Microsoft Visio, DFD & Flowchart

Modul Lab Sistem Informasi Akuntansi

LAB AKUNTANSI
FEUI

Lab Komputer
Sistem Informasi Akuntansi

DFD, FLOWCHART &

MYOB

Laboratorium Akuntansi
Departemen Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia
Gedung Departemen Akuntansi FEUI, lt. 1
Kampus Baru UI Depok
Depok, 16424
Telp. : 62 21 7884 9169/70 7888 6407
Fax. : 62 21 7888 9169 7888 6407
E-mail
: labakuntansi@fe.ui.ac.id
Hal. 1 dari 17 halaman

Microsoft Visio, DFD & Flowchart

Modul Lab Sistem Informasi Akuntansi

MICROSOFT VISIO
Microsoft Visio merupakan salah satu software yang dapat digunakan untuk membuat DFD
maupun flowchart. Software ini cukup user friendly, sehingga pembuatan DFD ataupun
flowchart tidak memakan waktu terlalu lama.

Perkenalan atas Microsoft Visio

Pada saat membuka Microsoft Visio, maka akan muncul window seperti dibawah ini:

Anda tinggal memilih bagian Category untuk menentukan gambar yang akan dibuat. Pilih
Flowchart untuk membuat DFD maupun flowchart. Setelah melakukan pilihan Category dan
Template, Anda dapat segera membuat gambar yang Anda inginkan.

a. Membuat Data Flow Diagram

Setelah membuka Microsoft Visio, pada Category pilih Flowchart dan pada
Template pilih Data Flow Diagram.
Setelah anda memilih Template Data Flow Diagram, akan muncul window berikut ini:

Hal. 2 dari 17 halaman

Microsoft Visio, DFD & Flowchart

Modul Lab Sistem Informasi Akuntansi

Menggambar
Alur Data

Klik kanan, copy simbol, paste di

halaman sebelah kanan

Untuk menggambar simbol-simbol, Anda cukup meng-copy salah satu simbol pada bagian
Data Flow Diagram Shapes dan mem-paste di halaman yang tersedia di sisi kanan. Untuk
mengambarkan alur data, klik icon bergambar garis.

b. Membuat Flowchart

Setelah membuka Microsoft Visio, pada bagian Category pilih Flowchart dan pada
bagian Template pilih Basic Flowchart.

Setelah anda memilih Template Data Flow Diagram, akan muncul window berikut ini:

Hal. 3 dari 17 halaman

Microsoft Visio, DFD & Flowchart

Modul Lab Sistem Informasi Akuntansi

Menggambar
Alur Data

Klik kanan, copy simbol, paste di

halaman sebelah kanan

Untuk menggambar simbol-simbol, Anda cukup meng-copy salah satu simbol pada bagian
Basic Flowchart Shapes dan mem-paste di halaman yang tersedia disisi kanan. Untuk
mengambarkan alur data, klik icon bergambar garis.

Hal. 4 dari 17 halaman

Microsoft Visio, DFD & Flowchart

Modul Lab Sistem Informasi Akuntansi

DATA FLOW DIAGRAM

Definisi:

Data Flow Diagramming is a means of representing a system at any level of detail with a
graphic network of symbols showing data flows, data stores, data processes, and data
sources/destinations. (The Technique of Data Flow Diagramming, Kenneth A. Kozar,
Spring 1997).

Data flow diagrams illustrate how data is processed by a system in terms of inputs and
outputs (www.smartdraw.com)

Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa Data Flow Diagram adalah alat untuk
menggambarkan sistem dengan menggunakan simbol-simbol yang menggambarkan alur
data, pemrosesan data, dan sumber ataupun tujuan data.

Kegunaan:

Kegunaan dari Data Flow Diagram (DFD) adalah untuk menyediakan hubungan semantik
antara User dan System Developers. Diagram ini :

Secara grafik, mengeliminasi ribuan kata;

Merepresentasikan hubungan logis, membuat model What a system does, daripada

hanya model yang secara fisik menunjukkan How the model does it;

Dibuat secara hierarkis, menunjukkan sistem di berbagai detail level; dan

Sedikitnya simbol yang dipergunakan, menjadikan user mudah dalam mengerti dan
me-review.

Tujuan dari DFD adalah untuk secara umum memahami sebuah model sistem. Diagram
merupakan dasar dari analisis struktur sistem. DFD didukung oleh analisis struktur sistem
lainnya seperti Data Stucture Diagrams, Data Dictionaries, dan teknik lainnya seperti
Decision Tables atau Decision Trees.

Hal. 5 dari 17 halaman

Microsoft Visio, DFD & Flowchart

Modul Lab Sistem Informasi Akuntansi

Deskripsi :

Data Flow Diagram terdiri dari empat simbol dasar yaitu :

Keterangan :

Entitas eksternal menggambarkan sumber data sistem atau tujuan data dari sistem:
1. Diberi nama dengan nama yang sesuai.
2. Dapat diulang (dibuat lebih dari satu kali) untuk menghindari terjadinya
perpotongan garis.
3. Entitas eksternal terletak di luar sistem yang digambarkan oleh DFD.
4. Dapat merupakan sistem lain atau subsistem dari sistem yang yang digambarkan
oleh DFD.

Alur data menggambarkan perpindahan data:

1. Digambarkan dengan garis berpanah.
2. Hanya mencerminkan data, tidak merupakan pengendalian.
3. Harus selalu diberi nama tanpa menggunakan kata data.

Penyimpanan data menggambarkan data yang tidak berpindah:

1. Pada umumnya merupakan file fisik seperti kartu indeks, laci meja, disket
magnetis.
2. Dinamai dengan nama yang sesuai dan tidak menggunakan kata file.
3. Dapat diulang (dibuat lebih dari satu kali) untuk menghindari terjadinya
perpotongan garis

Hal. 6 dari 17 halaman

Microsoft Visio, DFD & Flowchart

Proses

menggambarkan

Modul Lab Sistem Informasi Akuntansi

aktivitas

untuk

mentansformasikan

data,

seperti

menggabungkan atau mengubah:

1. Menunjukkan perubahan atau transformasi data. Data yang memasuki proses
harus ditransformasikan dengan cara tertentu. Oleh karena itu, semua proses
harus memiliki input dan output.
2. Dinamai dengan kata kerja tertentu dan objek dari kata kerja tersebut. Nama
proses

tidak

menggunakan

kata

proses.

Setiap

proses

hanya

boleh

mencerminkan satu fungsi atau tindakan.

3. Diberi nomor dengan angka desimal yang menunjukkan level dari proses
tersebut.
4. Bila ada beberapa proses, dibuat dari atas ke bawah atau dari kiri kanan

Level Data Flow Diagram

Context Diagram
Merupakan level teratas dari sebuah DFD. Hanya menggambarkan satu sistem,
sehingga hanya boleh terdapat satu simbol lingkaran. Pada context diagram, tidak boleh
ada simbol penyimpanan data.

Level Zero Diagram

Level zero diagram menggambarkan suatu sistem secara rinci sehingga tidak seperti
pada context diagram, pada level ini boleh terdapat lebih dari satu simbol proses.

Level One Diagram

Menggambarkan satu proses tertentu dari level zero diagram.

Jenis Data Flow Diagram

Logical Data Flow Diagram

Menunjukkan alur data tanpa melihat kapan terjadinya alur data tersebut. Logical data
flow diagram hanya memfokuskan pada proses yang terjadi pada suatu sistem, tidak
mempertimbangkan medium fisik yang digunakan untuk memindahkan data.

Physical Data Flow Diagram

Menggambarkan di mana dan oleh siapa proses dilakukan dan mencantumkan teknologi
tertentu yang digunakan untuk melakukan proses.

Hal. 7 dari 17 halaman

Microsoft Visio, DFD & Flowchart

Modul Lab Sistem Informasi Akuntansi

Prosedur Pembuatan Logical DFD:

1. Identifikasi dan buat daftar seluruh entitas eksternal yang menyediakan input maupun
yang menerima output dari sistem.
2. Identifikasi dan buat daftar input dari entitas eksternal.
3. Identifikasi dan buat daftar output ke entitas eksternal.
4. Buat daftar aktivitas yang dilakukan oleh setiap entitas dalam sistem.
5. Hanya masukkan aktivitas (proses) yang rutin dan normal, jangan masukkan
pengecualian atau proses koreksi kesalahan.
6. Hanya masukkan aktivitas yang digambarkan dalam penjelasan naratif.

Latihan Pembuatan Data Flow Diagram

Ilustrasi I:

SISTEM PENERIMAAN KAS

PT MIRACLE MEUBEL
PT Miracle Meubel merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penjualan furniture.
Banyak dari penjualan yang dilakukan oleh PT Miracle Meubel dengan menggunakan sistem
penjualan kredit. PT Miracle Meubel menggunakan prosedur berikut untuk memproses kas
yang diterima dari penjualan kredit.

Mailroom menerima cek dan remittance advice (bukti pelunasan) dari pelanggan, seorang
clerk menandai cek tersebut dan menulis jumlah uang dan nomor cek pada remittance
advice. Secara berkala mailroom clerk menjumlahkan satu batch remittance advice dan
mengirimkan batch tersebut kepada bagian piutang bersama dengan copy batch totalnya.
Pada saat yang bersamaan, clerk juga mengirimkan batch cek yang bersangkutan pada kasir.

Pada bagian piutang, seorang clerk lain menginput batch tersebut pada online terminals
dengan memasukkan batch total, nomor pelanggan, nomor faktur, jumlah yang dibayarkan dan
nomor cek. Setelah melakukan verifikasi bahwa faktur tersebut memang belum lunas dan
jumlah yang dibayarkan sudah diinput dengan benar, komputer memposting pembayaran
tersebut kedalam master file piutang. Jika ada keanehan, clerk akan diberi tahu.

Hal. 8 dari 17 halaman

Microsoft Visio, DFD & Flowchart

Modul Lab Sistem Informasi Akuntansi

Pada batch terakhir (atau pada akhir jam kerja), computer akan mencetak suatu duplikasi slip
deposit pada terminal kasir. Kasir akan membandingkan deposit slip tersebut dengan batch
cek yang bersangkutan dan membawa deposit tersebut ke bank.

Pada saat diinput, nomor cek dan jumlah yang dibayar untuk tiap transaksi disimpan dalam
sebuah log. Log ini akan digunakan untuk membuat daftar penerimaan kas setiap akhir jam
kerja. Suatu ringkasan mengenai saldo pelanggan yang dibayar hari itu juga akan dibuat. Clerk
bagian piutang akan membandingkan laporan tersebut dengan remittance advice dan jumlah
batch dan mengirim total penerimaan kas kepada bagian general ledger.

Instruksi:
Buatlah Context Diagram dan Level Zero Diagram untuk sistem Penerimaan Kas dari PT
Miracle Meubel!

Ilustrasi II

EXPENDITURE CYCLE
PT FIRST DELIVERY
PT First Delivery adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengantaran
barang-barang. PT First Delivery termasuk perusahaan besar dalam industri ini dan
mempunyai base klien perusahaan-perusahaan besar. PT First Delivery juga telah
menerapkan sistem yang baik dalam menjalankan perusahaannya, termasuk dalam hal
pengeluarannya. Berikut adalah expenditure cycle PT First Delivery.
Pengeluaran utama PT First Delivery adalah untuk pembelian armada truk.
Pengeluaran ini sangat material, sehingga tidak dilakukan setiap saat, hanya dilakukan pada
awal tahun jika dirasa perlu. Berdasarkan anggaran penjualan yang dibuat pada awal tahun,
bagian armada akan melihat kemampuan armada PT First Delivery untuk memenuhi order
konsumen. Kemudian, setelah melakukan analisis kelayakan armada, bagian armada akan
mengajukan permohonan pembelian armada ke Divisi Akuntansi dan Keuangan.
Divisi akuntansi dan Keuangan akan mereview permohonan pembelian tersebut dan
melihat apakah kondisi keuangan perusahaan mencukupi untuk melakukan pembelian.
Setelah

Divisi

Akuntansi

&

Keuangan

menyetujui

permohonan

pembelian,

maka

permohonan pembelian yang telah disetujui akan diajukan ke Direksi. Atas otorisasi Direksi,
maka Divisi Pembelian akan diberi wewenang untuk melakukan pembelian.

Hal. 9 dari 17 halaman

Microsoft Visio, DFD & Flowchart

Modul Lab Sistem Informasi Akuntansi

Divisi pembelian akan mengadakan proses bidding yang diikuti oleh vendorvendornya. Proses bidding ini direview oleh Divisi Pembelian dan Divisi Akuntansi &
Keuangan. Berdasarkan hasil bidding, Bagian pembelian akan membuat formulir pemesanan
(PO) sebanyak 3 rangkap. Formulir pemesanan (PO) asli dikirimkan kepada vendor yang
terpilih, salinan 1 diberikan kepada bagian A/P dan salinan 2 disimpan di divisi pembelian.
Vendor akan mengirimkan sales order kepada PT First Delivery sebagai konfirmasi.
Pada hari yang dijanjikan, truk yang dipesan akan tiba disertai dengan dokumen
pengiriman (shipping advice). Dokumen pengiriman ini akan diperiksa dan dicocokkan
dengan PO oleh Divisi Pembelian. Bagian Armada melakukan pemeriksaan fisik atas truk.
Apabila sudah sesuai, Manajer Divisi Pembelian PT First Delivery akan menandatangani
dokumen pengiriman. Divisi pembelian lalu akan memperbanyak dokumen pengiriman yang
sudah ditandatangani sebanyak empat rangkap. Dokumen pengiriman asli akan diberikan
kepada Bagian GL. Salinan satu akan dikirim ke bagian Armada, salinan kedua disimpan
oleh bagian pembelian, dan salinan ketiga diberikan ke bagian A/P. Truk tersebut kemudian
akan dikirimkan ke bagian armada. Bagian Armada akan membuat dokumen tanda terima
secara manual sebagai bukti bahwa truk telah diterima.
Salinan dokumen pengiriman yang sudah ditandatangani dan dikirim ke bagian GL
dijadikan dasar bagi bagian GL untuk mencatat adanya penambahan armada perusahaan.
Demikian juga data armada yang dimiliki oleh bagian armada akan diperbaharui begitu truk
dan dokumen lengkapnya diterima.
Setelah pengiriman barang, vendor akan mengirimkan tagihan (invoice) yang harus
dibayar ke bagian A/P. Bagian A/P akan memperbanyak invoice sebanyak 3 rangkap.
Salinan 1 diberikan ke bagian GL supaya bagian GL juga dapat melakukan jurnal dan
posting atas hutang tersebut. Salinan kedua diberikan ke bagian kasir sebagai dasar
pembuatan cek untuk pembayaran ke vendor. Invoice asli akan disimpan oleh bagian A/P
dan bagian A/P akan meng-update catatan subsidiary ledger hutang secara manual.
HuUtang tersebut akan dibayar ketika jatuh tempo dengan menerbitkan cek. Atas
perintah dari bagian A/P yang sudah membandingkan purchase order, dokumen
pengiriman, invoice dan berdasarkan salinan invoice yang disimpan oleh Kasir, bagian Kasir
akan menyiapkan cek. Transfer dilakukan setelah cek ditandatangani oleh direktur dan
disetujui. Bagian kasir akan memperbanyak cek menjadi 3 rangkap. Cek asli kemudian
dikirim ke vendor supaya diketahui bahwa pembayaran telah dilakukan. Salinan 1 cek
tersebut dikirimkan ke bagian A/P agar nilai hutang di subsidiary ledger dapat dihapuskan
karena telah dilakukan pembayaran. Salinan 2 akan dikirimkan ke bagian GL untuk dapat
dilakukan posting. Salinan 3 akan disimpan oleh Bagian kasir.

Hal. 10 dari 17 halaman

Microsoft Visio, DFD & Flowchart

Modul Lab Sistem Informasi Akuntansi

Di akhir bulan, bank akan mengirimkan rekening koran ke bagian GL. Bagian GL akan
melakukan proses rekonsiliasi dengan menggunakan MYOB.
Instruksi:
Buatlah Context Diagram dan Level Zero Diagram untuk Expenditure Cycle dari PT First
Delivery!

Hal. 11 dari 17 halaman

Microsoft Visio, DFD & Flowchart

Modul Lab Sistem Informasi Akuntansi

FLOWCHART
Flowchart adalah grafik yang menggambarkan hubungan fisik, yaitu penggambaran
dari alur data yang terjadi antara entitas-entitas dalam sistem yang bersangkutan, dari
entitas-entitas utamanya. Cerita naratif mengenai proses sistem dan arus data / dokumen
yang berlembar-lembar, dapat dirangkum menjadi suatu Flowchart yang mudah. Flowchart
memfokuskan diri pada aspek fisik dari arus informasi dan proses.
Flowchart dapat digunakan untuk menggambarkan aktivitas manual, aktivitas
komputerisasi

maupun

keduanya.

Selain

itu

Flowchart

juga

digunakan

untuk

menggambarkan semua sistem informasi atau bagiannya, yang berisi input ke proses
manual/komputerisasi dan beberapa tipe output. Output tersebut dapat didistribusikan ke
pengguna-pengguna informasi untuk membantu mereka dalam mengambil keputusan atau
digunakan sebagai input dalam proses yang lain.

Tipe Flowchart adalah:

1. Sistem Flowchart, menunjukkan konfigurasi seluruh sistem, termasuk dokumen,
data flows dan proses suatu sistem. Menggunakan hubungan antara input (sumber
data), file transaksi, program computer, file master, dan output dalam bentuk laporan
yang dihasilkan oleh sistem. Selain itu juga menggambarkan jenis media yang
digunakan dalam sistem seperti magnetic tape, magnetic disk, dan terminals. Dalam
kata lain dapat dikatakan bahwa flowchart ini dapat lebih menggambarkan proses
yang terkomputerisasi.
2. Analytical Flowchart, menunjukkan pembuatan, aliran serta tujuan dokumen dalam
suatu sistem dan prosedur yang dibuat. Menggambarkan elemen-elemen dalam
sistem manual suatu organisasi termasuk catatan akuntansi (dokumentasi, jurnal,
buku besar, dan file-file).
3. Hardware Flowchart, menunjukkan konfigurasi hardware dari suatu sistem.
4. Program Flowchart, menunjukkan logika serta langkah-langkah proses dalam
program computer.

Dalam kelas laboratorium akan dibahas hanya dua jenis flowchart yaitu sistem dan
analytical flowchart dimana akan lebih ditekankan adalah pembuatan sistem flowchart
dengan menggunakan software Microsoft Visio.

Hal. 12 dari 17 halaman

Microsoft Visio, DFD & Flowchart

Modul Lab Sistem Informasi Akuntansi

Elemen-Elemen Flowcharts
Berikut adalah beberapa simbol-simbol yang digunakan dalam pembuatan flowchart:
Simbol

Nama
Processing

Deskripsi
Menunjukkan computer
yang menjalankan program
(computerized processing)

Input or Output

Menunjukkan penggunaan
media atau data

Hard-copy document

Menunjukkan laporan atau

check yang sedang dibuat

Multiple hard-copy
document

Jika dokumen yang dibuat

rangkap (berganda)

Terminator (Terminals)

Menandakan entitas
eksternal dari suatu sistem,
atau menandakan
permulaan dan akhir dari
suatu proses.
Menunjukkan penampilan
pada layar

Screen Display

Manual Input

Menunjukkan input manual

Decision

Menunjukkan proses
pengambilan keputusan
dalam suatu sistem

Manual Process

Menunjukkan proses dalam

sistem yang dikerjakan
secara manual (off-line)

On-page Connectors

Menunjukkan keberlanjutan
proses dalam sistem (pada
lembar yang sama)

Off-page Connectors

Menunjukkan keberlanjutan
proses dalam sistem (pada
lembaran yang berbeda)

Magnetic Disk

Menunjukkan penyimpanan
data pada disk.

Hal. 13 dari 17 halaman

Microsoft Visio, DFD & Flowchart

Permanent file of
document
A: Alphabetically
N:Numerically
C:Chronologically
Online-Storage

Link

Modul Lab Sistem Informasi Akuntansi

Menunjukkan file untuk

menyimpan sumber
dokumen dan laporan
(huruf dalam symbol
menunjukkan dasar
penyimpanan)
Menunjukkan tempat
penyimpanan yang on-line
Penghubung antar bagian
dalam proses

Kaidah Pembuatan Flowchart

1.

Flowchart seharusnya dibaca dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. Pada
saat membaca atau menggambar flowchart, seharusnya dimulai dari sisi kiri atas.

2.

Karena simbol flowchart terstandarisasi, maka saat pembuatan flowchart harus

dengan simbol yang terstandarisasi.

3.

Simbol proses harus selalu ada antara simbol input dan output, ini dinamakan
sandwich rules.

4.

Setiap dokumen yang masuk ke proses harus keluar lagi, sehingga alur dokumen
jelas. Jika suatu dokumen tidak disebutkan pada narasi selanjutnya maka
dianggap dokumen tersebut disimpan.

5.

Gunakan on-page connectors dan off-page connectors untuk menghindari garis

yang bertabrakan.

6.

Tambahkan deskripsi dan komentar (menggunakan anotasi) untuk mengklarifikasi

elemen-elemen proses.

Hal. 14 dari 17 halaman

Microsoft Visio, DFD & Flowchart

Modul Lab Sistem Informasi Akuntansi

Soal Latihan I:

PT DaDeDu
PT DaDeDu adalah sebuah perusahaan yang merupakan distributor tas yang dimiliki
oleh Bu Diah Sastro. Perusahaan ini berdiri sejak tahun 1986. Perusahaan ini bermula dari
kesenangan atau hobi dari Bu Diah untuk berjualan tas kepada teman-teman sejawatnya di
Bogor yaitu kota kelahiran Bu Diah, ataupun kepada teman-teman kuliahnya di Depok. Dari
tahun berdirinya hingga saat ini, PT DaDeDu telah memiliki 5 gudang dan 50 armada yang
siap untuk mendistribusikan barangnya.
Salah satu kelebihan dari perusahaan ini yaitu memiliki pegawai yang merupakan
lulusan Departemen Akuntansi FEUI yang sangat mengerti tentang internal control yang
baik, sesuai dengan yang mereka pelajari pada mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi.
Berikut adalah alur dari siklus penjualan yang dimiliki oleh PT DaDeDu:
Pada awalnya bagian penjualan perusahaan akan menerima customer order dari
pelanggan-pelanggan setia PT DaDeDu. Customer Order ini dapat datang dengan berbagai
bentuk, ada yang berupa formulir pemesanan resmi dan terstandarisasi, tapi apabila
pelanggan tersebut merupakan pelanggan setia, pemesanan tersebut dapat dilakukan
melalui telepon atau e-mail yang selanjutnya akan didokumentasikan oleh pegawai bagian
penjualan.
Bagian Penjualan kemudian akan memberikan customer order tersebut kepada
bagian kredit untuk diotorisasi dengan melihat credit limit database yang ada di komputer.
Hal ini untuk memastikan bahwa hutang pelanggan tersebut masih berada di bawah credit
limit yang ditetapkan oleh manajemen perusahaan. Apabila tidak diotorisasi (cedit limit dari
hutang pelanggan telah terlampaui), maka pelanggan tersebut akan diberitahukan oleh
bagian penjualan untuk melunasi hutangnya terlebih dahulu untuk dapat melakukan
pemesanan. Apabila diotorisasi, maka bagian kredit akan memberikan customer order yang
telah diotorisasi kembali ke bagian penjualan.
Bagian penjualan selanjutnya akan membuat sales order (berdasarkan customer
order) dalam tiga rangkap. Satu akan diberikan ke bagian akuntansi, satu akan diberikan ke
bagian gudang, dan satu lagi akan disimpan di bagian penjualan.
Bagian gudang kemudian dengan teliti akan menyiapkan barang yang dibutuhkan
untuk dikirim dan mengemasnya sedemikian rupa agar siap untuk dikirim. Dalam proses
pengemasan, bagian gudang juga akan membuat Packing Slip dalam tiga rangkap. Satu
akan disimpan di bagian gudang, satu dikirim ke bagian akuntansi, dan yang terakhir akan
disertakan dalam pengiriman barang yang bersangkutan.

Hal. 15 dari 17 halaman

Microsoft Visio, DFD & Flowchart

Modul Lab Sistem Informasi Akuntansi

Sales order dan packing slip yang ada di bagian akuntansi kemudian akan
dibandingkan dan apabila sudah sesuai akan dijadikan acuan bagi bagian akuntansi untuk
meng-update data receivables yang dimiliki oleh perusahaan atas pelanggan yang
bersangkutan. Data ini sudah dibuat dalam bentuk database dalam komputer yang dimiliki
oleh perusahaan.
Apabila pelanggan melakukan pembayaran, maka bukti pembayarannya harus
dikirim ke bagian kasir untuk dibuatkan remittance advice. Remittance advice ini akan dikirim
ke bagian akuntansi untuk meng-update data receivables pelanggan. Satu copy remittance
advice ini juga disimpan di bagian kasir untuk dijadikan bukti.

Buatlah sistem flowchart dari revenue cycle diatas!

Soal latihan II:

PT Prince Froggy
PT Prince Froggy adalah perusahaan dagang yang menjual boneka. Perusahaan ini
terletak di Banten dan mampu memasok kebutuhan toko-toko boneka sampai ke pelosok
Pulau Jawa. Belakangan ini, tampaknya seiring dengan tingkat kelahiran, begitu pula dengan
tingkat penjualan perusahaan sehingga omset penjualan PT Prince Froggy meningkat. Agar
dapat memenuhi seluruh pesanan ini, manajemen PT Prince Froggy berupaya untuk selalu
menyediakan inventory pada jumlah yang tepat sehingga pesanan dapat terpenuhi.
Untuk

memenuhi

kebutuhan

inventory-nya,

perusahaan

membuat

sistem

pengeluaran yang efektif sehingga tidak ada pengeluaran yang tidak terotorisasi dan tidak
terkontrol. Yang berhak untuk meminta pengisian inventory adalah bagian gudang barang
jadi. Setelah melihat data jumlah barang tersedia, gudang barang jadi akan meminta
Purchasing Dept. membeli inventory, bagian ini yang kemudian akan meng-extract data dari
inventory file dan jika jumlah inventory sudah di bawah safety stock maka Purchasing Dept.
akan menyetujui permintaan ini dan mencetak purchase requisition yang akan di-file, dan
inventory reorder list yang akan diberikan kepada inventory manager, untuk persetujuan.
Setelah mendapatkan inventory reorder list yang disetujui, selanjutnya adalah proses
penyeleksian suplier yang dapat dilihat di supplier master file dan juga dengan melihat
purchase transaction data yang selama ini terjadi antara PT Prince Froggy dan supplier.
Setelah penyeleksian, clerk akan meng-update open purchase order file dan mencetak
dokumen-dokumen berikut:

Hal. 16 dari 17 halaman

Microsoft Visio, DFD & Flowchart

Modul Lab Sistem Informasi Akuntansi

Purchase order, 2 rangkap; rangkap pertama diberikan kepada Receiving Dept

dan rangkap ke dua diberikan kepada supplier
Listing of purchase order, diberikan kepada purchasing manager
Inventory status report yang akan diberikan kepada inventory manager
Kedua dokumen terakhir dibuat di akhir hari.
Purchase order dari Purchasing Dept dan packing slip yang dikirimkan oleh supplier
beserta inventory akan diterima oleh pegawai Receiving Dept. Inventory yang diterima akan
dihitung dan diinspeksi terlebih dahulu sebelum masuk ke gudang dan disesuaikan jumlah
dan jenisnya berdasarkan dua dokumen tersebut. Clerk kemudian akan memasukkan
informasi yang diterima ke dalam terminal yang terintegrasi dengan sistem di perusahaan.
Transaksi penerimaan ini akan di-update kedalam receipt transaction file, tidak lupa pula
meng-update master files yang lain, seperti inventory, supplier history, dan receiving report.
Receiving Dept akan mencetak dan mengirimkan Receiving Report ke Dept. Akuntansi.
Setelah mengirimkan barang pesanan, supplier akan mengirimkan invoice yang akan
diterima oleh Dept Akuntansi yang juga menerima Receiving Report dari departemen
sebelumnya. Clerk akan menyiapkan batch total dan selanjutnya akan memasukkan jumlah
tagihan yang tertera di invoice dan totalnya serta mencocokkannya dari receiving report file.
Perubahan ini akan di-update ke open purchase orders file, supplier master dan history file.
Di akhir hari, sistem akan mencetak dua rangkap disbursement voucher, di mana rangkap
satu akan di-file bersama invoice dan receiving report ke dalam unpaid vouchers file dan
rangkap ke dua akan diberikan ke cost control atau manager lainnya, voucher register and
summary akan di-file dalam voucher file, dan batch total akan diberikan kepada manajer
akuntansi. Sistem di perusahaan memungkinkan bila terjadi kesalahan, komputer akan
menampilkan tampilan error.

Buatlah Sistem Flowchart dari expenditure cycle PT Prince Froggy!

Hal. 17 dari 17 halaman