Makalah2 Sistem Akuntansi Pembelian Kredit
Makalah2 Sistem Akuntansi Pembelian Kredit
Disusun untuk memenuhi salah satu tugas matakuliah Sistem Informasi Akuntansi pada
Program Studi D3 Akuntansi
Dosen Pengampu :
Riani Tanjung,. SE., M.Si
Oleh:
BISNIS INTERNASIONAL
BANDUNG 2023
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan
seluruh rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas ini sesuai dengan
apa yang diharapkan.
Adapun maksud dari pembuatan makalah ini adalah untuk memenuhi nilai tugas mata
kuliah Sistem Informasi Akuntansi dan juga agar penulis dan pembaca lebih mampu memahami
bahasan dari makalah ini. Makalah ini membahas tentang Pembelian Kredit pada Koprasi
Pegawai Negri-Koprasi Departemen Agama Pangkep (KPN-KOPDAP). Tidak lupa pula saya
ucapkan terima kasih kepada Ibu Riani Tanjung., SE., M.Si. selaku dosen pengampu mata kuliah
Sistem Informasi Akuntansi.
Saya menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini masih jauh dari kata sempurna,
baik dari sisi materi maupun penulisannya kami dengan rendah hati dan dengan tangan terbuka
menerima kritik dan saran yang bersifat membangun serta yang diharapkan berguna bagi
seluruh pembaca.
Penulis
i
DAFTAR ISI
Contents
KATA PENGANTAR ..................................................................................................................i
DAFTAR ISI .............................................................................................................................. ii
BAB I........................................................................................................................................... 1
PENDAHULUAN ....................................................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang .............................................................................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah ......................................................................................................... 3
1.3 Tujuan ........................................................................................................................... 3
1.4 Manfaat ......................................................................................................................... 3
BAB II ......................................................................................................................................... 4
LANDASAN TEORI .................................................................................................................. 4
2.1 Definisi Sistem .............................................................................................................. 4
2.2 Sistem Informasi Akuntansi.......................................................................................... 5
2.3 Sistem Akuntansi Pembelian Kredit ............................................................................. 7
2.4 Informasi dalam Pembelian Kredit ............................................................................... 8
2.5 Fungsi yang Terkait ...................................................................................................... 8
2.6 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian ........................... 10
2.7 Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen ............................................................. 12
2.8 Dokumen yang Digunakan dalam Pembelian Kredit ................................................. 13
2.9 Unsur Pengendalian Internal ....................................................................................... 14
2.10 Simbol untuk Pembuatan Bagan Alir Data (Data Flow Diagram) ............................ 16
2.11 Simbol untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) ................... 17
BAB III ...................................................................................................................................... 20
PEMBAHASAN........................................................................................................................ 20
3.1 Profil ........................................................................................................................... 20
ii
3.2 Sejarah ........................................................................................................................ 20
3.3 Bidang Usaha .............................................................................................................. 21
3.4 Bidang Kemasyarakatan ............................................................................................. 22
3.5 Struktur Organisasi ..................................................................................................... 22
3.6 Flowchart Pembelian Kredit ....................................................................................... 26
3.7 Evaluasi Flowchart ..................................................................................................... 26
3.8 Re-design Flowchart ................................................................................................... 27
BAB IV PENUTUP DAN SARAN ......................................................................................... 29
4.1 Kesimpulan ................................................................................................................. 29
4.2 Saran ........................................................................................................................... 30
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................ 31
iii
BAB I
PENDAHULUAN
1
2
Koperasi Departemen Agama (KPN- KOPDAP) adalah pembelian barang dagangan. Seringkali
di dalam kegiatannya, barang dagangan yang dibeli oleh koperasi tidak sesuai dengan pesanan.
Misalnya yaitu barang dagangan mengalami kerusakan, hilang, susut dan juga usang. Hal ini
tentunya akan merugikan Koperasi Pegawai Negeri – Koperasi Departemen Agama Pangkep
(KPN-KOPDAP) tersebut. Apalagi bila barang yang dipesan besar jumlahnya. Untuk itu,
koperasi harus cermat dalam memilih dan membeli barang dagangannya yaitu melalui sistem
akuntansi pembelian yang baik. Dalam hal ini, bagian pembelian harus dapat mencari penjual
atau pemasok yang handal. Untuk mengetahui kehandalan pemasok yang perlu diperhatikan
adalah dengan melihat harga yang ditawarkan, tampilan (styling) dan citra (image) produk yang
ditawarkan dan juga kualitas barang. Selain mencari pemasok yang handal, bagian pembelian
harus membeli barang yang disetujui (authorized) dan sesuai dengan tujuan koperasi.
Maksudnya adalah barang yang dibeli harus sesuai dengan barang yang dipesan sebelumnya
dan juga barang dagangan yang dibeli adalah yang sesuai dengan kebutuhan sehari-hari para
anggota koperasi dan masyarakat sekitarnya.
Persediaan barang dagangan juga harus diperhitungkan oleh bagian pembelian, karena
kekosongan barang akan menimbulkan ketidakefisienan dalam kegiatan operasi pada Koperasi
Pegawai Negeri – Koperasi Departemen Agama Pangkep (KPN-KOPDAP). Keterbatasan
barang dapat disebabkan oleh beberapa hal, diantaranya yaitu barang dagangan tersebut
diproduksi hanya dalam jumlah sedikit, harga yang terlalu tinggi. Kelangkaan barang sulit
diestimasi, sehingga biasanya didasarkan pada estimasi saja. Dalam sistem akuntansi pembelian
terkadang juga memungkinkan untuk terjadinya kecurangan-kecurangan maupun
penyimpangan. Kecurangan tersebut dapat terjadi antara pembeli dan penjual yaitu dengan
cara harga dari barang dagangan yang disepakati dapat dinaikkan atau diturunkan. Perhatian
harus dicurahkan kepada saat-saat kritis, ialah kepada pembelian-pembelian yang telah
dibukukan pada saat segera sebelum terjadinya penurunan harga-harga dan pada saat segera
setelah kenaikan harga-harga. Pada saat kritis ini besar kemungkinan adanya kecurangan-
kecurangan misalnya uang suap (Adikoesoemah :150).
Oleh karena itu, sistem akuntansi pembelian secara keseluruhan bertujuan agar bagian
pembelian dapat memperoleh barang dagangan yang benar-benar dibutuhkan oleh para anggota
3
koperasi dan masyarakat sekitar baik dari segi kuantitas dan kualitasnya. Selain itu sistem
akuntansi pembelian digunakan oleh bagian pembelian untuk mencari pemasok yang handal,
harga yang pantas, mengatasi kelangkaan barang, dan juga masalah-masalah kecurangan.
1. Elemen-elemen apa saja yang terkandung dalam sistem akuntansi pembelian kredit
pada Koperasi Pegawai Negeri – Koperasi Departemen Agama Pangkep (KPN-
KOPDAP).
2. Bagaimanakah sistem akuntansi pembelian kredit pada Koperasi Pegawai Negeri –
Koperasi Departemen Agama Pangkep (KPN- KOPDAP).
1.3 Tujuan
1. Elemen-elemen yang terkandung dalam sistem akuntansi pembelian kredit pada
Koperasi Pegawai Negeri – Koperasi Departemen Agama Pangkep (KPN-KOPDAP).
2. Sistem akuntansi pembelian kredit pada Koperasi Pegawai Negeri – Koperasi
Departemen Agama Pangkep (KPN-KOPDAP).
1.4 Manfaat
1. Kegunaan Teoritis
2. Kegunaan Praktis
LANDASAN TEORI
1. Setiap Sistem Terdiri dari Unsur-Unsur. Sistem pernapasan kita terdiri suatu
kelompok unsur, yaitu hidung, saluran pernapasan, paru-paru, dan darah. Unsur-unsur
suatu sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil, yang terdiri pula dari kelompok
unsur yang membentuk subsistem tersebut.
2. Unsur-Unsur Tersebut Merupakan Bagian Terpadu Sistem yang Bersangkutan.
Unsur-unsur Sistem berhubungan erat satu dengan lainnya dan sifat serta kerja sama
antar unsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.
3. Unsur Sistem Tersebut Bekerja Sama untuk Mencapai Tujuan Sistem. Setiap
sistem mempunyai tujuan tertentu. Sistem pernapasan kita bertujuan menyediakan
oksigen, dan pembuangan karbon dioksida dari tubuh kita bagi kepentingan
kelangsungan hidup kita. Unsur sistem tersebut yang berupa hidung, saluran
pernapasan, paru-paru, dan darah bekerja sama satu dengan lainnya dengan roses
tertentu untuk mencapai tujuan tersebut di atas.
4. Suatu Sistem Merupakan Bagian dari Sistem Lain yang Lebih Besar. Sistem
pernapasan kita merupakan salah satu sistem yang ada dalam tubuh kita, yang
merupakan bagian dari sistem metabolisme tubuh. Contoh sistem lain adalah sistem
pencernaan makanan, sistem peredaran daralı dan sistem pertahanan tubuh.
4
5
Dari definisi sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah
formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan. Berikut
ini diuraikan lebih lanjut pengertian setiap unsur sistem akuntansi tersebut.
1. Formulir
Dalam sistem akuntansi secara manual (manual system), media yang digunakan untuk
merekam pertama kali data transaksi keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas (paper
form). Dalam sistem akuntansi dengan komputer (computerized system) digunakan berbagai
macam media untuk memasukkan data ke dalam sistem pengolahan data seperti: papan ketik
(keyboard), optical and magnetic characters and code, mice, voice, touch sensors, dan cats.
2. Jurnal
6
3. Buku Besar
Buku besar (general ledger) terdiri dari akun-akun yang digunakan untuk meringkas data
keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Akun-akun dalam buku besar ini
disediakan sesuai dengan unsur unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.
Akun buku besar ini di satu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data
keuangan, di pihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk
penyajian laporan keuangan.
4. Buku Pembantu
Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih
lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary ledger). Buku pembantu ini terdiri dari akun-
akun pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam akun tertentu dalam buku
besar. Sebagai contoh, jika akun piutang dagang yang tercantum dalam Laporan Posisi
Keuangan perlu dirinci lebih lanjut menurut nama debitur yang jumlahnya 60 orang, dapat
dibentuk buku pembantu piutang yang berisi akun-akun pembantu piutang kepada tiap-tiap
debitur tersebut. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir (books of
final entry), yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas
dan digolongkan dalam akun buku besar dan buku pembantu. Buku besar dan buku pembantu
disebut sebagai catatan akuntansi akhir juga karena setelah data akuntansi keuangan dicatat
7
dalam buku- buku tersebut, proses akuntansi selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan,
bukan pencatatan lagi ke dalam catatan akuntansi.
5. Laporan
Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan berupa laporan posisi keuangan,
laporan laba rugi, laporan perubahan saldo laba, laporan harga pokok produksi, laporan beban
pemasaran, laporan beban pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan
dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan berisi informasi yang
merupakan keluaran (output) sistem akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer
dan tayangan pada layar monitor komputer.
1. Jumlah barang yang harus dipesan. Catatan diambil berdasarkan catatan dibagian
gudang.
2. Jumlah order pembelian yang diterbitkan setiap periode.
3. Barang yang diorder yang belum diterima barangnya.
4. Jumlah hutang yang akan jatuh tempo (0-30, 31-60, 61-90, lebih 90hari).
5. Informasi pembelian berdasarkan barang, supplier, maupun faktur atau urutan
pembelian.
6. Informasi hutang berdasarkan supplier, maupun urutan pembayaran hutang.
1. Fungsi Gudang
2. Fungsi Pembelian
3. Fungsi Penerimaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan
pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok
9
guna menentukan apakah barang tersebut dapat diterima atau tidak oleh perusahaan.
Fungsi ini juga bertanggung jawab. untuk menerima barang dari pembeli yang berasal
dari transaksi retur penjualan, fungsi penerimaan berada di tangan Bagian Penerimaan.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat
utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi
pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register
bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar)
yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku
pembantu utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan
bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam
kartu persediaan, fungsi pencatat utang berada di Bagian Utang sedangkan fungsi
pencatat persediaan berada di Bagian Kartu Persediaan.
Mulyadi (2018:245-246). Beliau mengatakan bahwa secara garis besar jaringan prosedur
dalam akuntansi pembelian adalah:
sering kali menentukan jenjang wewenang dalam pemilihan pemasok sehingga sistem
akuntansi pembelian dibagi menjadi sebagai berikut:
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada
pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam
perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi
pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
Prosedur ini meliputi distribusi akun yang didebit dari transaksi pembelian untuk
kepentingan pembuatan laporan manajemen.
1. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point)
13
1. Surat permintaan pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh divisi
gudang untuk meminta divisi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis,
jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian.
2. Surat permintaan penawaran harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran
harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak
repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3. Surat order pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok
yang telah dipilih.
4. Laporan penerimaan barang Dokumen ini dibuat oleh divisi penerimaan untuk
menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis,
spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5. Surat perubahan order pembelian Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat
order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa
perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain
yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan
kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.
6. Bukti kas keluar Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan
transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas
untuk pembayaran utang kepada pemasok.
14
Organisasi
1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan
2. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
3. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang
4. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian,
fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang
dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.
2.10 Simbol untuk Pembuatan Bagan Alir Data (Data Flow Diagram)
PEMBAHASAN
3.1 Profil
Koperasi Pegawai Negeri Departemen Agama Kabupaten Pangkep adalah
sebuah koprasi yang berada di Daerah Tingkat II Kabupaten Pangkep yang didirikan
dengan tujuan untuk membantu masyarakat di sekitar dalam urusan perkoprasian.
Diharapkan dengan adanya Koperasi Pegawai Negeri Departemen Agama
Kabupaten Pangkep ini akan meningkatkan tingkat ekonomi masyarakat di sekitar.
3.2 Sejarah
Pada tanggal 25 Juni 1962 bertempat di Kantor Urusan Agama Daerah tingkat
II Pangkep terlah terbentuk suatu koperasi yang sifatnya hanya merupakan simpan
pinjam. Di dalam menjalankan usahanya, ternyata koperasi makin lama makin
mantap dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Oleh sebab itu pimpinan dan pengurus
pada saat itu mengambil langkah dan sikap untuk mengajukan pengesahan
koperasinya sebagai badan hokum setelah melalui rapat penyesuaian dengan UU
No.12/Tahun 1967. Maka sejak tanggal 3 November 1968 Koperasi Pengadilan
Agama Pangkajene (KOPDAP) dinyatakan telah menyesuaikan diri dengan Badan
Hukum Nomor 1137/BH/IV/12/1967.
Anggotanya meliputi Pegawai Kantor Urusan Agama Daetah tingkat II Pangkep.
Dengan jenis usaha masih simpan pinjam. Dalam tubuh keluarga besar Departemen
Agama di Kabupaten Pangkep pada waktu itu terdapat pula satu Kperasi Primer,
yaitu Koperasi Inspeksi Pendidikan Agama Daerah Tingkat II Pangkep yang
anggotanya meliputi Pegawai Inspeksi Pendidikan Agama dan Guru-Guru Agama,
koperasi tersebut adalah KOIPENDA.
Dalam perjalanan hidupnya kedua koperasi dalam lingkungan Departemen
Agama di Kabupaten Pangkep ini, masing-masing mengalami pasang surut, bahkan
KOPDAP ini pernah mencapai kemajuan yaitu meraih sebagai koperasi terbaik I di
Kabupaten Pangkep pada tahun 1971. Sejak tahun 1971, koperasi ini sudah mulai
surut dan sampai akhir tahun 1980, kedua koperasi ini boleh dikatakan sudah tiada
lagi (modal dan kekayaanya habis tanpa diketahui dimna rimbanya).
20
21
• Unit kantin
1. Rapat Anggota
a. Anggaran Dasar
b. Kebijakan umum di bidang organisasi, manajemen dan usaha koperasi
c. Pemilihan, pengangkatan, pemberhentian pengurus dan pengawas
d. Rencana kerja, rencana anggaran pendapatan dan belanja koperasi
serfta pengesahan laporan keuangan
e. Pertanggung jawaban pelaksanaan fungsi pengurus
f. Pembagian sisa hasil usaha
g. Penggabungan, peleburan, pembagian dan pembubaran koperasi.
2. Pengurus Koperasi
a. Ketua, bertugas:
• Memimpin, mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan tugas
anggota, pengurus lainnya dan pelaksanaan harian serta karyawan.
• Memimpin Rapat Anggota Tahunan dan atas nama pengurus.
24
c. Bendahara, bertugas:
RAPAT ANGGOTA
KARYAWAN
Muh. Hattab
Nurkahfi
BulkisIdayanti
Sunniaty
M. Arfan, S.Sos
26
MULAI 9 11 1 3 6
1 1
Membuat 1
SCP Faktur SPP SPH SDP
SPP
2 Menerim
a Faktur Membuat Membuat Membuat
1 dan SPPH SDP SOP
SPP Barang
2 4
3
1 Membuat SPPH 1 2
LPB SDP 1
SOP
4
2
7 8 9
2
1
LPB
12
Phase
10 2 7 4 13
1
LPK
1
1
Menerima SPPH SOP SDP
Faktur dan
Barang
Mengem
balikan
LPK
Membuat Membuat
SPH Faktur Mengece
11 k SDP
1
LPK
14
2
1
SPH
Faktur
Kembali
SETUJU? TIDAK
Ke Awal
YA
10
3
Menanda
tanagani
SDP
1
SDP
Phase
6
28
5 8 14
2 2 1
SDP SOP LPK
Membuat
LPK
2
1
LPK SELESAI
13
Phase
29
BAB IV
PENUTUP DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis dan uraian di atas, yaitu mengenai Sistem Akuntansi
Pembelian Kredit Pada Koperasi Pegawai Negeri – Koperasi Departemen Agama
Pangkep maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Sistem akuntansi pembelian kredit pada Koperasi Pegawai Negeri – Koperasi
Departemen Agama Pangkep bertujuan mendapatlan barangdagangan
dengan kualitas dan kuantitas yang baik, mencari pemasok / penjual yang
handal. Hal ini menunjukkan pengendalian internnya telah berjalan dengan
baik.
2. Catatan akuntansi yang digunakan pada koperasi hanya ada 1 yaitu Kartu
Persediaan. Sedangkan catatan akuntansi seperti Register Bukti Kas Keluar,
Jurnal Pembelian, dan Kartu Utang tidak ada dalam koperasi. Hal ini
menandakan sistem pengendalian yang digunakan kurang efektif.
3. Dalam Koperasi Pegawai Negeri – Koperasi Departemen Agama Pangkep
antara fungsi pembelian dengan fungsi gudang tidak terpisah tanggung
jawabnya. Fungsi pembelian merangkap sebagai fungsi gudang. Hal ini
menunjukkan pengendalian internnya kurang efektif dikarenakan tidak adanya
pemisahan fungsi antara fungsi gudang dengan fungsi pembelian.
4. Dalam Koperasi Pegawai Negeri – Koperasi Departemen Agama Pangkep
antara fungsi penerimaan dengan fungsi penyimpanan barang tidak terpisah
tanggung jawabnya.
5. Fungsi penerimaan merangkap juga sebagai fungsi penyimpanan. Hal ini
menunjukkan pengendalian internnya kurang efektif dikarenakan tidak adanya
pemisahan fungsi antara fungsi penerimaan dengan fungsi penyimpanan
barang.
30
4.2 Saran
Untuk lebih meningkatkan pengawasan intern khususnya terhadap fungsi
pembelian, gudang, penerimaan, akuntansi, keuangan dan penyimpanan barang
tanggung jawabnya perlu dipisahkan. Dengan harapan dapat meminimalkan
terjadinya kecurangan-kecurangan yang dapat merugikan Koperasi Pegawai Negeri
- Koperasi Departemen Agama Pangkep dan agar terjadi penyerahan masing-masing
kegiatantersebut ke tangan yang ahli dalam bidangnya.
31
DAFTAR PUSTAKA
Mulyadi, 2013. Sistem Akuntansi. Edisi 3 ed. Jakarta: Salemba Empat.