MPK Ciast 020710

Manual Prosedur
Kerja CIAST
PUSAT LATIHAN PENGAJAR DAN
KEMAHIRAN LANJUTAN (CIAST)
Jawatankuasa Pembangunan Manual Prosedur
Kerja dan Fail Meja, CIAST
1. LATAR BELAKANG
2. OBJEKTIF
3. CARTA ORGANISASI
4. FUNGSI & AKTIVITI UTAMA
5. PROSES DAN CARTA ALIR KERJA UTAMA
6. SENARAI BORANG-BORANG BERKAITAN
Manual Prosedur Kerja CIAST
1
C
IAST adalah dari singkatan “Centre for Instructor and Advanced Skill Training”
(Pusat
usat Latihan Pengajar dan Kemahiran Lanjutan). Cadangan penubuhan CIAST
tercetus pada tahun 1979 oleh Kerajaan Malaysia. Berasaskan dari hasil kajian
penubuhannya, CIAST telah berjaya beroperasi sepenuhnya dalam tahun 1983 dan
seterusnya dirasmikan pada tahun
tahun 1984 dengan bantuan kewangan daripada Kerajaan
Jepun dibawah Projek Pembangunan Sumber Manusia ASEAN. Projek ini telah diselia
oleh pakar-pakar teknikal ‘counter-part’
‘counter dan pengurusan dari Kerajaan Jepun menerusi
Japanese International Coorperation Agency
Agen (JICA) sehingga tahun 1991.
Dan CIAST beroperasi sepenuhnya dibawah Jabatan Tenaga Manusia (JTM),

Kementerian Sumber Manusia bermula 1991 sehingga Mei 2007 sebelum diletakan
dibawah pentadbiran Jabatan Pembangunan Kemahiran (JPK) di kementerian yang
sama
ama pada 16 Jun 2007. Tujuan pengalihan pengurusan ini adalah untuk
mengembangkan lagi fungsi CIAST sediada dan memberi peluang untuk menerokai
peluang-peluang
peluang baru dalam meningkatkan latihan kemahiran.
Manual Prosedur Kerja CIAST | 4/1/2009
2
STRATEGI
Strategi 1:
Memperkukuhkan program untuk melahirkan tenaga pengajar bagi memenuhi
keperluan institusi latihan kemahiran negara
Strategi 2:
Mempergiatkan program pembelajaran sepanjang hayat bagi meningkatkan
kemahiran teknikal dan metodologi latihan tenaga pengajar seiring dengan
perkembangan teknologi
Strategi 3:
Memantapkan kualiti tenaga pengajar melalui sistem kelayakan dan pelesenan
tenaga pengajar
Strategi 4:
Memperkayakan kurikulum latihan kemahiran
Strategi 5:
Memperkukuhkan hubungan dan latihan antarabangsa
Strategi 6:
Memantapkan prasarana teknologi maklumat dan komunikasi serta sistem
pembelajaran elektronik dan multimedia
Strategi 7:
Menyediakan persekitaran dan kemudahan latihan yang kondusif dan relevan
3
Objektif CIAST adalah seperti berikut:
• Melahirkan tenaga
aga pengajar bagi memenuhi keperluan
keperluan institusi latihan kemahiran
Negara
• Meningkatkan tenaga pengajar secara berterusan dalam bidang kemahiran dan
metodologi latihan mengikut perkembangan teknologi
• Mewujud dan melaksanakan sistem kelayakan dan perlesenan tenaga pengajar
• Memperkayakan kurikulum latihan kemahiran
• Memperkukuhkan hubungan dan latihan antarabangsa
• Memantapkan prasarana teknologi maklumat dan komunikasi serta sistem
pembelajaran elektronik dan multimedia
• Menyediakan persekitaran dan kemudahan latihan
latihan yang kondusif dan relevan
• Memupuk nilai-nilai
nilai murni, sikap yang positif dan budaya kerja yang sihat kepada
tenaga pengajar
4
Lampiran Carta Organisasi Terkini
(Rujuk Kidmat Pengurusan)
5
A. PERANCANGAN DAN PEMBANGUNAN (PP)
4.1. Program Perancangan dan Pembangunan Latihan (PPL)
4.1.1. Unit Pembangunan Manual Latihan
4.1.2. Unit Pembangunan Bahan Pembelajaran
4.1.3. Unit Perancangan & Pembangunan Latihan
4.1.4. Unit Perancangan & Pembangunan
Pembangunan Latihan Antarabangsa
4.1.5. Unit Pembangunan Tenaga Pakar Negara
4.1.6. Unit Keurusetiaan
usetiaan & Penyelarasan
4.2. Program Kelayakan Kekompetenan (KK)

4.2.1. Unit Pembangunan Penilaian Kemahiran
4.2.2. Unit Pelaksanaan Kelayakan Kekompetenan
4.2.3. Unit Kawalan Pengajar Kemahiran
4.2.4. Unit Pelesenan
B. PENGURUSAN LATIHAN (PL)
4.3. Program Pembangunan Pengajar Kemahiran (PPK)

4.3.1. Unit Pembangunan Pengajar Baru
4.3.2. Unit Peningkatan Kemahiran Teknikal Pengajar
4.3.3. Unit Latihan Antarabangsa
4.4. Program Pembangunan Profesional Kemahiran (SPD)

4.4.1. Unit Peningkatan Kemahiran Pengajar & Penyeliaan
4.4.2. Unit Pembangunan Kompetensi Pengajar
4.4.3. Unit Latihan & Konsultansi
Ko Kurikulum SLDN
4.4.4. Unit Latihan Antarabangsa Manual Prosedur Kerja CIAST | 4/1/2009
4.5. Program Pembelajaran Elektronik & Multimedia (PEM)

4.5.1. Unit Perancangan & Pembangunan
4.5.2. Unit Infrastruktur
4.5.3. Unit E-Training
Training
C. BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN (KP)
4.5.4. Unit Pentadbiran & Sumber Manusia (PSM)

4.5.5. Unit Kewangan
gan
4.5.6. Unit Penyelenggaraan
6
1. PERANCANGAN DAN
PEMBANGUNAN (PP)
7
4.1 PROGRAM PERANCANGAN &
PEMBANGUNAN LATIHAN (PPL)
8
PROGRAM PERANCANGAN DAN PEMBANGUNAN (PPL
(PP L )
OBJEKTIF:
• Merancang, mengkaji dan membangun COS, LG dan LWA bagi panel

pembangunan kurikulum berdasarkan kepada NOSS
• Merancang, mengkaji dan membangun WIM dan Alat Bantuan Mengajar
bagi kelulusan JK Teknikal Manual Latihan berdasarkan NOSS
• Merancang dan melaksanakan pembangunan mesin, peralatan dan
kemudahan latihan mengikut keperluan semasa dan masa depan
• Merancang dan mengurus permohonan pembelian/pembaikan peralatan,
mesin dan bahan guna habis untuk kegunaan latihan
• Merancang kursus-kursus baru, keperluan pensyarah dan mesin mengikut
keperluan semasa dan masa depan
a. Menjalankan penyelidikan, merancang program latihan antarabangsa dan
menjalin hubungan antarabangsa bagi pembangunan latihan kemahiran
• Mengurus pengambilan dan keluaran peserta antarabangsa
• Merancang dan mengenal pasti keperluan khidmat pakar dalam dan luar
negara melalui kajian dan penyelidikan.
• Menyediakan laporan dan menyelaras statistik berkaitan bilangan kursus,
peserta dan sebagainya dari masa ke semasa
9
a. Unit Pembangunan Manual Latihan
1. Fungsi Utama
a. Membangunkan manual latihan yang terdiri daripada Course of Study
(CoS), Learning Guide (LG), dan Learn Work Assignment (LWA)
berdasarkan kepada NOSS untuk dijadikan bahan rujukan utama kepada
semua pusat bertauliah awam dan swasta.
b. Melaksanakan kursus Pembangunan fasilitator DACUM, Course of Study
(CoS), dan Learning Guide kepada personel Institut Latihan Awam
(ILKA)/Institut Latihan Kemahiran Swasta (ILKS) secara dalaman dan
juga secara ‘in-house’.
2. Aktiviti-aktiviti Utama
a. Mengenalpasti keperluan latihan di Pusat Bertauliah

b. Mengenalpasti panel pembangunan CoS, LG dan LWA
c. Mengendalikan bengkel kerja pembangunan CoS, LG dan LWA.
d. Mendapatkan pengesahan Jawatankuasa Penasihat Pembangunan
(JPPK) dan kelulusan Jawatankuasa Teknikal Manual Latihan (JKTML)
e. Menerbitkan dokumen manual latihan yang dibangunkan.
f. Mengurus dan melaksanakan kursus pembangunan fasilitator DACUM
bagi sector awam.
g. Mengurus dan melaksanakan kursus pembangunan fasilitator DACUM
bagi sector swasta.
h. Mengurus dan melaksanakan kursus pembangunan fasilitator LG/CoS
bagi sesektor awam.

i. Mengurus dan melaksanakan kursus pembangunan fasilitator LG/CoS
bagi sektor swasta.
10
b. Unit Pembangunan Bahan Pembelajaran
1. Fungsi Utama
a. Merancang dan membangunkan Bahan Pembelajaran Bertulis (WIM)
Standard sebagai bahan rujukan dan kegunaan pelajar-pelajar di semua
pusat bertauliah (PB)
b. Merancang dan mengkaji keberkesanan Alat Bantuan Mengajar (ABM)
seperti WIM, makmal computer, alatan audio visual dan lain-lain
mengikut keperluan dan penggunaan PB.
2. Aktiviti
a. Mengenalpasti, melaksana dan memantau pembangunan WIM
b. Mengenalpasti, melaksana dan dokumentasi kajian keberkesanan ABM
c. Menyediakan dan mengedarkan senarai Edaran WIM terkini kepada PB
d. Dokumentasi dan edaran WIM kepada PB mengikut permintaan.
c. Unit Perancangan & Pembangunan Latihan
1. Fungsi Utama
a. Melaksanakan perolehan peralatan latihan
b. Melaksanakan pembangunan kemudahan latihan
c. Melaksanakan pembangunan kakitangan
2. Aktiviti
a. Melaksana perolehan peralatan dan kemudahan latihan.
b. Melaksana kerja-kerja naiktaraf, pembangunan fizikal dan kemudahan
latihan
c. Merancang, menyelaras dan melaksanakan kerja-kerja penyelenggaraan
kemudahan latihan/peralatan latihan
d. Mengurus dan menyelaras keperluan pembangunan kakitangan.
11
d. Unit Perancangan & Pembangunan Latihan Antarabangsa
1. Fungsi Utama
a. Melaksanakan perancangan program latihan antarabangsa, menjalankan
penyelidikan dan menjalin hubungan antarabangsa bagi pembangunan
latihan kemahiran.
b. Mengurus pengambilan dan keluaran peserta antarabangsa.
2. Aktiviti
a. Menjalankan perancangan program latihan antarabangsa, penyelidikan
dan menjalinkan hubungan antarabangsa untuk pembangunan latihan
kemahiran.
b. Mengurus pengambilan dan keluaran peserta antarabangsa.
e. Unit Pembangunan Tenaga Pakar Negara
1. Fungsi Utama
a. Merancang dan mengenalpasti keperluan khidmat pakar dalam dan luar
Negara melalui kajian dan penyelidikan.
2. Aktiviti
a. Mengadakan penyelidikan berkaitan keperluan tenaga pakar di dalam
dan luar Negara.
b. Merancang, membangun satu mekanisma/system untuk menghasilkan

tenaga pakar di dalam bidang-bidang kemahiran.
12
f. Unit Keurusetiaan & Penyelarasan
1. Fungsi Utama
a. Penyelaras statistic keseluruhan CIAST berkaitan kursus, aktiviti dan
program keluaran CIAST.
2. Aktiviti
a. Menyediakan laporan statistic secara am dan khusus berkenaan bilangan
kursus, peserta dan sebagainya dari masa ke semasa.
b. Mengumpul, menyusun dan menyediakan ringkasan eksekutif, laporan
tahunan, statistic keluaran/pengambilan graduan.
13
a. Unit Pembangunan Manual Latihan
Aktiviti 1: P erlaksanaan aktiviti-

aktiviti - aktiviti pembangunan
manual latihan
la tihan (CoS, LG, LWA).
LWA) .
Bil Jawatan Proses Kerja
Mengenalpasti bentuk manual latihan iaitu CoS, LG dan

1 Ketua Program
LWA yang perlu dibangunkan/disemak.
Mendapatkan kelulusan bagi mengadakan bengkel

2 Ketua Program
pembangunan/penyemakan dan penginapan hotel.
Penyelaras Kanan Menyediakan jadual perancangan

3
Program pembangunan/penyemakan manual latihan.
Mengenalpasti dan mendapatkan calon panel-panel

panel
Penolong
pakar/industri, tarikh, tempat dan fasilitator bagi
4 Penyelaras Kanan
melaksanakan bengkel pembangunan/penyemakan
Program
COS, LG dan LWA.
Melantik dan menghantar memo panggilan kepada
Penolong
panel-panel
panel pakar/industri dan fasilitator bagi
5 Penyelaras Kanan
melaksanakan bengkel pembangunan/penyemakan
Program
COS, LG dan LWA.
Penolong Menghubungi dan menghantar memo kepada pihak
6 Penyelaras Kanan hotel bagi menyediakan penginapan, makan minum dan
Program keperluan bengkel.
Penyelaras Kanan Menyediakan borang perolehan untuk kemukakan SO

7
Program dan LO bagi proses pembayaran.
Mengendalikan bengkel kerja pembangunan COS,

C LG
8 Fasilitator
dan LWA.
Menerima salinan softcopy/ hardcopy bagi hasil kerja

9 Fasilitator bengkel kerja pembangunan daripada panel jawatan
kuasa pembangunan CoS, LG dan LWA
14
Dapatkan SO dan invoise dari hotel/agensi kerajaan

Penyelaras Kanan
10 untuk di kemukakan kepada Bahagian Kewangan untuk
Program /Urusetia
pengeluaran Pesanan Kerajaan (LO)
11 Fasilitator Sediakan laporan status bengkel kerja pembangunan
Penyelaras Kanan Menguruskan Mesyuarat Jawatankuasa Penasihat

Program/Fasilitator Pembangunan Kemahiran (JPPK) bagi tujuan
12 penyemakan dan pengesahan kandungan COS, LG dan
LWA yang telah dibangunkan bagi setiap bidang
mengikut tahap.
Mengadakan bengkel penyemakan, jika terdapat
13 Fasilitator pindaan terhadap dokumen COS , LG dan LWA bagi
setiap bidang mengikut tahap.
Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal Manual
Penyelaras Kanan
14 Latihan (JTML) bagi tujuan pengesahan, untuk perakuan
Program/Fasilitator
penggunaan kandungan COS.
Jawatankuasa
15 Menyediakan salinan untuk percetakan/penjilidan.
Penjilidan
15
Aktiviti 2: Melaksanakan aktiviti-
aktiviti - aktiviti kursus pembangunan
fasilitator LG/CoS/DACUM untuk sektor awam.
Dapatkan kelulusan mengadakan kursus dari Bahagian

1 KP
Pembangunan Kepakaran (PK) Ibu Pejabat (HQ) JPK
Tentukan tarikh, tempat, peserta dan fasilitator/co-

2 KPP
fasilitator.
3 KPP Keluarkan surat tawaran kepada peserta.
4 KPP Keluarkan surat perlantikan fasilitator/co-fasilitator.
Buat pengesahan tempat kursus, penginapan dan

5 KPP
makan minum.
Kemukakan permohonan Pesanan Perkhidmatan (SO)

6 KPP
kepada Bahagian PK HQ JPK.
Dapatkan pengesahan kehadiran peserta. Cari

7 KPP
pengganti sekiranya peserta yang tidak dapat hadir.
8 KPP Sediakan peralatan dan bahan kursus.
9 KPP Kemukakan SO kepada pihak hotel/agensi kerajaan.
10 KPP Laksanakan kursus pembangunan fasilitator LG/CoS.
Edar borang penilaian kursus dan borang tuntutan

11 KPP
perjalanan kepada peserta.
Pastikan nama dan no. kad pengenalan peserta betul
12 KPP dan kemukakannya ke Bahagian PK HQ JPK untuk
cetakan sijil.
Dapatkan SO dan invoice dari hotel/agensi kerajaan
13 KPP untuk dikemukakan kepada Bahagian PK HQ JPK untuk
pengeluaran Pesanan Kerajaan (LO).
Semak tuntutan peserta dan kemukakan ke HQ JPK bagi
14 KPP
pembayaran.
Sediakan laporan kursus dan kemukakannya ke

15 KPP
Bahagian PK HQ JPK.
16 KPP Hantar sijil kepada peserta kursus.
16
fasilitator
fasi litator LG/CoS/DACUM untuk sektor swasta
(syarikat).

1 KP
Pembangunan Kepakaran (PK) Ibu Pejabat (HQ) JPK.

2 KPP
fasilitator.
5 KPP Buat pengesahan tempat kursus dan makan minum.

6 KPP

7 KPP
11 KPP Edar borang penilaian kursus.

cetakan sijil.


14 KPP
Bahagian PK HQ JPK.
15 KPP Hantar sijil kepada peserta kursus
17
Aktivtii 4: Melaksanakan aktiviti-
fasilitator LG/CoS/DACUM untuk sektor sek tor swasta
(Pusat Bertauliah).

1 KP
Pembangunan Kepakaran (PK) Ibu Pejabat (HQ) JPK.
2 KPP
fasilitator.
Buat pengesahan tempat kursus, penginapan dan

5 KPP
makan minum.
6 KPP
7 KPP
11 KPP Edar borang penilaian kursus.

cetakan sijil.
14 KPP
Bahagian PK HQ JPK.
15 KPP Hantar sijil kepada peserta kursus
18
fasilitator LG/CoS/DACUM secara in- in - house.
house .
Terima permohonan fasilitator dari agensi

1 KP
kerajaan/swasta untuk adakan kursus.
2 KP Dapatkan persetujuan
Kemukakan surat persetujuan permohonan kepada

3 KPP
agensi berkenaan.
5 KPP Sediakan bahan kursus
6 PKP Laksanakan kursus
7 PKP Edar borang penilaian kursus.
Pastikan nama dan no. kad pengenalan peserta

8 PKP betul dan kemukakannya ke Bahagian PK HQ JPK
untuk cetakan sijil.

9 PKP
Bahagian PK HQ JPK.
10 KPP Hantar sijil kursus kepada agensi berkenaan.

19
b. Unit Pembangunan Bahan Pembelajaran
Aktiviti 1: Mengenalpasti, melaksana dan memantau

pembangunan WIM.
WIM .
Bil. Jawatan Proses Kerja
SECARA DALAMAN
Menyediakan Jadual Perlaksanaan Bengkel Untuk
Sepanjang Tahun
Perlantikan Fasilitator Bagi Setiap Bidang Yang

berkenaan
Mendapatkan Pencalonan Panel Melalui DPIN/
Database Mengikut Bidang
Pengesahan dan Perlantikan ( Menyediakan Surat
Ketua Program Jemputan Kepada Panel )
Ketua Unit Melaksanakan Bengkel kerja Dan Memastikan
1.
PLV Perjalanan Bengkel Sempurna Dan Lancar Mengikut
PPLV Prosedur Yang Ditetapkan
Mengemaskini Dokumen / Menyediakan Laporan
Dan Status Pencapaian Bagi Setiap Bidang
Penyemakan Dokumen Oleh JPPK Yang Telah
Dilantik Dan Penyediaan Minit
Mengemaskini Dolumen Berpandukan Komen Dan
Format yang Telah Ditetapkan
Pengesahan Dokumen Oleh JKTML Sebelum
Proses Pencetakan
SECARA LUARAN
Mengenalpasti Bidang,Skop, Media, Peralatan,
Sumber Manusia dan Kos Sepanjang Tahun
Menyediakan Jadual Perlaksanaan Bengkel Untuk
Sepanjang Tahun
Ketua Program
Perlantikan Pegawai Pemantau Bagi Setiap Bidang
Ketua Unit
Yang berkenaan
2. PLV
PPLV Melaksanaan Proses Perolehan Melalui Pembelian
Terus / Sebut Harga/Tender.
Melantik Syarikat Yang Telah Berjaya Memenuhi
Kriteria Yang Ditetapkan
Menerima Pencalonan Panel Dan Fasilitator
Pengesahan Panel Dan Fasilitator Yang Dicalonkan
20
Melaksanakan Pemantauan Dan Proses Yang
Dijalankan Semasa Bengkel Kerja
Menerima Dan Menyemak Dokumen Yang Telah
Dihasilkan
Penyemakan Dokumen Oleh JPPK Yang Telah
Dilantik Dan Penyediaan Minit
Menerima Dan Menyemak Dokumen Yang Telah
Dilakukan Penambahbaikan
Pengesahan Dokumen Oleh JKTML Sebelum
Proses Pencetakan
Dokumentasi Dan Penggunaan Oleh Pusat
Bertauliah
Aktiviti 2 : Menyediakan dan mengedarkan Senarai Edaran

WIM terkini kepada PB .
Ketua Program Penyediaan senarai

Ketua Unit Pengesahan senarai
1 PLV
PPLV Edaran dan fail
Aktiviti 3 : Dokumentasi dan edaran WIM kepada PB

mengikut permintaan.
permintaan .
Ketua Program Penerimaan permintaan

Ketua Unit Pengesahan senarai WIM

1
PLV
PPLV Edaran dan fail
21
Aktiviti 4: Mengenalpasti, melaksana dan dokumentasi kajian
keberkesanan ABM.
ABM .
Senaraikan objektif yang hendak dicapai bergantung

kepada projek kajian / kajiselidik yang dipilih
Tentukan kumpulan sasaran yang hendak
dikajiselidik
Rangka bentuk soalan
Ketua Program
Ketua Unit Kenalpasti kaedah merekodkan data yang sesuai
1
PLV Sediakan borang soal selidik.
PPLV
Penyemakan soalan kajian/kajiselidik oleh
Jawatankuasa Semakan dan Penambahbaikan
Soalan
Dapatkan kelulusan daripada pihak pengurusan
Simpan borang untuk tujuan penyelidikan
22
c. Unit Perancangan dan Pembangunan Latihan
Aktiviti 1: Melaksana perolehan peralatan dan kemudahan

latihan.
Merancang dan melaksana perolehan keperluan

peralatan latihan.
a. Mendapatkan senarai cadangan keperluan

peralatan latihan dari program-program
Ketua Program / Ketua
1. berkaitan.
Unit/ PLV / PPLV
b. Memohon kelulusan perolehan dan peruntukan
pembangunan daripada ibupejabat.
c. Mendapatkan/menyediakan spesifikasi
peralatan latihan yang lengkap.
Mengurus dokumentasi perolehan peralatan latihan.
a. Menguruskan Borang BK-S01-01 : Borang

Pendaftaran Kontraktor/Pembekal untuk
memastikan kontraktor/pembekal tersebut
mematuhi semua syarat-syarat kewangan yang
diperlukan untuk proses perolehan.
b. Mengenalpasti kaedah perolehan yang

bersesuaian berdasarkan anggaran kos jabatan
seperti kaedah kontrak pusat, pembelian terus,
sebutharga atau tender.
2. Ketua Program / Ketua
Unit/ PLV / PPLV c. Menguruskan Borang BK-S01-04 : Borang
Perolehan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja
mengikut kaedah yang dikenalpasti
d. Mengisi Borang BK-S01-02 : Borang

Pemantauan Prestasi Kontraktor/Pembekal bagi
menilai keberkesanan kontraktor/pembekal yang
berkaitan.
e. Melengkapkan Borang BK-S01-03 : Borang

Ringkasan Prestasi Kontraktor/Pembekal untuk
dibawa ke Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan.
Melaksanakan sebutharga bagi perolehan bahan
gunahabis dan kemudahan latihan.
3. Ketua Program / Ketua
a. Menjadi urusetia bagi urusan pembukaan
Unit/ PLV / PPLV
sebutharga oleh jawatankuasa pembuka
sebutharga yang dilantik berpandukan Arahan
Perbendaharaan dan semua peraturan
23
Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa

dan menerima laporan Pembuka Sebutharga.
b. Memantau urusan penilaian sebutharga oleh
jawatankuasa harga dan teknikal mengikut
Arahan Perbendaharaan dan semua peraturan
Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa
dan menerima laporan Penilaian Harga dan
Penilaian Teknikal.
c. Menyediakan laporan sebutharga dan membuat
syor kontraktor/ pembekal kepada J/K Penilaian
Sebutharga CIAST untuk pertimbangan di dalam
mesyuarat J/K Penilaian Sebutharga CIAST.
d. Menerima keputusan daripada J/K Penilaian

Sebutharga CIAST melalui minit mesyuarat.
e. Merekod dokumen ke dalam Fail Sebutharga.
24
Aktiviti 2: Melaksana kerja-
kerja - kerja naiktaraf, pembangunan
pembanguna n
fizikal dan kemudahan latihan.

a. Memantau pelaksanaan kerja-kerja naiktaraf yang
menggunakan peruntukan pembangunan
b. Menerima salinan surat setuju terima bagi syarikat

yang ditawarkan kerja beserta dokumen tender
dan skop kerja yang lengkap.
c. Melantik pegawai pemantau (jika perlu) bagi kerja

yang memerlukan kepakaran didalam bidang-
bidang tertentu.
d. Meminta jadual pelaksanaan dari syarikat yang

ditawarkan agar memastikan tempoh masa
menyiapkan kerja dipatuhi.
e. Menghadiri mesyuarat tapak mengikut jadual yang

ditetapkan (Sekali sebulan).
f. Memantau sepenuhnya pelaksanaan kerja-kerja

dan membuat teguran (jika perlu) jika ada skop
yang tidak menepati kehendak pengguna.
g. Memastikan semua kerja-kerja yang sepatutnya

Ketua Program / Ketua dibuat disiapkan didalam jangka masa yang
1. diberikan sebelum menandatangani sebarang
Unit/ PLV / PPLV
dokumen pengesahan kerja.
h. Menyediakan laporan kemajuan projek dan

laporan kemajuan perbelanjaan projek serta
kemukakan kepada ibupejabat (Sekali sebulan).
i. Melengkapkan Borang BK-S01-02 : Borang

Pemantauan Prestasi Kontraktor/Pembekal.
j. Mengenalpasti dan melaksana perolehan

kemudahan latihan dan kerja-kerja naiktaraf di luar
30 komponen projek RMK dengan menggunakan
peruntukan pembangunan dan mengurus.
k. Merancang aktiviti/projek yang perlu dilakukan

dengan mengadakan mesyuarat bagi
mengenalpasti kerja-kerja naiktaraf tambahan
yang diperlukan (selain daripada projek RMK)
l. Memohon kelulusan peruntukan dari Ibu pejabat

(sekiranya peruntukan pembangunan) atau dari
pihak pengurusan (sekiranya peruntukan
mengurus)
25
m. Mengenalpasti kaedah perolehan yang

seperti kaedah kontrak pusat, pembelian terus,
sebutharga atau tender
n. Mengurus dokumentasi bagi melaksanakan kerja-

kerja naiktaraf.
o. Menyediakan laporan ringkas bagi perolehan

tersebut untuk dihantar ke pihak Ibu pejabat bagi
kerja yang menggunakan peruntukan
pembangunan untuk proses kelulusan dan
pengeluaran pesanan kerajaan (LO)
p. Menyediakan laporan ringkas bagi perolehan

tersebut untuk dihantar kepada J/kuasa Perolehan
bagi kerja yang menggunakan peruntukan
mengurus untuk proses kelulusan dan
pengeluaran pesanan kerajaan (LO)
q. Memantau pelaksanaan kerja-kerja naiktaraf

tersebut.
26
Aktiviti 3 : Mengurus dan menyelaras keperluan pembangunan
kakitangan.
Menganalisa keperluan pembangunan kakitangan
a. Mengedar borang analisa keperluan latihan (BK-

S05-01) kepada semua program untuk diisi oleh
kakitangan program berkenaan.
b. Buat senarai data lengkap kursus yang dipohon
oleh semua kakitangan seperti dalam borang (BK-
1. S05-03).
Unit/ PLV / PPLV
c. Bincang permohonan kursus oleh kakitangan
seperti dalam borang (BK-S05-03) di dalam
mesyuarat Jawatankuasa Latihan.
d. Laksanakan tindakan susulan hasil dari
keputusan mesyuarat Jawatankuasa Latihan.
e. Keluarkan memo untuk menghadiri kursus melalui
ketua-ketua program calon berkenaan.
Mengenalpasti dan mengedar senarai kursus kepada

semua program bagi kursus luar dan dalam negara
a. Terima tawaran kursus dari pihak penganjur

swasta / awam dari dalam dan luar negara
b. Buat edaran kepada program yang berkaitan
untuk tujuan tapisan dan pencalonan.
Ketua Program / Ketua c. Bincangkan dalam mesyuarat jawatankuasa
2.
Unit/ PLV / PPLV latihan
d. Kenal pasti status kursus yang di luluskan sama
ada percuma atau berbayar.
e. Semak / mohon peruntukan kewangan dengan
unit kewangan.
f. Maklum kepada calon untuk menghadiri kursus
dengan mengunakan memo hadir kursus melalui
Ketua Program masing-masing.
27
Menyelaras, merekod dan melapor senarai kursus

yang telah dihadiri oleh kakitangan
a. Memastikan setiap program perlu menghantar

laporan kursus yang telah dihadiri kakitangan
program berkenaan sebelum atau pada 5
haribulan pada bulan berikutnya kepada unit PPL
3. b. Rekodkan setiap kursus yang dihadiri oleh
Unit/ PLV / PPLV
kakitangan.
c. Rekodkan borang penilaian keberkesanan latihan
kakitangan (PK-CIAST-S05) yang dihantar oleh
kakitangan selepas berkursus.
d. Kemaskini data laporan kursus untuk di
bentangkan dalam mesyuarat bulanan
Jawatankuasa Latihan.
Menyelaras pembangunan kakitangan untuk

melanjutkan pelajaran ke peringkat yang lebih tinggi
a. Terima tawaran belajar dari pihak penganjur

swasta / awam dari dalam dan luar negara
b. Buat edaran kepada program yang berkaitan
4. untuk tujuan tapisan dan pencalonan.
Unit/ PLV / PPLV
c. Bincangkan pencalonan dalam mesyuarat
jawatankuasa latihan untuk kelulusan
d. Menguruskan borang permohonan yang
diluluskan kepada pihak penganjur.
e. Rekod semua maklumat kakitangan yang sedang
melanjutkan pelajaran.
28
d. Unit Perancangan dan Pembangunan Latihan Antrabangsa
Merancang, melaksanakan dan menganalisa semua

latihan kemahiran antarabangsa.
a. Merancang kursus antarabangsa MTCP/TCTP

dan lain-lain yang diarahkan
Ketua Program / Ketua b. Bekerjasama dengan pihak Economic Planning
1.
Unit/ PLV / PPLV Unit (EPU), Jabatan Perdana Menteri (JPM) dan
Kementerian Luar Negeri.
c. Menerima penyertaan peserta antarabangsa bagi
pelaksanaan kursus pembangunan pengajar.
d. Melaksana kursus-kursus antarabangsa dengan
kerjasama Program-program lain di CIAST
e. Unit Pembangunan Tenaga Pakar
Aktiviti 1: Mengadakan penyelidikan berkenaan keperluan

tenaga pakar di dalam dan luar negara
Mengadakan penyelidikan berkenaan keperluan

tenaga pakar di dalam dan luar negara
a. Menentukan bidang setiap tenaga pakar

b. Menyediakan kaedah dan sistem bagi
mendapatkan data dan maklumat tenaga pakar
Ketua Program / Ketua dan bidang masing-masing
1.
Unit/ PLV / PPLV c. Menganalisa dan menyemak maklumat yang
diperolehi
d. Mmebuat perbentangan penyelidikan dan
melaksanakan pelan tindakan yang dipersetujui
e. Melakukan kajian semula terhadap tindakbalas

atau respon dari pelan tindakan
29
Aktiviti 2: Merancang, membangun satu mekanisma/sistem
untuk menghasilkan tenaga pakar di dalam bidang
kemahiran
Merancang, membangun satu mekanisma/sistem

kemahiran
a. Mengumpul maklumat sistem/mekanisme yang

sesuai untuk melahirkan tenaga pakar .
b. Membuat analisa/penyelidikan terhadap maklumat
yang telah dikumpul.
c. Menentukan sistem/mekanisma yang sesuai
1. untuk melahirkan/membangunkan
Unit/ PLV / PPLV
tenaga/khidmat pakar
d. Menyediakan laporan terhadap
analisa/penyelidikan yang telah dibuat
e. Membuat pembentangan analisa penyelidikan
f. Membuat semakan dan pengesahan terhadap
analisa
g. Membangunkan/menyediakan kaedah/sistem
/mekanisma yang telah ditentukan untuk
melahirkan/membangunkan tenaga/khidmat
pakar
Merancang, membangun satu mekanisma/sistem

kemahiran
2.
Unit/ PLV / PPLV
a. Mengambil/membuat pelan tindakan.
b. Menjalankan sistem/mekanisme
c. Membuat kajian semula terhadap tindak
balas/respon pelan tindakan Manual Prosedur Kerja CIAST | 4/1/2009
30
f. Unit Keurusetiaan dan Penyelarasan
Aktiviti 1: Menyediakan laporan statistik secara am dan

khusus berkenaan bilangan kursus,
kur sus, peserta dan
sebagainya dari masa ke semasa
Menyediakan laporan statistik secara am dan khusus

berkenaan bilangan kursus, peserta dan sebagainya
dari masa ke semasa

1. a. Mendapatkan data dari semua program
Unit/ PLV / PPLV
berkenaan aktiviti dan output.
b. Mengemaskinikan dan membuat ringkasan data
c. Mengesahkan data yang telah dimasukkan
d. Melaporkan statistik yang telah dibuat secara
bulanan/tahunan
Aktiviti 2: Mengumpul, menyusun dan menyediakan ringkasan

eksekutif, laporan tahunan, statistik
keluaran/enrolmen/pengambilan/ graduan
Mengumpul, menyusun dan menyediakan ringkasan

eksekutif, laporan tahunan, statistik
keluaran/enrolmen/pengambilan/ graduan
Ketua Program / Ketua a. Mengeluarkan memo untuk mendapatkan data.

1.
Unit/ PLV / PPLV b. Menerima dan memasukkan data.
c. Menyediakan deraf untuk semakan dan

pengesahan data
d. Mengesahkan deraf yang telah disediakan.
e. Menyediakan laporan terhadap data yang telah
dimasukkan, disemak dan disahkan
31
CARTA ALIR
A. UNIT PEMBANGUNAN MANUAL LATIHAN
CARTA ALIR PELAKSANAAN KURSUS PEMBANGNAN FASILITAtOR LG/COS DAN

DACUM SEKTOR AWAM
MULA
• Tentukan tarikh, tempat, peserta, • Dapatkan SO, nota perkhidmatan

fasilitator, co-fasilitator dan urus setia daripada pihak hotel untuk pengeluaran
LO oleh bahagian PK ibu pejabat JPK
• Buat pengesahan tempat kursus,
penginapan dan makan minum • Hantar lo ke hotel / agensi untuk
pengeluaran invois bagi tujuan
• Keluarkan surat tawaran kepada pembayaran oleh ibu pejabat JPK
peserta dan perlantikan fasilitator, co-
fasilitator dan urus setia • Semak tuntutan perjalanan peserta dan
kemukakan ke ibu pejabat JPK bagi
• kemukakan permohonan pesanan tujuan pembayaran
perkhidmatan (SO) kepada bahagian
PK ibu pejabat JPK • Sedia laporan kursus dan kemukakan
ke bahagian PK ibu pejabat jpk beserta
• Dapatkan pengesahan kehadiran hasil kerja peserta
peserta. Cari pengganti sekira peserta
tidak dapat hadir • Edar sijil kepada peserta
• Sedia peralatan, bahan kursus dan

bahan guna habis
• Kemukan SO kepada pihak hotel /

agensi
• Laksanakan kursus
• Edar borang penilaian kursus dan TAMAT

borang tuntutan perjalanan peserta
• Sediakan sijil kursus
32
CARTA ALIR PELAKSANAAN KURSUS PEMBANGNAN FASILIATAOR LG/COS DAN
DACUM SEKTOR SWASTA (IN-HOUSE)
MULA
• Sediakan bahan kursus

(softcopy)
• Edar borang penilaian kursus
• Sedia laporan kursus dan

kemukakan ke bahagian pk ibu
pejabat jpk beserta hasil kerja
peserta
• Edar sijil kepada peserta
TAMAT
33
CARTA ALIR PELAKSANAAN KURSUS PEMBANGNAN FASILITAtOR LG/COS DAN
DACUM SEKTOR SWASTA (PUSAT BERTAULIAH)
MULA
• Tentukan tarikh, tempat, peserta, • Dapatkan SO, nota perkhidmatan

fasilitator, co-fasilitator dan urus setia daripada pihak hotel untuk pengeluaran
LO oleh bahagian PK ibu pejabat jpk
• Buat pengesahan tempat kursus,
penginapan dan makan minum • Hantar LO ke hotel / agensi untuk
• Keluarkan surat tawaran kepada pembayaran oleh ibu pejabat JPK
peserta dan perlantikan fasilitator, co-
fasilitator dan urus setia • Sedia laporan kursus dan kemukakan
ke bahagian PK ibu pejabat JPK
• kemukakan permohonan pesanan beserta hasil kerja peserta
perkhidmatan (SO) kepada bahagian
PK ibu pejabat JPK • Edar sijil kepada peserta
• Dapatkan pengesahan kehadiran

peserta. Cari pengganti sekira peserta
tidak dapat hadir
• Sedia peralatan, bahan kursus dan

bahan guna habis
• Kemuka SO kepada pihak hotel /

agensi
• Edar borang penilaian kursus TAMAT

34
CARTA ALIR PELAKSANAAN KURSUS PEMBANGuNAN FASILITATOR LG/COS DAN
DACUM SEKTOR AWAM (SYARIKAT)
MULA
• Tentukan tarikh, tempat, peserta, • Dapatkan SO, nota perkhidmatan daripada

fasilitator, co-fasilitator dan urus setia pihak hotel untuk pengeluaran LO oleh
bahagian PK ibu pejabat JPK
• Buat pengesahan tempat kursus dan
makan minum • Hantar LO ke hotel / agensi untuk
• Keluarkan surat tawaran kepada peserta pembayaran oleh ibu pejabat JPK
dan perlantikan fasilitator, co-fasilitator dan
urus setia • Sedia laporan kursus dan kemukakan ke
bahagian PK ibu pejabat JPK beserta hasil
• Kemukakan permohonan pesanan kerja peserta
perkhidmatan (SO) kepada bahagian PK
ibu pejabat JPK • Edar sijil kepada peserta
• Dapatkan pengesahan kehadiran peserta.

Cari pengganti sekira peserta tidak dapat
hadir
• Sedia peralatan, bahan kursus dan bahan

guna habis
• Kemuka SO kepada pihak hotel / agensi
• Edar borang penilaian kursus

TAMAT
35
CARTA ALIR
B. UNIT PEMBANGUNAN BAHAN PEMBELAJARAN
CARTA ALIR PROSES PERANCANGAN DAN PEMBANGUNAN BAHAN
PEMBELAJARAN BERTULIS (WIM) SECARA DALAMAN
MULA
Kenalpasti Bidang, Skop, Media,

Peralatan, Sumber Manusia & Kos
Sediakan Jadual Pelaksanaan
• Perlantikan fasilitator
• Dapatkan pencalonan
panel
Pengesahan & TIDAK

Perlantikan panel
YA
Laksanakan Bengkel Kerja
• Kemaskini Dokumen
• Sediakan laporan
TIDAK
Penyemakan oleh
JPPK
YA
Kemaskini Dokumen
Pengesahan oleh TIDAK

JKTML
YA
Dokumentasi dan
penggunaan
TAMAT
36
CARTA ALIR PROSES PERANCANGAN DAN PEMBANGUNAN BAHAN
PEMBELAJARAN BERTULIS (WIM) SECARA LUARAN
MULA
Kenalpasti Bidang, Skop, Media,

Peralatan, Sumber Manusia & Kos
Sediakan Jadual Pelaksanaan
Perlantikan Pegawai Pemantau
Proses perolehan
(pembelian
terus/sebutharga/tender)
Perlantikan Syarikat
Terima pencalonan panel dan

fasilitator
Pengesahan & Perlantikan TIDAK

panel
YA
Pemantauan perlaksanaan Bengkel
Kerja
Terima dan semak dokumen
TIDAK
Penyemakan oleh JPPK
YA
Terima dan semak dokumen
Pengesahan oleh TIDAK

JKTML
YA
Dokumentasi dan
TAMAT
37
CARTA ALIR PROSES PERLAKSANAAN AKTIVITI PENYELIDIKAN SECARA POS
MULA
• Sediakan Jadual Pelaksanaan Kajian

• Sediakan Cadangan Penyelidikan
• Mereka bentuk soalan kajian/kaji
selidik
Laksanakan kajian/kaji selidik
Kumpul dan rekod data
Data Adakah data Tidak

Pangkalan Data
mencukupi?
Ya
Data Inteprestasi rekod data
• Sedia Laporan
• Bentang Laporan
TAMAT
38
CARTA ALIR PROSES PERLAKSANAAN AKTIVITI PENYELIDIKAN SECARA
ONLINE
MULA
• Sediakan Jadual Pelaksanaan

Kajian
• Sediakan Cadangan Penyelidikan
• Rekabentuk Pangkalan Data

• Pengaturcaraan
• Poskan soalan kajian ke web
Pengatucaraan semula
Tidak
Uji soalan
Ya
Laksanakan kajian/kaji selidik selidik
Kumpul dan rekod data
Pangkalan Data Adakah data Tidak

mencukupi?
Data
Ya
Data
Inteprestasi rekod data
• Sedia Laporan
• Bentang Laporan
TAMAT
39
CARTA ALIR PROSES PENYEDIAAN BORANG KAJI SELIDIK
Mula
Senarai maklumat
yang dikehendaki
Rangka bentuk soalan
- Pilih format soalan yang sesuai

- Kenalpasti kaedah merekod data yang sesuai
- Sediakan pengkalan data
- Sediakan borang soal selidik
Tidak
Semak borang soal selidik
Ya
Rekodkan untuk tujuan

Penyelidikan Manual Prosedur Kerja CIAST | 4/1/2009
Tamat
40
CARTA ALIR
C. UNIT PERANCANGAN & PEMBANGUNAN LATIHAN
Aktiviti 1: Melaksana perolehan peralatan dan kemudahan latihan.
1. Merancang dan melaksana perolehan keperluan latihan
MULA
Dapat senarai cadangan keperluan daripada program
Pohon kelulusan perolehan dan peruntukan pembangunan

daripada ibupejabat
Dapat/sedia spesifikasi yang lengkap
TAMAT
41
2. Mengurus dokumentasi perolehan peralatan latihan.
MULA
Urus Borang BK-S01-01 : Borang Pendaftaran

Kontraktor/Pembekal
Kenalpasti kaedah perolehan yang bersesuaian
Urus perolehan
Isi Borang BK-S01-02 : Borang Pemantauan Prestasi

Kontraktor/Pembekal
Lengkap Borang BK-S01-03 : Borang Ringkasan Prestasi

Kontraktor/Pembekal sebagai persediaan untuk MKSP Manual Prosedur Kerja CIAST | 4/1/2009
TAMAT
42
3. Melaksanakan sebutharga bagi perolehan bahan gunahabis dan kemudahan
latihan.
MULA
Laksanakan pembelian sebutharga berpandukan peraturan-

peraturan yang ditetapkan oleh Arahan Perbendaharaan.
Menjadi urusetia bagi urusan pembukaan sebutharga

berpandukan Arahan Perbendaharaan.
Memantau urusan penilaian sebutharga berpandukan Arahan Perbendaharaan
Buat syor pemilihan kontraktor/pembekal dalam laporan sebutharga kepada

Jawatankuasa Penilaian Sebutharga CIAST untuk pertimbangan
Tidak
Lulus Tindakan pembetulan
Menerima keputusan daripada Jawatankuasa Penilaian Sebutharga CIAST melalui

minit mesyuarat dan hantar laporan sebutharga yang lengkap ke ibupejabat untuk
tindakan selanjutnya.
Merekod dokumen ke dalam Fail Sebutharga

TAMAT
43
Aktiviti 2: Melaksana kerja-kerja naiktaraf, pembangunan fizikal dan
kemudahan latihan.
1. Memantau pelaksanaan kerja-kerja naiktaraf yang menggunakan

peruntukan pembangunan.
MULA
Menerima salinan surat setuju terima beserta dokumen

tender dan skop kerja yang lengkap.
Melantik pegawai pemantau mengikut kepakaran
Meminta jadual pelaksanaan dari syarikat
Menghadiri mesyuarat tapak mengikut jadual
Memantau sepenuhnya pelaksanaan kerja
Menandatangani dokumen pengesahan kerja
Menyediakan laporan kemajuan projek dan laporan

kemajuan perbelanjaan projek untuk dikemukakan kepada
ibupejabat
Melengkapkan Borang BK-S01-02 : Borang Pemantauan

Prestasi Kontraktor/Pembekal
TAMAT
44
Aktiviti 3: Merancang, menyelaras dan melaksana kerja-kerja
penyelenggaraan kemudahan latihan/peralatan latihan.
1. Melaksana dan memantau kerja-kerja penyelenggaraan pencegahan

peralatan dari setiap bidang.
MULA
Mengenalpasti jenis dan bilangan peralatan, anggaran kos

penyelenggaraan dan spesifikasi lengkap.
Memohon kelulusan perolehan serta kelulusan peruntukan pembangunan

dari ibupejabat
Mengenalpasti kaedah perolehan
TAMAT
45
2. Mengurus dokumentasi penyelenggaraan pencegahan peralatan latihan
MULA
Tender
Perolehan terus/sebutharga
Hantar senarai peralatan & spesifikasi

lengkap kepada ibupejabat
Keluar surat tawaran bagi syarikat

Terima salinan surat setuju terima dan yang ditawarkan kerja
skop kerja bagi syarikat yang ditawarkan
Melantik pegawai pemantau mengikut

bidang
Meminta jadual pelaksanaan daripada

syarikat
Meminta jadual pelaksanaan daripada syarikat dan serah pada

pegawai pemantau
Memantau pelaksanaan penyelenggaraan pencegahan
Memastikan pegawai pemantau mengisi Borang BK-S02-02 :

Jadual Penyelenggaraan Pencegahan
Menerima salinan Borang BK-S02-02 : Jadual Penyelenggaraan

Pencegahan Komputer/Peralatan/Kemudahan Latihan daripada
pegawai pemantau
Menerima dan mengumpul Nota Penghantaran dan Inbois yang

telah lengkap dari syarikat serta skop kerja yang telah disahkan
daripada pegawai pemantau untuk di hantar ke ibupejabat untuk
Isi Borang BK-S01-02 : Borang Pemantauan Prestasi

Kontraktor/Pembekal
TAMA
46
3. Mengurus dan memantau perolehan kontrak-kontrak perkhidmatan.
MULA
Kenalpasti samada kontrak baru/sedia ada
Sedia spesifikasi kontrak yang Kemaskini spesifikasi kontrak

akan diwujudkan sedia ada
Urus dokumentasi
Bagi kontrak yang nilainya tidak

Bagi kontrak yang nilainya melebihi RM 50,000.00 setahun,
melebihi RM 50,000.00 setahun, hantar laporan perolehan
hantar laporan perolehan kepada kepada Jawatankuasa Penilaian
ibupejabat Sebutharga
Sedia Surat Setuju Terima
Sedia Dokumen Kontrak
TAMAT
47
Aktiviti 4: Mengurus dan menyelaras keperluan pembangunan kakitangan.
Mula
Terima tawaran kursus dari pihak penganjur
Edaran untuk tapisan/pencalonan oleh Ketua

Program
Tidak Lulus Kelulusan

pencalonan di
peringkat J/k
Latihan
Keperluan Tidak
peruntukan
kursus?
Ya
Pohon peruntukan Tiada Ada peruntukan

mengikut prosidur kewangan?
kewangan
Ada
Peruntukan Ya Buat perolehan mengikut

diluluskan? tatacara perolehan
Maklum kepada calon untuk

berkursus
Calon hadir kursus
Tidak Rekod kehadiran calon untuk

berkursus
Calon buat laporan kursus
Tamat
48
CARTA ALIR
D. UNIT KEURUSETIAAN & PENYELARASAN
Carta alir proses menyediakan laporan statistik secara am dan khusus
berkenaan bilangan kursus, peserta dan sebagainya
MULA
Tentukan data yang diperlukan
Sediakan Jadual/format laporan

data yang hendak disediakan
Keluarkan memo untuk

mendapatkan data daripada pihak
yang berkenaan
Terima/dapatkan maklumat yang

dikehendaki telah disediakan
Masukkan data/maklumat yang

telah diterima
Membuat deraf laporan

berdasarkan maklumat yang telah
YA
TIDAK
Semakan dan Pengesahan
laporan
Menyiapkan/membuat laporan
Dokumentasi
TAMAT
49
Carta alir proses mengumpul, menyusun dan menyediakan ringkasan
eksekutif, laporan tahunan, statistik keluaran/enrolmen/pengambilan/
graduan
MULA
Tentukan data yang diperlukan
Sediakan Jadual/format laporan

data yang hendak disediakan
Keluarkan memo untuk

mendapatkan data daripada pihak
yang berkenaan
Terima/dapatkan maklumat yang

dikehendaki telah disediakan
Masukkan data/maklumat yang

telah diterima
Membuat deraf laporan

berdasarkan maklumat yang telah
TIDAK
Semakan dan Pengesahan
laporan
Menyiapkan/membuat laporan
Dokumentasi
TAMAT
50
CARTA ALIR
E. UNIT PEMBANGUNAN TENAGA PAKAR NEGARA
MULA
Menyediakan borang
Menyemak data-data pakar

mengikut bidang mengikut
permohonan
Menyedia sistem maklumat

pakar
Mengenalpasti pakar yang

layak mengikut bidang / sektor
Menganugerah kelayakan
pakar
TAMAT
51
4.2 PROGRAM
KELAYAKAN KEKOMPETENAN
KEKOMPETENAN (KK)
KK)
52
PROGRAM KELAYAKAN KEKOMPETENAN (KK)
OBJEKTIF:
Merancang dan membangun segala aktiviti bagi mencapai objektif utama
program.
Memastikan setiap permohonan yang diterima, diproses mengikut syarat-
syarat yang telah ditetapkan
Memastikan setiap tenaga pengajar Pusat Bertauliah (PB) memiliki lessen
kelayakan kekompetenan
Memastikan urusan pengeluaran, pembaharuan, penggantian dan pembatalan
lessen tenaga pengajar dikendalikan mengikut prosidur yang ditetapkan.
a. Unit Perancangan dan Pembangunan
1. Fungsi Utama
a. Membangun dan menyelaras polisi serta prosedur sistem pelesenan
tenaga pengajar.
b. Merancang dan mengurus keperluan pelaksanaan program.
c. Mengenalpasti dan membangunkan mekanisma penilaian program
kelayakan kekompetenan.
d. Mewujudkan pengkalan data personel yang terlibat.
2. Aktiviti
a. Menyedia dokumentasi berkaitan polisi dan prosedur.
b. Menyedia dan menyelaras bajet mengikut keperluan program.
c. Menyelaras pembangunan, pengumpulan dan penyimpanan
dokumentasi penilaian.
d. Mengemaskini data personel yang terlibat.
b. Unit Pelaksanaan
1. Fungsi Utama
a. Mengurus permohonan lesen kelayakan kekompetenan.
b. Mengurus pelaksanaan penilaian bagi pemohon yang layak.
2. Aktiviti
a. Mengendali, memproses dan memantau permohonan lesen tenaga
pengajar.
53
b. Mengendali, memproses dan memantau pelaksanaan penilaian.
c. Unit Kawalan Pengajar Kemahiran
1. Fungsi Utama
a. Mengawal dan memantau kualiti kekompetenan tenaga pengajar.
b. Meningkatkan dan memperkukuhkan pelaksanaan program.
c. Mewujudkan pengkalan data tenaga pengajar.
2. Aktiviti
a. Melaksana dan menyelaras aktiviti kawalan dan verifikasi terhadap
pemegang lesen kelayakan kekompetenan.
b. Melaksanakan aktiviti-aktiviti promosi.
c. Mengemaskini data tenaga pengajar yang terlibat.
d. Unit Pelesenan
1. Fungsi Utama
a. Mengurus dan memantau pengeluaran, pembaharuan, penggantian dan
pembatalan lesen tenaga pengajar.
2. Aktiviti
a. Mengendali dan memproses kerja-kerja yang terlibat dengan
pengeluaran, pembaharuan, penggantian dan pembatalan lesen tenaga
pengajar.
54
a. Unit Perancangan
gan dan Pembangunan
Aktiviti : 1. Menyedia dokumentasi berkaitan polisi dan

prosedur.
1. Ketua Program Penyediaan garispanduan.

Ketua Unit 1. Sesi “brainstorming” dan perbincangan.
PLV 2. Penyediaan deraf dokumen.
PPLV 3. Majukan kepada pengurusan tertinggi CIAST.
4. Penambahbaikan.
5. Majukan kepada ibupejabat untuk semakan atau
kelulusan.
6. Makluman kepada pihak yang berkenaan
(sekiranya lulus).
Aktiviti : 2. Menyedia dan menyelaras bajet mengikut

keperluan program.
1. Ketua Program 1. Dapatkan maklumat perancangan dan keperluan

Ketua Unit dari setiap unit.
2. Rujuk “Business Plan”.

3. Sediakan bajet mengikut Objek Sebagai.
4. Semakan dan perbincangan.
5. Majukan kepada bahagian Khidmat Pengurusan.
55
Aktiviti : 3. Menyelaras pembangunan, pengumpulan dan
penyimpanan dokumentasi penilaian.
1. Ketua Program 1. Kenalpasti bidang dan panel penggubal yang

Ketua Unit layak.
PLV 2. Urus lantikan panel dan urusetia/fasilitator.
PPLV 3. Persiapan dan pelaksanaan bengkel
pembangunan dokumentasi penilaian.
4. Pemurnian dokumentasi penilaian.
5. Pengumpulan dokumentasi penilaian.
6. Penyimpanan dokumentasi penilaian.
7. Pengumpulan laporan daripada urusetia.
8. Penyediaan statistik pembangunan penilaian
Aktiviti : 4. Mengemaskini data personel yang terlibat.
1. PLV 1. Menyediakan format maklumat peribadi.

PPLV 2. Mengemaskini data personal yang telah dilantik.
56
b. Unit Pelaksanaan Kelayakan Kekompetenan
Aktiviti : 1. Mengendali, memproses dan memantau permohonan

lesen tenaga pengajar.
1. Ketua Program 1. Terima permohonan.

Ketua Unit 2. Proses permohonan.
PLV 3. Laksana penilaian sekiranya perlu.
PPLV 4. Laksana penilaian semula untuk yang gagal.
5. Penyediaan dokumen untuk mesyuarat
Jawatankuasa Teknikal.
6.Pembentangan untuk kelulusan JKT.
7.Maklum kepada Unit Pelesenan bagi
pengeluaran lesen.
8. Penyediaan statistik
Aktiviti : 2. Mengendali, memproses dan memantau

pelaksanaan penilaian.
1. Ketua Program 1. Pemilihan soalan dari bank soalan.

Ketua Unit 2. Diperakui oleh jawatankuasa dalaman.
PLV 3. Kenalpasti calon yang layak
PPLV 4. Penentuan tarikh dan tempat penilaian.
5. Maklum kepada calon
6. Persiapan dokumentasi penilaian.
7. Lantikan pengawas penilaian.
8. Pelaksanaan penilaian.
9. Pemarkahan.
10. Pengrekodan
57
c. Unit Kawalan Pengajar Kemahiran
Aktiviti
Akt iviti : 1. Melaksana dan menyelaras aktiviti kawalan dan
verifikasi terhadap pemegang lesen kelayakan kekompetenan.
1. Ketua Program 1. Kenalpasti PB dan tenaga pengajar

Ketua Unit 2. Kemaskini data PB dan tenaga pengajar
PLV 3. Lantikan personel verifikasi
PPLV 4. Laksanakan lawatan verifikasi
5. Pengumpulan laporan verifikasi
6. Pembentangan dalam mesyuarat JKT
7. Maklum keputusan pada unit pelesenan
Aktiviti : 2. Melaksanakan
Melaksan akan aktiviti-
aktiviti - aktiviti promosi.
1. PLV 1. Kenalpasti kaedah dan aktiviti promosi

PPLV 2. Penyediaan dokumentasi dan keperluan promosi
3. Laksanakan promosi
4. Penyediaan laporan
Aktiviti : 3 .Mengemaskini data tenaga pengajar yang terlibat. Manual Prosedur Kerja CIAST | 4/1/2009
2. PLV 1. Menyediakan format maklumat peribadi.

PPLV 2. Mengemaskini data pengajar yang terlibat
3. Penyediaan statistik terkini bagi data pengajar
58
d. Unit Pelesenan
Aktiviti : 1. Mengendali dan memproses kerja-

kerja - kerja yang
terlibat dengan pengeluaran,
pengeluara n, pembaharuan,
penggantian dan pembatalan lesen tenaga
pengajar.
1. PLV Mengendalikan pengeluaran lesen

PPLV 1. Terima keputusan mesyuarat JKT.
2. Semak maklumat pemohon: nama,no KP, sektor,
bidang, no. rujukan, gred KK dan no siri lesen.
3. Keluarkan kad lesen dan surat makluman.
4. Terima surat akuan penerimaan
5. Pengrekodan
2. PLV Pembaharuan lesen

PPLV 1. Terima pemohonan dan proses
2. Menyediakan dokumen
3. Mengadakan mesyuarat pengesahan dalaman
6. Pengrekodan
Penggantian lesen
1. Pemohonan dan proses
2. Mengenalpasti jenis pemohonan gantian lesen.
5. Pengrekodan
3. PLV Pembatalan lesen

PPLV 1. Terima aduan
2. Menjalankan siasatan
3. Menyediakan laporan siasatan

4. Mengadakan mesyuarat JKT
5. Batalkan kad lesen mengikut keputusan mesyuarat
.
6. Keluarkan surat makluman
7. Pengrekodan
59
CARTA ALIR
A. UNIT PERANCANGAN & PEMBANGUNAN
CARTA ALIRAN PERANCANGAN DAN PEMBANGUNAN
MULA
Rancang / Deraf
Semak
Tidak
Ya
Maju Kepada
HQ/CIAST/JK
Mesyuarat
keputusan Tidak
Lulus
Lulus Manual Prosedur Kerja CIAST | 4/1/2009
Laksana
60
CARTA ALIR
B. UNIT KELAYAKAN KEKOMPETENAN
CARTA ALIRAN PELAKSANAAN SISTEM KELAYAKAN KEKOMPETENAN

PENGAJAR KEMAHIRAN
MULA
Pengubalan
Soalan
Pemprosesan
Permohonan
Penilaian
Pengiktirafan
TAMAT
61
MULA
Kenalpasti Bidang
Pelantikan Panel Rujuk Carta

Alir
Bengkel Gubal Soalan
Pemurniaan
Bank Soalan
TAMAT
62
MULA
Kenalpasti Bidang
Pelantikan Panel Rujuk Carta

Alir
Bengkel Gubal Soalan
Pemurniaan
Bank Soalan
TAMAT
63
CARTA ALIRAN PERMOHONAN PENGUBALAN SOALAN
MULA
Pelantikan Panel
Pengubalan Soalan
Bengkel Pengubalan
Soalan
Soalan Dibatalkan Tidak Pemilihan

Soalan
Ya
Pembaharuan
TAMAT
64
CARTA ALIR
C. UNIT PELESENAN
CARTA ALIRAN PENGELUARAN PERLESENAN
MULA
Penyediaan Dokumen
Pemarkahan Untuk JKT
Pengesahan
JKT
Maklumat Kepada Calon

(keputusan)
Majukan Senarai Calon

Yang Berjaya Ke HQ
Untuk Pengeluaran Wallet
Card
TAMAT
65
CARTA ALIRAN PEMPROSESAN PERMOHONAN
MULA
Terima Permohonan
Proses
Tidak
Syarat Gagal
mencukupi ?
Ya
Penentuan Kategori Gred

KK
Daftarkan Calon Mengikut

Gred
TAMAT
66
CARTA ALIRAN PENILAIAN
MULA
Pemilihan Soalan
Daripada Bank Soalan
Dinilai Oleh
JKT
Penentuan tarikh Dan

Tempat Penilaian
Persiapan Penilaian (Cetak

Soalan & Lantikan
Pengawas)
Pelaksanaan Penilaian
Pemarkahan
TAMAT
67
MULA
Kenalpasti Personel
Tidak
Ok
Semak
Ok
Lantik
Kemaskini Data Pengkalan
Guna
TAMAT
68
CARTA ALIRAN PROSES PERMOHONAN (BARU & PENINGKATAN GRED)
MULA
Terima Permohonan
Proses
Penilaian Tidak
Syarat Maklum Kepada
Cukup ? Pemohon
Ya KIV
Lulus
?
Tidak JKT
Gagal
Penilaian
Lulus
semula
Pengeluaran lesen
Tidak
Lulus Ya
TAMAT
69
CARTA ALIR
D. UNIT KAWALAN PENGAJAR KEMAHIRAN
CARTA ALIRAN UNIT KAWALAN
MULA
Kenalpasti PB & Tenaga

Pengajar
Kemaskini Data PB &

Tenaga Pengajar
Lesen Ada Lawatan

verifikasi
Tiada
Laporan & Analisa
Surat
Pemberitahuan
Promosi
Mesyuarat JKT
Rekod Untuk Tujuan

Pembaharuan &
Pembatalan
Maklum Pada
Unit Pelesenan
TAMAT
70
CARTA ALIRAN PERLESENAN PEMBAHARUAN
MULA
Permohonan Diterima
& Diproses
Penyediaan Dokumen Untuk Rujuk Laporan verefikasi

Pengesahan Dalaman
Mesyuarat
Pengesahan Dalaman
Gagal Maklum Pada

Disahkan
Pemohon
Lulus
Pengeluaran
71
CARTA ALIR PENGGANTIAN LESEN
MULA
Permohonan
Hilang
Jenis Laporan Polis
Permohonan Disertakan
Rosak
Lesen / Kad Asal

Disertakan
Pengeluaran
72
CARTA ALIR PEMBATALAN LESEN
MULA
Terima Aduan
Siasatan
Penyediaan
Laporan
Tidak Sahih
Keputusan
Lesen Diguna
JKT pakai
Sahih
Pembatalan
Lesen
Keluar Surat
Maklum
73
2. PENGURUSAN LATIHAN (PL)
74
4.3 PROGRAM PEMBANGUNAN
PROFESIONAL KEMAHIRAN (SPD)
SPD)
75
PROGRAM PEMBANGUNAN PROFESIONAL
KEMAHIRAN (SPD)
OBJEKTIF:
1. Memberi penumpuan kepada pembangunan sumber manusia berasaskan

professional kemahiran pengajar dan penyeliaan industri.
2. Meningkat professional kemahiran Coaches dan Trainers bagi pelaksanaan
program SLDN.
3. Melaksana program-program pembangunan professional kemahiran pengajar
peringkat antarabangsa.
a. Unit Peningkatan dan Kemahiran Pengajaran Dan Penyeliaan
1. Fungsi Utama
a. Melaksanakan kursus peningkatan kemahiran kepada pengajar ILKA

dan ILKAS secara kursus jangka pendek.
b. Melaksanakan kursus peningkatan kemahiran kepada penyelia industri
secara kursus jangka pendek.
.
2. Aktiviti
a. Latihan jangka pendek untuk pengajar ILKA dan ILKS.
i. TM001 Pedagogy Training 14 minggu
ii. TM002 Basic Training Methodology for Instructors 2 minggu
iii. TM003 Skill Analysis 2 minggu
iv. TM004 Written Instructional Materials 2 minggu
v. TM006 Test and Testing Methods 2 minggu

vi. TM007 Training Administration 1 minggu
vii. TM009 Basic Instructional Techniques for In-Plant 1 minggu
viii. Supervisors
ix. TM010 Module Training System Design 2 minggu
x. MTCP/TCTP Malaysian Technical Cooperation
Program / Third Country Training Program
(EPU/JICA) 3 minggu
b. Latihan jangka pendek untuk program pembangunan bahan

pengajaran (Effective Multimedia Development).
i. EMD Effective Multimedia Development 2 minggu
76
c. Latihan jangka panjang bagi Program Latihan Pengajar Kebangsaan
(NITP).
i. NITP National Instructors Training Program 11 minggu
d. Membuat kajian, perancangan, penyelidikan dan pembangunan kursus-

kursus sedia ada dan juga baru yang berkaitan dengan latihan dan
kemahiran lanjutan.
e. Latihan jangka pendek untuk pengajar institut latihan kemahiran dan

penyelia industri.
i. ST101 Method & Work Study 2 minggu
ii. ST201 Quality Control 2 minggu
iii. ST202 ISO 9000 Quality Requirements 3 hari
iv. ST301 Production Planning & Control 2 minggu
v. ST401 Maintenance Management 2 minggu
vi. ST501 Industrial Safety & Health 1 minggu
b. Unit Pembangunan Kompetensi Pengajar
1. Fungsi Utama :
a. Pengurusan Latihan
b. Latihan Internship
c. Kursus Induksi Pentauliahan Persijilan Kemahiran Malaysia (KIPPKM)
d. Latihan Industri
e. Pusat Penilaian Kompetensi (PPK) bagi skim Pegawai Latihan
Vokasional (PLV)
2. Aktiviti :
a. Pengurusan Latihan :
• Mempromosi kursus-kursus SPD
• Pengeluaran sebutharga kursus
• Tawaran kursus
• Pendaftaran kursus
• Urusan rekod dan laporan kursus
b. Latihan Internship :
• Penempatan Internship
• Pengawasan Latihan Internship
• Urusan Pengeluaran Sijil Latihan Mengajar ( TM 001-Pedagogy )
77
c. Kursus Induksi Persijilan Pentauliahan Kemahiran Malaysia
( KIPPKM)
Urusan permohonan dan kelulusan penganjuran
Pelantikan penceramah kursus KIPPKM
Urusan Pengeluaran Sijil KIPPKM
Urusan rekod dan laporan kursus KIPPKM
d. Latihan Industri
• Urusan permohonan dan penempatan Latihan Industri untuk Skim
Pegawai Latihan Vokasional
• Pengawasan Latihan Industri
• Urusan dan rekod Latihan Industri
e. Pusat Penilaian Kompetensi (PPK)

• Bekerjasama dengan pihak Cawangan Penilaian Kompetensi
(CPK), Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA)
• Menggubal soalan-soalan PPK/PTK bagi penyediaan Bank Soalan
bagi pelaksanaan peperiksaan PPK/PTK Gred Gunasama
PPLV/PLV
• Melaksanakan kursus-kursus PPK/PTK bagi pegawai-pegawai
PPLV/PLV Gred Gunasama
c. Unit Latihan dan Konsultasi Kurikulum SLDN

1. Fungsi Utama
a. Melaksanakan kursus peningkatan kemahiran kepada coaches industri,

Master trainer dan Dual System Expert (DSE) untuk program SLDN.
2. Aktiviti
a. Merancang kursus-kursus pembangunan kemahiran ‘coaching’, ‘trainer’

dan DSE SLDN
b. Menjalankan latihan kepada personel mengenai pelaksanaan SLDN di

tempat kerja dan latihan melalui kursus ‘coaching’, ‘trainer’dan DSE.
c. Melaksanakan latihan berbentuk modular kepada personel bagi kurusus
‘coaching’, ‘trainer’dan DSE.
d. Menyediakan fasilitator yang kompeten bagi pembangunan kurikulum,
‘coaching’ dan ‘trainer’ SLDN
78
d. Unit Latihan Antarabangsa
1. Fungsi Utama:
a. Melaksanakan program Malaysian Technical Cooperation Program

(MTCP) dengan kerjasama EPU.
b. Melaksanakan program Third Country Training Program (TCTP) dengan
kerjasama JICA.
2. Aktiviti:
i. Menjalankan kursus-kursus latihan kemahiran pengajar peringkat

antarabangsa
ii. Bekerjasama dengan PPL (Unit Perancangan & Pembangunan
Latihan Anatrabangsa) mengurus dan melaksanakan kursus
antarabangsa.
iii. Bekerjasama dengan agensi-agensi pembangunan latihan yang lain
dalam bidang pengajar
iv. Menyedia tenaga pengajar yang kompeten dalam latihan mengajar.
79
Aktiviti 1 : Perancangan Latihan Kursus Modular
Jawatan Proses Kerja
P (CIAST) 5.1 Mengeluarkan memo selewat-lewatnya

lewatnya pada bulan Ogos kepada
Ketua Program untuk tujuan pembentangan Pelan Latihan.
Penyediaan ini meliputi perkara-perkara berikut :
5.1.1 Laporan Pencapaian;
a. Laporan pencapaian kursus.
b. Laporan Pencapaian terkini mengikut Program.
5.1.2 Pelan Latihan tahun akan datang.
5.1.3 Cadangan Reka Bentuk baru / Kajian Semula Kursus.
KP 5.2 Menyediakan perkara-perkara
perkara perkara sepertimana yang diarahkan oleh
Pengarah seperti di perkara 5.1 dalam masa sebulan dari tarikh
memo dikeluarkan.
KP 5.3 Laporan Pencapaian dan perancangan
perancangan Kalendar Latihan seperti di
perkara 5.1 hendaklah dikemukakan untuk dibawa ke Mesyuarat
Pengurusan.
KP 5.4 Menerima, menyemak dan menyusun Laporan Pencapaian terkini
untuk dibentangkan di Mesyuarat Pengurusan.
Pengurusan
5.5 Mengeluarkan memo panggilan dan mempengerusikan Mesyuarat
Pelan Latihan kepada ahli-ahli mesyuarat. Agenda mesyuarat
seperti perkara 5.1.
P (CIAST) 5.6 Membuat keputusan, menentukan dasar, strategi, merancang
kursus
kursus-kursus tahun hadapan, kursus baru dan kursus yang
diubahsuai.
KP 5.7 Menyediakan laporan pelan latihan
latihan dan mengedarkan
mengedark kepada ahli-
ahli mesyuarat. Satu salinan disimpan di dalam fail Mesyuarat
Pengurusan
KP 5.8 Mengambil tindakan yang bersesuaian untuk melaksanakan

keputusan Mesyuarat Pengurusan.
KP 5.9 Bagi program latihan baru yang hendak dibangunkan, rujuk PK- PK
CIAST
IAST-T03
T03 Reka Bentuk Kajian Semula Kursus Modular.
80
KP 5.10 Ketua Program yang dilantik buat permohonan untuk mencetak

Kalendar Latihan CIAST.
5.11 Mengedarkan Kalendar Latihan CIAST kepada agensi-agensi
Kerajaan, Swasta dan Industri sebanyak 2 kali setahun
(Januari dan Julai).
5.12 Menyemak semula Kalendar Latihan pada bulan Jun setiap tahun.
5.13 Mencetak semula Kalendar untuk pengedaran pada bulan Julai
setiap tahun.
81
Aktiviti 2: PENERIMAAN,PERMOHONAN,
PENERIMAAN,P ERMOHONAN, PENGESAHAN
KURSUS DAN PENCALONAN KURSUS
MODULAR
PKP/PPg 5.1 Menerima borang permohonan kursus Modular (BK-T02-01) dari

pelanggan dan rekodkan dalam fail Permohonan Kursus mengikut
Program serta mengedar salinan borang ke bahagian berkaitan.
PKP/PPg 5.2 Menghantar surat maklumbalas penerimaan borang permohonan

kursus kepada pemohon.
PKP/PPg/PKPP 5.3 Membuat pemilihan pemohon kursus seterusnya direkod ke dalam

database pelanggan berdasarkan bidang kursus samada untuk
menangguh, membatal atau menjalankan kursus.
PKP/PPg/PKPP 5.4 Sekiranya jumlah pemohon yang layak kurang daripada kapasiti
minimum (4 peserta), kursus perlu ditangguhkan atau dibatalkan.
PKP/PPg/PKPP 5.5 Sekiranya jumlah pemohon yang layak melebihi atau sama
dengan kapasiti minimum peserta kursus, maklumkan kepada
bahagian yang mengurus dan menyelaras kursus jangka pendek
di program masing-masing melalui Borang Senarai Calon /
Peserta Kursus (BK-T02-02).
PKP/PPg/PKPP 5.6 Sedia dan hantar surat tawaran bersama borang pengesahan
kehadiran kursus (BK-T02-03) kepada pemohon.
PKP/PPg/PKPP
5.7 Menerima borang pengesahan kehadiran kursus (BK-T02-03) dari
pemohon seterusnya memaklumkan Bahagian/Unit berkaitan
dengan mengemukakan salinan borang pengesahan kehadiran
kursus (BK-T02-03).
PKP/PPg/PKPP 5.8 Kemaskini database dan semak peserta kursus berkaitan yang
ditangguh / dibatalkan sebelum ini untuk ditawarkan semula.
PKP/PPg/PKPP 5.9 Sekiranya terdapat peserta kursus berkaitan yang ditangguh /

dibatalkan dalam permohonan sebelum ini, maklumkan kepada
bahagian kursus jangka pendek menggunakan Borang Senarai
Calon / Peserta Kursus (BK-T02-02) dan juga permohonan dari
PKP/PPg/PKPP pelanggan yang baru untuk dikemukakan surat tawaran baru.
5.10 Sekiranya kursus ditangguhkan atau dibatalkan maklumkan

PKP/PPg/PKPP kepada bahagian kursus jangka pendek melalui Borang Senarai
82
Calon / Peserta (BK-T02-02).

5.11 Sedia dan hantar surat penangguhan / surat pembatalan kursus
kepada pemohon.
PKP/PPg/PKPP 5.12 Sekiranya bilangan peserta kursus yang mengesahkan kehadiran (dari database)
dan juga permohonan dari pelanggan yang baru didapati sama / melebihi kapasiti
minimum, maklumkan ke bahagian kursus jangka pendek dan CM dengan
mengemukakan Borang Senarai Calon / Peserta Kursus (BK-T02-02) untuk
perlaksanaan kursus.
PKP/PPg/PKPP 5.13 Buat tempahan makan dan minum (BK-T02-04) (jika perlu) dan tempahan
asrama (BK-T02-05) (jika perlu).
PKP/PPg/PKPP 5.14 Menguruskan pendaftaran kursus menggunakan borang maklumat peserta

kursus (BK-T06-11) dan majukan kepada bahagian kursus jangka pendek untuk
penyediaan sijil.
5.15 Bahagian kursus jangka pendek melengkapkan bahagian berkaitan dalam borang
PKP/PPg/PKPP
BK-T06-11 seterusnya memajukan salinan borang dan sijil kepada CM untuk
disimpan ke dalam fail kursus dan mengedar sijil kepada peserta. Sila rujuk PK-
CIAST-T06.
KB (KP) 5.17 Menerima bayaran yuran kursus dan resit dikeluarkan kepada peserta pada hari
pendaftaran. Bagi peserta yang belum membuat bayaran keluarkan bil/invois.
83
Aktiviti 3: PERBINCANGAN, PENERIMAAN, PENGESAHAN
DAN PENCALONAN KURSUS CUSTOMISED
PKP/PPg/PKPP 5.1 Menerima sebarang pertanyaan/permohonan daripada pelanggan berkenaan

kursus customised melalui surat, telefon atau pelanggan hadir untuk berbincang.
Catatkan butiran perbincangan dalam borang rekod perbincangan dengan
pelanggan (BK-T04-01).
PKP/PPg/PKPP 5.2 Sekiranya pelanggan memohon kursus secara customised, perbincangan lebih
lanjut dijalankan bagi mengenalpasti keperluan kursus melalui borang kursus yang
dipersetujui (BK-T04-02).
PKP/PPg/PKPP 5.3 Sekiranya pelanggan tidak setuju, samada perlu diadakan perbincangan semula
atau perbincangan dihentikan jika tiada persetujuan bersama.
5.4 Sekiranya pelanggan setuju, sediakan dan hantar sebutharga kursus (BK-T04-03)
bersama borang pengesahan sebutharga kursus (BK-T04-04) kepada pelanggan.
PKP/PPg/PKPP
5.5 Menerima borang pengesahan sebutharga kursus (BK-T04-04) dari pelanggan.

Maklumkan pengesahan kursus kepada bahagian kursus jangka pendek dan Unit
PKP/PPg/PKPP berkenaan dengan mengemukakan salinan borang pengesahan sebutharga
kursus (BK-T04-04) bersama borang kursus yang dipersetujui (BK-T04-02).
5.6 Hantar surat tawaran kursus kepada pelanggan.
5.7 Buat tempahan makan dan minum (BK-T03-04) (jika perlu) dan tempahan
PKP/PPg/PKPP asrama (BK-T03-05) (jika perlu).
PKP/PPg/PKPP 5.8 Menguruskan pendaftaran kursus menggunakan borang maklumat peserta kursus
(BK-T06-11) dan majukan kepada bahagian kursus jangka pendek untuk
penyediaan sijil.
PKP/PPg/PKPP 5.9 Bahagian atau unit melengkapkan bahagian berkaitan dalam borang BK-T06-11
seterusnya memajukan salinan borang dan sijil kepada bahagian kursus jangka
pendek untuk disimpan ke dalam fail kursus dan mengedar sijil kepada peserta.
Sila rujuk PK-CIAST-T06.
PKP/PPg/PKPP
KB (KP) 5.10 Penerima bayaran yuran kursus dan resit dikeluarkan kepada peserta pada hari
pendaftaran. Bagi peserta yang belum membuat bayaran keluarkan bil/invois
84
Aktiviti
Aktiv iti 4: PERMOHONAN PUSAT BERTAULIAH (PB) DAN
PENDAFTARAN SKM/PC UNTUK KURSUS
CUSTOMISED
KP/PPg 5.1 Permohonan Sebagai Pusat Bertauliah
a. Lengkapkan Borang A Jadual Pertama sebagai

Permohonan Bertauliah JPK bagi bidang kemahiran dan
tahap yang hendak dipohon melalui laman web JPK
http://espkm.ntvc.gov.my dan dikemukakan kepada PKP
bersama-sama dengan dokumen-dokumen yang berkaitan
(hardcopy & softcopy).
PKP b. Daftar maklumat program yang dipohon melalui e-spkm

serta buat dua (2) salinan Borang A Jadual Pertama.
PKP
c. Dapatkan perakuan yang disaksikan oleh Pegawai Kerajaan
dalam kategori pengurusan sebelum dihantar ke JPK
bersama-sama dengan surat iringan dan dokumen-dokumen
berkaitan serta bayaran untuk tindakan selanjutnya.
PKP/PPg
d. Buat persediaan bagi tujuan Lawatan Pemeriksaan oleh JPK
(sekiranya ada).
KP/PKP 5.1.1 Penerimaan Sijil Pusat Bertauliah
a. Terima Sijil Pusat Bertauliah dan kembalikan Surat

Akuan Penerimaan Sijil Pusat Bertauliah kepada JPK
selewat-lewatnya empat belas (14) hari selepas tarikh
surat penerimaan sijil.
PKP
PKP b. Edarkan salinan sijil kepada jabatan dan bahagian

berkenaan.
c. Catatkan dan kemaskini maklumat pentauliahan

KP/PKP
menggunakan Borang Maklumat Pentauliahan
85
d. CIAST (BK-T05-01).
e. Pamerkan Sijil Pusat Bertauliah di tempat yang sesuai.
PKP/PPg 5.1.2 Pengemaskinian Maklumat Pentauliahan (Sistem Pentauliahan JPK

Sahaja)
a) Selaras dan ambil tindakan sewajarnya sekiranya terdapat

perubahan dalam maklumat pentauliahan seperti pelantikan
PPB/PPD/PP, peralatan latihan, tempoh latihan dan lain-lain
sebagaimana yang dikehendaki dalam Borang A Jadual
Pertama (Permohonan Pentauliahan) dan Borang Perjanjian.
Nota : PPB dilantik oleh JPK manakala PPD dan PP dilantik
oleh Pengarah CIAST
b) Maklumkan kepada JPK dan salinan kepada Pengarah CIAST

PKP berkenaan perubahan tersebut.
5.1.3 Permohonan Pentauliahan Semula (Sistem Pentauliahan JPK)
PKP a) Kemukakan memo dan salinan sijil pentauliahan yang akan tamat
tempoh kepada KP/PPg dalam tempoh Enam (6) bulan sebelum
tamat tempoh pentauliahan berkenaan dan tidak kurang dari 3
bulan sebelum tamat tempoh pentauliahan tersebut.
PPg
b. Lengkapkan Borang A Jadual Pertama sebagai Permohonan
Pusat Bertauliah bagi Bidang kemahiran mengikut tahap yang
hendak dipohon melalui laman web JPK http://espkm.ntvc.gov.my
dan dikemukakan kepada PKP bersama-sama dengan dokumen-
dokumen yang berkaitan (hardcopy & softcopy).
86
PKP
c. Daftar maklumat program yang dipohon melalui e-spkm serta buat
dua (2) salinan Borang A Jadual Pertama.
d. Dapatkan perakuan yang disaksikan oleh Pegawai Kerajaan dalam
kategori pengurusan sebelum dihantar ke JPK bersama-sama
dengan surat iringan dan dokumen-dokumen berkaitan serta
bayaran untuk tindakan selanjutnya.
e. Kemukakan surat dan Borang Permohonan Pentauliahan Semula
kepada JPK dalam masa enam (6) bulan sebelum tamat tempoh
pentauliahan berkenaan dan tidak kurang dari 3 bulan sebelum
tamat tempoh pentauliahan berkenaan.
f. Laksanakan prosidur seperti yang dinyatakan dalam Bahagian 5.1.1
dan 5.1.2.
g. Sijil Pusat Bertauliah yang lama disimpan di dalam fail yang

berkaitan.
5.2 Pendaftaran Calon SKM/PC Kursus Customised

PKP
a. Terima Borang Maklumat Pendaftaran SKM/PC (BK-T05-02) daripada

pemohon disertakan bayaran dengan menggunakan Pesanan Kerajaan
atau kiriman wang atau dalam bentuk lain yang boleh diterima oleh pihak
JPK.
b. Buat pendaftaran SKM/PC secara online melalui Laman Web e-spkm bagi
PKP
semua bidang kemahiran dan tahap yang dipohon berdasarkan Borang
Maklumat Pendaftaran SKM/PC mengikut kriteria seperti berikut: Peserta
Kursus Customised dan Modular: selewat-lewatnya lima (5) hari berkerja
daripada tarikh pendaftaran kursus.
c. Cetak Borang Pendaftaran Pemohon Sijil MLVK/T/1002 melalui laman
web setelah membuat pendaftaran secara online.
PKP
d. Hantar surat iringan dan Borang Pendaftaran Pemohonan Sijil
MLVK/T/1002 berserta bayaran pendaftaran ke JPK.
e. Buat salinan borang dan bayaran untuk dimasukkan ke dalam fail
PKP
sebagai simpanan.
f. Semak pengesahan pembayaran daripada JPK melalui e-spkm.
g. Terima resit pembayaran yuran pendaftaran daripada JPK

dan disimpan di dalam fail.
87
Aktiviti 5: P engurusan penyampaian kursus
KP 5.1 Mengeluarkan memo arahan menjalankan kursus.
CM 5.2 Mengenalpasti kemudahan, peralatan dan bahan-bahan latihan (BK-T06-04) yang

diperlukan, tenaga pengajar, jadual latihan dan senarai peserta yang ditawarkan
untuk kursus berkenaan dan membuka Fail Kursus dengan merujuk kepada
Lampiran 5, 6 atau 7
CM 5.3 Jika pengajar luar diperlukan tindakan berikut perlu diikuti :

i. Rujuk kepada KP tentang maklumat pengajar luar
ii. Hubungi pengajar berkenaan dan mohon resume
iii. Keluarkan surat tawaran kepada pengajar luar. Rujuk Lampiran 17
iv. Terima surat persetujuan. Rujuk Lampiran 18.
CM 5.4 Membuat tempahan dan menyediakan kemudahan latihan, peralatan dan bahan-
bahan latihan yang diperlukan. Tempahan kemudahan latihan hendaklah
menggunakan Borang Perolehan Bekalan Barangan/Perkhidmatan (BK-S01-04),
Borang Tempahan Makanan Dan Minuman (BK-T03-04), Senarai Semak Fail Kursus
‘Modular’ (BK-T06-01), Senarai Semak Pengendalian Kursus (BK-T06-04), Borang
Permohonan Percetakan (BK-T06-05), Borang Tempahan Penggunaan Auditorium/
Bilik Mesyuarat Pengarah / Utama VTRD / Gemilang (BK-T06-06) dan Borang
Permohonan Peralatan AVA (BK-T06-07)
CM
5.5 Menentukan tempahan telah diperolehi dan mengesahkan bahawa kemudahan,
peralatan dan bahan-bahan latihan berada di dalam keadaan baik.
5.6 Menerima peserta kursus dan menjalankan urusan pendaftaran menggunakan
Borang Maklumat Peserta Kursus (BK-T06-11).
CM
5.7 Menyerahkan Borang Maklumat Peserta Kursus (BK-T06-11) yang telah lengkap
diisi kepada BPL untuk pengeluaran sijil
88
CM 5.1 Menguruskan sijil kursus dan sijil yang telah siap dikembalikan kepada CM.
BPL 5.2 Menjalankan kursus berpandukan jadual kursus.
CM/PPLV 5.3 Menyerahkan Kertas Penerangan kepada peserta kursus setelah tamat sesuatu
topik tersebut dibincangkan. Soaljawab boleh dibuat semasa kuliah dijalankan
atau setelah tamat kuliah.
CM 5.4 Menyerahkan Kertas Kerja atau Kertas Tugasan kepada peserta kursus untuk
menguji kemahiran atau kefahaman mereka terhadap topik yang disampaikan.
CM akan membantu sekiranya peserta ada masalah.
CM 5.5 Dapatkan maklum balas mengenai perlaksanaan kursus melalui Borang Penilaian
Keberkesanan Kursus (BK-T07-01).
5.13 Menyampaikan sijil kehadiran atau pencapaian kepada peserta kursus. (Jika
CM/KP
berkenaan)
89
Aktiviti 6 : P enilaian keberkesanan kursus
CM Dapatkan Borang Penilaian Keberkesanan Kursus (BK-T07-01) dan serahkan kepada

peserta kursus pada hari pertama kursus.
Kumpulkan Borang Penilaian Keberkesanan Kursus (BK-T07-01) yang telah diisi lengkap
CM/ PPLV
oleh peserta dan memastikan jumlahnya mencukupi pada hari terakhir kursus.
CM Sediakan Laporan Penilaian Kursus (BK-T07-02), Senarai Kehadiran Peserta Kursus (BK-
T06-09) dan Borang Laporan Kursus (BK-T06-10) kemukakan kepada PPg untuk semakan.
PPg
Sediakan memo iringan dan menyerahkannya bersama sama dengan Laporan Penilaian
Kursus (BK-T07-02), Senarai Kehadiran Peserta Kursus (BK-T06-09) dan Borang Laporan
Kursus (BK-T06-10) kepada KP/TKP untuk ulasan dan salinannya dihantar ke BPL untuk
direkodkan.
CM
Sekiranya ada aduan bertulis oleh peserta kursus, catatkan aduan ini di dalam Borang
Aduan Pelanggan (BK-P02-01) dan kemukakan kepada KP / TKP untuk tujuan pemantauan
tindakan pembetulan dan pencegahan serta salinan kepada pengerusi QMT untuk
direkodkan.
CM/PKP
Sekiranya skor purata Laporan Penilaian Kursus (BK-T07-02) lebih daripada 5 simpan
rekod di dalam Fail Kursus yang berkenaan.
KP/PKP/PPg/
Sekiranya skor purata Laporan Penilaian Kursus (BK-T07-02) kurang daripada 5:-
PPLV/CM
a) Maklumkan kepada Bahagian/Unit berkenaan dan pastikan tindakan susulan
untuk mengatasinya dilakukan.

b) Perbincangan dilakukan untuk mengenalpasti punca di mana skor purata
Laporan Penilaian Kursus (BK-T07-03) kurang daripada 5 dan memikirkan
langkah-langkah untuk mengatasinya. Perbincangan boleh dilakukan di dalam
mesyuarat bulanan Program/Jabatan berkenaan dan minit mesyuarat akan
disediakan dan satu salinan dihantar ke Pejabat Pengarah.
90
Aktiviti 7 : P enilaian keberkesanan kursus
KP 5.1.4 Terima sijil yang telah ditandatangani oleh Pengarah CIAST.
5.1.5 Sekiranya sijil hendak diposkan, sediakan surat iringan bersama-sama

KP
Surat Akuan Penerimaan Sijil (BK-T08-01) beserta sijil berkenaan dan
kemukakan kepada PPT untuk diposkan secara berdaftar
.
5.1.6 Sekiranya peserta atau wakil majikan meminta untuk mengambil sendiri,
KP
mereka dikehendaki hadir dan menurunkan tandatangan di dalam Fail
Rekod Penghantaran / Penyerahan Sijil semasa mengambil sijil.
5.1 Pengeluaran Sijil PC/SKM bagi Kursus Customised

KP
5.1.1 Tentukan lawatan Verifikasi PPL melalui e-spkm dengan menyatakan
tarikh cadangan lawatan yang ingin dibuat, masa dan tempat perjumpaan.
KP 5.1.2 Muat turun Borang Permohonan Pengeluaran (MLVK/T/1003) daripada

Laman Web e-spkm JPK.
KP
5.1.3 Terima surat daripada JPK berkenaan lawatan tersebut. Tarikh lawatan
tidak semestinya sama dengan tarikh cadangan. Sekiranya tarikh yang
dikemukakan oleh pihak JPK tidak bersesuaian, hubungi pihak JPK dan
PPL serta dapatkan tarikh baru serta persetujuan dari kedua-dua pihak.
KP 5.1.4 Memo panggilan mesyuarat akan dibuat kepada PP/PPD yang terlibat.
KP
5.1.5 Adakan mesyuarat bersama PPL, PPD dan PP dan kemukakan borang
Maklumat Batch Calon kepada PPL.
KP 5.2.6 Cetak Borang Permohonan Pengeluaran JPK(KSM) dan

ditandatangani oleh PPL ketika lawatan verifikasi diadakan.
91
KP 5.2.7 Terima sijil SKM/PC daripada pihak JPK dan kembalikan surat akuan
penerimaan sijil ke JPK selewat-lewatnya tujuh (7) hari selepas sijil
diterima.
KP 5.2.8 Sekiranya sijil hendak diposkan, sediakan surat iringan bersama-sama
Surat Akuan Penerimaan Sijil (BK-T08-01) beserta sijil berkenaan dan
kemukakan kepada PPT untuk diposkan secara berdaftar.
Pelanggan 5.2.9 Sekiranya peserta atau wakil majikan meminta untuk mengambil sendiri,
mereka dikehendaki hadir dan menurunkan tandatangan di dalam Fail
Rekod Penghantaran / Penyerahan Sijil semasa mengambil sijil.
Nota : Pegawai Pengesah Luaran (PPL) adalah pegawai yang dilantik oleh Jabatan
Pembangunan Kemahiran bagi menilai dan mengesahkan pengeluaran SKM.
Pelanggan 5.3 Pengeluaran Sijil Hilang / Pembetulan

a. Sekiranya pemohon datang untuk melaporkan sijil hilang atau
pembetulan sijil, peserta perlu mengisi Borang Kehilangan /
Pembetulan Sijil (BK-T08-02) beserta bukti-bukti kehilangan /
KP
pembetulan sijil (jika perlu).
KP b. Semak rekod berdasarkan kepada borang Maklumat Peserta Kursus
(BK-T06-11).
c. Sekiranya, kesilapan berpunca dari pihak CIAST, CIAST akan
mengeluarkan sijil baru untuk peserta kursus tersebut
KP
5.3.1 Sijil Kursus Customised/Modular
i. Sekiranya kesilapan/ kerosakan berpunca dari pelanggan itu sendiri,

Surat Akuan Sijil Hilang/Pembetulan bagi menggantikan sijil

tersebut.
92
KP ii. Hantar surat akuan berdasarkan pada perkara 5.8.8 dan 5.8.9
(Pengeluaran Sijil SKM/PC).
iii. Proses pengeluaran Surat Akuan Sijil Hilang/Pembetulan bermula
KP daripada tarikh mengisi borang sehingga penghantaran surat
mengambil masa 14 hari.
Pelanggan 5.3.2 Sijil SKM/PC
i. Sekiranya terdapat Sijil yang hilang / atau kesilapan pada ejaan,

contoh nama atau No. Kad Pengenalan, pemohon perlu menghantar
salinan Kad Pengenalan atau sijil yang hendak diperbaiki kepada
pihak Program/ bahagian untuk dikemukakan kepada JPK.
ii. Sekiranya sijil pemohon hilang, semak rekod pemohon melalui

KP
salinan Borang Permohonan Pengeluaran SKM/PC (MLVK/T/1003).
KP
iii. Jika sijil pemohon terdapat kesilapan ejaan dan lain-lain, semak juga
rekod pemohon melalui salinan Borang Permohonan Pengeluaran
SKM/PC (MLVK/T/1003) sama ada maklumat yang terdapat pada
borang tersebut benar atau sebaliknya.
KP
i. Kenalpasti punca kesilapan dan mengambil tindakan tertentu.
KP
ii. Sekiranya, kesilapan berpunca dari pihak CIAST, CIAST akan
KP bertanggungjawab terhadap kos pengeluaran sijil tersebut
iii. Sekiranya kesilapan berpunca dari pelanggan, pemohon tersebut
perlu membayar caj sebanyak RM 20.00 (Ringgit Malaysia dua puluh
sahaja) bagi sijil rosak/ silap ejaan dan RM55.00 (Ringgit Malaysia
Lima Puluh Lima sahaja) dalam bentuk wang pos atau kiriman wang
diatas nama Ketua Pengarah JPK.
KP
iv. Hantar surat iringan beserta bukti yang ada (contohnya salinan Kad
Pengenalan, salinan borang Permohonan Pengeluaran SKM/PC,
salinan bayaran sijil) beserta bayaran ke JPK.
KP
v. Terima sijil SKM/PC daripada pihak JPK dan mengembalikan surat
akuan penerimaan sijil ke JPK selewat-lewatnya tujuh (7) hari selepas
sijil diterima.
ix. Sekiranya sijil hendak diposkan, sediakan surat iringan bersama-sama
Surat Akuan Penerimaan Sijil (BK-T08-01) beserta sijil berkenaan

dan kemukakan kepada PPT untuk diposkan secara berdaftar.
x. Sekiranya peserta atau wakil majikan meminta untuk mengambil

sendiri, mereka dikehendaki hadir dan menurunkan tandatangan di
dalam Fail Rekod Penghantaran / Penyerahan Sijil semasa mengambil
sijil.
93
Aktiviti 8 : P engurusan latihan kemahiran
PLV J48 a) Promosi Kursus – kursus SPD
Rancang kursus – kursus yang hendak dipromosi sepanjang tahun.

PLV J48 / PLV
J44 Promosi kursus – kursus dengan cara :
Sedia Kalender kursus
Buat ‘kit’ promosi kursus
Keluar mengikuti aktiviti promosi CIAST
PLV J48 / PLV b) Pengeluaran sebutharga kursus

J44
Terima pertanyaan / permohonan berkenaan kursus.
Bincang dengan bahagian latihan berhubung dengan pertanyaan/ permohonan
kursus
Sedia dan keluarkan sebutharga atas permohonan kursus.
PLV J48 / PLV c) Tawaran kursus

J44
Sediakan surat tawaran kursus kepada peserta/ agensi yang telah bersetuju
dengan sebutharga yang dikeluarkan.
Buat tempahan yang berkaitan kursus yang telah dipersetujui oleh pelanggan
seperti makanan, hotel, tenaga pengajar dan sebagainya.
PLV J48 / PLV d) Pendaftaran kursus

J44
Daftar peserta pada hari pertama kursus
Sediakan ‘Kit’ latihan kepada peserta kursus
PLV J44 e) Urusan rekod dan laporan kursus
Rekod maklumat peserta kursus

Sediakan data mengikut keperluan semasa
Sediakan laporan aktiviti dan ‘output’ kursus
PLV J48 /PLV J44 f) Penempatan Internship
Urus aktiviti penempatan Internship antara Institut Latihan dan peserta kursus
PLV J44
Keluarkan surat penempatan internship kepada peserta kursus.
PLV J48 Beri taklimat mengenai Internship sebelum Latihan Internship dijalankan.
PLV J48/ PLV J44 g) Pengawasan Latihan Internship
Lantik ‘Master Teacher’ dalam bidang yang berkaitan di institut berkenaan

PLV J48/ PLV J44
Urus Lawatan Internship tidak lebih daripada dua kali sepanjang tempoh latihan
internship
PLV J44
Pastikan terima dan kumpul laporan lawatan internship daripada Pegawai Penilai
Internship
94
PLV J48/ PLV J44 h) Urusan Pengeluaran Sijil Latihan Mengajar ( TM 001 )
Adakan mesyuarat untuk pengeluaran Sijil Latihan Mengajar ( TM 001) apabila

PLV J48/ PLV J44 tamat lawatan internship
Urus pengeluaran Sijil Latihan Mengajar ( TM 001 ) untuk calon yang layak dan
surat gagal bagi calon yang tidak memenuhi kriteria penilaian internship dalam
tempoh yang telah ditetapkan.
PTR 11
Cetak Sijil dan menguruskan penghantaran sijil/ surat kepada peserta kursus
PLV J48/ PLV J44 i) Urusan permohonan dan kelulusan penganjuran KIPPKM
PLV J48/ PLV J44 Terima permohonan penganjuran KIPPKM
Adakan mesyuarat untuk meluluskan permohonan penganjuran dan KIPPKM

PLV J48/ PLV J44
Keluarkan surat kebenaran penganjuran KIPPKM berdasarkan kepada keputusan
mesyuarat
PTR 11
Edar surat kebenaran kepada penganjur yang telah diluluskan
PLV J48/ PLV J44 j) Pelantikan penceramah kursus KIPPKM
PTR 11 Urus pelantikan penceramah KIPPKM
Edar memo pelantikan kepada penceramah yang telah dilantik

PLV J48/ PLV J44 k) Urusan Pengeluaran Sijil KIPPKM
Terima senarai nama daripada penganjur untuk pengeluaran sijil KIPPKM

PLV J48/ PLV J44
Majukan senarai nama berkenaan kepada Bahagian Pakar , JPK untuk
pengeluaran sijil KIPPKM
PLV J48/ PLV J44
Terima sijil KIPPKM yang telah siap dicetak daripada Bahagian Pakar, JPK
PTR 11 Edar Sijil KIPPKM kepada penganjur

PLV J44 l) Urusan rekod dan laporan kursus KIPPKM
PLV J44
PLV J44 Rekod maklumat peserta kursus KIPPKM
Sediakan data mengikut keperluan semasa
Sediakan laporan aktiviti dan ‘output’ kursus KIPPKM
PLV J48 / PLV j) Urusan permohonan dan penempatan Latihan Industri untuk Skim Pegawai
J44 Latihan Vokasional
yang akan bekerjasama dalam Latihan Industri

PLV J48 / PLV
J44 Urus permohonan menjalani Latihan Industri dari Pengajar Vokasional dari seluruh
agensi kerajaan
PLV J48 / PLV Urus penempatan latihan industri kepada Pengajar Vokasional yang layak
J44
PLV J48 / PLV K) Pengawasan Latihan Industri
J44
Urus Lawatan Latihan Industri tidak lebih daripada dua kali sepanjang tempoh
latihan
PLV J48 / PLV
J44 Pastikan Buku Log dan Laporan latihan industri dilengkapkan oleh Pengajar
Vokasional yang menghadiri Latihan tersebut
PLV J44 l) Urusan dan rekod Latihan Industri
PLV J44 Rekod Maklumat Pengajar Vokasional yang telah menghadiri Latihan
Sediakan data yang berkaitan mengikut keperluan semasa
95
CARTA ALIR
96
Carta Alir AKTIVITI 1
PERANCANGAN LATIHAN KURSUS MODULAR
MULA
Permintaan / Arahan Untuk Menyediakan:-
1. Laporan pencapaian tahunan

Laporan pencapaian kursus
Laporan pencapaian terkini mengikut
program
2. Pelan Latihan Tahunan
3. Cadangan Rekabentuk / Kajian Semula
Kursus
Menyediakan perkara yang diarahkan dan

kemukakan laporan ke Mesyuarat
Menerima laporan pencapaian tahunan
Panggilan Mesyuarat Pengurusan (Perancangan
Perbincangan agenda pembentangan Pelan Latihan
Penentuan kursus-kursus dan strategi bagi

tahun berikutnya
Menyediakan minit mesyuarat dan edarkan

kepada ahli mesyuarat
Melaksanakan keputusan mesyuarat
Bagi Rekabentuk / Kajian Semula Kursus

rujuk
TAMAT
97
PENERIMAAN,PERMOHONAN, PENGESAHAN KURSUS DAN PENCALONAN

KURSUS MODULAR
MULA
Terima borang permohonan kursus BK-T02-01, masukkan

ke dalam fail Permohonan Kursus dan edar salinan
borang ke Bahagian berkaitan
Hantar surat maklumbalas penerimaan permohonan kursus
Pantau status jumlah peserta terkini
Peserta yang layak Tidak

Tangguh
memenuhi kapasiti ?
kursus
Ya
Maklumkan senarai peserta untuk ditawarkan kepada prog. masing
masing melalui borang senarai calon/peserta kursus (BK-T02-02)
Sedia dan hantar surat tawaran kursus bersama borang

pengesahan pengesahan kehadiran peserta (BK-T02-03)
berdasarkan borang senarai calon/peserta kursus (BK-T02-02)
Maklum kepada
program masing- Terima borang pengesahan kehadiran peserta (BK-T02-03) dan
masing edar salinan borang ke Jabatan & Bahagian berkaitan.
senarai peserta yang

Kemaskini & semak database peserta yang Tangguh / batal kursus oleh
ditangguhkan dengan
ditangguh / batal untuk ditawarkan semula prog. Masing-masing
mengemukakan
borang senarai calon /
peserta kursus (BK- Tidak
T02-02) untuk tawaran
Tidak
Peserta akan hadir Pengesahan
cukup kapasiti jalankan kursus
minima ? dari KB?
Ya Ya
Maklum kepada BPL kursus yang akan dijalankan menerusi

borang senarai calon / peserta kursus (BK-T02-02).
Membuat Tempahan Makan Minum (BK-T02-04) (jika perlu)
Membuat Tempahan Asrama (BK-T02-05) (jika perlu)
Pendaftaran Kursus (BK-T06-11)
Terima bayaran dan keluarkan resit / bil
TAMAT
98
PERBINCANGAN, PENERIMAAN, PENGESAHAN DAN PENCALONAN KURSUS

CUSTOMISED
MULA
Pertanyaan / Perbincangan dari Pelanggan (BK-T04-01)
Customised
Perbincangan lanjut dengan pelanggan bagi

mengenalpasti keperluan kursus (BK-T04-02)
Perbincangan Tidak
Tidak
Semula
Pelanggan Setuju? Tolak TAMAT
Ya
Sedia dan hantar sebutharga (BK-T04-03)
& pengesahan sebutharga (BK-T04-04)
Tidak
Pelanggan Setuju?
Ya
Menerima Pengesahan Sebutharga Program Latihan yang
dipersetujui dari pelanggan (BK-T04-04). Salinan diberi
kepada Bahagian berkenaan.
Hantar surat tawaran kepada pelanggan
Membuat Tempahan Makan Minum (BK-T03-04) (jika perlu)
Membuat Tempahan Asrama (BK-T03-05) (jika perlu)

Pendaftaran Kursus (BK-T06-11)
Terima bayaran dan keluarkan resit / bil
TAMAT
99
Carta Alir AKTIVITI 4a
CARTA ALIR PERMOHONAN PUSAT BERTAULIAH
MULA
PKP hantar borang permohonan

kepada KP/PPg
PKP semak dan daftar maklumat melalui e-spkm
PKP hantar dokumen kepada PPB

untuk pengesahan
PKP hantar dokumen kepada Pegawai Kerajaan dalam kategori

pengurusan untuk tandatangan saksi bagi Borang Pengakuan
PKP hantar dokumen dan surat

iringan ke JPK dan buat salinan
PKP/PPg buat persiapan untuk

lawatan dari JPK (sekiranya ada)
TAMAT
100
Carta Alir AKTIVITI 4b
CARTA ALIR PENERIMAAN SIJIL PUSAT BERTAULIAH
MULA
PKP terima Sijil Pusat Bertauliah dan

Surat Akuan Penerimaan Sijil
PKP edar salinan sijil kepada
KP/PPg
PKP rekod dan kemaskini maklumat

pentauliahan
PKP pamerkan sijil Pusat Bertauliah

tempat bersesuaian
TAMAT
101
PENGURUSAN PENYAMPAIAN KURSUS
Mula
Mengeluarkan memo untuk menjalankan kursus.
Kenalpasti kemudahan latihan yang diperlukan, tenaga

pengajar, jadual latihan dan senarai peserta dan membuka
Fail Kursus.
Khidmat Rujuk maklumat

TIDAK
pengajar tentang pengajar
dalaman ? luar dari KP/BPL
YA Hubungi pengajar
yang dikenalpasti
Membuat tempahan kemudahan, peralatan dan bahan-
dan dapatkan
bahan latihan yang diperlukan.
persetujuan
Terima peserta kursus dan urusan pendaftaran. Keluarkan surat

tawaran
Salinan Borang Maklumat Peserta Kursus direkodkan Terima

dalam fail kursus. persetujuan Manual Prosedur Kerja CIAST | 4/1/2009
Kursus bermula/Perlaksanaan penyampaian kursus
102
Sambungan carta dari mukasurat sebelum
Penyerahan Kertas Penerangan, Kertas Kerja dan Kertas

Tugasan sehingga tamat keseluruhan topik di dalam kursus
tersebut berpandukan jadual kursus.
Jalankan ujian akhir ( Jika perlu )
Dapatkan maklumbalas kursus mengikut PK-CIAST-T07

Borang Peniiaian Keberkesanan Kursus.
Melengkapkan Borang Pengeluaran Sijil (BK-T05-12)

untuk kelayakan pengeluaran sijil kepada peserta.
Menyampaikan sijil dan menyediakan Laporan Kursus
Tamat
103
PENILAIAN KEBERKESANAN KURSUS
Mula
Dapatkan Borang Penilaian Kursus

BK-T07-01dan diserahkan kepada peserta pada hari
pertama Kursus
Kumpul Borang Penilaian Kursus BK-T07-01 yang telah

lengkap diisi oleh peserta kursus dan pastikan jumlahnya
mencukupi pada hari terakhir kursus
Sediakan Laporan Penilaian Kursus BK-T07-02 dan kemukakan

laporan kepada PPg untuk semakan dan pengesahan.
Kemukakan memo iringan bersama-sama dokumen yang diperlukan untuk Laporan

Penilaian Kursus kepada KP/TKP untuk ulasan dan salinannya dihantar ke BPL
pogram
Sekiranya ada aduan bertulis oleh peserta kursus, catatkan

aduan ini di dalam Borang Aduan Pelanggan BK-P02-01dan
kemukakan kepada KP/QMT untuk tujuan pemantauan tindakan
pembetulan dan pencegahan Manual Prosedur Kerja CIAST | 4/1/2009
Kurang drp 5
Sama atau lebih drp 5
Skor
purata
Memaklumkan kepada Fail
Bahagian berkenaan untuk Kursus
tindakan penambahbaikan
Tamat
104
Carta Alir AKTIVITI 7a
CARTA ALIR PROSES PENGELUARAN SIJIL KURSUS CUSTOMISED/MODULAR
MULA
Terima Borang Maklumat Peserta Kursus
Isikan nombor Siri pada Borang Maklumat

Peserta Kursus
Sediakan Sijil
Kemukakan sijil kepada Pengarah untuk

ditandatangani
Pengeluaran sijil dibuat selepas

ditandatangani oleh Pengarah
Hantar sijil kepada peserta secara serahan

tangan atau secara pos
Terima Akuan Penerimaan sijil dari

majikan/peserta
Rekodkan dalam Fail Rekod Penghantaran /

Penyerahan sijil
TAMAT
105
Carta Alir AKTIVITI 7b
CARTA ALIR PROSES PENGELUARAN SIJIL SKM/PC
MULA
Kemukakan permohonan kepada JPK

berkenaan dengan tarikh cadangan
lawatan PPL melalui e-spkm
Menerima jawapan Sekiranya tidak bersetuju dengan

daripada JPK. tarikh baru, buat perbincangan
tarikh yang sesuai di antara JPK
dan PPL
Keluarkan memo kepada Pengesahan tarikh

PP/PPD baru oleh pihak
BKT
Adakan
mesyuarat di
antara PP,PPD
Muat turun borang pengeluaran

PC/SKM dari laman web e-spkm.
Borang permohonan pengeluaran JPK

akan diserah pada PPL beserta
maklumat batch calon dan akan
diserahkan semula pada KT pada akhir
lawatan.
Borang permohonan perlu lengkap

di tandatangani oleh PP/PPD dan
PPL.
106
Sambungan carta dari mukasurat sebelum
Borang permohonan yang

telah lengkap dihantar ke
JPK beserta dengan
bayaran dan surat iringan.
Menerima resit pembayaran

dari JPK dan difailkan.
Menerima PC/SKM dari JPK dan surat akuan

penerimaan sijil dikembalikan selewat-lewatnya
tujuh (7) hari dari tarikh ke JPK.
Hantar sijil kepada peserta secara serahan

tangan atau secara pos
Terima Akuan Penerimaan sijil dari majikan/peserta
Rekodkan dalam Fail Rekod Penghantaran /

Penyerahan sijil
TAMA
107
Carta Alir AKTIVITI 7c
CARTA ALIR PENGELUARAN SIJIL CUTOMISED / MODULAR YANG

HILANG/PEMBETULAN
MULA
Isi borang (BK-T08-02) bersertakan bukti-bukti

kehilangan kehilangan/pembetulan sijil (jika
Semak rekod (BK-T06-11) berdasarkan

borang tersebut
Dapatkan pengesahan KP
Keluarkan surat akuan
Hantar surat akuan secara pos berdaftar /

hantar sendiri Manual Prosedur Kerja CIAST | 4/1/2009
TAMA
T
108
Carta Alir AKTIVITI 7d
CARTA ALIR SKM/PC YANG HILANG/PEMBETULAN
MULA
Pemohon kemukakan salinan kad pengenalan

/ sijil
Sijil hilang Semak rekod Pembetulan sijil

melalui borang
MLVK/T/1003
Pemohon bayar caj Pemohon

Kenalpasti
sebanyak RM 20/ RM55 punca
Hantar surat iringan dan bukti-bukti JPK

penilaian kepada JPK
Terima sijil daripada JPK
Hantar sijil secara pos atau ambil sendiri

TAMA
109
4.4 PROGRAM PEMBANGUNAN PENGAJAR
KEMAHIRAN (PPK)
PPK)
110
PROGRAM PEMBANGUNAN PENGAJAR
KEMAHIRAN (PPK)
OBJEKTIF:
Program ini bertanggungjawab dalam mengendalikan latihan-latihan jangka panjang
dan jangka pendek dalam pelbagai bidang kemahiran termasuk latihan teknik
mengajar kepada pelajar-pelajar lepasan Sijil Kemahiran Malaysia, pekerja mahir dan
penyelia di industri, pengajar dan kakitangan institusi latihan kemahiran awam dan
swasta kearah mencapai objektif-objektif berikut :
i. Melahirkan tenaga pengajar kemahiran baru.
ii. Meningkatkan kemahiran tenaga pengajar.
iii. Meningkatkan kemahiran penyelia di industri.
iv. Melahirkan tenaga pakar negara.
a. Unit Pembangunan Pengajar Baru
1. Fungsi Utama
- Melaksanakan program Diploma Pengajar Vokasional (DPV), dan
Diploma Lanjutan Pengajar Vokasional (DLPV ).
- Melaksanakan kursus Vocational Training Officer (VTO), Vocational
Training Executive (VTE) dan Vocational Training Manager (VTM).
2. Aktiviti
- Merancang, mengurus dan memantau pelaksanaan latihan jangka
panjang melalui perancangan jadual pembelajaran, perancangan dan
perolehan peralatan dan bahan guna habis serta mengendalikan segala
aktiviti pengajaran dan penilaian sehingga pelajar tamat latihan.
- Menjalankan kajian keupayaan pekerjaan (employability) graduan VTO.
- Melaksana dan mengawal sistem penilaian latihan dan kawalan kualiti.
- Merancang, mengurus dan memantau pengurusan harta modal, inventori
dan bahan gunahabis di bahagian.
- Merancang pembangunan kemahiran pengajar/ kakitangan dibawah
seliaan.
111
b. Unit Peningkatan Kemahiran Teknikal Pengajar
1. Fungsi Utama
a. Melaksanakan kursus peningkatan kemahiran teknikal kepada pengajar
ILKA dan ILKS secara kursus jangka pendek.
2. Aktiviti
- Merancang, mengurus dan memantau pelaksanaan latihan jangka
pendek bagi meningkatkan kemahiran pengajar (T.O.T) dan penyelia di
industri.
- Mengurus dan memantau pembangunan kemahiran pengajar/ kakitangan
dibawah seliaan.
c. Unit Latihan Antarabangsa
1. Fungsi Utama
a. Melaksanakan program Malaysia Technical Coorporation Program
(MTCP) dengan kerjasama EPU untuk latihan teknikal.
b. Melaksanakan program Third Country Training Program (TCTP) dengan
kerjasama JICA untuk latihan teknikal.
2. Aktiviti
- Merancang dan melaksanakan latihan berkaitan setelah mendapat
kelulusan pihak EPU atau JICA.
- Mengurus dan memantau pembangunan kemahiran pengajar/ kakitangan
dibawah seliaan.
112
PROSES KERJA
Aktiviti 1: PERANCANGAN LATIHAN
P (CIAST) 5.1 Mengeluarkan memo setiap bulan Mei bagi penyediaan

kepada Ketua Jabatan untuk tujuan Mesyuarat Pelan
Latihan. Penyediaan ini meliputi perkara-perkara
perkara berikut :
1. Laporan Pencapaian.
2. Pelan Latihan tahun akan datang.
3. Cadangan Rekabentukbaru / Kajian Semula Kursus.
Ketua Program 5.2 Menyediakan perkara-perkara

perkara sepertimana yang diarahkan
oleh Pengarah seperti di perkara 5.1 dalam masa sebulan
dari tarikh memo dikeluarkan.
Ketua Program 5.3 Laporan Pencapaian Tahunan hendaklah dikemukakan

dik
kepada KB (PL) untuk tujuan penyelarasan.
KJ (PL) 5.4 Menerima, menyemak dan mengemaskini Laporan

Pencapaian Tahunan untuk dibentangkan di Mesyuarat
Pelan Latihan.
P (CIAST)
5.5 Mengeluarkan memo panggilan dan mempengerusikan
Mesyuarat Pelan Latihan kepada ahli-ahli
ahli mesyuarat.
mesy
Agenda mesyuarat seperti perkara 5.1.
P (CIAST) / KP /
KJ 5.6 Membuat keputusan, menentukan dasar, strategi, merancang
kursus-kursus
kursus tahun hadapan, kursus baru dan re-model.
re
P (CIAST)
5.7 Menyediakan minit Mesyuarat Pelan Latihan dan
mengedarkan kepada ahli-ahli

ahli mesyuarat. Satu salinan
disimpan di dalam fail Mesyuarat Pelan Latihan.
KP / KJ
5.8 Mengambil tindakan yang bersesuaian untuk melaksanakan
keputusan Mesyuarat Pelan latihan.
KP/ KJ
5.9 Bagi program latihan baru yang hendak dibangunkan, rujuk
PK-CIAST-T06
T06 Reka Bentuk / Kajian Semula Kursus.
113
Aktiviti 2: PENYEDIAAN KALENDER LATIHAN CIAST
A. PENYEDIAAN KELANDER LATIHAN
KJ (PL) 5.1 Menyediakan memo arahan untuk menyenaraikan Program

Latihan yang akan dijalankan di CIAST untuk tempoh setahun. Memo
akan dihantar kepada Ketua/Wakil bahagian pada awal bulan Oktober
setiap tahun.
KP
5.2 Memaklumkan kepada Ketua Bahagian untuk mengambil
tindakan selanjutnya.
KP
5.3 Menyemak dan mengesahkan program latihan setahun
berdasarkan keputusan Mesyuarat Pelan Latihan dan kemukakan
kepada Ketua Bahagian Pengurusan Latihan.
KJ (PL)
5.4 Menerima Kalendar Latihan yang akan dijalankan dan
menyelaraskan draf program latihan yang akan dijalankan oleh semua
KJ (PL) Bahagian di CIAST.
KJ (PL) 5.5 Buat permohonan untuk mencetak Kalendar Latihan CIAST.
5.6 Mengedarkan Kalendar Latihan CIAST kepada semua Bahagian

di CIAST dan agensi-agensi Kerajaan serta Swasta.
KJ (PL) B. SEMAKAN DAN PENGEDARAN KALENDAR LATIHAN
5.7 Menyemak semula Kalendar Latihan pada bulan Januari, Mei dan
KJ (PL) September setiap tahun.
5.8 Mencetak semula Kalendar untuk pengedaran pada bulan

Februari, Jun dan Oktober setiap tahun.
114
Aktiviti 3: PENENTUAN KATEGORI KURSUS YANG DIPERLUKAN
PELANGGAN
PLV BPL / 5.1 Menerima permohonan atau pertanyaan daripada pelanggan

PPLV berkenaan kursus CIAST.
PLV BPL / 5.2 Membuat penentuan kategori kursus yang diperlukan

PPLV pelanggan.
a. Sekiranya pelanggan memerlukan kursus yang sediaada,

rujuk kepada PK-CIAST-T04 : Penerimaan Permohonan,
Pencalonan, Penawaran, Pengesahan dan Pendaftaran
Kursus.
b. Sekiranya pelanggan memerlukan kursus yang diubahsuai,

rujuk kepada PK-CIAST-T05 : Pengesahan Kursus Yang Perlu
Pengubahsuaian (Customised).
c. Sekiranya pelanggan memerlukan kursus baru, rujuk kepada

PK-CIAST-T06 : Reka Bentuk / Kajian Semula Kursus.
PLV BPL / 5.3 Rekodkan dalam fail Permohonan Kursus mengikut kursus
PPLV yang dipohon samada Kursus Modular, Customised atau
Kursus Baru.
PLV BPL / 5.4 Kendalikan kursus mengikut kategori yang diperlukan oleh
PPLV pelanggan.
115
Aktiviti 4: PENERIMAAN PERMOHONAN, PENCALONAN,
PENAWARAN, PENGESAHAN DAN PENDAFTRAN
PROGRAM LATIHAN.
PLV / PPLV BPL 5. Menerima borang permohonan dari pelanggan dan rekodkan
dalam fail Permohonan Kursus mengikut Bahagian.
PLV / PPLV BPL 6. Menghantar surat penerimaan borang permohonan kursus

kepada pemohon.
PLV / PPLV BPL 7. Membuat pemilihan peserta berdasarkan kelayakan

kemasukan samada hendak menangguh, membatal atau
menjalankan kursus dan maklumkan ke Bahagian Berkenaan
melalui memo.
PLV / PPLV BPL
8. Sekiranya pemohon kurang daripada kapasiti minimum
peserta kursus, sama ada kursus ditangguhkan atau dibatalkan,
maklumkan kepada pemohon.
PLV / PPLV BPL
9. Jika kapasiti peserta melebihi atau sama daripada kapasiti
minimum peserta kursus, sedia dan hantar surat tawaran kepada
peserta.
PLV / PPLV BPL
10. Menerima surat jawapan pengesahan kehadiran
KJ BPL/ permohonan.
Ketua Program
11. Buat keputusan sama ada hendak menjalankan kursus atau
tidak berdasarkan bilangan pemohon yang akan menghadiri
kursus. Sekiranya bilangan pemohon kurang dari yang
ditetapkan, kebenaran khas dari pengarah diperlukan untuk
PLV / PPLV BPL menjalankan program latihan tersebut.
12. Sekiranya kursus ditangguhkan atau dibatalkan maklumkan

PLV / PPLV BPL kepada pemohon.
13. Jika kursus akan dijalankan maklumkan ke Bahagian

berkenaan untuk tujuan penyediaan bahan pembelajaran
PLV / PPLV BPL sebelum kursus dijalankan.
14. Buat tempahan makan dan minum (jika perlu) dan

Bahagian Asrama tempahan asrama (jika perlu).
Peg. Tadbir 15. Menguruskan pendaftaran kursus.
16. Menerima bayaran dan resit dikeluarkan kepada peserta.

PLV/PPLV Bagi peserta yang belum membuat bayaran, keluarkan bil.
17. Kemaskini senarai peserta yang hadir (list of participant).
116
117
CARTA ALIR
Aktiviti 1:
CARTA ALIRAN PROSES PERANCANGAN LATIHAN CIAST
MULA
Permintaan / Arahan Untuk Menyediakan:-
4. Laporan Pencapaian Tahunan

5. Pelan Latihan Tahunan
6. Cadangan Rekabentuk / Kajian Semula
Kursus
Menyediakan perkara yang diarahkan dan

kemukakan laporan pencapaian tahunan ke
Menerima dan mengemaskini laporan

pencapaian tahunan
Panggilan Mesyuarat Perancangan Latihan
Perbincangan agenda Mesyuarat Pelan
Penentuan dasar, strategi dan kursus-

kursus bagi tahun berikutnya
Menyediakan minit mesyuarat dan edarkan

kepada ahli mesyuarat Manual Prosedur Kerja CIAST | 4/1/2009
Melaksanakan keputusan mesyuarat
Bagi Rekabentuk / Kajian Semula Kursus

rujuk
TAMAT
118
Aktiviti 2:
CARTA ALIRAN PROSES PENYEDIAAN KALENDAR LATIHAN
MULA
Berdasarkan keputusan mesyuarat draf

Kalendar Latihan disediakan.
Menyemak dan mengesahkan Kalendar

Latihan berdasarkan mesyuarat pelan
Buat permohonan percetakan
Mengedar Kalendar Latihan
Menyemak semula Kalendar Latihan setiap

bulan Januari, Mei dan September setiap
Mencetak semula Kalendar Latihan
Menyemak semula Kalendar Latihan setiap

bulan Januari, Mei dan September setiap
Mengedar Semula Kalendar Latihan setiap

bulan Februari, Jun dan Oktober setiap
TAMAT
119
Aktiviti 3:
CARTA ALIRAN PROSES PENENTUAN KATEGORI LATIHAN YANG

DIPERLUKAN PELANGGAN
MULA
Menerima permohonan atau pertanyaan
Membuat penentuan
kategori kursus yang
diperlukan pelanggan
Kursus Sediada Kursus yang diubah suai Kursus Baru

(Customised)
Rujuk Rujuk
TAMAT
120
Aktiviti 4:
CARTA ALIRAN PENERIMAAN PERMOHONAN, PENCALONAN, PENAWARAN,
PENGESAHAN DAN PENDAFTARAN PROGRAM LATIHAN
MULA
Terima borang permohonan dan masukan

dalam fail permohonan kursus
Hantar surat maklumbalas penerimaan

permohonan Kursus
Peserta Tidak
mencukupi ?
Tangguh / Maklum
Ya batal kepada
program permohon
Program Latihan
dijalankan ? Tidak
Ya
Sedia dan hantar surat tawaran program latihan
Terima pengesahan peserta kehadiran dan

sedia senarai akhir peserta
A
121
4.5 PROGRAM PEMBELAJARAN
ELEKTRONIK & MULTIMEDIA (PEM)
PEM)
122
PROGRAM PEMBELAJARAN ELEKTRONIK &
MULTIMEDIA (PEM)
OBJEKTIF:
• Mengkaji dan merancang pembangunan infrastruktur ICT CIAST dan

pembangunan kandungan latihan elektronik dan multimedia.
• Mengurus dan menyenggara infrastruktur rangkaian ICT CIAST dan
infrastruktur sistem latihan elektronik dan multimedia.
• Mengurus dan membangun kandungan latihan elektronik dan
multimedia.
a. Unit Perancangan dan Pembangunan

1. Fungsi Utama
Mengkaji keperluan pembangunan e-training berdasarkan teknologi,

keperluan industry dan trend pembelajaran paling efektif.
2. Aktiviti
(a) Perancangan dan Pembangunan Pelaksanaan E-Latihan

(b) Pembangunan Kandungan E-Latihan secara dalaman
(c) Pembangunan Kandungan E-Latihan secara luaran
b. Unit Infrastruktur
1. Fungsi Utama
Menjaga, mengurus dan memantau perjalanan aplikasi sistem e-

training dan pengkomputeran.
Menyediakan keperluan sistem dan menyelenggarakan aplikasi dan
perkakasan berkaitan ICT.
2. Aktiviti
(a) Perancangan dan pembangunan infrastruktur dan sistem ICT

(b) Pengendalian dan penyelenggaraan infrastruktur dan sistem ICT

(c) Perancangan dan pembangunan keperluan ICT
(d) Pemantauan dan penyenggaraan automasi pejabat
(e) Penyelenggaraan berjadual automasi pejabat oleh pembekal
(f) Perolehan bahan guna habis untuk penyelenggaraan ICT
(g) Pelupusan ICT
123
c. Unit e-Training
1. Fungsi Utama
Melaksanakan kursus / latihan e-training melalui kursus-kursus

pembangunan jangka pendek.
2. Aktiviti
(a) Pelaksanaan latihan dan promosi penggunaan system e-latihan

(b) Pengendalian dan penyelenggaraan system dan infrastruktur E-latihan
(c) Perlaksanaan aktiviti latihan pembangunan tenaga pengajar (technology
update/seminar/kursus)
(d) Perlaksanaan peningkatan dan pembangunan kakitangan PEM
124
PROSES KERJA
LATIHAN DAN PEMBELAJARAN BERASASKAN ELEKTRONIK DAN MULTIMEDIA
(PEM)
Aktiviti 1: Perancangan dan pembangunan pelaksanaan eLatihan
Bil. Jawatan Proses
1. PLV J44 Kenal pasti keperluan bidang kemahiran

2. PLV J44 Jalankan kaji selidik
- Maklumat melalui persidangan/seminar/lawatan
- Berdasarkan keperluan industri
3. PLV J44 Hasilkan laporan untuk mendapatkan kelulusan
4. PLV J48 Rancang untuk fasa pembangunan kandungan eLatihan
5. PLV J48 Serah kepada Aktiviti 2
Aktiviti 2 : Pembangunan kandungan eLatihan secara dalaman
Bil. Jawatan Proses
1. PLV J44 Dapatkan maklumat fasa pembangunan dari Aktiviti 1

2. PLV J48 Rancang fasa pembangunan – carta perbatuan

3. PLV J44/J48 Bangunkan kandungan eLatihan mengikut perancangan
4. PLV J48 Semak kandungan eLatihan yang siap oleh JK Semakan
125
Aktiviti 3 : Pembangunan
Pembanguna n kandungan eLatihan secara luaran
Bil. Jawatan Proses
1. PLV J44 Dapatkan maklumat fasa pembangunan dari aktiviti 1

2. PLV J48 Rancang fasa pembangunan – carta perbatuan
3. PLV J44/J48 Bangunkan spesifikasi kandungan eLatihan
4. PLV J48 Dapatkan kelulusan KSM/MAMPU
5. PLV J44 Keluar iklan tender/sebutharga
6. PLV J44 Pantau ke atas pembekal yang berjaya
7. PLV J48 Semak kandungan eLatihan yang siap oleh JK Semakan
Aktiviti 4 : Perancangan dan pembangunan infrastruktur dan sistem

ICT
Bil. Jawatan Proses
Kenal pasti keperluan dan masalah pengguna

1. PLV J44/F44
dalaman dan luaran
Jalankan kaji selidik

2. PLV J44/F44/J48/F48
- Pegawai dan kakitangan CIAST
- PB dan lain-lain pengguna

- JK ICT dan Laman Web CIAST
Dapatkan kelulusan
3. PLV J48/F48
Buat perolehan atau penambahbaikan
4. PLV J44/F44
126
Aktiviti 5 : Operasi pengendalian dan penyenggaraan
infrastruktur dan sistem ICT
Bil. Jawatan Proses
1. PLV J44/F44 Pantau keseluruhan sistem ICT

- Laman web
- Mail Server
- Proxy Server
- DNS Server
- DHCP Server
- Anti Virus Sever
- Sistem Pengurusan Call Centre
- Training Management System
- Sistem Online (kemasukan
pelajar/kursus/intranet)
- Wireless (RADIUS, application)
- Network monitoring system
2. PLV J44/F44 Pantau keseluruhan infrastruktur ICT

- Kesemua server
- Firewall
- Access Point
- Switch
- Router
- Leased line dan Streamyx
- SAN
3. PLV J48/F48 Keluarkan laporan bulanan

4. PLV J44/F44 Baik pulih sistem atau infrastruktur jika perlu
5. PLV J44/F44 Dapatkan vendor jika perlu
6. PLV J44/F44 Selenggara sistem dan infrastruktur secara berkala
127
Aktiviti 6 : Perancangan dan pembangunan keperluan ICT
Bil. Jawatan Proses
Kenal pasti keperluan pegawai dan kakitangan dan

1. F41
latihan CIAST
Minta kelulusan untuk perolehan peralatan ICT

2. F41
Sediakan spesifikasi peralatan ICT
3. F44
Dapatkan kelulusan KSM/MAMPU
4. F48
Keluar iklan tender/sebutharga
5. F44
Pantau pembekal yang berjaya
6. F44
Rekod mengikut tatacara pengurusan kewangan
7. F41
Edar kepada pegawai/kakitangan dan program berkaitan
8 F41
Aktiviti 7 : Operasi pemantauan dan penyenggaraan automasi

pejabat
Bil. Jawatan Proses
1. F41 Pantau keseluruhan automasi pejabat kakitangan dari

segi keselamatan
2. F41 Terima borang aduan kerosakan automasi pejabat

3. F41 Selenggara automasi pejabat berkenaan
4. F41 Panggil pembekal jika perlu
Aktiviti 8 : Operasi penyelenggaraan berjadual automasi

pejabat oleh pembekal
Bil. Jawatan Proses
T
1. F41 erima jadual penyelenggaraan dari PPL
2. F41 Semak dan pantau kerja-kerja penyelenggaraan yang

dilakukan oleh pembekal
128
Aktiviti 9 : Perolehan bahan guna habis untuk penyelenggaran
ICT
Bil. Jawatan Proses
1. F44 Kenal pasti keperluan pegawai dan kakitangan CIAST

2. F41 Sediakan senarai dan spesifikasi bahan guna habis
3. F44 Minta kelulusan untuk perolehan bahan guna habis
4. F41 Terima bahan guna habis
5. F41 Rekod mengikut tatacara kewangan dan pengurusan stor
(TPS)
Aktiviti 10 : Pelaksanaan latihan dan promosi penggunaan

sistem eLatihan
Bil. Jawatan Proses
1. PLV J48 Rancang jadual perlaksanaan latihan dan promosi

2. PLV J44/J48 Laksanakan latihan dan promosi
Aktiviti 11 : Operasi pengendalian dan penyelenggaraan sistem

dan infrastruktur e-
e - Latihan
Lat ihan
Bil. Jawatan Proses
1. PLV J44 Pantau sistem dan infrastruktur eLatihan

2. PLV J48 Optimumkan tahap pengoperasian sistem dan

infrastruktur e-Latihan
3. PLV J44 Kenal pasti keperluan dan masalah pengguna
4. PLV J44 Buat semakan dan penambahbaikan (jika perlu)
129
Aktiviti 12 : Perlaksanaan aktiviti latihan pembangunan tenaga
pengajar (technology update/seminar/kursus)
Bil. Jawatan Proses
1. F48/ PLV J48 Kenalpasti teknologi terkini/kursus yang berkaitan

2. F48/ PLV J48 Rancang seminar/kursus
3. F44/ PLV J44 Adakan seminar/kursus
Aktiviti 13 : Perlaksanaan peningkatan dan pembangunan

kakitangan PEM
Bil. Jawatan Proses
1. F48/J48 Kenalpasti keperluan kursus untuk kakitangan

2. F48/J48 Rancang kursus
3. Berkenaan Hadir kursus
4. Berkenaan Buat kursus dalaman jika melibatkan kursus teknikal
Aktiviti 14 : Pelupusan peralatan ICT
Bil. Jawatan Proses
1. F41 Dapatkan maklumat peralatan yang hendak dilupuskan

2. F41 Lengkapkan borang KEW-PA 15 dan 16
3. F44 Panggil pegawai pelupusan KSM

4. F44 Iring pegawai pelupusan buat pemeriksaan
5. F41 Hantar semua dokumen yang ditangan pegawai
pelupusan ke Ibu Pejabat
6. F41 Terima maklum balas dan buat pelupusan
7. F44 Pantau perlaksanaan pelupusan
130
131
CARTA ALIR
AKTIVITI 1: PERANCANGAN DAN PEMBANGUNAN PELAKSANAAN
E-LATIHAN
Mu
Mula
Kenal pasti keperluan bidang

kemahiran
• Bidang popular dijalankan oleh PB

• Maklumat melalui
persidangan/seminar/lawatan
• Berdasarkan keperluan industri
Hasilkan laporan untuk

mendapatkan kelulusan
Rancang untuk fasa

pembangunan kandungan
eLatihan
Aktiviti 2
Tamat
132
AKTIVITI 2: PEMBANGUNAN KANDUNGAN E-LATIHAN SECARA DALAMAN
Dapatkan maklumat fasa

pembangunan dari Aktiviti 1
Rancang fasa pembangunan

(carta perbatuan)
Bangunkan kandungan
eLatihan mengikut
perancangan
Semak kandungan eLatihan

yang siap oleh JK Semakan
133
AKTIVITI 3: PEMBANGUNAN KANDUNGAN E-LATIHAN SECARA LUARAN
Dapatkan maklumat fasa

pembangunan dari aktiviti 1
Rancang fasa pembangunan

(carta perbatuan)
Bangunkan spesifikasi
kandungan eLatihan
Dapatkan kelulusan
KSM/MAMPU
Tidak
Adakah
diluluskan
Ya
Keluar iklan tender/

sebutharga Manual Prosedur Kerja CIAST | 4/1/2009
Pantau ke atas pembekal yang

berjaya
Semak kandungan eLatihan

yang siap oleh JK Semakan
134
AKTIVITI 4: PERANCANGAN DAN PEMBANGUNAN INFRASRUKTUR DAN
SISTEM ICT
Kenal pasti keperluan dan

masalah pengguna dalaman
dan luaran
• Pegawai dan kakitangan

CIAST
• PB dan lain-lain pengguna
• JK ICT dan Laman Web
CIAST
Dapatkan kelulusan
Adakah Tidak
diluluskan
Ya
Buat perolehan atau
penambahbaikan
135
AKTIVITI 5 : CARTA ALIR PROSES OPERASI PENGENDALIAN DAN
PENYELENGGARAAN INFRASTRUKTUR DAN SISTEM ICT
Mula
Pantau keseluruhan sistem ICT
• Laman Web • Sistem pengurusan Call Centre

• Mail Server • Training Management System
• Proxy Server • Sistem Online (kemasukan
• DNS Server (pelajar/ kursus/ intranet)
• DHCP Server - • Wireless (RADIUS, application)
• Anti Virus Server
Pantau keseluruhan Infrastruktur ICT
• Kesemua server • Router

• Firewall • Leasedline dan Streamyx
• Access Point • SAN
• Switch
Keluarkan laporan bulanan
Baikpulih sistem insfrastruktur jika perlu
Tidak
Perlu baik pulih
secara inhouse?
Ya
Dapatkan vendor jika perlu
Selenggara sistem dan

insfrastruktur secara berkala
Tamat
136
AKTIVITI 6: CARTA ALIRAN PROSES PERANCANGAN DAN PEMBANGUNAN
KEPERLUAN ICT
Mula
Kenal pasti keperluan, kakitangan

dan latihan CIAST
Minta kelulusan untuk

perolehanperalatan ICT
Sediakan spesifikasi peralatan ICT
Dapatkan kelulusan KSM/ MAMPU
TIDAK
Adakah
diluluskan?
YA
Keluar iklan tender/ sebutharga
Pantau pembekal yang berjaya
Rekod mengikut tatacara

pengurusan kewangan
Edar kepada pegawai/ kakitangan

dan program berkaitan
Tamat
137
AKTIVITI 7: CARTA ALIRAN PROSES OPERASI PEMANTAUAN DAN
PENYENGGARAAN AUTOMASI PEJABAT
Mula
Pantau keseluruhan automasi pejabat

kakitangan dari segi keselamatan
Terima borang aduan kerosakan

automasi pejabat
Selenggara automasi pejabat berkenaan
Telah
diselenggara
secara
TIDAK
Panggil pembekal jika perlu

YA
Tamat
138
AKTIVITI 8: CARTA ALIR PROSES OPERASI PENYELENGGARAAN BERJADUAL
AUTOMASI PEJABAT OLEH PEMBEKAL
Mula
Terima jadual penyelenggaraan dari

PPL
Semak dan pantau kerja-kerja

penyelenggaraan yang dilakukan
oleh pembekal
Tamat
139
AKTIVITI 9: CARTA ALIRAN PEROLEHAN BAHAN GUNA HABIS UNTUK
PENYELENGGARAN ICT
Mula
Kenal pasti keperluan pegawai dan

kakitangan CIAST
Sediakan senarai dan spesifikasi bahan

guna habis
Minta kelulusan untuk perolehan bahan

guna habis
Terima bahan guna habis
Rekod mengikut tatacara kewangan

dan pengurusan stor (TPS)
Tamat
140
AKTIVITI 10: CARTA ALIRAN PELAKSANAAN LATIHAN DAN PROMOSI
PENGGUNAAN SISTEM ELATIHAN
Mula
Rancang jadual perlaksanaan

latihan dan promosi
Laksanakan latihan dan promosi
Tamat
141
AKTIVITI 11: CARTA ALIRAN OPERASI PENGENDALIAN DAN
PENYELENGGARAAN SISTEM DAN INFRASTRUKTUR E-LATIHAN
Mula
Pantau sistem dan infrastruktur

eLatihan
Optimumkan tahap pengoperasian

sistem dan infrastruktur e-Latihan
Kenal pasti keperluan dan masalah

pengguna
Buat semakan dan penambahbaikan

(jika perlu)
Tamat
142
AKTIVITI 12: PERLAKSANAAN AKTIVITI LATIHAN PEMBANGUNAN TENAGA
PENGAJAR (TECHNOLOGY UPDATE/SEMINAR/KURSUS)
Mula
Mula
Kenalpasti teknologi terkini/

kursus yang berkaitan
Rancang seminar/kursus
Adakan seminar/kursus
Tamat
143
AKTIVITI 13: PERLAKSANAAN PENINGKATAN DAN PEMBANGUNAN
KAKITANGAN PEM
Mula
Kenalpasti keperluan kursus

untuk kakitangan
Rancang kursus
Hadir kursus
Tidak
Adakah kursus
teknikal?
Ya
Buat kursus dalaman

Tamat
144
AKTIVTI 14: PELUPUSAN ICT
Mula
Dapatkan maklumat peralatan yang

hendak dilupuskan
Lengkapkan borang KEW-PA 15

dan 16
Panggil pegawai pelupusan KSM
Iring pegawai pelupusan buat

pemeriksaan
Hantar semua dokumen yang

ditangan pegawai pelupusan ke Ibu
Pejabat
Terima maklumbalas dan buat

pelupusan
Pantau perlaksanaan pelupusan

Tamat
145
3. BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
(BKP)
146
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
PENGURUSAN
OBJEKTIF:
Menggariskan tindakan-tindakan yang perlu dilakukan berkaitan dengan
pentadbiran, personal, pusat sumber, kewangan dan penyelenggaraan diurus
dengan sistematik dan terkini.
a. Unit Pentadbiran dan Sumber Manusia
1. Fungsi Utama:
• Mengurus perkara-perkara yang berkaitan dengan pentadbiran dan
personel termasuk pusat sumber dan asrama.
• Menyelenggara sistem fail dan dokumen.
2. Aktiviti:
Digunakan dalam proses pentadbiran pejabat, pemfailan, perkhidmatan,
displin kakitangan dan infrastruktur.
b. Unit Kewangan
1. Fungsi Utama:
• Pengurusan kewangan CIAST secara keseluruhan. Menyediakan
anggaran belanjawan mengurus dan pembangunan tahunan dan
menyediakan laporan perbelanjaan setiap bulan.
• Mengawal perbelanjaan peruntukan menyelenggara akaun dan rekod
kewangan.
2. Aktiviti:
Digunakan dalam proses pengurusan kewangansepanjang tahun di CIAST.
c. Unit Penyelenggaraan
1. Fungsi Utama:
• Penyelenggaraan kemudahan dan inventori institut. Melaksana dan
memantau kerja-kerja penyelenggaraan /pembaikan preventive peralatan
latihan.
• Melaksana dan memantau kerja-kerja pembaikan fizikal kemudahan
latihan dan infrastruktur seluruh CIAST.
147
2. Aktiviti:
Digunakan dalam perkhidmatan penyelenggaraan infrastruktur di seluruh
CIAST.
148
PROSES KERJA
a. Unit Pentadbiran dan Sumber Manusia
Aktiviti 1 : KEPERLUAN KENDERAAN JABATAN
1. Pembantu Tadbir N22 Terima tempahan dan

an semak buku rekod tempahan
2. Penolong Pegawai Perakuan dan kelulusan

Tadbir
3. Pembantu Tadbir N22 Memaklumkan keputusan kepada pemohon dan

mencatatkan di buku rekod tempahan sekiranya
permohonan diluluskan.
Pembantu Tadbir N22 Tetapkan kenderaan yang diperlukan dan mengeluarkan

arahan kepada pemandu.
4. Pemandu Mendapatkan kunci ci kenderaan, kad minyak dan Touch N

Go (Smart Tag)
Pemandu Menjalankan tugas mengikut arahan dan mencatatkan
Pemandu butiran perjalanan perbatuan serta menyerahkan resit
Pemandu pembelian petrol
Memaklumkan kerosakan atau keperluan pembaikan
Membersihkan kenderaan sebelum disimpan
disimp
5. Pembantu Tadbir N22 Menyerahkan semula kunci, kad minyak dan Touch N Go
(Smart Tag) kepada PT N22/PPT
Menyemak dan menandatangani pengesahan buku log.
149
Aktiviti 2 : URUSAN PANGGILAN TELEFON DAN KAUNTER
Pegawai Khidmat Menyediakan :

1.
Pelanggan
i) Panduan telefon
ii) Senarai nama pegawai agensi kerajaan dan
lain-lain
iii) Borang pesanan berada di sisi telefon
Menyambut panggilan:
2. Pegawai Khidmat
Pelanggan i) Menjawab panggilan dengan segera (3 kali
deringan)
ii) Menjawab panggilan dengan panggilan yang
sesuai
Pegawai Khidmat Mengendalikan panggilan:

3. Pelanggan
i) Memberi maklumat dengan tepat
ii) Menyumbang panggilan dengan tepat dan
berkesan
iii) Mengambil pesanan dengan tepat
iv) Menggunakan kata-kata yang sopan semasa
menjawab pa panggilan
Pegawai Khidmat Menamatkan panggilan:

4.
Pelanggan
i) Tamatkan panggilan dengan sebutan
bersopan
ii) Tidak menamatkan panggilan dengan tergesa-
gesa.
150
Aktiviti : 3. PENGURUSAN MENGAMBIL DAN
MENGHANTAR/DOKUMEN-
MENGHANTAR/DOKUMEN - D OKUMEN/SURAT
OKUMEN/ SURAT-
SURAT -
SURAT RASMI KE PEJABAT POS / DAN LAIN-
LAIN -
LAIN JABATAN
1. Pembantu Am Pejabat Memilih surat-surat untuk diposkan serta menampal

(PAP) setem. Rekod surat-surat berdaftar untuk dihantar ke
Pejabat Pos dan juga mengambil surat Jabatan di
dalam peti surat.
2. Pembantu Am Pejabat Membawa balik surat-surat ke Pejabat dan

(PAP)/ mengasingkan surat rasmi dan surat individu.
Membuka surat rasmi untuk di cop ‘Terima’ dan

3. Penolong Pegawai menghantar kepada Penolong Pegawai Tadbir/
Tadbir/Pengarah Pembantu Tadbir (P/O) N22 untuk ditanda tangan,
Setelah ditandatangan dibawa kepada Pengarah.
4. Pembantu Am Pejabat Setelah diterima semula olih Pegawai Tadbir, surat

(PAP)/ berkenaan akan diagihkan kepada Ketua Jabatan /
Ketua Bahagian dan surat-surat tersebut
dimasukkan ke dalam rak–rak tertentu.
5. Penolong Pegawai Surat yang perlu dihantar kepada Ibu Pejabat, KSM
Tadbir/Pengarah. dan lain-lain agensi (jika perlu) akan direkodkan di
dalam Buku Despatch dan dihantar kepada pegawai
berkenaan.
151
Aktiviti 4:
4: MENGENDALIKAN URUSAN SURAT MENYURAT, FAIL
DAN EDARAN PEKELILING
PEKEL ILING
1. Pembantu Am Pejabat Terima surat dan surat dicop tarikh terima

(PAP)
2. Pembantu Am Pejabat
Daftarkan surat dalam Buku Daftar Masuk :-
(PAP)
i) Pos biasa / dengan tangan
ii) Pos Laju
iii) Faks
3. Pembantu Tadbir
Hantar surat ke pejabat Pengarah untuk ditandatangani
4. Pembantu Tadbir (K)

Mengklasifikasikan surat mengikut fail
5. Penolong Pegawai
Rekod nama jawatan yang diarahkan untuk mengambil
Tadbir
tindakan di dalam Buku Daftar Pergerakan Surat dan
diserahkan kepada PPT.
6. Pembantu Tadbir Menerima, menyemak, menandatangani ringkas (initial)

surat dan menyerahkan kepada PT untuk diedarkan dan
difailkan.
7. Pembantu Tadbir
Menentukan fail yang berkaitan dan menyerahkan
kepada Pencari Fail untuk mencari fail.
Pembantu Tadbir Kandungkan surat dalam fail.

8.
9. Pembantu Tadbir Rekodkan pergerakan fail dalam Kad Pergerakan Fail.
Edarkan kepada Ketua Program untuk tindakan pegawai
10 Pegawai / Kakitangan Tindakan diambil
152
1. Pembantu Tadbir Terima surat / dokumen daripada pegawai.
2. Pembantu Tadbir Surat diasingkan untuk diposkan, difailkan, edaran

salinan kepada dan fail timbul (float).
3. Pembantu Tadbir
Fail disimpan selepas diambil tindakan.
Aktiviti 5: PENGURUSAN FAIL

1. Pengarah Mengklasifikasikan fail mengikut keperluan surat :
i) Terbuka
ii) Sulit
iii) Rahsia
iv) Rahsia Besar
2. Pembantu Tadbir Menyediakan siri nombor dan tajuk fail
Membuka fail
Rekod dalam Buku Daftar fail
Sediakan kertas minit
Kandungkan surat mengikut siri bilangan
Rekod pergerakan fail
Hantar kepada pegawai yang mengambil tindakan /

simpan
Fail dikembalikan setelah tindakan selesai
Rekodkan kedudukan fail
Simpan atau simpan dalam perhatian (SDP)
153
Aktiviti 6:
6: MENGURUSKAN PEKELILING / SURAT PEKELILING
1. Pembantu Tadbir Terima pekeliling / surat pekeliling
Pembantu Tadbir Rekod penerimaan.
Pembantu Tadbir Fail pekeliling / surat pekeliling
Pembantu Tadbir Mengedarkan pekeliling kepada Ketua Program/ unit
Aktiviti 7: MENGENDALIKAN SISTEM KAD PERAKAM WAKTU

1. Pembantu Tadbir Sediakan kad perakam waktu
Taip nama mengikut senarai kakitangan.
Copkan hari cuti umum
Letakkan kad perakam waktu dirak mengikut nombor.
Memeriksa kad untuk tujuan laporan mengikut peringkat

(harian, mingguan dan bulanan).
Tukarkan kad mengikut laporan / arahan.
Tukarkan kad kuning kepada kad hijau setelah tiga (3)

kali lewat (catatan merah) tanpa alasan (initial pegawai)
dari Ketua Program
Tukarkan dari kad hijau kepada kad merah setelah dua

(2) kali lewat (catatan merah) tanpa alasan (initial
pegawai) dari Ketua Program
Tukarkan kad hijau kepada kad kuning semula sekiranya
tiada sebarang catatan merah pada kad hijau.
Tukarkan kad merah kepada kad kuning semula
sekiranya tiada sebarang catatan merah pada kad
merah.
Kutip kad dan simpan.
154
PERKHIDMATAN
Aktiviti 8:
8: MENGURUSKAN KEPERLUAN KURSUS DAN LATIHAN
KAKITANGAN
1. Pembantu Tadbir Terima tawaran / jadual kursus / latihan dari agensi

penganjur seperti KBS, INTAN dan lain-lain.
2. Pembantu Tadbir / Edarkan untuk perhatian ketua-ketua unit.

Ketua Jabatan
3. Pembantu Tadbir Terima pencalonan / borang permohonan dari unit-

unit.
Semak dan sahkan boring permohonan dapatkan

tandatangan Ketua Jabatan beserta surat iringan.
Kemukakan untuk perhatian agensi / penganjur.
Terima jawapan / tawaran.
Maklumkan untuk pegawai berkenaan melalui ketua-

ketua unit
Pegawai menghadiri Kursus mengikut jadual

tawaran
Rekod sijil Kursus ke dalam Buku Perkhidmatan
155
PERKHIDMATAN
Aktiviti 9 : MENGENDALIKAN BUKU PERKHIDMATAN

1. Ketua Jabatan Menerima pegawai baru melapor diri bagi jawatan baru
dilantik
2. Pembantu Tadbir Mendapat maklumat peribadi dari pegawai.

Nama
No. Kad Pengenalan
Tempat / Tarikh Lahir
Agama
Nombor KWSP
Sijil Kerakyatan Persekutuan dan tarikh
Waris – Nama dan alamat waris terdekat
Kelayakan Pelajaran
Nombor Jabatan (Jika ada)
Pembantu Tadbir Mencatat butir-butir perkhidmatan :

Tarikh layak dimasukan ke jawatan berpencen
Tarikh sampai umur dihadkan – ( tarikh layak berpencen)
Pembantu Tadbir Mencatatkan segala perubahan bagi peristiwa-peristiwa

dalam perkhidmatan :
Pelantikan sementara, tetap dan kontrak.
Pelanjutan tempoh pecubaan
Keputusan Tapisan Keselamatan
Pengesahan tarikh lantikan rasmi
Lulus peperiksaan jabatan / peperiksaan yang diwajibkan
Pengesahan dalam perkhidmatan
Pergerakan gaji / Pelarasan gaji, Elaun
Pemberian taraf berpencen

Pemangkuan / Penanggungan Kerja
Kenaikan Pangkat
Pemilihan (Opsyen) skim perkhidmatan
Perubahan skim atau tanggagaji
Mengambil kira perkhidmatan lepas
Kursus dalam perkhidmatan
Pinjaman perumahan, kenderaan dan computer
156
Cuti tanpa gaji

Pindaan tarikh lahir / ejaan nama
Perintah Mahkamah / tatatertib yang membawa kesan
potongan gaji, buang kerja dll.
Pertukaran sementara / biasa
Penyerapan jawatan
Pertukaran perkhidmatan
Pembantu Tadbir Penganugerahan
Kemudahan tambang percuma
Pengisytiharan harta
Tamat tempoh kontrak
Perletakan jawatan lepas dengan izin. Persaraan awal /
wajib / meninggal dunia.
Menyimpan buku rekod perkhidmatan dalam cabinet

berkunci.
157
PERKHIDMATAN
Aktiviti 10:
10 : MENGURUSKAN PENGISIAN PERJAWATAN
1. Pengarah / PP(P) Menerima arahan untuk menguruskan pengisian jawatan.
Semak rekod perjawatan
Sediakan justifikasi dan keperluan

2. Pengarah / PP (P)
Serta surat permohonan pengisian jawatan
Kemukakan kepada Jabatan Pembagunan Kemahiran

untuk Kelulusan
Terima jawapan daripada Jabatan Pembangunan

Kemahiran
Pegawai melapor diri
158
PERKHIDMATAN
Aktiviti 11:
11 : MENGURUSKAN PELANTIKAN
1. Ketua Pembantu Tadbir / Semak senarai / nama pegawai / kakitangan yang baru
Pembantu Tadbir dilantik dan buka fail peribadi pegawai
2. Ketua Pembantu Tadbir / Dapatkan dokumen seperti berikut semasa pegawai

Pembantu Tadbir melapor diri :-
Surat setuju terima pelantikan

Surat Akuan Doktor
Surat Akuan Sumpah
Surat Aku Janji
Borang Tapisan Keselamatan
( Kumpulan A – Tapisan Halus)
( Kumpulan B – Tapisan Kasar)
* Kumpulan C kebawah tidak perlu Tapisan Keselamatan
3. Pembantu Tadbir Penyata Perubahan (Kew.8) Pelantikan Baru / KPSL

perlu disediakan.
4. Pembantu Tadbir Sediakan surat beserta semua dokumen-dokumen di

para 2 di atas. Hantar ke Suruhanjaya Perkhidmatan
Awam atau Jabatan Perkhidmatan Awam salinan ke
Jabatan Pembangunan Kemahiran bagi tujuan
pengesahan tarikh lantikan.
5. Ketua Jabatan Dapatkan tandatangan dari Pengarah dan kemukakan

kepada Suruhanjaya Perkhidmatan Awam / Jabatan
Perkhidmatan Awam
Kandungkan sesalinan kepada pegawai.

6. Pembantu Tadbir Terima Kelulusan dari Suruhanjaya Perkhidmatan Awam

/ Jabatan Perkhidmatan Awam dan serahkan kepada
pegawai
159
1. Ketua Pem.Tadbir / Pem. Kandungkan sesalinan ke dalam fail peribadi pegawai.

Tadbir
2. Pembantu Tadbir Catatkan ke dalam Buku Perkhidmatan
160
Aktiviti 1 2 : PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN / PEMBERIAN
TARAF BERPENCEN ATAU KWSP
1. Pen.Peg.Tadbir / Semak Buku Perkhidmatan pegawai / kakitangan

Ketua Pem. Tadbir & sekiranya memenuhi syarat, boleh diperakukan
Pembantu Tadbir Pengesahan Dalam Perkhidmatan / Pemberian Taraf
Berpencen atau KWSP, syarat-syarat :-
Berkaitan dalam tempoh percubaan selama 1 hingga 3
tahun
Pengesahan Lantikan
Lulus Peperiksaan JPA & Jabatan
Hadir Kursus Induksi Khusus & Lulus induksi Umum
Kursus Pedagogy – 3 bulan ( Hanya untuk Skim Gred J
Pengajar)
2. Pembantu Tadbir Dapatkan fail peribadi pegawai dari kerani Pentadbiran
3. Pembantu Tadbir Sediakan surat beserta dokumen-dokumen yang perlu

untuk dihantar ke Suruhanjaya Perkhidmatan Awam
Malaysia / Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia.
Salinan ke Jabatan Pembangunan Kemahiran.
Borang Perakuan Pengesahan Dalam Perkhidmatan

Salinan Buku Perkhidmatan
Salinan Keputusan Peperiksaan
Perakuan Ketua Jabatan
Borang Opsyen Pencen / KWSP
4. Pembantu Tadbir Dapatkan tandatangan Ketua Jabatan.
5. Pen. Pegawai Tadbir / Terima surat kelulusan dari Suruhanjaya Perkhidmatan

Ketua Pem. Tadbir awam / Jabatan Perkhidmatan Awam serahkan kepada
pegawai 1 salinan dan kandungkan 1 salinan dalam fail
pegawai.
6. Pembantu Tadbir Sediakan Penyata Perubahan (Kew.8) 3 salinan dengan

mencatatkan :-
Rujukan
Nama / No. K/P Jawatan / No. Gaji
Butir-butir Perubahan. Tarikh Pengesahan dalam
Perkhidmatan / gaji / No. Surat Kebenaran.
161
7. Pembantu Tadbir Perlu ditandatangani oleh 2 orang (Ketua Jabatan /

Pembantu Tadbir)
Pecahan 3 salinan Kew.8 :-

Fail Peribadi pegawai – 1 salinan
Bahagian Kewangan – 2 salinan
8. Pembantu Tadbir Catatkan dalam Buku Rekod Perkhidmatan.
162
b. Unit Kewangan
Aktiviti 1 : MENGURUS BAYARAN GAJI MELALUI BAUCER

BERASINGAN
1. Pembantu Tadbir Terima Kew.8 yang diluluskan bersama dengan Fail

Perkhidmatan Peribadi kakitangan tersebut.
2. Pembantu Tadbir (Kew) Daftar nama penerima ke dalam Sistem eSPKB

Penyelenggaraan
Jadual Rujukan
Buku DCS
Maklumat penerima bayaran perseorangan/individu
(maklumat penerima mestilah lengkap)
3.
Pembantu Tadbir (Kew) Sediakan daftar bayaran dan dapatkan nombor
pendaftaran.
Pastikan senarai semak lengkap.
Kew. 304A – Pin. 1/92
SG 50
Sijil Gaji Akhir (pegawai dalam Perkhidmatan Awam yang
bertukar)
Penyata KWSP
Akaun Dipertanggungkan
Borang/Penyata perkiraan
Dokumen lain yang menyokong bayaran
4.
Pembantu Tadbir (Kew) Perakuan 1
5. Penolong Pegawai Perakuan 2

Tadbir
6. Sediakan baucer bayaran dan dapatkan nombor
Pembantu Tadbir (Kew) pendaftaran
Perakuan 1
7.
Pemb. Tadbir (Kew)/ Perakuan 2
Pen. Pegawai Tadbir Dihantar ke Jabatan Akauntan Negara secara online

8. Terima cek daripada Jabatan Akauntan Negara
Penolong Pegawai Hantar cek potongan ke agensi berkenaan
Tadbir/Pengarah
9. Pembantu Tadbir (Kew) Sediakan borang A/E (KWSP) dan hantar beserta
dengan
Cek potongan kepada KWSP
- Sertakan cek penerima kepada kakitangan
163
Aktiviti 2 : MENGURUS ELAUN LEBIH MASA
MAS A KAKITANGAN
1. Pembantu Tadbir (Kew) Menerima deraf tuntutan daripada kakitangan beserta

kad kedatangan.
2. Pembantu Tadbir (Kew) Pastikan butiran Nama Pegawai, Jawatan, Waktu

Bekerja Biasa Pegawai, Gaji Bersih Sebulan, Kadar
Amaun Lebihmasa untuk sejam dan No, Gaji Pegawai.
Menyemak deraf tuntutan dengan kad

kedatangan/pembantu Tadbir unit cuti jika perlu.
Hubungi/bertanya kepada pegawai

yang menuntut jika ada keraguan. Lengkapkan dengan
jumlah perkiraan jam dan pastikan waktu lebihmasa
tersebut adalah pada hari kerja biasa, hari rehat
mingguan atau kelepasan am. Tentukan juga waktu kerja
adalah termasuk waktu siang atau malam.
3. Pembantu Tadbir (Kew) Formula kadar perkiraan lebihmasa adalah seperti

berikut:-
Kadar lebihmasa:
Gaji Bulanan x 12
313 x 8
Pekiraan amaun lebihmasa :
Hari kerja biasa siang
Jumlah jam x kadar sejam x 1.125
Hari kerja biasa malam
Hari kerja rehat biasa siang

- Hari kerja rehat biasa malam
Hari kelepasan am siang
- Hari kelepasan am malam
Jumlah jam x kadar sejam x 2
Jumlahkan keseluruhan jam dan amaun
Hantar kepada Jurutaip untuk ditaip dalam 2 salinan

Setelah disemak dan pastikan tiada kesilapan menaip,
dapatkan tandatangan Pegawai yang membuat tuntutan.
164
4. Pembantu Tadbir (Kew) Turunkan Cop Nama Ketua Bahagian /Ketua Jabatan
dan Pengarah
dan dapatkan tandatangan masing-masing.
Aktiviti 3:
3: MENGURUS ELAUN LEBIHMASA KAKITANGAN
Bil.

Penyelenggaraan
Jadual Rujukan
Buku DCS
Maklumat penerima bayaran perseorangan/individu
(maklumat penerima mestilah lengkap)
2. Pembantu Tadbir (Kew) Sediakan daftar bayaran dan dapatkan nombor

pendaftaran.
Pastikan senarai semak lengkap.
SG 50
Borang Perakam Waktu / Jadual Kedatangan
Borang/Penyata perkiraan
Borang Tuntutan
Surat Arahan Kerja Lebih Masa
Surat Pengesahan Tugas lebih 8 Jam
Kelulusan daripada Ketua Jabatan bagi tuntutan elaun
lebihmasa melebihi 1/3 daripada gaji pekerja
Butiran Tugas
3. Pembantu Tadbir (Kew) Dokumen lain yang menyokong bayaran


Tadbir
5. Pembantu Tadbir (Kew) Perakuan 2
6. Pemb. Tadbir (Kew)/

Pen. Pegawai Tadbir Sediakan baucer bayaran dan dapatkan nombor
pendaftaran
165

Tadbir/Pengarah
Perakuan 2
8. Pembantu Tadbir (Kew) Dihantar ke Jabatan Akauntan Negara secara online
9. Jabatan Akauntan Jabatan Akauntan Negara akan buat bayaran secara

Negara EFT (bayaran di masukkan kedalam akaun bank
penerima) dan e-Maklum akan di hantar kepada
penerima bayaran samada melalui Fax atau Email.
166
Aktiviti 4 : MENGURUSKAN PERMOHONAN BAYARAN B AYARAN SEMULA
KE ATAS CEK - CEK TAMAT TEMPOH LAKU
1. Pembantu Tadbir (Kew) Menerima Laporan C 610 (Senarai cek-cek yang

dibatalkan) kerana tidak di TUNAIKAN oleh penerima-
penerima samada individu atau syarikat. Alasan tidak
dapat di TUNAIKAN kerana tamat tempoh laku mungkin
kerana hilang dalam perjalanan POS/kesilapan lain
dalam butiran cek.
Daripada maklumat yang diperolehi didalam laporan C

610, hubungi pihak penerimanya untuk pengesahan.
Kemudian meminta pihak penerima mengemukakan
permohonan secara bertulis.
Apabila menerima jawapan daripada penerima

individu/syarikat, deraf surat permohonan bayaran
semula kepada Akauntan Negara menggunakan format
yang disyorkan oleh pihak J.A.N
Hantar permohonan ke pejabat J.A.N beserta surat

permohonan daripada penerima dalam 2 salinan.
Nyatakan dengan jelas jika ada sebarang pindaan
butiran penerima, contoh: pertukaran Nama Bank dan
No. Akaun. Simpan salinan surat dalam fail berkaitan.
Rekodkan maklumat cek tamat tempoh laku dan tarikh-

tarikh permohonan untuk bayaran semula ke dalam Buku
Rekod.
167
Aktiviti : 5. MENYEDIAKAN BAUCER BAYARAN UNTUK BIL-
BIL - BIL
DAN INVOIS
1. Pembantu Tadbir (Kew) Menerima bil-bil, invois daripada pembekal, kontraktor,

institut, agensi kerajaan dan lain-lain samada dihantar
‘Dengan Tangan’ atau pos
Turunkan cop tarikh pada setiap bil/invois pada hari
diterima.
2. Pembantu Tadbir Invois-invois yang diterima tanpa Pesanan Kerajaan (LO)

(Penyelenggaran stor) serahkan kepada Pembantu Tadbir (penyelenggaraan
stor) untuk dikeluarkan L.O, kecuali invois untuk bayaran
yang tertakluk dibawah Kontrak Perjanjian.
Semak/pastikan dengan Bahagian/Jawatankuasa

Penyelenggaraan bahawa bekalan telah
diterima/perkhidmatan telah dilaksanakan sebelum
sesuatu bayaran dilakukan.
Pastikan butir-butiran seperti berikut adalah lengkap:
Nama Syarikat/penerima pada L.O dan invois adalah

sama.
Tarikh L.O dan invois ada dicatatkan.
Pihak Syarikat telah menurunkan tandatangan cop pada

invois dan L.O (Ruangan Perakuan mengenai mutu).
Butir-butir Nama Bank, Alamat Penuh dan No. Akaun

Penerima dicatat pada invois atau L.O
Bayaran untuk invois yang di Faktorkan, pihak penerima

hendaklah mengemukakan surat kebenaran yang

berkaitan.
Catatan:
Bagi maklumat dari (a) ~ (e), jika tidak lengkap hubungi
pihak penerima/syarikat segera melalui telefon.
Invois untuk perkhidmatan yang tertakluk dibawah

kontrak perjanjian perlu dirujuk kepada fail perjanjian
berkaitan tempoh kuatkuasanya sesuatu kontrak. Jika
telah tamat, beritahu Jawatankuasa Penyelenggaraan
dan syarikat berkenaan.
168
3. Pembantu Tadbir (Kew) Untuk bil Jabatan Bekalan Air, Tenaga Nasional Berhad
dan Telekom adalah dibayar oleh sistem PUKAL. Bilnya
disimpan dalam fail untuk rujukan Pembantu Tadbir
(Kew) berkaitan dengan Kawalan Peruntukan.
Pastikan pembayaran sesuatu invois/bil samada di

bawah peruntukan belanja mengurus atau akaun
amanah.
Bagi invois-invois untuk bekalan/perkhidmatan yang

bertarikh sebelum tarikh semasa, sijil A.P 58(a) perlu
disediakan.
4. Pembantu Tadbir Jika alasan kelewatan tidak boleh diterima oleh pihak AG,
(Penyelenggara Stor) satu surat permohonan perlu ditulis kepada pihak
Perbendaharaan untuk kelulusan selanjutnya.
Di dalam Sistem eSPKB, Pesanan Tempatan boleh di

sediakan dalam 3 cara iaitu :-
5. Pembantu Tadbir (Kew) Pesanan Tempatan melalui Sistem ePerolehan

Pesanan Tempatan melalui Sistem eSPKB
Pesanan Tempatan secara manual bagi pembelian di
bawah Akaun Amanah
6. Pembantu Tadbir (Kew) Setelah Pesanan Tempatan di hantar kepada Bahagian

Kewangan (di kepilkan bersama dengan Invois dan
dokumen-dokumen yang berkenaan), Pesanan
Tempatan akan disemak kiraan amaunnya dan invois
yang betul sebelum bayaran di buat di dalam Sistem
eSPKB.
7. Pembantu Tadbir (Kew) Pembayaran bagi Pesanan Tempatan melalui Sistem

ePerolehan adalah seperti berikut :-
Sediakan Baucer Bayaran (tidak perlu sediakan Daftar

Bayaran kerana maklumat yang lengkap telah di buat di

dalam Sistem ePerolehan).
Pembayaran bagi Pesanan Tempatan melalui Sistem
eSPKB adalah seperti berikut :-
Sediakan Daftar Bayaran Dengan PT (maklumat

Pesanan Tempatan perlu di isi semula).
Sediakan Baucer Bayaran Dengan PT.
169
8. Pembantu Tadbir (Kew) Bagi pembayaran Pesanan Tempatan secara manual

dan Kontrak Perjanjian, pembayarannya adalah seperti
berikut :-

Penyelenggaraan
Jadual Rujukan
Buku DCS
Maklumat Pembekal (maklumat penerima mestilah
lengkap)
10. Pembantu Tadbir (Kew) Sediakan daftar bayaran (Lain-lain dan Dengan Invois
Tanpa PT) dan dapatkan nombor pendaftaran. Pastikan
senarai semak lengkap.
Menerima Invois daripada Pembekal/Kontraktor
Tahun Kewangan Semasa / Akaun Kena Bayar / AP58(a)
Perihal Baucer Bayaran
Perjanjian / Perakuan pembekal / Perakuan oleh Jabatan
Dokumen lain yang menyokong bayaran
11. Pembantu Tadbir (Kew) Perakuan 1

Tadbir
13. Pembantu Tadbir (Kew) Sediakan baucer bayaran dan dapatkan nombor
pendaftaran
14. Pemb. Tadbir (Kew)/
Pen. Pegawai Tadbir Perakuan 1

Tadbir/Pengarah
16. Pembantu Tadbir (Kew) Dihantar ke Jabatan Akauntan Negara secara online
17. Jabatan Akauntan

Negara Jabatan Akauntan Negara akan buat bayaran secara
EFT (bayaran di masukkan kedalam akaun bank
penerima) dan e-Maklum akan di hantar kepada
penerima bayaran samada melalui Fax atau Email.
170
Aktiviti 6: TUNTUTAN ELAUN BERPINDAH DARI RUMAH
SEWA/SENDIRI TUMPANGAN KE RUMAH YANG
DIBELI MELALUI SKIM PINJAMAN PERUMAHAN
KERAJAAN
1. Pembantu Tadbir (Kew) Pegawai-pegawai yang layak untuk menuntut elaun ini
dikehendaki mengemukakan bersama-sama permohonan
mereka dokumen-dokumen berikut:-
Format tuntutan yang layak untuk menuntut elaun ini

dikehendaki mengemukakan bersama-sama permohonan
mereka dokumen-dokumen berikut:
Format tuntutan yang standard berpandukan kepada

Pek. Perbendaharaan Bil. 4 tahun 1995 dalam 2 salinan.
Tuntutan juga tertakluk kepada syarat bahawa pegawai

mendiami rumah tersebut.
Tuntutan juga tertakluk kepada syarat bahawa pegawai

berpindah rumah dari rumah sendiri/rumah sewa/rumah
kerajaan ke rumah kerajaan atau rumah yang sewanya
dibayar oleh kerajaan dan sebaliknya atas arahan pihak
berkuasa tertentu atau ke rumah yang dibeli di bawah
Skim Pinjaman Perumahan Kerajaan.
Salinan surat kelulusan Pinjaman Perumahan Kerajaan

Malaysia
Salinan Sijil Nikah (jika berkahwin)
Salinan Kad Pengenalan isteri, anak dan surat beranak

anak-anak
Tuntutan elaun perpindahan hendaklah dikemukakan

kepada Ketua/Jabatan di dalam tempoh tidak lewat
daripada 3 bulan selepas tarikh perpindahan rumah
dilakukan.
Berpandukan Pek. Perb. Bil. 4 tahun 1995, jadual 2,

kadar pemberian pindah di Semenanjung Malaysia,
Sabah Sarawak & Labuan adalah di dalam jumlah ‘Lump-
Sum’
171
2. Pembantu Tadbir (Kew) Dokumen yang lengkap diterima dalam 3 salinan akan
dikirimkan bersekali dengan ‘covering letter’ melalui fail
peribadi pegawai untuk mendapatkan kelulusan daripada
pihak Ibu Pejabat
1 salinan dihantar ke Ibu Pejabat

1 salinan disimpan di dalam fail pegawai
c. Unit Penyelenggaraan
Aktiviti 1 : Merancang, menyelaras dan melaksana

melaks ana kerja-
kerja - kerja
penyelenggaraan pencegahan (PREVENTIVE
MAINTENANCE) peralatan latihan.
Melaksana dan memantau kerja-kerja penyelenggaraan
pencegahan peralatan dari setiap bidang.
a. Mengadakan mesyuarat bersama bahagian bagi
mengenalpasti.
i. Jenis dan bilangan peralatan
ii. Anggaran kos penyelenggaraan
pencegahan peralatan.
iii. Spesifikasi lengkap berkaitan dengan
Ketua Program / Ketua penyelenggaraan pencegahan.
1.
Unit/ PLV / PPLV
b. Memohon kelulusan perolehan beserta
kelulusan peruntukan daripada pihak Ibupejabat
bagi menggunakan peruntukan pembangunan.
c. Mengenalpasti serta meminta khidmat nasihat

(jika perlu ) bagi kaedah perolehan yang
bersesuaian.
Mengurus dokumentasi penyelenggaraan pencegahan

peralatan latihan.
Ketua Program / Ketua a. Mengenalpasti kaedah perolehan yang
2.
Unit/ PLV / PPLV bersesuaian.
b. Menghantar senarai peralatan serta spesifikasi
lengkap kepada pihak Ibupejabat bagi kaedah
tender.
172
Mengurus perolehan yang diluluskan melalui kaedah

seperti perolehan melalui secara terus dan sebutharga.
c. Menerima salinan surat tawaran bagi syarikat
yang ditawarkan kerja beserta skop kerja yang
lengkap (bagi kaedah tender).
d. Mengeluarkan surat tawaran bagi syarikat yang
ditawarkan kerja beserta skop kerja yang
lengkap (bagi kaedah sebutharga).
e. Melantik pegawai pemantau bagi setiap bidang.
f. Meminta jadual pelaksanaan dari syarikat yang
ditawarkan dan menyerahkan kepada pegawai
pemantau untuk tindakan lanjut.
Ketua Program / Ketua g. Memantau perlaksanaan proses
3
Unit/ PLV / PPLV
penyelenggaraan pencegahan supaya berjalan
mengikut jadual yang dirancang dan
memastikan ianya direkod pada borang BK-S02-
02 : Jadual Penyelenggaraan Pencegahan
Komputer / Peralatan / Kemudahan Latihan.
a. Menerima salinan borang BK-S02-02 : Jadual
Penyelenggaraan Pencegahan Komputer /
Peralatan / Kemudahan Latihan dari pegawai
pemantau yang telah lengkap diisi bagi tujuan
pengrekodan.
b. Menerima dan mengumpul Nota Penghantaran
dan Inbois yang telah lengkap di isi dari setiap
bidang bagi tujuan pembayaran.
Mengenalpasti dan melaksanakan kerja-kerja

penyelenggaraan dan pembaikan luar jangka bagi
kemudahan dan peralatan latihan
a. Menerima laporan kerosakan dari program-
program yang berkaitan melalui BK-S02-02:
Borang Laporan Kerosakan
Komputer/Peralatan/Kemudahan Latihan
Ketua Program / Ketua b. Kenalpasti keroskan yang dihadapi pada
4
Unit/ PLV / PPLV kemudahan/peralatan latihan tersebut.
c. Tentukan samada penyelenggaraan boleh

dilakukan sendiri atau perlukan kihdmat
kontraktor
d. Lakukan penyelenggaraan atau buat proses
perolehan sekiranya memerlukan perkhidmatan
kontraktor.
e. Lengkapkan Borang BK-S01-02: Borang
pemantauan Prestasi Kontraktor/Pembekal
173
Mengurus, menyemak dan memantau

Perolehan/pembaharuan kontrak-kontrak perkhidmatan
baru atau yang akan tamat tempoh.
a. Mengenalpasti kaedah perolehan yang
bersesuaian berdasarkan tatacara kewangan
dan kos disediakan, samada perolehan terus,
sebutharga atau tender.
b. Mendapatkan spesifikasi kontrak yang telah
dikemaskini oleh Unit Penyelenggaraan.
c. Mengenalpasti kaedah perolehan yang
seperti kaedah pembelian terus, sebutharga
atau tender.
d. Mengurus dokumentasi bagi kontrak-kontrak
Ketua Program / Ketua tersebut.
Unit/ PLV / PPLV e. Menghantar keputusan perolehan kepada pihak
Ibupejabat bagi kontrak yang melebihi RM
50,000.00 setahun untuk proses kelulusan.
f. Menghantar keputusan perolehan kepada
Jawatankuasa Penilaian Sebutharga CIAST bagi
kontrak yang tidak melebihi RM 50,000.00 untuk
proses kelulusan.
g. Menyediakan Surat Setuju Terima setelah
kelulusan diperolehi.
h. Menguruskan dokumen kontrak selepas semua
proses selesai.
i. Memantau perkhidmatan sepanjang kontrak
berlangsung.
j. Menerima invoice dari pihak
kontraktor/pembekal bagi pengesahan
kerja/perkhidmatan. Manual Prosedur Kerja CIAST | 4/1/2009
Mengurus, melaksana dan memantau kerja-kerja

penyelenggaraan rumah kediaman kakitangan.
a. Menerima laporan keroskan daripada program-
program yang berkaitan melalui Borang BK-S02-
01 Borang laporan Keroskan
Ketua Program / Ketua Komputer/Peralatan/Kemudahan Latihan
Unit/ PLV / PPLV b. Kenalpasti keroskan yang dihadapi pada
kemudahan/peralatan latihan tersebut.
c. Tentukan samada penyelenggaraan boleh
dilakukan sendiri atau perlukan perkhidmatan
kontraktor
174
d. Lakukan penyelenggaraan atau lakukan proses

perolehan sekiranya memerlukan khidmat
kontraktor.
e. Melengkapkan Borang BK-S01-02: Borang
pemantauan Prestasi Kontraktor/Pembekal.
175
CARTA ALIR
176
CARTA ALIRAN : MENGENDALIKAN KEPERLUAN KENDERAAN JABATAN
Terima tempahan
tolak
Lulus
Catat dalam buku daftar
Maklum kepada pemohon dan sediakan kenderaan
Arahan tugas kepada pemandu
Pemandu dapatkan kad inden, buku log,
Kunci dan jalankan tugas seperti diarahkan
Catatkan butiran perjalanan dan bahan
Api dalam buku log
Maklumkan kerosakan jika ada
Bersihkan kenderaan / simpan di garaj

Serahkan buku log / kunci kenderaan
Semak dan tandatangan pengesahan
Buku log
177
CARTA ALIRAN : MENGENDALIKAN P ANGGILAN TELEFON
Bersedia
Menyambut panggilan
Tidak membiarkan
pemanggil menunggu
tanpa alasan Memberi
maklumat
yang tepat
Sambung
panggilan
Tidak tamatkan panggilan dengan tepat
dengan tergesa-gesa dan berkesan
Mengambil
pesanan dengan
tepat dan jelas
Tamatkan panggilan dengan
bersopan
178
CARTA ALIRAN : PENGURUSAN MENGAMBIL DAN MENGHANTAR/DOKUMEN-
DOKUMEN/SURAT-SURAT RASMI KE PEJABAT POS / DAN LAIN-LAIN JABATAN
Memilih surat/tampal setem. Rekod bagi surat-surat Berdaftar
Hantar ke Pejabat Pos.
Ambil surat dari Pejabat Pos – asingkan surat rasmi dan
Surat individu. Surat rasmi dibuka dan di cop terima/surat
Individu diletakkan didalam rak.
Surat rasmi ditandatangan oleh PPT/PT(P/O) N22 dan dihantarkan
Ke Pengarah untuk tindakan
Setelah diminit oleh Pengarah tindakan diambil oleh
Penolong Pegawai Tadbir
Surat yang perlu dihantar ke Ibu pejabat, KSM dan lain-lain agensi
direkodkan dalam Buku dispatch dan dihantar ke pegawai berkenaan.

179
CARTA ALIRAN : MENGURUSKAN SURAT MENYURAT
Terima dan buka dan cop akuan

terima
Rekod dalam Buku Daftar
Tandatangan Pengarah
Mengklasifikasikan surat dan rekod

tindakan pegawai
Semakan oleh PPT
Serah ke PT untuk difailkan
Edaran kepada pegawai untuk

tindakan pegawai
Terima semula dari pegawai
Pastikan tindakan surat diposkan/

diedarkan/ difailkan
Fail disimpan selepas tindakan
180
CARTA ALIRAN : PENGURUSAN FAIL
mula
Menetapkan jenis fail
Memberi nombor fail
Menulis tajuk
Merekodkan fail
Buka fail baru
dengan tambah
no. jilid
Melekatkan kertas minit dan
kandungan surat pergerakan fail.
Rekodkan
Hantar kepada pegawai berkenaan

untuk tindakan
Fail dikembalikan
Rekodkan kedudukan fail

Kes tindakan menutup fail
Simpan atau Simpan Dalam

Perhatian (SDP)
181
CARTA ALIRAN : MENGURUSKAN PEKELILING / SURAT PEKELILING
Terima pekeliling / surat pekeliling
Rekod penerimaan
Failkan
Sediakan memo untuk edaran ke Ketua

Program / unit
182
CARTA ALIRAN : MENGURUSKAN KAD PERAKAM WAKTU
Sediakan kad
Taip nama senarai kakitangan
Copkan hari cuti umum
Letakkan kad perakam waktu di rak

mengikut nombor
Memeriksa kad perakam
Tukarkan kad mengikut laporan / arahan

183
CARTA ALIR
UNIT PENYELENGGARAAN
Merancang, menyelaras dan melaksana kerja-kerja

Penyelenggaraan kemudahan latihan/peralatan latihan.
Mengurus, melaksanakan dan memantau kerja-kerja penyelenggaraan rumah kediaman
kakitangan
MULA
Terima laporan kerosakan daripada penghuni kuaters

menggunakan borang BK-S02-01:
Borang Laporan Kerosakan Komputer/Peralatan/
Kemudahan Latihan
Kenalpasti kerosakan yang dihadapi
Lakukan Sendiri (Jika Minor) /

Kontraktor (Jika Major)
Lakukan Pembaikan menggunakan

kontraktor (menggunakan
Lakukan Pembaikan sendiri
tatacara perolehan)
Rujuk PK-CIAST-S01 bagi tujuan

perolehan perkhidmatan
Isi Borang BK-S01-02: Borang
Pemantauan Prestasi
Kontraktor / Pembekal
TAMAT
184
1. Borang Penilaian Keberkesanan Latihan Kakitangan (BK-S05
(BK S05-01)
2. Borang
g Analisa Keperluan Latihan CIAST (BK-S05-01)
(BK
3. Borang Aduan Pelanggan (BK-P02-01)

(BK
4. Borang Laporan Kursus (BK-T06-10)

(BK
5. Borang Maklumat Peserta Kursus (BK-T06-11)

(BK
6. Borang Penilaian Keberkesanan Kursus (BK-T07-01)

(BK
7. Borang Permohonan Penggunaan Kemudahan

Kemudahan Pengangkutan (BK-T06-08)
(BK
8. Borang Permohonan Percetakan (BK-T06-05)

(BK
9. Borang Perolehan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (BK-S01-04)

(BK 04)
10. Borang Permohonan Peralatan AVA (BK-T06-07)

(BK
11. Senarai Kehadiran Peserta Kursus (BK-T06-09)

(BK
12. Borang Tempahan Penggunaan

Penggunaan Auditorium/Bilik Mesyuarat Pengarah/ Utama
VTRD/Gemilang (BK-T06-06)
(BK
13. Borang Tempahan Makanan dan Minuman (BK-T02-04)

(BK
14. Borang Laporan Penilaian Keberkesanan Kursus (BK-T07-

(BK 02)
15. Senarai Semak Fail Kursus “Customised” (BK-T06-02)

(BK
16. Senarai Semak Fail Kursus “Modular” (BK-T06-01)

(BK
17. Senarai Semak Pengendalian Kursus (BK-T06-04)

(BK
18. Borang Cadangan Tindakan Pembetulan/Pencegahan (BK-

(BK-P03-01)
19. Borang Laporan Kerosakan Komputer/Peralatan/Kemudahan Latihan
(BK-S02-01)
185
DAN
Senarai Borang-borang mengikut pekeliling semasa
Merujuk kepada:
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam

Bilangan 8 Tahun 1991
PANDUAN MENGENAI
MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA
Disediakan oleh
J/kuasa Pembangunan Manual Prosidur Kerja & Fail Meja, CIAST
2009
186
PUSAT LATIHAN PENGAJAR DAN

KEMAHIRAN LANJUTAN (CIAST)
Jawatankuasa Pembangunan
Pembangunan Manual
Prosedur Kerja dan Fail Meja, CIAST
187

MPK Ciast 020710

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

MPK Ciast 020710

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Manual Prosedur

Dan CIAST beroperasi sepenuhnya dibawah Jabatan Tenaga Manusia (JTM),

Manual Prosedur Kerja CIAST | 4/1/2009

Manual Prosedur Kerja CIAST | 4/1/2009

4.2. Program Kelayakan Kekompetenan (KK)

B. PENGURUSAN LATIHAN (PL)

4.3. Program Pembangunan Pengajar Kemahiran (PPK)

4.4. Program Pembangunan Profesional Kemahiran (SPD)

4.5. Program Pembelajaran Elektronik & Multimedia (PEM)

C. BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN (KP)

4.5.4. Unit Pentadbiran & Sumber Manusia (PSM)

Manual Prosedur Kerja CIAST | 4/1/2009

• Merancang, mengkaji dan membangun COS, LG dan LWA bagi panel

a. Mengenalpasti keperluan latihan di Pusat Bertauliah

bagi sesektor awam.

c. Unit Perancangan & Pembangunan Latihan

e. Unit Pembangunan Tenaga Pakar Negara

b. Merancang, membangun satu mekanisma/system untuk menghasilkan

Aktiviti 1: P erlaksanaan aktiviti-

Bil Jawatan Proses Kerja

Mengenalpasti bentuk manual latihan iaitu CoS, LG dan

Mendapatkan kelulusan bagi mengadakan bengkel

Penyelaras Kanan Menyediakan jadual perancangan

Mengenalpasti dan mendapatkan calon panel-panel

Penyelaras Kanan Menyediakan borang perolehan untuk kemukakan SO

Mengendalikan bengkel kerja pembangunan COS,

Menerima salinan softcopy/ hardcopy bagi hasil kerja

Dapatkan SO dan invoise dari hotel/agensi kerajaan

11 Fasilitator Sediakan laporan status bengkel kerja pembangunan

Penyelaras Kanan Menguruskan Mesyuarat Jawatankuasa Penasihat

Bil Jawatan Proses Kerja

Dapatkan kelulusan mengadakan kursus dari Bahagian

Tentukan tarikh, tempat, peserta dan fasilitator/co-

3 KPP Keluarkan surat tawaran kepada peserta.

4 KPP Keluarkan surat perlantikan fasilitator/co-fasilitator.

Buat pengesahan tempat kursus, penginapan dan

Kemukakan permohonan Pesanan Perkhidmatan (SO)

Dapatkan pengesahan kehadiran peserta. Cari

8 KPP Sediakan peralatan dan bahan kursus.

9 KPP Kemukakan SO kepada pihak hotel/agensi kerajaan.

10 KPP Laksanakan kursus pembangunan fasilitator LG/CoS.

Edar borang penilaian kursus dan borang tuntutan

Sediakan laporan kursus dan kemukakannya ke

16 KPP Hantar sijil kepada peserta kursus.

Bil Jawatan Proses Kerja

Dapatkan kelulusan mengadakan kursus dari Bahagian

Tentukan tarikh, tempat, peserta dan fasilitator/co-

3 KPP Keluarkan surat tawaran kepada peserta.

4 KPP Keluarkan surat perlantikan fasilitator/co-fasilitator.

5 KPP Buat pengesahan tempat kursus dan makan minum.

Kemukakan permohonan Pesanan Perkhidmatan (SO)

Dapatkan pengesahan kehadiran peserta. Cari

8 KPP Sediakan peralatan dan bahan kursus.

9 KPP Kemukakan SO kepada pihak hotel/agensi kerajaan.

10 KPP Laksanakan kursus pembangunan fasilitator LG/CoS.

11 KPP Edar borang penilaian kursus.

Pastikan nama dan no. kad pengenalan peserta betul

Dapatkan SO dan invoice dari hotel/agensi kerajaan

Sediakan laporan kursus dan kemukakannya ke

15 KPP Hantar sijil kepada peserta kursus

Bil Jawatan Proses Kerja

Dapatkan kelulusan mengadakan kursus dari Bahagian

3 KPP Keluarkan surat tawaran kepada peserta.