Diklat, Kepala Subbagian Tata Usaha, dan widyaiswara. Perencanaan
realisasi diklat ini harus konsisten dan senantiasa terkait dengan persyaratan prosesproses lain dari sistem manajemen mutu.
Dalam merencanakan realisasi jasa diklat, Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta
menetapkan :
ei15
Sasaran dan persyaratan mutu diklat.

Perangkat dokumen serta sumber daya yang spesifik bagi jasa diklat tersebut.
Kegiatan verifikasi, validasi, pemantauan, pengukuran, inspeksi dan pengujian
serta kriteria keberterimaan diklat.
Rekaman yang diperlukan sebagai bukti bahwa realisasi diklat memenuhi
persyaratan pelanggan.
7.1.2
Kepala Seksi Penyelenggaraan Diklat, Kepala Seksi Pengembangan dan Kerjasama

Diklat, dan Kepala Subbagian Tata Usaha berkewajiban menetapkan persyaratan atau
standar mutu diklat dan pelayanan.
7.1.3
Kepala Balai Diklat menetapkan tahapan proses pelaksanaan diklat, dokumen

kurikulum diklat yang digunakan serta penyediaan sumber daya yang dibutuhkan guna
memenuhi persyaratan mutu yang telah ditetapkan.
7.1.4
Untuk menjamin agar setiap tahapan proses jasa diklat berjalan dengan baik dan
bermutu, maka Kepala Seksi Penyelenggaraan Diklat, Kepala Seksi Pengembangan
dan Kerjasama Diklat, Kepala Subbagian Tata Usaha berkewajiban menyusun
rencana mutu untuk setiap kegiatan yang dikelola. Rencana mutu dimaksud paling
tidak harus mencakup; tahap/jenis kegiatan, penanggung jawab/pelaksana, sumber
daya, kriteria keberterimaan, pemantauan dan dokumen terkait. Sementara itu, untuk
semua karyawan sebelum memulai aktivitas harian wajib membuat rencana kerja
terlebih dahulu.
7.1.5
Untuk memberikan bukti bahwa proses realisasi jasa diklat yang dihasilkan memenuhi
persyaratan, maka rekamannya disimpan oleh unit kerja terkait.
7.1.6
Keluaran perencanaan harus dalam bentuk yang sesuai dengan metode operasional
yang selama ini dilaksanakan pada Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta.
7.1.7
Penjelasan lebih lanjut tentang realisasi jasa diklat, dirinci dalam POS PLD tentang
Penyelenggaraan Diklat

PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
24 dari 37
7.2 Proses yang berkaitan dengan pelanggan

7.2.1. Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan jasa diklat
Untuk menjamin jasa diklat yang diselenggarakan memenuhi kebutuhan dan
harapan pelanggan serta peraturan dan perundangan-undangan yang berlaku, Balai
Diklat Industri (BDI) Yogyakarta menetapkan bahwa:
a). Harapan dan kebutuhan pelanggan terhadap mutu jasa diklat diidentifikasi dan
dipahami dengan baik untuk memastikan bahwa Balai Diklat Industri (BDI)
Yogyakarta mampu menyelenggarakan diklat sebagaimana yang diharapkan
tersebut.
b). Persyaratan yang tidak teridentifikasi oleh pelanggan, tetapi sangat diperlukan
bagi penyelenggaraan jasa diklat yang bermutu akan ditetapkan oleh Balai
Diklat Industri (BDI) Yogyakarta
c). Seluruh unsur manajemen Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta harus
memahami
peraturan
perundang-undangan
yang
terkait
dengan
penyelenggaraan diklat.
d). Persyaratan tambahan yang diyakini akan sangat bermanfaat bagi
penyelenggaraan jasa diklat yang bermutu akan ditetapkan oleh Balai Diklat
Industri (BDI) Yogyakarta.
7.2.2. Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan jasa diklat
Kepala Seksi Pengembangan dan Kerjasama Diklat harus mengkaji ulang semua
persyaratan yang terkait dengan jasa diklat sebelum membuat keputusan tentang
kesanggupan untuk melaksanakan diklat tersebut (termasuk sebelum memasarkan
program kepada pelanggan). Kaji ulang harus memastikan bahwa:
Persyaratan yang diminta berkenaan dengan penyelenggaraan diklat telah

ditentukan.
Apabila terjadi perbedaan persyaratan dengan yang disampaikan sebelumnya,
harus diselesaikan terlebih dahulu.
Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta benar-benar yakin mampu melaksanakan
diklat sesuai dengan persyaratan yang ditentukan.
Semua rekaman yang terkait dengan tinjauan dan tindakan yang timbul sebagai
akibat dari tinjauan tersebut harus dipelihara.
Dalam kasus, pelanggan tidak menyampaikan persyaratan berkenaan dengan suatu
diklat, maka Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta menetapkan persyaratanpersyaratan tersebut sebelum pelaksanaan diklat, melalui leaflet, brosur, surat
pemanggilan peserta dan sarana promosi lainnya.
ei15

PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
25 dari 37
7.2.3. Komunikasi pelanggan

Untuk membangun hubungan baik dengan pelanggan, Balai Diklat Industri (BDI)
Yogyakarta menetapkan dan menerapkan sistem komunikasi yang efektif dengan
cara :
Memberikan penjelasan mengenai rincian jasa diklat yang diselenggarakan

secara lengkap, meliputi; jenis program, tujuan, kompetensi, materi diklat, sistem
pembelajaran, peraturan tata tertib, biaya, dan lain sebagainya. Dengan
demikian diharapkan, pelanggan memahami betul karakteristik diklat pada Balai
Diklat Industri (BDI) Yogyakarta, sehingga kemungkinan munculnya persepsi
yang salah terhadap program diklat yang diselenggarakan dapat dihindari.
Menanggapi pertanyaan pelanggan atau pihak berkepentingan lainnya yang

berkenaan dengan penyelenggaraan diklat dan prosedur menjadi peserta diklat
Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta dengan menerapakan prinsip-prinsip
pelayanan prima (excellence service).
Menampung umpan balik dari pelanggan, termasuk keluhan dari pelanggan

dengan arif, bijaksana dan semangat mencari solusi. Sehubungan dengan itu,
seluruh unit kerja harus menangani keluhan pelanggan dengan sungguhsungguh dan membuat rekamannya dalam buku keluhan pelanggan yang paling
tidak harus berisi; hari dan tanggal, nama pelanggan, keluhan, penanganan
keluhan (tindak lanjut), dan hasil verifikasi.
Komunikasi pelanggan dilakukan dengan mendayagunakan seluruh sarana dan

media komunikasi yang dimiliki Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta seperti; surat,
telepon, faksimili, website dan email, leaflet, spanduk, dan brosur.
7.3
Perancangan dan Pengembangan

7.3.1 Perencanaan perancangan dan Pengembangan
Dalam melakukan perancangan dan pengembangan diklat, seperti; kurikulum diklat,
bahan ajar, media pendidikan, instrumen evaluasi dan lain sebagainya, Balai Diklat
Industri (BDI) Yogyakarta menetapkan :
Tahapan perancangan dan pengembangan.
Tinjauan, verifikasi dan pembenaran yang sesuai bagi tiap tahap perancangan
dan pengembangan.
Tanggung jawab dan wewenang untuk perancangan dan pengembangan.
Bidang temu antara pihak-pihak yang terkait dalam perancangan dan

pengembangan harus dikelola sedemikian rupa untuk memastikan terciptanya
komunikasi yang efektif dan kejelasan penugasan dan tanggung jawab masingmasing-masing pihak
Output dari perencanaan perancangan harus selalu dimutakhirkan agar selalu
sesuai dengan kemajuan perancangan dan pengembangan.
ei15

PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
26 dari 37
7.3.2 Masukan perancangan dan pengembangan

Dalam melakukan perancangan dan pengembangan program diklat, masukan yang
berkaitan dengan persyaratan diklat harus ditetapkan dan ditinjau untuk memastikan
kecukupan, kelengkapan dan tidak adanya persyaratan yang taksa dan saling
bertentangan. Sehingga dengan demikian proses perancangan dan pengembangan
dapat dilakukan dengan lebih baik. Masukan perancangan dan pengembangan
tersebut harus mencakup:
Persyaratan fungsi dan kinerja

Persyaratan perundang-undangan yang berlaku
Informasi dari perancangan sebelumnya yang serupa
Persyaratan perancangan dan pengembangan lain yang esensial
7.3.3 Keluaran perancangan dan pengembangan

Keluaran perancangan dan pengembangan disajikan dalam bentuk yang
memungkinkan dilakukannya verifikasi terhadap masukan perancangan dan
pengembangan. Keluaran perancangan dan pengembangan tersebut harus disetujui
sebelum dikeluarkan.
Hasil rancangan dan pengembangan tersebut harus :
Memenuhi persyaratan masukan

Memberi informasi yang memadai untuk pembelian, implementasi program dan
layanan.
Mengacu pada kriteria keberterimaan program
Menentukan karakteristik penting dari program tersebut sehingga
pelaksanaanya dapat dilakukan dengan baik dan benar.
7.3.4 Tinjauan perancangan dan pengembangan

Tinjauan atas perancangan dan pengembangan dilakukan secara sistematis
ditujukan untuk menilai kemampuan hasil perancangan dan pengembangan apakah
telah memenuhi persyaratan yang ditentukan, mengidentifikasi masalah dan
mengambil tindakan yang diperlukan.
Tinjauan perancangan dan pengembangan ini dilakukan oleh wakil-wakil unit kerja
atau fungsi yang terkait dengan setiap tahap perancangan dan pengembangan.
Rekaman hasil tinjauan dan tindakan apa pun yang dilakukan dalam proses
peninjuan tersebut dipelihara dengan baik.
7.3.5 Verifikasi perancangan dan pengembangan
Untuk memastikan bahwa keluaran perancangan dan pengembangan telah
memenuhi persyaratan, dilakukan verifikasi terhadap hasil perancangan dan
pengembangan sesuai dengan pengaturan yang telah direncanakan. Rekaman hasil
verifikasi dipelihara dengan baik.
ei15

PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
27 dari 37
7.3.6. Pembenaran perancangan dan pengembangan

Untuk memastikan agar supaya jasa diklat yang dihasilkan mampu memenuhi
persyaratan yang ditentukan, maka hasil perancangan dan pengembangan harus
divalidasi. Rekaman hasil validasi dan tindakan apapun yang perlu dilakukan harus
dipelihara.
7.3.7. Pengendalian perubahan perancangan dan pengembangan
Bila terjadi perubahan perancangan dan pengembangan, rekamannya dipelihara
dan pada bagian mana perubahan tersebut dilakukan harus dapat ditunjukkan.
Perubahan tersebut ditinjau, diverifikasi dan divalidasi dengan benar dan disetujui
sebelum diimplementasikan. Dalam melakukan tinjauan perubahan perancangan
dan pengembangan, dilakukan evaluasi pengaruh perubahan tersebut terhadap
diklat-diklat yang telah dilaksanakan.
7.4
Pembelian (Purchasing)
7.4.1. Proses Pembelian
Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta memastikan bahwa setiap proses pembelian
didasarkan pada kebutuhan dan persyaratan yang ditentukan agar alat bahan yang
dibeli betul-betul sesuai dengan persyaratan dan menunjang pelaksanaan program.
Pembelian dilakukan pada pemasok yang telah dinilai berdasarkan pada
kemampuan pemasok tersebut memasok alat bahan sesuai dengan persyaratan
yang ditetapkan Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta. Untuk itu, Balai Diklat Industri
(BDI) Yogyakarta menetapkan kriteria pemilihan, evaluasi dan evaluasi ulang
pemasok. Pemasok yang memenuhi syarat selanjutnya didata dalam daftar
pemasok terseleksi.
Rekaman hasil penilaian dan tindakan apapun yang dilakukan sebagai konsekuensi
dari peniliaian dipelihara dengan baik.
7.4.2. Informasi pembelian
Pembelian dilakukan dengan menggunakan order pembelian yang menguraikan
jenis produk yang dibeli, spesifikasi, satuan, jumlah, persyaratan persetujuan
produk. Kecukupan persyaratan pembelian harus dipastikan sebelum disampaikan
kepada pemasok.
7.4.3. Verifikasi produk yang dibeli
Terhadap produk atau alat bahan yang dibeli harus dilakukan inspeksi atau kegiatan
lain guna memastikan bahwa produk atau alat bahan yang dibeli telah memenuhi
persyaratan pembelian yang ditentukan.
Ketentuan lebih rinci berkenaan dengan pembelian, selanjutnya diatur dalam POS
PBJ tentang Pengadaan Barang dan Jasa.
ei15

PEDOMAN MUTU
7.5
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
28 dari 37
Pelaksanaan Diklat dan Penyediaan Jasa

7.5.1 Pengendalian Diklat dan Penyediaan jasa.
Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta merencanakan dan melaksanakan proses
diklat dalam keadaaan terkendali. Kondisi terkendali mencakup:
Ketersediaan informasi yang menguraikan kompetensi peserta diklat

Ketersediaan instruksi kerja sesuai dengan kebutuhan
Penggunaan media pembelajaran atau peralatan praktek yang sesuai.
Ketersediaan dan pemakaian instrumen pemantauan dan evaluasi
Implementasi kegiatan pemantauan dan evaluasi
Implementasi kegiatan pelepasan peserta dan layanan alumni
Pelaksanaan proses diklat di Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta selanjutnya

diuraikan secara rinci dalam POS PLD tentang Penyelenggaraan Diklat.
7.5.2 Validasi proses produksi dan penyelenggaraan diklat
Untuk menjamin bahwa hasil diklat sesuai dengan yang direncanakan, maka Balai
Diklat Industri (BDI) Yogyakarta melakukan validasi untuk proses diklat yang hasilnya
tidak dapat diverifikasi melalui pemantauan dan pengukuran seperti perubahan
sikap, perubahan perilaku dan peningkatan pemahaman yang terjadi dalam diri
peserta diklat.
7.5.3 Identifikasi dan mampu telusur
Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta melakukan identifikasi terhadap setiap
program diklat yang dilaksanakan berikut peserta yang mengikuti setiap program
diklat tersebut. Keberadaan setiap alumni harus teridentifikasi sedemikian rupa dan
rekamannya harus dipelihara.
7.5.4 Milik Pelanggan
Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta mengidentifikasi, memverifikasi, melindungi
dan menjaga seluruh hak milik pelanggan yang meliputi; barang-barang milik
peserta diklat termasuk data pribadi dan kepemilikan intelektual serta keselamatan
dan kesehatan peserta diklat selama berada dalam lingkungan balai. Bila terjadi
kerusakan dan kehilangan terhadap hak milik peserta diklat termasuk bila peserta
diklat mengalami kecelakaan atau gangguan kesehatan, manajemen Balai Diklat
Industri (BDI) Yogyakarta harus segera melakukan tindakan yang diperlukan dan
melaporkannya kepada pihak terkait. Sehubungan dengan itu, semua peserta diklat
harus memiliki polis asuransi kecelakaan selama mengikuti diklat di Balai Diklat
Industri (BDI) Yogyakarta.
7.5.5 Preservasi jasa
Guna menjamin agar supaya diklat yang dilaksanakan betul-betul memenuhi
persyaratan dan mencapai hasil yang diharapkan, maka seluruh bagian atau
ei15

PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
29 dari 37
kelengkapan pelaksanaan diklat yang dapat rusak harus dikendalikan sedemikian

rupa sehingga tidak terjadi penurunan spesifikasi.
Semua sarana yang digunakan dalam proses pelaksanaan diklat dan pelayanan
harus dalam kondisi terpelihara dan siap pakai sehingga terhindar dari terjadinya
hambatan dalam pelaksanaan diklat dan pelayanan terhadap pelanggan.
Penyimpanan alat bahan, media pendidikan dan bahan ajar dilakukan sedemikian
rupa sehingga terhindar dari kerusakan, penurunan spesifikasi, kehilangan dan
bahaya terhadap orang dan barang lain.
Penyimpanan harus dilakukan dengan rapi dan teratur sehingga memudahkan
pengenalan dan pengambilan. Administrasi penyimpanan harus terkendali agar
status persediaan dapat dipantau.
Barang yang dapat turun mutunya harus diberi identifikasi, bila perlu dengan tanggal
kadaluwarsa, diperiksa secara berkala dan dinilai setiap selang waktu tertentu.
Usaha melindungi jasa diklat harus dilakukan sedemikian rupa mulai dari awal
proses pelaksanaan diklat agar tidak terjadi masalah atau kerusakan. Semua
administrasi tentang peserta diklat harus dilakukan dengan tertib sampai tanggung
jawab balai terhadap jasa diklat tersebut berakhir.
7.6
Pengendalian instrumen pemantauan dan pengukuran

Nilai tambah yang diberikan kepada peserta diklat adalah peningkatan kompetensi. Untuk
mengetahui peningkatan kompetensi tersebut, dilakukan melalui evaluasi hasil pelatihan.
Untuk menjamin bahwa kompetensi yang dimiliki peserta diklat betul-betul sesuai dengan
persyaratan atau standar kompetensi yang telah ditetapkan, maka:
ei15
Instrumen evaluasi yang digunakan untuk mengukur peningkatan kompetensi peserta

diklat harus disusun dengan memenuhi kriteria instrumen evaluasi yang baik (validitas,
reliabilitas, komprehensif, dan sebagainya)
Instrumen evaluasi harus ditinjau atau ditinjau ulang setiap akan digunakan dan harus
disimpan dengan baik sehingga terlindungi dari kerusakan dan terjaga dari
kemungkinan tidak sahnya hasil evaluasi.

PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
30 dari 37
PM.08 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN

Untuk memperagakan kesesuaian hasil diklat dan memastikan kesesuaian sistem manajemen
mutu serta terus-menerus memperbaiki keefektifannya secara berkesinambungan, maka Balai
Diklat Industri (BDI) Yogyakarta merencanakan dan mengimplementasikan proses
pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan yang diperlukan pada seluruh tahapan
proses pelaksanaan program diklat menggunakan metode dan teknik statistik yang relevan.
8.2
Pemantauan dan Pengukuran

8.2.1 Kepuasan Pelanggan
Salah satu pengukuran kinerja sistem manajemen mutu dilakukan dengan jalan
memantau informasi berkaitan dengan persepsi pelanggan; apakah jasa diklat Balai
Diklat Industri (BDI) Yogyakarta telah memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan.
Untuk itu, Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta melakukan pemantauan dan pengukuran
kepuasan pelanggan dengan menggunakan angket dan atau wawancara dengan
responden; peserta diklat, instansi/perusahaan pengirim, dan pelanggan internal secara
langsung, via pos, telepon atau sarana komunikasi lainnya. Pengukuran kepuasan
pelanggan untuk pelanggan internal dilakukan minimal 1 kali dalam enam buan.
Pengukuran kepuasan pelanggan peserta diklat dilakukan pada setiap pelaksanaan
diklat.
Sementara
pengukuran
kepuasan
pelanggan
untuk
pelanggan
instansi/perusahaan pengirim, pelaksanaannya disesuaikan dengan kondisi berdasarkan
pertimbangan kemudahan pelaksanaannya (convenience sampling).
8.2.2 Audit Internal
a. Untuk memastikan bahwa sistem manajemen mutu Balai Diklat Industri (BDI)
Yogyakarta telah memenuhi pengaturan yang direncanakan pada perencanaan
realisasi diklat dan pada persyaratan sistem manajemen mutu yang telah ditetapkan,
serta memastikan sistem manajemen mutu diterapkan dan dipelihara secara efektif
pada setiap unit kerja, Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta melakukan audit internal
minimal satu kali dalam satu tahun.
b. Perencanaan program audit dilakukan dengan mempertimbangkan status serta
tingkat kepentingan proses dan bidang yang diaudit termasuk hasil-hasil audit
sebelumnya. Karena itu, pelaksanaan audit internal untuk masing-masing unit kerja
bisa saja berbeda.
c.
Untuk memastikan terkendalinya proses pelaksanaan audit, ditetapkan kriteria,

lingkup, frekuensi, dan metode audit.
d. Untuk memastikan keobjektifan dan ketidakberpihakan proses audit, maka pemilihan

auditor dilakukan secara seksama dan tidak diperbolehkan seorang auditor
mengaudit unit kerja atau pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.
e. Penanggung jawab unit kerja yang diaudit, harus memastikan bahwa tindakan untuk
menghilangkan ketidaksesuaian dan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan
sebagaimana diatur dalam POS 8.5.2 dilakukan sesegera mungkin tanpa ditunda
Penjelasan lebih rinci tentang pelaksanaan audit internal diatur lebih lanjut dalam POS
8.2.2 tentang Audit Internal.
ei15

PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
31 dari 37
8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses

Untuk menjamin agar setiap proses pelaksanaan diklat mencapai hasil-hasil yang
direncanakan, maka harus dilakukan pemantauan dan pengukuran terhadap prosesproses tersebut. Pemantauan dan pengukuran proses sistem manajemen mutu
dilakukan oleh Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta dengan menetapkan suatu metode
yang memperagakan kemampuan proses untuk mencapai hasil yang direncanakan.
Apabila hasil yang direncanakan tidak sesuai maka dilakukan koreksi dan tindakan
korektif sebagaimana diatur dalam POS 8.5.2 sesuai kebutuhan untuk memastikan
kesesuaian hasil diklat.
a. Pemantauan proses diklat dilakukan dengan memantau kehadiran tenaga edukatif
(Widyaiswara), kehadiran peserta diklat, jurnal, berita acara evaluasi, dan supervisi
kelas. Sementara itu pengukuran proses diklat dilakukan berdasarkan jumlah jam
setiap Program Diklat, Satuan Acara Pelatihan (SAP), Modul, dan Program
Pemelajaran.
b. Pemantauan sasaran mutu dan program kerja dilakukan dengan menggunakan
metode yang sesuai dengan substansi dan karakteristik masing-masing sasaran
mutu dan program kerja. Artinya cara pemantauan sasaran mutu bisa berbeda
antara sasaran mutu yang satu dengan sasaran mutu lainnya
8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Hasil Diklat
Untuk memverifikasi bahwa hasil diklat telah memenuhi persyaratan, maka Balai Diklat
Industri (BDI) Yogyakarta melakukan pemantauan dan pengukuran karakteristik hasil
diklat. Pemantauan dan pengukuran tersebut harus dilakukan pada setiap tahap proses
diklat yang relevan sesuai dengan ketentuan yang telah direncanakan.
Pemantauan hasil diklat dilakukan dengan cara mengidentifikasi ketidaksesuaian yang
dijumpai dan melaporkannya kepada pihak yang berwenang untuk ditangani sesuai
dengan ketentuan yang ditetapkan.
Pengukuran hasil diklat dilakukan dengan evaluasi hasil pelatihan. Hasil diklat yang tidak
sesuai ditangani menurut ketentuan yang ditetapkan pada POS 8.3 tentang
Pengendalian Hasil Diklat Tidak Sesuai.
Semua rekaman yang berkenaan dengan pemantauan dan pengukuran hasil diklat
harus dipelihara
Peserta diklat yang hasil pelatihannya tidak memenuhi syarat, tidak dapat melanjutkan
pada proses berikutnya sebelum semua permasalahan yang menjadi ketidaksesuaian
diselesaikan secara memuaskan, kecuali kalau disetujui oleh pihak yang berkompeten
terhadap masalah tersebut.
Rincian dan tata cara melakukan pengukuran hasil diklat diatur lebih lanjut dalam
Instruksi Kerja yang terkait dengan evaluasi hasil pelatihan.
Khusus untuk uji kompetensi, ketentuan pelaksanaannya berkenaan dengan prosedur,
persyaratan, instrumen, kriteria kelulusan, dan penerbitan sertifikat kompetensi
sepenuhnya mengikuti ketentuan yang berlaku pada Tempat Uji Kompetensi (TUK).
ei15

PEDOMAN MUTU
8.3
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
32 dari 37
Pengendalian hasil diklat yang tidak Sesuai

Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta memastikan bahwa hasil pelaksanaan setiap tahapan
proses diklat yang tidak memenuhi persyaratan atau kriteria keberterimaan utamanya peserta
diklat yang tidak lulus evaluasi diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah agar peserta
diklat tersebut tidak melanjutkan pada proses diklat berikutnya atau mendapat tanda lulus
(sertifikat) yang tidak sah. Pengendalian dan tanggung jawab serta wewenang yang terkait
dengan hasil diklat yang tidak sesuai ditetapkan dalam suatu prosedur terdokumentasi.
Ketidaksesuaian yang ditemukan harus dicatat sedemikian rupa dengan merincikan hasil diklat
yang tidak sesuai berikut kriterianya, sehingga memudahkan untuk ditinjau, dikoreksi, dan
ditindaklanjuti oleh pihak yang berwenang.
Penanganan hasil diklat yang tidak sesuai khususnya untuk peserta diklat yang tidak lulus
evaluasi dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain; pengulangan proses diklat
(remedial teaching), remedial test, pemberian tugas (resitasi) atau pengembalian peserta diklat
kepada instansi/perusahaan pengirim.
Penanganan hasil diklat yang tidak sesuai dengan menggunakan metode pengulangan proses
diklat harus diverifikasi ulang untuk memastikan bahwa hasil diklat dimaksud telah sesuai
dengan persyaratan atau kriteria kelulusan.
Apabila hasil diklat yang tidak sesuai (peserta diklat yang tidak lulus evaluasi) ditemukan pada
proses diklat berikutnya, maka harus dilakukan tindakan yang relevan dengan pengaruh
ketidaksesuaian tersebut.
Semua rekaman yang berkenaan dengan hasil diklat yang tidak sesuai berikut tindakan yang
dilakukan untuk mengendalikan ketidaksesuaian tersebut harus dipelihara
Tata cara dan ketentuan penanganan hasil diklat yang tidak sesuai, diatur secara rinci dalam
POS. 8.3 tentang penanganan hasil diklat yang tidak sesuai.
8.4
Analisis Data
Untuk memperagakan kesesuaian dan keefektifan sistem manajemen mutu serta untuk
mengevaluasi apakah perbaikan berkelanjutan dari sistem manajemen mutu dapat dilakukan,
Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta menetapkan, menghimpun, dan menganalisis data yang
sesuai menggunakan teknik-teknik statistik yang relevan. Hasil analisis data harus
memberikan informasi yang berkaitan dengan:
8.5
Kepuasan pelanggan.
Kesesuaian hasil diklat dengan persyaratan.
Karakteristik dan kecenderungan proses dan hasil diklat termasuk peluang untuk tindakan
pencegahan, dan
Kinerja pemasok
Perbaikan
8.5.1 Perbaikan berkesinambungan
Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta secara berkala dan berkesinambungan senantiasa
ei15

PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
33 dari 37
melakukan perbaikan sistem manajemen mutu melalui pemanfaatan kebijakan mutu,

sasaran mutu, hasil audit baik audit internal maupun audit eksternal, hasil analisis data,
tindakan korektif dan preventif serta tinjauan manajemen.
8.5.2 Tindakan Korektif
Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta senantiasa melakukan tindakan korektif dalam
upaya menghilangkan penyebab ketidaksesuaian guna mencegah terulangnya
ketidaksesuaian tersebut dikemudian hari. Tindakan korektif yang diambil harus
disesuaikan dengan pengaruh yang mungkin akan ditimbulkan oleh ketidaksesuaian
tersebut.
Sehubungan dengan itu, Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta menetapkan persyaratan
bagi:
peninjauan ketidaksesuaian (termasuk keluhan pelanggan),

penetapan penyebab ketidaksesuaian.
penilaian kebutuhan tindakan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak akan
terulang di kemudian hari,
penerapan tindakan yang diperlukan,
rekaman hasil tindakan yang dilakukan, dan
peninjauan efektifitas tindakan korektif yang dilakukan.
Penjelasan tentang tata cara dan ketentuan melakukan tindakan korektif secara rinci
dijelaskan dalam POS. 8.5.2 tentang Tindakan Korektif.
8.5.3 Tindakan Pencegahan
Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta senantiasa melakukan tindakan pencegahan
dalam upaya menghilangkan penyebab ketidaksesuaian potensial guna mencegah
terjadinya ketidaksesuaian. Untuk memastikan agar tindakan pencegahan yang
dilakukan sesuai dengan pengaruh yang akan ditimbulkan oleh ketidaksesuaian atau
masalah potensial dimaksud, maka Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta menetapkan
persyaratan bagi :
penetapan ketidaksesuaian potensial dan penyebabnya,

penetapan langkah-langkah untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian.
penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan,
rekaman hasil tindakan yang dilakukan.
peninjauan efektifitas tindakan pencegahan yang dilakukan.
Penjelasan tentang tata cara dan ketentuan melakukan tindakan pencegahan diatur
secara rinci dalam POS. 8.5.3 tentang tindakan pencegahan.
ei15

PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
34 dari 37
LAMPIRAN 1
STRUKTUR ORGANISASI BALAI DIKLAT INDUSTRI (BDI) YOGYAKARTA
BALAI PENDIDIKAN DAN

PELATIHAN INDUSTRI
SUB BAGIAN
TATA USAHA
SEKSI
PENYELENGGARAAN
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
SEKSI
PENGEMBANGAN DAN
KERJASAMA PENDIDIKAN
DAN PELATIHAN
KELOMPOK
JABATAN FUNGSIONAL
ei15

PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
35 dari 37
LAMPIRAN 2
URAIAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI UNIT KERJA
NO
UNIT KERJA
URAIAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI
1.
Balai Diklat Industri (BDI)

Yogyakarta
Melaksanakan pendidikan dan pelatihan bagi sumber daya

manusia industri. Dalam melaksanakan tugas tersebut BDI
Yogyakarta menyelenggarakan fungsi:
penyusunan rencana dan program pendidikan dan pelatihan
bagi sumber daya manusia industri;
pelaksanaan pendidikan dan pelatihan bagi Pembina
industri;
pelaksanaan pendidikan dan pelatihan bagi tenaga kerja
industri, wirausaha industri kecil dan industri menengah
yang berbasis spesialisasi dan kompetensi;
pelaksanaan uji kompetensi, sertifikasi dan penempatan
tenaga kerja industri;
penyelenggaraan inkubator bisnis untuk wirausaha industri
kecil dan industri menengah;
pelaksanaan identifikasi kompetensi sumber daya manusia
yang dibutuhkan dunia usaha industri;
evaluasi dan pelaporan kegiatan pendidikan dan pelatihan
industri; dan
pelaksanaan urusan tata usaha Balai Diklat Industri.
2.
Sub Bagian Tata Usaha
Melakukan penyusunan rencana, program dan anggaran,

urusan administrasi kepegawaian dan manajemen kinerja,
keuangan, persuratan, kearsipan, pengelolaan perpustakaan,
kehumasan, perlengkapan dan rumah tangga, serta
pemantauan, evaluasi, dan palaporan pelaksanaan kegiatan
Balai Diklat Industri.
3.
Seksi Penyelenggaraan
Pendidikan dan Pelatihan
4.
Seksi Pengembangan dan

Kerja Sama Pendidikan dan
Pelatihan
Perencanaan dan pelaksanaan pendidikan dan pelatihan

berbasis spesialisasi dan kompetensi, pelaksanaan uji
kompetensi dan sertifikasi, penyelenggaraan inkubator bisnis,
serta evaluasi dan pelaporan penyelenggaraan pendidikan dan
pelatihan.
Penyusunan dan pengembangan program pendidikan dan
pelatihan, pelaksanaan identifikasi kompetensi, analisis
kebutuhan pendidikan dan pelatihan, penempatan, monitoring
pasca pendidikan dan pelatihan, serta pengembangan
workshop/teacing factory/incubator bisnis.
ei15

PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
36 dari 37
Lanjutan
NO
UNIT KERJA
Kelompok Jabatan
Fungsional (Widyaiswara)
ei15
URAIAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI

Menyusun Garis-garis Besar Program Pembelajaran
(GBPP)/Rancang Bangun Pembelajaran Mata Diklat
(RBPMD)
Menyusun bahan ajar; (handout, jobsheet, modul)
Melaksanakan pembelajaran
Mengevaluasi pembelajaran
Menulis karya tulis ilmiah

PEDOMAN MUTU
Kode. Dok
PM
Edisi/Revisi
A/1
Tgl Terbit
18 Februari 2015
Halaman
37 dari 37
LAMPIRAN 3
DAFTAR PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR
No
Kode Dokumen
Judul POS
POS 4.2.3
Pengendalian Dokumen
POS 4.2.4
Pengendalian Rekaman
POS 8.2.2
Audit Internal
POS 8.3
Pengendalian Hasil Diklat Tidak Sesuai
POS 8.5.2
Tindakan Korektif
POS 8.5.3
Tindakan Pencegahan
POS PTK
Pengembangan Tenaga Kediklatan
POS SAR
Pemeliharaan Sarana dan Prasarana
POS PBJ
Pengadaan Barang dan Jasa
10
POS PYD
Penyelenggaraan Diklat
ei15

Pedoman Mutu (Final)

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pedoman Mutu (Final)

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN INDUSTRI

BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN INDUSTRI

BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA

Tevi Dwi Kurniaty, SIP,

Kunto Purwo Widagdo,

Ir. Iswahyuni, MSCE

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN INDUSTRI

BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA

Profil Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta

Sistem Manajemen Mutu

Tanggung Jawab Manajemen

Pengelolaan Sumber Daya

Realisasi Jasa Diklat

Pengukuran, Analisis dan Perbaikan

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN INDUSTRI

BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA

Wakil Manajemen Mutu

Kepala Subbagian Tata Usaha

Kepala Seksi Penyelenggaraan Diklat

Kepala Seksi Pengembangan dan Kerjasama Diklat

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN INDUSTRI

BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA

Perubahan dokumen pedoman mutu pada revisi

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN INDUSTRI

BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA

PM.01 PROFIL BALAI DIKLAT INDUSTRI (BDI) YOGYAKARTA

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN INDUSTRI

BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA

Tugas Pokok dan Fungsi

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN INDUSTRI

BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA

PM.02 BUSINESS PROCESS MAP

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN INDUSTRI

BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA

PM.03 DAFTAR ISTILAH

Sistem Manajemen Mutu

Wakil Manajemen Mutu

Business Process Map

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN INDUSTRI

BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN INDUSTRI

BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA

PM.04 SISTEM MANAJEMEN MUTU

Proses pendukung terdiri dari proses-proses; pengembangan tenaga kediklatan,

Untuk memastikan bahwa kegiatan-kegiatan di atas

Dalam penyelenggaraan Diklat, Balai Diklat Industri (BDI) Yogyakarta menggunakan

berjalan secara baik dan

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN INDUSTRI

BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA

kebersihan (cleaning service), satuan pengamanan dan widyaiswara/instruktur tamu.

Terdiri dari; kebijakan mutu, sasaran mutu dan pedoman mutu

Prosedur Operasional Standar (POS), yang menjabarkan cara

Formulir-formulir yang merupakan sarana dalam penerapan sistem

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN INDUSTRI

BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA

Disetujui dan disahkan sebelum diterbitkan.

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN INDUSTRI

BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN INDUSTRI

BALAI DIKLAT INDUSTRI YOGYAKARTA

PM.05 TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

Mensosialisasikan pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan (kebutuhan dan

Menyelenggarakan rapat tinjauan manajemen yang dilaksanakan minimal satu kali