Inquiry letter adalah sebuah jenis surat permintaan atau permohonan

informasi tentang suatu produk, jasa, lowongan pekerjaan atau informasi bisnis
lainnya.
Pada umumnya fungsi umum dari surat ini adalah untuk merespon suatu
periklanan dari sumber-sumber informasi seperti surat kabar, majalah atau media
elektronik tentang suatu produk/jasa saat kita tertarik dengan informasih yang
diperoleh tersebut.
Biasanya suart ini merupakan sebuah langkah awal dalam membangun
sebuah bisnis atau kerjasama dari dua pihak, yakni penyedia produk/jasa dan
pembeli produk/jasa tersebut.
Dalam surat ini, ada beberapa hal yang di bahas oleh si penyedia
jasa/produk yang merupakan pertanyaan dari pembeli agar dapat membantu
pembeli itu sendiri untuk mengetahui informasi tentang produk/jasa tersebut. Hal-hal
itu mencakup :
a. Nama dan jenis produk
b. Spesifikasi produk, yaitu; tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-lain;
c. Harga satuannya.
d. Potongan harga;
e. Cara pembayarannya dari pembeli ke penjual;
f. Cara penyerahan produk dari penjual ke pembeli, dan
g. Kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, seperti garansi dan lain-lain.
Contoh Inquiry letter :
Dari contoh surat diatas,maka dapat dilihat bahwa bagian-bagian inquiry
letter adalah :
1.
Kepala surat (header)
Tercantum Alamat, jika sebuah instansi/perusahaan, pada bagian kepala surat bisa
juga menggunakan kop surat dari perusahaan/instansi tempat Anda bekerja dan
cukup menuliskan alamat perusahaan yang dituju.
2.
Tanggal surat (date) ; Contoh pada surat di atas : 25 june 2009
3.
Pembuka (openning)
Pembuka selalu diawali dengan salam. Dalam opening tergantung surat formal/ non
formal.
Contoh untuk non formal : Dear Rara

Contoh untuk formal : To Whom It May Concern

4.

Referensi (reference)

Paragraf pertama selalu diawali dengan referensi yang Anda temui tentang
perusahaan yang dituju. Referensi tersebut bisa berupa iklan di media cetak dan
elektronik atau informasi bisnis lain yang Anda dapatkan dari kolega bisnis yang
bekerja di perusahaan tersebut. Ekspresi yang umum digunakan adalah sebagai
berikut:
With reference to your advertisement (ad) in ... Atau
Regarding your advertisement (ad) in ...
5.
Permohonan informasi
Setelah menuliskan referensi, Anda dapat melanjutkan dengan menuliskan
permohonan informasi yang ingin Anda dapatkan. Ekspresi yang umum digunakan
adalah sebagai berikut:
Would you please send me ... Atau Could you please send me ...

Jika ada informasi lain yang ingin Anda ketahui, Anda dapat menuliskannya dengan
ekspresi berikut ini:

I would also like to know ... Atau Could you tell me whether ...
6.

Penutup dan tanda tangan (signature)

Ekspresi yang umum digunakan pada bagian penutup adalah:
Sincerely Atau ekspresi formal yang juga lazim digunakan adalah: Yours faithfully
Setelah menuliskan penutup, cantumkan nama serta jabatan (jika Anda merupakan
seorang staf pada suatu perusahaan).
Referensi :
http://pebi.comze.com/tulisan/20121011-d3629.htm
http://faiz06.blogspot.com/2011/12/inquiry-letter-of-english-business.html