TATA CARA

AUDIT

BIRO KLASIFIKASI INDONESIA

1

APA ITU AUDIT ?

SUATU KEGIATAN PEMERIKSAAN YANG SISTEMATIS DAN
INDEPENDEN UNTUK MENENTUKAN :
APAKAH KEGIATAN YANG DILAKUKAN SESUAI DENGAN RENCANA /
PROSEDUR & APAKAH RENCANA/PROSEDUR DIIMPLEMENTASIKAN
SECARA EFEKTIF SESUAI DENGAN SASARAN YANG INGIN DICAPAI.

AUDITOR MEMERIKSA APAKAH AUDITEE BEKERJA SESUAI

DENGAN PROSEDUR & INSTRUKSI
AUDITOR MEMERIKSA EFEKTIFITAS DARI SISTEM.
SISTEM

BIRO KLASIFIKASI INDONESIA

PENGENALAN AUDIT
2

DEFINISI DAN ISTILAH

AUDITOR : PERSONIL YANG MELAKUKAN PEMERIKSAAN
AUDITEE : PERSONIL ATAU BAGIAN/KAPAL YANG DIPERIKSA
CODE : ISM CODE
BUKTI YANG OBYEKTIF : CATATAN
CATATAN, INFORMASI
INFORMASI, DATA
DATA, PERNYATAAN
PERNYATAAN,
PERAGAAN, FAKTA SEBAGAI BUKTI PELAKSANAAN PROSEDUR / CODE.

NON CONFORMITY :
TIDAK SESUAI DENGAN SALAH
SALAH--SATU PERSYARATAN ISM CODE,
TETAPI BELUM MENYEBABKAN BREAKBREAK-DOWN DARI SISTEM.
TIDAK SESUAI DENGAN DOKUMEN SMS
HARUS ADA TINDAKAN PERBAIKAN

MAJOR NON CONFORMITY :

SUATU NON CONFORMITY YANG MENGANCAM SERIUS TERHADAP KESELAMATAN
ORANG/KAPAL DAN PENCEMARAN LINGKUNGAN
TIDAK DIPENUHINYA SALAH SATU ELEMEN DARI ISM CODE
DAPAT MERUPAKAN AKUMULASI DARI BEBERAPA MINOR NC.
HARUS ADA TINDAKAN PERBAIKAN
3

TIPE AUDIT
1st Party
COMPANY

3rd Party

2nd Party

CERT.BODY

SUB-CONT
SUB-CONT.

1st Party = Internal Audit

2nd Party = SubSub-contractor Audit
3rd Party = External Audit / Certification Audit
BIRO KLASIFIKASI INDONESIA

PENGENALAN AUDIT
4

PERBEDAAN POKOK AUDIT

Perihal
P
ih l
Memberikan saran
Pelaksanaan audit
Opening/Closing Meeting
Tindak lanjut atas audit
Rencana Audit
Posisi Auditee
Tindakan Perbaikan
Temuan
Sertifikat

BIRO KLASIFIKASI INDONESIA

1 tP
1st
Party
t
Diharapkan
Relax
Optional
Simple
Fleksibel
Sejajar
Membantu
Kerja
Kerjaj -sama
NC
Observasi
Tidak ada

3 d Party
3rd
P t
Tidak Diperbolehkan
Formal / resmi
Wajibdan formal
Melibatkan manajemen
Perencanaan yg. matang
Menerima semua
pernyataan Auditor
Evaluasi & menjamin C.A
efektif diterapkan
p
Major NC & NC
Observasi
Diterbitkan

PENGENALAN AUDIT
5

SYSTEM AUDIT

TAHAP AUDIT :
SYSTEM AUDIT
COMPLIANCE AUDIT

APAKAH DOKUMEN SMS MEMENUHI CODE

100 % DIPERIKSA (SETIAP ELEMEN)
DOCUMENTATION ANALYSIS
DAPAT DILAKUKAN TIDAK DI TEMPAT AUDITEE
DILAKUKAN SEBELUM COMPLIANCE AUDIT

COMPLIANCE AUDIT

APAKAH PENERAPAN SESUAI DENGAN SMS

PERBEDAAN TEORI DAN PELAKSANAANNYA
BERDASARKAN SAMPLE (WAKTU DAN ORANG)
AUDIT HINGGA STAF (BUKAN HANYA MANAGER)
DIBUKTIKAN DENGAN OBJECTIVE EVIDANCE
INDEPENDEN
DILAKUKAN SETELAH SYSTEM AUDIT
DILAKUKAN DI TEMPAT AUDITEE

BIRO KLASIFIKASI INDONESIA

PENGENALAN AUDIT
6

SEKILAS INTERNAL AUDIT

DALAM RANGKA MEMENUHI PERSYARATAN ISM CODE ELEMEN 12
DILAKSANAKAN SESUAI PROSEDUR INTERNAL AUDIT DALAM SMS
JADWAL INTERNAL AUDIT DAN DAFTAR INTERNAL AUDITOR
CARA MELAKSANAKAN INTERNAL AUDIT :
DILAKUKAN BERDASARKAN PROSEDUR DALAM SMS
PEMENUHAN DARI ISM CODE DAN PERATURAN TERKAIT.
MAKIN BANYAK TEMUAN,
TEMUAN BERDAMPAK SISTEM MANAJEMEN
MAKIN DISEMPURNAKAN.
HASIL AUDIT DI LAPORKAN.
LAKUKAN TINDAKAN PERBAIKAN DAN TENTUKAN TARGET
WAKTU SELESAINYA.
HASIL TINDAKAN PERBAIKAN DIEVALUASI.
LAPORKAN HASIL INTERNAL AUDIT KESELURUHAN DALAM
RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN.

BIRO KLASIFIKASI INDONESIA

PENGENALAN AUDIT
7

KRITERIA INTERNAL SAFETY AUDITOR

ANTARA LAIN :
MENGERTI DAN MEMAHAMI SMS DALAM ORGANISASI
(DARAT / KAPAL).
MENGERTI DAN MEMAHAMI ISM CODE DAN
PERATURAN TERKAIT LAINNYA.
MENGERTI & MEMAHAMI KEGIATAN OPERASIONAL KAPAL
MENGERTI DAN TERLATIH TENTANG TATA CARA AUDIT.
DALAM PELAKSANAANNYA, INDEPENDEN TERHADAP
UNIT KERJA YANG DIAUDIT
DIAUDIT.

BIRO KLASIFIKASI INDONESIA

PENGENALAN AUDIT
8

TANGGUNG JAWAB PERUSAHAAN DALAM INT.AUDIT

MEMENUHI SEMUA PERATURAN KESELAMATAN DAN
PERLINDUNGAN LINGKUNGAN.
MENGINFORMASIKAN SASARAN AUDIT & LINGKUPNYA.
MELATIH DAN MENUNJUK INTERNAL AUDITOR
(DAFTAR INTERNAL AUDITOR).
MENUGASKAN INTERNAL AUDITOR SESUAI JADWAL.
JADWAL
MEMBERIKAN DATA & OBY.EVIDANCE YANG DIMINTA
AUDITOR.
KERJASAMA DGN AUDITOR UTK MENCAPAI SASARAN.
SASARAN
MELAKUKAN TINDAKAN PERBAIKAN ATAS HASIL
TEMUAN INTERNAL AUDIT.
MENGEVALUASI HASIL INTERNAL AUDIT.

BIRO KLASIFIKASI INDONESIA

PENGENALAN AUDIT
9

TANGGUNG JAWAB AUDITOR

MEMPERSIAPKAN PELAKSANAAN AUDIT
AUDIT.
MELAKSANAKAN AUDIT SESUAI PENUGASAN.
MELAKSANAKAN AUDIT SESUAI ETIKA AUDITOR.
MENGKOMUNIKASIKAN DAN KLARIFIKASI HASIL
TEMUAN (NON CONFORMITY).
MELAPORKAN HASIL AUDIT KEPADA DPA DAN UNIT KERJA
YANG DIAUDIT.
MEMERIKSA EFEKTIFITAS TINDAKAN PERBAIKAN.
MENJAGA KERAHASIAAN.
KERAHASIAAN

BIRO KLASIFIKASI INDONESIA

PENGENALAN AUDIT
10

AUDIT LIFE-CYCLE
PERSIAPAN
AUDIT
PENUNJUKAN
AUDITOR

PELAKSANAAN
AUDIT

PELAPORAN &
TINDAK LANJUT

OPENING
MEETING

PELAPORAN

EVALUASI
DOKUMEN SMS

RENCANA AUDIT

BIRO KLASIFIKASI INDONESIA

ACTUAL
AUDIT

SUMMING
UP

CLOSING
MEETING

TINDAKAN
PERBAIKAN
& EVALUASI
PENGENALAN AUDIT
11

PERSIAPAN AUDIT
EVALUASI JADWAL KERJA
INTERNAL AUDIT
MENUNJUK AUDITOR DAN MEMBERI PENJELASAN
PELAKSANAAN AUDIT
AUDITOR MENGHUBUNGI AUDITEE DAN KONFIRMASI
PELAKSANAAN AUDIT
MEMBUAT RENCANA AUDIT, MEMPELAJARI DOKUMEN SMS
DAN MEMBUAT CHECK-LIST

PERSIAPAN TOOL KIT, DOKUMEN SMS

DAN CHECK PERSIAPAN AUDIT
BIRO KLASIFIKASI INDONESIA

PERSIAPAN AUDIT
12

LINGKUP AUDIT DAN JADWAL AUDIT

KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG
REGIONAL AREA.
DIVISI.
BAGIAN / DEPARTEMEN
Jadwal Audit
PROSES AKTIVITAS
ELEMEN ISM CODE
ARMADA KAPAL

PENUNJUKAN TEAM AUDITOR BERDASARKAN :

DASAR PENGETAHUANNYA
KOMPETENSI.
KREDIBEL / DAPAT DIPERCAYA.
INDEPENDEN
ADA DITEMPAT

BIRO KLASIFIKASI INDONESIA

PERSIAPAN AUDIT
13

TINJAUAN DOKUMENTASI
MEMPELAJARI DOKUMEN
DOKUMEN, YAITU SAFETY MANUAL,
MANUAL PROSEDUR,
PROSEDUR
PETUNJUK KERJA, JOB DESCRIPTION & DOKUMEN LAIN TERKAIT.
DENGAN MEMPELAJARI DOKUMEN TERSEBUT SANGAT MEMBANTU
DALAM HAL :
MEMAHAMI TUGAS & FUNGSI SATUAN KERJA
MEMPERSIAPKAN RENCANA AUDIT
MEMPERSIAPKAN CHECKCHECK-LIST

URUTAN AUDIT
IKUTI PROSES DARI AWAL HINGGA SELESAI,
SELESAI MAKSUDNYA :
o DAPAT DIKETAHUI KEJADIAN SEBENARNYA
o TETAP DALAM URUTAN PROSES (TRACK)
o LEBIH SISTIMATIS & BERDASARKAN LOGIKA
o MENCEGAH TERLEWATNYA TAHAP PROSES

BIRO KLASIFIKASI INDONESIA

PERSIAPAN AUDIT
14

RENCANA AUDIT
TUJUAN & LINGKUP AUDIT
IDENTIFIKASI PERSONIL.
TGL. & TEMPAT AUDIT
SATUAN KERJA YG.DIAUDIT
WAKTU & LAMANYA AUDIT
CEK AUDIT SEBELUMNYA
AUDIT SCHEDULE

Audit Plan

KEUNTUNGAN RENCANA AUDIT

KEJELASAN MAKSUD DARI AUDIT
PENGGUNAAN WAKTU YANG EFEKTIF
PERSIAPAN DOK. & RECORD YANG AKAN DIAUDIT
YAKIN BAHWA HAL YANG SIFATNYA PENTING TELAH TERCATAT &
AKAN DIAUDIT.
INVESTIGASI HASIL AUDIT SEBELUMNYA.
TERKESAN PROFESIONAL
BIRO KLASIFIKASI INDONESIA

PERSIAPAN AUDIT
15

MAKSUD PERSIAPAN CHECK-LIST

MENJAMIN BAHWA OBYEK & LINGKUP AUDIT TELAH DIPERSIAPKAN
MENJAMIN BAHWA SEMUA ASPEK SIAP UNTUK DIPERTANYAKAN.
MENIMBULKAN RASA PERCAYA DIRI

DASAR PEMBUATAN CHECK-LIST

PEMENUHAN TERHADAP ISM CODE
PEMENUHAN THD. SMS
MASALAH YG.SUDAH DIKETAHUI (MASALAH KLASIK).
IDE DARI AUDITOR LAIN
PENGETAHUAN TENTANG SISTEM PROSES
CHECK--LIST TERDAHULU
CHECK
HAL--HAL PENTING DARI PROSEDUR / PROSES
HAL

PERSIAPAN TOOL KIT

ISM CODE DAN SMS
BUKU CATATAN
COPY CHECKCHECK-LIST DAN AUDIT PLAN/PROGRAM
REPORT FORM & DOKUMEN YG DIPERLUKAN
BIRO KLASIFIKASI INDONESIA

Checklist Form
Shipboard Checklist
Coy Checklist
Maintenance Checklist

PERSIAPAN AUDIT
16

PELAKSANAAN AUDIT
MENEMUI KEPALA DEPT. / NAKHODA YANG AKAN
DIAUDIT (OPENING MEETING)
JELASKAN MAKSUD KEDATANGAN DAN TUJUAN
PELAKSANAAN AUDIT
MENEGASKAN ASPEK POSITIF DARI PELAKSANAAN
AUDIT
CEK APAKAH KETIDAKSESUAIAN TERDAHULU SUDAH
BERSIH DAN TINDAKAN KOREKSI DILAKSANAKAN
IKUTI URUTAN AUDIT PLAN, INTERVIEW, TANYA,
PENGAMATAN DAN CEK
BIRO KLASIFIKASI INDONESIA

PELAKSANAAN AUDIT
17

OPENING MEETING
DIHADIRI PIMPINAN DEPARTEMEN/KAPAL & MANAGER/PERWIRA TERKAIT
DILAKSANAKAN KIRAKIRA-KIRA 10
10--15 MENIT
ABSENSI

AGENDA OPENING MEETING

PERKENALAN AUDIT TEAM DAN PERSONIL AUDITEE
PENJELASAN MAKSUD, LINGKUP AUDIT DAN STANDAR YG DIGUNAKAN
KONFIRMASI RENCANA AUDIT (AUDIT PLAN)
KONFIRMASI RENCANA WAKTU CLOSING MEETING
PENJELASAN CARA PELAKSANAAN AUDIT
CARA PELAPORAN
TANYA JAWAB

BIRO KLASIFIKASI INDONESIA

PELAKSANAAN AUDIT
18

COMMUNICATION SKILLS

VERBAL
BODY LANGUAGE
STYLE & INTONASI BICARA
FACIAL / MIMIK

PERKENALAN
MEMPERHATIKAN KEBIASAAN BUDAYA SALAM
CIPTAKAN SUASANA RILEX
JELASKAN MENGAPA KITA ADA DISINI

INTERPERSONAL BEHAVIOUR
PASSIVE
ASSERTIVE
AGGRESIVE

BIRO KLASIFIKASI INDONESIA

PELAKSANAAN AUDIT
19

INTERPERSONAL BEHAVIOUR
PASIF
KURANG PERCAYA DIRI
GAGAL MENUNJUKKAN KENGINANNYA DAN PANDANGANNYA
LUGU, PENURUT, PEMAAF DAN MALUMALU-MALU
BERUSAHA MENGHINDARI KONFLIK & MENYENANGKAN ORANG LAIN
AGRESIF
PERCAYA DIRI
CENDERUNG MELANGGAR HAK ORANG LAIN
MENUNJUKKAN KEINGINANNYA & PANDANGANNYA TIDAK PADA
TEMPATNYA.
MEREMEHKAN, ACUH & MENGABAIKAN PENDAPAT ORANG LAIN.
POKOKNYA MENANG SENDIRI.
SENDIRI
ASSERTIVE
PERCAYA DIRI
MENGHARGAI HAK ORANG LAIN
MENUNJUKKAN KEINGINAN & PANDANGAN SESUAI PADA TEMPATNYA
DAPAT MEMUASKAN SEMUA PIHAK.
BIRO KLASIFIKASI INDONESIA

PELAKSANAAN AUDIT
20

SIKAP & SIFAT AUDITOR

o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o

MEMPUNYAI KEMAMPUAN BERKOMUNIKASI

BIJAKSANA DAN DIPLOMASI
TEGAS, ULET TETAPI FLEXIBLE
MAMPU MEMPERTIMBANGKAN KEPENTINGAN
MAMPU MENGIDENTIFIKASI PRIORITAS
BUKAN PENYELIDIK, TETAPI VALUE ADDER
BERTINDAK OBYEKTIF
75 % TUGASNYA ADALAH MENDENGARKAN
KERJA TEPAT WAKTU SESUAI DENGAN JADWAL
AUDIT SESUAI DENGAN TUGASNYA
MENGHINDARI BERARGUMENTASI
MENJAGA KERAHASIAAN
BUKAN MEMERIKSA SESEORANG
ASSERTIVE, BUKAN AGRESIVE ATAU PASIVE
TENANG & BERSAHABAT
TIDAK BERKESAN PUNYA POWER
PERCAYA DIRI
MENGHARGAI PENDAPAT ORANG LAIN

BIRO KLASIFIKASI INDONESIA

PELAKSANAAN AUDIT
21

QUESTIONING
OPEN / TERBUKA
SEBAGAI PERTANYAAN AWAL
MESKI KITA SUDAH TAHU, COBA DITANYA APAKAH AUDITEE PAHAM.
MENDORONG AUDITEE UTK BICARA BEBAS
misal : Bagaimana anda melakukan ...... ?
HATI--HATI AUDITEE BICARA TERLALU BANYAK
HATI
PROBING / PEMBUKTIAN
FOLLOW--UP ATAU FOCUSING QUESTION
FOLLOW
MENCARI INFORMASI LEBIH DALAM
Misalkan : Coba jelaskan lebih detail .... ?
Bisa saya ditunjukkan beberapa record ..... ?
Bisa saya diperlihatkan proses ....... ?
CLOSED / TERTUTUP
UNTUK MEYAKINKAN SUATU FAKTA
BIASANYA JAWABANNYA YA/TIDAK
JANGAN SERING DIGUNAKAN
Misalkan : Apakah benar bahwa ...... ?
Apakah selalu dilakukan .... ?
BIRO KLASIFIKASI INDONESIA

PELAKSANAAN AUDIT
22

AUDIT TRIANGLE
QUESTION
Q

OBSERVE

CHECK

SHOW ME QUESTION
KATA YANG BIASA DIGUNAKAN :
APA, DIMANA, KAPAN, MENGAPA, BAGAIMANA, SIAPA.
UNTUK AUDIT DITAMBAH DENGAN KATA :
SHOW
S
O ME......... (BISA
( S DITUNJUKKAN
U JU
...... )
UNTUK MENDAPATKAN OBJECTIVE EVIDANCE.
JANGAN TERLALU SERING (WASTING TIME)
DILAKUKAN SECARA SAMPLING/RANDOM
BIRO KLASIFIKASI INDONESIA

PELAKSANAAN AUDIT
23

HINDARI PERTANYAAN:
YANG MENYIMPANG DARI TUJUAN AUDIT
YANG BERULANGBERULANG-ULANG & YANG TIDAK JELAS
HINDARI BEBERAPA PERTANYAAN DALAM SATU KALIMAT
JANGAN MEMBERI JAWABAN ATAS PERTANYAAN
YANG MENUDUH
YANG TIDAK MASUK AKAL

APA YANG HARUS DIJAGA :

HINDARI KESAN MENCARI KUTU
HAL--HAL YANG POSITIF MENJADI PERTIMBANGAN
HAL
TETAP MENGIKUTI BATASANBATASAN-BATASAN
HINDARI BERARGUMENTASI
HINDARI KESAN MENGAUDIT SESEORANG
TETAP MENGIKUTI RENCANA YANG DISEPAKATI

BIRO KLASIFIKASI INDONESIA

PELAKSANAAN AUDIT
24

DALAM MENGHADAPI AUDITEE

CARI TEMPAT YANG BAIK UNTUK INTERVIEW
JIKA PERLU DENGAN SENYUM
HINDARI ADA HALANGAN DLM TATAP MUKA
MENDEKATI AUDITEE (SEJAJAR)
TERBUKA DALAM BICARA
JIKA PERLU, ADA SELINGAN HUMOR
KALEM DAN OBJECTIVE

TANGGAP TERHADAP SIKAP AUDITEE

TANDA--TANDA STRESS / GROGI
TANDA
MENCOBA MENGULUR WAKTU
BERKATA BOHONG
MERASA OVER CONFIDENCE
MENCOBA BERDEBAT
MENCOBA MENUTUPI SESUATU
BIRO KLASIFIKASI INDONESIA

PELAKSANAAN AUDIT
25

AUDIT DIHADAPKAN DENGAN APA ?

PEMENUHAN TERHADAP SMS YANG TELAH DIDOKUMENTASIKAN.
EFFEKTIVITAS PENERAPAN SMS
PERSYARATAN ISM CODE
KEPATUHAN TERHADAP SISTEM
PEMENUHAN PERATURAN TERKAIT.
TERKAIT
PERATURAN PERUSAHAAN

APA YANG DICATAT ?

KETIDAK-SESUAIAN (NON CONFORMITY)
KETIDAKPENGAMATAN (OBSERVATION)
DOKUMEN YANG AKAN DISERAHKAN MENYUSUL
HAL--HAL YANG PERLU DITINDAK LANJUTI
HAL

OBSERVATION :
PERNYATAAN DILUAR LINGKUP AUDIT
BAGAIMANA SISTEM DAPAT DITINGKATKAN
PENCEGAHAN TIMBULNYA NON CONFORMITY
PERSYARATAN KESEHATAN
TIDAK HARUS ADA TINDAKAN PERBAIKAN

26

APABILA TERJADI ADU ARGUMENTASI :

CATAT DI CHECKLIST
BACA KEMBALI PROSEDUR TERKAIT
MINTA OBJECTIVE EVIDANCE TERKAIT
BANDINGKAN PROSEDUR TERTULIS DAN OBJ. EVIDANCE.
KLARIFIKASI DENGAN DISAKSIKAN GUIDE
JIKA AUDITEE BENAR, AUDITOR MENERIMA DAN MENGHAPUS NC.
JIKA AUDITOR BENAR DITERBITKAN NC & AUDITEE MENERIMA.

SUMMING UP :
DILAKUKAN SEBELUM CLOSING MEETING.
MEMPERSIAPKAN LAPORAN AUDIT.
AUDIT
MENELITI ULANG APAKAH SEMUA LINGKUP TELAH DIPERIKSA
SESUAI AUDIT PLAN.
JIKA DILAKUKAN DENGAN TEAM,
TEAM MAKA LEAD AUDITOR MEMIMPIN
AUDIT, MENGATUR AUDIT, MENYIAPKAN AUDIT PLAN, MEWAKILI TEAM
MENYIAPKAN LAPORAN DAN MENANDAMENANDA-TANGANI LAPORAN AUDIT
DILAKUKAN KIRAKIRA-KIRA 30
30--60 MENIT.
BIRO KLASIFIKASI INDONESIA

PELAKSANAAN AUDIT
27

PELAKSANAAN AUDIT MANAGEMENT DARAT

TEMUI KEPALA DEPARTEMEN & JELASKAN MAKSUD AUDIT

LAKUKAN OPENING MEETING (OPTIONAL)
LAKSANAKAN AUDIT SESUAI AUDIT PLAN
LAKUKAN INTERVIEW MULAI DARI PIMPINAN HINGGA STAF
CEK KENDALI DOKUMEN YANG TERKAIT DENGAN FUNGSINYA
CEK PELAKSANAAN PROSEDUR YANG TERKAIT DENGAN FUNGSINYA
CEK PELAKSANAAN TINDAK LANJUTNYA DARI PERMINTAAN KAPAL
CEK PELAKSANAAN C.A / P.A UNTUK TEMUAN INTERNAL AUDIT YG LALU
CEK PELAKSANAAN MONITORING DARI SAFETY DRILLS DI KAPAL
CEK MONITORING POSISI KAPAL
CEK PELAKSANAAN / MONITORING PEMELIHARAAN & PERBAIKAN KAPAL
CEK PELAKSANAAN REKRUITMEN & FAMILIRISASI PERSONEL/CREW
CEK KELENGKAPAN DOKUMEN CREW
CEK PELAKSANAAN TABLE TOP DRILL&KETERLIBATAN ERT(TTD)
CEK HALHAL-HAL LAIN YANG TERKAIT DENGAN SMS/PROSEDUR
SAMPAIKAN HASIL AUDIT & TEMUANNYA

28

PELAKSANAAN AUDIT DIATAS KAPAL

TEMUI NAKHODA & JELASKAN MAKSUD AUDIT
PERIKSA KONDISI KAPAL (KELILING KAPAL) & PERHATIKAN :
KONDISI PERAWATAN LAMBUNG & INSTALASI MESIN
KELENGKAPAN PERALATAN SESUAI PERSYARATAN SOLAS
KELENGKAPAN SESUAI PERSYATAN MARPOL
MUSTER LIST, FIRE CONTROL PLAN, POLICY DSB
LAKUKAN OPENING MEETING (OPTIONAL)
LAKUKAN AUDIT SESUAI AUDIT PLAN
LAKUKAN INTERVIEW MULAI DARI NAKHODA HINGGA KOKI
CEK PELAKSANAAN FAMILIRISASI UTK AWAK KAPAL BARU SIGN
SIGN--ON
CEK KENDALI DOKUMEN & SISTEM PELAPORAN
KONFIRMASIKAN HASIL PENGAMATAN SEWAKTU KELILING KAPAL
MINTA PERAGAAN PENGGUNAAN ALAT KESELAMATAN (RANDOM)
MINTA PERAGAAN PENGGUNAAN ALAT NAVIGASI/RADIO
/
((RANDOM))
MINTA PERAGAAN SAFETY DRILLS & PENGGUNAAN PERALATAN
DARURAT (RANDOM)
SAMPAIKAN HASIL AUDIT & TEMUANNYA
29

PELAPORAN AUDIT
DISKUSI & KESEPAKATAN ATAS TEMUAN

MENCATAT TEMUAN YANG TELAH DISEPAKATI

MENGADAKAN CLOSING MEETING DAN

MENGELUARKAN LAPORAN AUDIT
UPDATE RECORDS

TINDAK LANJUT ATAS TINDAKAN PERBAIKAN

BIRO KLASIFIKASI INDONESIA

PELAPORAN AUDIT & TINDAK LANJUT

30

LAPORAN AUDIT, TERDIRI :

FORM AUDIT
FORM KETIDAKKETIDAK-SESUAIAN
FORM OBSERVASI

NC form

PENULISAN LAPORAN AUDIT TIDAK BOLEH :

MENDESKREDITKAN NAMA SESEORANG DLM SUATU KETIDAKKETIDAK-SESUAIAN
INFORMASI YANG SIFATNYA RAHASIA
PERNYATAAN YANG SUBYEKTIF & MENUDUH
PERNYATAAN YANG EMOSIONAL
PERNYATAAN YANG TIDAK PERNAH DIBICARAKAN SEBELUMNYA

NON
O CONFORMITY
CO O
HARUS
S:

BERDASARKAN FAKTA & OBYEKTIF

JELAS & SINGKAT
MENJELASKAN LOKASI DARI NC (Kalau Perlu)
MENJELASKAN NOMER REFERENSI DARI SMS
MENJELASKAN OBJECTIVE EVIDENCE
DAPAT DITERIMA/DITANDADITERIMA/DITANDA-TANGANI OLEH AUDITEE.
BIRO KLASIFIKASI INDONESIA PELAPORAN AUDIT & TINDAK LANJUT
31

TATA CARA PENULISAN NONNON-CONFORMITY

SKENARIO

SAAT DITANYA TENTANG KOREKSI PETA,

PETA MUALIM II MENJELASKAN BAHWA
NTM TELAH DITERIMA 2 BULAN LALU
LALU.. NAMUN DITEMUKAN BAHWA PETA
PETA-PETA BELUM DIKOREKSI SESUAI NTM TERSEBUT.
TERSEBUT. DEMIKIAN JUGA
PEMERIKSAAN RUTIN PERALATAN NAVIGASI TIDAK DILAKSANAKAN DAN
TIDAK PERNAH DIDOKUMENTASIKAN
DIDOKUMENTASIKAN..
PENULISAN NC
1. PEMERIKSAAN PERALATAN NAVIGASI TIDAK DILAKSANAKAN.

2. PETAPETA-PETA TIDAK DIKOREKSI OLEH MUALIM II

3. MUALIM II BELUM SEPENUHNYA MELAKSANAKAN TUGASNYA

SESUAI DENGAN PROSEDUR No.
OBJECTIVE EVIDENCE :
* PETA BELUM DIKOREKSI SESUAI NTM YANG TELAH DITERIMA
2 BLN YANG LALU.
* PEMERIKSAAN PERALATAN NAVIGASI BELUM DILAKSANAKAN
DAN DIDOKUMENTASIKAN.
4. MUALIM II TIDAK TAHU TUGASNYA DAN DIRAGUKAN KEMAMKEMAMPUANNYA SEBAGAI MUALIM.

W
32

TATA CARA PENULISAN NONNON-CONFORMITY

SKENARIO

LATIHAN SEKOCI SECARA REGULAR TELAH DICATAT DALAM BUKU JURNAL

DEK.. SAAT DITANYAKAN SECARA RANDOM, MASINIS II, JURU MUDI & KOKI
DEK
TIDAK TAHU POSISINYA DALAM STATION SEKOCI & TIDAK PERNAH
MENGIKUTI LATIHAN KESELAMATAN
KESELAMATAN..
PENULISAN NC
1. LATIHAN SEKOCI TIDAK DILAKSANAKAN DENGAN BAIK DAN SEMUA
AWAK KAPAL TIDAK MEMAHAMI LATIHAN TSB.
2. LATIHAN KESELAMATAN (SAFETY DRILL) TIDAK PERNAH DIADAKAN
DIATAS KAPAL.
3. PENCATATAN LATIHAN SEKOCI HANYA REKAYASA DAN LATIHAN SEKOCI
TIDAK PERNAH DILAKSANAKAN DIATAS KAPAL.
4
4.
MASINIS II
II, JURU MUDI & KOKI TIDAK BERKUALITAS KARENA TIDAK
TAHU POSISINYA DALAM LATIHAN SEKOCI & TIDAK PERNAH MENGIKUTI
LATIHAN KESELAMATAN.
5.

6.

LATIHAN KESELAMATAN DIATAS KAPAL BELUM SEPENUHNYA

EFEKTIF DILAKSANAKAN DAN DIPAHAMI OLEH AWAK KAPAL
OBYECTIVE EVIDENCE :
MASINIS II, JURU MUDI & KOKI BELUM MENGETAHUI POSISI DALAM
SEKOCI & BELUM MENGIKUTI LATIHAN KESELAMATAN
LATIHAN SEKOCI PERLU DITINGKATKAN PELAKSANAANNYA KARENA
TERNYATA TIDAK DIPAHAMI OLEH SEMUA AWAK. KALAU PERLU
DITINGKATKAN FREKWENSI LATIHAN TERSEBUT.

W
W
W
W
U
W
33

TATA CARA PENULISAN NONNON-CONFORMITY

SKENARIO

PROSEDUR SMS
SMS--09 INTERNAL AUDIT TELAH DIREVISI
DIREVISI.. NAMUN DPA TIDAK
MENGENDALIKAN PERUBAHAN PROSEDUR TERSEBUT KARENA TIDAK ADA
CATATAN PERUBAHAN PROSEDUR DAN
PROSEDUR LAMA BELUM
DICABUT..
DICABUT
PENULISAN NC
1. KENDALI DOKUMEN TIDAK DILAKSANAKAN OLEH DPA
OBJECTIVE EVIDENCE :
* PROSEDUR BELUM DIDISTRIBUSIKAN
* TANDA TERIMA PROSEDUR SMS TIDAK ADA

2.

KENDALI PROSEDUR BELUM SEPENUHNYA DILAKSANAKAN SESUAI

DENGAN ELEMEN 11.2.3 DAN PROSEDUR No. .
OBJECTIVE EVIDENCE :
* REVISI PROSEDUR SMSSMS-09 BELUM DICATAT DALAM CATATAN
PERUBAHAN PROSEDUR.
* PROSEDUR SMS
SMS--09 EDISI LAMA BELUM DICABUT

3.

KENDALI DOKUMEN SMS TIDAK DILAKSANAKAN DENGAN BAIK OLEH

DPA.

4.

DIUSULKAN SUPAYA DPA MEMBUAT CATATAN PERUBAHAN

PROSEDUR DAN MENCABUT PROSEDUR YANG LAMA.
OBJECTIVE EVIDENCE :
* PROSEDUR SMS
SMS--09 INTERNAL AUDIT.

W
34

TATA CARA PENULISAN NONNON-CONFORMITY

SKENARIO

PERMINTAAN KAPAL UNTUK PERBAIKAN RADAR TELAH DIAJUKAN 4 BULAN

YANG LALU, NAMUN SAMPAI DENGAN HARI INI BELUM
DIPENUHI.
DIPENUHI.
PERTIMBANGAN MANAJER TEKNIK ADALAH BIAYANYA MAHAL DAN KAPAL
MASIH DAPAT BEROPERASI TANPA RADAR TSB
TSB..
PENULISAN NC
1. SEMUA PERMINTAAN KAPAL BELUM DIPENUHI OLEH MANAJER TEKNIK.
OBJ. EVIDENCE :
* RADAR RUSAK
2.

MANAJER TEKNIK TIDAK TAHU PENTINGNYA PERALATAN RADAR BAGI

OPERASIONAL KAPAL DENGAN AMAN.

3
3.

TINDAK LANJUT ATAS PERMINTAAN KAPAL BELUM SEPENUHNYA

DILAKSANAKAN, KHUSUSNYA PERMINTAAN YANG BERKAITAN DENGAN
KESELAMATAN SESUAI DENGAN PERSYARATAN ELEMEN 3.3.
OBJ.EVIDENCE :
* PERMINTAAN PERBAIKAN RADAR
RADAR, 4 BULAN YANG LALU.
LALU

4.

PERMINTAAN KAPAL BELUM DIPENUHI TEPAT WAKTU, TERUTAMA

PERALATAN PENTING UNTUK KESELAMATAN
OBJ.EVIDENCE
OBJ EVIDENCE :
* PERMINTAAN PERBAIKAN RADAR, 4 BULAN YANG LALU.

W
W
U

35

DISKUSI & KESEPAKATAN ATAS TEMUAN

DISKUSI & KESEPAKATAN DGN
DGN. AUDITEE
DILAKUKAN PADA KESEMPATAN PERTAMA
DISKUSI PEMECAHAN MASALAH
TANDA--TANGAN
TANDA
NC form

CORRECTIVE ACTION
AUDITEE MENENTUKAN AKSI PERBAIKAN DAN JANGKA
WAKTUNYA
JANGKA WAKTU HARUS REALISTIK
AKSI PERBAIKAN MUNGKIN DLM 2 TAHAP :
AKSI PERBAIKAN AWAL
AKSI PENCEGAHAN DLM. JANGKA PANJANG

BIRO KLASIFIKASI INDONESIA

PELAPORAN AUDIT & TINDAK LANJUT

36

CLOSING MEETING
AUDITEE DAPAT MASUKAN LANGSUNG
DISKUSI HASIL AUDIT
USULAN AKSI PERBAIKAN DARI AUDITEE
AUDIT SELESAI, SEMUA JELAS
DIHADIRI OLEH PIMPINAN SATUAN KERJA
KIRA--KIRA 15KIRA
15-20 MENIT
ABSENSI

AGENDA CLOSING MEETING

TERIMA KASIH (KERJASAMA & KETERBUKAAN)
PENJELASAN HALHAL-HAL POSITIF
PENJELASAN INDIVIDUAL NONCONFORMITIES
PENJELASAN OBSERVATION (JIKA ADA)
MENETAPKAN WAKTU TINDAKAN PERBAIKAN
DISCLAMER ((MASIH ADA KEMUNGKINAN NC LAIN KARENA
AUDIT DILAKUKAN RANDOM).
MEMINTA WAKIL SATUAN KERJA / KAPAL UTK MENANDAMENANDA-TANGANI LAP.
TANYA JAWAB
BIRO KLASIFIKASI INDONESIA

PELAPORAN AUDIT & TINDAK LANJUT

37

FOLLOW UP ACTION
SESUAI WAKTU JATUH TEMPO TINDAKAN PERBAIKAN,
PERBAIKAN AUDITOR
MENGECEK EFEKTIFITAS PELAKSANAAN TINDAKAN PERBAIKAN.
MASALAH BARU YG TIMBUL (EFEK DARI TINDAKAN PERBAIKAN)
JIKA Ok, NC DAPAT DITUTUP (CLOSE OUT)
CLOSE OUT DAPAT DILAKUKAN :
o DI TEMPAT AUDITEE ATAU
o DI TEMPAT AUDITOR DIMANA AUDITEE HARUS MELAPORKAN
PELAKSANAAN TINDAKAN PERBAIKAN DENGAN DIDUKUNG
BUKTI--BUKTI YANG OBYEKTIF.
BUKTI

UPDATE RECORDS

Audit Log

FILE DAN SIRKULASI LAPORAN AUDIT

UPDATE AUDIT LOG
UPDATE CHECK LIST

BIRO KLASIFIKASI INDONESIA

NC Log
Contoh Laporan Audit

PELAPORAN AUDIT & TINDAK LANJUT

38