RSPKT

(JAQ)

Job Analysis Questionnaire

Job Code:

KUESIONER ANALISIS JABATAN

Instruksi
1. Pemangku Jabatan/Atasan akan mengisi kuesioner ini.
2. Semua pertanyaan harus dilengkapi.
3. Apabila telah dilengkapi, kuesioner harus direview dan ditandatangani oleh Atasan.
Kuesioner yang telah direview dan ditandatangani dikembalikan kepada Bagian SDM paling
lambat tanggal ______, dalam bentuk soft copy.
4. Salinan semua kuesioner yang telah terkumpul akan dikirimkan oleh Bagian SDM ke Towers
Watson paling lambat tanggal _______

Tanda-Tangan
Admin Gudang Apotek:

Tanda-Tangan
Apoteker :

Tanggal:

Tanggal:

Tanda-Tangan
Direktur:

Tanggal:

Tanggal diterima:
Dipersiapkan oleh: PT TOWERS WATSON INDONESIA

RSPKT
(JAQ)

Job Analysis Questionnaire

NAMA JABATAN
MELAPOR KEPADA (NAMA JABATAN)
BAGIAN
DEPARTEMEN

Administrasi Gudang Apotek

Apoteker
Apotek
Instalasi Farmasi

NAMA PEMANGKU JABATAN1

NIP PEMANGKU JABATAN
1

nama pemangku jabatan diisi sebagai narasumber untuk keperluan interview atau konfirmasi (jika diperlukan)

Catatan:
Kuesioner ini mengukur berbagai dimensi jabatan/pekerjaan, bukan kinerja individu. Pada saat mengisi
kuesioner ini, harap hanya mendeskripsikan apa yang dilakukan oleh jabatan/pekerjaan tersebut,
dan kesampingkan pribadi dari si pemegang jabatan/pekerjaan tersebut.

I.

RINGKASAN JABATAN/PEKERJAAN
Apa yang dilakukan oleh jabatan ini ? (Ringkaslah dalam 1-2 kalimat)
Membuat Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB) dan filingnya serta membantu penerimaan
dan pendistribusian

Apa hasil akhir yang dihasilkan oleh jabatan ini?

BAPB dapat dikerjakan tepat waktu
Proses penerimaan dan pendistribusian berjalan lancar

Apa kriteria keberhasilan dari jabatan ini?

Pekerjaan keadministrasian BAPB, penerimaan dan pendistribusian barang berjalan efekti dan
efisien

RSPKT
(JAQ)

II.

Job Analysis Questionnaire

STRUKTUR ORGANISASI DAN KEPEMIMPINAN

Sebutkan nama jabatan dari Atasan Langsung, jabatan lain yang melapor kepada Atasan
Langsung, dan jabatan yang melapor kepada jabatan ini. (Jangan mengisi dengan nama).
k

Kasie Candal Gudang farmasi

Jabatan-Jabatan Lain
Administrasi Candal- Gudang Farmasi

yang Juga Melapor Kepada Atasan

Langsung
Jml Pemegang Jabatan

1. AA Candal-Gudang Farmasi
2. Admin Candal-Gudang Farmasi

Jabatan-Jabatan yang
Langsung Melapor ke
Jabatan ini

Jabatan-Jabatan yang
Tidak Langsung
Melapor ke Jabatan Ini2

Jml
Pemegang Jabatan

1.
2. .

Jml
Pemegang Jabatan

1.

bawahan dari bawahan langsung (1 tingkat)

RSPKT
(JAQ)

Job Analysis Questionnaire

RSPKT
(JAQ)

Job Analysis Questionnaire

Berdasarkan sifat dan tanggung jawab jabatan ini terhadap jabatan-jabatan lain, pilih salah satu dari
kriteria di bawah (beri tanda X di samping deskripsi yang paling sesuai):
1
2
3
4

5
6

Tidak ada tanggung jawab kepemimpinan

Kadang kadang memberikan pelatihan on-the-job / bimbingan teknis kepada
jabatan lain
Berperan sebagai team leader3
Memegang
tanggung
jawab
Melakukan mentoring kepada anggota
penyeliaan (supervisory)4
tim yunior dan bertindak sebagai
penasehat dan pembimbing
Mengkoordinasikan
pekerjaan
di
tim/proyek
Memiliki
tanggung
jawab
Memiliki tanggung jawab menetapkan
mengelola5 (managerial) para
arahan
professional
(thought
profesional
leadership)6 atas fungsi kunci di
organisasi
Memiliki
tanggung
jawab
mengelola melalui manajer

peran sebagai team leader meliputi tanggung jawab mengkoordinasi kegiatan operasional sehari hari di tim
peran supervisory masih berfokus pada aspek leading, namun sudah mulai ada aspek planning, organizing, dan
controlling atas tim / unit kerja yang dipimpin, biasanya yang dipimpin adalah jabatan clerical
5
peran managerial meliputi aspek planning, organizing, leading, dan controlling dengan porsi yang hampir seimbang atas
unit organisasi yang dipimpin
6
peran sebagai thought leader mensyaratkan jabatan ini sebagai satu satunya narasumber utama dalam bidang
keahlian tertentu yang merupakan kunci keberhasilan bisnis perusahaan
3
4

RSPKT
(JAQ)

III

Job Analysis Questionnaire

TANGGUNG JAWAB UTAMA

Mohon kelompokkan tugas-tugas dari jabatan/pekerjaan ini ke dalam tanggung jawab utama dan
urutkan berdasarkan tingkat kepentingannya. (dimulai dari yang paling penting), ukuran keberhasilan,
serta perkiraan persentase dari waktu yang dibutuhkan oleh masing-masing tanggung-jawab).
Tanggung Jawab Utama
(Key Accountabilities)

% Waktu
(% Time Spent)

1.

Melaksanakan pembuatan BAPB dan kelengkapan

otorisasinya serta pendokumentasiannya

50

Membantu proses penerimaan barang

15

3.

Membantu proses mutasi barang meliputi pengambilan

barang, transaksi mutasi dan penyerahan kepada unit
kerja.

20

Membantu kelancaran proses invoice dengan melengkapi

lembar BAPB dan diserahkan ke Keuangan

Total

100%

Note: Total persentase untuk Tanggung Jawab Utama adalah 100%.

RSPKT
(JAQ)

Job Analysis Questionnaire

KRITERIA KEBERHASILAN (KEY PERFORMANCE INDICATOR)

Apa kriteria keberhasilan dari jabatan ini? Sebutkan paling banyak 6 (enam) kriteria keberhasilan
yang paling penting.
1.

Tercapainya BAPB tepat waktu

2.

Tercapainya kelancaran administrasi proses penerimaan dan pendistribusian

3.

Tercapainya kelancaran proses kelengkapan invoice

IV.

KEWENANGAN / PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Kewenangan apa saja yang dimiliki oleh jabatan ini? Mohon berikan beberapa contoh.

V.

PEMECAHAN MASALAH
Apa yang menjadi masalah/tantangan yang paling berat dalam melaksanakan pekerjaan ini?
Mohon berikan beberapa contoh situasi permasalahan tersebut. Bagaimana cara mengatasi
masalah-masalah tersebut?
Masalah Utama yang Dihadapi

Solusi-Solusi Permasalahan

Jika terjadi error SIM Rumah Sakit

Melacak data yang hilang tersebut dengan

sehingga data BAPB yang sudah di

berkoordinasi dengan bagian pengadaan

input menjadi t hilang

RSPKT
(JAQ)
VI.

Job Analysis Questionnaire

KONSEKUENSI DARI KESALAHAN

Apa kesalahan yang mungkin terjadi dalam menjalankan pekerjaan ini? Apa dampak/konsekuensi
dari kesalahan-kesalahan tersebut?
Kemungkinan Kesalahan

Konsekuensi

Jika terjadi kesalahan input BAPB data

BAPB tidak sesuai dengan fisik barang

Akan terjadi selisih stok di data SIM Rumah Sakit

Mutasi sediaan yang namanya sama

(tablet dengan syrup),nama sama sifat
berbeda (reguler dengan inhealth)

Jumlah sediaan berbeda antara SIM ,kartu stock

barang dengan barang.

RSPKT
(JAQ)
VII.

Job Analysis Questionnaire

HUBUNGAN
(1)

Hubungan Internal
Selain dengan atasan dan bawahan langsung, jabatan ini secara teratur berhubungan
dengan jabatan-jabatan apa lagi?
Jabatan
Administrasi

Tujuan
Koordinasi terkait

pengadaan

ketidaksesuain PO

Frekuensi
1 kali seminggu

dengan fisik barang

datang
Administrasi akuntansi
Kasie Pelayanan Apotik

(2)

2 kali seminggu
Setiap hari

Hubungan Eksternal
Apakah dalam menjalankan tugas-tugas jabatan ini secara teratur berhubungan
dengan pihak eksternal? Jelaskan dengan singkat tujuan dan frekuensi dari
hubungan-hubungan tersebut.
Pihak Eksternal

VIII.

Pelaporan BAPB
Serah terima barang

Tujuan

Frekuensi

PENGETAHUAN DAN KEAHLIAN

Apa tingkat Pendidikan Minimum yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaan ini secara
memadai? Dari Jurusan / Bidang apa?
Minimal SMA
Apa pelatihan yang harus didapatkan untuk dapat menjalankan pekerjaan ini secara
memadai?
Pelatihan bidang keadministrasian

RSPKT
(JAQ)

Job Analysis Questionnaire

Kompetensi / Perilaku (soft skill) apa yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaan ini
secara memadai?
Komunikasi, ketelitian dan akurasi
Pengalaman kerja apa dan berapa lama yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaan ini
secara memadai?
1 tahun pengalaman kerja di apotek Rumah Sakit