Disusun oleh :
Ani Hutabalian
NIM KA 090037
2009
I. LATAR BELAKANG
Perkembangan dunia bisnis yang semakin pesat dan
persaingan usaha yang ketat mendorong perusahaan untuk selalu
berusaha meningkatkan kualitas produk jasa dan pelayanan
kepada konsumen, agar bisa bertahan dalam dunia bisnis dan
memenangkan persaingan usaha. Kepuasan konsumen dalam hal
pemenuhan kebutuhan dan pelayanan menjadi konsep
keberhasilan bisnis. Persaingan dikalangan bisnis dan pemerintah
merupakan responsif untuk memenuhi kebutuhan masyarakat
yang memberikan peluang bagi masyarakat untuk berusaha
sehingga dapat menghasilkan produk-produk jasa dan sumber
daya yang bermutu dengan harga yang bersaing dipasaran. Hal
tersebut menuntut perusahaan memanfaaatkan kemajuan
teknologi.
Teknologi komputer memungkinkan suatu perusahaan untuk
mengolah data secara cepat dan akurat sehinga mampu
menghasilkan informasi yang terpercaya dan dapat meningkatkan
efisiensi kerja dan kemampuan perusahaan. Hal ini juga diperlukan
oleh PT. Kereta Api Daerah Operasi II Bandung untuk bisa
bersaing dan selangkah lebih maju dalam setiap kegiatan
usahanya.
Untuk mencapai tujuan perusahaan, manajemen bertanggung
jawab terhadap sistem pengeluaran kas dalam perusahaan yang
dikelola. Seperti halnya pada PT. Kereta Api Daop II Bandung yang
merupakan BUMN dimana pengeluaran kas yang dicatat oleh
bagian perbendaharaan adalah gaji karyawan, pembelian tiket,
servis. Pengeluaran kas merupakan faktor bagi suatu perusahaan
untuk mengembangkan usahanya dalam bertahan dan
memenangkan persaingan. Kesalahan dalam pencatatan
pengeluaran kas sangat berpengaruh pada laporan keuangan yaitu
akan terjadi ketidakseimbangan dan kerugian dalam perusahaan.
Salah satu penyebab suatu perusahaan bisa bangkrut adalah
karena laporan keuangan dalam perusahaan itu tidak sesuai
dengan kenyataan yang ada dalam usaha. Para karyawan yang
tidak jujur sering melakukan penyelewengan, pencurian dan
sebagainya dengan kata lain menggunakan kas untuk keperluan
pribadi yang dapat mengakibatkan pengeluaran kas perusahaan
meningkat dan harta perusahaan berkurang, baik dalam bentuk
aktiva maupun bentuk konversi kas dan hal tersebut sering tidak
terdeteksi karena lemahnya sistem dalam perusahaan.
Dengan Microsoft Visual Basic 6.0 memiliki kelebihan antara
lain memiliki sarana pengembangan bersifat grafis ( visual ),
berorientasi objek dan sarana akses data yang lebih cepat untuk
membuat aplikasi database yang berkemampuan tinggi. Microsoft
Visual Basic 6.0 merupakan bahasa pemrograman yang mudah
digunakan untuk pembuatan suatu program aplikasi. Dengan
aplikasi komputer, transaksi penjualan yang dilakukan dapat
dengan mudah diinput dan diolah untuk menghasilkan laporan
penjualan yang lebih efektif serta meminimalisasikan tingkat
kesalahan karena pemakai dapat menginput data pengeluaran kas
meliputi penggajian, pembelian tiket, servis, lalu menginput
pembelian kas atau kredit, penggajian secara kas atau tidak, maka
secara otomatis komputer akan memproses data transaksi
sehingga menghasilkan informasi yang dibutuhkan manajemen PT.
Kereta Api Daerah Operasi Bandung. Informasi tersebut berupa
laporan yaitu laporan pengeluaran kas, rekap pembelian kredit dan
rekap hutang, rekap penggajian. Laporan tersebut dapat
memberikan informasi tentang besar pengeluaran kas perusahaan
baik dari pembelian maupun penggajian dan rekap hutang yang
diperlukan oleh bagian keuangan. Dengan mempelajari
permasalahan yang ada maka penulis mencoba menyusun Tugas
Akhir dengan mengambil judul “APLIKASI MICROSOFT VISUAL
BASIC 6.0 UNTUK SISTEM PENGELUARAN KAS PADA PT.
KERETA API DAERAH OPERASI II BANDUNG”.
II. RUMUSAN MASALAH
Rumusan masalah merupakan gambaran umum mengenai
ruang lingkup penelitian dan penelaahan variabel penelitian.
Berdasarkan pernyataan tersebut dan latar belakang masalah
tersebut diatas, serta untuk memberikan arah dan memperjelas
tujuan yang hendak dicapai, maka dalam penelitian ini masalah
yang akan dibahas dirumuskan dalam suatu formulasi masalah
dalam bentuk pertanyaan penelitian sebagai berikut :
1. Bagaimana pengaplikasian microsoft visual basic 6.0 untuk
pengeluaran kas pada PT. Kereta Api Daop II Bandung ?
2. Bagaimana sistem pengeluaran kas pada PT. Kereta Api Daop II
Bandung ?
3. Bagaimana aplikasi microsoft visual basic 6.0 untuk sistem
pengeluaran kas pada PT. Kereta Api Daop II Bandung ?
V. TINJAUAN PUSTAKA
V.1 Pengertian Sistem Pengeluaran Kas
Sistem pada dasarnya dibuat untuk menangani sesuatu yang
berulang kali atau secara rutin terjadi. “ Menurut West
Churchman sebuah sistem dapat didefinisikan sebagai
komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian
tujuan”. (Krismiaji 2002:1). Sehingga dalam hal ini dapat
disimpulkan bahwa sistem pengeluaran kas merupakan
serangkaian komponen yang digunakan untuk memudahkan
pelaporan transaksi-transaksi yang berhubungan dengan
pengeluaran kas.
V.2 Sistem Kas
Komponen yang terkait dengan sistem pengeluaran kas
meliputi :
2) Perancangan database
Perancangan database diawali dengan pembuatan Data
Flow Diagram. Kemudian membuat model data dengan
menggunakan diagram E-R. Model data tersebut diterapkan
dalam Database Relational. Langkah –langkah yang
dilakukan dalam merancang database adalah sebagai
berikut:
a. Perencanaan database
Perencanaan untuk menetukan kebutuhan dan kelayakan
perancangan sistem database yang baru merupakan
kegiatan yang dilakukan pada tahapan ini.
b. Analisis Persyaratan
Tahap ini mencakup penentuan lingkup sistem database
yang diusulkan, menentukan persyaratan perangkat keras
dan lunak dan mengidentifikasikan kebutuhan informasi
para pemakai
c. Perancangan
Tahap ini mencakup perancangan logis dan perancangan
fisik database. Selain itu juga dilakukan penetapan
primary key dan secondary key untuk setiap record.
d. Pemrograman
Tahap ini dilakukan dengan menerjemahkan skema fisisk
ke dalam struktur database yang akan menjadi sistem
final
e. Implementasi
Tahap implementasi merupakan tahap penerapan dan
penggunaan sistem yang baru.
f. Operasi dan Pemeliharaan
Tahap ini meliputi seluruh aktifitas yang berkaitan dengan
pelaksanaan (penggunaan) dan pemeliharaan sistem
database yang baru.
3) Perancangan input
Input yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas, antara
lain bukti kas keluar, cek, permintaan cek, permintaan
pengeluaran kas kecil, bukti pengeluaran kas kecil dan
permintaan pengisian kembali kas kecil.
4) Perancangan Program
Penulis membuat aplikasi Visual Basic melalui beberapa
tahapan yaitu:
a. Tahap Analisis Masalah
Dalam tahap ini penulis mengidentifikasikan masalah
secara jelas dan menentukan cara pemecahannya
b. Tahap design
Tahap design merupakan tahapan dimana penulis
membuat rencana mekanisme program yang meliputi :
bentuk input dan output yang merupakan gambaran
tentang data yang diproses dan informasi yang dihasilkan.
Agar program yang disusun terarah dan menghasilkan
informasi yang sesuai dengan kebutuhan
c. Tahap Coding
Tahap ini merupakan tahap penyusunan program dengan
menggunakan bahasa yang sesuai yaitu dengan
menggunakan bahasa pemrograman visual basic
d. Tahap Debugging
Tahap pencarian kesalahan-kesalahn program dan
memperbaikinya sehingga program yang disusun menjadi
baik dan besar
e. Tahap Dokumentasi
Berisi petunjuk mengenai penggunaan program agar
mudah dijalankan oleh pihak yang berkepentingan
f. Implementasi dan koversi
Implementasi sendiri merupakan proses pemasangan dan
pengujicobaan rancangan program dalam kegiatan
operasional perusahaan. Sedangkan koversi adalah
penyesuaian proses perubahan yang digunakan dari
sistem lama ke sistem baru.
5) Pengoperasian dan pemeliharaan
Pemantauan pelaksanan sistem pengeluaran kas dilakukan
untuk mendeteksi jika ada cacat rancangan dan melakukan
pengkajian ulang secara berkala.
VI. METODOLOGI
“Metodologi adalah kerangka teoritis yang dipergunakan oleh
penulis untuk menganalisa, mengerjakan, atau mengatasi masalah
yang dihadapi. Sedangkan kerangka teoritis atau kerangka ilmiah
adalah metode-metode ilmiah yang akan diterapkan dalam
pelaksanaan tugas” (Gorys Keraf, 2001:310)
Pemakaian suatu metode sangat penting dalam penelitian
untuk sebuah penulisan karena hasil penelitian yang tertuang
dalam sebuah tulisan sangat bergantung bagaimana metodologi
yang digunakan.
VI.1 Jenis-jenis data
1. Jenis data menurut sifatnya
Jenis data menurut sifatanya dibagi menjadi dua yaitu :
a. Data Kuantitatif
“Data kuantitatif adalah data yang bisa dihitung atau diukur
secara langsung. Misalnya lama bekerja, jumlah gaji, jumlah
absensi dan sebagainya”(Marzuki, 2001:55). Data yang
diperoleh berupa data-data yang menyangkut transaksi
pengeluaran kas pada PT. Kereta Api DAOP II Bandung.
b. Data Kualitatif
“Data kualitatif adalah data yang diukur secara tidak
langsung seperti keterampilan, aktifitas, sikap dan
sebagainya”(Marzuki, 2001:55). Data yang diperoleh berupa
sejarah berdirinya perusahaan dan informasi tentang
kebijakan untuk sistem pengeluaran kas pada PT.Kereta Api
DAOP II Bandung.
2. Jenis data menurut sumbernya
Jenis data menurut sumbernya dibagi menjadi dua yaitu:
a. Data Primer
Data primer adalah data yang diperoleh langsung dari
sumbernya, diamati dan dicatat untuk dan karyawan
PT.Kereta Api DAOP II Bandung. Data yang dibutuhkan
dikumpulkan melalui observasi dan wawancara langsung
dengan pimpinan bersangkutan dengan data tersebut pada
PT.Kereta Api DAOP II Bandung.
b. Data Sekunder
“ Data sekunder adalah data yang bukan diusahakan sendiri
pengumpulan oleh peneliti misalnya diperoleh dari : biro
statistik, majalah, keterangan – keterangan atau publikasi
lainnya “(Marzuki, 2001:56). Data diperoleh dari buku
referensi untuk sistem pengeluaran kas dan pemrograman
komputer menggunakan Visual Basic 6.0.
VI.2 Metode Pengumpulan Data
Metode yang digunakan oleh penulis dalam melakukan
pengumpulan data yang diperlukan adalah melalui :
1. Observasi
“Observasi adalah pengamatan langsung kepada suatu objek
yang akan diteliti, sedangkan penelitian lapangan adalah usaha
pengumpulan data dan informasi secara intensif disertai
dengan analisa dan pengujian kembali atas semua data yang
telah dikumpulkan”(Gorys Keraf, 2001:162). Metode ini
digunakan penulis untuk mengamati dokumen dan catatan
yang digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas
pada PT.Kereta Api DAOP II Bandung.
2. Wawancara
Wawancara adalah “ suatu cara untuk mengumpulkan data
dengan mengajukan pertanyaan langsung kepada seorang
informan atau seorang autoritas (seorang ahli yang berwenang
dalam suatu masalah) “ (Gorys Keraf, 2001: 161). Penulis
mengadakan wawancara dengan mengajukan pertanyaan
langsung pada bagian-bagian yang menaganai masalah
pengeluaran kas pada PT.Kereta Api DAOP II Bandung.
3. Studi Pustaka
Studi Pustaka adalah “ penelitian atau penyelidikan yang
dilakukan melalui kepustakaan. Objeknya adalah buku atau
literature, majalah, surat kabar dan lain – lain “ (Tim Penyusun
Pedoman Tugas Akhir, 2002 : 14). Penulis memperoleh data
dengan membaca buku – buku yang ada hubungannya dengan
masalah pemrograman dan sistem pengeluaran kas.
VI.3 Metode Penulisan Data
Metode yang akan dilakukan dalam penulisan tugas akhir ini
adalah :
1. Metode Deskripsi
“Metode deskripsi menggambarkan sesuatu hal sesuai dengan
keadaan yang sebenarnya. Metode ini bertalian dengan
pelukisan kesan pancaindera terhadap suatu obyek” (Gorys
Keraf, 2001: 109-110). Metode deskripsi dipakai dalam
menguraikan gambaran umum PT.Kereta Api DAOP II
Bandung mengenai sejarah berdirinya perusahaan serta
kebijakan dan prosedur dalam sistem pengeluaran kas pada
PT.Kereta Api DAOP II Bandung.
2. Metode Eksposisi
“Metode eksposisi bertujuan untuk memberi penjelasan atau
informasi”(Gorys Keraf, 2001: 110). Dengan metode ini penulis
memaparkan sistem pengeluaran kas berbasis komputer
dengan menggunakan program aplikasi Microsoft Visual Basic
untuk menangani / memproses sistem pengeluaran kas pada
PT.Kereta Api DAOP II Bandung.
VII. JADWAL KEGIATAN